1.

Materi laporan
1. Laporan adalah suatu pernyataan baik lisan maupun tertulis yang menerangkan Berbagai
tindakan atau perbuatan yang telah dilakukan di masa lalu.
2. Macam-macam laporan jika di lihat dari segi isinya, laporan dapat di bedakan sebagai
berikut:
a. Laporan informatif
b. Laporan rekomendasi
c. Laporan analisis
d. Laporan pertanggungjawaban
e. Laporan kelayakan
3. Syarat laporan terdiri dari:
a. Laporan harus benar.
b. Laporan harus langsung pada sasaran.
c. Laporan harus lengkap.
d. Laporan harus tegas dan konsisen.
e. Laporan harus tepat pada waktunya.
f. Laporan harus tepat penerimaannya.
4. Berikut adalah tata tulis laporan
a. Menggunakan bahasa formal
b. Obyektif
c. Sistematis
d. Pembacanya tertentu
e. Di buat atas permintaan.
5. Pendukung laporan adalah kesimpulan yang jelas dan berbobot
6. Perencanaan adalah suatu proses rangkaian urutan rasional di dalam penyusunan rencana.
Pelaksanaan adalah suatu usaha atau kegiatan tertentu yang dilakukan untuk mewujudkan
rencana atau program dalam kenyataannya. Evaluasi laporan adalah evaluasi adalah suatu
penilaian kerja dimana setelah bekerja ada uji kompetensi yang harus di hadapi untuk
menguji pemahaman.

2. Materi efisiensi pekerjaan kantor

1. Menurut Sedarmayanti (2001:114), Asas-asas efisiensi pekerjaan kantor adalah proses dari
hasil-hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari cara yang lebih mudah dalam
melaksanakan pekerjaan.
a. Asas perencanaan yaitu mengembangkan dimuka mengenai tindakan-tindakan yang akan
dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
b. Asas penyederhanaan yaitu membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar
menjadi lebih mudah dan ringan.
c. Asas penghematan yaitu mencegah pemakaian benda atau bahan secara berlebihan, sehingga
biaya bermaksud tidak mahal.
d. Asas penggabungan yaitu Mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan
atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga
dapat menghitung waktu kerja.
 2. Karena di dalam kantor, seorang pegawai harus bekerja secara efisien dan cepat supaya dapat
menyelesaikan tugas nya dengan cepat.
a. Efisiensi pemakaian Pikiran (untuk mencapai cara yang termudah)
Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah
menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan
dengan tenaga jasmani saja.
b. Efisiensi pemakaian Tenaga (untuk mencapai cara yang teringan)
Gerak-gerak tangan atau tubuh lainnya yang berlebih-lebihan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan. Pekerjaan jasmani
sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau dilaksanakan dengan
bantuan sarana mekanis.
c. Efisiensi pemakaian Waktu (untuk mencapai cara yang tercepat)
Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-
baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai.
Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa
memberikan suatu hasil kerja betapa pun kecilnya.
d. Efisiensi pemakaian Ruang (untuk mencapai cara yang terdekat)
Lalulintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak yang
terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak perlu atau mengubah letak
perabotan kantor sesuai dengan urut-urutan penyelesaian warkat itu. Alat-alat
perlengkapan kantor hendaknya ditaruh dekat pegawai-pegawai yang paling sering
mempergunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak.
e. Efisiensi pemakaian Benda (untuk mencapai cara yang termurah)
Material dan peralatan tata usaha yang dibeli sedapat-dapatnya yang bercorak
serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan. Titik berat hendaknya
ditekankan pada faktor fungsional (yaitu kemanfaatan rill yang dapat diberikan oleh
perbekalan itu) dan bukan faktor prestise.

3. Materi Tata Ruang Kantor

1. Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang
memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.
2. Teknik untuk mencapai suatu tata ruang kantor yang baik ialah sebagai berikut:
1) Meja kursi di susun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama ini akan
mengurangi kemungkinan para pegawai sering ngobrol atau memperhatikan apa yang
sedang di kerjakan oleh rekannya.
2) Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris
3) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau yang di belakangnya ruang
untuk duduk pegawai selebar 80 cm.
4) Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya ditaruh di dekat pegawai- pegawai yang
paling sering mempergunakan benda-benda itu. Alat-alat kantor yang menimbulkan
suara rebut. Misalnya, mesin stensil sebaiknya ditaruh di dekat jendela sehingga gema
suara mesinnya dapat langsung terbuang keluar ruangan
3. Syarat lingkungan fisik diantaranya yaitu kebersihan, luas ruangan sebaiknya di peruntukan
untuk sejumlah karyawan, suhu udara, ventilasi, penerangan dari cahaya matahari maupun
lampu, fasilitas kesehatan, ketersediaan nya air minum, mesin-mesin, kotak P3K dan
perlindungan dari kebakaran.
4. Materi inventarisasi peralatan
1. Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” yang berarti daftar barang – barang. Jadi
inventarisasi adalah kegiatan untuk mencatat dan menyusun barang – barang/ bahan yang ada
secara benar menurut ketentuan yang berlaku.
2. Kegunaan Inventarisasi yaitu:
1) Memudahkan kendali aset
2) Membuat aset menjadi lebih aman
3) Menghemat keuangan perusahaan
4) Sebagai dasar perhitungan kekayaan organisasi
5) Menjaga kepuasan pelanggan
3. Kode barang menggunakan bentuk angka bilangan numerik yang pada umumnya terdiri dari
7 angka yang tersusun menjadi 2 kelompok bilangan, yaitu tiga angka di depan dan empat
angka di belakang. Kedua kelompok tersebut dipisahkan dengan sebuah tanda titik.
4. Daftar rekapitulasi peralatan kantor adalah buku tempat mencatat semua barang inventarisasi
yang sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya, dan sekaligus
merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan
tentang barang-barang inventaris kantor.
5. Prosedur penghapusan barang yaitu:
1) Barang-barang rusak, tua, dan berlebihan
2) Barang yang hilang, dicuri, terbakar
3) Barang susut.

5. Pengawasan kantor
1. Pengawasan kantor adalah proses penentuan apa yang akan dicapai, apa yang sedang
dihasilkan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila mana perlu mengambil tindakan
kolektif, sehingga pelaksanaan dapat berjalan menurut rencana, yaitu sesuai dengan standar.
2. Tata cara pengawasan kantor yaitu:
1) Menentukan standar dan metode yang digunakan.
2) Pengukuran kegiatan.
3) Membandingkan kegiatan dengan standar.
4) Mengoreksi.
3. SOP yang baik diantaranya
1) Membuat susunan kerja
2) Merencanakan alur proses
3) Lakukan wawancara
4) Tulis, bahan, dan sosialisasikan
5) Adakan pelatihan
6) Evaluasi
4. Tindakan korektif merupakan tindakan yang di ambil untuk mengoreksi terjadinya kesalahan
atau ketidak sesuaian yang terjadi.
5. Promosi adalah kenaikan jabatan. Mutasi adalah perpindahan jabatan namun satu tingkat.
Dan demosi adalah perpindahan jabatan tetapi dengan tingkatan yang lebih rendah/turun
jabatan.
6. Karena pengawasan adalah suatu bentuk perencanaan memberikan arahan, mengurangi resiko
ketidakpastian, mengurangi kegiatan tumpang tindih dan pemborosan, mempromosikan ide
inovatif, memfasilitasi pengambilan keputusan dan menetapkan standar u ntuk pengendalian