List jest nie tylko środkiem porozumiewania się,

ale także wywiera wrażenie na adresacie. Każdy

list, bez względu na jego treść, musi być we
właściwy sposób opracowany, tzn. powinien być
zredagowany według zasad właściwego
formułowania myśli, odpowiedniego układu treści
i obowiązującego stylu w dobrze
słów, budowie zdań , układzie tekstu.
Chcąc pisać poprawnie, musimy dostosować się do
stylu odbiorcy i do celu listu. Inaczej
zredagujemy list do rodziny, w innym stylu do
urzędu skarbowego, a jeszcze w innym życzenia
świąteczne lub gratulacje. Starajmy się, by
treść naszych listów była zwięzła, konkretna i
uprzejma. Język stosowany w korespondencji
powinien być prosty i naturalny, a używane w
listach słowa i zwroty powinny być ogólnie znane i
nie skomplikowane.
Treść listu powinna być przedstawiona w taki
sposób, by nie wymagała kilka-krotnego czytania
zanim zostanie zrozumiana. Starajmy się, by
problemy poruszone w naszym liście były jasno i
logicznie sformułowane.
Musimy starać się unikać sztuczności i zbyt
długich zdań . Pamiętajmy, że treść listu może
wywołać ujemnego wrażenia lub całkowitego bądź
częściowego niezrozumienie.
Długość listu powinna odpowiadać potrzebom i
celom. List zawierający po-dziękowania będzie
oczywiście krótszy i mniej skomplikowany niż list,
w którym wyjaśniamy założone procedury czy
zasady.
List powinien mieć pozytywny wydźwięk, wobec
czego starajmy się unikać tonacji negatywnej.
Nawet upomnienia czy reklamacje formułujemy w
taki sposób, by język nie był niegrzeczny czy
obraźliwy.