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  • Captlo 2 Conceptos Basicos Sistemas Catagora

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    JOHAN DARIO VOLQUEZ FELIZ
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    Captlo 2 Conceptos Basicos Sistemas Catagora (2)

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    Captlo 2 Conceptos Basicos Sistemas Catagora

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    relacién con el concepta de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas y los procesos de toma de decisiones en la empress! El término sistema es aimpliamente utilizado en diversas situaciones de negocios y en distintas areas del conocimiento. Por ejemplo, fos economstas de un pais hablan de un sistema econémico, los politicos se refieren al sistema politica, los abogados defienden la vigencia del sistema de derecho, los empresarios, la vigencia de un sistema de libertades econémicas de esta forma, podriamos encontrar una serie de contextos en los cuales el ‘término sistema es utilizado. En el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de decisiones dptimas en las empresas. ‘Una empresa es considerada como in sistema que recibe y genera informacién, la cual serd procesada 0 utilizada por alguna persona o entidad para el logro de sus objetivos. Todas las empresas tienen funciones tipicas que desarrollan en mayor o menor grado. Los sistemas que soportan las decisiones de negocios, debeh poseer ciertas caractersticas a fin de garantizar que las decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error. EI presente capitulo trata los principales conceptos que se deben dominar acerca de los sistemas ‘como una herramienta de apoyo gerencial. 2.1 DEFINICION DE SISTEMAS ¥y enfoca la definicion de lo que constituye un sistema en La literatura en el area de sistemas es bastante am; ‘una forma mas o menos similar. ha Un sistema es un conjunto de elementos, entdades o componentes que se caracttizan por clementos que se ff ciertos atributos idemtficables que tienen relacién entre si, y que funcionan para lograr un. ancesian por I objetivo comin. fentos aributos ave Hl Si anali i ici 108 identficar los siguientes conceptos: ‘Gatos riutcs ave Hj analizamos detenidamente la definicién, podemos idemtficar los siguientes conceptos: w ELEMENTOS ‘Se habla de un conjunto de elementos por cuanto todo sistema es una agrupacién de piezas individuales que tienen interrelacién entre si. En la figura 2-1, se presenta un esquema conceptual de 10 que podria ser un sistema contable subdividido en elementos y subelementos. . ‘elementos picza indiviuales felacionadas entre si y 26 roan rants, Los sisreMas Cada médulo en orden jerérquico de izquierda a derecha, puede considerarse un elemento del sistema contable, Subélementos Elementos Wazate de cosa (Genet sion) (GURAT: ATRIBUTOS IDENTIFICABLES. gem de un sien conible eel que se aplicalconcepio de seas Los atributos identificables de cada elemento estin consttuidos pot las caracteriticas individuates que posee cada no de esos elementos, es decir los objetivos especificos para fos cuales fueron diseflados. En el caso del médulo de consultas de cuentas de un sistema contabe, os atrbutos identificables pueden ser los siguientes a manera de ejemplo: Restriccién en el acceso de los datos Es decir, el médulo de consulta de cuentas restringird el acceso Jinicamente a la informacién referente a los elementos de las cuentas tales como cédigo, descripci6n, tipo de cuenta, saldo de la cuenta, et. Algoritmos de manejo de los datos Se refiere principalmente a la forma en la cual serén tratados los datos y/o recuperados del almacenamiento Principal. En el caso del médulo de consulta de los cédigos contables, el algoritmo de acceso implicaré que Primero sea conocido el eédigo contable que se desee consultar y/o accesar, para luego obtener Ia informacion descada. RELACIONES Telaciooss Las relaciones se refieren a ta vinculacién que debe exist entre los elementos sere ala identificables © componentes del sistema: Cuando en un sistema contable se esti vineatciin que definiendo el eédigo de cuentas inicial, se tiene que establecer algiin tipo de relacién para ‘cada tna de las cuentas, como por ejemplo: ‘ariruco2 concerros misicos.esisanins 27 Cuenta real, nominal o de orden Es decir, un sistema contable debe poder distinguir si una cuenta es de balance general, del estado de ganancias y pérdidas o simplemente es una cuenta de anotacién o referencia en el balance general. Cuenta contrala que cierra En el caso de fas cuentas nominales, el sistema debe establecer a qué cuenta se afectard cuando se efectie el asiento dé cierre anual de fs cuentas nominales Cuentas multimoneda En algunos sistemas, se especifica si los movimientos deben ser manejados en més de una moneda. OBJETIVO'COMUN ‘ebjetive comin} No menos importante que los conceptos anteriores, el objetive comin debe ser la guia de guladeacién por accién por la cual se justfica el sistema. El objetivo comiin es un aspecto conceptual que EgmaseJusites A inuchas veces-no esté-ctaramente-definido-ni plasmado en fo que representa un sistema. Cuando se habla de objetivo comin, se esti especificando que todos los elementos ‘componentes de un sistema deben estar elaborados para cumplir una funcién especifica. Un sistema de contabilidad debe set un sistema que esté en Ia capacidad de generar informacién financiera relevante para la empresa y no generar infoimes detallados y extensos, que s6lo serin de utilidad para los usuarios que trabajen con ese nivel de presentacién de la informacién, A medida que el volumen de transacciones se ‘ncrementa, se hace necesario el manejo de sistemas auxiliares, por lo que en principio el objetivo de un sistema contable se deberdlimitar a manejar informacion financiera resumida y comin a cualquier sistema contable. 2.2. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE UNA EMPRESA El objetivo de este libro es el estudio de los sistémas desde el punto de vista de los negocios y su relacién con ta teorfa contable. Un estudio formal de la clasificacion de los sistemas necesariamente nos Hevaria a plantear, al ‘menos, un ‘esquema de tres o cuatro clasificaciones bajo distintos puntos de vista. Para efectos de centrar nuestra atencién en los sistemas operativos que manejan los negocios en las empresas, clasificaremos los sistemas de la siguiente forma: Sistemas de produccién ‘© Sistemas de ventas * Sistemas de administracién y finanzas En cada tno de los sistemas nombrados, podremos identificar los conceptos analizados en la definicién dada para un sistema: conjunto de elementos, atributos identificables, relaciones entre las elementos y objetivo comin. Una de las bases en las cuales se sustenta el proceso para guiar las actividades de un negocio, es el soporte que dan los sistemas: de informacién aplicados a los negocios. El conocimiento del ambiente del sistema de informacién de una empresa, requiere conocer hasta qué punto se han mecanizado los procesos y transacciones relacionadas con fas principales actividades y reas operativas. Uno de los puntos de referencia para la clasificacin de un sistema, lo representa el grado de complejidad alcanzado para el proceso de las operaciones. Las empresas que poseen sistemas de grandes proporciones o complejos, por lo general tienen estructuras que ‘cuentan con mayores niveles y existencia de una mayor divisién del trabajo. Generalmente, una empresa empieza su experiencia con los sistemas de informacién, a través de la implantacién de programas para procesar Ia informacién contable_ financiera; por esta razén, la responsabilidad en el manejo de tales sistemas recae en un funcionario contable administrativo, sin embargo, el grado de desarrollo tecnolégico aunado a la_necesaria Aivisién del trabajo ha hecho que podamos identificar sistemas. basindonos en las principales actividades y/o fanciones del negocio. 28 naa parte: Lossisrauis SISTEMAS DE PRODUCCION Un sistema de produccién tiene como fin, manejar y controlar todas las operaciones que se generan dentro del proceso productivo de una empresa manufacturera, 0 el proceso de prestacién de servicios en una_empresa de servicios. El sistema de produccién debe tener Jas siguientes flunciones principales: Planificacién de Ia praduceién El objetivo ipal del subsistema de planificacién de la produccién, serd el de poder determinar lo que se vaa producir en fiicién de un presupuesto estimado de ventas, en términos de cantidades, costos y recursos a utilizar, sean éstos materiales 0 de recursos humnanos. En la tabla 2-1, se muestra un ejemplo de presupuesto trimestral para la produccién de jabones de Quimicos Morichal, C.A., el cual especifica las cantidades proyectadas de ventas _parciales por tipo de producto. Es comin encontrar en las empresas que un determinado tipo de presupuesto de ventas se encuentre incluido dentro del plan de mercadeo de la organizacién, Quimicos Morichal, C.A. Presupuesto de ventas ler. Trimestre - (labones) Enero - Marzo de 19XX Jabs tipo “B" Jabs pop “Totales emis ‘TABLATT Eglo de pchipucsio Wines de vena, Dentro del proceso de planificacin de la produccién, la confeccién del presupuesto de ventas constituye el primer paso para determinar la productién y los elementos necesarios para poder instrumentar el plan. Tomemos ‘como ejemplo, el jabén tipo “ ", a producir. El sistema de produccién de "Quimicos Morichal, C.A.” con base cen las férmulas almacenadas para cada uno de los productos, realiz6 los siguientes célculos: (Quimicos Morichal, C.A. Tabla de requerimientos y costos esténdares @abones tipo A) Enero - Marzo de 19XX ‘Macriodina Maadeobia desta —Cosina nine de Ties suoduciin Materia pea 1001 Materia prima X25 Moses pima C22 FFoates ‘Daisies “Ueda 0 Tes 4000 Kg 1.250.000 2000 Kg 3.500.000 500Ke _ 500.000 ZSOOKs SIOHG 10.000 2.150.000 2.050.000 9.450.000) "TABLA EE DetrminasSe dels tequeintenos de prodacctn, Internamente, un sistema de produccién tendré almacenadas las formulas que determincn los réquerimientos de produccién, lo cual representa el siguiente paso a cumplir por un sistema de produccién. een cearinuco concertos wisicos oe sistas 29 Planificaci6n de la materia prima y otros costos El primer elemento que debe manejar la planificacién de un sistema de produccién, esté representado por el célculo de la matetia prima necesaria para fabricar los productos. En la tabla 2-2, se muestra parcialmente un cesquema de lds fequerimientos de materia prima para la fabricacién del jabén tipo “A”, tales ciffas son obtenidas a partir de la composicién de formulas almacenadas internamente. Un listado de determinacién de materias primas, mano de obra directa y costos indirectos de produccién es la base que servird para el subsistema de produccién, que es el referente a control de la produccién. Uno de los problemas més complejos en el area de produccién’ es el poder determinar el equilibrio entre las tres variables que influyen sobre el proceso de produccién, como son los niveles de: © Ventas © Inventarios + Produccién De las tres variables que se han nombrado, solamente es. conocido el nivel. presupuestado o proyectado de _=ventas, las otras.dos.son ajustadas con base en el comportamniento de tos cumptimientos reales del presupuesto ‘e ventas. La planificacién de la progccién da una visién general de lo que. serd el proceso productivo. El sistema para la planificacién de la mateiia prima- y otros costos, nos dird cuales. serin los requerimientos de insiimos de todo tipo; luego, se hace |necesario controlar todo el procesn, para fo cual introduciremos el tercer elemento. Control de la produceién Una _ vez determinadas tas necesidades de insumos y planificada ia produccién, se hace necesaria la implantacién de medidas de control para todos fos recursos a manejar. Uno de los diversos controles que se pueden implantar para ef manejo de la produccién, es el referente a la fijacion de estindares de produccién para cada uno-de los elementos det costo: de un producto. Un sistema de costos estindar permite el control y comparacién entre lo que se espera sea la produccién y lo realmente incurrido 0 consumido, En la figura 2-2, se ‘muestra un formulario en el cual se fijan los parimetros estindares que se esperan para la produccién de cualquier bien en una empresa manufacturera. : TARJETA DE COSTO ESTANDAR FIGURA 22. Hoja de contol de coos esldndact para una cprcsa fbi I | I 1 30 ransena PARTE: \OssiSTENAS SISTEMAS DE VENTAS El segundo sistem en el cual se basa Ia actividad de un negocio, lo constituye ef sistema de ventas. Un sistema de ventas cube as siguientes funciones o subsistemas:. ‘© Facturacién y cobranzas ‘© Control de tos canales de = Mercadeo istribucién ‘A continuacion sé explicaré Gnicamente el primer subsistema, debido a que tiene relaci6n directa con el Principal objetivo de estudio de este libro: los sistemas contables. Facturacién y cobranzas ? Un subsistema de facturacion y cobranzas debe tener separadas las principales funciones, es decir, la facturacion segregada de,los cobros. Un sistema de facturacién se disefla con el objetivo de registrar y controlar las operaciones de ventas de la organizacién. Un sistema de cobranzas permite controlar el proceso de cobranzas através del'registro y manteniimiento de las cuentas por cobrar. En el cuadro 2-1, se muestra en forma comparativa las principales funciones de un sistema de facturacién y cobranzas. | Facturacion ‘Cobranzas ‘Control de Tos pretios de Gala produto. ‘> Regitar las conitas_ por cobrar bajo fetes condiciones Casiticaci de productos por grupos y subgrpos. nisin de presupuestos. Definicion de condiciones de pago. ‘Control de pedidas de clientes. Registro de cancelaiones pariles ototles. ‘Seguimiento alos proceos de cobranza, (Caleulo de comisiones de vendedores. + Bmisin de fcturas, gros ecibos. + Andisis de cobra. ‘+ Emisidn de as brdenes de entree. + Emisin de nots de dito y crédito, + Anilisis dete gestion de ventas 0 factuaciones. + Emisin de esados de cuenta, + Consulta de inventarioe + Acualizacion de ads. + Actuaizacion de inventaros, . : ‘Control de gastos de cobranzas. = _Accuatizacion desaldos de clientes. CUADROZ-I Principals fonciones de wn Sstzma de Betaracia y de Cobras SISTEMAS DE ADMINISTRACION Y FINANZAS El tecer grupo de sistemas que se puede encontrar en una organizacin, esté representado por todos aquellos {que se derivan de las dos funciones anteriormente explicadas. Algunos de los sistemas de una empresa, que ppodemos identificar como de administracién y finanzas son: Manejo de inversiones Cuentas por pagar Manejo de inversiones Una entidad puede manejar una serie de inversiones bajo distintas modalidades y ‘monedas. Una empresa transnacional, por lo general, posee inversiones en monedas de distintas denominaciones, por lo que el departamento de tesoreria se veré necesitado de disponer de una herramienta que le permita controlar a wy — ‘aviret02- concertos Asicos pe ssTEMAS 31 administrativamente todas las operaciones referentes a las inversiones realizadas. Un sistema de inversiones puede manejar tas siguientes funciones de control: ‘+ Inversiones a la vista (call) '* Colocaciones a plazo ‘¢ Inversiones en fondos mutuales Inversiones en papeles comerciales Inversiones en la bolsa de valores gq “\ Puntode observaciin: Importancia del efectivo Para lectura adicional = ‘Muchas empresas tan visto como aurge Ia necosidad de implantar controls sobre el manejo y mavilzacin de las cuentas que representane] numerario fondos con lo cuales se manejan las operaciones del negocio. Tales controls = disetan con e objetivo de reducie el resgo de pérdidas debido a mancios dolosos con este tipo de activo. Desde Ta ‘Simple-centfaga Ue fondo levada a cabo por emploados de medor rango, hasta la posibldad quo puedan toner loo tasoreroe de grandes corporaciones para distract fondos do capital do trabajo. El principal objetivo de Tos estados Snancieros, x el rfljar a razonabiidad delay cifras a une fecha determinada, con base ea prnciica de conabiidad do aceptacion general. Por las cuentas de efectiv de wna compafin pasan operaciones de montos importantes, oan ‘stan pocaso muchas operaciones, par lo qu el aldo do las partidas de efctivo a una focha determinada en ef balaber {eneralydaberian relejar eon razonable exactitude disponible que oo tenia en esa oportunidad. ‘Dobe entanidorse en este aétido: que el grado de seguimisnto dado al efectivo ene que sox iimediato yajustado a eatrctas: medidas de contol. Una insticucén fnancira, por ejemplo, no puede dejar que al ciere de un dia de peraciones, loa cajeros no efectien un euadee_y concliacién de todo loa movimiento realizados en el din, ya que ello conllevarie dsminuie la conianza_ que deben tener las cifas refejadas oh el balance general. Por Ia razones antes explcadas, las companias tratan de establecer sistemas y métodos que protejan a la entidad contra errores 0 {crogularidades: Un sistoma de control dl efoctivo azogurar& que loa recureoe fondos manejados se estén realizando sobre uaa base de autorinaciin y segregacn de funciongs. Sia entidad no pose un sistem para la conelliaiGn de Saldoe fora cupalas con un gran vlumen de operaciones, os sldos dal ofectivo rellejados on lon esiadoo fnaiieres, Yuliorageotar’aljedan’ do lao cifras razonables. Por todas estas razon0s, las paridas del efoctvo:deben sar ‘onstantements:ontroladas, ya sean por sistemas manuales 0 mecanizadon. Cuentas por pagar : Las cuentas por pagar se originan por la necesidad de financiarhiento que tiene una empresa para la adquisci6n de bienes y/o servicios necesarios, que le permitan llevar a cabo el proceso de produccién, o mantener ‘operativamente ls funciones de apoyo de servicios alas distntas unidades del negocio. Se claifica un sistema de cuentas por pagar como.de administracién y finanzas, debido a que el objetivo principal del sistema es el controlar todas los desembolsos realizados por la empresa, Dentro de un sistema de cuentas por pagar, se pueden identificar las siguientes funciones: Registro de los pasivos de la empresa Definicin de condiciones de pago “Manejo de cancelaciones parciales o totales Proyecciones de tipo financiero ‘Anélisis de los pagos a realizar Envio de estados de cuenta Control de retenciones de impuesto Emisin de érdenes de pago Generacién de notas de débito y/o crédito . Compras Un sistema de compras surge como una necesidad para controlar todas las adquisiciones que se realicen, ya sea para el proceso de produccién o para el funcionamiento de las operaciones de tipo’ administrative. Entre fas, principales funciones de un sistema de compras podemos enumerar: 2 Activos Fijos ‘Aquellas empresas. que requieren el uso intensivo de bienes de capital, necesitan llevar un estrcto control sobre el renglén de Ios activo fijos adquiridos. Las cifras del rubro de activos fijos para una empresa manufacturera que posea varias plantas de produeciéa, junto a los inventarios para la venta por lo general, representan un monto ate, Control de mercancia recibida Registro de proveedores y control de los mismos Generacién de puntos de reorden ‘Analisis de las compras reafizadas Manejo de anticipos a proveedores importante con respecto ‘al total de activos, por lo que surgiré la necesidad de llevar un registro detallado de todos los activos fijos y los inventarios que se posean. Adicionalmente,ciertos requisitos de tipo legal impositivo, ‘en algunos paises, exigen que se lleve ‘un detalle completo de todas las propiedades clasificadas como activo fio. del control intemo(), os actives fijos requieren de custodia y salvaguarda, por lo que algunas de las principales funciones que podemos identificar dentro de un sistema de activos fijos son las Desde el punto de siguientes: Inventarios Clasificacion y registro dé los actives fijos Cileulo de la depreciacién correspondiente lo de ajstes por inflacién trol de activos en proceso de construccién Manejo de transferencias de activos Control de activos desincorporades ‘Analisis de activos por dstintos criterios El sistema de inventarios debe pertitir controlar todos los materiales, productos, repuestos y suministros que mantiene y maneja una empresa. Un.sistema de inventarios conceptualmente maneja dos 5 de movimientos: ‘entradas y salidas. Para cada movimiento podemos identificar las siguientes operaciones: o Entradas Salidas Compras de materia prima, materiales y suministros Transferencias de productos entre almacenes Terminacién de fabricacin de productos Devoluciones de productos Facturacién 0 venta de productos ‘Transferencias de productos entre almacenes Destruecién de productos o incineracién ‘Consumos intemos para la empresa Dentro del disefio conceptual 0 esquema de funcionamiento, cada una de las operaciones antes enumeradas, son llevadas a cabo mediante la implantacién de las siguientes funciones previamente definidas: Registro de productos y definicién de grupos de productos Definicién de almacenes y localidades, Ingresos de costos de factura y otros costos asociados al inventario Controles sobre el movimiento de mercancias entre distintos almacenes Controles sobre las devoluciones ‘Veal capitulo 14 para un tratamiento detallad dela teortacontble de contol intemo, casiruro2: concertos eisicos oe sistas 33, Bancos ‘Uno de los rubrds de Ios estados financieros sobre los cuales una compafia debe mantener un estricto control desde el punto: dé vista operativo y administrative, lo constituye el efectivo y sus equivalentes. Desde la sencilla prictica de efectuar reconteos 0 arqueos periédicos, hasta el hecho de sistematizar todas las operaciones, se requiere que existan algunas normas, procedimientos y controles aplicables al efectivo. Las principales funciones ‘que debe llevar & Cabo un sistema para el manejo y control del mismo son las si ‘Creacién de bancos en el sistema mecanizado Control sobre las operaciones de cheques manuales (ot Registro de retiros y depésitos Efectuar célculos de la disponibilidad ancaria Control sobre las conciiaciones bancafias Registrd y éontrol de notas de débito y de crédito Generacién automtica de comprobantes contables “Muchas veces limitado.Gnicamente 9 un sistéma que tenga la funcién de procesar una némina, realmente un sistema de recursos humanos abarca algo més. que una sola funcién. Generalmente, los sistemas administrativos de recursos humanos son los que mayores problemas generan desde el punto de vista de los registros contables, debido a errores en la transferencia de informacién y porque, en muchos casos, las regulaciones de tipo legal generan cambios frecuentes en ls programas que son usados para el procesamiento de la némina. El cuidado que debe exist en este sentido, es el de asegurar la integridad de los datés cuando son transferidos a los regstros financieros. Algunas de las funciones que debe desarrollar un sistema de gestin de la némina son las siguientes: Registro de empleados Definiciones de la estructura organizativa y sus cargos Creacién de tabuladores de sueldo Configuracin de asignaciones. y deducciones Registro de movimientos de asignaciones y deducciones Cileulo de prestaciones sociales y utilidades ‘ Cleulo emisién de liquidaciones Manejo y control de préstamos Control de comisiones a vendedores Control de vacaciones por empleado Emisin de reportes necesarios para entidades gubernamentales Contabilidad Por excelencia, el sistema de contabilidad es el que centraiza y agrupa todos los. movimientos generados por los subsistemas antes descritos. La importancia de un sistema contable radica en que es la columna vertebral alrededor de la cual se mueven todos los. demés sistemas. Si el sistema de cuentas por pagar genera informacin ‘errénea y ésta es transferida al sistema contable, las cifras de los estados financieros que hayan sido afectados, tendrén que ser analizadas y corregidas manualmente con el consiguiente trabajo y pérdida de tiempo que ello ‘ocasiona. Uno de los principales temas de estudio del libro son los sistemas contables, por lo que su anilisis y cexplicacién seré realizado en varios capitulos. 2.3 ANALISIS DE SISTEMAS Una de las debilidades que se observan con cierta frecuencia en los departamentos de informatica 0 de sistemas, la. inexistencia de alguna metodologia que se siga para analiza, desarrollar 0 efectuar cambios a los programas. Uno de los aspectos 0 puntos crtcos del ciclo de vida de desarrollo de sistemas CVDS es el referente Ta apropiada documentacién de cada una de las étapas por las cuales evoluciona o pasa un sistema 34 ranenA ante: LosdsrEAAs Bl proceso de andlisis de sistemas se puede definir como todas aquellas actividades que se realizan para descomponer y explicar un sistema de informacién en cada uno de sus elementos. Cuando utitizamos el término computadora, inmediatamente debemos pensar en el por el mismo, Cuando tunimos fos conceptos de computador y software, nace intuitivamente el concepto de sistemas de informacién. Actualmente es posible encontrarse con una gran diversidad de software para todo uso y/o requerimientos, desde un sencillo recetario de cocina totalmente automatizado hasta un sistema experto de varios miles de délares ‘de créditos u otras funciones. El concepto de sistemas de informacién nace por el trabajo de analisis ‘que con anterioridad se ha efectuado,\ya sea si el software hha sido desarroliado por la empresa si fue adquirido ‘aun proveedor. Para el caso en que una empresa compre software preclaborado, no puede correr el riesgo de adquirir programas sin al menos previamente, haber determinado los requerimientos minimos de informacién, es decir, los analistas de sistemas deben. haber realizado un estudio de lo que la empresa necesita o dispone con respecte a: ‘© Informacién a procesar © Volumen de tansacciones a procesar ae Regocrinienos de informacién resumida o detallada Podriamos agregar otros requerimientos. determinables para el andlisis, sin embargo, siguiendo el proceso de Ja informacién a través de un sistema, los tres aspectos mencionados cubren los puntos bésicos que un sistema de informacién debe abarcar. En el cuadro 2-2, se muestra un resumen comparativo de los riesgos que se pueden tomar sino se efectia un trabajo previo de andlisis, sea si los programas son adquiridos o desarrollados en la empresa. Software adquiride ‘Software desarrali io [> Las aesesidades Ge Tformacion pacden no er sattecian en] > ra a que los primetos “del sistema ya viene preesablecios Tar usarios det sistema pueden requsir todo tipo &] lethal y elo posi cr ql elo del stare ddemore susancialmente J+ La capacdad del equipo de procesamiento puede no susface los requeiients de los programas adquirdes. }+ Desde el punto de vista econémico, e esgo 6 los programas adquirides hasta el momento en que son pussos en fancionaniento, esin Timitadas al mono del costo del software, el coal siempre es conocido, El desarolo de sistemas puede estar iitado en fancién a capacidades de la miquina y a ls recursos disponibles para su esarolo, “Muchas veces se conoce la pregunta: {Cuindo comenzart el. esarolo?, pero s© desconoce: jCudndo terminari?, ello ‘casiona que ge incur en casos alclonales no prevists. SUADRO 22 Riesgos que se pueden cone por wo analaar Sistemas, GICLO.DE VIDA Y DESARROLLO DE SISTEMAS El concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas constituye la picdra angular de los sistemas de informacién computarizados. Haciendo un simil de lo que sucede con un activo fijo a lo largo de su vida dtil, es decir al construirse o comprarse y luego, ponerse en funcionamiento para luego decrecer el rendimiento, hasta el punto en que se hace necesario adquirir otro activo, ponerlo en funcionamiento y repetir el ciclo; de esta misma forma un sistema que se compra 0 se desarrolla, se pone en funcionamiento y, generalmente su rendimiento se degrada en la medida en que se va usando, en razén.al crecimiento del vokumen de transacciones a procesar y las necesidades de informacién de los usuarios. En la figura 2-3, se muestra comparativamente las fases © elapas ‘por las cuales pasa tin sistema de informacién y Ia vida util de un activo fijo de una empresa. Las fases que se pueden identificar en el ciclo de vida y desarrollo de sistemas son las siguientes: ‘aPiruno 2: concertos nisios oe sirenas 35 Anilisis previo jacién de requerimientos isefio y desarrollo del sistema Implantacién del sistema ‘Madurez y mantenimiento del sistema Cada una de las fasts. anteriormente mencionadas poseen ciertas caracteristicas que las diferencian unas de otras, por lo que el analista ‘de sistemas tendré que conocer cada una en detalle para identificar en un sistema, ‘cada una de las etapas anteriormente nombradas. Veamos cudles son las caracteristicas de esas fases. IGURA ES Comparataente Ta vida de wa avo Mjoy ACVDS. ANALISIS PREVIO El andlisis previo al desarrollo-o-adquisicién de_ un sistema viene como consecuencia del -surgimiento de un problema, o requetimiento de algiin usuario o grupo de usuarios en la ‘empresa. En este momento, el departamento de sistemas debe establecer algin mecanismo para controlar y procesar todos los requerimientos que vayan generindose en razén 2 las solicitudes de los usuarios, y evaluar la factibilidad o viablidad del futuro proyecto de sistemas, El usuario una vez determinada ¢ identificada la necesidad, podria solicitar el inicio de un CVDS a través de un formulario como el que se muestra en la figura 2-4, para la fase de andlisis previo, En este formulario, se debe especificar la siguiente informacté El departamento que lo solicita La persona que hace la solicitud La fecha dela solicitud Una breve descripcién de! problema Las razones de la solicitud Los beneficios que se esperan como consecuencia de la solcitud {Laaprobacién correspondiente que realice un funcionario de cierto nivel La fecha de aprobacién 7 FIGURA 34 Formolrio para roquiiiin de ands de sistemas, Con el cumplimiento de esta formalidad, se habré dado inicio a ta fase de andlisis previo. El estudio y el andlisis previo generard una de estas tres decsiones: ‘+ Aprobar el proyecto, ya que existe realmente la necesidad + Rechazar el proyecto, ya que no es viable ‘+ Evaluar la factbilidad de comprar el sistema Con cierta frecuencia, el inicio del desarrollo de un sisteria no es adecuadamente planteado por los usuarios ni por los analistas, y proyectos que pudieran ser totalmente factibles son desestimados por no haber sido enfocados adecuadamente. Debido a que debe existir algin tipo de control en el proceso de desarrollo de sistemas, el ddepartamento de sistemas se deberd abocar tinicamente hacia aquellos proyectos que resulten en una,necesidad real de los usuarios y sean viables. Por ejemplo, para una empresa puede ser de mayor costo/beneficio el desarrollar un sistema de contabilidad propio, pero debido al nivel de estandarizacién y diversidad de programas de aplicacin existentes para esta funcién, primero se debe. investigar si existe en el mercado, un software que satisfaga las necesidades. de informacién de la empresa; en caso de que no exista este software, la empresa tomard la decisin de desarollar uno a fa medida. a Panto de dbiservaciin ? Si{cinas ala medida 2PaE qué surgen? >” Para lectura adicional & % A ‘Una dels razones yor las cules ae desarrollan los sistemas 20 de. oa roquerimientii de isfinacién‘ve tener loa usuarios en Ia empresa y quo, por le general, ne ace cubiertos por fos programas preelabgrados Una de lag azones que ‘sive para justicar t desarrollo de un sistema es que mu slaboracin venga a mecanizar wna pufciontécantidad de peraconea quo puodan estandariza, no dus para cada avo eft wna solucién expcialo particular For empl special Si pons on las empress do actividades dstntas come seca un hoe, nos encot operaciones diferentes, essed fecturaiindesarolado para un hoopital, no exbrid it Ing necesidades 0 requerientos,do'un hotel por lo que ext tipe de establecmiento tendré que recuri a doa opciones alternativas: = . ‘* Indagar sien el mercado existe algén software que cubra con las necesidades de informacién requerides + Desarrollar un sistema ala medida La nocesidad de desarrollar un sistena a la medide implica para la empresa algunos riesgos tales como: demora en ¢! desarrollo por problemas de falta de metodologias para el desarrollo, incucrir en costos adicionales a los previamente ‘planificados 0 sencilamente no disponer de personal especializado. Lod sistemas a la medida se desarrolian para cubrir los requerimientos de informacién que no son satisfechos por el software existente en el mercado, La principal ventaja de los sistemas hechos a ia medida es la adaptacién total a las caracteristicas de las operaciones de una compat. cavinuo® concertos nisicos pe stsemas 37 Cuando se desarrilan bistemas bajo este concepta, los requerimientos son fjados para las situaciones particulares de la ‘empresa. Este concepto debe aplicarse tomando en cuenta que se disponen de todos los recursos humanes, Gnancieres y tecnolGgicos necesatios a fin de concluir con éxito el proyecto. I ejemplo: tubticrmente planteado, se hace’ corn para aquellas empresas que por su grado de especializacién y'necesidades de informacién, requiere que se desarrollen sistemas de acuerdo con los requerimientos particulares, no asi en aquellas compafias cuyas operaciones se encuentran totalmente cestandarizadas, y que un, software con ciertas caracteristcas minimas podria cubrir satisfactoriamente los requerimientos de informiacién. La industria petrolera representa un ejemplo del primer tipo y una empresa de servicios mediana, seria un ejemplo para el segundo tipo de empresas. FIJACION DE REQUERIMIENTOS ilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan a la fase de ifm de requerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de campo para -determinar las necesidades y-objetivos del sistema que se vaya a desarrollar. Para realizar “ésto, los analistas deben sostener reuniones con todas las personas que de una u otra forma tengan que, ver 0 eslén involucradas en el desarrollo del nuevo sistema. En esta fase, se retinen todos los datos’ relevantes al maximo nivel de detalle, de tal forma que se conozea en profundidad togas fas operaciones 0 actividades que se vayan a mecanizar. En la figura 2-5, se muestra el disefto de un formulario que puede ser utiizado para fa documentacién apropiada de esta fase, en él se muestra, al igual que para el formulario mostrado en la figura 2-4, datos generales y de control y todos los detalles necesarios, a fin de documentar apropiadamente las entrevistas realizadas con cada uno de los empleados 0 funcionarios involucrades. El método utilizado para el levantamiento de informacién en esta fase, sera la entrevista directa _con las olueradas, previamente el analista deberd haber establecido un plan de entrevistas a realizar con éspecificacin de los nombres, cargos, objetivo de la misma y fechas de realizcin, entre ota, Un ejemplo de planificacién de entrevistas se muestra en la figura 2-6. REUNION DE REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS FIGURAZ5 Documentacion dela seuniba de requernienioe de Hstemas 38 nena PARTE: Los hsTEMAS PLANIFICACION DE ENTREVISTAS fects Nom breldel Proyecto: Eateevis FIGURA 26 Plnificscion de enuevistalaveaizar. DISENO Y DESARROLLO DEL SISTEMA Una vez determinados los requerimientos del sistema y establecidos los objetivos del mismo, se debe proceder a su desarrollo. Al igual que para construir un edificio, previamente se debe elaborar los planos de la edificacién y tuna vez. elaborados éstos, se procederd a la construccién propiamente dich, un sistema se construiré de manera similar, por lo que en esta fase podemos distinguir dos etapas claramente definidas: © Disefto del sistema Desarrollo del sistema disetioy El'diseio y desarrollo del sistema tiene el objetivo de especificar la forma l6gicd como ir desarrollo det ff a funcionar el sistema y la relacién entre sus distintos components. Una de las sistema rmetodologias que garantizan el desarrollo de un sistema bajo minimos estindares de especifcatatorma If calidad es el andliss y disefo estructurado. Esta metodologia. se basa en una serie de losiccomo ida herramientas de diseio que son las siguientes: funciona el sistema ylarelacén entre sus distinios ‘+ Diagramas de flujo de datos components. ‘+ Diccionarios de datos: procesos, flujos, entidades, almacens ¢ Cartas estructuradas ‘© Diagramas de accién (Miniespecificaciones) + Tablas HIPO + Arboles de decision © Tablas de decision IMPLANTACION DEL SISTEMA ‘Una vez, disefado y desarrollado el sistema, la siguiente. fase es la implantacién del mismo, es decir ponerlo en funcionamiento, Existen tres estrategias principales para llevar a cabo la implantacién, entre las cuales se pueden encontrar: Pruebas ploto + Corrida en paraleto * Instalacién inmediata ‘cartruvo2:cONCEPTOS BAsicosOE SIETEMAS 39 Pruebas piloto ‘pracba pilots Ua prueba piloto consiste en poner en funcionamiento el sistema en una sola parte de la mist en poner en fh mpresa y no una instalacién a la totalidad de usuarios del sistema. La raz6n principal. por fincionanienoet fla cual se efectia una prueba piloto es con el fin de asegurarse que el sistema funcionaré semanas I" aceptablemente en todas las unidades 0 divisiones que sean similares, o iguales ala unidad ok, ‘eseogida como prueba piloto. Por ejemplo, tna direcciGn corporativa puede elegir esta metodologia cuando se desce estandarizar el software contable en todas las empresas del grupo. Es importante destacar que en principio, la instalacin piloto empezard en una sola empresa y Iuégo, de acuerdo con los resultados obtenidos, y hechas las correcciones del caso, se procederé ala instalacién del sistema contable en la totaidad de las empresas de la corporacién. Otro ejemplo, para aplicar este método de instalaci6n, lo constituye una cadena de supermercados en donde se dese instalar puntos de venta en cada una de las tiendas de la cadena. Corrida-en paralelo ° Una corrida en paralelo consiste en procesar por un perfodo de tiempo previamente determinado tanto el sistema nuevo como el que se desea reemplazar, a fin de asegurarse ue el nuevo desarrollo satisface las necesidades planteadas en un principio, Las corridas en paralelo no deben efectuarse por periodos largos, ya que el objetivo es asegurarse que el ‘nuevo sistema funciona adecuadamente y no generar una mayor carga de trabajo, cosa que pudiera suceder con este tipo de estrategia. Instalacién inmediata Bajo el esquema de instalacién inmediata se establece que el sistema empezaré a funcionar un dia determinado y a partir de ali, el sistema reemplazado es puesto fuera de servicio. Una instalacién inmédiata debe utilizarse cuando se tenga una alta seguridad que cel nuevo sistema funcionaré apropiadamente en el momento que es instalado. Cada una de las estrategias tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo, el objetivo

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