2 TOTAL REGLE GROUPE CR-GR-FIN-003 Enregistrement et comptabilisation des dépenses couvertes par les régles conformité anticorruption 1, Objet La présente régle compléte le cadre général applicable a l'enregistrement et a la complabilisation des dépenses et étabit le cadre applicable a certains engagements de dépenses au bénéfice des contreparties tierces visées parles régles s‘inscrivant dans la politique de prévention de la corruption (ci-aprés « Les Documents de référence »). Cette régle pose les exigences attendues ‘en vue de contréler ces dépenses et de S'assurer que la comptabilité est tenue de sorte qu'elle ne présente pas le risque de masquer des faits de corruption. Elle s'adresse a toutes les personnes amenées @ engager des dépenses, a les approuver, ainsi qu’a enregistrer ou a valider des informations ou données au sein de Systémes d'Informations (SI). 00 06/12/2019 Création Table des matiéres H, Jaskulké Objet. Champ d'application. Exigences. Termes et définitions Documents de référence, Modalités de diffusion et d'entrée en vigueur. DGIDFICPT F. Agnes DGIDF JP, Sbraire Date de publication dans REFLEX : 05 mars 2020Ragle Groupe 2 TOTAL _|Enregistrement et comptabilisation des dépenses couvertes par les régles conformité anti-corruption CRGRFNDOT Direction des Finances Comptabitts Nov. 00 Date: dalt2i2019 ‘Avantpropos _| Cette version rédigée en frangais est la version originale, celle-i dot étre considérée comme la version de référence 2. CHAMP D’APPLICATION Cette régle s’applique & toutes les sociétés du Groupe' et entités et autres structures — en particulier les Joint- Ventures contrélées? par le Groupe (ci-aprés les Entités ou Entté) Sragissant des sociétés, entités et structures non contrélées par le Groupe (c'est-é-dire TOTAL S.A, ou lune de ses fliales), les représentants de TOTAL S.A. ou de sa fale actionnaire s'efforceront de promouvoir cette ragle auprés de ces demiéres. Les entités dont le systéme d'information ne permettrait pas de mettre immédiatement en ceuvre les dispositions de la présente Régle devront élaborer et mettre en oeuvre un processus alternatif offrant des garanties équivalentes en termes dintégrité, de tragabilité et de caractére auditable. Elles devront également faire leurs meilleurs efforts pour se doter de SI leur permettant d'appliquer la présente Regle dans son intégralité. Les entités devront pouvoir justifier du caractére adapté des processus allemalifs mis en place. 3 PRINCIPES/EXIGENCES Les dépenses visées par la présente ragle (ci-aprés les « Dépenses ») sont les suivantes = dépenses relatives aux voyages et invitations, cadeaux, dons, contributions au développement social, subventions, mécénats, parrainages, rabais ; - _ dépenses relatives a des prestations nécessitant que la contrepartie (fournisseur, prestataire...)traite avec des Agents Publics (AP) pour les besoins de sa mission (frais de conseils, d'agents, diintermédiaires, de consultants, commissions...) - ciapras les « Dépenses AP » Les Dépenses doivent étre effectuées dans le respect des principes et exigences définis ci-aprés. Etape 3.1. : Fichier fournisseurs * Los tormes a sociétés du Groupe » désignent TOTAL S.A. ainsi que toutes ses fais; une Miso dtant une société dans laquelle TOTAL S.A. détient, directement ou indectement, e majorté des droits de vote 2.Les temes « structure contlée parle Groupe » désignent toute forme de groupement, autre qu/une société, consttué en ‘association avec des ters et contrlé par TOTAL S.A. ou par Tune de ses ilies (oin-ventures, partenariat...) Page 2/7 Confidentialité niveau 1. A usage interne au Groupe TOTALRagle Groupe 2 TOTAL Enregistrement et comptabilisation des dépenses couvertes par les régles conformité anti-corruption CRGRFNDOT Direction des Finances Comptabilité NB oto Principes généraux Le fichier « fournisseurs », géré dans le SI de IEntité (en propre ou pour compte), intégre les données propres chaque fournisseur (coordonnées bancaires, adresse... Les fournisseurs faisant objet d'analyses de risque conformité préalables ou révisées sont identifiés dans le fichier fournisseur ou dans une documentation auditable par des tiers (date de I'analyse, résultats/conditions...) Lusage de doublons (deux fiches pour un méme fournisseur) et de fournisseurs occasionnels (« One Time Vendor ») est proscrit sauf justification écrite, Les blocages des transactions (commandes, paiements) intervenant sur des fournisseurs désactivés sont matérialisés dans le SI et efficients. Exigence spécifique 3.1 Les tiers fournisseurs au titre des Dépenses AP sont identifiables dans le SI ou identifiés dans un module ‘exteme au SI suivant une procédure facilement auditable, Etape 3.2. : Commandes pes généraux Pour engager une dépense, une commande est enregistrée dans le SI de I'Entité. Toute commande est suivie d'une réception. Pour les dépenses sans bon de commande, les conditions applicables sont définies par''Entité @'avance quant a leur nature et modalités de réalisation (livrables, rapports...). Exigence spécifique 3.2 La personne qui engage les Dépenses est responsable du respect des Documents de référence. Cette personne devra recourir A des avis (responsables Conformité...) lorsque prévu par ces Documents ou en cas de besoin. Etape 3.3. : Enregistrement et documentation des écritures comptables Page 317 Confidentialité : niveau 1. A usage inteme au Groupe TOTALRagle Groupe 2 TOTAL _|Enregistrement et comptabilisation des dépenses couvertes par les ragles conformité anti-corruption CRGRFNDOT Direction des Finances Comptabilité N' Rev. 00 Date :06/12/2019 Principes généraux Les factures précisent la valeur et la nature des biens livrés ou des services rendus pour permettre un enregistrement comptable satisfaisant des dépenses (documentation de 'écriture obligatoire avec la mention expresse du collaborateur ayant passé l'écriture et de la personne approuvant engagement...) Le libellé des dépenses enregistré dans le SI est détaillé et explicite. Ces dépenses seront inscrites dans des comptes reflétant la nature fidéle de la charge au compte de résultat. Les comptes « divers » sont a proscrire. Les écritures manuelles sont distinguées des écritures générées automatiquement. La tragabilté des opérations (connexion, modification et suppression notamment), ainsi que leur sauvegarde, sont assurées au sein du Sl. Les dépenses sont comptabilisées conformément aux régles comptables applicables a I'Entité et au dispositif de contrdle interne du Groupe. La documentation afférente aux écritures comptables est auditable par des tiers. Exigence spécifique 3. Pour les Dépenses AP, toutes les autorisations préalables d’engagement (le contrat signé ou le bon de ‘commande avec une description précise des biens et services correspondant), la réception ou le bon a payer correspondant sont conservés dans le SI. La documentation de lécriture comptable permet de détailler précisément les biens ou services acquis. Exigence spécifique 3.3.2 Le SI comptable permet identifier les sommes payées et comptabilisées en charge au titre des Dépenses. Page 4/7 Confidentialité : niveau 1. A usage inteme au Groupe TOTALRagle Groupe 2 TOTAL _|Enregistrement et comptabilisation des dépenses couvertes par les régles conformité anti-corruption CRGRFIN GOS Direction des Finances Comptabilité N' Rev. 00 Date :06/12/2019 Etape 3.4. : Approbation et Paiement Principes généraux Toutes les autorisations préalables un paiement sont conservées dans les SI utlisés ou dans une documentation spécifique Le cas échéant, les confirmations complémentaires obtenues sont conservées dans une documentation ‘spécifique associée a la documentation générale de |'écriture et du paiement. Les cas ol! des paiements en numéraire sont effectués doivent étre tras limités. Ces cas sont encadrés par des régles definies a Tavance par Entité. Les paiements effectués correspondent une dette identifiée au bilan. Un paiement en contrepartie d'un compte de charge ou produit est prohibé. Exigence spécifique 3.4 La personne qui réceptionne le service et/ou donne le bon a payer au titre des Dépenses est responsable du respect des Documents de référence, s'assure de la réalité de la transaction (preuve du service effectué...) et pourra recourir a des avis en cas de besoin, dont celui de la personne ayant engagé la Dépense et des. responsables Conformité. Etape 3.5. : Cas spécifique de dépense : paiements de faci Les paiements dits de faclité sont définis comme des petits paiements supplémentaires effectués pour garantir la performance de taches administratives rouliniéres auxquelles le payeur a légalement droit (selon un contrat, des régles professionnelles ou Ia loi), Ces paiements de facilité sont interdits par le Groupe sauf dans le cas exceptionnel d'une menace a Vintégrté physique d'une personne. Exigence spécifique 3.5 ‘Aprés autorisation conforme aux Documents de référence, ces paiements doivent étre enregistrés dans un compte spécifique et documentés comme tels. Etape 3.6. : Niveaux de contréles comptables Les opérations identifiées a risques en application de la cartographie des risques « corruption » de Entité seront ciblées dans le cadre du dispositif de contréle des comptes. Les différentes étapes décrites ci-dessus feront ‘objet de contréles a différents niveaux de organisation du Groupe. Ces contréles sont classés ainsi : Contréles de 1*° de lEntité + Les personnes opérationnelles concernées et les personnes ayant les délégations pour commander, réceptionner et payer les dépenses, les contréleurs internes et les personnes en charge des contréles SOX, leur hiérarchie directe, les responsables conformité, les comptables. iveau : ils sont réalisés par toutes les personnes impliquées dans la politique conformité Ces contréles visent en particulier & s'assurer que les écritures comptables sont justifiées et documentées Ces contréles peuvent étre réalisés sous forme de validation croisée. Parmi ces controles figure 'examen régulier des enregistrements en comptabilité au titre des cadeaux, en s'appuyant le cas échéant sur le registre des cadeaux. Page 5!7 Confidentialité : niveau 1. A usage inteme au Groupe TOTALRagle Groupe 2 ‘TOTAL _[Enregistrement et comptabilisation des dépenses couvertes par | les régles conformité anti-corruption CRGRFIN GOT Direction des Finances Comptabilité N° Rev.:00 Date: 06/12/2019 Contréles de 2" niveau : ils sont réalisés par des personnes différentes de celles en charge des contréles de 1* niveau + higrarchies supérieures & la hiérarchie directe, * contrdleurs interes et testeurs SOX. Ces contréles s’assurent du bon fonctionnement des controles de 1° niveau. Controle de 3° Groupe. iveau : ces contrdles s‘inscrivent dans le cadre des audits intornes et externes du Exigence spécifique 3.6 Les contréles de 1" niveau visent a s'assurer que les Dépenses ainsi que leur comptabilisation sont examinées et validées. LEntité disposera d'un dispositif de contréle intégrant ces niveaux de contréle, en précisant les acteurs et les| {ests et méthodologies mises en ceuvre. 4 TERMES ET DEFINITIONS Agent Public : désigne notamment les personnes agissant en cette qualité : a) fonctionnaires, employés et représentants de gouvemements, d'une administration nationale, régionale ou locale, ou d'une agence ‘gouvernementale ou administrative ; b) consultants et employés d'organisations non gouvernementales dans fa mesure oi ils sont en poste pour le compte de leur gouvernement ou administration d'origine ; c) candidats une fonction gouvernementale ou administrative ; d) dirigeants et responsables de parlis politiques ; e) membres de familles royales ; f) membres d’organisations publiques internationales (telles que les Nations Unis, la Banque Mondiale, etc.) et leurs consultants ; g) fonctionnaires ou employés de sociétés ou entités contrélées par Etat ou propriété de I'Etat ; et h) personnes au service dun gouvernement, y compris les membres de l'armée, de la police ou de la fonction publique. Pour cette ragle, le terme Agent Public comprend aussi, le cas échéant, les Proches d’ Agent Public. Proche d’Agent public : conjoint ou partenaire d'un Agent public, ses enfants, ses fréres et sceurs, ses beaux- fréres et belles-sceurs, ou tout autre membre de l'entourage proche. 5 DOCUMENTS DE REFERENCE DIR-GR-CPL-002 —_Conformité anti-corruption Toutes les régles déclinées dans la directive DIR-GR-CPL-002 et en particulier CH-GR-ETH-001 (Code de conduite) CH-GR-ETH-03 (Code d'Ethique financier) DIR-GR-CPL-001 (Politique et programme d'Intégrité) Page 6/7 Confidentialité niveau 1. A usage interne au Groupe TOTALRagle Groupe 2 TOTAL _|Enregistrement et comptabilisation des dépenses couvertes par les régles conformité anti-corruption CRGRFINGOS Direction des Finances Comptabilité N* Rev. 00 Date 06/12/2019 6 | MODALITES DE DIFFUSION ET D'ENTREE EN VIGUEUR Date d'application : A la date de publication de cette régle dans le référentiel documentaire REFLEX. REFLEX est disponible sur intranet WAT: Le Groupe / Outils pratiques ou WAT / Pratique / Les Reférentiels. Fin du document /original sign Page 7/7 Confidentialité : niveau 1. A usage interme au Groupe TOTAL