oye 6 88 DECRETO N° DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA El Alcalde del Municipio de Pereira, en uso de las facultades conferidas por el articulo 315 de la Constitucién Politica, el articulo 91 de la Ley 136 de 1994 -modificado por el articulo 29 de la Ley 1551 de 6 de julio de 2012-, la Ley 489 de 1998, el articulo 21 de la Ley 1150 de 2007, el articulo 30 de la Ley 1551 de 2012, yel articulo 8.1.1.1 del Decreto 734 de 2012, DECRETA: ARTICULO 4. Adéptese el Manual de Contratacién para el Municipio de Pereira, de aplicacién obligatoria en todos los procesos y procedimientos de contratacién que se surtan en la ‘Administracién Central del Municipio, los cuales se regirin en adelante por las siguientes disposiciones, y en lo no prescrito en ellas, por las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y por el Decreto Reglamentario 734 de 2012. CAPITULO I DEL OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL DE CONTRATACION ARTICULO 2. El presente Manual de Contratacién tiene por objeto establecer los procedimientos administrativos internos que deberén aplicarse a los procesos de contratacién y a la celebracién de los contratos que requiera el MUNICIPIO DE PEREIRA para el cumplimiento de las funciones y competencias que la ley le sefala, y para la realizacién de los fines que la Constitucién le asigna, Para tal efecto, el presente Manual de Contratacién Incorpara y desarrolla los principios de la funcién administrativa contenidos en los erticulos 209 y 267 de la Constitucién Politica, en el articulo 3 de la Ley 489 de 1998, en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y en el Decreto Reglamentario 734 de 2012. CAPITULO I DE LA DESCONCENTRACION DE FUNCIONES Y LA DELEGACION DE COMPETENCIAS PARA CONTRATAR, ARTICULO 3. Mediante la desconcentracién se radican competencias y funciones en dependencias © funcionarios, a fin de garantizar la eficiencia y la eficacia de los recursos fisicos y del talento humano. En aplicacién de esta previsién legal y con igual propésito de eficiencia y eficacia en la utilizacién de los recursos de todo orden, se crea y reglamenta el Comité de Contratacién det Municipio de Pereira, del que se tratard a continuacién. Se crean y conforman asi mismo los Equipos Interdisciplinarios de Contratacién, dedicados exclusivamente a gestionar el trimite administrative de la contratacién al interior de las diferentes Dependencias ejecutoras de la ‘Administracion Central, de los cuales se trataré més adelante. ARTICULO 3.1, DEL COMITE DE CONTRATACION: Créase el Comité de Contratacién, como la maxima instancia en el andlisis, decisién y formulacién de politicas administrativas en materia de contratacién publica en el Municipio de Pereira. ARTICULO 3.1.1, CONFORMACION: £1 Comité de Contratacién estard integrado por los siguientes funcionarios, a saber: 1, El Alcalde o su Delegado, quien lo presidiré. 2. Un Asesor del Alcalde, con conocimientos y experiencia en materia de contratacién estatal. El Secretario de Hacienda y Finanzas Piiblicas. El Secretario de Planeacién. iepecreto ne 6 88 DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA 5, ElSecretario Juridico. 6. El Secretario 0 Jefe de Dependencia competente para la celebracién del respe contrato. EI Director Operative de! Area de Contrataci6n de la Secretaria Juric Estas designaciones no podrén ser delegadas a su vez, bajo ninguna circunstancia. Podran sin embargo adoptarse decisiones como resultado de deliberaciones cursadas por medios electrénicos, en los casos en que la ausencia temporal de uno o algunos de los miembros del Comité haga imposible Ia celebracién de sesiones presenciales. De este tipo de sesiones no presenciales se deberd dejar constancia en acta, en la que se describa el procedimiento utilizado para las deliberaciones y toma de decisiones por parte de los miembros del Comité. En ningiin caso la Secretaria 0 Dependencia competente para la celebracién del respectivo contrato tendré mas de un voto en las decisiones del Comité de Contratacién. En los eventos en que cualquiera de los Secretarios con asiento permanente en el Comité, deba someter a la decision de éste un asunto relativo al proceso de seleccién 0 contrato de su competencia, no podrd sin embargo emitir mas de un voto en la adopcién de dicha decisién. Podré sin embargo solicitar al Comité la designacién de un miembro ad-hoc que le sustituya en estos casos. El Asesor del Alcalde en el Comité podra ser un contratista del Municipio, pero deberd en todo ‘caso ser Abogado con conocimientos y experiencia en materia de contratacién estatal, El Jefe de la Oficina de Control interno 0 su Delegado asistira por derecho propio a las sesiones de! Comité y tendré vor pero no voto. Igualmente, podran ser invitados, con voz pero sin voto, los demés funcionarios y contratistas del Municipio de Pereira que estén relacionados con el proceso de contratacién en la etapa de planeacién o evaluacién, o que por su experiencia y conocimiento puedan hacer aportes para el mejor desempeiio de las funciones atribuidas al Comité. El Comité de Contratacién se dard su propio reglamento mediante Resolucién que suscribirén el Alcalde y sus demas miembros con asiento permanente en el mismo. ARTICULO 3.1.2 FUNCIONES DEL COMITE: EI Comité de Contratacién, tendré las siguientes funciones generales y especificas: ARTICULO 3.1.3 FUNCIONES GENERALES: 1. Establecer las politicas y directrices que deberén aplicarse en desarrollo de la actividad contractual del Municipio de Pereira. 2. Analizar y decidir en relacién con fos asuntos contractuales que por su complejidad y relevancia no puedan ser resueltos por la dependencia ejecutora respectiva. 3. Definir los criterios a aplicar en la solucién de controversias contractuales y orientar las acciones que propendan por la reduccién del dafio antijuridico contractual en la ‘Administracién Municipal. 4. Implementar las acciones necesarias para organizar el trémite administrative de la contratacién publica en el Municipio, en armonfa con las normas que reglamentan la contratacién estatal, 5. _ Emitir a través de circulares, directrices en materia de organizacién administrativa de la contratacién estatal.6 88 DECRETO N DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA 10. EL MUNICIPIO DE PEREIRA Apoyar a la Secretaria Juridica del Municipio y al Despacho del Alcalde, en la aplicacién y divulgacién de la normatividad que se expida en materia de contratacién. Revisar y aprobar para la firma del Alcalde los manuales de contratacion estatal y supervisién e interventoria del Municipio. Aprobar los formatos que se implementen para el trémite de la contratacién. Establecer directrices en materia de formacién y capacitacién para los funcionarios responsables del trémite de la contratacién en el Municipio. Impartir las directrices necesarias a fin de garantizar el cumplimiento oportuno de las recomendaciones e instrucciones de los érganos de control, las auditorias y los planes de mejoramiento, y las nuevas disposiciones por cambios normativos en materia de ARTICULO 3.1.4. FUNCIONES ESPECIFICAS: impartir instrucciones y emitir conceptos, que serén de obligatorio acatamiento en relacién con los procesos y pracedimientos de contratacién. Revisar y analizar los estudios previos y proyectos de pliegos de condiciones e impartir instrucciones 0 hacer las recomendaciones que correspondan, en los casos en que lo considere necesario el Despacho del Alcalde y/o la Secretaria Juridica. Instruir en relacién con la adopcién o rechazo de las observaciones formuladas respecto del proyecto de pliego de condiciones por los interesados en el proceso, en los casos en que lo considere pertinente la Secretaria Juridica En relacion con el texto del proyecto de pliego de condiciones y siempre que lo considere necesario, aprobar 0 desaprobar las modificaciones introducidas al mismo o a su texto definitive y remitir a la Dependencia delegada que corresponda las recomendaciones 0 instrucciones necesarias, antes de la fecha proyectada para su publicacién en el SECOP. Revisar en particular para los procesos de licitacién publica el andlisis, identificacion, ‘cuantificacién y asignacién de los riesgos previsibles que puedan ocurrir y afectar el ‘equilibrio econémico del contrato durante su ejecucién, y formular las instrucciones 0 recomendaciones, cuando se estime necesario por parte del Despacho del Alcalde y/o la Secretaria Juridica. ‘Siempre que lo considere necesario, analizar y estudiar los proyectos de respuestas a las observaciones que se formulen en relacién con los informes de evaluacién y hacer las, recomendaciones o impartir las instrucciones que correspondan. EI ejercicio de esta funcién no exime de responsabilidad a los evaluadores en relacién con el contenido de sus informes de evaluacién. Cuando to considere necesario, aprobar 0 improbar el proyecto de respuestas a las observaciones y solicitudes que se presenten durante las audiencias publicas de aclaracion de pliegos, andlisis de riesgos y adjudicacién, debiéndose para tal efecto suspender dichas audiencias. Cuando Io considere necesario, aprobar o improbar la sustentacién de las adendas mediante las cuales se pretenda modificar el plazo, valor y demas especificaciones del pliego de condiciones, asi como la sustentacién de las modificaciones del plazo y valor de tos contratos celebrados como resultado de los procesos de contratacién por convocatoriaDECRETO N*_6 § 8 DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA iiblica, + Orientar a las Dependencias ejecutoras sobre la celebracién de contratos © convenios no sometidos al Estatuto General de la Contratacién y emitir su respectiva aprobacion o desaprobacién. PARAGRAFO PRIMERO: El Comité de Contratacién deberé cefiirse a lo sefialado en el articulo 3.1.8 del presente Decreto (Quérum deliberatorio y adopcién de decisiones) aun para la toma de decisiones de cardcter particular o en el ejercicio de sus funciones especificas. PARAGRAFO SEGUNDO: El Alcalde podré apartarse por razones de conveniencia o inconveniencia para la Administracién, de las decisiones que tome el Comité de Contratacién, para lo cual expedird un acto debidamente motivado. ARTICULO 3.1.5. SECRETARIA TECNICA: Para el correcto funcionamiento del Comité de Contratacién, el Alcalde a través del Secretario Juridico designaré un funcionario de esta rea, que tendré a su cargo el ejercicio de las funciones de la Secretaria Técnica de! Comité. ARTICULO 3.1.6, FUNCIONES DE LA SECRETARIA TECNICA: Son funciones de la Secretaria Técnica del Comité de Contratacién las siguientes: + Convocar a sesién a los miembros del Comité, haciéndoles conocer con la debida antelacién los asuntos que serén sometidos a su conocimiento y decisién. * Elaborar las actas de cada sesién del Comité para su suscripcién por parte del Presidente, el Secretario y demas miembros que hayan asistido a la respectiva sesién. ‘+ Informar mediante comunicacién via email a las dependencias que correspondan, las decisiones tomadas por el Comité en cada caso sometido a su estudio y decisién. ‘+ Comunicar mediante circulares a las dependencias delegadas para la contratacién, las decisiones del Comité de cardcter general. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité Preparar un informe mensual de la gestidn del Comité y de la ejecucién de sus decisiones, que seré entregado al Alcalde y a sus demas miembros. ‘+ Las demés funciones que le sean asignadas por el Comité. ARTICULO 3.1.7. SESIONES DEL COMITE: El Comité de Contratacién sesionaré al menos una vez a la semana, el dia jueves, a partir de las 8:00 am, para el cumplimiento de sus funciones especficas, y el primer viernes de cada mes a partir de las 8:00 am para el desarrollo de las funciones generales asignadas. A peticién escrita y motivada de al menos uno de sus miembros permanentes, la Secretaria Técnica convocard al Comité a sesionar en forma extraordinaria. La Secretaria Técnica implementaré los mecanismos necesarios para la convocatoria oportuna del Comité. En la sesién semanal, el Comité de Contratacién revisaré y aprobaré o improbard todas las actuaciones contractuales que hayan sido sometidas a su conocimiento y decisién, 0 cuyo conocimiento haya decidido aprehender de oficio e! propio Comité, las cuales han debido ser previamente revisadas por la Secretaria Juridica. Para tal efecto, las Dependencias delegadas deberén planear su actividad contractual y someter a revisién de la Secretaria Juridica con la suficiente antelacién las actuaciones que correspondan, de tal modo que puedan cumplirse los cronogramas requeridos por la entidad. ARTICULO 3.1.8. QUORUM DELIBERATORIO Y ADOPCION DE DECISIONES: El Comité deliberaré con la asistencia de al menos cuatro (4) de sus siete (7) miembros permanentes,pecreTo we-_6 8 8 DE aGosTo 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA y las decisiones se tomaran por la mayoria de votos de los miembros presentes. No podré tomarse sin embargo decisién alguna, sin la presencia del Alcalde o su primer delegado. ARTICULO 3.1.9. ARCHIVO: El archivo de las actas y demas documentos soporte de las actuaciones del Comité de Contratacién reposaré en la Secretaria a cuyo cargo se halle ta Secretaria Técnica. Los documentos que integran el archivo del Comité de Contratacién son publicos y podrdn ser consultados por los interesados, previa peticidn a la Secretaria Técnica. ARTICULO 3.2. DEL EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DE CONTRATACION: Las Dependencias, ‘ejecutoras del Municipio son las responsables de adelantar ¢ impulsar el trdmite administrativo para la contratacién de las actividades necesarias para el desarrollo de sus programas y proyectos. Cada Dependencia ejecutora adelantaré dichos trémites a través de un Equipo Interdisciplinario de Contratacién que bajo la coordinacién y orientacién de la Secretaria Juridica se encargara de desarrollar las actividades técnica, juridicas y de apoyo log(stico requeridas para que la actividad contractual del respectivo Despacho se desarrolle con eficiencia y eficacia. ARTICULO 3.2.1. CONFORMACION: El Equipo Interdisciplinario de Contratacién de cada una de las Dependencias ejecutoras estaré conformado al menos por las siguientes personas: '* Un profesional del derecho con conocimientos y experiencia en contratacién estatal, seleccionado con el visto bueno del el Secretario Juridico entre 10s profesionales ‘contratados por la Dependencia ejecutora, quien laboraré bajo Ia asesoria y supervision de la Secretaria Juridica. ‘+ Un profesional de una de las siguientes dreas, seleccionado por el Jefe de la Dependencia ejecutora de acuerdo con sus necesidades y requerimientos: ingenieria, administraci6n de empresas, economia, anzliss financiero, contaduria, y demés éreas afines. ‘© Personal administrativo, auxiliares y operativos, en el nimero que considere necesario la Dependencia ejecutora, quienes bajo coordinacién y asesoria de los dems miembros del equipo interdisciplinario se encargaran de digitar la documentacién inherente a la contratacién que se adelante y realizar el traslado de la misma a las demas dependencias que tengan que ver con el trémite contractual, a saber: Secretarias de Planeacién, de Hacienda, Juridica y Despacho del Alcalde. De cada Equipo interdisciplinatio, s6lo uno de sus integrantes por dependencia, podré encargarse del traslado de la documentacién de la contratacién ante las Dependencias que hacen parte del trémite contractual. Las Dependencias ejecutoras remitiran por escrito a la Secretaria Juridica la relacién de servidores piblicos y/o contratistas que hardn parte de los Equipos Interdisciplinarios responsables del ‘trémite de la contratacién en cada una de ellas. La Secretaria Juridica elaboraré para la firma del Alcalde el acto administrativo mediante el cual se conformen los Equipos interdisciplinarios de Contratacién en todas y cada una de las Dependencias ejecutoras de la Administracién Central del Municipio. La Secretaria Juridica elaborard asi mismo para la firma del Alcalde las actas mediante las cuales se asigne al Secretario Juridico la supervisién de los contratos de los abogados que harén parte de los Equipos Interdisciplinarios de Contratacién, en sustitucién de quienes la estuviesen ejerciendo hasta la fecha. El Comité de Contratacién se abstendré de autorizar el inicio de los procesos de contratacién sin que el Equipo Interdisciplinario de Contratacién haya sido designado por escrito por el Jefe de la Dependencia respectiva y puesto a érdenes de la Secretaria Juridica. En los procesos de contratacién por convocatoria piblica, en los que por su complejidad deba conformarse un equipo interdisciplinario mas amplio 0 especializado para la elaboracion del proyecto de pliego de condiciones y pliego de condiciones definitivo, el Jefe de la DependenciapecreTo n_6 § 8 pe AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA delegada deberd prover el personal profesional adicional que se requiera, segin los requerimientos del Comité de Contratacién o de la Secretaria Juridica. En los eventos en que deban hacerse cambios en la designacién de los referidos profesionales, se procedera de! mismo modo mediante acto administrativo. El Secretario o Jefe de Dependencia seré responsable de la interrupcién del proceso 0 procesos de contratacién por causas atribuibles a la ausencia temporal o definitiva del profesional 0 profesionales designados para apoyar la etapa precontractuol. Los miembros del Equipo Interdisciplinario de Contratacién deberan tener conocimiento de los programas y proyectos de inversion de competencia de la Dependencia a la cual estén vinculados, ¥y de los procesos y procedimientos de contratacién previstos en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, en el Decreto Reglamentario 734 de 2012, en el presente Manual de Contratacién y en las demés normas que regulen la materia. Estos Equipos Interdisciplinarios actuaran en coordinacién con los funcionarios de direccién de cada una de las Dependencias ejecutoras y sus respectivos asesores, quienes conjuntamente seran los responsables de ta eficiencia, eficacia y celeridad de los trémites de la contratacién y en todo caso, su actuacién deberd estar basada en los principios constitucionales y legales previstos en las normas que regulan la materia. EI Municipio a través de la Secretaria de Desarrollo Administrativo, y en coordinacién con la Secretaria Juridica, realizar programas de capacitacién y actualizacién dirigida a los integrantes de los Equipos Interdisciplinarios de Contratacién, con el fin de obtener mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos asociados al tramite administrativo de los procesos de contratacién. ARTICULO 3.2.2. ACTIVIDADES: Los Equipos Interdisciplinarios de Contratacién se encargarén de garantizar que los diferentes procesos y etapas de los contratos de sus respectivas Dependencias se tramiten y sustancien con estricta sujecién a las normas de contratacién estatal, con el apoyo legal de la Secretaria Juridica, para lo cual desarrollarén las siguientes actividades: + Adelantar todas las actividades propias de la etapa preparatoria de la contratacion en a respectiva Dependencia, con la asesoria de la Secretaria Juridica y de conformidad con lo dispuesto en el Estatuto General de la Contratacién Publica, en los Decretos Reglamentarios, y en lo contemplado en el presente Manual de Contratacion. © Tramitar los certificados de registro en el Banco de Programas y Proyectos y obtener los certificados de disponibilidad presupuestal. ‘+ Con la asesoria legal de la Secretaria Juridica y de la Dependencia ejecutora en lo que corresponda, elaborar los estudios previos, el proyecto de pliego de condiciones, el proyecto de respuestas a las observaciones formuladas respecto de éste por los interesados, el proyecto de acto de apertura, el pliego de condiciones definitivo, el proyecto de sustentacion a las adendas modificatorias del pliego, el acta de cierre, el proyecto de acto de adjudicacién de los procesos, el proyecto de minutas para los contratos, y los proyectos para los demas documentos soporte de las actuaciones contractuales de sus respectivas Dependencias. © Hacer seguimiento y coordinar el trémite de perfeccionamiento y legalizacién de los contratos, ingresar completa y oportunamente la informacién relacionada con la contratacign en el Sistema Integrado de Informacién Financiera ~ SIIF - en los formatos dispuestos por la Contraloria Municipal para la rendici6n de los informes pertinentes, y hacer las publicaciones de las actuaciones que lo requieran y de los contratos conforme a la ley en el Sistema Electrénico para la Contratacién Publica - SECOP - y en la pagina web del Municipio.pEcrETO N° § 88 DE AGosTo 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA istrativo -Subsecretaria de Informética-, a mas tardar dentro de los primeros cinco (5) dias de cada mes, ta informacion que estipula el articulo 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2.012. * Coadyuvar en la revisién técnica y juridica de toda la documentacién de soporte de los procesos contractuales, a fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos legales exigidos por el ordenamiento juridico. * Con la asesoria de la Secretaria Juridica y de la Dependencia ejecutora, garantizar el adecuado andlisis de riesgos, agotando debidamente las etapas metodologicas de tipificacién, estimacién y asignacién de los riesgos previsibles. © Coordinar las audiencias que deban surtirse en los diferentes procesos contractuales de la respectiva Dependencia. '* Velar porque se dé cumplimiento a los requisitos presupuestales previos a cada proceso. '* Proyectar para la revisién de la Secretaria Juridica la decisién de los recursos formulados con ocasion de la actividad contractual y en general proyectar las respuestas a las observaciones que surjan en los procesos contractuales. ‘+ Participar en el Comité de Evaluacién y Asesoria, apoyando la elaboracién de los informes de Evaluacién y de las respuestas a las observaciones de los proponentes respecto de los mismos. ‘+ En coordinacién con el interventor y/o supervisor designado para el efecto, hacer estrecho seguimiento, control y vi de [a ejecucién y cumplimiento de los contratos, y atender los trémites necesarios para la suscripcién de las actas de recibo a satisfaccién, terminacién y liquidacién de los mismos por mutuo acuerdo. ‘+ Preparar y presentar al Comité de Contratacién a través de la Secretaria Técnica, informe ‘mensual de los contratos celebrados, legalizados y puestos en ejecucién por la respectiva Secretaria 0 Dependencia, y de los contratos terminados y liquidados por la misma Secretaria. ‘© Custodiar la documentacién y archivos generados por la actividad contractual de la respectiva Dependenci © Orientar y mantener informado al Jefe de la Dependencia ejecutora respecto del estado de los trémites y procedimientos que se adelantan. ARTICULO 3.3. DESCONCENTRACION DE FUNCIONES EN MATERIA DE CONTRATACION. Las funciones conexas 0 necesarias para impulsar el trémite y concluir las etapas de preparacién y formacién de los contratos, estardn desconcentradas en las respectivas Secretarias de Despacho y demas Dependencias ejecutoras. De acuerdo con lo anterior se desconcentran en las Dependencias ejecutoras de la Administracién Municipal las siguientes actividades: * Laelaboracién y/o gestién de los documentos y la sustanciacisn de los trémites necesarios para la celebracién y ejecucién de los contratos, y la realizacién de las publicaciones en el Sistema Electrénico para la Contratacién Pablica (SECOP), en lo que a cada Dependencia correspondaDECRETO N* - 6 8 8 DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA En coordinacién con los interventores y/o supervisores designados, el control, seguimiento y verificacién del cumplimiento det objeto contratado por cada Dependencia, Su recibo a satisfaccién y la suscripcién de las actas de terminacién y liquidacién, La expedicién de las certificaciones a que hace referencia el Decreto 2209 de 1998 (norma de austeridad en el gasto publico), y de las certificaciones de idoneidad y experiencia de las personas vinculadas para la ejecucién de los contratos de prestacién de servicios profesionales y de apoyo a la gestién en cada Dependencia, ARTICULO 3.4. DESCONCENTRACION ESPECIAL: Teniendo en cuenta las funciones especiales de cada una de las Dependencias ejecutoras, se desconcentra el tramite administrativo de los siguientes contratos: En la Secretaria de Desarrollo Administrativo: El trémite administrativo de los contratos de suministro y adquisici6n de bienes y servicios distintos de la prestacién de servicios profesionales y de apoyo a la gestidn, que requieran las diferentes dependencias de la ‘Administracién Municipal para su funcionamiento y para el desarrollo de sus programas y proyectos. Para efectos de la estimacién del valor del contrato y de la utilizacién de fas variables para calcular el presupuesto de fa contratacién y los rubros que la componen, el estudio de precios del mercado seré realizado tnicamente por la Secretaria de Desarrollo ‘Administrativo a partir de las caracteristicas y especificaciones técnicas indicadas por las Dependencias ejecutoras que requieran los bienes y/o servicios. En la Secretaria de Infraestructura: El trémite administrativo de los contratos de obra civil, y de interventoria y consultoria relativos a aquellos, que requiera el desarrollo de sus propios programas y proyectos, y de los programas y proyectos de las demés dependencias ejecutoras del Municipio. Asi mismo, la contratacién del suministro de materiales para el mantenimiento de vias y de construccién de obras, y los contratos de suministro de insumos y repuestos para maquinaria pesada y volquetas. Se exceptian de esta desconcentracién los procesos de contratacién inherentes a macroproyectos y proyectos estratégicos, que por su naturaleza y financiacién requieren ser liderados por el Representante Legal de la Entidad y ejecutados a través de equipos de profesionales especializados que designe para tal efecto. Para el desarrollo de su labor dicho equipo de profesionales estar sometido al reglamento que con tal fin implemente la administracién Municipal. En la Secretaria de Gestién Inmobiliaria (o en la Dependencia o entidad que haga sus veces): El trémite administrativo de los contratos de obra civil, y de interventoria y consultoria que se requieran para la ejecucién de los programas de vivienda y ‘mejoramiento integral de barrios En a Oficina Asesora de Comunicaciones: Ei trimite administrativo de los contratos de Publicidad y prestacién de servicios profesionales y de apoyo que requieran todas las dependencias ejecutoras del Municipio para la difusién o divulgacién de sus programas y proyectos. En todas las Dependencias ejecutoras: El trémite administrative de los contratos de prestacién de servicios profesionales y de apoyo a la gestién, que requieran para su funcionamiento y para el desarrollo de sus programas y proyectos, y en todo caso, las jefes de las dependencias ejecutoras seran los responsables de determinar el nimero de contratos a celebrar por cada programa o proyecto, necesidad, conveniencia ypecreto ns ~ § 8 8 pe acoso 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA oportunidad, temporalidad de los servicios y demds condiciones inherentes a estos ‘contratos, en virtud dela calidad de ejecutores. Para adelantar los procesos necesarios a estos contratos, los Equipos Interdisciplinarios de Contratacién de las Dependencias que los requieran deberén remitir oportunamente a la Dependencia delegada que corresponda los estudios y documentos previos, de conformidad con el articulo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012. Si se trata de bienes y/o servicios requeridos por todas o algunas de las dependencias ejecutoras, la Dependencia delegada consolidaré las solicitudes de adquisicién y con fundamento en ellas elaborars Un solo estudio previo integrado, que contenga toda la informacién requerida por el articulo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012. ‘Cuando lo considere necesario la Dependencia delegada, podr convocar al Equipo Interdisciplinario responsable de la contratacién en las demds Dependencias ‘comprometidas en el proceso a fin de elaborar conjuntamente el estudio previo. ARTICULO 4. DE LA DELEGACION DE LA COMPETENCIA PARA CONTRATAR: 4.1, Delegase en el Secretario 0 Jefe de Dependencia a la que corresponda el programa o proyecto objeto de contratacién, la facultad de ordenar la apertura y adjudicacién de los procesos de seleccién de contratistas por licitacién publica, concurso de méritos y seleccién abreviada, y la competencia para suscribir los contratos resultantes de dichos procesos, previa revisién y aprobacién de cada actuacién y etapa contractual por parte de la Secretaria Juridica, y del Comité de Contratacién cuando éste lo considere necesario, 4.2. Delegase en el Secretario de Desarrollo Administrativo la competencia para adelantar los procesos de contratacién y suscribir los contratos de suministro y adquisiciOn de bienes y servicios, distintos de la prestacién de servicios profesionales y de apoyo a la gestién, que requiera el funcionamiento de la Administracién Central del MUNICIPIO, al igual que los que requieran las demés Secretarias y Dependencias para la ejecucién de sus programas y proyectos. Se delega as{ mismo en el Secretario de Desarrollo Administrativo la competencia para suscribir los contratos (escrituras publicas) que tengan por objeto la venta de bienes inmuebles, como resultado de procesos de enajenacién por convocatoria publica en los que habrén de aplicarse las ‘eglas previstas en el Decreto 734 de 2012. Se exceptia de la delegacién prevista en este articulo la suscripcién de todos los demas contratos relativos a bienes inmuebles. 4.3. Se exceptian de esta delegacién los contratos de suministro de materiales para el ‘mantenimiento de vias y la construccién de obras, y los contratos de suministro de insumos y repuestos para maquinaria pesada y volquetas, los cuales se delegan en el Secretario de Infraestructura, 4A, Se exceptiia de la delegacién de la competencia para contratar prevista en este articulo, la suscripcién de contratos bajo la modalidad de contratacién directa. Se exceptia asi mismo la suscripcién de contratos y convenios no sometidos al Estatuto General de Contratacién Publica. 4.5. Se delega en la Subsecretaria de Tecnologia Informatica de la Secretaria de Desarrollo Administrativo la funcién concerniente a la rendicién por medio electrénico a la Camara de Comercio que tenga jurisdicci6n en el lugar del domicilio de los contratistas inscritos, a mas tardar el 15 de cada mes, de la informacién sobre contratos que hayan sido adjudicados o tengan en ejecucidn y ejecutados, multas pagadas, sanciones cumplidas revocadas 0 anuladas, asi como las sanciones en firme. Para el cumplimiento de esta funcién deberd atenerse a lo dispuesto en el Articulo 68 numeral 6.2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el articulo 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2.012.pecrETo ne~_6 8 8! bE acosto 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA 4.6. Delegar en el Jefe de Dependencia ejecutora que corresponda, la expedici6n y firma de las certificaciones relacionadas con los contratos que se hayan celebrado a través de éstas, que soliciten los contratistas para adelantar el trdmite del registro ante las Camaras de Comercio. ARTICULO 4.5. LIMITACIONES A LAS COMPETENCIAS DELEGADAS PARA CONTRATAR: 4.5.1. El Comité de Contratacién podra ordenar los ajustes que considere necesarios al contenido de los estudios y documentos previos, y supeditar la apertura del proceso de seleccién de que se trate a la satisfactoria realizacién de tales ajustes. 4.5.2. Si de los documentos que soportan el proceso de contratacién de que se trate se legare a concluir que éste adolece de irregularidades de procedimiento o de forma, el Comité de Contratacién ordenaré que se hagan las correcciones y adecuaciones necesarias, en aplicacién del articulo 49 de la Ley 80 de 1993. E1 Comité de Contratacién podré ordenar la suspensién del Proceso de contratacién por un término no superior a quince (15) dias habiles, mientras se realizan las correcciones 0 adecuaciones ordenadas. 4.5.3. Si de tales documentos se concluye que las irregularidades de que adolece el proceso de contratacién constituyen causal de nulidad, o el procedimiento se adelanta con desconocimiento de uno cualquiera de los principios de la contratacién estatal, 0 las modificaciones que deban introducirse a los documentos definitivos afectan elementos esenciales del proceso, el Comité de Contratacién solicitaré a la Dependencia ejecutora que expida el acto administrative de revocatoria del acto de apertura y prosiga con la actuacién contractual que corresponda. 5.4, Las delegaciones previstas en el articulo anterior no incluyen las competencias para suscribir las modificaciones de plazo y valor de los contratos resultantes de las convocatorias publicas, suscritos por el delegatario o que correspondan a su érea, las cuales se reserva el Alcalde, El Jefe de la Dependencia respectiva a través del Equipo Interdisciplinario de Contratacién es responsable de promover de manera oportuna la suscripcién de las modificaciones de plazo y valor necesarias, 45.5. Con la debida justificacién técnica y/o econémica y el visto bueno de la Secretaria Juridica, los Jefes de las Dependencias delegadas suscribirén las actas de terminacién normal y de liquidacién bilateral de los contratos de su drea. 45.6. Los actos de declaracién de incumplimiento y afectacién de pélizas y demas garantlas otorgadas por los contratistas a favor del MUNICIPIO, Ia imposicién de multas y la aplicacion de la ‘léusula penal pecuniaria, al igual que los actos de terminacién y liquidacién unilateral, y en general los actos de ejercicio de! poder exorbitante de la Administracién, serén de competencia del Alcalde. EI debido proceso previo a la adopcién de este tipo de decisiones seré sustanciado por la Secretaria Juridica, a solicitud y con el acompafiamiento de la Dependencia que ejecuta ef respectivo contrato, y del Supervisor y/o Interventor designado para el control y vigilancia de la ejecucién del mismo, CAPITULO IIL ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL ARTICULO 5. ACTIVIDAD CONTRACTUAL: La actividad contractual del Municipio de Pereira se desarrollaré a través de las distintas Dependencias de la Administracién Central responsables de la ejecucién de los programas y proyectos de su competencia, en las siguientes etapas: 5.1, La precontractual 5.2. La contractualvecreto ne” § 8 9 p& acosto 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA 5.3. La post contractual Titulo 1 ETAPA PRECONTRACTUAL ARTICULO 6. PLANEACION CONTRACTUAL: La finalidad de esta etapa es garantizar el logro eficiente de los objetivos institucionales de la contratacién, estableciendo previamente las necesidades de la entidad para el cumplimiento de las funciones piiblicas que le han sido encomendadas, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar los compromisos adquiridos, las condiciones, los riesgos, el plazo necesario, el precio o valor, y el mecanismo de seguimiento y control a la ejecucién de la actividad, a la prestacién del servicio o al suministro de los bienes contratados. Toda decisién de dar inicio a un proceso de contratacién debe estar precedida de la debida planeacién, la cual inicia desde la elaboracién misma del proyecto de inversion, que debe tener en cuenta criterios y/o estudios de evaluaciin en materia financiera, técnica, administrativa y Juridica; 2 partir de este lineamiento, la entidad a través de las Dependencias competentes inica el proceso de contratacién por la modalidad que corresponda, para lo cual elaborard los estudios y documentos previos de acuerdo con la naturaleza de los bienes, servicios u obras que requiera, los ue deberan ser elaborados y firmados por funcionarios idéneos y conocedores de los proyectos de inversién de las respectivas Dependencias ejecutoras y avalados por los Jefes de las mismas, Esta etapa la integran todos los actos que el Municipio a través de las Dependencias ejecutoras realiza para la seleccién del contratista, tales como autorizaciones legales cuando éstas se requieran, certificacién del Banco de Programas y Proyectos, certificado de disponibilidad presupuestal y PAC, determinacién del perfil del contratista que requiere la entidad, y cuando se trate de convocatoria publica, la determinacién de la modalidad de seleccién del contratista y el procedimiento correspondiente, determinacién de los criterios de evaluacién, elaboracién de los ios previos y del proyecto de pliega y pliego de condiciones definitive que gobernaré el proceso contractual, recencién de las ofertas, su evaluacién y la adjudicacién final det proceso. ARTICULO 7, DOCUMENTOS Y ACTUACIONES GENERALES: En los procesos de contratacién por las modalidades de licitacién piblica, seleccién abreviada y concurso de méritos, se aplicarén las disposiciones generales previstas en las normas legales que gobiernan la contratacién estatal, y las Particulares contempladas en el reglamento y en el presente Decreto, ARTICULO 7.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos estaran conformados por aquellos documentos definitivos que servirdn de soporte para la elaboracién del Proyecto de pliego de condiciones con el fin de que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de los requerimientos del MUNICIPIO, asi como el anilisis y distribucién de los riesgos del contrato. Dichos estudios deberan ser confeccionados por la Secretaria 0 Dependencia delegada y publicados a disposicién de los interesados en el SECOP, y contendrén como minimo la siguiente informacién: La descripcién de la necesidad que el MUNICIPIO DE PEREIRA pretende satisfacer con la contratacién, lo que incluye la relacién de los propésitos asociados a la celebracién del contrato. Su alcance seré la base para establecer el cumplimiento del objetivo propuesto con la ejecucién del contrato. 2. La descripcién del objeto a contratar, sus especificaciones técnicas 0 elementos esenciales, las obligaciones generales y especificas a cargo del contratista, el plazo de ejecucién y demas aspectos particulares que deban ser tenidos en cuenta a juicio de la Secretaria o Dependencia ejecutora del programa o proyecto. 3. Los fundamentos juridicos que soportan la modalidad de seleccién, para lo cual deberdDECRETO N®__f 8 8 DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA hacerse expresa remisién a la disposicién de este Manual, o de la Ley o el Reglamento, que soporte el procedimiento de contratacién solicitado, asi como las circunstancias de orden féctico que sustentan la aplicacién del mismo. 4. El anélisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas ara calcular el presupuesto de la respectiva contratacién y su monto. Este analisis no se publicard cuando se trate de concurso de méritos. (Para la estructuracién de este andlisis, la Secretaria o Dependencia delegada podra hacer uso de la informacién recaudada en estudios e investigaciones de mercado, bases de datos piiblicas, etc.) 5. La justificacién de los factores de seleccién que permitan identificar la oferta mas favorable, de conformidad con el Decreto 734 de 2012. Para la identificacién de los factores de seleccién deberdn tenerse en cuenta las siguientes reglas: * El criterio de seleccién seré exclusivamente el menor precio cuando se trate de la adquisicién de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de comin utilizacién, ‘+ Enel concurso de méritos et precio no seré factor de calificacién o evaluacién. © Enla licitacién publica y la seleccién abreviada de menor cuantia deberdn considerarse las siguentes alternativas: + Ponderacién de elementos de calidad y precio para lo cual deberdn disefiarse las {f6rmulas correspondientes. © Ponderacién de elementos de calidad y precio que representen la mejor relacién costo beneficio para ef MUNICIPIO. En estos casos el pliego de condiciones debe contener como minimo: © Condiciones técnicas y econémicas minimas de la oferta. © Condiciones técnicas adicionales que para el MUNICIPIO reflejan ventajas de calidad 0 de funcionamiento. '* Condiciones econémicas adicionales que para el MUNICIPIO representan ventajas cuantificables en términos monetarios. © Valores monetarios que se asignardn a cada ofrecimiento técnico o econémico adicional de manera que sea posible la comparacién de las ofertas presentadas. 6. El anilisis de los riesgos previsibles que pueden presentarse durante la ejecucién del contrato, y las conclusiones que permitan decidir cudles de tales riesgos deben ser asumidos por el contratista y cudles por el MUNICIPIO, de acuerdo con la posicién de cada tno en relacién con la ejecuci6n de las obligaciones derivadas del contrato. 7. El andlisis que sustenta la exigencia de garantias destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual 0 extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento 0 de la ejecucién del contrato, segiin el caso. 8. La indicacién de sila contratacién respectiva esta cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano. (Articulo 2.1.1 Decreto 734 de 2.012), 0 por normas especiales diferente a las contempladas en el Estatuto General de Contratacién Pil EI Comité de Contratacién podré ordenar los ajustes que considere necesarios al contenido de los estudios y documentos previos, y supeditar la apertura del proceso de seleccién de que se trate a la satisfactoria realizacién de tales ajustes.DECRETON®__¢._¢ siDE AGOSTO 30 DE 2012, POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA ARTICULO 7.2. ANALISIS DE RIESGOS: En Ia ejecucién del contrato pueden llegar a presentarse causas previsibles que afectan la carga econémica o financiera de las partes que, en virtud del articulo 4 de la Ley 1150 de 2007, deben ser reconocidas y asumidas con el objeto de salvaguardar fa adecuada marcha de la gestién contractual y la finalidad de las partes en la contratacién. A fin de efectuar un adecuado andlisis de riesgos deben llevarse a cabo las siguientes etapas: ‘+ Tipificaci6n del Riesgo: Es la enunciacién que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ‘ocasin de la ejecucién del contrato. ‘+ _Estimaci6n del Riesgo: Es la valoracién, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con fa tipificacién que ha establecido. Analiza ademés la forma en que se recobraré el equilibrio contractual cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. '* Asignacién det Riesgo: Es el sefialamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberé soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. Se entienden como riesgos involucrados en la contratacién todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucién del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo En Ia planeacin de cada proceso de contratacién, la Dependencia delegada deberé analizar, identificar y cuantificar los riesgos previsibles que puedan ocurrir y afectar el equilibrio econémico del contrato durante su ejecucién. Dicho andlisis debe incluir ta identificacion y disefio de los controles necesarios con el fin de Prevenir la ocurrencia de tales riesgos, e identificar los amparos que se deben constituir para proteger al MUNICIPIO DE PEREIRA de sus consecuencias. El agotamiento de las referidas tres etapas de andlisis de riesgos debe poder dar cuenta de los siguientes pasos: IDENTIFICACION: Obedece a las siguientes preguntas: Qué puede suceder? (Confeccién del listado con eventos posibles y_previsibles, independientemente de que estén bajo el control 0 no de LA ENTIDAD) © Quin es el responsable? (Identificacién del titular de la causa de cada evento registrado) Cémo impactaria este evento el equilibrio econémico? (Costos y duracién) + 2Qué tan probable es su ocurrencia? (Debe calificarse el riesgo en funcién de la probabilidad de ocurrencia en muy bajo (1), bajo (2), medio (3), alto (4), y, muy alto (5)).. 2, EVALUACION. 1. Para cada una de las consecuencias advertidas debe identificarse el grado de impacto que puede generar. Dicho impacto deberd calificarse en muy leve (1), leve (2), medio (3), grave (4) y muy grave (5). 2. La calificacién del riesgo sera la sumatoria entre la probabilidad y el impacto asignados. 3. Esta calificacin servird para: () Dimensionar la importancia del riesgo; (I) identificar acciones para disminuir su ocurrencia; (iii) Decidir quién asume los efectos de su ocurrencia 3. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE: El resultado del anidlisis de riesgos deberd ser consignado en el proyecto de pliego de condiciones que la Secretaria o Dependencia- Ee pecreto ne~_© © 8 pe agosto 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA delegada publique de conformidad con lo establecido en el presente Manual. Igualmente deberd establecerse que este andlisis forma parte del contrato resultante del praceso de contratacién. 4, MEDIDAS: Frente a cada uno de los riesgos que se identifiquen, deben consignarse las medidas a adoptar. PARAGRAFO: En todo caso, en el andlisis de riesgos deberd tenerse en cuenta lo establecido en el Documento CONPES 3714 de Diciembre 1° de 2011, mediante el cual se establecen los lineamientos para el manejo del riesgo previsible en el marco de la politica de la contratacion piiblica, ARTICULO 8. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCION: Una vez el Comité de Contratacién apruebe los estudios y documentos previos, incluido el pliego de condiciones definitivo, el Municipio expediré un acto administrative de cardcter general que deberd suscribir el Secretario 0 Jefe de Dependencia en la que se origina el proceso de que se trate, bajo la revision legal de la Secretaria Juridica, por medio del cual se ordenaré de manera motivada la apertura del proceso de seleccién que haya de desarrollarse por la modalidad que corresponda, y que debe contener por lo menos fa siguiente informacién: © Elobjeto de la contratacién a realizar. ‘+ Lamodalidad de seleccién que corresponda a la contratacién. © El cronograma del proceso, con indicaci6n expresa de las fechas y lugares en que se llevardn a cabo las audiencias que correspondan. ‘* La direccién del lugar fisico y/o electrénico en el que se puede consular y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos y definitivos, los cuales estarén disponibles a partir de la fecha de expedicién del acto administrativo de apertura del proceso. La convocatoria para veedurias ciudadanas. © El Certificado de Disponibilidad Presupuestal Una vez suscrito el acto de apertura del proceso, la Dependencia delegada correspondiente continuaré con el trémite del proceso, con la asesoria de la Secretaria Juridica y el apoyo del Equipo Interdisciplinario de Contratacién. ARTICULO 9. PLIEGO DE CONDICIONES: Et pliego de condiciones es un documento elaborado por os profesionales del Equipo Interdisciplinario de Contratacién designado por el Jefe de la Dependencia ejecutora, que en todo caso actuaré con el apoyo y asesoria legal de la Secretaria Juridica, en el que se sefialan los factores de escogencia y calificacion a los cuales deberd sujetarse el proceso de seleccién y la posterior relacién contractual. Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan en cada caso especifico de licitacién, seleccién abreviada y concurso de méritos, el pliego de condiciones deberé contener los requisitos exigidos en la normas que regulan la contratacién estatal y las plantilas que implemente la ‘Administracién Municipal. ARTICULO 10. ACTA DE DILIGENCIA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCION: De Ia diligencia de cierre de la licitacién, seleccién abreviada 0 concurso de méritos, se levantar un acta que seré suscrita por quienes en ella intervinieron y contendré la siguiente informacién: ‘+ Nombre de los proponentes.pecreto ne ~ 6 8 fp acosto 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA + Fecha y hora de presentacidn de las propuestas. += Numero de libros y/o carpetas, numero de folios de la propuesta principal, y numero de copias presentadas. + El precio propuesto, cuando proceda. ‘= Ndmero, valor, compaitia aseguradora y vigencia de la garantia de seriedad. Ala diligencia de cierre asistiré un delegado de la Secretaria Juridica y cuando menos un miembro del equipo interdisciplinario de apoyo, quien tendré a su cargo el levantamiento del acta. ARTICULO 11, INFORME DE EVALUACION: De la evaluacién de tas propuestas realizada por el Comité de Evaluacién y Asesoria que se conforma por este Decreto, se originard un Informe de Evaluacién que deberd permanecer disponible para su consulta junto con las propuestas por el término previsto para cada modalidad, de cinco (5) dias hébiles para la licitacién piblica y de tres (3) dias hdbiles para la seleccién abreviada, y de un dia para la minima cuantia. Dichos informes también deberén ser publicados en el Portal Unico de Contratacién SECOP en la fecha de su expedicién o dentro de los tres (3) dias habiles siguientes, tal como lo dispone el pardgrafo 2 del articulo 2.2.5 del Decreto 734 de 2.012. EI plazo de permanencia tiene como propésito permitir a los oferentes que presenten sus ‘observaciones al Informe de Evalvacién. En los procesos de contratacién por la modalidad de concurso de méritos, el informe de evaluacién seré publicado en el Portal Unico de Contratacién para que los proponentes puedan formularle abservaciones, dentro de los tres (3) dias habiles siguientes, las cuales se resolveran en elacto de adjudicacién, segiin lo dispone el articulo 3.3.4.4 del Decreto 734 de 2.012. ARTICULO 12, ACTO DE ADJUDICACION © DECLARATORIA DE DESIERTA: Una ver el Comité de Contratacién apruebe de ser necesario el proyecto de respuestas a las objeciones que se hayan presentado al Informe de Evaluacién, el jefe de la Dependencia Ejecutora expediré y firmaré un acto administrative motivado y de carécter general, con la revisién legal de la Secretaria Juridica, por medio del cual se adjudicaré el proceso de contratacién en audiencia publica en caso de que se trate de licitacién publica, acto que serd irrevocable y obliga tanto at MUNICIPIO DE PEREIRA como al adjudicatario, No obstante, si dentro det plazo comprendido entre el acto de adjudicacién del contrato y ta suscripcién del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad, 0 se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este podré ser revocado por la misma autoridad que lo profirié, con la revisién legal de la Secretaria Juridica, caso en el cual el MUNICIPIO podré aplicar lo previsto en €l inciso final del numeral 12 del articulo 30 de la Ley 80 de 1993. La existencia de motivos 0 causas que impidan la seleccién objetiva del contratista haré que el Comité de Contratacién apruebe la declaratoria de desierto del proceso mediante resolucion motivada, en la que se seffalarén en forma expresa y detallada las razones que tlevaron a tomar esta decision, [ARTICULO 13. CONSULTA HORA LEGAL COLOMBIANA EN LOS PROCESOS DE CONTRATACION EN EL TERRITORIO NACIONAL: De conformidad con la Directiva N° 013 de 2006 emitida por ta Procuraduria General de la Nacién, debe indicarse en los pliegos de condiciones de los procesos de contratacién por las modalidades de licitacién pablica, seleccién abreviada y concurso de méritos, la hora legal colombiana para los procesos de contratacién en el territorio nacional, fa cual debe ser tenida en cuenta en el acto de cierre de dichos procesos. Para tal efecto, la Direccién Operativa, de Informética de la Secretarfa de Desarrollo Administrativo, dispuso un link en la pagina principal del portal Web (www.pereira,gov.co) y en la pagina interior de acceso al médulo de contratacién entinea. De conformidad con lo anterior, este link debe estar abierto antes de la hora prevista para elDECRETO N° ~ 6 § § DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA cierre; el funcionario responsable del tramite imprimira la constancia de la hora precisa del cierre. Titulo ETAPA CONTRACTUAL ARTICULO 14. ETAPA CONTRACTUAL: Esta etapa comprende la seleccién del contratista, la celebracién, perfeccionamiento, legalizacién y ejecucién del contrato y estard integrada por todos tos actos a cargo del contratista, tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales, y los que adelante el Municipio a través de las Dependencias ejecutoras competentes y los interventores 0 supervisores que designe, para garantizar que el mismo se cumpla de acuerdo a lo pactado. ARTICULO 15. MODALIDADES DE SELECCION DE CONTRATISTAS: De conformidad con lo dispuesto en el Art. 28 de la Ley 1150 de 2007 y el art. 2% del Decreto Reglamentario 734 DE 2.012, la escogencia del contratista se efectuaré con arreglo a las modalidades de licitacién publica, seleccién abrevieda, concurso de méritos, contratacién directa y minima cuantla, las cuales deberén ser analizadas previo el inicio del proceso de seleccién. Para la determinacién de la modalidad de contratacién que corresponda, los funcionarios responsables de los procesos de contratacién deberdn analizar los siguientes aspectos: naturaleza del objeto a contratar, cuantia y los criterios de evaluacion previstos en el Decreto 734 de 2.012 Cuantias: La cuantia constituye uno de los presupuestos legales para la aplicacién de las modalidades de contratacién previstas en el Articulo 2° de la Ley 1150 de 2.007 y esta se determinard en funcién de los presupuestos anuales de las entidades piblicas, expresados en salarios minimos legales mensuales vigentes y de acuerdo a las variables previstas en el numerales 2° literal b) y 5® del Articulo 2° fa Ley 1150 de 2.007 asi: PRESUPUESTO DE LA ENTIDADEN SALARIOS|MENOR CUANTIA EN SALARIOS MINIMOS LEGALES mivimos MENSUALES VIGENTES ‘SUPERIOR 0 IGUALA 1'200.000 HASTA 1.000 SALARIOS ‘SUPERIOR O IGUAL A 850,000 E INFERIOR A | HASTA 850 SALARIOS 1200.00 ‘SUPERIOR © IGUAL A 400.000 E INFERIOR A| HASTA 650 SALARIOS 850.000 ‘SUPERIOR © IGUAL A 120.000 € INFERIOR A] HASTA 450 SALARIOS 400.000 "ANUAL INFERIOR A 120.000 HASTA 280 SALARIOS Para cada vigencia, las cuantias para el Municipio de Pereira se calculardn de acuerdo a la siguiente matriz: VALOR PRESUPUESTO DE GASTOS VIGENCIA [VALOR EXPRESADO EN SM.LMV 'MENOR CUANTIA ART. 28 NUM 2° LIT B) LEY 1150/07 VALOR SALARIO MINIMO LEGAL MENSUAL VIGENTE E-MINIMA CUANTIA, ART 274.DE | pROCEDIMIENTO ART 274 DE LALEY 1430 DE oe UALEY 1450 0€ 2023, ART 34 DE ELA aaa aor ptenero, | 201, ART 94 OE LALEY1474DE 2013, A8T35.2 | sfenon Ween DECRETO 734 de 2.012 MINIMA CUANTIA, ‘an ‘PROCEDIMIENTO CONVOCATORIA PUBLICA, 2.MODALIDAD SELECCION LUTERAL 8, NUMERAL 2, ART 2 LEY 1350/2007, | ca nyy [ABREVIADA DEMENOR CUANTIA | PROCEDIMIENTO ART 3.2.1.1 DECRETO 734 DE 2012pecreTo 76 86 pe acosto 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA ARTICULO 16. COMITE DE EVALUACION Y ASESORIA: Para la evaluacién de las propuestas que se presenten con ocasisn de los procesos de seleccién por licitacién y seleccién abreviada, se crea el Comité de Evaluacién y Asesoria, conformado por servidores publicos y en algunos casos por particulares contratados para el efecto, a quienes les corresponde decidir sobre los resultados de los procesos de seleccién a que se refiere el presente Manual dentro de! ambito de su competencia. Para la realizaci6n de las evaluaciones de manera objetiva gozarén de plena libertad, cifféndose exclusivamente a las regias contenidas en el pliego de condiciones; ejercicio del cual se levantaré el respectivo informe. El cardcter asesor del Comité no lo exime de responsabilidad en el ejercicio de la labor ‘encomendada. [ARTICULO 16.1. CONFORMACION: £1 Comité de Evaluacin y Asesoria para todos los procesos que se adelanten por convocatoria publica, a excepcién de los procesos por la modalidad de minima cuantla, estaré conformado por los ntes funcionarios: * ElSecretario 0 Jefe de la Dependencia ejecutora, quien solo podré delegar esta funcién en tun funcionario del nivel directivo distinto del Director Operativo o Jefe del area a la que corresponde el programa 0 proyecto a ejecutar, mediante escrito dirigida a la Secretaria del Comité de Contratacién. ‘* El Director Operativo o Jefe del drea a la que corresponde el programa o proyecto a ejecutar, quien no podré delegar esta funcién. * El Director Operativo de Contratacién de la Secretaria Juridica, quien solo podré delegar esta funcién en el profesional del derecho de la misma Secretaria, que tenga a su cargo la asesoria y apoyo legal del proceso de que se trate, © ElSecretario de Hacienda o su delegado, designado de entre los funcionarios de su érea, profesionales con experiencia en evaluacién de propuestas, mediante escrito dirigido a la Secretaria del Comité de Contratacién. El Secretario de Planeacién o su delegado, designado de entre los funcionarios de su area, profesionales con experiencia en evaluacisn de propuestas, mediante escrito dirigido a la Secretaria del Comité de Contratacion. © El Secretario de Desarrollo Administrative, en los procesos contractuales de su competencia, quien solo podré delegar esta funcidn en un funcionario del nivel directivo distinto del Director Operativo o Jefe del area a la que corresponde el programa o proyecto a ejecutar, mediante escrito dirigido @ la Secretaria del Comité de Contratacién. ‘+ Un profesional de! Equipo Interdisciplinario de Contratacién responsable del trémite del proceso de que se trate, quien elaborard del documento contentivo del informe de Evaluacién, ‘+ El asesor 0 asesores externos que se consideren necesarios en virtud de la naturaleza o ‘complejidad del proceso contractual, a juicio del Secretario o Jefe de la Dependencia ejecutora, 0 a juicio del Comité de Contratacién. Pardgrafo Primero: Cuando lo considere pertinente, el Alcalde podré designar mediante acto administrativo un Comité de Evaluacién y Asesoria diferente del que se ha conformado por este Decreto, Pardgrato Segundo: Para los procesos que se adelanten por la modalidad de concurso de méritos, la Dependencia ejecutora deberd garantizar que el numero de miembros que integren el Comité de Evaluacién y Asesoria sea impar, y en el evento en que los integrantes designados no sean ‘expertos en la materia objeto del proceso de que se trate, integrard al Comité de Evaluacién asesores internos 0 externos expertos en el drea objeto a contratar. 16.2, PROCEDIMIENTO DE EVALUACION: La Secretaria o Dependencia responsable del trémite administrative del proceso notificaré su apertura por escrito a los miembros del Comité de Evaluacién y Asesoria, por tardar al dia siguiente de Ia fecha de publicacion del proyecto de pliegopecreto w- § §® pe acosto 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA de condiciones en el SECOP, a fin de que aquellos asuman el conacimiento previo del proceso, para lo cual podran consultar en el portal de contratacién los documentos soportes del mismo. Los miembros del Comité de Evaluacién y Asesoria designados analizarén la documentacién del proceso podrén hacer a la Dependencia delegada las recomendaciones que consideren pertinentes. Participardn activamente en las reuniones del Comité que programe la Secretaria responsable del tramite del proceso, y actuarén con conocimiento de la alta responsabilidad que les ha sido asignada. El Comité de Evaluacién y Asesoria estar sujeto a las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses previstos en la ley. En consecuencia, quien siendo miembro de este Comité tenga conocimiento de hallarse incurso en cualquiera de estas situaciones, deberd informarlo inmediatamente a fin de que se proceda por parte del Alcalde a reemplazarlo por otra persona idénea 16,3. FUNCIONES DEL COMITE DE EVALUACION Y ASESORIA: ‘+ Revisar la documentacién correspondiente al proceso. ‘© Hacer en forma oportuna las recomendaciones que considere pertinentes y sugerir las correcciones @ que haya lugar, en procura del mejoramiento del proceso. * Enel proceso de contratacién por Seleccién Abreviada, procedimiento de Subasta Inversa, el Comité asistird a la reunién de verificacin de los requisitos habilitantes y a la audiencia de subasta inversa, de tal manera que pueda tomar las decisiones que correspondan con la inmediatez que exige la norma que reglamenta esta modalidad de seleccién, ‘+ Realizar la revisién y evaluacién de las propuestas de manera objetiva, ciféndose a las reglas contenidas en el pliego de condiciones y a los criterios de evaluacién en él previstos. * Elaborar y suscribir el Informe de Evaluacién, en el que formulen las recomendaciones a {que haya lugar en relacién con la oferta mas favorable. * Enel proceso de contratacién mediante concurso de méritos, el Comité de Evaluacién y Asesoria ofreceré a fa entidad toda la asesoria que requiera en el proceso de precalificacién y seleccién, en la validacién de los requerimientos técnicos, en la conformacién de la lista corta 0 de las listas multiusos, en la evaluacién y calificacin de las ofertas técnicas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones, yen la verificacién de la propuesta econémica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificacién, y participard en la toma de decisiones en la audiencia de adjudicacién del concurso de méritos. ‘© Emitir los conceptos y certificaciones que sean necesarias relacionadas con la evaluacién de las propuestas. ‘+ En los procesos de contratacién por la modalidad de seleccién abreviada -procedimiento de subasta inversa-, el Comité de Evaluacin asistir, participara y tomars las decisiones correspondientes en la audiencia de subasta inversa, ARTICULO 17. REQUISITOS PARA LA CELEBRACION DE LOS CONTRATOS: Los documentos necesarios para acreditar los requisitos previstos en las normas de contratacién vigentes para la celebracién de los contratos, son los siguientes DOCUMENTOS QUE DEBE | DOCUMENTOS QUEDEBE | DOCUMENTOS QUE DEBE | DILIGENCIAR LA ENTIDAD | APORTARELCONTRATISTA | APORTAR EL CONTRATISTA. CONTRATANTE PERSONA NATURAL PERSONA JURIDICA “Formato Unico de hoja de | Formato Unico de hoja de vida vida actualizado, del actualizado, del Departamento Estudios previos (Articulo | Departamento Administrative | _ Administrativo de la Funcién 2.2.1 Decreto 734 de 2012) de la Funcin Publica Publica para personas juridicas (www.dafp.zov.co)- Ley 190 | (www.dafp.gov.co)- Ley 190 de de 1995 ydecreto 1145 de_| 1995 y decreto 1145 de 2004pecreto Ne=_6 8% pe acosto 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA 2004 arts.7 y 8) Formato de declaracién de bienes y rentas arts.7 8). Certificado de Conveniencia y Oportunidad y Registro de Actividades expedido por la Secretaria de Planeacién. (Para contratos provenientes de proyectos de inversién). - Art.25 numeral 7° Ley 80 de 1993. El certificado de matricula mercantil expedido por la Camara de Comercio de la Jurisdiccién que corresponda, con fecha de expedicién no Inferior a Treinta (30) dias a la suscripcién del contrato sies comerciante 0 duefio de establecimiento comercial. (Arts.19 y 20 del Cédigo de Comercio) Certificado de existencia y representacidn legal de la ‘empresa, expedido por la Camara de Comercio del lugar de su domicilio con fecha de expedicién no anterior a treinta (30) dias ala n del contrato, donde ademas se acredite la capacidad suficiente para contratar 0 en su defecto anexar acta de autorizacién de la junta. (Art.43 Decreto 2150 de 1995- Art.117 Cédigo de Comercio) Certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la Secretaria de Hacienda y Finanzas Publicas. (Estatuto Organico de Presupuesto Dec.111 de 1996 y Acuerdo Municipal) Fotocopia legible de la cédula de ciudadania (Art.90 y 1502 del Cécigo Civil). Fotocopia legible de la cédula de ciudadania del representante legal de la Empresa (Art.90 y 1502 del Cédigo Civil). Consulta por parte de la entidad a través de la dependencia responsable de! proceso, de los antecedentes judiciales, disciptinarios y fiscales (Ley 190 de 1995, Ley 734 de 2002, Ley 610 de 2000) Certificado de inscripcion en el registro Unico tributario RUT- expedido por la Direccién de Impuestos y ‘Aduanas Nacionales DIAN. (Art. 555-2 Decreto. 624 de 1989- Ley 863/03, Dec.2788/04 Certificado de inscripcion en el registro Unico tributario RUT- expedido por la Direccién de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. (Estatuto tributario articulo 555-2 Decreto 624 de 1989- Ley 863 de 2003- Decreto 2788 de 2004) Certificacién de inexistencia de personal de planta expedida por la Secretaria de | Desarrollo Administrativo | Direccién Talento Humana (decreto 2209 de 1998 y Decreto Municipal No. 021 de 2004) cuando se trata de | contratos de prestacién de | servicios profesionales y de | apoyo alagestion. Registro tnico de Proponentes- RUP cuando se equiera. Obligatorio para todos los que pretendan contratar con la entidad excepto: Contratos cuya cuantia no excede el 10% de la menor cuantia y aquellos que se celebren a través de la modalidad de contratacién directa. Prestacion de servicios de salud, enajenacién de bienes de! estado, concesién, adquisici6n de productos agropecuarios (- Art.6 de la ley 1150- Decreto 019 de 2012 ~decreto 734 de 2012) Registro tinico de Proponentes: RUP cuando se requiera. Obligatorio para todos los que pretendan contratar con la entidad excepto: Contratos cuya cuantia no excede el 10% de la menor cuantia y aquellos que se celebren a través de la modalidad de contratacién directa. Prestacién de servicios de salud, enajenacién de bienes del estado, concesién, adquisicién de productos agropecuarios - Art.6 de la ley 1150- Decreto 019 de 2012, Decreto 734 de 2012). Certificado de pago de parafiscales cuando aplique Certificado expedido por el Revisor Fiscal (quien deberé adjuntar fotocopia cédula de cludadania, tarjeta profesional y certificado expedido por la Junta Central de Contadores) o en su defecto, por el representantepEcRETO ne__6 5 DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA legal, mediante el cual acredite el | ‘cumplimiento y pago del valor establecido en la ley, respecto de sus empleados, de los aportes fiscales y parafiscales. { ley 100 de 1993- ley 797 de 2003 Art.41 Ley 80 de 1993- Ley 1150 de 2007 art.23)). ‘Analisis de la propuesta la cual tiene implicita la certificacion | Documentos para acreditar la| Documentos para acreditar de idoneidad. formacién académica experiencia (art3.4.25.1 Dec. 734/12) Resolucién de justificacién para el caso de contratacién directa (articulo 3.4.1.4 del decreto 734 de 2012) Documentos para acreditar fa experiencia, relacionadas conel objeto que se pretende contratar. Certificaciones en otro idioma con traduccién oficial. Documentos para acreditar la experiencia en la actividad contratada. Asignaci6n y notificacién de interventoria y/o supervision Propuesta econémica 0 cotizacién sobre el valor de futuro contrato la cual debe contener las caracteristicas generales y particulares de los bienes, obras 0 servicios requeridos por la entidad asi como todas las condiciones comerciales tales como objeto, alcance, compromiso con el sistema de gestién de calidad y control interno plazo de ejecucién, valor (cronograma de actividades y presupuesto de inversion cuando la naturaleza del bien © servicio lo amerite). La cual debe ser presentada dentro del término indicado en cada proceso Propuesta econémica o cotizaci6n sobre el valor del futuro contrato la cual debe contener las caracteristicas generales y particulares de los bienes, obras 0 | servicios requeridos por la entidad asicomo todas las condiciones comerciales tales como objeto, alcance, compromiso con el sistema de gestién de calidad y control interno plazo de ejecucién, valor (cronograma de actividades ¥ presupuesto de inversién cuando la naturateza del bien 0 servicio lo amerite). La cual debe ser presentada dentro del término indicado en cada proceso Cuando se trata de contratos de obra la entidad debe ditigenciar ademas de los documentos referidos anteriormente: Certificado de via publica o certificado sobre propiedad del bien a intervenir, presupuesto oficial de la obra, y demas documentos que deba aportar la secretaria responsable para la elaboracién de los estudios previos Certificacién expedida por el Consejo Profesional de Ingenieria COPNIA para ingenieros, carreras afines y profesionales auniliares ley 842 de 2003 o certificaciones expedidas por el Consejo profesional de ingenieria eléctrica, mecénicay profesiones afines ley 51de 1986-0 del Consejo Nacional de arquitectura cuando por la naturaleza y el objeto de! contrato se requiera Para contratos de Comodato (ustificacién- certificacion de planeacién sobre el desarrollo. Certificado de libertad y tradicién actualizado y ura_cuando se trate depecretd ne ~ 6 F DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA de proyectosacortoo | contratos de arrendamiento mediano plazo, estudio de | de predios al Municipio. titulos del inmueble 2 entregar y certificado de la oficina de inmuebles de que no se necesita por parte de el Municipio ) Para contratos de arrendamiento inmuebles propiedad de! Municipio: Justificacién que incluya estudio de titulos del inmueble, estudio de precios | de mercado (Considerando variables tales como avaldo | comercial, catastral, etc), certificado de propiedad det inmueble expedido por la Secretaria de Desarrollo Administrative en ta que conste que el Municipio no Inscripcién en el Registro Nacional det Ministerio de Proteccién Social cuando se necesitaelinmueble, | eratege conmatos 26 certiticacion de planeaci6n sobre el desarroiode | Md (AEA. 6) Desreto proyectos a corto 0 mediano plazo Sise trata de tomar en arrendamiento Inmuebles de particulares para la prestacién de un servicio: se requiere estudio previo que incluya linderos, estudio de precios de mercado, titulos de propiedad y estudio de los mismos Para contratos de apoyo la entidad debe expedir la resolucién de idoneidad. (Decreto 777 de 1992) Constancia de verificacién de situacién militar expedida por elJefe de la dependencia y /o fotocopia de fa libreta militar, ppara contratos con personas naturales (hombres menores de 50 afios). Art.111 Decreto 2150 de 1995) Expediente completo para procesos de liitacién, seleccién abreviada y concurso de meritos ARTICULO 18. REQUISITOS NECESARIOS PARA EL PERFECCIONAMIENTO DE LOS CONTRATOS: Los contratos del Estado se perfeccionan: 1) Cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestacién y éste se eleve a escrito.pecRETON® ~ 6 8 8 pe Acosto 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA 2) Cuando se haya obtenido el Registro Presupuestal expedido por la Secretaria de Hacienda. ARTICULO 19. REQUISITOS NECESARIOS PARA LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS: Para la @jecucién de los contratos se requiere: Entidad Persona Natural Persona Juridica Registro presupuestal Garantia Gnica de Garantia Gnica de cumplimiento, péliza de cumplimiento, péliza de responsabilidad civil responsabilidad civil extracontractual (cuando se | extracontractual (cuando se requiera) con aprobacién de Ia | requiera) con aprobacién de la Secretaria Juridica. (Decretos } Secretaria Juridica. (Decreto 734 de 2012) 734 de 2012) ‘Afiliacion al Sistema de Afiliacién al Sistema de Seguridad Social (Salud, Seguridad Social (Salud, | _pensién y riesgos laborales) y ensign y riesgos laborales) certificacién de aportes parafiscales ‘Acta de Inicio Pardgrafo. La Secretaria o Dependencia ejecutora a través del interventor o supervisor designado solo podrén suscribir el acta de inicio una vez se cumplan los requisitos para la ejecucién del contrato previstos en el articulo 23 de la Ley 1150 de 2007, tales como la existencia de los compromisos presupuestales correspondientes, la afiiacién del personal a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones, y administradora de riesgos laborales cuando haya lugar, y la aprobacién de la garantia dnica. ARTICULO 20. MECANISMOS DE COBERTURA DEL RIESGO (GARANTIAS): El Municipio de Pereira exigiré la garantia nica de cumplimiento de conformidad con el establecido en el Titulo V de! Decreto 734 de 2.012 (GARANTIAS EN LA CONTRATACION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA), 0 en las normas que lo modifiquen. En los casos de contratacién inferior o igual al 10% de la menor cuantla, las Dependencias ejecutoras determinaran en el estudio previo la necesidad de exigir 0 no dicha garantia, teniendo ‘en cuenta la naturaleza y riesgos de la contratacién; sin embargo, en todos los contratos de obra independientemente de su cuantia se exigiré la constitucién de la garantia Gnica y la péliza de ‘responsabilidad civil extracontractual. La garantia nica deberd mantenerse vigente hasta la liquidacién del contrato, exigigndose por arte de la interventoria la extensién o ampliacién de la misma cuando sea necesario; igualmente debe informarse a los garantes del contrato (Compafiias de Seguros, Fiducias, Bancos etc., segiin corresponda) todas las novedades que se presenten durante la ejecuci6n del contrato, entre otras: suspensién, reinicio, terminacién anticipada bilateral o unilateral. las Secretarias y demas Dependencias ejecutoras deben calcular y determinar el plazo de ejecucién del contrato, teniendo en cuenta el tiempo adicional que requieren los contratistas para fa constitucién de las garantias del contrato y para el trémite de aprobacién de las mismas por arte de ta Secretaria Juridica; esto con el fin de que el término de ejecucién, sea el realmente pactado en el contrato, o el previsto en los pliegos de condiciones. La garantia dnica de cumplimiento que se constituya a través de cualquiera de los mecanismos de cobertura autorizados por la norma, seré aprobada mediante acta por la Direccién Operativa de Contratacién de la Secretaria Juridica. La garantia se aprobard con la fecha de expedicién de! documento mediante el cual se acredite el mecanismo de cobertura, y en ningin caso se aprobaran garantias con la fecha de amparos retroactivos.a te BRB DECRETO N® “2 DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA La extension o ampliacién de la garantia de cumplimiento que se realice durante la ejecucién de los contratos y que no provenga de su celebracién, 0 distinta de la necesaria para adicionar en valor y/o tiempo el contrato inicial, serd verificada y aprobada por el interventor y/o supervisor del ccontrato con el visto bueno del Jefe de la Dependencia Ejecutora, El acta de inicio s6lo se podré suscribir luego de aprobade la garantia nica de cumplimiento, ‘momento a partir del cual empezard a correr el término o plazo pactado en el contrato. Para su aprobacién se deberd presentar el documento que soporta el mecanismo de cobertura utilzado, y tratandose de pélizas deberd presentarse la caratula de la misma, con la informacién sobre la cobertura y vigencia de los amparos y sus respectivos anexos debidamente firmados, y en todo, caso, deberé aparecer en el objeto del documento mediante el cual se acredite el mecanismo de cobertura utilizado y el numero del contrato que se pretende asegurar. ‘Asi mismo, en el caso de los consorcios y uniones temporales, el documento soporte de! mecanismo de cobertura utilizado, deberé ser constituido por todos sus integrantes. Serd responsabilidad de los Jefes de Dependencias ejecutoras, las inconsistencias que se presenten en relacion con el plazo de tos contratos, ocasionadas por el retardo en la solicitud de la arantia Gnica a los contratistas y la remision a ta Secretaria Juridica para su aprobacién. ARTICULO 20,1. REQUISITOS DE LAS GARANTIAS: El Municipio a través de cada una de las Dependencias ejecutoras, solicitaré a los contratistas seleccionados inmediatamente a la expedicin del Registro Presupuestal y numeracién del contrato, la constitucién de la garantia nica de cumplimiento, y la Secretaria Juridica verificard para su aprobacién el cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma. ARTICULO 21. Cuando el contrato se origine en procesos de seleccién por las modalidades de licitacién publica, seleccién abreviada y concurso de méritos, una vez notificado y comunicado el acto de adjudicacién, el Equipo Interdisciplinario de Contratacién designado por la Dependencia delegada que corresponda elaboraré con la asesoria de la Secretaria Juridica la minuta del contrato correspondiente. ARTICULO 22. EJECUCION DEL CONTRATO: La etapa de ejecucién del contrato comprende el término dentro del cual los contratistas realizan las actividades tendientes al cumplimiento del objeto y de las obligaciones inherentes al mismo, pactadas en el contrato. 1a ejecucién del contrato se inicia una vez se hayan cumplido los requisitos previstos en el articulo 23 de la Ley 1150 de 2007, y en el articulo 20 del presente Decreto, previa suscripcién del acta de inicio por parte del contratista, y del interventor y/o supervisor designado(s) por el Municipio. ARTICULO 23.- SUPERVISION E INTERVENTORIA PARA EL CONTROL DE EJECUCION DE LOS CONTRATOS: Los supervisores ¢ interventores son los representantes del MUNICIPIO ante el contratista y son los responsables de las actividades de seguimiento y control para el cumplimiento del objeto del contrato. Los supervisores e interventores no tienen facultades para modificar el contrato ni para avalar actividades diferentes a las consignadas en el objeto y obligaciones. Responderan civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen dafio o perjuicio al Municipio o a terceros, derivados de la ejecucién de los contratos sobre los cuales hayan ejercido o ejerzan las labores de supervision 0 interventoria. Los supervisores e interventores deberdn responder por el control y vigilancia del contrato hasta su finalizacién, 23.1. SUPERVISORES: Las Dependencias ejecutoras controlarén y vigilarén el cumplimiento de los contratos de su respectiva érea a través de un supervisor designado para tal fin. El supervisor seré tun servidor publico que tenga relacién funcional con el objeto contractual, quien en la realizacién de las actividades de supervisién podré ser apoyado por personal contratado.pecreTon® — 6 8 € oe agosto 30 De 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA El supervisor deberd presentar mensualmente al Jefe de la Dependencia ejecutora un informe de avance de ejecucién del contrato de acuerdo con las actividades desarrolladas. Adicionalmente, at finalizar el término de ejecucién, deberé presentar un informe final sobre su gestion de vigilancia y control, en el que se evidencien las actividades desarrolladas para garantizar el cumplimiento del contrato a su cargo y las desarrolladas por el contratista bajo su supervisién. 23.2. INTERVENTORES: En los contratos resultantes de procesos de licitaci6n publica y concurs dde meritos, la interventoria deberd ser externa; igualmente, en aquellos casos en que la naturaleza Y complejidad del objeto lo ameriten, independientemente de su cuantia El interventor seré responsable de ejercer una adecuada, oportuna, eficaz y eficiente vigilancia y controt en la ejecucién del contrato cuya interventoria le haya sido asignada, vigilancia que tendrd Por objeto garantizar que el contratista cumpla en forma eficiente y oportuna el contrato. Al culminar ta ejecucién del contrato el interventor deberd elaborar el informe final de interventoria, en el que conste el cabal cumplimiento del mismo, o en el que se deje constant técnicamente sustentada del incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista. Corresponde iguaimente al interventor elaborar y suscribir la respectiva acta de liquidacién, conjuntamente con el Jefe de ta Dependencia ejecutora. ARTICULO 24. SITUACIONES CONTRACTUALES QUE SE PRESENTAN DURANTE LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS: ARTICULO 24.1. Adici6n de los contratos en tiempo y valor: De conformidad con lo dispuesto en el pardgrafo del articulo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos que celebren las entidades estatales no podran adicionarse en mas del 50% de su valor inicial, expresado éste en salarios rminimos legales mensuales vigentes. ta adicién de los contratos estatales debera cumplit con tos requisitos de planeacién, perfeccionamiento y ejecucién. La adicién del contrato no constituye un nuevo contrato. El propésito que se persigue con la adicién deberd hallarse en funcién de la posibilidad de completar en el menor tiempo posible la ejecucién del objeto contratado y cumplir la finalidad pretendida por la entidad. La adicién en valor deberé ser sumada al valor inicial del contrato y el resultado seré el valor total y real del contrato, el cual debe ser tenido en cuenta para efectos presupuéstales, fiscales, de Publicidad y ampliacién de las garantias a que haya lugar. As{ mismo, cuando se adicione el plazo del contrato deberén igualmente ampliarse las garantias del contrato en el mismo término de la adicion, En todo caso, las Secretarias y Dependencias ejecutoras serén las responsables de garantizar que las adiciones de tos contratos en valor no infrinjan las reglas que gobiernan la modalidad de seleccién que legalmente corresponda, de conformidad con la cuantia y la naturaleza del objeto contratado, y que tales adiciones atiendan a verdaderas necesidades de la entidad en relacién con el cumplimiento de las finalidades de la contratacién, En todos los casos en que se requiera la adicién del contrato en término (sin que sobrepase la respectiva vigencia fiscal) y valor, 0 en ambos casos, ésta deberd tramitarse con la debida antelacién al vencimiento del plazo inicial pactado, de tal forma que el perfeccionamiento y legalizacién se realicen dentro de la vigencia del contrato, es decir antes del vencimiento del ARTICULO 26.2. Adicién para la aclaracién y correccién del contrato: También seré procedente la celebracién de contratos adicionales, con el fin de hacer aclaraciones y correcciones al contrato Inicial, ante ambigledades que pueden conducir a interpretaciones incorrectas de lo pactado; asipecreTO N*- 6 8 & DE aGosTo 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA mo, para corregir errores involuntarios en las minutas. ARTICULO 24.3. Procedimiento para las adiciones: Las adiciones pueden proceder por necesidad de la entidad contratante, por solicitud del contratista o por la necesidad sustentada por ambas partes del contrato, fundamentada en todo caso en el cumplimiento de los fines de la contratacién. Por consiguiente, los documentos soportes serén: © Andlisis y justificacién por parte de la entidad a través del Secretario de Despacho competente y det interventor y/o supervisor, de la necesidad de adicionar el contrato, 0 ‘+ Solicitud del contratista con el correspondiente andlisis tecnico y recomendacién por parte del interventor para adicionar el contrato, 0 ‘+ Acta de obra suscrita entre las partes contratantes en las que se sustente técnica, administrativa y financieramente la necesidad de adicién. ‘+ Informe de Interventoria y/o supervisin sobre el estado de ejecucién del contrato, que contemple como minimo: ejecucién presupuestal del contrato, presupuesto de la ad rniimero de adiciones realizadas en valor y tiempo, suspensiones, prorrogas entre otras. Certificado de Conveniencia expedido por la Secretaria de Planeacién. Certificado de Disponibilidad Presupuestal cuando la adicién sea en valor. Una ver diligenciados dichos documentos soportes, se elaborard el contrato adicional correspondiente, el cual deberd suscribirse y legalizarse antes del vencimiento del contrato inicial, ARTICULO 24.4, Suspensién del contrat: Cuando se presenten causas de fuerza mayor 0 caso fortuito debidamente comprobadas, la entidad a través del interventor designado y el contratista suspenderén la ejecucién del contrato, y suscribirén para el efecto, acta de suspensién del contrato, expresando con precisién y claridad las causas y motivos de tal decisién, el avance del contrato, el estado de las obras, bienes o servicios contratados y el término de la suspensién. Superadas las causas de la suspensién, las partes suscribirén acta de reinicio del contrato, seffalando la fecha y estado de ejecucién del mismo. El contratista deberé ampliar las garantias en igual periodo al de la suspensién. Si no se lograre el mutuo acuerdo, la entidad mediante acto motivado podré adoptar unilateralmente la suspensién. ARTICULO 24.5, Cesién del contrato: Los contratos estatales son intuito persone y en consecuencia, una vez celebrados no podran cederse sin previa autorizacién escrita de la entidad contratante. La Ley 80 de 1993 prevé en su articulo 9° la figura de la cesién del contrato, previa autorizacién de la entidad contratante, en las siguientes situaciones especiales reguladas, sin que sean las tinicas posibles: 2) Cuando sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad en el contratista y, 2) Cuando dicha inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en uno de los integrantes del consorcio o unién temporal, siempre y cuando la cesién se realice a un tercero, 3) Cuando el contratista solicite la autorizacién para la cesién. El procedimiento para el trémite de la cesi6n del contrato es el siguiente: ‘© Elcontratista debe solictar al ordenador del gasto la autorizacién para realizar la cesién del mismo, justificando tas causas por las cuales le es imposible continuar ejecutando el contrato y sugeriré el nombre del cesionario, el cual debe cumplir con iguales o mejores ‘condiciones acreditadas por el cedente. * Eldefe de la Dependencia Ejecutora emitiré concepto sobre la procedencia de la cesién del contrato y expedira certificacién sobre la idoneidad del cesionario; a su ver el interventor, y/o supervisor det contrato emitirs concepto sobre la viabilidad de dicha cesién, teniendo fen cuenta el estado de ejecucién del contrato. Acto seguido el competente autorizard taDECRETO N° _ DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA cesién, la que se entenderd con la suscripcién de la correspondiente minuta de cesién de! contrato. '* Informe de ejecucién del contrato al momento de la cesién por parte del interventor y/o supervisor. # Acta de liquidacién parcial del contrato celebrado con el cedente. + Celebrada ta cesién, se procederé a incluir y registrar esta novedad en el sistema de informacién presupuestal vigente. * Elcesionario del contrato deberé tramitar la expediciin de la garantia vinica que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato u orden originales; pagar la publicacién de la cesién en el diario Unico de contratacién, cuando a ello hubiere lugar. Titulo It ETAPA POST- CONTRACTUAL ARTICULO 25. Esta etapa comprende todas las actuaciones que deben adelantar las Dependencias ejecutoras una vez terminado el contrato, conjuntamente con el supervisor y/o interventor, a fin, de verificar su cumplimiento de acuerdo con lo pactado, y en caso contrario iniciar las acciones judiciales pertinentes. ARTICULO 26, Multas, declaratoria del siniestro de incumplimiento y caducidad: En los casos en ‘que haya lugar a la aplicacién de multas, a declarar la caducidad o a hacer efectiva cualquiera de las garantias contractuales, la Dependencia ejecutora conjuntamente con la Interventoria deberé remitir 2 la Secretaria Juridica tan pronto advierta que Ia situacién de incumplimiento se ha consolidado, un informe detallado y técnicamente sustentado en el que se consigne el alcance de la situacion de incumplimiento y el estado general del contrato, acompafiado de las copias de los requerimientos hechos al contratista, en las que se evidencie que su derecho al debido proceso ha sido garantizado. El Municipio adelantard a través de la Secretaria Juridica las acciones tendientes a obtener el reconocimiento y pago de las multas, sanciones ¢ indemnizaciones a que hubiere lugar, ‘estipuladas en el contrato o previstas en las normas legales. ARTICULO 26.1 Multas por incumplimiento: Las partes pactardn en el contrato el valor de las multas por incumplimiento o mora en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, Para el ago de las multas pactadas, el contratista autorizaré al Municipio para que previo agotamiento del debido proceso, liquide y descuente el valor de las mismas de los saldos que le adeude la entidad; de no existir tales saldos 0 de no resuitar suficientes para cubrir la totalidad del valor de as multas, el Municipio podra obtener el pago total o parcial de la multa mediante reclamacién de Pago ante Ia compafiia de seguros, haciendo efectivo el amparo de cumplimiento otorgado con la garantia Gnica, No obstante lo anterior, en el evento en que, a pesar de la mora y de la causacién y efectividad de la correspondiente muita, el contratista logre cumplir con el objeto del contrato dentro del plazo maximo de ejecucién del objeto contractual previsto en el contrato, y si, de otro lado, ha cumplido con a totalidad de las demas obligaciones a su cargo derivadas del contrato, y sino se ha causado ning perjuicio econémico al Municipio, este podré acordar con el contratista, en el acta de liquidacién del contrato, la reduccién del valor de las multas que atin se encuentren pendientes de ‘pago, hasta en un cincuenta por ciento (50%). ARTICULO 26.1.1. Procedimiento para la imposicién de Multas: Advertida cualquiera de las circunstancias anotadas anteriormente por parte de la Secretarfa 0 Dependencia de origen det contrato, ésta informard de tal situacién a la Secretaria Juridica y solictaré realizar el trémite correspondiente para el cobro de las multas pactadas en el contrato, adjuntado el expediente de! mismo, conjuntamente con un informe completo de la Interventoria en el que se refieran depecrETo Re" ~_5 * ‘pe agosto 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATAGION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA ‘manera detallada los hechos y circunstancias en los que se origina el incumplimiento, y copia de los requerimientos hechos al contratista con sus respectivas respuestas si las hubiere, la liquidacién de las multas en los porcentajes y proporcionalidad pactadas en el contrato y demas documentos probatorios que estime pertinentes. La Secretaria Juridica sustanciaré el proceso legal para la imposicién de la multa de conformidad con el procedimiento establecido en el articulo 86 de la Ley 1474 de 2011, Oportunidad: La imposici6n de multas procederé dentro del plazo de ejecucién del contrato. ARTICULO 26.2. Declaratoria del siniestro de incumplimiento: Para estos efectos se agotard e! debido proceso, en los términos previstos en el procedimiento descrito anteriormente para la imposicién de muttas. ‘A este proceso deberd citarse al garante del cumplimiento del contrato (compaiiia de seguros, ‘entidad bancaria, etc.), debiéndosele informar previamente de los hechos de incumplimiento del contrato por parte de la Secretaria de origen y del interventor del contrato. Adicional a los informes referidos en el procedimiento de imposicién de multas, para este caso particular y antes de la solicitud a la Secretaria Juridica de la declaratoria del siniestro de jento, la Secretaria o Dependencia de origen debera cuantificar el valor del dafio 0 siniestro, teniendo como base el objeto, alcance y valor pactados en el contrato. Oportunidad: La declaratoria del siniestro de incumplimiento procederd dentro de la cobertura establecida en la garantia de cumplimiento en todos sus amparos. ARTICULO 26.3. Caducidad: Procede cuando se presenten las causas expresamente contenidas en el articulo 18 de la Ley 80 de 1993. Oportunidad: En este evento la declaratoria se har mediante acto administrative motivado, agotando previamente el debido proceso. ARTICULO 27, Liquidacién del contrato: La liquidacién de un contrato es ta etapa final de todo su procedimiento; constituye un acto de aclaracién de cuentas o balance del contrato, donde se termina el negocio con el reconocimiento de saldos a favor de las partes, o las declaraciones de paz y salvo; ocurre una vez vencido el término de ejecucién del objeto contractual, o declarada la caducidad o la terminacién unilateral del mismo La liquidaci6n pone fin al vinculo contractual existente entre las partes y puede ser total o parcial La total de comin acuerdo cierra la posibilidad de discutir cualquier aspecto relacionado con la relacién contractual, en tanto que la parcial, deja abierta la opcién para el contratista de acudir por la via de Ia accién contractual ante la Jurisdiccidn de lo Contencioso Administrativo, con el fin de dilucidar aquellos aspectos frente a los cuales aquél haya sefialado en el acta su inconformidad. La liquidacién de los contratos se efectuaré de conformidad con lo dispuesto en el articulo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el articuto 32 de la Ley 1150 de 2.007 y a su vez por el articulo 217 del Decreto 019 de 2.012 ARTICULO 27.1. La liquidaci6n voluntaria 0 por mutuo acuerdo: Es el acuerdo de voluntades, por medio det cual las partes detallan el estado final de la ejecucién de las prestaciones u obligaciones adquiridas por cada una, como consecuencia de la ejecucién del contrato 0 de la terminacién anticipada del mismo, El acta de liquidacién deberd contener las prestaciones y obligaciones cumplidas 0 no por ambas artes, su equivalencia, multas debidas o canceladas, la verificacién de! cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social integral, asi como el pago de las obligacionespeckeTént~ 6 £ POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA. EL MUNICIPIO DE PEREIRA fiscales y parafiscales a cargo del contratista; ademés, los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y en ella constaran los acuerdos, conciliaciones y transacciones necesarios para superar las divergencias presentadas, declardndose, por lo general, las partes a paz y salvo mutuamente. DE AGOSTO 30 DE 2012 La labor de proyectar el acta de liquidacién que la entidad presentaré al contratista es responsabilidad del interventor o supervisor, pero la competencia y obligacién de adelantar la liquidacion corresponde al Secretario o Jefe de Dependencia de origen del contrato. Estos funcionarios serén responsables cuando se causen perjuicios al contratista 0 a la entidad por no liquidar el contrato dentro de tos términos legales antes sefialados. ARTICULO 27.2. Liquidacién unilateral: Siempre que no se haya logrado acuerdo con el contratista sobre la liquidacién del contrato o cuando éste no haya atendido las invitaciones que por escrito la entidad le formule para liquidar ef contrato de mutuo acuerdo, la administracién deberd liquidarlo mediante acto administrative motivado, susceptible del recurso de reposicién, de conformidad con lo dispuesto en el Cédigo de Procedimiento Administrativo, dentro de los dos meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidarlo de mutuo acuerdo o en su defecto, del término establecido por la Ley. La invitacin previa y por escrito al contratista para liquidar el contrato de mutuo acuerdo es condicién forzosa para que pueda acudirse a la liquidacién obligatoria, so pena de nulidad de la misma por abuso de poder o por violacién del debido proceso. ARTICULO 27.3. Liquidacién por via judicial: Es aquella practicada por la Jurisdiccién de to Contencioso Administrativo. Sila administracién no liquidare el contrato durante los dos (2) meses, siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes 0, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podré acudir a la jurisdiccién para obtener la liquidacién en sede judicial a més tardar dentro de los dos (2) aos siguientes al incumplimiento de la obligacién de liquidar. Gnicamente el contratista esté legitimado para incoar esta demanda. ARTICULO 27.4. Liquidacién del contrato y las garantias: En el acta de liquidacién por mutuo acuerdo y en la resolucién que liquide unilateralmente el contrato, se exigiré al contratista la extensién o ampliacién, si es del caso, de la garantia del contrato por los amparos alll estipulados, para avalar las obligaciones que deba cumplit con posterioridad a la extincién del vinculo contractual. CAPITULO IV DISPOSICIONES VARIAS ARTICULO 28, NUMERACION DE LOS CONTRATOS: Los contratos que celebre el Municipio de Pereira serén numerados automaticamente en el SIIF. La Dependencia ejecutora deberd ingresar al SIIF toda Ia informacién solicitada en los formatos del componente de contratacién exigidos por la Contraloria Municipal y la Auditoria General de la Repdblica, y parametrizados en el referido aplicativo. La Secretaria de Hacienda a través de la Subsecretaria de Hacienda y Asuntos Financieros, expediré el registro presupuestal correspondiente, momento en el que simulténeamente el Sistema (SIIF) asignar automaticamente el N2 del contrato, el cual deberd ser impreso en el documento soporte del mismo, con la misma fecha del registro, por parte de los funcionarios responsables de la Secretaria o Dependencia de origen del contrato. ‘Acto seguido y en forma inmediata, los funcionarios de las Dependencias ejecutoras solicitarén a los contratistas la constitucién de las garantias del contrato y el cumplimiento de los demas requisitos de ejecucién previstos en el Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007. £1 contrato completo, con las garantias solicitadas, se remitiré a la Secretaria Juridica para su aprobacién, el cual serd finalmente devuelto a la Dependencia de origen, a fin de que inicie su ejecucién- 625 DECRETO N® DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA La automatizacién de la numeracién de los contratos en el SIIF, exige el trémite de la contratacion ‘en tiempos reales. Exige ademas un culdadoso proceso de planeacion en el tiempo, a fin de que se cumpla con el plazo definido en el contrato, incluido el tiempo que se requiere para el cumplimiento de los requisitos para la ejecucién. ARTICULO 29. ARCHIVO DE LOS CONTRATOS: Teniendo en cuenta que la actividad contractual de! Municipio se desarrolla a través de las Dependencias ejecutoras de los programas y proyectos, en las cuales esta delegado el procedimiento y trémite para la celebracién, perfeccionamiento y legalizacién de los contratos, las que ademds son responsables de su ejecucién conjuntamente con el interventor y el supervisor designados, la custodia, administracién, archivo y control de los. contratos se seguiré realizando por funcionalidad en cada una de las Dependencias en las que se origine el contrato. De acuerdo con lo anterior, una vez perfeccionados y legalizados los contratos, la Secretaria Juridica remitira a la Dependencia ejecutora el original con todos sus soportes, para que dicha Dependencia organice el expediente del contrato conforme a las normas generales de archivo y lo adicione y complete con los documentos soporte de las actuaciones posteriores, propias de las ‘etapas de ejecucién y liquidacién del contrato. Una vez terminado y liquidado el contrato, el expediente completo deberd ser remitido para su archivo definitivo y custodia a la Oficina de Administracin de Documentacién y Archivo de Correspondencia de la Secretaria de Desarrollo Administrativo del Municipio. Los Secretarios y demas Jefes de las Dependencias ejecutoras serén responsables de garantizar las condiciones y la implementacién de los medios y procedimientos administrativos necesarios para la correcta custodia, archivo y conservacién de los contratos durante su ejecucién y liquidacién. ARTICULO 30. INFORMES RELACIONADOS CON LA CONTRATACION: Los siguientes son los informes relacionados con la contratacién, que debe rendir el Municipio a través de las Secretarias de Despacho y demas Dependencias ejecutoras, ante las entidades de control: a) Publicacién relacién de contratos en sitio pablico: La Secretaria Juridica de conformidad con lo dispuesto en el articulo 51 de la Ley 190 de 1995, publicaré dentro de los primeros cinco (5) dias de cada mes, en un lugar visible al piblico, ta relacién de contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, la cual contendré la siguiente informacién: Objeto, valor de los mismos, destino y el nombre de los contratistas, asi como la relacién de las licitaciones o concursos piblicos declarados desiertos. b) Rendicién de informe a la Contraloria Municipal: En cumplimiento de lo dispuesto en la Resolucién N® 114 del 3 de abril de 2012 “Por la cual se modifica y adiciona la Resolucién 182 de 2010 emanada de la Contraloria Municipal de Pereira”, el Municipio deberd rendir el informe de contratacién en los siguientes formatos: F20_1A_AGR correspondiente a las acciones de control a la contratacién de los sujetos de control, F20_1B_AGR correspondiente a la rendicién de las prérrogas y adiciones de los contratos y F20_1C_AGR correspondiente ala informaci6n de uniones temporales y consorcios, todos estos para rendicién de la contratacién bimestral, es decir antes del dia 10 del mes siguiente al bimestre que se rinda. También se rinde el informe de contratacién correspondiente a emergencia invernal a través de los formatos F20_3A_AGR y F20_3B. AGR con periodicidad de rendicién mensual, los cuales deben ser rendidos electrénicamente en el aplicativo SIA antes del dia 10 de cada mes Para dar cumplimiento oportuno y eficaz con la rendicién del informe componente de contratacién, el Municipio parametrizé la informacién solicitada en los Formatos de la Contraloria ‘en el aplicativo financiero SIIF, de tal forma que los servidores piblicos designados en cada una deSee cig DECRETO N® “DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA las Secretarias de Despacho y Dependencias ejecutoras puedan ingresar permanentemente al SIIF {a informacién solicitada en dichos formatos, simultaneamente con la informacién financiera de! contrato. Cada Secretario de Despacho y/o Jefe de Dependencia ejecutora debe coordinar al interior de sus dependencias el ingreso de la informacion al SIIF. La Subsecretaria de Tecnologia Informatica de la Secretaria de Desarrollo Administrativo por su parte, realizaré las capacitaciones que sean necesarias sobre el diligenciamiento de los formatos antes referidos parametrizados en el SUF, ala ‘que deben asistir los funcionarios designados por cada Dependencia En todo caso, seré responsabilidad de los Jefes de Despacho y de los servidores publicos designados, el ingreso correcto y oportuno de la informacién de la contrataciin en los formatos parametrizados en el SIIF, asi como de la veracidad y exactitud de la misma ¢) La Secretaria Juridica ingresaré al aplicativo SIA el informe de contratacién a la Contraloria Municipal, previa consolidacién de los informes remitidos por cada una de las Dependencias, ejecutoras a través del aplicativo SIF. Para tal fin, los responsables del la rendicién del informe en cada dependencia deberdn el primer dia hdbil del mes siguiente al bimestre que se rinda, verificar en el SIIF el archivo plano correspondiente, posterior a esto deberd certificar a la Secretaria Juridica mediante oficio firmado por el Secretario de Despacho, que dicho informe se encuentra correctamente diligenciado bajo os pardmetros establecidos por la Contraloria Municipal; este oficio deberd ser allegado a la Secretaria Juridica por tardar el tercer dia habil del mes. 4d) Informe a ta Cémara de Comercio: En virtud de lo dispuesto en el Articulo 6% numeral 6.2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el articulo 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2.012, la Entidad ‘Municipal a través de los equipos interdisciplinarios de cada una de las dependencias ejecutoras, conjuntamente con la Secretaria de Desarrollo Administrativo -Subsecretaria de Inform. serén los responsables de remitir por medio electrénico a la Cdmara de Comercio que tenga jurisdiccién en el lugar del domicilio del inscrito, a mas tardar ef 15 de cada mes, la informacién sobre contratos que hayan sido adjudicados o tenga en ejecucion y ejecutados, multas pagadas, las sanciones cumnplidas revocadas o anuladas as{ como las sanciones en firme. El incumplimiento de esta obligacién ser causal de mala conducta de acuerdo con lo establecido en las normas citadas. Dicha informacién empezaré a ser remitida una vez el Gobierno Nacional determine las condiciones de remisién de la informacién y los plazos de permanencia de fa misma en el registro. ARTICULO 31. SANEAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO: Cuando el Comité de Contratacién detecte inconsistencias en la forma como se ha lievado a cabo el proceso de selectién de que se trate, a fin de garantizar la vigencia de los principios que rigen la contratacién podré sanear el proceso ‘ordenando que el mismo se retrotraiga a la etapa correspondiente con el propésito de ejecutarla correctamente, o cuando ello implique un traumatismo para los intereses de la entidad y/o de los participantes, se adopten las medidas de buena administracién que permitan remediar el inconveniente presentado, sin alterar la esencia del procedimiento de seleccién. Pardgrafo 1: De no ser posible sanear el procedimiento de conformidad con lo dispuesto en el presente articulo, ala Iuz de los principios contractuales y sin que por ello pueda entenderse que se afectan de alguna manera los intereses de los proponentes, se dard por terminado el proceso en el estado en que se encuentre, caso en el cual este podrd iniciarse nuevamente. Pardgrafo 2: A efecto de velar por la legalidad de los procesos de seleccién, el Comité de Contratacién, o en su defecto la Secretaria Juridica, podrd intervenir en los mismos en todos los ‘casos y en cualquier etapa, para revisar la legalidad del proceso y formular las recomendacionesae a9 DECRETO NF ~_© * ° DE AGosTo 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA que fueren del caso. La intervencién del Comité de Contratacién o de la Secretaria Juridica serd obligatoria cuando asi se determine en el presente Manual, ARTICULO 32. DE LA DEBIDA CELEBRACION DE CONTRATOS: Las Secretarias de Despacho y demas Dependencias ejecutoras, al momento de iniciar el trémite de los contratos de su competencia determinarén adecuadamente la modalidad, causal y el procedimiento correspondiente, teniendo en cuenta la naturaleza del objeto a contratar, la cuantia y los criterios de evaluacién, de tal forma que no se evada la aplicacién de los procedimientos de convocatoria publica que legalmente correspondan, ‘Asi mismo, deberén verificar en la base de datos general de la contratacién de! Municipio de la correspondiente vigencia (que se publica periédicamente en la pagina web de la Alcaldia) la celebracién de contratos con el mismo objeto y cuyo valor sumado con la contratacién que se pretende celebrar no supere el 10% de la menor cuantia; en caso de superarse este tope, deberd adelantarse la convocatoria publica correspondiente, con las excepciones previstas en la ley. La base de datos general de la contratacién del Muni odrd ser consuitada en la pagina web www.pereira.gov.co, de Pereira -Administraci6n Central, ARTICULO 33. DIVULGACION Y PUBLICIDAD EN LA CONTRATACION DEL MUNICPIO: De conformidad con lo estipulado en el articulo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, los funcionarios responsables del trémite administrativo y presupuestal de los procesos de contratacin de cada tna de las Dependencias ejecutoras, serdn los encargados de garantizar la divulgacién, publicidad ¥ seguimiento de todas las actuaciones inherentes a los procedimientos y de los demas actos asociados a los procesos de contratacién, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva; para el efecto deberdn realizar las publicaciones en la pagina web del Portal Unico de Contratacién, ~ SECOP — www.contratos.gov.co y adicionalmente en la pagina web de la Alcaldia de Pereira el aviso de convocatoria, seguin lo previsto en el articulo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012 ARTICULO 34. EJERCICIO DE LA VEEDURIA CIUDADANA. En todos los procesos de selecci6n de contratistas, el Municipio promoverd la participacién de las veedurias ciudadanas que se interesen, en los mismos, quienes podrén verificar la informacién que consideren necesaria, en aras de la eficiencia y transparencia en la ejecucién de los recursos publicos y el cumplimiento de sus objetivos institucionales. Las veedurias cludadanas establecidas y acreditadas de conformidad con la ley, desarrollaran su actividad durante la etapa precontractual, contractual y post-contractual de todos los procesos de contratacién que adelante la entidad; en tal sentido, en los pliegos de condiciones se convocard a las veedurfas interesadas a participar en las convocatorias, en las que pueden hacer recomendaciones escritas, asi como asistir y participar en las audiencias que se realicen durante el proceso. En caso de requerir informacién no protegida por reserva legal y en el evento en el cual esta no esté publicada en el Portal Unico de Contratacién, la misma les seré suministrada previa cancelacién por los interesados del costo de su reproduccién. ARTICULO 35. VIGENCIA Y DEROGATORIAS: Los asuntos no regulados expresamente por el presente Manual de Contratacién se someterd a lo previsto en tas Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, en el Decreto 734 de 2012, y en las normas que las adicionen, modifiquen o reglamenter en cuanto a los vacios de procedimiento, estos se ajustarén siguiendo los principios de la contratacién estatal en general y del Cédigo de Procedimiento Administrativo y de Procedimiento Contencioso Administrativo, en lo pertinente El presente Manual entra a regir a partir de los quince dias habiles siguientes a su publicacién en la Gaceta Metropolitana y deroga en su integridad el Decreto 1460 del 29 de Diciembre de 2.010, mediante el cual se adopté el anterior Manual de Contratacién; el Decreto 787 de 2011, medianteDEGRETON® —_©_J DE AGOSTO 30 DE 2012 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION PARA EL MUNICIPIO DE PEREIRA el cual se modificé el Decreto 1460 de 2010; el Decreto 248 del 5 de marzo de 2.012, mediante el cual se creé el Comité de Contratacién del Municipio de Pereira Administracion Central, la Resolucién N° 1760 del 20 de mayo de 2.010, mediante la cual se dictaron disposiciones administrativas necesarias para dar cumplimiento a los articulos 14 y 39 del Decreto N2 4881 de 2.008 y las demas disposiciones del ejecutivo municipal que le sean contrarias. 30 AGG 70: PUBLIQUESE Y CUMPLASE. Dado en Pereira a los, ENRIQUE ANTONIO VASQUEZ ZULETA Alcalde Municipio di Elabord: Secretarlo Juridico y Equipo de la Direccién Operativa de Asuntos Contractuales