Hotel Accounting

****************************************

Hotel Accounting ပိုင္းကို ၀င္ေရာက္လုပ္ကိုင္လိုသူတိုင္းဟာ Hotel တစ္ခုလံုးရဲ ႔ Organization Structure

ကိုသိထားဖု႔လ
ိ ိုအပ္ျပီး အဲဒီ Structure အရဖြ႔စ
ဲ ည္းထားတဲ့ Sale Outlet မ်ားကို သိထားရမွာျဖစ္ပါတယ္။
Sale Outlet ေတြရဲ ႔ Forms system and Procedures ေတြကို နားလည္သေဘာက္ေပါက္ထားဖုိ႔လိုပါမယ္…

Hotel Accountant လုပ္ေတာ့မယ္ဆိုရင္ သိထားသင့္ေသာ စာရင္းအမ်ဳိးအစားမ်ားမွာ

ေအာက္ပါအတိုင္းျဖစ္ပါတယ္...

(၁) Revenue နဲ႔ Income ကိုချြဲ ခားသိဖုိ႔လိုပါတယ္

(၂) Type of Income ကို သိဖုိ႔လိုပါတယ္
(၃) Type of Expense ကို သိဖုိ႔လိုပါတယ္
(၄) Balance Sheet ကို သိဖုိ႔လိုပါတယ္
(၅) Departmental Profit and Loss Account ကို သိဖ႔လ
ုိ ိုပါတယ္
(၆) Financial Position ကို သိဖုိ႔လိုပါတယ္
(၇) Budgeting and Forecasting ကို သိဖုိ႔လိုပါတယ္
(8) Ratio Analysis ကို သိဖုိ႔လိုပါတယ္
(၉) Financial Control and Cost Control ပိုင္းေတြကို သိဖုိ႔လိုပါတယ္

အထက္ပါ စာရင္းမ်ားအျပင္ Sale Outlet ေတြမွာ ျပဳစုထားတဲ့ အေျခခံစာရင္းဇယား မ်ားကို Forms system
and Procedures အေတြကို အရင္သိထားဖုိ႔လိုအပ္ပါတယ္…

Hotel တစ္ခုမွာ Accountant ေကာင္းတစ္ေယာက္အေနနဲ႔ လုပ္ခ်င္ရင္ Financial Control System နဲ႔ Cost
Control System ေတြကို အထူးနားလည္ထားဖုိ႔လိုအပ္ပါမယ္…
Hotel လုပ္ငန္းမ်ားအတြက္ စာရင္းစနစ္ကို American Hotel and Motel Association ကေနေပါက္ပြားလာတဲ့
Uniform Accounting System ကို တကမၻာလံုးက Hotel ေတြမွာသံုးစြေ
ဲ နတာျဖစ္ပါတယ္…

Hotel Accountant တစ္ေယာက္လုပ္ေတာ့မယ္ဆိုရင္ ပထမဆံုးသိထားရမွာက Revenue & Income

ျဖစ္ပါတယ္။Revenue ဆိုတာက ေန႔တေန႔စာအတြက္ပဲ ပါ၀င္ေနတဲ့ ၀င္ေငြစာရင္းျဖစ္ျပီး Incomeဆိုတာကေတာ့
မေန႔ကရရန္ရွိတဲ့ Receivable ေတြေရာ ဒီေန႔အတြက္ ရတဲ့ Receipt ေတြေရာ မနက္ဖန္အတြက္ ၾကိဳတင္ရတဲ့
Deposit တို႔ Advance တို႔ပါ၀င္တဲ့ ၀င္ေငြကို ေခၚတာပါ။
Income of the Hotel
Hotel တခုမွာ ၀င္ေငြအမ်ဳိးအစား အမ်ားၾကီးရွိျပီး အဓိက အပိုင္း (၃)ပိုင္းကို သိထားရပါမယ္…

(1).Room Income, (2). F&B Dept Income, (3). MOD လိ႔ေ

ု ခၚတဲ့ (Mineral Operating Dept;)

Income တို႔ျဖစ္ျပီး MOD Dept; ထဲမွာပါ၀င္တာေတြကေတာ့ Hotel အၾကီးအေသးအလိုက္ အမ်ားၾကီးရွိႏိုင္ျပီး

နမူနာအားျဖင့္ Souvenir Shop, Beauty Spa, Laundry Income, Massage Income, and Karaoke Room
Income…စတဲ၀
့ န္ေဆာင္မႈေပးတဲ့ အပိုင္းမွ ရရွိလာမယ့္ Income မ်ားဆိုျပီး ရွိပါမယ္….

မ်ားေသာအားျဖင့္ ရွိတတ္ေသာ Income အမ်ဳိးအစားေတြမွာ ေအာက္ပါအတိုင္းျဖစ္ပါတယ္

(1) Room Income
(2) Food Income
(3) Beverage Income
(4) Bar Income and Minibar Income
(5) Laundry Income
(6) Souvenir Shop Income
(7) Catering Service Income
(8) Swimming Pool Income
(9) Beauty Parlor Income
(10) Karaoke Room Income
(11) Massage Income
(12) Snooker Billiard Income
(13) Mini-golf Income
(14) Business Centre Income
စသျဖင့္ ေဟာ္တယ္အဆင့္ကိုလိုက္ျပီး အမ်ားၾကီးရွိႏိုင္ပါလိမ့္မယ္..

Expense of the Hotel

Hotel ရဲ ႔ Expense ေတြကို Capital Expense နဲ႔ Current Expense (Operate-Expense) ဆိုျပီး
အုပ္စုခၾြဲ ကည့္ရမွာပါ…

Capital Expense ေတြထဲမွာ မ်ားေသာအားျဖင့္ ပါ၀င္တတ္တဲ့

Expense အမ်ဳိးစားေတြကေတာ့
-Land
-Building
-Furniture and Fixture
-Electrical Equipment
-Glassware
-Uniform စသည္တို႔ ပါ၀င္တတ္ပါတယ္

Current Expense ေတြထဲမွာ မ်ားေသာအားျဖင့္ ပါ၀င္တတ္တဲ့

Expense အမ်ဳိးစားေတြကေတာ့
-Payroll
-Employee Benefit
-Room Expense
-Food & Beverage Expense
-Property Operation Expense
-Fixed Expense (charges)
-General Expense တို႔ျဖစ္ပါတယ္..

Payroll & Employees Benefit ေတြကေတာ့ ၀န္ထမ္းေတြနဲ႔သက္ဆိုင္တဲ့စရိတ္ေတြဆိုတာ အားလံုး

သိျပီးသားမိ႔ု အထူးမေဖာ္ျပေပမယ့္ ဌာနအလိုက္ ၀န္ထမ္းေတြကို အေသးစိတ္ခရ
ြဲ မွာျဖစ္ပါတယ္…
ဆိုလိုတာက Room နဲ႔ဆိုငတ
္ ဲ့ ၀န္ထမ္း၊ F & B နဲ႔ဆိုင္တဲ့ ၀န္ထမ္း စသျဖင့္အေသးစိတ္ခရ
ြဲ မွာျဖစ္ျပီး
သူတ႔အ
ို တြက္ လစာနဲ႔ ခံစားခြင့္မ်ား ယူနီေဖာင္းစရိတ္မ်ားကို အေသးစိတ္ခရ
ြဲ ပါမယ္…

#Room Expense ထဲမွာ ပါ၀င္တာေတြကို အထူးတလည္ ေဖာ္ျပေပးပါမယ္

-China, Glassware and Linen
-Commission Expense
-Contract Cleaning Expense
-Laundry and Dry Cleaning Expense
-Guest Supplies Expense
-Cleaning Supplies Expense
-Reservation Expense
-Uniforms Expense
-Miscellaneous Expense တိ႔ပ
ု ါ၀င္ၾကပါမယ္…

#Food and Beverage Expense မွာပါ၀င္မယ့္ အမ်ဳိးအစားေတြကိုလည္းထပ္မံေဖာ္ျပပါေပးပါမယ္

-Cost of food purchase,
-Cost of gas and oil,
-Cost of other merchandise for resale ေတြပါပါမယ္
#Property Operation Expense ေတြထဲမွာ ပါ၀င္တာေတြကေတာ့
-Electricity Expense
-Fuel Expense
-Operating Supplies Expense
-Miscellaneous Expense
-Repairs and Maintenance
-Water Expense ေတြပါ၀င္ပါတယ္

#Fixed Expense (Charges) အမ်ဳိးအစားေတြကေတာ့

-Amortization Exp
-Depreciation Exp
-Fire Insurance Exp
-Interest on Loan
-Interest on Mortgages
-Property Tax
-Real Estate Tax
-Rental Expense စသည္တို႔ပါ၀င္သည္

#General Expense ေခါင္းစဥ္ေအာက္မွာ ပါ၀င္တဲ့ Exp အမ်ဳိးအစားေတြကေတာ့

- Franchise Fees
- Audit Firms and Lawyers ေတြကိုေပးရတဲ့ Professional Fees
- General Insurance Exp
- Printing, Stationery and Postage Expense
- Guest, Personal and Property ကုန္က်တဲ့ Security Exp
- Telephone and other Communication Fees
- Travelling Exp
- Loss on Sale of Property
- Miscellaneous Exp စသည္တ႔ို ပါ၀င္ပါတယ္…

-Hotel တြင္ P&L ေရးဆြတ

ဲ ့ဲအခါ Department တခုခ်င္းစီရဲ ႔ P&L ကိုအရင္ေရးဆြရ
ဲ ပါတယ္ ..

Departmental Profit & Loss Account လို႔ေခၚပါတယ္။၀င္ေငြရွာႏို္င္တဲ့ ဌာန အားလံုးရဲ ႔ P &L ကို
ဌာနတခုခ်င္းစီဆရ
ြဲ တာျဖစ္ပါတယ္။ အဓိက ၀င္ေငြေပၚမွာ Cost of Sale ျဖစ္ေပၚေစတဲ့ သက္ဆိုင္ရာ Direct
Cost ေတြအျပင္ Other Expensesမ်ား၊သက္ဆိုင္ရာဌာနရဲ ႔၀န္ထမ္းလစာ၊၀န္ထမ္းခံစားခြင့္၊ ယူနီေဖာင္းအတြက္
ကုန္က်စရိတ္ကအစ ဌာနအလိုက္ရွိေသာ သက္ဆိုင္သည့္ Fixed Assets မ်ားရဲ ႔ Deprecation ကအစ
အကုန္ထည့္တြက္ျပီး Dept;အလိုက္ P&L ကိုထုတ္ရပါတယ္။ျပီးမွ ၀င္ေငြရေအာင္ ပံ့ပိုးကူညီရတဲ့
၀င္ေငြမရတဲ့ဌာနေတြအတြက္ စရိတ္ေတြကို ထပ္နွဳတ္ျပီး Hotel တခုလံုးရဲ ႔ Total P&L ကိုေရးဆြရ
ဲ ပါမယ္…
Department အားလံုးရဲ ႔ P&L မ်ားကို တဆင့္ေရးဆြျဲ ပီးမွ Income Statement အေခ်ာသတ္ေရးဆြသ
ဲ ည့္အခါ
စာရင္းအားလံုးျပန္ေပါင္းသည့္ Consolidated Profit & Loss Account ကိုေရးဆြရ
ဲ ပါတယ္…

Hotel တခုမွာ ဧည့္သည္စ၀င္တာနဲ႔ မွတ္တမ္းထားရမယ့္ အေရးၾကီး က႑တခုကေတာ့ Bill ျဖစ္ပါတယ္။

ေငြမရမခ်င္း ဧည့္သည္ တစ္ဦးခ်င္းစီကတက္လာတဲ့ Bill ေတြကို Sr.No အလိုက္ Up to Date ျဖစ္ေအာင္
စာရင္းသြင္း File ဖြ႔ဲသိမ္းျပီး Receivable ကို update ျဖစ္ေအာင္ေဖာ္ထားရပါမယ္…ဒါမွ ဧည့္သည္ Check out
လုပ္ျပီး ေငြရွင္းခ်ိန္မွာ ရရန္ရွိေငြမ်ား အကုန္ေတာင္းခံထားႏိုင္မွာျဖစ္ပါတယ္။ Bill မ်ားကို ေငြတကယ္ရမွ Cash
Receipt Vr. ဖြင့္ျပီး ပိတ္သိမ္းရပါမယ္။
Bill ေတြကို သူ႔ဌာနနဲ႔သူ သပ္သပ္စီ ေခါင္းစဥ္ေတြေပးျပီး ခြဲထားရမယ္။ဥပမာ Rest Bill, Bar Bill, Laundry Bill
စသျဖင့္ေပါ့..Hotel ေတြရဲ ႔ တေန႔တာ စာရင္းေတြကို ည ၁၂ နာရီမွာ ပိတ္ျပီး Night Audit က တညလံုး
စစ္ေဆးျပီး ေနာက္တေန႔ မနက္မွာ ၀င္ေငြစာရင္းနွင့္ တျခားစာရင္းအားလံုး စစ္ေဆးအတည္ျပဳျပီးျဖစ္ေအာင္
လုပ္ထားရပါတယ္။

#Room Division အတြက္ P&L ေရးဆြရ

ဲ န္ သိထားသင့္သည့္အခ်က္မ်ား

Revenue ပိုင္းမွာ အခန္းငွားခရတဲ့ Room Income ေတြထဲမွ

(Tax and Service Charges) ေတြနွုတ္ျပီး တဲ့အျပင္ Breakfast အတြက္ Cost ေတြနဲ႔ Travel agent ေတြနဲ႔
ဧည့္သည္ေတြကို ေပးေလ့ရွိတဲ့ Allowance ေတြလည္းနွုတ္ထားရပါမယ္..ဒါဆိုရင္ေတာ့ Net Room Revenue
ကိုရပါမယ္…

#Expense (Consumption) အပိုင္းမွာေတာ့ ပါ၀င္ေလ့ရွိတဲ့ Exp Type ေတြေဖာ္ျပေပးပါမယ္

-Room Dept;မွာရွိတဲ့ Staff ေတြအတြက္ ၀န္ထမ္းလစာ

-၀န္ထမ္းခံစားခြင့္ Employee Benefit
-Allowances Expense (Revenue ထဲမွာ ထည့္နွုတ္ေသာ စရိတ္မ်ား)
- Commission (Travel Agent ေတြကိုေပး)
- China, Glassware and Linen Expense (အိပ္ခန္းေတြအတြင္းမွာထည့္ထားတဲ့ ပစၥည္းမ်ား)
-Contract Cleaning Expense (Room နဲ႔ဆိုင္တဲ့ သန္႔ရွင္းေရးတြက္ ကုန္က်စရိတ္မ်ား)
-Laundry and Dry Cleaning Expense (Room နဲ႔ဆိုင္တဲ့ ေလွ်ာ္ဖြတ္စရိတ္မ်ား)
-Operating Supplies Expense (Room မွာ ဧည့္သည္ေတြတြက္ ေထာက္ပံ့ပစၥည္းမ်ားစရိတ္)
-Uniform Expense (Room နဲ႔ဆိုင္တဲ့ ၀န္ထမ္းမ်ားအတြက္ ၀တ္စံုစရိတ္)
- Other Operating Expense (ဧည့္သည္တြက္စာအုပ္ဂ်ာနယ္မ်ား၊၀န္ထမ္းခရီးစရိတ္နွင့္အျခားစရိတ္မ်ား)
-Reservation Expense (ဧည့္သည္မ်ားလာေရာက္ဖုိ႔ စီစဥ္ေဆာင္ရြက္ရတဲ့ Communication Exp)
-Employees’ Meats (Room ၀န္ထမ္းမ်ားကို ေကၽြးေမြးစရိတ္)
-Depreciation Expense (Room နဲ႔ဆိုင္တဲ့ Fixed Assets မ်ားအတြက္)
#Food & Beverage Department အတြက္ P&L ေရးဆြရ
ဲ န္ သိထား သင့္သည့္အခ်က္မ်ား

Hotel ေတြမွာ Food Income ပိုင္းအတြက္ Food Sale မွာ Sale ရယ္ (F.O.C) ၀င္ေငြမရဘဲ ထုတ္လုပ္မႈရယ္၊
Complimentary လို႔ေခၚတဲ့ အခမဲ့ ေကၽြးေမြးတာေတြရယ္ရွိပါတယ္။

၀န္ထမ္းေတြကို ေကၽြးေမြးရတဲ့ တန္ဖိုးေတြကို Sale Income အေနနဲ႔မသြင္းရပါဘူး..

ေနာက္တခုကေတာ့ အခန္းေတြဟာ မနက္စာ (Breakfast) နဲ႔တေ
ြဲ ရာင္းတာျဖစ္လုိ႔ Room Sales ထဲမွာ
ပါ၀င္ေနတဲ့ မနက္စာအတြက္ Cost ေတြကို Food and Beverage Dept; စာရင္းထဲမွာ ျပန္ထည့္ေပးရပါမယ္..
Beverage Income ထဲမွာေတာ့ Dining Room, Room Service , Banquets and Public Bars
ေတြမွာေရာင္းခ်လုိ႔ရတဲ့ အေဖ်ာ္ယမကာ အေရာင္းေတြ အားလံုးပါပါတယ္..

#Food Cost of Sale တြက္ခ်က္နည္းကေတာ့-

သံုးစြခ
ဲ ဲ့တဲ့ ပစၥည္းေတြရဲ ႔တန္ဖိုးေတြကို (Cost Price) နဲ႔တြက္ခ်က္ျပီး ကုန္သြယ္ေလၽွာ့ေငြ Trade Discount
ကိုနုတ္ေပးရျပီး သယ္ယူစရိ္တ္၊ သိုေလွာင္စရိတ္၊ ပို႔ေဆာင္စရိတ္ေတြကို ထည့္ေပါင္းျပီး ၀န္ထမ္းမ်ားအတြက္
အစားအစာခြင့္ျပဳစရိတ္ကို နဳတ္ယူရပါမယ္…

#Beverage Cost of Sale တြက္ခ်က္နည္းကေတာ့-

အေဖ်ာ္ယမကာျပင္ဆင္ေရာင္းခ်ရာမွာ ထည့္သြင္းသံုးစြခ
ဲ ဲ့တဲ့ ပစၥည္းေတြရဲ ႔တန္ဖိုးေတြကို (Cost Price)
နဲ႔တြက္ခ်က္ျပီး ကုန္သြယ္ေလၽွာ့ေငြ Trade Discount ကိုနုတ္ေပးရျပီး သြင္းကုန္စရိတ္ (Import Duties)
သယ္ယူစရိ္တ္၊ သိုေလွာင္စရိတ္၊ ပို႔ေဆာင္စရိတ္ေတြကို ထည့္ေပါင္းျပီး ၀န္ထမ္းမ်ားအတြက္
အစားအစာခြင့္ျပဳစရိတ္ကို နဳတ္ယူရပါမယ္…ထု႔အ
ိ ျပင္ ပုလင္းခြံေတြ ျပန္ေရာင္း၇တဲ့ ၀င္ေငြကို
ထည့္ေပါင္းျပီးမွသာ အေခ်ာသတ္ Beverage Cost Sale ကိုရရွိမွာျဖစ္ပါတယ္..

Other Operated Department ေတြအတြက္ကေတာ့ Division တစ္ခုစီအလိုက္ ၀င္ေငြနဲ႔ သူရဲ ႔သက္ဆိုင္တဲ့

စရိတ္ေတြကို နွဳတ္ျပီး ဌာနတခုစီ P& L ေတြေရးဆြရ
ဲ မွာပါ..
Hotel တစ္ခုနဲ႔တစ္ခု Service ေပးတဲ့ (Mineral Operation Departments) ေတြကအနည္းအမ်ား
မတူညီနိုင္တာေၾကာင့္ ကိုယ့္လုပ္ငန္းမွာ ရွိတဲ့ ဌာနအလိုက္ စာရင္းေရးဆြရ
ဲ မွာပါ…
ဥပမာဆိုလိုတာက ေဟာ္တယ္တိုင္းမွာ ေရကူးကန္မရွိသလို ေဟာ္တယ္တိုင္းမွာ GYM, Message, KTV
စတာေတြ မရွိႏိုင္ ေဟာ္တယ္တိုင္းမွာ Beauty Salon မရွိတာေၾကာင့္ ကိုယ့္ေဟာ္တယ္မွာ
ရွိသေလာက္နဲ႔စာရင္းေရးဆြပ
ဲ ါ…

===================================
Hotel ပိုင္းအတြက္ အေရးၾကီးတဲ့ က႑ေနာက္တစ္ခုကေတာ့ Cost Control ပိုင္းျဖစ္ပါတယ္…

Cost Control ပိုင္းမွာ

(1) Operating Cost (Consumption အပါအ၀င္)
(2) Capital Expenditure
(3) Shareholder Value စတာေတြကို Control လုပ္ရပါမယ္..
Operation Cost ေတြကို စီမံရာမွာ Sale Outlets တစ္ခုစီရဲ ႔ Operating Cost ေတြကို မူလ Budget
လ်ာထားခ်က္၊ Norm ေတြနဲ႔ ကိုက္ညီမႈ ရွိမရွိ၊ကြဲလခ
ြဲ ်က္ေတြကို ဆန္းစစ္ရပါမယ္..
ကြလ
ဲ ရ
ြဲ တဲ့ အေၾကာင္းရင္းေတြကိုရွာေဖြျပီး လိုအပ္တဲ့ စီမံမႈမ်ားကိုျပဳလုပ္ရပါမယ္…

Capital Expenditure ေတြကို စီမံခန္႔ခရ

ြဲ ာမွာေတာ့ Fixed Assets ေတြကို ထိန္းသိမ္းျခင္းနွင့္
တန္ဖိုးသတ္မွတ္ျခင္းအပိုင္းနွစ္ပိုင္းပါ၀င္ပါမယ္..
Hotel လုပ္ငန္းမ်ားတြင္ အေရးအၾကီးဆံုးအပိုင္းက႑ျဖစ္ေသာ Costing ပိုင္းအတြက္ New Castle Hotels &
Resorts ရဲ ႔ President & COO ျဖစ္ေသာ Gerry Chase ရဲ ႔ အဆိုအရ: labor, direct expenses and
overhead expenses ေတြကို အာရံုထား Control လုပ္ဖုိ႔န႔ဲ Labor cost, Food and Beverage ပိုင္းမ်ားကို
ေသခ်ာထိန္းကြက္ရန္သတိေပးထားပါတယ္…

Hotel ေတြမွာ က်င့္သံုးေလ့ရွိေသာ Costing Method မွာ Activity Based Costing (ABC) ကိုက်င့္သံုး သလား
Traditional costing system အရ Operating Costing က်င့္သံုးသလားဆိုတာကိုေတာ့ Hotel Policy
ေပၚမွာေလ့လာၾကည့္ရပါလိ့္မ္မယ္…

အထူးေဖာ္ျပခ်က္အေနနဲ႔ Hotel လုပ္ငန္းေတြမွာျဖစ္ေစ Restaurant လုပ္ငန္းမ်ားအတြက္ျဖစ္ေစ

Food Cost Control ဘယ္လိုလုပ္ရမယ္ဆိုတဲ့ နည္းလမ္းမ်ားကို ေလ့လာႏိုင္ရန္ Link
ေလးတစ္ခုေဖာ္ျပေပးထားပါတယ္…၀င္ေရာက္ေလ့လာၾကည့္ပါလို႔ တိုက္တြန္းခ်င္ပါတယ္…

Food Cost Control အတြက္ Link ေလးပါ....

https://www.bngkolkata.com/web/food-cost/