Quan truquen els periodistes...,

estàs preparat?
Guia per sobreviure als mitjans de comunicació

www.upf.edu/intranet/comunicacio-institucional
Gener del 2021
Presentació
Donar a conèixer la UPF, i els seus membres, a través dels mitjans de comunicació
és imprescindible per posicionar la Universitat com a institució de referència a la
societat. D’altra banda, per complir una de les nostres missions principals
–transferir el coneixement que generem– és molt important explicar què fem més
enllà de les parets dels campus.
Per tal de poder dur a terme aquesta missió de la manera més eficient possible, la
Universitat compta amb un equip de persones, circumscrites a la Unitat de
Comunicació i Projecció Institucionals (UCPI) del Gabinet del Rectorat, que
s’encarreguen de gestionar la relació amb els mitjans de comunicació.

Entre les seves funcions hi ha:

 Elaborar notes i convocatòries de premsa
 Elaborar notícies, entrevistes i reportatges
 Organitzar rodes de premsa
 Fer contactes individuals amb periodistes
 Gestionar articles d’opinió
 Proporcionar experts de la UPF
 Assessorar sobre l’ús de les xarxes socials

Si vols difondre alguna activitat o notícia als mitjans de comunicació, cal que et
posis en contacte amb l’Àmbit de Comunicació:
93 542 21 00 - comunicacio@upf.edu

 
 
 
   
Quan truquen els periodistes..., estàs
preparat?
Els mitjans de comunicació són potents i influents i arriben a molta gent. Només
cal pensar en els milers de persones que llegeixen diaris, que escolten els
programes matinals a la ràdio, que veuen programes de televisió al vespre o a la
nit, o que se subscriuen a revistes.
La UPF, com a universitat pública, té l’obligació d’explicar a la societat tot allò
que fa, tant en l’àmbit local com en l’àmbit internacional. Una de les maneres més
eficaces per transmetre aquest missatge és a través de l’altaveu que ens
proporcionen els mitjans de comunicació.

Difondre el missatge
Sovint, el personal docent i investigador de la Universitat és reclamat per
periodistes en condició d’experts per parlar sobre un tema concret que afecta la
vida pública. Com a contrapartida a aquesta oportunitat, d’una banda el PDI obté
una major consciència pública sobre els seus èxits, i d’altra banda la Universitat
rep el reconeixement pels seus esforços en els àmbits social, cultural i econòmic
del país.

Per difondre informació amb èxit als mitjans de

comunicació cal, però, tenir una bona estratègia i
comprendre què esperen els periodistes de tu
A més, les històries individuals o col·lectives sorgides de la UPF també
representen un argument persuasiu per reclutar talent, i ajuden a fomentar el
suport econòmic a la recerca.
Per difondre informació amb èxit als mitjans de comunicació cal, però, tenir una
bona estratègia i comprendre què esperen els periodistes de tu. La guia que et
proporcionem estableix el marc de relació òptim amb els periodistes, perquè els
puguis respondre de manera relaxada i segura.
 

Qui són els periodistes?

Els periodistes són professionals que intenten transmetre informació de la
manera més interessant i precisa possible a la societat. Els periodistes
representen el dret de la societat a saber, a conèixer, i intenten fer la seva feina de
la manera més objectiva possible. Però, com en qualsevol professió, n’hi ha de
més i de menys rigorosos.
La majoria de periodistes són generalistes, és a dir, cobreixen qualsevol tema que
es consideri que és notícia i que mereix per tant que se li dediqui un cert temps
en les emissions de ràdio o de televisió o bé un cert espai en els diaris i mitjans en
paper o digitals.
Sovint, doncs, els periodistes no són experts en un àmbit determinat. Malgrat
això, la pròpia organització interna dels mitjans de comunicació fa que els
periodistes hagin de treballar recurrentment sobre els mateixos temes i, amb el
pas del temps, esdevenen actors amb un bon coneixement sobre matèries
específiques, com poden ser la medicina, l’economia, la política o la cultura.
Un dels elements que no ajuda els periodistes a fer la seva feina de la millor
manera possible són els ajustats terminis que han de complir per tenir les notícies
enllestides. La pressió constant per ser els primers a explicar la notícia fa que la
seva feina sigui extremament difícil. I és que aquests terminis tan ajustats
obliguen de vegades els periodistes a preparar una història sense tenir-ne totes
les parts representades.

Els ajustats terminis que han de complir per tenir

les notícies enllestides no ajuden els periodistes a
fer la feina de la millor manera possible
Ràdio: els periodistes de ràdio treballen amb terminis molt ajustats, tant que
poden estar escrivint una peça, literalment, pocs segons abans que surti per
antena. Com que tenen molt poc temps per explicar la notícia –entre 30 i 60
segons, aproximadament–, busquen talls de veu animats d’uns quinze segons que
descriguin de què tracta el tema i per què és rellevant.
Per aquest motiu, quan et facin una entrevista radiofònica, intenta resumir el teu
punt de vista en frases succintes. Relaxa’t i parla com ho faries en qualsevol
conversa normal.
Televisió: els periodistes i productors de televisió busquen informar i entretenir
els espectadors amb imatges i àudios emocionants. Les imatges són l’ingredient
essencial per a una notícia de televisió; per tant, en aquest cas preveu que et
puguin fer preguntes sobre els aspectes visuals de la teva recerca, tenint en
compte les seves futures aplicacions.
De la mateixa manera que els periodistes de ràdio, els de televisió tenen un temps
limitat per presentar les seves notícies; com a norma general, han de simplificar
la informació per fer que la notícia tingui una durada màxima aproximada de 90
segons.
Premsa en paper i digital: en aquest àmbit s’inclouen els periodistes que
treballen per a diaris, setmanaris i revistes. En aquest cas els periodistes
acostumen a disposar de més espai que els periodistes de ràdio i de televisió i, per
tant, volen molts més detalls sobre el tema que estiguin tractant. Busquen doncs
una descripció vívida, perquè les seves històries siguin entenedores i
entretingudes. D’altra banda, els mitjans digitals poden incorporar recursos
multimèdia (àudios i vídeos), i per tant són els que poden publicar notícies més
riques i variades.
Quan truca un periodista, és important...
 Contestar la petició al més aviat possible.
 Esbrinar quina informació busca i quina ja ha obtingut.
 Determinar qui és la persona més informada per tractar el tema.
 Esbrinar si el periodista vol una simple declaració o bé una explicació
més llarga.
 Guanyar temps per poder preparar bé el tema.
 Esbrinar el termini de què es disposa i respondre amb prou marge.
 

Planificar les entrevistes

Estar preparat t’ajudarà a prendre el control d’una entrevista. Conèixer els fets
que vols transmetre a l’entrevistador i parlar només sobre aquests fets et donarà
seguretat. És important recordar que l’expert ets tu. Per tant, si et mantens dins
la teva àrea d’expertesa i responsabilitat és difícil que cometis errors, i això et
situa sempre en una posició d’avantatge.
Si el periodista fa una insinuació que consideres incorrecta, no dubtis a comentar-
la-hi i a explicar-li’n els motius. Si no estàs segur d’alguna cosa o, simplement, la
desconeixes, és preferible que responguis amb un “no ho sé”.

Fes-ho fàcil per tu mateix: anticipa preguntes

Preguntar-te què hi ha de nou i de significatiu en la teva recerca o en el teu tema
t’ajudarà a formular respostes clares i concises.
Sempre que sigui possible, remarca immediatament l’impacte que tindrà el teu
missatge sobre el públic, i resumeix aquest missatge en una o dues frases.
Pots preparar les respostes reflexionant sobre la informació bàsica que estructura
qualsevol notícia. Pensa en les “Five Ws”:
 Què? (What)
 Qui? (Who)
 Quan? (When)
 On? (Where)
 Per què? (Why)

Posa-li-ho fàcil al periodista: proporciona antecedents i context

Sovint els periodistes es veuen obligats a tractar una àrea o un tema que per a ells
és completament nou, i de vegades no tenen cap tipus d’informació prèvia sobre
el tema. Això no t’ho has de prendre com una manca de respecte cap a tu o cap a
la teva recerca, simplement és com funciona el sector.
No suposis que un periodista entén tot el que dius. Intenta que l’entrevista no
sigui confusa, evita al màxim l’ús de llenguatge tècnic que tingui un significat molt
concret però que pugui ser totalment desconegut per al periodista. Respon de la
manera més senzilla possible, i no dubtis a definir un terme amb molta cura per
evitar malentesos. Utilitza analogies per transmetre una imatge gràfica senzilla.
Comenta només els fets que coneguis, i no especulis
En les entrevistes dels periodistes pots quedar atrapat en l’especulació, i això
podria posar en dubte la teva credibilitat.
Evita utilitzar la fórmula “no comment” o “no tinc cap comentari
sobre això”
Això podria donar a entendre que hi ha alguna cosa que no vols explicar. Respon
a la pregunta de la millor manera possible o guanya temps per poder donar-hi
una resposta adequada. Si creus que no pots respondre una pregunta perquè es
tracta d’un tema confidencial, digue-ho al periodista. Si no vols respondre perquè
la pregunta es refereix a una qüestió controvertida, guanya temps i demana
l’assessorament de l’Àmbit de Comunicació (comunicacio@upf.edu).
No parlis mai “off the record”
És a dir, no donis mai informació que pugui ajudar el periodista a entendre el
tema però que sigui confidencial. Has de preveure que qualsevol cosa que diguis
pot aparèixer publicada.
No et sentis pressionat
Si creus que no ets la persona adequada per parlar sobre un tema o una qüestió
determinats, senzillament digue-ho.
 

Gestionar situacions difícils

Si bé la majoria de les notícies i informacions que es publiquen sobre la
Universitat presenten recerques i anàlisis d’experts de manera positiva, hi ha
ocasions en les quals hauràs de respondre a qüestions controvertides.
Si et trobes en plena controvèrsia, gairebé sempre és millor abordar la qüestió de
la manera més directa possible. Si el periodista té prou informació, continuarà
endavant amb la notícia, independentment de si estàs d’acord a concedir-li una
entrevista o no. Això té com a resultat una història unilateral, i pot fer la impressió
que tens alguna cosa a amagar.

Si preveus preguntes difícils o negatives,

prepara-te-les abans. Afrontaràs l’entrevista
amb més seguretat i mantindràs un to positiu
Abans de fer l’entrevista, però, guanya temps per decidir com gestionar la situació
o per obtenir assessorament de l’Àmbit de Comunicació (comunicacio@upf.edu).
Si preveus que et faran preguntes difícils o negatives, prepara-te-les abans que el
periodista te les faci, ja que això et permetrà afrontar-les amb més seguretat i
mantenir un to més positiu. I sigues pacient encara que el periodista sigui incisiu.
 

Cal revisar el text abans que es publiqui?

Malgrat que l’Àmbit de Comunicació de la UPF sempre t’ensenyarà el text de la
notícia, de l’entrevista o del reportatge abans de publicar-lo a la web de la
Universitat i enviar-lo com a nota de premsa als mitjans de comunicació, aquesta
no és la pràctica habitual amb els periodistes. Per tant, no esperis que t’enviïn el
text per a la teva aprovació abans que s’imprimeixi o es publiqui.
Els periodistes no estan obligats a mostrar-te còpies avançades de les seves
informacions o publicacions, ni a passar-te les teves declaracions abans de
publicar-les. Com a molt, podria ser que et demanessin supervisió de qüestions
genèriques per assegurar-se que la informació sigui correcta.
En cas d’error greu, quan es vegi compromesa la teva credibilitat i la de la
Universitat, posa’t en contacte immediatament amb el periodista per parlar de la
correcció. Si necessites ajuda, l’equip de l’Àmbit de Comunicació està disponible
en tot moment per donar-te suport.
Si creus que has estat desacreditat o greument maltractat per un mitjà de
comunicació, tens l’opció de contactar amb l’editor. Explica breument i amb
concisió la correcció dels fets ocorreguts.
 

Relació amb els mitjans de comunicació:

som aquí per ajudar-te!
Si et trobes davant una situació potencialment controvertida, és crucial que en
parlis amb l’equip que gestiona la relació de la Universitat amb els mitjans de
comunicació abans que la informació es faci pública. T’ajudarem a planificar
l’estratègia, a decidir si aquesta situació s’ha de fer públic i quan, a anticipar-te a
les preguntes dels periodistes i a planificar una resposta positiva.
Així mateix, també gestionem les consultes de periodistes que requereixen
anàlisis per part d’experts. Localitzem l’expert que pot proporcionar la millor
informació sobre un tema específic i determinem si està disposat a parlar-ne amb
el mitjà.
El PDI que vol tenir cobertura i difusió de la seva recerca i activitat acadèmica ha
de contactar amb l’Àmbit de Comunicació. A partir d’aquí es determinarà el
possible interès de la informació i quins canals s’utilitzaran per difondre-la.
Per a més informació:
 Contacta amb l’equip de l’Àmbit de Comunicació
https://www.upf.edu/web/focus/equip
93 542 21 00 – comunicacio@upf.edu
 I consulta la intranet de comunicació institucional
http://www.upf.edu/intranet/comunicacio-institucional