SOP PENYIMPANAN DOKUMEN

Nomor Dokumen : Nomor Revisi : Halaman :

- 1 dari 1
UPTD Labkesda
Dinas Kesehatan Ditetapkan oleh
Kota Balikpapan Kepala UPTD Labkesda
Tanggal Terbit :

SOP 4 Juli 2022

dr. Harry Zulkifli Sugondo
NIP. 196905282007011011

adalah cara yang efektif untuk prosedur penyimpanan arsip

A. Definisi atau dokumen penting perusahaan dalam jangka waktu yang
lama.
Memastikan bahwa memiliki sistem pengarsipan dan
B. Tujuan prosedur penyimpanan dokumen yang berkualitas dan
terstruktur. 
Surat Keputusan Kepala UPTD Laboratorium Kesehatan Kota
C. Kebijakan Balikpapan Nomor 8 tahun 2022 tentang
Di UPTD Laboratorium Kota Balikpapan
D. Alat dan
-
Bahan
1. Menyimpanan Dokumen secara Manual
a. Jangan Dilaminating
Jangan pernah melakukan laminating di setiap
dokumen yang dimiliki karena akan membuat
dokumen tersebut sulit dibuka ketika diperlukan.
Alasannya ketika akan menggunakan berkas dokumen
yang asli, suatu saat pasti akan dicek keasliannya.
E. Prosedur Otomatis laminating harus dibuka dan tentu saja hal itu
akan membuat dokumen menjadi rusak karena plastik
dan kertasnya sudah menempel kuat.
b. Perbanyak Dokumen
Fotokopi dokumen penting tersebut dalam jumlah yang
banyak misalnya 10 atau 20 lembar di setiap
dokumen. Dengan begitu, bila Anda memerlukan
dokumen tidak perlu membawa yang asli, bawa saja

Bersambung
 Lanjutan

fotokopinya. Kalau perlu beberapa dokumen seperti

ijazah dilegalisir terlebih dahulu. Fotokopi ini bisa
berupa hitam putih ataupun berwarna dan pilihlah
yang terbaik.
c. Simpan Dalam Map
Map terbagi menjadi dua jenis, yakni kertas dan plastik
yang memiliki ketebalan plastik yang beragam. Agar
dokumen yang disimpan bisa lebih aman dan tahan
lama, sebaiknya pilihlah map yang terbuat dari bahan
plastik dengan kualitas ketebalan terbaik.
d. Simpan di Dalam Lemari
Setelah dokumen sudah dimasukan ke dalam map,
jangan Anda biarkan diletakan di sembarang tempat
apalagi yang mudah terjangkau oleh anak-anak atau
bahkan air banjir. Sebaiknya simpan ke dalam lemari
pakaian bagian paling atas atau lemari yang
dikhususkan untuk menyimpan dokumen. Jangan lupa
beri label di setiap map agar lebih mudah mencarinya
tanpa harus membongkar semua berkas.
e. Simpan dokumen Dalam Brankas
Brankas sangat berguna untuk melindungi barang dan
dokumen berharga dari bahaya pencurian dan
kebakaran. Adapun jenis brankas yang perlu diketahui.
2. Penyimpanan arsip menggunakan sistem
a. Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Tanggal (Chronological Filing System)
c. Nomor (Numeric Filing System)
d. Wilayah (Geographic Filing System )
e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing
System).

3. Menyimpan Dokumen secara Digital

Menyimpan dokumen secara digital yaitu berkas atau

dokumen disimpan ke berbagai alat digital seperti laptop/PC,
Flashdisk, e-mail dan drive.
 SOP PENYIMPANAN DOKUMEN

Nomor Dokumen : Nomor Revisi : Halaman :

- 1 dari 1
UPTD Labkesda
Dinas Kesehatan Ditetapkan oleh
Kota Balikpapan Kepala UPTD Labkesda
Tanggal Terbit :

SOP 4 Juli 2022

dr. Harry Zulkifli Sugondo
NIP. 196905282007011011

F. Unit Terkait

Bersambung