Nama : Istia yolanda

NIM : 030916605
Prodi : Ilmu Administrasi Nergara

Tugas Tutorial 1

No Tugas Tutorial Skor Maksimal Sumber Tugas Tutorial

1 Pengertian administrasi, 40 Modul 1 BMP ADPU4331
manajemen, kantor, dan Administrasi Perkantoran,
administrasi perkantoran, Edisi 2
banyak dikemukakan oleh
para ahli, dan konsepnya
sangat beragam sesuai
dengan
persepsi/pengalaman para
ahli terhadap objek kajian
tersebut.
Tugas Anda adalah
menghimpun konsep-
konsep para ahli tersebut
dan membuat sintesanya!
2 Organisasi dibentuk dalam 30 Modul 2 BMP ADPU4331
rangka mencapai tujuan Administrasi Perkantoran,
bersama yang dicita- Edisi 2
citakan. Setidaknya ada 6
(enam) tipe/bentuk
organisasi, yaitu lini
fungsiponal, lini dan staf,
panitia, matriks dan
informal.
Tugas Anda adalah
mengumpulkan/menunjukan
contoh-contoh tipe/bentuk
organisasi dalam praktik
pengorganisasian di
lembaga-lembaga baik
swasta, pemerintah, sosial,
pendidikan, dan lainnya.
Masing-masing tipe/bentuk
organisasi, minimal satu
contoh.
3 Kantor adalah tempat 30 Modul 3 BMP ADPU4331
melakukan pekerjaan, oleh Administrasi Perkantoran,
karena itu setiap organisasi Edisi 2
harus menetapkan kantor,
tata ruang, dan
fasilitas/perlengkapan
kantor yang dapat
menunjang efektifitas dan
efisiensi kerja pekerjaan
kantor.
Tugas Anda adalah
mununjukan macam-macam
fasilitas/perlengkapan
kantor, dan menyebutkan
fungsi/kegunaan/cara kerja
No Tugas Tutorial Skor Maksimal Sumber Tugas Tutorial
fasilitas/perlengkapan
kantor tersebut.
Jawaban:

1. Administrasi kantor adalah kegiatan yang terkait langsung dengan sistem administrasi dalam
ruang lingkup kantor. Sistem manajemen dalam Ruang lingkup kantor ini adalah salah satu
bagian dari manajemen yang memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang
diperlukan untuk mendukungnya menjalankan suatu kegiatan secara efektif.
Menurut WH EVANS
pada tahun 1963 menjelaskan bahwa administrasi perkantoran adalah fungsi yang berkaitan
dengan manajemen dan mengarahkan semua tahapan operasi perusahaan tentang penggunaan
informasi, memori, dan komunikasi organisasi.

Menurut Institute of Administrative management

pada pertengahan tahun 1990-an, dinyatakan bahwa manajemen perkantoran adalah salah
satu cabang ilmu manajemen berfokus pada layanan untuk dapat memperoleh, mencatat, dan
menganalisis semua informasi apakah direncanakan atau dikomunikasikan yang bermanfaat
mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi sendiri dalam
mencapai tujuan organisasi.

2. Dikutip dari buku Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi (2008) karya Chr.
Jimmy L. Gaol, ada lima bentuk organisasi, yakni:

1) Bentuk organisasi lini/garis (line organization) Adalah jenis organisasi yang

memiliki garis wewenang atau kekuasaan secara vertikal dari atasan ke bawahan.
Biasanya diterapkan oleh organisasi kecil dengan jumlah pegawai yang masih sedikit,
dan pemilik menjadi pemimpin organisasinya. Dalam Buku Ajar Perilaku Organisasi
(2019) karya Ni Kadek Suryani dan kawan-kawan, bentuk organisasi lini masih
sangat sederhana, dan tingkat spesialisasinya masih belum tinggi. selain itu, tiap
kepala unit mempunyai wewenang serta tanggung jawab penuh terhadap pekerjaan di
unitnya.

Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga. Organisasi Garis /

Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara
vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya.

2) Bentuk organisasi lini dan staf (line and staff organization) Adalah jenis
organisasi yang mempertahankan garis komando dan pelimpahan wewenang dari
pucuk pimpinan (tingkat vertikal) ke pimpinan di bawahnya. Pucuk pimpinan tetap
memiliki wewenang untuk menentukan keputusan, kebijakan, serta
merealisasikannya. Sering diterapkan dalam organisasi besar dengan jumlah pegawai
banyak. Bentuk organisasi ini tidak memungkinkan adanya hubungan langsung di
antara seluruh anggota perusahaan. Karena adanya garis komando dan jumlah
pegawai banyak.
3) Bentuk organisasi fungsional (functional organization) Adalah jenis organisasi
yang tidak terlalu menekankan hubungan hierarki secara struktural. Bentuk organisasi
ini lebih berfokus pada sifat dan jenis fungsi yang dijalankan para anggotanya. Maka
dari itu, dalam organisasi fungsional terlihat jelas adanya pembagian tugas yang
tegas. Dalam organisasi ini, bawahan menerima perintah dari atasan. Para petinggi
organisasi akan dikelompokkan sesuai spesialisasi yang dimilikinya. Sehingga
spesialisasi karyawannya dapat semakin berkembang dan dimanfaatkan secara
optimal.
4) Bentuk organisasi lini dan fungsional (line and functional organization) Melansir
dari buku Teori Desain Organisasi (2021) karya Bonaventura Agus Triharjono dan
kawan-kawan, bentuk organisasi ini menggabungkan bentuk organisasi lini dan
fungsional. Biasanya diterapkan dalam organisasi besar dengan jumlah karyawan
banyak. Pimpinan tertinggi akan melimpahkan wewenang kepada tiap kepala unit.
Pimpinan tertinggi juga akan memberi wewenang kepada pejabat fungsional untuk
melaksanakan bidang pekerjaan operasionalnya.
 5) Bentuk organisasi komite (committee organization) Adalah bentuk organisasi yang
masing-masing anggotanya mempunyai wewenang sama dan pimpinan yang sifatnya
kolektif. Organisasi ini mengutamakan pimpinan kolektif presidium. Bentuk
organisasi ini bisa diterapkan secara formal ataupun informal. Organisasi komite
memiliki pembagian tugas yang jelas. Tiap anggotanya mempunyai wewenang yang
sama besarnya. Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif, begitu pula dengan
tanggung jawabnya. Untuk keputusannya akan diputuskan secara bersama-sama.

3. Perlengkapan kantor ini biasanya berupa barang-barang kecil, sering digunakan, dan
biasanya cepat habis, serta harga tidak terlalu mahal. Perlengkapan kantor atau yang
sering disebut Office Stationary ini dapat dibeli di supermarket maupun toko buku dan
peralatan tulis.

Berikut ini beberapa perlengkapan kantor (Office Stationary) yang sering digunakan
dalam perusahaan :

1. Kertas

Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis,
mencetak maupun menggambar. Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak
kegunaan sehingga kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas
kantor. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS
(Houtvrij schrijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm),
dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram.

2. Pensil dan Penghapus

Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana
menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan
diatas kertas. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering
dipakai dalam perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada
bisa diungkapkan diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan. Ada banyak jenis
dan ukuran pensil yang bisa digunakan, secara umum pensil yang sering dipakai adalah
yang berukuran HB dan 2B. Perbedaan ukuran ini terletak pada pekat-tidaknya goresan
yang dihasilkan. Untuk beberapa kebutuhan tertentu (misalnya desain dan arsitek),
beberapa perusahaan ada yang menggunakan pensil jenis mekanik yang memiliki ukuran
ketebalan yang stabil.

3. Pulpen

Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah peralatan yang sering digunakan untuk
menulis di atas kertas. Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi
pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Dalam perkembangannya, alat tulis
ini tersedia dengan berbagai varian seperti Pulpen fountain, Pulpen Ballpoint, pulpen gel,
Pulpen Rollerball dan Pulpen Hi-Tecpoint. Masing-masing varian pulpen memiliki
tingkaan harga dan kualitas yang berbeda, beberapa kalangan pebisnis pulpen bisa
menjadi salah satu hal yang dapat meningkatkan citra personal.

4. Tipe –X

Tipe-X merupakan sebuah alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas
kertas yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out. Tipe-X ini berbentuk cairan
putih yang biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga
berfungsi sebaga landasan untuk menghapus.

5. Penjepit kertas

Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang
berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara. Paperclip
memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas.
Selain Paper-clip yang terbuat dari kawat yang dibengkokkan, ada juga jenis penjepit
kertas lain yang digunakan untuk menyatukan kertas dengan jumlah yang lebih banyak.
Penjepit kertas jenis ini biasa disebut Binder-clip, memiliki ukuran yang lebih besar dan
daya jepit yang lebih kuat.

6. Tinta printer

Ada banyak sekali jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai
keperluan kantor, penggunaan jenis tinta sangat tergantung dengan kebutuhan mesin
printer yang digunakan. Beberapa jenis printer biasanya akan menggunakan tinta yang
berbeda, misalnya printer Dot Matrix akan berbeda kebutuhan tintanya dengan printer
jenis Inkjet Printer, LaserJet, maupun Thermal printer. Secara umum tinta printer
memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak, yakni Cyan, Magenta, Yelow dan
Key/Black (CMYK). Perbedaan jenis tinta printer biasanya juga akan mempunyai hasil
dan kualitas yang berbeda juga. (baca juga : Aneka Jenis Printer Untuk Kantor Menurut
Fungsinya)

7. Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc

Alat-alat ini berfungsi untuk penyimpanan data-data digital selain di komputer. Selain
untuk media penyimpanan juga berfungsi untuk memindahkan data-data digital dari
komputer satu dengan komputer lainnya. Perlengkapan kantor yang berupa Flashdisk,
Memory-card dan Eksternal Hardisc ini memiliki kapasitas yang berbeda-beda.

8. Tempat Kartu Nama

Kartu nama merupakan benda kecil yang berguna sebagai media promosi dan sekaligus
sebagai kartu identitas yang mewakili perusahaan. Selain dapat dibawa kemana-mana
untuk menjalin relasi, kartu nama biasanya juga selalu ada di meja kantor dengan wadah
khusus. Tempat kartu nama bisa beragam bentuk dan bahan yang digunakan, mulai dari
bahan mika, kayu, logam dan lain sebagainya.

9. Kop Surat

Bagi perusahaan yang ingin usahanya berkembang dan terus maju, kop surat menjadi
salah satu perlengkapan kantor yang harus disediakan guna memenuhi kebutuhan
korespondensi kantor. Kop surat selain bisa sebagai alat untuk menunjukkan identitas
perusahaan, perlengkapan ini juga efektif digunakan sebagai media promosi melalui
surat.

10. Amplop

Amplop menjadi salah satu perlengkapan kantor yang berguna untuk membungkus surat.
Selain berfungsi sebagi pembungkus amplop ini juga bisa digunakan sebagai media
promosi dan meningkatkan citra perusahaan melalui surat. Amplop yang difungsikan
sebagai branding usaha biasanya akan dibuat dengan desain yang menarik agar mampu
memunculkan kesan yang baik bagi penerimanya. Berbagai bahan dan bentuk bisa
dieksplorasi agar mampu tampil beda dengan amplop yang dimiliki perusahaan pesaing.

11. Stop Map

Stopmap merupakan salah satu perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyimpan
kertas ataupun dokumen agar tidak terlipat atau tertekuk. Stopmap atauu yang sering
disebut dengan sebutan Map atau folder juga bisa digunakan untuk mengklasifikasikan
setiap dokumen berdasarkan kategori yang berbeda, perlengkapan ini sangat membantu
mengorganisir kertas dokumen. Stopmap biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal
yang juga bisa difungsikan sebagai cover sebuah dokumen, Tidak ada ukuran baku dalam
membuat stopmap, secara umum memiliki ukuran yang teah disesuaikan dengan ukuran
kertas A4 atupun F4. Bagi banyak perusahaan stopmap banyak dimanfaatkan juga
sebagai alat promosi, dicetak dengan teknik fullcolor yang menampilkan identitas brand
atau corporate identity perusahaannya.

12. Stempel

Merupakan perlengkapan kantor yang digunakan sebagai alat pengesahan pada berbagai
transaksi dan korespondensi perusahaan. Stempel ini memiliki peran penting untuk
menunjukkan/mewakili identitas perusahaan, sebagai alat penguat keputusan pimpinan
perusahaan dan juga sebagai bentuk pertanggungjawaban. Ada berbagai macam bentuk
stempel yang digunakan, mulai dari yang bentuk bulat, bentuk oval, bentuk kotak
maupun bentuk bebas. (baca juga : Stempel, Aneka Bentuk dan Kegunaannya dalam
Usaha)

13. Penggaris

Penggaris merupakan salah satu alat kantor yang berfungsi sebagai pengukur sekaligus
alat bantu gambar yang mampu menghasilkan garis lurus. Adda banyak macam penggaris
yang bisa digunakan dalam aktivitas kantor, dari mulai yang lurus sampai yang berbentuk
segitiga (segitiga siku-siku sama kaki dan segitiga siku-siku 30°–60°). Penggaris dapat
terbuat dari plastik, logam dan sebagainya.

14. Stapler

Stapler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi
stapler, isi biasanya memiliki bentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila
panjang kedua ujung isi stapler melebihi tebal kertas. Stapler memiliki banyak ukuran
dan cara penggunaannya.

15. Gunting

Dalam kantor keberadaan gunting juga tidak kalah penting, alat ini bisa digunakan untuk
memotong bahan yang tipis seperti kertas, plastik tipis, tali, kain atau yang lainnya.

16. Perforator

Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini
digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau
disimpan.

17. Perekat

Perekat yang dimaksud disini merupakan alat perekat untuk kertas, hal ini bisa berupa
Lem ataupun solatip (Scoth tape).