TEMA 20

EL ARCHIVO. CONCEPTO Y CLASES. PRINCIPALES CRITERIOS DE

ORDENACIÓN

CONCEPTO DE ARCHIVO

Desde el punto de vista administrativo se entiende por archivo el conjunto

orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por cualquier entidad
pública o privada, persona física o jurídica y conservados como garantía de derechos,
como fuente de información para la gestión administrativa y la investigación, o con
cualquier otro fin. Asimismo, se entiende por archivo aquella institución cuya función
primordial es la de reunir, organizar, conservar, comunicar y difundir, por medio de
técnicas apropiadas, dichos conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines
antes enumerados.

Se puede decir que archivo es un conjunto de documentos que se guardan con

objeto de conservarlos debidamente ordenados, de acuerdo con un criterio
preestablecido de forma que cada uno ocupe un lugar determinado.

Las normas de clasificación que permiten ordenar un archivo deben cumplir estos
requisitos:

a) Sencillez. Deben de ser fáciles de recordar no sólo por los encargados del
archivo, sino por todos los empleados de la entidad.
b) Rapidez de localización. Cada documento debe ocupar un lugar determinado
dentro del archivo.
c) Economía. La clasificación debe evitar la existencia de material inútil, así como,
de espacios vacíos.

Los componentes que forman un archivo son:

- Las carpetas. Son cartulinas dobladas por la mitad de forma que en ellas
puedan conservarse documentos, poseyendo en su parte superior unos salientes
denominados pestañas en los que se indicará el nombre o número que le
corresponde a cada carpeta.
- Las guías. Se da este nombre a una cartulina gruesa que posee una pestaña y que
se utiliza para separar los distintos grupos o subgrupos realizados de acuerdo con
el sistema de clasificación.
- Guías-falta. Son como las anteriores pero en las pestañas llevan impresas de
forma visible la palabra “falta”, utilizándose para situarla en el lugar de una
carpeta que ha sido retirada. Poseen un rayado para anotar los documentos o
carpetas retirados, así como la persona y la fecha en que se hizo.
 - Fichas. Son unas cartulinas de forma rectangular y de un tamaño variable,
dependiendo de su uso, en las que se hacen anotaciones para ayudar a la
búsqueda de un documento en el archivo.
- Ficheros. Son los muebles utilizados para contener fichas y que van provistos de
unos dispositivos denominados compresores que evitan que éstas se dispersen.
- Bucks. Son archivadores anexos a la mesa de trabajo, preparados para la
instalación de carpetas o colgantes.
- Archivadores tipo Z. Son unas cajas de cartón fuerte o plastificado que van
provistos de unas anillas para sujetar los documentos.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

Las principales funciones y actividades desarrolladas por los Archivos son:

1.- Recibir
2.- Conservar
3.- Servir

1. RECIBIR

La primera de las funciones -Recibir- consiste en la recepción, en las instalaciones del

Archivo, de la documentación tramitada y recibida por la institución u organismo titular
del Archivo.

2. CONSERVAR

La función de Conservar la documentación transferida se traduce básicamente en la

necesidad de custodiarla en las mejores condiciones, es decir garantizando la mayor
seguridad y en el orden más adecuado.

3. SERVIR

La última función, la de servir, la del servicio a la Administración y a la Sociedad en

general, podemos considerarla como el objetivo final de los Archivos, al menos de los
archivos públicos. Esta función de servicio consiste especialmente en la capacidad del
Archivo para facilitar información extraída de sus propios fondos documentales.

CLASES DE ARCHIVO

1. Según la categoría jurídica del productor de la documentación, según se trate de

entidades públicas o privadas, podemos distinguir entre archivos públicos o
privados.
2. Atendiendo a las funciones desarrolladas por las entidades públicas o privadas
que generan o generaron los fondos archivísticos, así como los organismos o
entidades de los que dependen, podemos esbozar la siguiente clasificación. Entre
los archivos públicos hay que distinguir los estatales, autonómicos, locales,
 judiciales o militares. Entre los privados, podemos mencionar los archivos
personales, los nobiliarios, los eclesiásticos.
3. Si consideramos la clase de documentos, tendríamos los archivos textuales, los
audiovisuales (p. ej., los de una cadena de televisión o de radio), cartográficos
(p. ej., el del Servicio Geográfico del Ejército) o informáticos (p. ej., una base de
datos estadísticos).
4. Según la posibilidad o no de recibir transferencias documentales, abiertos o
cerrados.
5. Archivos activos e inactivos. Esta distinción quedaría formulada con mayor
rigor y claridad con la denominación de “archivo de uso y archivo de consulta”,
ya que ambas categorías se diferencian tan sólo en que la primera comprende la
documentación necesaria para el trámite actual, y por tanto, de frecuente uso,
mientras que la segunda incluye los documentos que ya han producido todos sus
efectos normales, aunque eventualmente puedan ser consultados. Al primero se
le denomina, asimismo, archivo de gestión. Para la determinación del momento
en que los documentos deben pasar del archivo activo o de gestión al inactivo o
de consulta, es necesario elaborar un plan en el que se disponga, teniendo en
cuanta la naturaleza de la documentación, cuándo ha de efectuarse la
transferencia, fijando fechas, formas de entrega y, en su caso, cuándo han de
destruirse determinados documentos.

Los archivos de gestión están situados en los mismos locales, o en los mismos
edificios, en que se utilizan los documentos. El archivo de consulta suele
situarse, fuera de la sede principal de la entidad, preferentemente en zonas
periféricas.
6. Los archivos generales, centrales o centralizados, en principio son comunes para
las distintas dependencias de la organización, mientras que los parciales o
descentralizados son los que existen o pueden existir en los diferentes servicios
de una entidad.

ESPECIAL CONSIDERACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

El archivo de gestión es un archivo activo que comprende la documentación

necesaria para el trámite actual y por tanto de frecuente uso. Está formado por
documentos recientes, generalmente de cero a cinco años y de valor primario.

Las características que presenta el archivo de gestión las podemos sintetizar como
sigue:

a) El servicio a la Administración que pueden dar los archivos de gestión es la

consulta directa, es decir, la consulta del documento original, bien a través del
préstamo a la oficina productora, o bien en el propio archivo.
b) Los archivos de gestión prestarán a los ciudadanos un servicio de consulta
indirecta. Esta sólo se podrá hacer por los propios interesados o sus
representantes y consiste en la consulta de la fotocopia de un documento, la
 compulsa o certificación de la misma y la información telefónica o por carta
sobre el contenido de un documento.
c) El archivo de gestión tiene total vigencia administrativa, por lo que la
conservación de sus documentos ha de ser total.
d) Es un archivo en vía de formación, por lo que aquí tiene fundamental
importancia lo que se conoce como etapa prearchivística.

CRITERIOS DE ORDENACIÓN DEL ARCHIVO

Necesidad de la ordenación

Los archivos, junto con la biblioteca, son los órganos documentales de mayor
tradición.

Los archivos representan como labor propia la de conservación documental y

manuscrita, mientras que la biblioteca asegura la conservación de fondos en formatos
publicados.

Los documentos que deben archivarse no pueden serlo en cualquier orden, pues
entonces sólo se atendería a un aspecto del archivo: la conservación de los documentos,
pero quedaría desatendido otro aspecto fundamental, la fácil localización de los mismos.

Para atender a este segundo aspecto, es necesario que los documentos se

archiven siguiendo un orden determinado, es decir, es necesario clasificarlos
previamente.

Entendemos por clasificación la ordenación de un conjunto de cosas de acuerdo

con un criterio previamente establecido de manera que cada una ocupe un lugar
completamente determinado.

Las formas más comunes de clasificación de archivo se detallan en los siguientes

epígrafes:

Clasificación alfabética:

Es la más utilizada, en ella, los grupos principales se establecen atendiendo a las

letras del alfabeto, por su orden y, dentro de cada grupo, los documentos se colocan
según el orden alfabético de una palabra tomada como directriz. Presenta la ventaja de
constituir un sistema abierto, aunque con el inconveniente de que las extracciones de
documentos no quedan puestas de manifiesto.

Su utilización puede plantear problemas. Si el volumen de documentación es

grande, suelo presentarse el caso de la coincidencia del primer apellido en una serie de
documentos, por lo que se hace necesario tomar una segunda directriz, mitigando de
esta forma el problema. Otro problema es el que se presenta cuando las referencias de
los documentos alfabetizados son de naturaleza variada (personas físicas, organismos,
siglas, etc.) para cuya resolución no existe un criterio unánime.

Clasificación geográfica:

En este sistema, cada agrupación de primer orden abarca los documentos

relativos a una división fundamental del territorio en el que opera la organización. A su
vez, los grupos primarios se subdividen hasta agotar los niveles normales de división
territorial.

La clasificación geográfica necesita combinarse con otros criterios para su

aplicación. Llega un momento en que el territorio no admite más divisiones de carácter
práctico, por lo que los documentos incluidos en estos grupos menores han de ser
clasificados según un criterio distinto. Por otra parte, la ordenación de las propias
divisiones de carácter geográfico ha de apoyarse en otro criterio de clasificación,
generalmente el alfabético, aunque puede ser también una clave decimal.

Clasificación cronológica:

En este sistema, lo grupos y subgrupos se disponen según las diferentes

divisiones naturales del tiempo, aunque los grupos de último orden pueden establecerse
según un criterio diferente, generalmente alfabético o numérico.

Clasificaciones mixtas:

La mayoría de los sistemas de clasificación son en realidad sistemas mixtos, ya

que suponen la combinación de distintos criterios. Esta combinación puede ser conjunta,
en la que se utilizan distintos criterios de combinación dentro de un mismo grado del
sistema, y sucesiva, en la que el criterio de clasificación varia según los órdenes del
sistema.

La elección de un sistema depende de las características de la documentación a

clasificar y de los datos de que se disponga para la selección o búsqueda, debiendo ser
claro y sencillo. Para evitar la aparición de variedades injustificadas; los sistemas
empleados por una organización determinada deben normalizarse, dentro de los límites
posibles.