CVC-CDR-PR01

Versión:01
CONTROL DE DOCUMENTOS Revisión: 01
PRESERVACION DE REGISTROS Fecha: 07.11.2022
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I. OBJETIVO

- Establecer las actividades necesarias en la empresa para el control de la documentación

del Sistema de Gestión de la Inocuidad y otros sistemas.

II. ALCANCE

Comprende a todos los documentos del Sistema de Gestión de la Inocuidad y otros

sistemas implementados en la organización.

III. RESPONSABILIDADES

- JEFE DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD (JAC): Es responsable de crear y mantener un

soporte electrónico en c/. Sistema de Gestión de la Inocuidad, de los documentos de la
empresa de modo que facilite cualquier cambio o modificación que pudiese ser requerido.
- ADMINISTRACION Y GERENCIA (ADM Y GG): Son los únicos que podrán tener acceso a los
documentos soportados electrónicamente.
- Todo el personal: Es responsable de la manipulación de los documentos de la
organización., de modo que se preserve su integridad y legibilidad.

IV. DEFINICIONES

 Documento: Cualquier soporte que contiene información escrita o en forma electrónica en

que se establecen reglas, directrices y programas o se especifican características para
ciertas actividades o sus resultados, por ejemplo, manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, documentos externos, e-mails, bases de datos, entre otros.
 Procedimiento: Documento que describe un proceso, donde se puede identificar las
actividades, responsabilidades y recursos necesarios para realizarlos.
 Instructivo: Documento que describe la manera específica de realizar una actividad,
normalmente realizada sólo por una persona o involucra un solo proceso y no la interacción
de más de un proceso.
 Formato: Medio de soporte de papel, diseñado como herramienta para el registro.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las
actividades desarrolladas. Los registros pueden desarrollarse en formatos o papel no
formateado, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una
combinación de éstos.
 Documentos Internos: Documentos propios de (LOGO DE LA EMPRESA) necesarios para el
funcionamiento de los sistemas implementados por la empresa.
 Documentos externos: Documentos que no han sido generados por la empresa, pero
necesarios para el mantenimiento de los Sistemas de Gestión de la Inocuidad, u otros
sistemas implementados tales como guías, normas, entre otros.
 Archivo muerto
Lugar adecuado o depósito de documentos, registros, certificados entre otros,
pertenecientes al Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad y otros procedimientos
requisito, mantenidos secuencialmente y ordenadamente por fechas, años, en archivadores
adecuados y por tiempo indefinido.

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FRECUENCIA

Cada vez que se requiera.

V. DESCRIPCIÓN

Descripción Responsable
Documentos Internos
- Comunica al Comité de Gestión de la Inocuidad u otro sistema la necesidad de Personal
elaborar o modificar un documento. Implicado
- Aprueba la solicitud de creación o modificación del documento. GG Y ADM
- Se reúne con el Comité de Gestión de la Inocuidad y coordina con ellos para
realizar el nuevo documento o las modificaciones necesarias.
- En caso de ser una modificación, el Comité de Gestión de la Inocuidad emitirá una Personal
copia NO CONTROLADA para facilitar su modificación. Implicado
- Una vez terminada la modificación del documento devuelve la COPIA NO
CONTROLADA al JAI.
- Revisa todos los documentos elaborados o modificados. Para evidenciar ello
firmará en el lugar correspondiente del documento. GG Y ADM

- Aprueba todos los documentos elaborados o modificados. Para evidenciar ello

firmará en el lugar correspondiente del documento. GG Y ADM

- Publica y difunde el documento. ADM

Elaboración de Documentos Personal
Para la elaboración de los documentos se tendrá en cuenta lo siguiente: Implicado
- Encabezado para manuales, planes, procedimientos, instructivos y formatos será
de estructurado de la siguiente manera. Otros documentos seguirán la misma
estructura antes mencionada, cuando aplique; de lo contrario como mínimo debe
contener el logo.

TITULO DEL DOCUMENTO (Calibri 14, negrita)

Logo de
la
NOMBRE DEL DOCUMENTO (Calibri 14, negrita)
empresa
Código del Versión (Arial 9) Revisión (Arial 9) Pág. x
documento Fecha (Arial 9) Fecha (Arial 9) de y

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Identificación de Documentos
Para su fácil identificación, todos los documentos se identificarán por su título y se
codificará de la siguiente manera:

NOMBRE DE LA TITULO DEL

TIPO DE DOCUMENTO NÚMERO Y
EMPRESA DOCUMENTO
MN: Manual
PL: Plan JAC
PR: Procedimiento Número
CVC TDD I: Instructivo correlativo del tipo
FR: Formato de documento
DI: Documento Interno
DE: Documento Externo

Modificaciones de Documentos
Las modificaciones de todo el documento será identificado de la siguiente manera:
Todo cambio se identificará por comparación de la edición/revisión vigente con la
JAC
inmediata anterior y se registrarán en el formato CVC -CDR-FR04 Control de Cambios
de Documentos y Registros.

Almacenamiento y Distribución de Documentos

- Almacena el documento original en el archivador SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
INOCUIDAD u otro sistema al que el documento pertenece.
- Retira la versión anterior identificándola con el sello de DOCUMENTO OBSOLETO y
colocándola en el archivador DOCUMENTOS OBSOLETOS.
- Actualizar la Lista Maestra de Documentos Internos CVC -CDR-F01. JAC
- Distribuye COPIAS CONTROLADAS a quien lo solicite y a las diferentes áreas; las
cuales se controlarán con el formato CVC -CDR-F01 Lista Maestra de Documentos
Internos.
- Recupera las COPIAS CONTROLADAS de la versión anterior y las destruye.

Documentos Externos

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- La identificación y control de los documentos externos se realiza a través del

formato CVC -CDR-F02 Lista maestra de Documentos Externos. Los documentos
externos son almacenados en el archivador de DOCUMENTOS EXTERNOS.
- En caso se requieran de COPIAS CONTROLADAS, estas se distribuirán de acuerdo
al área que las solicite, dejando constancia de la distribución en el formato de
Control de Documentos Externos CVC -CDR-FR02
- La vigencia de dichos documentos debe actualizarse por lo menos una vez al año JAC
en los organismos calificados para dicha verificación.
- En caso se requieran mantener documentos obsoletos, esto igualmente se
controlan con el formato de Control de Documentos Externos CVC -CDR-FR02,
siendo igualmente sellados como DOCUMENTO OBSOLETO.

Registros
- Mantiene los registros al día, actualizados y garantiza su almacenamiento en
lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.
- Mantiene legibles, identificables y recuperables.
Personal
- Controla los registros con el formato CVC -CDR-FR03 Control de Registros.
Responsable del
- Toda modificación en un registro en papel es marcado con una X sobre el dato
Documento
errado, firmado al costado y registrando el dato correcto.
- El tiempo de conservación de los documentos del Sistema de Gestión de Inocuidad,
depende de las necesidades de la empresa y de los requisitos legales del país.

VI. FORMATOS

CVC-CDR-FR01: Control de Documentos Internos.

CVC-CDR -FR02: Control de Documentos Externos.
CVC-CDR -FR03: Control de Registros.
CVC-CDR -FR04: Control de Cambios de Documentos y Registros.

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