LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

(PUTRA KONSERVASI PUTRI LESTARI)

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS NEGERI MALANG
PERIODE 2021
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KETUA UMUM
(PUTRA KONSERVASI PUTRI LESTARI) 2021
FMIPA UNIVERSITAS NEGERI MALANG

A. PENDAHULUAN
Suatu kepengurusan adalah suatu tim yang bekerja sama dengan rasa kekeluargaan, kebersamaan dan saling keterbukaan dalam
menjalankan tanggung jawab yang diberikan. Suatu kepengurusan akan berhasil jika bukan hanya program kerja saja yang terlaksana,
tetapi rasa saling mendukung dan kebersamaan antara sesama pengurus sampai akhir masa jabatan juga merupakan hal penting untuk
meneruskan suatu kepengurusan. Kami keluarga PKPL atau organisasi dibawah naungan Pengabdian Masyarakat HMJ Biologi Lebah
Madu juga selalu merasakan hal yang sama yaitu adanya rasa kebersamaan, kolaboratif,, saling mendukung serta rasa untuk tumbuh
bersama sehingga dapat menyelesaikan tanggung jawab ini dengan usaha semaksimal mungkin.
Fungsi sekretaris sendiri didalam organisasisi bisa dikatakan menentukan kelancaran dalam organisasi terutama dalam bidang
administrasi, selain dari itu juga merupakan titik sentral yang utama dalam mengembangkan suatu organisasi. Layaknya sebagai
sekretaris ketertiban administrasi juga bisa menjadikan sebagai acuan dalam langkah yang akan dilakukan. Dalam memberikan tatanan
administrasi, mungkin selama ini dalam pengurusan kami masih kurang dalam melakukan proses penataannya, baik tentang
ketertibannya, penyimpanan dokumen-dokumen atau bahkan arsip penting dan lain sebagainya. Pada masa jabatan kami, sudah dengan
usaha serta rasa pantang menyerah terus memberikan hasil terbaik, namun akan selalu ada kekurangan yang tanpa kita sadari sehingga
diharapkan kepemimpinan berikutnya bisa memberikan tatanan keadministrasian yang akan lebih baik.

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 2

B. KONDISI INTERNAL
Terkait kondisi internal tentunya berhubungan dengan sekretaris pelaksana program kerja. Kami melakukan komunikasi dengan cara
berhubungan jarak jauh (online). Dengan dilakukannya komunikasi online maka pembuatan Grup Whatsapp akan sangat dibutuhkan
agar memudahkan kami selalu berkoordinasi mengenai segala persuratan, proposal, laporan pertanggungjawaban, serta alur administrasi
yang ada. Secara umum dapat dikatakan bahwa hubungan internal antara sekretaris umum dan juga skretaris pelaksana Proker terjalin
dengan sangat baik. Karena segala kebingungan yang ada bisa disampaikan dan segera mendapatkan solusi. Segala pertanyaaan, diskusi,
serta informasi mengenai persuratan selalu disampaikan dalam grup tersebut. Sehingga semakin kecil terjadinya miskomunikasi antara
sekretaris umum dengan sekretaris pelaksana. Pembuatan semua surat untuk kepentingan proker semua bidang juga bisa kami handle
dengan baik, mulai dari Proker “Re-Post Eco” yang merupakan proker kolaborasi dari tiga bidang. Kemudian “Studi Kasus Lingkungan”
yang merupakan proker sampingan milik Bidang Penalaran. Kemudian “Open Recruitment” yang merupakan proker dari Bidang Bakat
dan Minat. Serta “PKPL Berbagi” yang menjadi proker sampingan dari Bidang Pengabdian Masyarakat.
C. KONDISI EKSTERNAL
Mengenai kondisi eksternal, tentu tidak lepas kaitannya dengan HMJ Biologi “Lebah Madu yang mana sangat mudah melakukan
konsultasi dan diskusi ataupun sharing terkait administrasi sehingga hal ini sangat membantu berjalannya kedisiplinan pengelolaan
administratif PKPL seperti konslutasi, pengecekan dan memberikan catatan perbaikan sebelum diproses tandatangani oleh ketua umum
HMJ Biologi “Lebah Madu”. Mengenai jalinan hubungan bersama pihak Dewan Mahasiswa Fakultas dirasa juga cukup dengan
menyampaikan surat, sering berbagi dan berkoordinasi informasi terbaru yang didapat membuat hubungan kami menjadi semakin baik.
D. DESKRIPSI SINGKAT

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 3

 Sekretaris Umum PKPL terdiri dari 2 pengurus yaitu Ifalda Farantika dan Tiara Raras Wanodya yang bertanggung jawab kepada Ketua
Umum. Mengemban amanah sebagai Sekretaris Umum memiliki tugas pokok dan fungsi dalam sistem administrasi serta memiliki
peran penting dalam pengelolaan administrasi seperti pengarsipan surat, membuat format persuratan, tempat konsultasi untuk para
sekretaris pelaksana, absensi serta bertanggung jawab atas semua administrasi yang dilakukan oleh sekretaris pelaksana pada setiap
proker PKPL.
E. FAKTOR PENDUKUNG
1. Dukungan dalam segi apapun selalu kami dapatkan dari angkatan terdahulu yaitu angkatan 2017 dan 2018 seperti membantu
meluruskan jika adanya menemui suatu permasalahan.
2. Keaktifan dari sebagian besar anggota PKPL yang membuat koordinasi ketika menjalankan suatu proker ataupun keperluan lain
menjadi lebih mudah.
3. Hubungan PKPL dengan HMJ Biologi “Lebah Madu” yang berjalan dengan baik dikarenakan sebagian anggota PKPL juga
merupakan anggota HMJ Biologi “Lebah Madu”.
4. Adanya rasa saling mendukung dan membantu sama lain jika satu anggota mengalami kendala maka aka nada backup dari anggota
lain.
5. Kemudahan berkomunikasi karena adanya group Whatsapp yang mana semua anggota dapat menyimak informasi atau bertukar
informasi satu sama lain.
6. Bantuan Sekretaris Pelaksana dalam pengarsipan segala bentuk keadministrasian.
7. Adanya format tentang administrasi yang disebarluaskan kepada seluruh sekretaris pelaksana.
8. Semangat dan rasa ingin tahu dalam belajar mengenai administrasi.

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 4

F. FAKTOR PENGHAMBAT
1. Terdapat anggota dari kami yang masih terbilang sulit dihubungi, sehingga berpotensi untuk menghambat kinerja ketika ada suatu
kegiatan.
2. Kurang terbuka nya progress yang dilakukan sekpel dalam pembuatan persuratan untuk kepentingan program kerja.

G. EVALUASI
Dari pemaparan tentang kerja organisasi oleh Sekretaris Umum ini sekiaranya akan bisa diambil hikmah dari kepengurusan yang akan
segera ditetapkan sebagai sebuah upaya melakukan perbaikan kedepannya. Selain dari program kerja yang sudah direncanakan sejak
awal baik yang terealisasi maupun tidak terelisasi merupakan sebuah upaya yang dilakukan dalam rangka kita melakukan proses
kaderisasi karena sejatinya organisasi ini adalah wadah untuk melakukan pembelajaran. Semakin banyak yang bisa kita perbuat maka
akan semakin banyak pula yang akan didapatkan. Seperti pada awalnya yang kita tidak tahu apa-apa menjadi lebih banyak ilmu yang
kita dapatkan. Menyusun apa saja yang berhubungan dengan administrasi dengan sempurna namun tentu dalam realisasinya terdapat
hal yang harus diperbaiki lagi. Evaluasi terbesar adalah terkait konsistensi kinerja karena Sekretaris Pelaksana dan Sekretaris Umum
erat kaitannya dengan perekapan dan pengarsipan, sehingga hal ini tidak bisa dimasifkan di awal saja namun harus konsisten sampai
akhir kepengurusan. Selain itu juga konsistensi dalam pembuatan proposal dan LPJ. Diharapkan kesadaran bagi kita semua untuk
segera menuntaskan tanggungjawab yang kita emban.

H. REKOMENDASI

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 5

 Untuk kepengurusan mendatang, pelaksanaan rapat rutin anggota harap tetap dikontrol, karena sangatlah jelas bahwa komunikasi antar
anggota itu sangat diperlukan karena dengan koordinasi semua permasalahan yang dihadapi dapat diselesaikan dengan musyawarah.
Koordinasi dengan Sekretaris umum secara langsung maupun melalui sekretaris pelaksana terlebih dahulu harus ditingkatkan agar
administrasi bisa berjalan lebih lancar. Selain itu juga perlu adanya perbaikan dalam hal pengarsipan notulensi rapat, baik oleh
Sekretaris Umum sendiri maupun masing-masing bidang sehingga informasi dalam pengarsipan tersebut dapat dijadikan pedoman
dalam kepengurusan mendatang. Dalam suatu kepengurusan yang diterapkan adalah kinerja yang kekeluargaan bukan karena tugas
menjalankan program kerja semata, dan dan keorisinilan berkreasi dalam suatu organisasi sangat diperlukan, jadi sepatutnya mulai dari
awal kepengurusan yang mendatang diterapkan hal-hal tersebut.
I. PENUTUP
Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya ditujukan kepada seluruh pihak yang telah membantu melancarkan dan menyukseskan
PKPL selama satu periode kepengurusan ini. Terimakasih telah mempercayakan amanah besar pada kami untuk menjalankan tanggung
jawab selama satu kepengurusan ini. Demikianlah laporan kerja ini kami sampaikan, dengan harapan dalam organisasi yang sangat erat
hubungan kekeluargaannya ini dapat dibangun sebuah formulasi perbaikan yang komprehensif. Kami sangat yakin dari anggota PKPL
ini akan lahir ide-ide cerdas, akhirnya dengan segala kerendahan hati kami mohon masukan dari seluruh elemen agar kedepannya kita
bisa memperbaiki diri masing-masing demi PKPL tercinta. Sebagai kata penutup, dengan tulus dan ikhlas kami mohon maaf yang
sedalam-dalamnya atas segala kesalahan, kelalaian dan kehilafan baik dalam interaksi maupun sikap kami dalam memegang amanah
selama satu periode, semoga kita semua diberikan petunjuk oleh Nya.

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 6

Mengetahui,
Malang, ... Desember 2021
Ketua Umum Putra Konservasi Putri Lestari 2021,

Muhammad Alif Hidayatullah

NIM 190341621661

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 7

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 8
Lampiran 1
(Rekapitulasi Surat Keluar)

REKAPITULASI SURAT
KELUAR

Tanggal Nomor Surat Perihal Penerima

Sidang Konsideran AD dan ART

1. Demisioner HMJ Biologi

“Lebah Madu”
17 Maret 2021 17.3.1/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Undangan 2. Ketua Umum HMJ
Biologi “Lebah Madu”

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 9

 3. Ketua Umum DMF
FMIPA 2021

RE-POST ECO
1. Ketua Umum DMF FMIPA
2. Indra Kurniawan Saputra, S.Si.,
M.Si.
3. Dr. Sri Rahayu Lestari, M.Si.
20 April 2021 20.4.3/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Pemberitahuan Kegiatan
4. Wakil Dekan III FMIPA

1. Bagus Priambodo, S.Si. M.Si.

20 April 2021 20.4.4/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Permohonan Juri 2. Ajeng Daniarsih, S.Si. M.Si.

20 April 2021 20.4.5/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Permohonan Dana Wakil Dekan II FMIPA

Permohonan Pembuatan Surat

20 April 2021 20.4.6/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Dekan Fakultas MIPA
Tugas Panitia

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 10

 Permohonan Pembuatan Surat
20 April 2021 20.4.7/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Dekan Fakultas MIPA
Tugas Juri

Permohonan Pelaksanaan
11 Mei 2021 11.5.1/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Wakil Dekan II FMIPA
Kegiatan

Permohonan Delegasi dan

24 Juni 2021 24.6.4/UN32.3.6.4.4/KM/2021 SMA di Jawa Timur
Publikasi

Permohonan Izin Perubahan

18 Agustus 2021 18.8.1/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Wakil Dekan III FMIPA
Jadwal

23 September 2021 23.9.38/UN32.3.3/TU/202 Piagam Penghargaan Panitia Seluruh Panitia Re-Post Eco

1. Bagus Priambodo, S.Si. M.Si.

23 September 2021 23.9.38/UN32.3.3/TU/202 Piagam Penghargaan Juri 2. Ajeng Daniarsih, S.Si. M.Si.

23 September 2021 23.9.38/UN32.3.3/TU/202 Sertifikat Seluruh Peserta Re-Post Eco

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 11

 Open Recruitment PKPL
1. Ketua Offering A
Jurusan Biologi 2021
2. Ketua Offering B
Jurusan Biologi 2021
3. Ketua Offering C
Jurusan Biologi 2021
7 Oktober 2021 7.10.1/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Permohonan Delegasi 4. Ketua Offering G
Jurusan Biologi 2021
5. Ketua Offering H
Jurusan Biologi 2021
6. Ketua Offering I Jurusan
Biologi 2021
1. Yiska Gio Kusuma

11 Oktober 2021 11.10.8/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Permohonan Pemateri 2. Achmad Zulfikri

3. Galih Satrio Wicaksono

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 12

Lampiran 2

(Rekapitulasi Surat Masuk)

REKAPITULASI SURAT
MASUK

Tanggal Nomor Surat Perihal Pengirim

MARET

3 Februari 2021 3.2.5/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Undangan Pralokakarya HMJ Biologi “Lebah Madu”

3 Februari 2021 3.2.2/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Undangan Sidang AD dan ART HMJ Biologi “Lebah Madu”

APRIL

26 Maret 2021 26.3.2/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Undangan Upgrading HMJ Biologi “Lebah Madu”

JUNI

25 Mei 2021 25.5.5/UN32.3.6.4.4/KM/2021 Permohonan Publikasi Bee Talk HMJ Biologi “Lebah Madu”

AGUSTUS

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 13

 18 Juni 2021 18.6.5/UN32.3.6.2/KM/2021 Permohonan Delegasi LKMM HMJ Biologi “Lebah Madu”

Lampiran 3

(Arsip Kegiatan Rapat)

ARSIP KEGIATAN RAPAT

Tanggal Agenda Rapat Jumlah Peserta

15 Januari 2021 Pembahasan arah gerak PKPL 24
29 Januari 2021 Pembentukan Struktur Kepengurusan 21
2 Februari 2021 Pembahasan Logo PKPL 19
9 Februari 2021 Pembahasan AD-ART 17
19 Februari 2021 Revisi dan Pembahasan AD-ART 19
26 Februari 2021 Pembahasan Rencana Program Kerja 24
9 Maret 2021 Pembentukan PI Acara 21
23 Maret 2021 Forum Besar PKPL 24

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 14

 13 April 2021 Penyaluran Jobdesc Proker Main Job PKPL 28
20
20 April 2021 Penjelasan terkait proker Re-Post Eco dan Delegasi juri

26 April 2021 Koordinasi kegiatan PKPL Berbagi 28

15 Juni 2021 Forum Besar PKPL 26
18 Juni 2021 Progress Program Kerja Re-Post Eco 15
16 Juli 2021 Diskusi konten IG PKPL dan Evaluasi Program Kerja 16
8 Agustus 2021 Progres Program Kerja Re-Post Eco 10
24 Agustus 2021 Forum Besar PKPL 20
21 September 2021 Rapat Evaluasi 16
2 Oktober 2021 Koordinasi Persiapan OPREC PKPL 25
3 Oktober 2021 Koordinasi Persiapan OPREC PKPL 23
5 Oktober 2021 Pematangan Konsep OPREC PKPL 11
11 Oktober 2021 Koordinasi Tes Tulis OPREC PKPL 17
12 Oktober 2021 Kriteria Penilaian Tes Tulis 10
22 Oktober 2021 Penentuan Finalis PKPL 17
26 Oktober 2021 Rapat Evaluasi 24

Lampiran 4

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 15

 ARSIP PROGRAM KERJA

Nama Proker Tgl Pelaksanaan Tempat Jumlah Kehadiran

PKPL Berbagi Target sasaran : 50

30 April 2021 Offline
dan 7 Mei 2021 (Jalan Besar Laksda Adi Sucipto Jumlah sasaran : 70
dan Jalan Raya Gadang)

Re-Post Eco Target peserta : 30 tim

14 Juli – 22 September Daring
2021 Jumlah peserta gagasan : 5 tim
(Whatsapp dan Instagram) Jumlah peserta poster : 11 tim

Open Recruitment PKPL Target peserta : 48 orang

03 - 23 Oktober 2021 Video Conference Zoom Meeting
Jumlah peserta : 40 orang

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum | 16