HUMAN RESOURCH INFORMATION SYSTEM P4)

HRIS sebagai sutu sistem dari manajemen juga terdiri dari

bagian” antara lain input (contoh: aplikasi pekerjaan pada
departemen keuangan), proses (persetujuan dari dep. HR),
output (penerimaan persetujuan pada departemen
keuangan), teknologi, data base (data” karyawan), dan contrl
(password or umpan balik berupa laporan hasil dari dep.
Keuangan).
HRIS adalah untuk mengambil keputusan bagi SDM dengan
lebih efektif dan efisien.
•Inputs
Informasi tentang pegawai, kebijakan perusahaan, dan
informasi terkait lainnya harus dimasukkan kedalam sistem
agar dapat dipergunakan.
 C0nt...

*Transformation/Proses
Bagian ini terdiri dari hardware dan software yang didalamnya
memuat instruksi” tentang apa yang harus dikerjakan, bagaimana
mengerjakannya dan kapan mengerjakannya. Ini tergantung dari
kebutuhan dan kemampuan masing-masing organisasi.

•Outputs
Adalah hasil yang dibutuhkan, mis: slip gaji bersih karyawan,
absensi, promosi dll. Syarat dari output yang berkualitas yaitu:
a. Accurate: informasi yang diberikan harus benar-benar
merefleksikan apa yang dilaporkannya.
b. Significant and relevant: informasi yang dihasilkan harus
berguna dan dapat dipergunakan serta tepat waktu.
 Cont...

c. Comprehensive: informasi yang dihasilkan harus benar-

benar menggambarkan masalah yang ada dan memberikan
kemungkinan” solusinya.
d. Readable and visual impact: informasi yang dihasilkan
harus mudah dimengerti.
e. Consistent in fornlat: untuk informasi yang sejenis,user
akan mendapatkan laporan yang sama.

•Feedback: berfungsi untuk meyakinkan bahwa sistem telah

memberikan informasi yang dibutuhkan atau memberikan
informasi tentang kekurangan dari system tersebut.
• Wages and salaries: struktur gaji, rencana kenaikan gaji
dan sejarah gaji.
 Cont...

• Benefit
a. Labour relations: data kontrak karyawan, informasi
keluhan dan daftar masa kerja karyawan
b. Training and development: informasi tentang program”
pelatihan, daftar pegawai yang sedang mengikuti
pelatihan, dll.
c. Health and safet: informasi tentang kecelakaan kerja dan
karyawan yang mengalami kecelakaan , biaya atas
kecelakaan kerja dan data lain yang dibutuhkan
pemerintah maupun perusahaan asuransi.
d. Management career planning information tentang skill,
spesialisasi dan kemungkinan promosi.
e. HR Planning: proyeksi tentang kebutuhan pada masa
yang akan datang.
 Cont...

•HR data management: informasi dasar karyawan, seperti

gaji, jenis pekerjaan, dll.
• General orgnaisational data: struktur organisasi, level
manajemen, informasi tentang fungsi” khusus.
• Demographict: informasi tentang keadaan, pendidikan dan
umur pegawai.
• External database: informasi tentang organisasi lain atau
trend perekonomian.
HRIS dapat digunakan untuk membantu mempermudah
pekerjaan departemen SDM pada khususnya dan seluruh
organisasi pada umumnya untuk menajalankan antara strategi
organisasi dan strategi SDMdengan menggunakan HRIS.
 3. PROYEKSI PERSEDIAAN KETERAMPILAN MASA DATANG

Setelah menginventori staf saat ini dan memiliki informasi

tentang penerimaan masa sebelumnya adalah
memproyeksikan perubahan inventori masa datang. Disini
dibutuhkan adanya tabel/gambaran yang jelas tentang kondisi
mendatang tentang:
•Pekerjaan permanen dijadikan temporer
• Penugasan kembali
• Perpindahan antar unit
• Pemecatan dan pensiun

a. Proyeksi turnover: faktor perubah utama dalam supply TK

adalah berkurangnya jumah pekerja. Pekerja keluar karena
berbgai alasan. Biasanya, tingkat turnover dilaporkan sebagai
rasio keluarnya karyawan pada periode waktu tertentu.
 Cont...

b. Mobilitas karyawan: Mobilitas karyawan dibutuhkan untuk

menyusun proyeksi persediaan ketrampilan masa datang. Data
yang diperoleh dapat diambil dari pola mobilisasi karyawan
masa sebelumnya dan kebijakan mobilisasi saat ini. Mobilisasi
karyawan dapat terjadi akibat perlunya peningkatan ketrampilan
karyawan atau perlu mengisi suatu posisi. Karena itu, cara
peramalan mobilitas karyawan adlah dengan menganalisis
rencana pengembangan karyawan dan rating kesiapan
karyawan untuk dipromosikan.
c. Pemanfaatan skill dan waktu karyawan
Banyaknya orang dalam daftar gaji tidak secara langsung
merefleksikan kapabilitas yang mereka gunakan dalam
mencapai tujuan organisasi. Karena semakin meningkatnya
biaya personel dan adanya karyawan yang ingin mendapatkan
pekerjaan yang lebih menantang, diperlukan cara untuk
memanfaatkan kary. Semaksimal mungkin 3 pertanyaan utama
pada aspek ini yaitu:
 Cont...

a. Apakah karyawan menghabiskan waktunya secara tepat?

Dapatkah pekerjaan direlokasi untuk meyakinkan
efektifitas pemanfaatan skill? Dapatkah pekerjaan
direktrurisasi?
4. PERMINTAAN STAFF
Untuk dapat membuat ramalan kebutuhan masa datang
dan menyesuaikan antara kebutuhan dengan persediaan
SDM kita membutuhkan:
a. Pengetahuan tentang tujuan masa datang dan mengetahui
indikator apa yang ingin dicapai (pendapatan, output,
volume, dll)
b. Rencana organisasi
c. Pengetahuan terhadap aktfitas dan kebutuhan pekerjaan
 Cont...

4.1. Analisis Permintaan saat ini

Adalah pendekataan yang sering digunakan dalam
peramalan adalah dengan analsis permintaan staff saat ini.
4.2. Kebijakan Peramalan
Pendekatan yang biasa digunakan adalah proses
estimasi “bottom-up”, pada model ini, biasanya perlu
disesuaikan dengan anggaran dan prosedur kontrol posisi.
Beberapa cara yang paling sering digunakan dalam membuat
keputusan model di atas adalah:
-Rules of thumb untuk pengisian staff
- Perbandingan dengan unit lain
-Rasio atau panduan standar dalam mengisi staff, biasanya
berdasarkan tipe posisi atau operasional informasi tentang isi
pekerjaan.
 Cont...

Metode kedua “ask and find out” : pendekatan ini

bersifat formal, proses perencanaannya sistematis, tetapi
sangat tergantung pada kebijakan subjektif dan
pengetahuan manajer unit.
Faktor “asking” pada peramalannya meliputi: Posisi baru
yang dibutuhkan, posisi yang perlu diganti atau
dihilangkan, perubahan pada posisi yang saat ini ada,
jabatan ganda, dll.
Teknik terakhir adalah “ Delphi technique” : Dalam
melakukan peramalan kebutuhan, menggunakan masukan
dari beberapa manajer atau ahli sesuai dengan
kebutuhan. Intinya mencari alternatif jawaban melalui
pengumpulan ide tanpa mempertahankan pemberi ide atau
para manajer,ini untuk menghindari adanya dominasi
pendapat ataau ide apabila dipertemukan.
 SOAL

1. Apa keunggulan dan manfaat apabila sistem informasi di

gunakan oleh organisasi/perusahaan ?
2. Bagaimana sistem informasi dapat mendukung
kemampuan organisasi untuk meningkatkan kinerjanya?
3. Apa keluaran/ouput yang sangat penting dengan adanya
HRIS?
4. Mengapa data yang valid untuk merekrut
pegawai/karyawan harus dimiliki oleh organisasi untuk
kebutuhan masa datang?