PROCEDIMENTOS – PARTE III

Versão: N.º 3
PO.02_PROC.01 – GESTÃO DE EVENTOS Data de Aprovação 04/03/2013
NP EN ISO 9001: 2008
Objectivo: Este procedimento tem como finalidade definir o (s) responsável (eis), quer ao nível da decisão da realização
da atividade, quer ao nível do acompanhamento da mesma.
Âmbito: Aplica-se a eventos com origem interna e externa.

Siglas: EXE – Executivo; RE – Responsável do Evento; SR – Serviço Responsável; COL - Colaboradores

1. FLUXOGRAMA/ESQUEMA

PO.01_PROC.01 – Gestão de Eventos

Madalena Ferreiro e Equipa da 1 de 1

Elaborado por Aprovado por Presidente da Câmara
Qualidade

Depois de impresso, este documento é considerado obsoleto

1.1 DESCRIÇÃO Responsáveis
1 Identificação da iniciativa (cultural, turística, desportiva, social, religiosa, entre outras) e COL
se tem origem interna ou externa.
Se a iniciativa tem origem externa, o EXE faz uma primeira triagem e analisa a proposta.
Se a iniciativa não for considerada relevante, o SR envia uma resposta através de ofício
2a5 EXE/SR
ao requerente. Caso contrário a proposta externa segue os trâmites dos pontos que se
seguem.
Despacho do EXE para as hierarquias e serviços afetos, bem como para o requerente
6 EXE
(proposta externa), contendo a identificação do responsável de eventos/atividades.
Responsável de Eventos/atividades efetua uma proposta detalhada do evento (partes
7 RE
envolvidas, material necessário, custos, etc) e envio novamente ao Executivo.
Se a proposta for considerada válida, o EXE despacha para Hierarquias afetas , com
conhecimento ao RE, bem como no caso de iniciativa externa, ao respetivo requerente,
8/5 no sentido de avançar com a Iniciativa (interna/externa). EXE/SR
Se não for aprovada o SR envia ofício ao requerente (entidade externa) e e-mail às
hierarquias.
As Hierarquias recebem a informação e fazem o encaminhamento do serviço que lhe está
9/10 afeto, planificando o evento. O evento realiza-se sob orientação do responsável pelo COL/RE
evento.
11 Ficha de avaliação final da iniciativa elaborada pelo responsável do Evento RE

2. ANEXOS
• PO.02_PROC.01_IMP.01 – Ficha de Avaliação Externa do Evento
• PO.02_PROC.01_IMP.02 – Ficha de Avaliação Interna do Evento
• PO.02_PROC.01_IMP.03 – Eventos/atividades

PO.01_PROC.01 – Gestão de Eventos

Madalena Ferreiro e Equipa da 2 de 2

Elaborado por Aprovado por Presidente da Câmara
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