PROCEDIMENTOS – PARTE III

Versão: N.º 3
PO.02_PROC.04 – GESTÃO DO FUNDO DOCUMENTAL Data de Aprovação 04/03/2013
NP EN ISO 9001: 2008
Objectivo: Este procedimento tem como finalidade descrever o circuito das visitas ao museu municipal.
Âmbito: Este procedimento é aplicável a todos os documentos (independentemente do formato) que dão entrada na
biblioteca através de compra, permuta ou oferta.
Instruções de trabalho: PO.02_PROC.04:IT.01 - Tratamento Documental

1.DESCRIÇÃO
1 - Actualização ou compra anual do fundo documental tendo em conta as verbas atribuídas para o efeito;
2 - Estudo e pesquisa de todas as novidades editoriais e recensões literárias assim como de outro tipo de documentos
(audiovisuais, publicações electrónicas, e-books, etc);
3 - Procura através do sistema Porbase, as pesquisas efectuadas pelo utilizador, de forma a verificar as lacunas de
informação e as falhas de maior relevância ao nível das suas necessidades;
4 – Elaboração de uma listagem de documentos com o intuito de satisfazer as necessidades de informação do público-alvo,
assim como as de carácter lúdico, com a finalidade de aumentar o fluxo de utilizadores e manter activos os que já constam
na nossa base de dados.
5 - Verificar o “orçamento atribuído”, pelo departamento sócio-cultural para aquisição de livros, fazendo uma gestão
eficaz, privilegiando o critério qualidade na aquisição de novos documentos.
6 - Contactar vários fornecedores e verificar os preços mais acessíveis ou os que poderão apresentar uma maior margem de
desconto;
7 - Depois da compra efectuada, e após a chegada dos documentos, analisar-se o estado dos mesmos, de forma a evitar
posteriores devoluções, devido a possíveis anomalias no seu estado físico, ou eventuais falhas. Após verificação assinar a
guia de remessa.
8 - Registar manualmente todos os documentos no livro de registo, atribuindo-lhe o fundo documental, a que pertencem.
9 - Proceder ao tratamento técnico (catalogação, classificação, indexação e cotação);
10 - Validação do tratamento técnico pela bibliotecária;
11 - Colocação dos livros nas estantes para disposição dos utilizadores;
12 - Inventariar de 2 em 2 anos o fundo documental de forma a verificar possíveis falhas, roubos, má conservação de
alguns livros ou de outras espécies documentais;
13 - Em caso de roubo, má conservação (sem possibilidade de restauro), ou desactualização de determinados livros dever-
se-á proceder à actualização do estatuto do documento de acordo com as medidas a tomar caso a caso (no sistema
informático);
14 - Desbaste, procedimento que se deverá ter em consideração sempre que necessário, e que nem sempre é sinónimo de
abate, um documento desbastado pode ir para depósito interno, para restauro ou abate (caso não haja possibilidade de
restauro).
15 - Avaliação da Colecção, ou seja, avaliação periódica do estado geral dos documentos, e sua actualização. Aquando da
avaliação, dever-se-á proceder à inventariação documental, tendo em conta o desaparecimento e danificação documental
incontornável em qualquer biblioteca.

2. ANEXOS
Não tem

PO.02_PROC.04 – Gestão do Fundo Documental

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Elaborado por Carla Cunha e Equipa da Qualidade Aprovado por Presidente da Câmara

Depois de impresso, este documento é considerado obsoleto