UNIVERSIDAD ESTATAL

PENÍNSULA DE SANTA ELENA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

LABORATORIO DE SISTEMAS CONTABLES

SEMESTRE 3 PARALELO 1

INTEGRANTES
APOLINARIO JULIANA
GAVINO JANINNA
GONZALEZ JAZMIN
ORRALA ELVIS

MODULO CONTABILIDAD – MONICA 9

La Libertad-Ecuador 2022
Contenido
MONICA 9.................................................................................................................................3
INTRODUCCION...................................................................................................................3
DEFINICIONES BASICAS.....................................................................................................3
MODULO CONTABILIDAD...................................................................................................4
INICIANDO LA CONTABILIDAD........................................................................................5
PLAN DE CUENTAS..............................................................................................................5
CIERRE DEL PERIODO.........................................................................................................6
CUENTAS DE ENLACE........................................................................................................7
DIARIO GENERAL................................................................................................................9
LIBRO MAYOR....................................................................................................................11
LIBROS AUXILIARES.........................................................................................................12
VARIOS.................................................................................................................................13
REPORTES............................................................................................................................16
MONICA 9

INTRODUCCION

El módulo de CONTABILIDAD está diseñado especialmente para el profesional contable, ya

que permite el registro de asientos por partida doble, con la ventaja de utilizar una tabla contable
personalizada o predefinida de acuerdo al uso de cada país, la cual se maneja en un orden de
multiniveles o agrupación de cuentas.
En MONICA se puede obtener el libro Diario y Mayor, además de los principales reportes
financieros, tales como: Balance de la Empresa, Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance
Tributario, entre otros. Por defecto, los módulos vienen sin integración con su contabilidad; el
usuario decide el mejor momento, de cómo y cuándo hacer la integración contable para poder
iniciar las operaciones del día a día sin retrasos.
DEFINICIONES BASICAS

Contabilidad: Se define como la planificación, conservación, análisis e interpretación de las

actividades económico-financieras para un negocio. Cualquier transacción que puede ser
expresada en términos monetarios deberá ser registrada en los libros contables.
Partida doble: Registra de donde viene el dinero (crédito/haber) y hacia donde se va el dinero
(débito/debe), teniendo en cuenta que esta doble entrada o asiento siempre debe ser igual.
Plan de cuentas: Se refiere a la codificación y clasificación de las cuentas contables, esta tabla
facilita el uso y manejo de la contabilidad.
Activos: Son los recursos económicos de un negocio que producirán beneficios en el futuro. Por
ejemplo: cuentas corrientes, inventario, propiedades, etc.
Pasivos: Son las obligaciones económicas que debemos pagar a otras personas. Por ejemplo:
deudas o préstamos al banco, alquileres, etc.
Capital: Representa los derechos de los propietarios de un negocio.
Ecuación contable: Muestra la relación entre los activos y el patrimonio de una empresa.
ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL
Balance general: Expresa la situación en que se encuentran los activos, pasivos y el capital en
la empresa en una fecha específica.
Estado de ganancias y pérdidas: Muestran cuáles han sido las ventas, los costos, los gastos,
etc. en un periodo determinado y determinar si hubo ganancias o pérdidas. En MONICA se
puede generar automáticamente este reporte.
Ciclo contable: Se inicia con el ingreso de la información en los libros y culmina con la
emisión de los reportes financieros en un periodo fiscal determinado.

MODULO CONTABILIDAD

En una empresa es necesario registrar las transacciones económicas que se realizan día a día.
Por ello, MONICA nos ofrece el módulo de CONTABILIDAD, el cual nos permite realizar este
procedimiento de manera rápida y sencilla mediante la transferencia automática de asientos. Es
decir, al momento de ingresar o modificar un asiento en el libro diario, las cuentas se actualizan
de forma instantánea en el mayor. De esta manera, al finalizar un período se cierran los libros
con el fin de preparar los reportes financieros y definir las cuentas a usar en el siguiente período.
El módulo de CONTABILIDAD se encuentra conformado por ocho fichas o funciones, las
cuales son: Plan de cuentas, Cierre del periodo. Cuentas de enlace, Diario General, Libro
Mayor, Libros Auxiliares, Varios y Reportes.
INICIANDO LA CONTABILIDAD

Al momento de iniciar la contabilidad, lo que primero que se tiene que hacer es DEFINIR EL
PLAN DE CUENTAS para así poder DEFINIR LAS CUENTAS DE CIERRE. Una vez
concluido estos pasos, podremos crear asientos contables, y si se quiere automatizar los asientos
podemos DEFINIR LAS CUENTAS DE ENLACE.
PLAN DE CUENTAS

Para definir el plan de cuentas diríjase al módulo de CONTABILIDAD y seleccione la pestaña

de PLAN DE CUENTAS.

Aquí podemos ingresar una a una las cuentas contables en la opción de CREAR CUENTA y
también las podemos MODIFICAR o ELIMINAR. Considere que una vez creada la cuenta, no
se podrá modificar el código de la misma. Si sucede esto, deberá eliminar la cuenta y crear una
nueva sin errores.

Un punto a tomar en cuenta es que MONICA ofrece la opción de agregar CUENTAS

PREDEFINIDAS estandarizadas por cada país, si desea puede copiar este plan de cuentas,
escogiendo el botón de CTAS PREDEF. Luego damos clic en la opción mostrar, y se nos
desplegará un menú donde podemos escoger todas las cuentas o seleccionar por cada una, es
decir: Activos, Pasivos, Capital, etc.
Aquí podemos dar clic en BUSCAR TABLA y escogemos nuestro país, después damos clic en
adicionar tabla. También podemos importar de un archivo de Excel nuestro plan de cuentas
escogiendo el botón de IMPORTAR CTAS.
Por último, tenemos la opción de LISTAR CTAS en donde podemos revisar e imprimir nuestro
plan de cuentas, o exportarlo en diferentes formatos, como: docx, pdf, xlsx, html, entre otros.

CIERRE DEL PERIODO

En esta pestaña podremos cerrar las transacciones en una fecha determinada para finalizar el
periodo contable, desde la opción CERRAR A FECHA. Además, también brinda la opción de
REGISTRAR ASIENTOS DE CIERRE EN LIBRO, en donde podemos seleccionar que tipo de
asientos vamos a registrar en los libros. Para este caso, se selecciona la casilla con el nombre de
la pestaña CIERRES CONTABLES.

Dentro de esta pestaña podemos seleccionar los tipos de cuentas que se deseen agregar en el
cierre del periodo en la opción LISTAR, aquí nos muestra: Asientos de cierre, Balance General
y Ganancias y pérdidas. Así mismo en la ventana de la derecha se nos muestra que cuentas
adicionales podremos elegir para que se muestren al momento de generar el informe de cierre.
Una vez que hayamos elegido las cuentas, procedemos a elegir el botón ACEPTAR.
En la parte inferior se visualiza un cuadro con el nombre de CIERRES PREVIOS, allí podemos
ver la fecha, resultados y cuentas procesadas con anterioridad, esto se muestra con el objetivo de
compartirlo por correo electrónico o si se desea conservarlo en el computador.
CUENTAS DE ENLACE

En esta pestaña podemos enlazar cuentas del inventario, de cheques, de compras y facturas, con
los libros contables, como: Libros auxiliares, Diario general o Libro mayor. Las cuentas
seleccionadas se podràn configurar como creditos o debitos según la preferencia del usuario.

En la ventana inferior se puede observar el botón LIBRO CONTABLE, aquí podemos

seleccionar asientos contables para registrarlos en cualquiera de estos libros: Libro Apertura de
cuentas, Bancos, Diarios, Facturas, Devoluciones o Cierres contables.

Así mismo, se puede observar el botón de FUENTES, el cual nos permite asignar una fuente de
origen del libro contable que se vaya a elegir: Cierre, Egresos, Ingresos y Ventas.

Una vez elegidos los parámetros de Libro contable y su Fuente, presionamos ACEPTAR en la
ventana principal de Cuentas de enlace.
En la ventana principal nos muestra la opción CUENTAS, aquí podemos localizar y seleccionar
de forma inmediata las cuentas que vayamos a utilizar para el asiento contable.

En la opción CENTRO COSTOS, podemos visualizar las funciones de: añadir, modificar,
eliminar, detalles y elegir costos, en la pestaña detalles se puede contar asientos por centro de
costos y emitir el reporte de Centro de costos.

Por último tenemos la opción de LISTAR ENLACE, que nos permite imprimir, exportar o tener
una vista previa de todas las cuentas seleccionadas para enlazar en los libros.
DIARIO GENERAL

Aquí registra de forma cronológica las transacciones económicas que la empresa realiza. Estas
transacciones están relacionadas con la actividad principal de su negocio. Las operaciones se
contabilizan mediante ASIENTOS CONTABLES, según se vayan produciendo.
Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día o, en periodos no superiores a un mes. Para
crear un asiento vamos a la pestaña de DIARIO GENERAL y escogemos CREAR ASIENTO.
Considere que para crear asientos contables se tiene que haber definido el plan de cuentas y las
cuentas de cierre (ficha VARIOS).

Aquí ingresamos la información de la cabecera como son: fecha, referencia, el número de

asiento, número de documento, libro, correlativo, fuente. Además podemos buscar los asientos
de acuerdo a su tipo: Cuenta contable, Libro Contable, Documento, Anulados o Todos.

En la ventana principal, presionamos el botón CREAR ASIENTO, luego procedemos a llenar

todos los datos que nos pide, aquí ingresamos la fecha, una referencia del asiento, el número de
documento, a qué tipo de libro y fuente pertenece el asiento, agregamos las cuentas desde el
botón LISTAR CTAS y finalizamos llenando el monto en débito y crédito.
En la parte lateral derecha tenemos una serie de botones que nos ayudaran a la creación de un
asiento contable, como son:
 INSERTAR LINEA: Le permite añadir líneas a su asiento.
 ELIMINAR LINEA: Puede eliminar líneas.
 LISTAR CUENTAS: Le muestra la lista de sus cuentas contables o plan de cuentas.
 LISTAR CENTRO DE COSTOS: Le muestra sus centros de costos.
 ASIENTOS PREDEFINIDOS: Si usted ya tiene asientos creados y que normalmente
usa con frecuencia, esta opción le permite copiar asientos predefinidos.
Una vez terminado el asiento damos clic en ACEPTAR.
Para MODIFICAR, ANULAR o ELIMINAR un asiento, simplemente escogemos el asiento que
deseamos modificar, damos clic en los botones de Modificar, Anular o Eliminar asiento, que se
encuentran en la parte inferior, aquí si podemos editar todos los campos que sean necesarios.
También podemos buscar un asiento individual, mientras conozcamos su código, desde la
opción VER ASIENTO. Así mismo, tal como vimos en las anteriores fichas, tenemos la opción
de REPORTE DIARIO, en donde podemos tener una vista previa de todos los asientos para
compartirlo en el formato deseado o si queremos imprimirlos.

En el botón POR ACUMULADO, podemos ver de forma acumulada todos los asientos que se
hayan creado hasta el momento actual del periodo. Dentro de esta opción tenemos las funciones
de crear, modificar, anular o eliminar un asiento, también podemos ver o listar los asientos para
compartirlos o imprimirlos.
En el botón POR RFC/RUC, tal como su nombre lo indica, nos sirve para buscar las cuentas o
asientos de acuerdo al número de RUC que se consulte. Aquí también podemos crear,
modificar, anular o eliminar un asiento, y ver o listar los asientos para compartir e imprimir

LIBRO MAYOR

Una vez que hemos registrado todas las cuentas en el libro diario o diario general, el siguiente
paso del ciclo contable es pasar las cuentas al libro mayor con sus débitos y créditos. Así mismo
se muestra el saldo total de la cuenta en la esquina inferior derecha.

Para crear un asiento en el libro mayor, debemos elegir en primer lugar el código de la cuenta
(de detalle), seleccionar el rango de tiempo deseado y presionamos ACEPTAR. Se puede ver
los asientos que se hayan seleccionado para una cuenta, es decir, va a mostrar todos los asientos
que se relacionan a la misma.

Después podemos elegir CREAR, MODIFICAR, ANULAR O ELIMINAR ASIENTO con las
cuentas disponibles, la ventana que nos aparece es la misma de crear o modificar un asiento en
el libro diario.
También, podemos elegir VER ASIENTOS para buscar de forma individual o LISTAR
MAYOR para compartir e imprimir.

LIBROS AUXILIARES

Son libros complementarios a los principales libros de contabilidad. Su función es registrar

todas las operaciones que le son propias y centralizarlas en el Libro Diario mediante un solo
asiento contable.

Aquí, existen los siguientes Libros Auxiliares: Banco, devoluciones, retenciones, clientes,
compra-venta, etc. Así mismo, se puede seleccionar el tipo de asiento: Cuenta contable, No.
Correlativo, Documento, Anulados y Todos. Si se desea crear más libros auxiliares, se puede
realizar desde la ficha VARIOS.

Para crear un asiento, nos situamos en la pestaña de LIBROS AUXILIARES, escogemos el

libro donde deseamos crear el asiento y damos clic en CREAR ASIENTO, llenamos la
información y damos clic en ACEPTAR.
Aquí también podemos MODIFICAR, ANULAR o ELIMINAR UN ASIENTO, y VER o
LISTAR ASIENTOS para compartir e imprimirlos.

VARIOS

Dentro de la pestaña VARIOS, encontramos diversas funciones que nos ayudaran en nuestro
proceso contable. Aquí podremos Registrar un libro auxiliar, definir las Fuentes contables,
definir las fuentes del Centro de costos, revisar los Asientos predefinidos, consultar las Cuentas
por diferencia de cambio, Definir los documentos y Definir las cuentas de cierre.

Al seleccionar el botón de REGISTRAR UN LIBRO AUXILIAR, nos aparecerá una ventana en

la que podemos AÑADIR, MODIFICAR, ELIMINAR o revisar DETALLES de los libros que
nos sirven de soporte para los asientos contables. Para añadir un libro auxiliar, llenamos los
campos de Código, Descripción y Nro. Correlativo y luego damos en ACEPTAR.
En la opción de FUENTES CONTABLES, podemos AÑADIR, MODIFICAR, ELIMINAR,
revisar DETALLES o ELEGIR una fuente contable para definir el origen de un asiento en las
transacciones, para añadir una fuente, registramos el código teniendo en cuenta que este sea
corto y sencillo, añadimos la descripción y por último le damos clic en ACEPTAR.

Así mismo, en el botón de CENTRO DE COSTOS, podemos AÑADIR, MODIFICAR,

ELIMINAR, revisar DETALLES o ELEGIR una fuente contable. Para añadir una, registramos
un código que sea corto y sencillo, llenamos la descripción y finalizamos dando clic en
ACEPTAR.

Dentro de VARIOS, también tenemos un botón para los ASIENTOS PREDEFINIDOS, en esta
opción podemos definir los asientos que se vayan a utilizar con mayor frecuencia.

Para ello, presionamos en la opción CREAR ASIENTO, agregamos el código junto con la
descripción del asiento y le damos clic en ACEPTAR.
De igual manera podemos MODIFICAR, ELIMINAR, VER o LISTAR ASIENTOS para su
debida impresión o exportación.

En la opción de CUENTAS POR DIFERENCIA DE CAMBIO, podemos seleccionar las

cuentas en las que se debita o acredita por diferencias en los cambios de moneda extranjera.
Aquí escogemos las cuentas en las que se generen ganancias o pérdidas al realizar una
transacción con otra moneda, desde la opción VER CTAS, después damos clic en ACEPTAR.

En el botón DEFINIR DOCUMENTOS, podemos elegir los documentos que nos servirán de
soporte para el registro de las transacciones. Aquí nos permite AÑADIR, MODIFICAR,
ELIMINAR o revisar DETALLES de dichos documentos. Para añadir un documento,
registramos el código, añadimos la descripción, presionamos si el documento usa números
consecutivos, llenamos con el número del documento y damos clic en ACEPTAR.

Una vez que hayamos definido nuestro plan de cuentas, el siguiente paso es DEFINIR LAS
CUENTAS DE CIERRE. Aquí nos aparecerán las cuentas que tenemos que definir, las
podemos buscar con el botón de BUSCAR o puede ver su plan de cuentas en el botón de
TABLA CUENTAS. Una vez escogidas las cuentas, damos clic en ACEPTAR.
REPORTES

Es la última ficha del módulo de CONTABILIDAD, aquí nos ofrece dos tipos de reportes: los
Reportes principales y los Reportes auxiliares. Dentro de los reportes principales encontramos:
Balance General (saldos, 12 meses, por cuentas), Balance de Comprobación, Balance de
Pérdidas y Ganancias (acumulado, 12 meses), Libro Diario y Libro Mayor. En los reportes
auxiliares tenemos: Auxiliar (por documento, por tercero, por fuente, por cuentas), Resumen (de
gastos, por tercero), Consecutivo por documentos, Cuentas por centro de costos, Reporte por
bases, Saldos de cuentas de caja, Beneficiarios por cuentas y Asientos con documentos de
respaldo.

Balance General: Muestra el valor total de las cuentas del periodo. Seleccionamos el botón
BALANCE GENERAL, elegimos la fecha y presionamos ACEPTAR para generar el reporte.
Además podemos incluir las cuentas con saldo cero.
Balance General saldos: Muestra el balance general de todos los saldos de un periodo.
Seleccionamos el botón BLCE. GRAL. - SALDOS, elegimos la fecha deseada y presionamos
ACEPTAR para generar el reporte.

Balance General 12 meses: Muestra el balance general de las cuentas en el periodo de un año.
Seleccionamos el botón BLCE. GRAL. - 12 MESES, elegimos la fecha deseada y presionamos
ACEPTAR, también podemos elegir si se quiere mostrar los valores desde el último cierre.

Balance General tributario: Muestra el balance general tributario de un periodo contable.

Seleccionamos el botón BLCE. GRAL. - POR CTAS, elegimos la fecha deseada y presionamos
ACEPTAR para generar el reporte.

Balance de Comprobación: Muestra el resumen de las operaciones realizadas en la empresa

durante un periodo determinado. Seleccionamos el botón BLCE. DE COMPROB, elegimos la
fecha y presionamos ACEPTAR para generar el reporte. También podemos adicionar las
cuentas de agrupación.

Balance de Pérdidas y Ganancias: Mide la actividad de una empresa a lo largo de un período.

Seleccionamos el botón PERDIDAS Y GANANCIAS, elegimos la fecha y presionamos
ACEPTAR para generar el reporte. Además podemos incluir las cuentas con saldo cero.
Balance de Pérdidas y Ganancias acumulado: Mide todas las actividades de una empresa,
hasta el momento actual del periodo. Seleccionamos el botón P. Y G. ACUMULADO, elegimos
la fecha deseada y presionamos ACEPTAR para generar el reporte.

Balance de Pérdidas y Ganancias 12 meses: Mide los ingresos y gastos de una empresa en el
periodo de un año. Seleccionamos el botón P. Y G. – 12 MESES, elegimos la fecha deseada y
presionamos ACEPTAR para generar el reporte.

Libro Diario: Permite llevar una contabilidad del día a día de una manera organizada y
ordenada. Seleccionamos el botón LIBRO DIARIO - DETALLE, elegimos la fecha deseada y
presionamos ACEPTAR para generar el reporte.

Libro Mayor: Recoge todas las operaciones económicas registradas en las distintas cuentas
contables de la empresa y de forma cronológica. Seleccionamos el botón LIBRO MAYOR -
DETALLE, elegimos la fecha deseada, detallamos el rango de cuentas a mostrar y presionamos
ACEPTAR para generar el reporte.
Auxiliar por Documento: Muestra los valores de las cuentas de acuerdo al tipo de fuente
(documento) seleccionado. Seleccionamos el botón AUXILIAR POR DOCMTO, elegimos la
fecha deseada y presionamos ACEPTAR para generar el reporte. Podemos seleccionar el tipo de
documento y si deseamos el reporte de manera detallada o resumida.

Auxiliar por Centro de Costos: Muestra los movimientos del Centro de costos de manera
detallada o resumida. Seleccionamos el botón CUENTAS POR C. COSTO, elegimos la fecha
deseada, escribimos el código y presionamos ACEPTAR.

Resumen de Gastos Generales: Permite obtener un reporte de los gastos generales producidos
en un periodo, se puede elegir los valores acumulados o sin acumular del mes. Seleccionamos el
botón RESUMEN DE GASTOS, escribimos el año y presionamos ACEPTAR.
Auxiliar por Tercero: Muestra los movimientos por tercero, de manera detallada o resumida.
Seleccionamos el botón AUXILIAR POR TERCERO, elegimos la fecha deseada, escribimos el
código y presionamos ACEPTAR.

Beneficiario por Cuenta: Permite obtener el reporte de las cuentas de acuerdo al número de
RFC/RUC de su beneficiario, podemos ver los valores de manera detallada o acumulada.
Seleccionamos el botón BENEFICIARIOS POR CTA, elegimos la fecha deseada, escribimos el
código y presionamos ACEPTAR.

Auxiliar por Fuente: Permite obtener un reporte de las cuentas según su fuente, se puede elegir
la presentación de manera detallada o resumida. Seleccionamos el botón AUXILIAR POR
FUENTE, elegimos la fecha deseada, escribimos la fuente y presionamos ACEPTAR.

Consecutivo por Documento: Permite obtener un reporte de acuerdo a los documentos

registrados en orden consecutivo, se puede visualizar los valores de manera detallada o
acumulada. Seleccionamos el botón CONSECUTIVO DCMTOS, elegimos la fecha deseada,
escribimos el tipo de documento y presionamos ACEPTAR.
Reporte de Bases: Permite obtener un reporte de las cuentas según su base, se puede elegir la
presentación de manera detallada o resumida. Seleccionamos el botón REPORTE POR BASES,
elegimos la fecha deseada, escribimos el código y presionamos ACEPTAR.

Resumen por Tercero: Permite obtener un resumen de las cuentas por tercero. Seleccionamos
el botón RESUMEN POR TERCERO, elegimos la fecha deseada, escribimos el código y
presionamos ACEPTAR.

Saldo de Cuentas Caja: Permite obtener un reporte de las cuentas que conforma la Caja de la
empresa. Seleccionamos el botón SALDOS CTAS. CAJA, elegimos la fecha deseada,
marcamos las cuentas a considerar y presionamos ACEPTAR.

Asientos con Documentos de Respaldo: Permite obtener el reporte de los asientos que poseen
documentos de respaldo. Seleccionamos el botón ASTOS. CON DOC. RESP, elegimos la fecha
deseada y presionamos ACEPTAR.
Auxiliar por Cuenta Contable: Permite listar los movimientos de una cuenta o un grupo de
cuentas en un periodo determinado, se puede elegir la presentación de manera detallada o
resumida. Seleccionamos el botón AUXILIAR POR CUENTA, elegimos la fecha deseada,
escribimos el rango de códigos de las cuentas y presionamos ACEPTAR.