Nama : Dedi Fernanda

Mata Kuliah : Administrasi Perkantoran

Tutor : Mohammad Anshori, S.E., M.Si.

NIM : 042607888

Semester : 3 (Tiga)

Prodi/Kelas : Administrasi Negara / A

Hari/Tanggal : Minggu/28 November 2021

Jenis Tugas : Kuis 3 Pertemuan ke-7

DESKRIPSI SOAL DAN JAWABAN

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan berdasarkan PP No.28 Tahun
2012 dan definisi dari para ahli!
Jawab :
Pengertian Arsip dan kearsipan Berdasarkan PP No.28 Tahun 2012,
A. Berdasarkan PP No.28 Tahun 2012, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
B. Berdasarkan PP No.28 Tahun 2012, menyebutkan bahwa Kearsipan adalah suatu
rangkaian pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, pengunaan, dan
pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan
menurut weisinger dalam buku alfresco 3 Record Management (2011) pengelolaan
diartikan: “Record Management is the field of management responsible for the
efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use, and
disposition of records including the processes for capturing and maintaning
evidence of and information about business activities and transaction in the form of
record”. (manajemen arsip adalah bidang manajemen yang bertanggung jawab
 untuk efisiensi dan kontrol yang sistematis dari penciptaan, penerimaan,
pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi arsip, termaksud proses untuk menangkap
dan memelihara bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam
bentuk arsip). Pengelolaan arsip dinamais adalah proses pengendalian arsip
dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, pengunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Jenis arsip menurut PP 28 tahun 2012 Arsip
dinamis adalah arsip yang digunakan secara lansung.

Definisi menurut para ahli seperti:

1) Menurut Wursanto bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor
(office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan.
2) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
3) The Liang Gie mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
4) Sularso Mulyono mengungkapkan bahwa Arsip adalah Penempatan kertas-kertas
dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan
terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
5) Dr. Basir Barthos dalam buku Manajemen Kearsipan, Pengertian arsip menurut Dr.
Basir Barhos adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan
yang memuat keterangan keterangan mengenai sesuatu obyek (pokok, persoalan)
ataupun peristiwa.
6) Agus Sugiarto (2005:5), Pengertian arsip menurut Agus Sugiarto adalah kumpulan
dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
7) Hadi Abubakar (1996:8-9), Pengertian arsip menurut Hadi Abubakar adalah Arsip
dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Yunani yakni “arche” yang memiliki
arti permulaan. Dalam beberapa waktu, arche berkembang menjadi “ta archia”
 Dalam hal ini ta archia memilii arti sebagai catatan. Selanjutnya ta arcia berubah
lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan.
8) Maulana (1974:18), Pengertian kearsipan menurut Maulana adalah suatu metode
atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan
arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan,
biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan
baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak
diinginkan.
9) Drs. Ig. Wursanto (1989:2), Pengertian kearsipan menurut Drs Ig. Wursanto adalah
kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem
tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat
apabila sewaktu-waktu diperlukan.
10) Suraja (2006:33), Pengertian arsip menurut Suraja adalah naskah atau catatan yang
dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai
suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapu, baik tunggal
maupun berkelompok, yang memilki fungsi tertentu, dan disimpan secara
sistematis, sehingga jika diperlukan dapa disediakan dengan mudah dan cepat.
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang berguna dan disimpan dengan sistemasis
sehingga saat diperllukan informasinya dapat ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat.
11) Maulana dalam Wursanto (1991:18), Pengertian arsip menurut Maulana adalah
tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan
pelaksanaan organisasi, yang kemudian dapat berwujud berupa suratmenyurat,
data-data (bahan-bahan yang dapat memberi keterangan) berupa barang cetakan,
kartukartu, sheets dan buku catatan yang berisi koresponden, Peraturan Pemerintah
dan lain sebagainya yang diterima dan dibuat sendiri oleh setiap lembaga, baik
pemerintah maupun swasta, kecil atau besar. Berdasarkan pengertian diatas dapat
disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-
aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu
dapat ditemukan kembali dengan cepat.
2. Surat/dokumen yang bagaimana yang layak diarsipkan dan jelaskan tentang klasifikasi
arsip.
Jawab :
Dokumen yang layak untuk diarsipkan adalah dokumen yang memenuhi syarat-syarat
seperti yang disebutkan menurut Arsip Nasional Republik Indonesia yaitu arsip yang
memiliki :
A. Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:
1) Nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada
keguanaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta
arsip.
2) Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang
mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan
pemerintah.
3) Nilai guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna keuangan
yang berisikan hal ihwal yang menyangkut transaksi dan pertanggung
jawaban keuangan.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung
data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau
penelitian terapan.
B. Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada keguanaan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi lain atau untuk kepentingan umum. Arsip nilai guna
sekunder meliputi:
1) Nilai guna kebutuhan, adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta dan
keterangan yang digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga/instansi
tersebut diciptakan, dikembangkan diatur fungsi dan kegiatannya.
2) Nilai guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang
ada di dalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah
tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi pencipta arsip kegiatannya.
Dari beberapa pendapat diatas jika diambil kesimpulan, maka nilai guna arsip atau warkat
yaitu administrative, legal, fiscal, research, dan documentary. contoh: naskah perjanjian
kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan,
tabel, dan sebagainya.

Klasifikasi Arsip
Klasifikasi Arsip, yaitu penggolongan dan pengelompokan arsip atas dasar persamaan
masalah yang terkandung dalam arsip. Fungsinya adalah mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali. Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat
guna menata berkas berdasarkan masalah (subject).
A. Klasifikasi Arsip adalah: Pengelompokan arsip menurut urusan/ masalahnya secara
logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang
menciptakan atau menghimpunnya.
B. Tujuan Pola Klasifikasi Arsip, yaitu sebagai dasar penataan arsip secara sistematis
dan efektif.
C. Guna Klasifikasi Arsip:
a. Untuk mengelompokkan arsip yang urusan/masalahnya sama ke dalam satu
berkas;
b. Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis;
c. Untuk memudahkan penemuan kembali arsip sehingga dapat dicapai
penghematan waktu dan tenaga.
D. Jenis Klasifikasi Arsip
Ada dua jenis klasifikasi kearsipan, yaitu:
a. Fisik (kebendaan): yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada bentuk fisik
arsip, misal: Surat Keputusan Formulir Majalah Peta, dan lain-lain;
b. Masalah (subjek) yaita klasifikasi arsip yang didasarkan pada isi atau pokok
masalah yang terdapat di dalam suatu berkas, misal: Sosial Kepegawaian
Keuangan Pendidikan dan Latihan, dan sebagainya.
E. Syarat Klasifikasi Arsip
a. Diusahakan mempunyai hubungan logis dan kronologis antarmasalah yang
satu dengan masalah yang lainnya;
b. Menggambarkan luas lingkup dan proses kegiatan suatu kantor;
c. Sesuai dengan keadaan;
d. Disusun secara sistematis;
 e. Perlu dilengkapi dengan kode, untuk memelihara hubungan logis dan
kronologisnya.
F. Unsur Klasifikasi Arsip
Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu
dipertimbangkan yaitu:
a. Unsur Fungsi: penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan inventarisasi
kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu organisasi, misal:
dilihat dari uraian tugas unit atau pegawai.
b. Unsur Struktur Organisasi: penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan
struktur atau bagan organisasi yang ada.
c. Unsur Masalah: penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan masalah
yang terdapat dalam arsip atau berkas.

3. Dalam mengelola arsip di perkantoran atau organisasi diperlukan suatu sistem kearsipan
atau manajemen arsip yang baik. Jelaskan ruang lingkup dari Manajemen Arsip.
Jawab :
Ruang Lingkup Manajemen Arsip Melaksanakan manajemen arsip terkait dengan daur
hidup arsip atau life circle ofrecords. Daur hidup arsip ini meliputi tiga fase/tahapan yaitu:
A. Penciptaan Fase Penciptaan arsip merupakan tahap terciptanya arsip yang meliputi
pembuatan naskah dinas berikut dengan tata aturannya (tata naskah dinas) dan
pengurusan surat/mail handling.
B. Penggunaan dan pemeliharaan Fase penggunaan dan pemeliharaan arsip
merupakan tahap di mana arsip didayagunakan dalam kegiatan organisasi maupun
digunakan dalam memberikan layanan informasi kepada publik dan tahap
pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjaga keamanan dan
keselamatan fisik dan informasi arsip serta menjamin arsip dapat diakses dengan
cepat dan tepat. Pemeliharaan tersebut dilakukan dengan penataan dan
penyimpanan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan dan kegiatan pencegahan
kerusakan arsip maupun penanganan arsip yang rusak.
C. Penyusutan Fase penyusutan adalah tahap pengendalian volume arsip.
Pengendalian volume arsip dilakukan dengan tiga metode yaitu pemindahan arsip
aktif dari central file ke record center, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna,
 dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Pengendalian volume arsip
penting dilakukan untuk efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan kearsipan.
Manajemen arsip secara garis besar dibagi dalam dua kelompok yaitu manajemen
arsip dinamis dan manajemen arsip statis:
A. Manajemen arsip dinamis atau dalam UU Kearsipan disebut sebagai pengelolaan
arsip dinamis, adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan
sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip
dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti
yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan, Persyaratan
tersebut meliputi andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma,
standar, prosedur, dan kriteria. Manajemen arsip dinamis meliputi manajemen arsip
aktif, manajemen arsip inaktif, dan manajemen arsip vital.
B. Manajemen arsip statis atau dalam UU Kearsipan disebut sebagai pengelolaan arsip
statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,pendayagunaan, dan
pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

4. Untuk menciptakan iklim kerja yang baik, agar setiap pekerjaan dapat dilakukan secara
efisien dan efektif, maka diperlukan kapabilitas personel, integritas dan loyalitas. Apa
maksud dari pernyataan ini ?
Jawab :

Ada beberapa pendapat para ahli yang menyatakan bahwa :

Miller (1997:128), mengatakan bahwa iklim kerja adalah nilai semangat yang
mendasar dalam cara mengelola hubungan dan mengorganisasikannya.

Robbins (2007:716) menyatakan bahwa iklim kerja adalah istilah yang dipakai untuk
memuat rangkaian variable perilaku yang mengacu pada nilai-nilai, kepercayaan-
kepercayaan, dan prinsip pokok yang berperan sebagai suatu dasar bagi sistem
manajemen organisasi.
 menurut Davis dan Newstrom, (2001:25) iklim kerja adalah kepribadian sebuah
organisasi yang membedakan dengan organisasi lainnya yang mengarah pada persepsi
masing-masing anggota dalam memandang organisasi.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa iklim organisasi sebagai dukungan untuk
memberikan lingkungan pengasuhan yang mengakui bahwa pegawai diperlakukan
sebagai individu. Iklim kerja merupakan alat untuk memecahkan masalah (solusi)
yang secara konsisten dapat berjalan dengan baik bagi suatu kelompok atau lembaga
tertentu dalam menghadapi persoalan eksternal dan internalnya. Hal ini dapat
ditularkan atau diajarkan kepada para individu untuk berpendapat, dan merasakan
dalam hubungannya dengan persoalan-persoalan tersebut.

iklim kerja adalah sesuatu yang menjadi karakter, ciri khas atau nilai-nilai utama yang
melekat dalam interaksi antar individu dan bagian dalam organisasi.

Sedangkan dalam pernyataan berikut, Dalam lingkungan organisasi kita hendak

berinteraksi secara efektif dan efisien serta punya kemauan untuk kerja sama antar
anggota yang lainnya agar terbentuk suatu pemikiran yang bisa membuat berjalan
lancarnya suatu pekerjaan. Setiap anggota organisasi juga perlu memiliki ketaatan
pada peraturan, tanggung jawab pada perusahaan, rasa memiliki, suka terhadap
pekerjaan yang tinggi dan percaya pada tindakan yang dibuatnya, agar timbul rasa
integritas, loyalitas dan kapabilitas terhadap perusahaan atau organisasi di tempat kita
bekerja.

5. Prinsip efisiensi dianggap penting bagi kelancaran pelaksanaan pekerjaan organisasi. Coba
Anda jelaskan syarat-syarat dari efisiensi kerja!
Jawab :
Pekerjaan dapat dilakukan secara efisien, apabila memenuhi syarat syarat efisiensi
kerja, yaitu:
A. Berhasil Guna atau Efektif Yaitu untuk menyatakan bahwa kegiatan telah
dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan.
B. Ekonomis Yaitu untuk menyatakan bahwa di dalam usaha pencapaian efektif
termaksud maka biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan, dan lain-
lainnya telah dipergunakan dengan setepat-tepatnya.
C. Pelaksanaan Kerja yang dapat Dipertanggungjawabkan Yaitu untuk membuktikan
bahwa di dalam pelaksanaan pekerjaan, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan
setepat-tepatnya dan dilaksanakan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah
ditetapkan.
D. Pembagian kerja yang nyata Yaitu berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin
manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik.
Bagaimanapun kemampuan setiap orang pasti terbatas (real and factual distribution
of work/ Dw) Oleh sebab itu, harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu
berdasarkan beban kerja (Standar Rate of Performance (SP) dan waktu (Time/t)
yang tersedia. Hal tersebut dapat dituliskan dalam bentuk rumus sebagai berikut:
fw
Dw=
sp×t

E. Rasionalitas Wewenang dan Tanggung Jawab (Rationality ofAuthority and

Responsibility), Artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang
yang besar dari tanggung jawabnya (W > T). Sebaliknya, jangan sampai wewenang
lebih kecil dari tanggung jawab (W< T). Wewenang harus seimbang dengan
tanggung jawabnya.
F. Prosedur Kerja yang Praktis, dapat Dikerjakan dan dapat dilaksanakan (Practicable,
Workable & Applicable Procedures) Yaitu kerja yang praktis, dapat: dikerjakan,
dan dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan tersebut
haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.