¿Qué es el E-Procurement?

Básicamente se trata de realizar todos los procesos vinculados con proveedores, como son
compras, recepción, suministro y pago de los productos que utilizamos utilizando Internet como
medio.

El objetivo del e-procurement es desmaterializar las transacciones comerciales entre las empresas
y sus proveedores a través de soluciones digitales con el fin de optimizar el proceso de adquisición.

¿Cuál es la definición de e-procurement?

La «e» en «e-procurement» significa «electrónico», mientras que «procurement» se traduce
comúnmente por «adquisición» o «compras». Existen muchos otros nombres para ello: compras
online, compras electrónicas, soluciones de compras electrónicas, etc.

El Ministerio de Cultura francés define el e-procurement como «la gestión centralizada de las
compras y suministros de una empresa en una plataforma electrónica».

Mediante esta tecnología tanto proveedor como cliente tienen la información en tiempo real tanto
de necesidades del cliente como estado de los pedidos por parte del proveedor. Simplifica
enormemente todos los procesos de gestión de inventarios y stock.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS:

▪ Despliegue de la información tanto de inventarios, estado de los pedidos, pagos,

cobros,facturación etc… a traves de la red.
▪ Actulizacíon en tiempo real de toda esta información.
▪ Acceso desde cualquier sitio a los datos.
▪ Acceso restringido para personal no autorizado.

Es importante señalar que el e-procurement solo es adecuado para las compras en las empresas,
es decir, en el sector Business to Business (B2B). No incluye el sector Business to Customer (B2C),
que solo incluye compras personales y puntuales.
Las plataformas electrónicas en las que se aloja el e-procurement desmaterializan el acto de
realizar una compra, en relación al todo o a parte del proceso Procure-to-Pay (P2P), que incluye
tres etapas principales:
▪ Selección de productos
▪ Realización de pedidos
▪ Gestión y pago de facturas 1
E-procurement (algunas veces también conocida como « directorio de proveedores») es la compra y
venta de suministros, trabajo y servicios negocio-a-negocio (business-to business, B2B), negocio-a-
consumidor (business-to-consumer, B2C) o negocio-a-gobierno (business-to-government, B2G), a
través de internet.

Los sitios web de e-procurement permiten que usuarios calificados y registrados busquen
compradores o vendedores de bienes y servicios. Dependiendo del enfoque, los compradores o
vendedores pueden especificar o invitar a subastas. Las transacciones pueden ser iniciadas y
completadas. Las operaciones continuadas pueden calificar a los clientes para descuentos por
volumen u ofertas especiales.

Los programas de e-procurement pueden hacer posible que se automaticen algunas actividades de
compra y venta, se reduzcan los stocks y el exceso de intermediarios. Se espera que el e-
procurement sea integrado a la cadena de valor compra-a-pago (purchase-to-pay o P2P), que es más
amplia, con la tendencia al manejo de cadena de suministros computarizado.

❑Existen siete principales tipos de e-procurement:

1. ERP basada en web (web based ERP): crear y aprobar requisiciones de compra, realizar órdenes
de compra y recibir mercancías y servicios a través del uso de una solución de software basada
en la tecnología de internet.
2. e-MRO (mantenimiento, reparación y puesta a punto; «maintenance, repair and overhaul»): lo
mismo que la ERP basada en web, excepto que los bienes y servicios ordenados son suministros
de MRO no relacionados con productos.
3. e-sourcing (e-perfilación): identificar nuevos proveedores para una categoría específica de
requerimientos de compra usando tecnologías de internet.
4. e-tendering (e-licitación): enviar peticiones para información y precios a proveedores y recibir sus
respuestas, usando tecnologías de Internet.
5. e-reverse auctioning (e-subasta revertida): usar tecnologías de internet para comprar bienes y
servicios de un número de proveedores conocidos o desconocidos.
6. e-informing (e-información): reunir y distribuir información de operaciones tanto para entidades
internas como externas usando tecnologías de internet.
7. e-marketsites (e-sitios mercantiles): se expande sobre la ERP basada en Web para abrir cadenas
de valor. Las comunidades compradoras pueden acceder a productos y servicios de proveedores
preferidos, añadir a carros de compra, crear requisiciones, buscar aprobación, emitir recibos de
órdenes de compra y procesar facturas con integración a las cadenas de proveedores y sistemas
financieros de compradores.

El e-procurement, de manera similar al ECR, tiene la ventaja de tomar el manejo de la cadena de

suministros al siguiente nivel, proveyendo información en tiempo real al vendedor de las necesidades
de los clientes.

Por ejemplo, un vendedor puede tener un acuerdo con un cliente para embarcar automáticamente
materiales cuando el nivel de existencias de éste alcance un punto bajo; esto evita que el cliente pida
el abastecimiento correspondiente.
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❑ Modelos de e-procurement
Un punto esencial es esta transformación organizacional, es la adopción de la solución del e-
procurement necesaria para el modelo de negocio a implementarse, pudiendo identificarse tres de
ellos, a saber:

▪ Centrada en el proveedor: adoptado por empresas proveedoras que colocan en un portal su

catálogo de productos y ofrecen a sus clientes la posibilidad de consultar el catálogo, encargar
productos y servicios, entre otras funcionalidades.

▪ Centrada en el comprador: proporciona un sistema bajo su control y un único catálogo,

multiinformación del proveedor en la que lleva a cabo sus actividades de contratación electrónica
con la posibilidad de integración con otros sistemas de la empresa. Este modelo permite que la
empresa compradora tenga un gran control sobre el sistema, pero es de extrema importancia que
haya una conexión cercana con los proveedores, ya que éstos necesitan ofrecer información
acerca de los productos, condiciones de venta y demás informaciones utilizadas en la decisión de
compra.
▪ Centrado en el mercado electrónico: soporta múltiples clientes y múltiples proveedores, la
búsqueda de una relación de “muchos a muchos”, con soluciones exploradas para una tercera
entidad intermedia, cuyo modelo de negocio pasa por el cobro de un valor de suscripción y de
tasas aplicadas a las transacciones.

En cuanto a los productos comercializados, a través del e-procurement, los autores Grande, M; Olhê,
E, Rodello, I; & Gomes, E; 2016, establecen que se pueden dividir en compras directas e indirectas:

▪ Compras directas: son aquellas compras orientadas al proceso de producción como lo es la

compra de materias primas y partes necesarias para la fabricación de productos finales.
▪ Compras indirectas: son las compras que no están orientadas a la producción y, generalmente,
tratan de suministros de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO).

La compra indirecta en el modelo de aprovisionamiento tradicional generalmente no es

efectivamente controlada o automatizada por la mayoría de las empresas, lo que implica mayores
costes. Con la implementación del e-procurement, múltiples organizaciones han observado mejoras
en el uso de ésta para el proceso de adquisición de productos MRO.

Esta última acotación radica en el proceso de seguimiento de los resultados que realiza el sistema de
e-procurement, pues dicho sistema permite monitorear los resultados y acompañar el cumplimiento
de los objetivos que se persiguen. Esto sucede a través de la estandarización de las órdenes de
compra y proceso de aprobación de la adquisición, lo que aumenta la transparencia del gasto y
reduce los riesgos en la gestión de compras, así como la medición del historial de adquisiciones, la
creación de un precio objetivo y la evaluación de los informes de ahorro. La consecuencia es una
toma de decisiones más estratégica y que trae resultados más positivos para la organización.

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❑El e-procurement consta de tres etapas principales

1. Selección de productos
Las empresas se dirigen a una plataforma específica, que puede ser un catálogo online, un PunchOut,
un sitio de venta al por menor B2B, etc., y puede ser alojado a través de un mercado. A continuación,
tienen acceso a toda la gama de productos del proveedor, incluidas las condiciones contractuales
(productos seleccionados, descuentos, etc.).
Eligen sus productos y envían su solicitud de compra con un solo clic. La solicitud de compra se
incorpora a su sistema de compras para seguir el flujo de trabajo predefinido.

2. Realización de pedidos
Una vez confirmada, la solicitud de compra se convierte en un pedido. Se envía automáticamente al
proveedor en cuestión como un documento electrónico o a través de un mercado. El proveedor
prepara inmediatamente los productos para la entrega.

3. Recepción de la factura
La factura también puede ser desmaterializada: las empresas reciben la factura, certificada por un
tercero de confianza como un archivo PDF o un documento electrónico, que acepta
automáticamente el pedido y desencadena el pago.

Selección de
productos

Realización de
pedidos

Recepción de la
factura

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❑ Consideraciones para aplicar sistemas de e-procurement

Grande, M; et al 2016, exponen que son variados los factores críticos de éxitos en la
implementación de este sistema, y que deben ser consideradas por las organizaciones al asumir su
implementación, entre las que se encuentran:

▪ Reorganización general del proceso de compras y otros procesos de organización afectada por la
contratación electrónica.
▪ Preparación de catálogos con la cantidad correcta de productos y productos de buena calidad.
▪ Participación de proveedores en la etapa inicial.
▪ Integración de la contratación electrónica con el sistema back-end.
▪ Gestión de catálogo adecuado, en relación al contenido y la acogida en el sitio web del
proveedor o mercado en el que se encuentre inmerso.
▪ La integración del sistema adecuado con otros sistemas comerciales pertinentes, como
Enterprise Resource Planning (ERP), ya que esto puede ser proporcionado por otra compañía. El
sistema no sólo debe interactuar con los sistemas internos de información preexistente, sino
que también debe cooperar con el exterior, principalmente con proveedores y clientes.
▪ Racionalizar la gestión de los proveedores, reduciendo el número de proveedores con los que
la empresa lleva a cabo la gestión de compras. El objetivo es consolidar proveedores y contratos
para lograr una reducción significativa de los costos de compras y mejores contratos.

❑ Sistema back-end: se corresponde con el área de administrador del sitio web como la
generación de base de datos con los datos aportados por el usuario del sistema. Existen cuatro
tipos de áreas de integración con e-procurement, entre los que se pueden nombrar los
siguientes:
▪ El primero (y el más común) es la integración en los entornos centrales de ERP (Enterprise
Resource Planning) / MRP enfocados en los principales datos financieros e inventario.
▪ El segundo se centra en las integraciones relacionadas con adquisiciones de sistemas de
administración de proveedores (VMS), aplicaciones de monitoreo / medición / licencias de
software, herramientas de viajes y T&E, sistemas de administración de contratos, aplicaciones
de administración de proveedores y herramientas de automatización de facturación electrónica.
▪ El tercero es para aplicaciones comerciales más generalizadas fuera de compras que son
relativamente similares en todas las industrias. Esto puede incluir CRM (Customer Relationship
Management), recursos humanos, inventario especializado, gestión de almacenes, gestión de
activos, reclamaciones / garantía y conjuntos de herramientas relacionadas.
▪ El cuarto es específico de la industria, como en los sistemas minoristas / puntos de venta (POS).

Otros ejemplos incluyen la gestión de contratos y las capacidades de facturación electrónica

necesarias en entornos como el petróleo y el gas.

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❑Los cuatro beneficios del e-procurement

Como ya habrá comprendido, el e-procurement le permite centralizar y automatizar las

interacciones entre las partes interesadas (usuarios finales, departamento de adquisiciones,
proveedores, etc.) para optimizar en última instancia el proceso de adquisición, incluyendo la
gestión y la estrategia de adquisición. Cabe recordar los cuatro grandes beneficios:

1. Ahorro financiero
Los costes de una transacción estándar se estiman en una media de 95 euros y los de una
transacción 100 % digital (desde la selección del producto hasta el pago) son inferiores a 19
euros[3]. Esto se debe, en particular, a la reducción de los costes de mano de obra, ya que el
proceso está totalmente automatizado. En cuanto al número de pedidos, incluidas las compras
indirectas, los beneficios financieros son significativos.

2. Eliminación de procesos de bajo valor añadido

La eliminación de las tareas administrativas y manuales permite a los equipos mejorar en velocidad
y eficiencia, a la vez que se reduce la tasa de error del 30 % al 50 % en promedio [4]. El envío de
órdenes de compra, la solicitud de confirmación, la aceptación de la orden y la factura, etc., son
procesos automatizados. De este modo, los equipos pueden centrarse en tareas de mayor valor
añadido.

3. Reducción de los plazos de entrega

Tanto si se trata de realizar o confirmar pedidos, el proceso es más sencillo y transparente para las
empresas. Desaparecen los tiempos de inactividad, los recordatorios o los documentos
administrativos que deben ser procesados y archivados, lo que supone un ahorro considerable de
tiempo en el proceso de adquisición. Además, como el pedido se convierte directamente en un
albarán en las instalaciones del proveedor, esto permite, en última instancia, entregas más rápidas
a las empresas.

4. Mayor control sobre los gastos

El e-procurement permite a las empresas beneficiarse de una visión clara y en tiempo real de sus
gastos (valiosa para los que realizan los pedidos, el proceso de adquisición, etc.) a través de un
sistema de información. Por lo tanto, pueden tener un mayor control sobre sus gastos, gestionar su
presupuesto con mayor precisión y mejorar su estrategia encontrando áreas de mejora..

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❑ Diferentes funcionalidades
▪ EDI: Intercambio Electrónico de datos
▪ Subastas electrónicas inversas.
▪ Solicitud de ofertas
▪ Gestión de subcontratistas
▪ Planificación colaborativa.
▪ Inventarios compartidos (propiedad del proveedor, gestionado por el vendedor)
▪ Gestión de envíos de mercancía.

Subastas electrónicas:

▪ Subastas inversas
▪ El objetivo es comprar algún producto o servicio al mejor precio posible.
▪ El precio se reduce cada vez que un posible proveedor mejora su precio (a la baja). Se mejoran
los precios debido a una mayor competencia entre los proveedores.
▪ Hay una relación directa entre el volumen de la compra y el ahorro en precio: A mayor volumen,
más atractivo para el proveedor es hacerse con la compra y mayor la competencia
desencadenada.

Las claves del éxito están en unas especificaciones y unas reglas claras y una rápida comunicación
con los proveedores.

❑ Otras funcionalidades

▪ Solicitud de ofertas: Es una forma de negociar precios menos agresiva que las subastas inversas.
▪ Gestión de sub-contratistas: Gestión on line de la situación de los trabajos enviados al exterior.
▪ Planificación colaborativa: Proceso interactivo donde clientes y proveedores cooperan
continuamente en la cadena de valor y comparten información sobre la planificación de la
demanda y las previsiones.
▪ Inventarios compartidos: El inventario gestionado por el vendedor es propiedad y
responsabilidad del proveedor.
▪ Gestión de envíos: El proveedor informa al cliente la situación de los envíos de mercancía.

Ejemplo: Gestión de sub-contratistas

▪ El envío de producto a mecanizar en el exterior está disponible para el proveedor desde el
momento de la salida.
▪ Este deberá informar de que la recepción se ha producido.
▪ Informará de cada nueva entrega de material hasta completar el trabajo

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❑¿Por qué se está convirtiendo en una necesidad para las empresas?

✓ Facilita la puesta en contacto de compradores y proveedores de todo el mundo.

✓ Mayor conocimiento de los productos en catálogo de los proveedores.
✓ Mejor conocimiento por parte de los proveedores de las necesidades, requerimientos y
especificaciones del comprador Æ Las transacciones quedan personalizadas al máximo.
✓ Da acceso a unos niveles de competitividad y exigencia cada vez mayores.
✓ Posibilita un importante ahorro en costes en cuanto a adquisición del producto o servicio

❑ ¿Qué debe mostrar el cliente al proveedor?

✓ Proyección de requerimientos futuros
✓ Inventarios reales y actualizados de cada uno de los productos.
✓ Cantidad de material recibido para facilitar procesos de facturación.
✓ Establecimiento de cantidad mínima y máxima de materia prima en planta.
✓ Procesamiento automático de información en el momento de utilizar el material en producción.

❑ ¿Qué debe mostrar el proveedor al cliente?

✓ Cantidad de material embarcado
✓ Fecha de embarque del material
✓ Medio de transporte seleccionado para el transporte
✓ Guías para rastrear el material con el departamento de logística
✓ Promesa en cantidad y fecha de próximos embarques.
✓ Problemas de capacidad en el suministro con el suficiente tiempo de antelación.
✓ Alertas de material defectuoso.

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