FORM

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

INSTALASI FARMASI TAHUN 2023

A. Pendahuluan
Dalam rangka pelayanan di Instalasi Farmasi yang efektif dan efisien, setiap petugas dituntut untuk
bekerja secara profesional. Namun pada kenyataannya, profesionalisme yang diharapkan belum
sepenuhnya terwujud. Penyebab utamanya katena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi petugas
dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian tersebut disebabkan komposisi keahlian atau
keterampilan petugas yang belum proporsional.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan dalam pelaksanaan manajemen
kepegawaian ke arah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan
(sustainable). Dalam upaya mempersiapkan tenaga di Instalasi Farmasi yang kompeten dan handal,
perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan dan mempertahankan sumber daya manusia yang
tepat bagi organisasi.

B. Pola Ketenagaan dan Kualifikasi

Instalasi Farmasi telah menetapkan Pedoman Pola Ketenagaan dan Perhitungan Kebutuhan Tenaga
dengan prinsip dasar beban kerja di masing-masing instalasi/bidang/bagian secara riil berdasarkan
studi gerak dan waktu. Adapun langkah-langkah penghitungan ketenagaan yang berlaku adalah sebagai
berikut :

1. Langkah 1:
Menetapkan unit kerja dan kategori dan kualifikasi SDM

No. Nama Unit Kategori SDM Kualifikasi

Ka. Instalasi Farmasi Apoteker
Apoteker Pendamping Apoteker
1. Instalasi Farmasi
TTK D3 Farmasi
Administrasi / Reseptir SMK

2. Langkah 2:
Menetapkan Waktu Kerja Tersedia (WKT) dengan rumus:
Waktu Kerja tersedia = {A-(B+C+D+E)}x F
Dimana :

Kode Faktor Jumlah Keterangan

A Jumlah hari setahun 365 Hari / tahun
B Jumlah hari minggu setahun 53 Hari / tahun
C Jumlah cuti setahun 12 Hari / tahun
D Hari libur Nasional 12 Hari / tahun
E Ketidakhadiran lainnya 2 Hari / tahun
Hari yang tersedia 286 Hari / tahun
F Jumlah jam kerja perminggu 40 Jam / tahun
Jumlah waktu kerja tersedia 1.908 Jam / tahun
Jumlah waktu kerja tersedia 114.480 Menit / tahun

Dengan demikian Waktu Kerja Tersedia (WKT) ditetapkan : 114.480 menit/ tahun

1
3. Langkah 3:
Mengidentifikasi kegiatan pokok dan menghitung waktu rata-rata

N Waktu
Kategori SDM Kegiatan
o (Menit)
KEPALA 1. Checking order perbekalan farmasi 15
INSTALASI 2. Membuat logbook 5
FARMASI 3. Membuat Surat Pesanan 15
4. Membuat teri 15
5. Buat laporan unit 2880
6. Buat laporan psiko/narko 15
7. Audit 30
8. Buat SPO dan melengkapi dokumen 420
9. Penilaian Logbook Unit 120
10. Stock Opname 180
11. Buat review tahunan 4320
12. Persiapkan revisian SPO 4320
13. Persiapkan revisian pedoman 4320
14. Persiapkan revisian panduan 4320
15. Persiapkan rencana pengadaan obat 4320
16. Persiapkan usulan kebijakan 4320
17. Persiapkan usulan Formularium Rumah sakit 5760
18. Membuat ABK 120
19. Membuat Program Kerja 120
20. Membuat TNA 120
FARMASI 21. Input obat (per item obat) 0,8
RAWAT JALAN & 22. Pembuatan label obat (per item obat) 0,8
RAWAT INAP 23. Konfirmasi masalah terkait resep 5
24. Input obat kronis 5
25. Ambil perbekalan farmasi (per item obat) 1
26. Kemas obat dan beri etiket (per item obat) 1
27. Buat obat racikan 20
28. Penyerahan obat (per item obat) 1
29. Pengecekan perbekalan farmasi habis 40
30. Buat defecta perbekalan farmasi 10
31. Pengecekan perbekalan farmasi yang datang 15
32. Penataan perbekalan farmasi yang datang 20
33. Checking narko psiko 20
34. Input klaim obat kronis 30
35. Merapikan unit kerja 20
36. Pemberkasan resep harian 15
37. Verifikasi Kartu Stok 2
38. Monitoring Suhu 1
39. Penerimaan dan pelaporan gas medis 1
40. Menyiapan obat IGD 10
41. Melakukan repacking program IBS 20
42. Membuat logbook 2
43. Rekap resep ke excel 20
44. Rekap respon time resep 60
45. Buat rekap pengguna OAT 120
46. Buat Anfrah Rumah Tangga 10
2
 N Waktu
Kategori SDM Kegiatan
o (Menit)
47. Pemberkasan resep ke box 180
48. Pengantaran ke gudang berkas 240
49. Stok Opname Bulanan 420
50. Input stok opname ke sistem 120
51. Retur obat pasien yang tidak diambil 120
52. Perekapan mutu 720
53. Penginputan ke SIM Mutu 360
54. Monitoring 20
55. Memantau Kegiatan Unit 20
56. Melengkapi data dan SPO 420
57. Audit 60
58. Melakukan repacking program IBS 20
59. Penyiapan anfrah IGD 15
60. Penyiapan obat steril 60
PENGADAAN 61. Order perbekalan farmasi 30
62. Input faktur order 5
63. Penerimaan perbekalan farmasi 3
64. Penataan dan penyimpanan perbekalan farmasi 30
65. Penyiapan permintaan ruangan 30
66. Input permintaan ke SIM RS 30
67. Membuat Teri 5
68. Membuat laporan pembelian 60
69. Menyiapkan lensa untuk pasien operasi 2
70. Membuat surat pesanan 30
71. Membuat pengajuan order 60
72. Buat materi farmasi utk dewan keuangan 60
73. Penyiapan permintaan ruangan 60
74. Input Realisasi permintaan unit 60
75. Penghitungan perbekalan farmasi saat stok opname 60
76. Stok opname bulanan gudang farmasi 60
77. Input stok opname gudang dan unit 30
78. Validasi inputan stok opnam 60
FARMASI KLINIK 79. Checking DRM 10
80. Checking obat pasien (sampling) 10
81. Pengisian form rekonsiliasi obat 5
82. Pengisian CPPT 5
83. Visit 5
84. Pemantauan terapi obat 5
85. Edukasi obat pulang 5
86. Laporan penggunaan obat antibiotik 30

4. Langkah 4:
Menyusun Standar Beban Kerja (SBK), dengan rumus:
Waktu Tersedia (WKT)
Standar Beban Kerja =
Rata-Rata waktu per kegiatan pokok

Waktu
Standar
N Waktu Kerja
Kategori SDM Kegiatan Beban
o (Menit) Tersedia
Kerja
(Menit)
KEPALA INSTALASI 1. Checking order perbekalan 15 112.620 7.508
3
 Waktu
Standar
N Waktu Kerja
Kategori SDM Kegiatan Beban
o (Menit) Tersedia
Kerja
(Menit)
FARMASI farmasi
2. Membuat loogbook 5 112.620 22.524
3. Membuat Surat Pesanan 15 112.620 7.508
4. Membuat teri 15 112.620 7.508
5. Buat laporan unit 2880 112.620 39
6. Buat laporan psiko/narko 60 112.620 1.877
7. Audit 30 112.620 3.754
8. Buat SPO dan melengkapi
420 112.620 268
dokumen
9. Rapat Unit Farmasi 120 112.620 939
10. Penilaian Logbook Unit 120 112.620 939
11. Stock Opname 180 112.620 626
12. Rapat Tim Farmasi Terapi 120 112.620 939
13. Rapat Tim PPRA 120 112.620 939
14. Buat review tahunan 4320 112.620 26
15. Persiapkan revisian SPO 4320 112.620 26
16. Persiapkan revisian pedoman 4320 112.620 26
17. Persiapkan revisian panduan 4320 112.620 26
18. Persiapkan rencana pengadaan
4320 112.620 26
obat
19. Persiapkan usulan kebijakan 4320 112.620 26
20. Persiapkan usulan Formularium
5760 112.620 20
Rumah sakit
21. Membuat ABK 120 112.620 939
22. Membuat Program Kerja 120 112.620 939
23. Membuat TNA 120 112.620 939
FARMASI RAWAT 24. Input obat (per item obat) 0,8 112.620 140.775
JALAN / RAWAT 25. Pembuatan label obat (per item
0,8 112.620 140.775
INAP obat)
26. Konfirmasi masalah terkait
5 112.620 22.524
resep
27. Input obat kronis 5 112.620 22.524
28. Ambil perbekalan farmasi (per
1 112.620 112.620
item obat)
29. Kemas obat dan beri etiket (per
1 112.620 112.620
item obat)
30. Buat obat racikan 20 112.620 5.631
31. Penyerahan obat (per item
1 112.620 112.620
obat)
32. Pengecekan perbekalan farmasi
40 112.620 2.816
habis
33. Buat defecta perbekalan
10 112.620 11.262
farmasi
34. Pengecekan perbekalan farmasi
15 112.620 7.508
yang datang
35. Penataan perbekalan farmasi
20 112.620 5.631
yang datang
36. Checking narko psiko 20 112.620 5.631
37. Input klaim obat kronis 30 112.620 3.754

4
 Waktu
Standar
N Waktu Kerja
Kategori SDM Kegiatan Beban
o (Menit) Tersedia
Kerja
(Menit)
38. Merapikan unit kerja 20 112.620 5.631
39. Pemberkasan resep harian 15 112.620 7.508
40. Verifikasi Kartu Stok 2 112.620 56.310
41. Monitoring Suhu 1 112.620 112.620
42. Penerimaan dan pelaporan gas
1 112.620 112.620
medis
43. Menyiapan obat IGD 10 112.620 11.262
44. Melakukan repacking program
20 112.620 5.631
IBS
45. Membuat logbook 2 112.620 56.310
46. Rekap resep ke excel 20 112.620 5.631
47. Rekap respon time resep 60 112.620 1.877
48. Buat rekap pengguna OAT 120 112.620 939
49. Buat Anfrah Rumah Tangga 10 112.620 11.262
50. Pemberkasan resep ke box 180 112.620 626
51. Pengantaran ke gudang berkas 240 112.620 469
52. Stok Opname Bulanan 420 112.620 268
53. Input stok opname ke sistem 120 112.620 939
54. Retur obat pasien yang tidak
120 112.620 939
diambil
55. Perekapan mutu 720 112.620 156
56. Penginputan ke SIM Mutu 360 112.620 313
57. Rapat PPI 60 112.620 1.877
58. Monitoring 20 112.620 5.631
59. Memantau Kegiatan Unit 20 112.620 5.631
60. Melengkapi data dan SPO 420 112.620 268
61. Audit 60 112.620 1.877
62. Melengkapi data 60 112.620 1.877
63. Audit 30 112.620 3.754
64. Membuat laporan vaksin 180 112.620 1.251
65. Membuat laporan OAT 120 112.620 1.251
PENGADAAN 66. Order perbekalan farmasi 30 112.620 3.754
67. Input faktur order 5 112.620 22.524
68. Penerimaan perbekalan farmasi 3 112.620 37.540
69. Penataan dan penyimpanan
30 112.620 3.754
perbekalan farmasi
70. Penyiapan permintaan ruangan 30 112.620 3.754
71. Input permintaan ke SIM RS 30 112.620 3.754
72. Membuat Teri 5 112.620 22.524
73. Membuat laporan pembelian 60 112.620 1.877
74. Menyiapkan lensa untuk pasien
2 112.620 56.310
operasi
75. Membuat surat pesanan 30 112.620 3.754
76. Membuat pengajuan order 60 112.620 1.877
77. Buat materi farmasi utk dewan
120 112.620 939
keuangan
78. Penyiapan permintaan ruangan 180 112.620 626
79. Input Realisasi permintaan unit 60 112.620 1.877
80. Penghitungan perbekalan 1440 112.620 78
5
 Waktu
Standar
N Waktu Kerja
Kategori SDM Kegiatan Beban
o (Menit) Tersedia
Kerja
(Menit)
farmasi saat stok opname
81. Stok opname bulanan gudang
420 112.620 268
farmasi
82. Input stok opname gudang dan
180 112.620 626
unit
83. Validasi inputan stok opnam 2880 112.620 39
FARMASI KLINIK 84. Checking DRM 10 112.620 11.262
85. Checking obat pasien
10 112.620 11.262
(sampling)
86. Pengisian form rekonsiliasi obat 5 112.620 22.524
87. Retur perbekalan farmasi yang
10 112.620 11.262
tidak digunakan
88. Pengisian CPPT 5 112.620 22.524
89. Visit 5 112.620 22.524
90. Penghitungan perbekalan
1440 112.620 78
farmasi saat stok opname
91. Stok opname bulanan gudang
420 112.620 268
farmasi
92. Input stok opname gudang dan
180 112.620 626
unit
93. Validasi inputan stok opnam 2880 112.620 39

5. Langkah 5:
Menyusun Standar Kelonggaran (Faktor Koreksi), dengan rumus:
Rata-rata waktu per-faktor kelonggaran
Standar Kelonggaran =
Waktu Kerja tersedia

No. Faktor Kelonggaran Frekwensi Waktu Jumlah

1. Rapat Unit 1 x perbulan 2,0 jam 24 jam / tahun
2. Makan / Snack 1 x perhari 0,5 jam 142 jam / tahun
3. Lain-lain (koord. Antar bagian) 1 x perhari 0,5 jam 142 jam / tahun
Waktu Kelonggaran 306 jam / tahun
Total Waktu Kerja Efektif 1.877 jam / tahun
Standar Kelonggaran/Faktor Koreksi 16,3%

Dengan demikian Faktor Koreksi/ Standar Kelonggaran ditetapkan : 16,3% atau 0,163.

6. Langkah 6:
Menghitung Kebutuhan SDM, dengan rumus:
Kuantitas kegiatan Pokok (KK)
Kebutuhan SDM = + Standar Kelonggaran (0,163)
Standar Beban Kerja

Kategori N Kebutuhan
Kegiatan Pokok SBK KK
SDM o SDM
KEPALA 1. Checking order perbekalan
7.508 300 0,040
INSTALASI farmasi
FARMASI 2. Membuat loogbook 22.524 300 0,013
3. Membuat Surat Pesanan 7.508 300 0,040
4. Membuat teri 7.508 300 0,040
6
 Kategori N Kebutuhan
Kegiatan Pokok SBK KK
SDM o SDM
5. Buat laporan unit 39 12 0,307
6. Buat laporan psiko/narko 1.877 12 0,006
7. Audit 3.754 12 0,003
8. Buat SPO dan melengkapi
268 12 0,045
dokumen
9. Penilaian Logbook Unit 939 12 0,013
10. Stock Opname 626 12 0,019
11. Rapat Tim Farmasi Terapi 939 4 0,004
12. Rapat Tim PPRA 939 4 0,004
13. Buat review tahunan 26 1 0,038
14. Persiapkan revisian SPO 26 1 0,038
15. Persiapkan revisian pedoman 26 1 0,038
16. Persiapkan revisian panduan 26 1 0,038
17. Persiapkan rencana pengadaan
26 1 0,038
obat
18. Persiapkan usulan kebijakan 26 1 0,038
19. Persiapkan usulan Formularium
20 1 0,051
Rumah sakit
20. Membuat ABK 939 1 0,001
21. Membuat Program Kerja 939 1 0,001
22. Membuat TNA 939 1 0,001
FARMASI 23. Input obat (per item obat) 140.775 195.000 1,385
RAWAT 24. Pembuatan label obat (per item
140.775 195.000 1,385
JALAN / obat)
RAWAT 25. Konfirmasi masalah terkait resep 22.524 2.100 0,093
INAP 26. Input obat kronis 22.524 7.500 0,333
27. Ambil perbekalan farmasi (per
112.620 195.000 1,731
item obat)
28. Kemas obat dan beri etiket (per
112.620 195.000 1,731
item obat)
29. Buat obat racikan 5.631 3.000 0,533
30. Penyerahan obat (per item obat) 112.620 195.000 1,731
31. Pengecekan perbekalan farmasi
2.816 300 0,107
habis
32. Buat defecta perbekalan farmasi 11.262 300 0,027
33. Pengecekan perbekalan farmasi
7.508 300 0,040
yang datang
34. Penataan perbekalan farmasi yang
5.631 600 0,107
datang
35. Checking narko psiko 5.631 600 0,107
36. Input klaim obat kronis 3.754 4.500 1,199
37. Merapikan unit kerja 5.631 600 0,107
38. Pemberkasan resep harian 7.508 300 0,040
39. Verifikasi Kartu Stok 56.310 30.000 0,533
40. Monitoring Suhu 112.620 300 0,003
41. Penerimaan dan pelaporan gas
112.620 27.000 0,240
medis
42. Menyiapan obat IGD 11.262 30.000 2,664
43. Melakukan repacking program IBS 5.631 7.500 1,332
44. Membuat logbook 56.310 7.500 0,133
45. Rekap resep ke excel 5.631 48 0,009

7
 Kategori N Kebutuhan
Kegiatan Pokok SBK KK
SDM o SDM
46. Rekap respon time resep 1.877 144 0,077
47. Buat rekap pengguna OAT 939 48 0,051
48. Buat Anfrah Rumah Tangga 11.262 48 0,004
49. Pemberkasan resep ke box 626 12 0,019
50. Pengantaran ke gudang berkas 469 12 0,026
51. Stok Opname Bulanan 268 12 0,045
52. Input stok opname ke sistem 939 12 0,013
53. Retur obat pasien yang tidak
939 12 0,013
diambil
54. Perekapan mutu 156 12 0,077
55. Penginputan ke SIM Mutu 313 12 0,038
56. Rapat PPI 1.877 12 0,006
57. Monitoring 5.631 12 0,002
58. Memantau Kegiatan Unit 5.631 12 0,002
59. Melengkapi data dan SPO 268 12 0,045
60. Audit 1.877 12 0,006
61. Melengkapi data 1.877 12 0,006
62. Audit 3.754 12 0,003
63. Membuat laporan vaksin 1.251 4 0,003
64. Membuat laporan OAT 1.251 4 0,003
PENGADAA 65. Order perbekalan farmasi 3.754 300 0,080
N 66. Input faktur order 22.524 6.000 0,266
67. Penerimaan perbekalan farmasi 37.540 6.000 0,160
68. Penataan dan penyimpanan
3.754 600 0,160
perbekalan farmasi
69. Penyiapan permintaan ruangan 3.754 600 0,160
70. Input permintaan ke SIM RS 3.754 300 0,080
71. Buat rekap vaksin 7.508 300 0,040
72. Membuat Teri 22.524 6.000 0,266
73. Membuat laporan pembelian 1.877 300 0,160
74. Menyiapkan lensa untuk pasien
56.310 3.000 0,053
operasi
75. Membuat surat pesanan 3.754 300 0,080
76. Membuat pengajuan order 1.877 7.500 3,996
77. Buat materi farmasi utk dewan
939 48 0,051
keuangan
78. Penyiapan permintaan ruangan 626 48 0,077
79. Input Realisasi permintaan unit 1.877 48 0,026
80. Penghitungan perbekalan farmasi
78 12 0,153
saat stok opname
81. Stok opname bulanan gudang
268 12 0,045
farmasi
82. Input stok opname gudang dan
626 12 0,019
unit
83. Validasi inputan stok opnam 39 12 0,307
FARMASI 84. Checking DRM 11.262 5.100 0,453
KLINIK 85. Checking obat pasien (sampling) 11.262 13.500 1,199
86. Pengisian form rekonsiliasi obat 22.524 1.500 0,067
87. Retur perbekalan farmasi yang
11.262 1.500 0,133
tidak digunakan
88. Pengisian CPPT 22.524 3.000 0,133
8
 Kategori N Kebutuhan
Kegiatan Pokok SBK KK
SDM o SDM
89. Visit 22.524 7.500 0,333
90. Penghitungan perbekalan farmasi
78 12 0,153
saat stok opname
91. Stok opname bulanan gudang
268 12 0,045
farmasi
92. Input stok opname gudang dan
626 12 0,019
unit
93. Validasi inputan stok opnam 39 12 0,307

7. Langkah 7:
Analisa Kebutuhan SDM.
a. Analisa Kebutuhan SDM saat ini
Kategori SDM Jumlah Saat Ini Kebutuhan Lebih (Kurang)
KEPALA INSTALASI FARMASI 1 1 -
FARMASI RAWAT JALAN / 13 22 -9
RAWAT INAP
PENGADAAN 2 5 -3
FARMASI KLINIK 4 4 -
Jumlah 16 30 -12

b. Dari hasil penghitungan dengan rumus tersebut diatas, maka pola ketenagaan dan kualifikasi
sumber daya manusia di Instalasi Farmasi RSU William Booth adalah sebagai berikut :

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Instalasi Farmasi RSU “William Booth” Semarang

Nama Jabatan Kualifikasi Formal & Informal SDM dibutuhkan

Kepala Instalasi Farmasi Pendidikan : Apoteker 1
Pengalaman : 3 tahun
Pelatihan : Training Manajemen
Instalasi Farmasi RS
Ketrampilan : Kemampuan mengatasi
semua kendala yang terjadi
di farmasi,
Farmasi Rawat Jalan / Pendidikan : Apoteker, D3 Farmasi, TTK 22
Rawat Inap Pengalaman : 1 tahun
Pelatihan : Pelatihan Farmasi RS untuk
Apoteker. Pelatihan
Manajemen Farmasi untuk
TTK
Ketrampilan : Kemampuan berkomunikasi
dengan pasien, Kemampuan
meracik obat
Pengadaan Pendidikan : S1 Farmasi 2
Pengalaman : 1 tahun
Pelatihan : Pelatihan Manajemen
Farmasi untuk TTK
Ketrampilan : Bisa computer
Farmasi Klinik Pendidikan : Apoteker, D3 Farmasi, TTK 4
Pengalaman : 1 tahun
9
 Nama Jabatan Kualifikasi Formal & Informal SDM dibutuhkan
Pelatihan : Pelatihan Farmasi RS untuk
Apoteker. Pelatihan
Manajemen Farmasi untuk
TTK
Ketrampilan : Kemampuan berkomunikasi

Semarang, 11 November 2021

Penyusun
Menyetujui Instalasi Farmasi

Dr. Michael Satya Gani Retno Ayu Widiastuti,S.Farm,Apt

Manajer Penunjang Medis Kepala Instalasi Farmasi

Mengetahui

Martha Siagian, SH
Manajer Umum & Keuangan

10