MINISTERUL CULTURII AL REPUBLICII MOLDOVA

ACADEMIA DE MUZICA, TEATRU SI ARTE PLASTICE

Studiul la obiectul
Teoria comunicarii

Autor:
Alavatchi E.

Coordonator:
Florea E.
doctor in arte, prof. univ.
 Chisinau 2016
CUPRINS

Introducere_______________________________________________3

1. Notiune de document_____________________________________3

1.1. Document oficial____________________________________5

1.2. Tipologia documentelor oficiale________________________8

1.3. Document de serviciu_______________________________11

2. Lingvistica documentala_________________________________14

3. Corespondenta de serviciu _______________________________15

4. Corespondenta neoficiala________________________________17

Bibliografie______________________________________________18

Anexe___________________________________________________19

2
Introducere

In fiecare zi, in fiecare moment, fiintele comunica intre ele, adica fac schimb de
informatii. 
Comunicarea poate fi analizata din multe puncte de vedere, cunoscand forme
diverse. Dintre acestea, comunicarea umana, se diferentiaza, dupa natura
substantial – calitativa a semnalelor si alfabetelor utilizate pentru transmiterea
mesajelor (codul folosit) si canalul predilect de transmitere in:
- comunicare verbala - prin cuvant. Este specific umana, are forma orala sau
scrisa, permite transmiterea unor continuturi extrem de complexe.
- comunicare paraverbala - prin insusiri vocale care insotesc cuvantul, cum ar fi:
caracteristicile vocii, intensitatea, ritmul, debitul vorbirii, intonatia, etc.
- comunicarea nonverbala - prin semne legate direct de postura, miscare, gesturi,
mimica, infatisare.
Comunicarea scrisa, alaturi de cea orala, reprezinta o componeneta a
comunicarii umane verbale. Caracteristicile mesajului scris sunt:
- are anumite restrictii de utilizare;
- sa fie conceput explicit;
- implica in control exigent privind informatiile, faptele si argumentele
folosite;
- poate fi exprimat sub diferite forme;
- este judecat dupa fondul si forma textului.
Pentru persoanele fizice, comunicarea scrisa constituie o activitate ocazionala.
Pentru organele de stat, institutii, intreprinderi si celelalte organizatii, comunicarea
constituie o activitate continua, o metoda de lucru, o modalitate de rezolvare a
multor probleme.

1. Notiune de document

Materia prima a activitati oricarei intitutii o constituie documentul. Etimologic,

termenul “document” provine din latina “documentum”, cu sensul de “ceea ce
serveste la a invata, a se instrui”, termen intrat cu acest sens in limba franceza in
secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism in limba romana, circuland cu
sensul juridic modern, pana in secolul al XIX-lea, cand s-a fixat si impus
terminologia stiintei documentarii.
In acceptie larga, notiunea de “document” este definita ca: orice baza de
cunoastere fixata material, inregistrata de a fi utilizata pentru consultare studiu sau
proba. Initial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin
intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta.
Odata cu evolutia mijloacelor de comunicare materializate, intelesul modern al
termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adica activitatea de “a

3
informa” pe altii, caracteristica care predomina in organizarea moderna a acestui
domeniu.
In acceptiune curenta, a documenta inseamna a depista, a colectiona, a conserva
si pune la dispozitia consumatorilor de informatii surse de cunostinte dobandite
anterior asupra problemei ce intra in sfera de interes a acestora, fixate in
documente de orice gen.
Informatia transmisa oral, rapid, este receptionata cu un grad de aproximatie,
presupus de o astfel de transmisie.
Documentarea presupune o receptionare mai metodica si mai temeinica,
memoria vizuala a fiintei umane fiind mai puternica pe tot parcursul vietii, deci si
cea mai importanta.
Valoarea informatiei documentare consta si in perenitate. Fiind fixata pe suport
material, ea poate fi transmisa in spatiu dar si in timp.
Pentru a se folosi documentul adecvat fiecarei operatiuni, trebuie sa se tina
seama de o anumita clasificare a documentelor si anume:
- dupa natura operatiilor la care se refera, documentele pot fi:
 documente privind activitatea financiara-contabila: documentele privind
salariile, rezultatele financiare etc.
 documente privind alte activitati: documente privind activitatea de
cercetare, proiectare, investitii, programarea si urmarirea productiei etc.
- dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc, documentele se impart in:
 documente de dispozitie, prin care se transmite ordinul de a executa o
operatie economica, precum: dispozitia de plata, dispozitia de livrare,
ordinul de plata, comanda.
 documente justificative, care cuprind date cu privire la executarea
operatiilor economice: factura, chitanta, bonul de consum, etc.
 documente mixte, care reunesc trasaturi ale documentelor de dispozitie
cu ale celor justificative, cuprinzand date privind dispozitia de executare
a operatiei, dar si dovada infaptuirii ei: cererea de dispozitie de plata,
statul de plata al salariului.
- dupa locul intocmirii si circulatiei, documentele pot fi:
 documente interne, intocmite in cadrul intreprinderii si circulatia fie
numai in interiorul acesteia ( bonul de consum, statele de plata a
salariilor), fie catre exterior (dispozitiile de plata, facturile).
 documente externe, intocmite de alte persoane fizice si juridice cu care se
afla in raporturi contractuale intreprinderea (factura furnizorului, extrasul
de cont).
- dupa modul de intocmire, documentele pot fi:
 documente primare, acestea cuprind operatiile economico-financiare in
momentul si la locul producerii lor: bonul de consum, factura, chitanta.

4
  documente centralizatoare, se intocmesc pe baza documentelor primare
cu scopul de a grupa operatiile de acelasi fel, dintr-o anumita perioada.
- dupa forma de prezentare, se disting urmatoarele tipuri de documente:
 documente tipizate, acestea continand un text si o forma prestabilita
(formulare tip) si sunt obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din
economia nationala.
 documente netipizate, sunt specifice unor ramuri de activitate sau unor
institutii si se intocmesc pe formulare specifice sau pe hirtie simpla.
- dupa regimul de tiparire, documentele pot fi:
 documente intocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit
de tiparire, numerotare, gestionare: delegatia, factura de expeditie.
 documente obisnuite (fara regim special) sunt acelea care au un regim
intern de circulatie (specific fiecarei intreprinderi).
- dupa suportul care depoziteaza informatia, se disting urmatoarele tipuri de
documente:
 documente pe suport de hartie;
 documente pe suporturi optico-magnetice (hard-disk, discheta, CD, DVD,
memorie flash).
- dupa continut, documentele pot fi:
 oficiale,indeplinesc funcţia de comunicare in sfera relatiilor oficiale: 
administratie, justitie, diplomatie (articole
de lege,Constituţia, Codul penal, Codul muncii etc., texte elaborate de 
organul judiciar (set de legi))
 stiintifice, realizeaza comunicarea in domeniile stiintei si tehnicii.
Cuprinde articole stiintifice, lucrari, cercetari de specialitate scrise de
persoane creditabile in domeniul stiintific. Textele urmaresc sa exploreze,
sa explice, sa argumenteze.
 de serviciu, pornind de la contractul de munca si de la celelalte
documente ale angajarii si ajungind pina la ordine de serviciu, rapoarte de
serviciu sau simple mesaje pe Messenger;
 publicistice (jurnalistice),
asigura functia de mediatizare, de informare asupra evenimentelor 
politice, sociale, economice, culturale, stiintifice, sportive si de
influentare a opiniei publice;
 biletristice (artistice), se manifesta in sfera esteticului; se opune celorlalte
stiluri functionale prin scopul pe care-l are autorul, prin continutul
enuntarii, prin tipul de informatie transmise, prin mijloacele de
comunicare utilizate. Cuprinde operele literare in proza, versuri si operele
dramatice. Tot aici mai pot fi incluse eseurile, jurnalele, memoriile,
amintirile.

5
 1.1. Document oficial

In sens larg prin documente (acte) oficiale se inteleg acele inscrisuri care
cuprind informatii relevante trimise sau primite de o autoritate publica, (institutie
sau serviciu al acesteia) in raporturile  pe care aceasta le are cu alte persoane
juridice sau fizice.
Specificul actelor oficiale rezida in urmatoarele elemente:
- continutul actelor oficiale este determinat de caracterul juridic, economic,
administrativ, cultural de personal, diplomatic etc.  
- obiectul  actelor oficale se refera la initierea, desfasurarea, modificarea sau
incetarea raporturilor dintre o autoritate publica (institutie sau serviciu al acesteia)
si alte persoane juridice sau fizice. Regulile de logica formala ce trebuie respectate
si anume: claritatea si concizia mesajului; rapiditatea raspunsului; evitarea
corespondentei inutile.
- comunicarea actelor oficiale prezinta o importanta deosebita pentru buna
desfasurare a activitatii autoritatilor administratiei publice din urmatoarele
considerente:
 este forma de comunicare cea mai sigura dintre o institutie publica si alte
persoane;
 ofera posibilitatea consemnarii in scris a oricarui fapt sau act
administrativ;
 permite inregistrarea contabila a unor operatiuni;
 poate servi ca proba in justitie;
 asigura, printr-un ciclu de corespondenta, istoricul relatiilor oficiale
dintre o autoritate a administratiei publice si o alta institutie;
 constituie o sursa de documentare arhivistica.
Actele (documentele) oficiale pot fi clasificate functie de mai multe criterii:
- dupa obiect si scop: acte de solicitare, de dispozitie, de informare, de constatare,
de indrumare si control, de reclamatie, de procedura sau de tehnica;
- dupa modul de redactare: documente netipizate si documente
tipizate. Documentele tipizate sunt formulare imprimate in prealabil in care exista
rubrici, sau coloane albe, care trebuie completate cu datele cerute de textul
formularului, de catre cetatean sau de catre un functionar public: certificatele de
stare civila; procesele verbale privind constatarea si sanctionarea contraventiilor;
adeverintele; diplomele. Documentele tipizate se clasifica in:
 formulare cu regim special, acestea sunt documente inseriate cu numere
de ordine a caror folosinta trebuie justificata. Exemplarele pe care s-au
facut inscrieri gresite se anuleaza cu mentiunea „anulat” si se pastreaza
pentru justificare. Predarea si primirea formularelor cu regim special se
face pe baza de proces verbal;
 formulare fara regim special, pe acestea se pot face rectificari cu
mentiunea corectat de mine si semnatura celui care a facut modificarea.
Aceste formulare nu se pastreaza pentru justificare.

6
Documentele netipizate sunt inscrisuri redactate in mod liber fara a respecta un
anumit model. Aceste documente se utilizeaza ocazional cum sunt cererile,
reclamatiile, ofertele, adeverintele, etc.
- dupa  natura documentului: documentele se clasifica dupa natura si destinatia
lor in:
 documente originale, primul exemplar  se trimite obligatoriu
destinatarului;
 copia simpla, scrisa la indigo in acelasi timp cu originalul care se
pastreaza in arhiva curenta in eventualitatea pierderii originalului;
 duplicatul, este o reproducere a documentului original care s-a distrus sau
pierdut. Duplicatul se elibereaza in cazurile si forma prevazuta de lege.
Publicarea pierderii unui act se face in Monitorul Oficial prin declararea
actului pierdut ca fiind nul. Duplicatul se elibereaza de aceeasi institutie
care a intocmit originalul iar pe noul act se face mentiunea „duplicat”;
 copia de pe original, in acest document se transcrie litera cu litera textul
original. Pe document se mentioneaza „copie”, locul sigiliului si
semnatura. Actul original se poate reconstitui pe baza copiei daca legea
prevede aceasta procedura. Copiile de pe original pot fi:
 copia certificata este documentul pe care o persoana imputernicita il
confirma ca fiind autentica. Autentificarea se face prin inscrierea
formulei „conform cu originalul”, semnarea si stampilarea
documentului. De regula copia certificata se elibereaza de catre
secretariatul institutiei care a intocmit originalul (ex. copie certificata
dupa o hotarare judecatoreasca);
 copia legalizata este documentul autentificat de catre notarul public
care reproduce exact continutul actului original. Pe verso se face de
regula incheierea de legalizare iar documentele astfel intocmite se
inscriu intr-un registru special al notariatului;
 fotocopia este reproducerea prin mijloace tehnice a documentului si
are valoare juridica numai daca este legalizata de notariat. Aceasta
este o masura de garantie a autenticitatii pentru evitarea folosirii unor
trucaje prin fotocopiere;
 extrasul este o parte dintr-un document care trebuie certificat, sau
legalizat pentru autenticitate.
Acte oficiale se diferentiaza prin:
- corectitudinea: respectarea normelor gramaticale, ortografice si de punctuatie
dovedeste respectul fata de destinatar si gradul de cultura al expeditorului, (ex.
amplasarea gresita a unei virgule poate sa schimbe sensul unei fraze: „nu este
vinovat nu se pedepseste”);
- claritatea: in actele oficiale nu sunt permise cuvintele cu mai multe intelesuri,
termenii neclari, sau expresiile confuze. Textul trebuie redactat clar pentru ca sa
rezulte limpede care sunt drepturile, obligatiile, termenele si alte clauze ale
raporturilor cu institutia respectiva;

7
- concizia: aceasta cerinta se asigura prin constructia de fraze scurte si folosirea
termenilor de specialitate. Prin concizie se face economie de spatiu si timp, mai
ales atunci cand unele documente trebuie multiplicate in mai multe exemplare;
- precizia: aceasta conditie se respecta prin utilizarea unor termeni oficiali, a
unitatilor de masura, a literelor alaturi de cifre etc.;
- oficialitatea: aceasta cerinta presupune folosirea unor expresii ponderate,
politicoase, concrete. In actele oficiale este interzisa utilizarea expresiilor triviale si
a sintagmelor care exprima amenintare, violenta, santaj etc.
Redactarea documentelor cu caracter oficial se face de catre un functionar care
trebuie sa cunoasca foarte bine normele, procedurile si legislatia specifica
institutiei in care functioneaza.
Tehnica redactarii actelor oficiale cuprinde o serie de reguli privind intocmirea
documentelor:
- asezarea in pagina trebuie sa fie expresiva; in acest scop textul trebuie
obligatoriu dactilografiat, sau cules pe calculator. In practica se intalnesc doua
forme de redactare: scrierea „BLOCK” in care toate paragrafele incep pe aceiasi
linie verticala si scrierea „INDENTED FORM” in care primul rand al fiecarui
paragraf se scrie cu 1 cm in interior fata de celelalte randuri;
- pagina standard utilizata in corespondenta oficiala are formatul A4 (210 mm x
297 mm), in cazul in care textul este scurt si incape pe o singura pagina se
utilizeaza formatul «memo» (210 mm x 135 mm).

1.2. Tipologia documentelor oficiale

Din documente oficiale fac parte:

- adeverinta, act prin care se atesta (se adevereste) un fapt sau un drept (Anexa 1).
Structura adeverintei:
 antetul;
 numarul si data (sus, in stinga);
 denumirea Adeverinta;
 continutul, care incepe cu formula «Prin prezenta se adevereste ca…»,
dupa care continua prezentarea faptului sau dreptului adeverit. Tot aici se
indica, din alineat, scopul pentru care este eliberata adeverinta:
«Adeverinta este eliberata pentru…»;
 denumirea functiei, semnatura si numele persoanei care a eliberat
adeverinta (jos, in dreapta);
 stampila.
Fiecare persoana poate avea nevoie de o adeverinta de la locul de trai, de munca
sau de studii. Scopurile pentru care poate fi solicitata o adeverinta, de asemenea,
sunt diferite. Ea poate fi prezentata la Comisariatul militar, la o instanta de judecata
etc.
- certificatul, act prin care se atesta (se certifica) un fapt sau un drept, prevazut si
reglementat de acte normative (Anexa 2).
Structura certificatului:

8
  antetul;
 numarul si data;
 denumirea Certificat cu determinativele necesare (de studii, de deces, de
concediu medical etc.);
 continutul care certifica faptul sau dreptul dat;
 denumirea functiei, semnatura si numele persoanei (persoanelor) investite
cu dreptul de a semna certificate;
 stampila.
Absolvirea liceului, a facultatii sau a altor institutii de invatamint, nasterea sau
decesul unui om, inregistrarea unei casatorii, stabilirea unui concediu medical
pentru tratarea unui bolnav, realizarea unei vointe si a unui drept de dare si primire
a unei mosteniri etc. – toate acestea realitati se consemneaza in certificate: de studii
(dimloma, atestat), de nastere, de deces, de casatorie, de boala, de concediu
medical, de mostenire etc. Certificatele, spre deosebire de adeverinte, nu se
redacteaza in forma libera, ci se completeaza pe formulare tipizate, aprobate de
catre organe speciale (Ministerul Invatamintului, Ministerul Justitiei etc.). Tocmai
de aceea certificatele (de un anumit tip) au o forma unica pe teritoriul intregii tari.
Unele tipuri de certificate pot avea pe antet denumirea tarii sau a ministerului care
aproba formularele si conduc domeniul respectiv, stema tarii etc. Este important de
stiut ca atit adeverinta, cit si certificatul atesta fapte sau drepturi, insa faptele sau
drepturile consemnate in certificate sunt reglementate de acte normative
speciale (de exemplu: legea invatamintului, legea cu privire la ocrotirea sanatatii
etc.).
- cererea, act prin care este solicitata solutionarea unei probleme (Anexa 3). Cereri
pot depune atit persoanele fizice, cit si cele juridice (institutii, organizatii,
intreprinderi). Pornind de aici unii autori le impart in cereri oficiale si cereri
personale, insa ambele tipuri avind consecinte juridice.
Structura cererii redactate de persoane fizice:
 formula de adresare, alcatuita din cuvint domnule (doamna), urmat de
denumirea functiei destinatarului. Denumirile de functii de tipul
presedinte, ministru, primar, director etc. se recomanda a fi scrise (in
cereri) cu majuscula, pentru a sublinia respectul pentru functiile
respective;
 formula de prezentare, alcatuita din cuvintul subsemnatul (subsemnata),
urmat de numele deplin al solicitantului (autorul cererii), la care se
adauga datele cerute de situatia concreta (functia, adresa emitentului etc.)
si cuvintul rog sau solicit;
 solicitarea solutionarii problemei, cu sau fara expunerea ei, dupa care
poate urma formularea unor multumiri anticipate sau a unor sperante de a
solutiona problema;
 semnatura solicitantului (jos, in dreapta);
 data depunerii cererii (in stinga, cu un rind mai jos decit semnatura);

9
  formula finala de adresare, alcatuita din cuvintul catre poate lipsi, insa in
acest caz substantivul ce denumeste functia va lua forma cazului dativ:
presedintelui, directorului.
Structura cererii redactate de persoane juridice:
 antetul;
 numarul si data (sus, in stinga);
 denumirea si adresa destinatarului (sus, in dreapata);
 expunerea problemei si solicitarea solutionarii ei;
 denumirea functiei, semnatura si numele deplin al persoanei care va
semna cererea (jos, in dreapta);
 stampila (in functie de necesitate).
Nu exista vreun om care n-ar fi avut nevoie sa scrie o cerere. Persoane fizice
(particulare) depun cereri de angajare in cimpul muncii, cereri de transfer la alt loc
de lucru sau de concediere, cereri pentru concediu sau pentru obtinerea de acte,
cereri de casatorie sau de divort etc. Persoane juridice pot adresa cereri de oferta,
cereri de prestari servicii, cereri de eliberare de acte s.a.
- memoriul, act in care se aduce la cunostinta unor organe administrative o
problema, solicitindu-se sprijin in solutionarea ei.
Structura memoriului:
 denumirea Memoriu;
 functia si numele (sau denumirea) destinatarului (sus, in dreapta);
 continutul desfasurat, avind numaidecit expunerea,motivarea si analiza
problemei, formularea clara a propunerilor, doleantelor, concluziilor;
 numele deplin al autorului (autorilor) si semnatura lui (lor) (jos, in
dreapta);
 data.
Ca exemplu demonstrativ al unui memoriu ne poate servi cazul in care
Departamentul de Stat al Limbilor a adresat un memoriu conducerii de virf a
republicii, in care a prezentat situatia nerespectarii legislatiei lingvistice si
nefunctionarii limbii romane in administratie, propunind solutii de redresare a
starii de lucruri.
- declaratia, act prin care se aduce la cunostinta opiniei publice o vointa, o opinie
sau un program de actiuni (Anexa 4).
Structura declaratiei:
 denumirea Declaratie cu determenativele necesare care pot exprima
obiectul declaratiei sau denumirea emitentului;
 continutul cu toate partile componente (introducere, cuprins si incheiere),
in care se prezinta emitentul (daca nu sa prezentat in titlu), se expun
motivele declaratiei, se desfasoara esenta vointei, opiniei sau programului
ce constituie subiectul declaratiei, se fac propuneri si se trag concluzii;
 semnatura emitentului;
 data ssemnarii declaratiei.
Spre deosebire de problemele expuse in alte acte (cerere, memoriu), cele abordate
in declaratie au o importanta mai mare sau mult mai mare. Ca exemplu ne poate
10
servi Declaratia Universala a Drepturilor Omului emisa in 1948, in care
Organizatia Natiunilor Unite a stabilit un program de viata democratica, bazata pe
drept.
- contractul, act prin care se stabileste o intelegere intre doua sau mai multe
persoane (fizice sau juridice) in vederea realizarii unui scop.
Structura contractului:
 denumirea Contract, cu determinativele necesare (de exemplu: contract
de munca, contract de vinzare-cumparare etc.);
 data (in stinga)si locul incheierii contractului (in dreapta);
 denumirea completa (sau numele) a partilor contractante, sediul lor (sau
domiciliul), precum si alte date despre acesta (de exemplu: numar de
inregistrare, datele bancare etc.);
 obiectul contractului;
 obligatiile partilor contractante;
 drepturilo partilor contractante;
 clauze speciale de realizare a contractului (daca acestea exista);
 termenul de realizare (sau de valabilitate) a contractului;
 referire la cadrul juridic de realizare a contractului si de solutionare a
eventualelor litigii;
 indicarea numarului de exemplare ale contractului si a modului de
distribuire a acestora;
 semnaturile partilor contractante sau ale reprezentantilor acestora.
Conditiile economiei de piata si relatiile de colaborare libera a agentilor din diferite
domenii se materializeaza printr-o infinitate de posibilitati de incheiere de
contracte si de desfasurare a diferitor activitati. Destul de frecvent intilnit tip de
contract este cel de vinzare-cumparare. De exemplu, la vinzarea si cumpararea
unui imobil (casa sau apartament) se incheie numaidecit un contract, pe baza caruia
cumparatorului i se elibereaza un titlu de proprietate.
- testamentul, act prin care testatorul isi exprima vointa in vederea repartizarii
bunurilor sale, cu titlul gratuit, dupa incetarea sa din viata.
Structura testamentului:
 denumirea Testament;
 continutul, care incepe cu formula de prezentare a testatorului si datele
necesare despre el, dupa care urmeaza exprimarea vointei privitor la
repartizarea bunurilor si numirea persoanelor care vor executa actul;
 semnatura testatorului (jos, in dreapta);
 data (jos, in stinga).
Testamentul se intocmeste, in primul rind, pentru a realiza de facto vointa
testatorului si, in al doilea rind, pentru a preintimpina eventualele neintelegerri sau
chiar conflicte intre mostenitori. Fireste, dispozitiile testatorului pot viza doar
bunurile asupra carora acesta are drept de proprietate. Procedura executarii
testamentului este reglementata de legislatia in vigoare.

1.3. Document de serviciu

11
 In ziua de azi, activitatea intr-o companie moderna presupune un volum mare
de documente. Astfel, intr-un mediu organizational se pot identifica doua tipuri de
procese care implica operatiuni cu documente:
- procesele de administrare a documentelor, care includ activitatile de
management a documentelor ca pe orice resursa organizationala. Procedurile de
administrare a acestora sunt legate de nivelul de importanta al documentelor.
Pentru definirea unor politici corecte de utilizare si stocare a documentelor se
efectuează o clasificare a documentelor dupa nivelul de importanta al acestora,
astfel:
 documente de interes general includ toate documentele importante ale
organizatiei necesare in raporturile cu alte organizatii sau pentru
fundamentarea deciziilor tactice si strategice, aflate intr-o faza finala de
procesare;
 documente de lucru, documente elaborate de diverse grupuri din cadrul
organizatiei, in functie de politicile, programele si interesele
managementului, care pot deveni dupa finalizarea procesarilor
documente de interes general;
 documente de interes individual, reprezentand note personale, agende si
informatii organizate pentru rezolvarea activitatilor de serviciu. Acestea
pot fi utilizate pentru elaborarea documentelor de lucru;
 documente private, de interes personal acceptate de organizatii din punct
de vedere moral. Acestea pot fi CV-uri, E-mailuri personale, agende
telefonice etc.
- procesele de afaceri, care includ activitatile de creare, actualizare si revizuire a
documentelor in timpul desfasurarii activitatilor de afaceri. Principalele categorii
de procese de afaceri sunt:
 procese de afaceri organizate in jurul productiei sau activitatilor de baza
care genereaza urmatoarele tipuri de documente:
 conventii internationale, anexe si amendamente, proceduri pentru
lansarea si executia productiei;
 recomandari internationale in domeniul standardelor tehnice
(documente in lucru sau standarde finale);
 fise de productie standard, design industrial, marci inregistrate.
Caracteristicile documentelor generate de aceasta categorie de procese
sunt:
 procedurele puternic structurate;
 formatele de prezentare standard si finale;
 control strict asupra fluxului de lucru, de la creare pana la
versiunea finala; importanta deosebita in managementul integritatii
acestora.
 procese de afaceri pentru fundamentarea deciziilor, actiunilor tactice si
strategice genereaza urmatoarele tipuri de documente:

12
  proiectele de cooperare tehnice (documentele proiectului), programele
si proiectele regionale (rapoarte program, rapoarte de tara);
 proiecte de cooperare economica (asistenta in domeniul elaborarii
strategiilor de dezvoltare si coordonare a afacerilor);
 contracte, memorandumuri etc.
 procese de afaceri pentru dezvoltarea cunoasterii si diseminarea
informatiilor care utilizeaza documentele pentru achizitia, organizarea,
stocarea si diseminarea informatiilor:
 informatii economice, sociale si demografice pe zone geografice
(studii economice, anuare statistice, alte rapoarte);
 informatii educationale, stiintifice si culturale;
 informatii privind drepturile omului, realizarea cerintelor de baza si
dezvoltarea oportunitatilor;
 studii de piata etc.
 procese orientate catre guvernarea organizatiilor care genereaza
documente necesare persoanelor cu inalte functii de decizie si conducere
a afacerilor:
 documente necesare Consiliului Directorilor si altor mecanisme
executive;
 documente ale sesiunilor Consiliilor de Administratie, Adunarilor
generale, Consiliilor de Securitate etc.;
 procese orientate catre managementulsşi desfasurarea functiilor
administrative genereaza "documentele departamentale":
 proceduri interne de organizare si desfasurare a activitatilor;
 documente interne de lucru si analiza;
 rapoarte asupra activitatilor realizate in deplasarile externe etc.
In acest context, statisticile arata ca pentru incheierea unei tranzactii, in prezent
sunt necesare de doua ori mai multe documente decat in urma cu cinci ani.
Introducerea unui sistem de asigurarea calitatii (conditie obligatorie pentru
companiile care doresc sa se incadreze standardelor europene), aduce cu sine un
volum impresionant de documente care trebuie sa circule in interiorul firmei sau
in relatiile cu partenerii. Ca raspuns la problemele de acest tip au aparut sistemele
informatice pentru managementul documentelor. Acestea sunt sisteme informatice
care permit circulatia (pentru informari, aprobari sau modificari), stocarea si
regasirea documentelor aflate in orice format electronic, cu facilitati de conectare
la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (de exemplu, prin conectare
la dispozitive de scanare pot fi introduse automat in sistem documente pe hartie).
Documentele de serviciu folosite intens in comunicarea scrisa in cadrul unei
firme sunt:
- autobiografia (curriculum vitae scris abreviat CV), act in care o persoana isi
expune cele mai importante date din viata si activitatea sa.
- procesul-verbal, este un document oficial in care se inregistreaza o anumita
constatare sau se consemneaza pe scurt discutiile si hotararile unei anumite adunari
(Anexa 5).

13
- planul de activitate, act in care este proiectata activitatea cuiva pe un anumit
termen, in mod compartimentat si esalonat, cu obiectivele respective, cu termenele
de indeplinire si cu alte detalii specifice domeniului.
- scrisoarea de afaceri, in lumea afacerilor, scrisoarea este inca unul din cele mai
eficiente moduri de transmitere a informatiei.
- raportul, cuprinde o relatare a unei activitati (pesonale sau de grup). Se face din
oficiu sau la cererea unui organ ierarhic. Se bazeaza pe cercetari amanuntite,
schimburi de experienta, documentari.
- darea de seama, este documentul care cuprinde prezentarea si analiza activitatii
unei organizatii, intr-o anumita etapa sau justificarea unei gestiuni (Anexa 6). Se
prezinta lunar, trimestrial, semestrial sau annual de catre conducerea in fata
salariatilor sau a actionarilor. Materialul prezentat este critic, evidentiind
dificultatile si cauzele lor si propunand solutii de remediere.
- recomandarea, act prin care se recomanda angajarea unei persoane intr-un post.

2. Lingvistica documentala

Exista cinci stiluri functionale:

Stilul beletristic se foloseste in operele literare și prezinta urmatoarele trasaturi:
 utilizarea termenilor in sens figurat;
 bogatia elementelor lexicale: termeni regionali, arhaisme, neologisme,
termeni de jargon, argou etc.;
 extinderea semnatica prin utilizarea sinonimiei si a polisemiei unor
termeni;
 intarirea reliefului enuntului prin abateri de la uzul curent al limbii.
Stilul stiintific se utilizeaza in lucrarile stiintifice si prezinta urmatoarele
caracteristici:
 utilizarea unor notiuni si teorii stiintifice exacte;
 utilizarea unor neologisme din lexicul propiu oricarei stiinte;
 folosirea cuvintelor monosemantice;
 claritatea exprimarii, precizie, corectitudine;
 utilizarea sensului propriu a cuvantului;
 un grad mare de tranzitivitate;
 fiecare domeniu stiintific isi are propriul vocabular.
Stilul administrativ se utilizeaza in documente oficiale (cereri, rapoarte, procese-
verbale, referate, curriculum vitae), in documente referitoare la activitatea unor
institutii sau in relatiile administrative, politice, juridice etc. Se caracterizeaza prin:
 precizia si concizia exprimarii;
 caracterul neutru al registrului lingvistic.
Stilul publicistic este propriu ziarelor si revistelor destinate marelui public; este
stilul prin care publicul este informat, influentat si mobilizat intr-o anumita directie
in legatura cu evenimentele sociale si politice, economice, artistice etc.
Modalitatile de comunicare sunt: monologul scris (in presa si publicatii),

14
monologul oral (la radio si televiziune), dialogul oral (dezbaterile publice),
dialogul scris (interviuri consemnate scris).
Stilul colocvial (familiar) se utilizeaza in sfera relatiilor de familie, in viata de zi
cu zi si se caracterizeaza prin:
 dezvoltarea spontana, neintentionata a limbii;
 folosirea unor formule de adresare, pentru implicarea ascultatorului;
 utilizarea mijloacelor non-verbale si paraverbale;
 oscilare intre economie si abundenta in exprimare. Economia se
manifesta prin intrebuintarea cliseelor lingvistice, a abrevierilor de tot
felul, precum si prin mijloace extralingvistice (mimica, gestica).
Abundenta in exprimare este materializata prin repetitie, prin utilizarea
zicalelor, proverbelor, locutiunilor si expresiilor, prin evitarea cuvintelor
abstracte care sunt substituite prin perifraze;
 incalcarea normelor si canoanelor limbii literare;
 prezenta unor termeni regionali sau chiar argotici;
 folosirea diminutivelor, augmentativelor, substantivelor in vocativ sau a
verbelor la imperativ;
 simplitate, degajare si naturalete.

3. Corespondenta de serviciu

Corespondenta de serviciu cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agentii

economici, cu scopul de promovare a schimbarilor sau a noutatilor economice.
In corespondenta dintre partenerii de afaceri din punct de vedere al
initiativei trimiterii scrisorilor, se disting urmatoarele tipuri de scrisori:
- scrisori initiale (din proprie initiativa), este prima scrisoare din ciclul de
corespondenta intre doua firme. Acestui tip de scrisoare ii sunt specifice anumite
formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se trimit aceste scrisori. De
exemplu:
 obiectul scrisorii noastre este:
 sa va informam despre…
 sa va anuntam ca…
 sa va comunicam …
 prin prezenta:
 va informam ca...
 va comunicam ca…
 va aducem la cunostinta ca…
 va spunem ca…
 avem placerea:
 de a va informa ca…
 de a va aduce la cunostinta ca…
 pentru informarea dv., va comunicam ca…
- scrisori de raspuns, devin necesare si obligatorii in cazul institutiilor si firmelor,
din urmatoarele motive:
15
  interesul fiecarei firme este sa se rezolve la timp si in bune conditii
angajamentele (reciproce) cu partenerii sai, cunoscand ca altfel poate
cauza sau suferi prejudicii;
 intr-o serie de cazuri, legea obliga unitatile sa raspunda la scrisorile
primite in anumite termene si in conditii legale de rezolvare. In cazul in
care acestea nu raspund la scrisorile adresate lor de institutiile bancare si
de credit, de organele superioare care exercita atributii de control,
coordonare etc., la cererile, reclamatiile si sesizarile cetatenilor, se aplica
sanctiuni celor care aveau obligatia sa raspunda in baza unui act
normativ, a contractului de munca, a regulamentului de ordine interioara
etc.
- scrisori de revenire, constituie o repetare a unei scrisori initiale, pentru
un anumit motiv si intr-o forma oarecum diferita, in functie de motivul care a
determinat-o. In principiu, scrisorile de revenire nu sunt indicate, deoarece
constituie risipa de timp si cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc
perturbari in rezolvarea problemelor. Cauzele care dau nastere la reveniri pot sa
apartina expeditorului sau destinatarului, dupa cum urmeaza:
 reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit sa revina
asupra scrisorii sale initiale cind aceasta contine greseli sau omisiuni ce
trebuie rectificate sau completate sau cind din nepricepere a intocmit o
scrisoare neclara care a produs confuzii;
 reveniri din vina destinatarului: in multe cazuri, autorul scrisorii initiale
este nevoit sa revina asupra ei din vina destinatarului, cind acesta intarzie
raspunsul, refuza sa raspunda, da un raspuns gresit, confuz, da dovada de
reavointa;
 reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit sa revina
asupra acesteia din cauze obiective. De ex., cind a intervenit o dispozitie
legala noua, care schimba raporturile dintre corespondenti, sau modul de
rezolvare a problemelor, cind au aparut situatii sau fapte noi, care
schimba datele problemei la care trebuia sa raspunda expeditorul, cind au
aparut motive de anticipare sau intirziere a raspunsului solicitat, asteptat.
Din cadrul corespondentei de serviciu fac parte:
- cererea de oferta, este o scrisoare initiala emisa de o firma cu scopul de a
procura produse sau de a obtine executarea unor lucrari sau prestari de
servicii. Scrisoarea de oferta este documentul prin care se declanseaza efectiv
dialogul precontractual intre doi parteneri. In redactarea unei cereri de oferta
trebuie ca scopul scrisorii sa fie enuntat cit mai precis si concis, iar fraza finala
trebuie sa invite ofertantul sa actioneze cit mai rapid. Raspunsul la scrisoarea de
oferta trebuie trimis imediat.
- oferta, este scrisoarea de initiativa sau de raspuns la o cerere de oferta, prin
care ofertantul face cunoscut unor potentiali clienti (persoane fizice sau
juridice) ca pune la dispozitia acestora marfuri sau servicii in anumite conditii.
Oferta este a doua scrisoare comerciala importanta si alaturi de cererea de

16
oferta este foarte frecventa in relatiile interne si externe. In mod obisnuit, ofertele
se transmit prin posta, fax, e-mail, in cadrul reclamei comerciale prin presa, radio,
televiziune, afisaj, prin reprezentanti sau pe cale telefonica (daca in prealabil se
realizeaza o intelegere pe baza unor discutii intre delegati, este bine sa fie
confirmata letric).
- scrisoarea de garantie bancara, reprezinta unul din cele mai uzitate elemente
ale corespondentei comerciale si are caracter juridic de acoperire a eventualelor
creante intre creditor si debitor. Este una dintre cele mai eficiente forme de
asigurare. Prin acest document, o banca agreata de partener garanteaza platile
acestuia. Forma scrisorii de garantie este standard si cuprinde obligatoriu
urmatoarele elemente: datele de identificare postala si comunicationala ale
expeditorului cuprinse in antet, precum si datele de identificare fiscala,
titlul ,,Scrisoare de garantie”, datele destinatarului, obiectul garantiei, motivul
emiterii scrisorii, functia, numele, semnatura olografa si stampila reprezentantului
expeditorului.
- reclamatia, este o scrisoare prin care emitentul isi exprima nemultumirea in
legatura cu unele lipsuri, deficiente in ceea ce priveste indeplinirea obligatiunilor
de catre partenerii de afacere. Ea prezinta o modalitate de solutionare a litigiului
aparut intre partenerii de afacere. Poate fi scrisa de client, furnizor, producator.
- invitatie, se trimite unor persoane importante pentru firma si este adresata din
partea unei persoane din conducere (Anexa 7.). Invitatiile privesc in special
coctailurile, dejunurile, receptiile (la nivel inalt), conferintele organizate in cadrul
firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la sarbatorirea unor angajati, ziua
portilor deschise etc.
- scrisoare de felicitare, poat fi trimisa: colaboratorilor, furnizorilor,
prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentantilor diverselor institutii,
omologilor etc., cu diferite prilejuri: Anul Nou, sarbatori nationale, numiri in
functie, aniversari etc. Scrisoarea poate fi scrisa de mana, iar daca textul este scris
la masina atunci formula de adresare si incheiere se va scrie de mana. Scrisoarea
trebuie sa fie scrisa cit mai citet si sa lase o buna impresie estetica. Ea cuprinde
elementele de structura ale oricarei scrisori.
- memo sau nota interna, in institutii, firme se practica frecvent comunicarea
intre compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul
memorandum-ului sau notelor interne, fiind alaturi de telefon, una dintre
principalele modalitati de comunicare interna intr-o firma. Nota interna, in plus
fata de comunicarea telefonica, işi pastreaza caracteristica de fila de agenda
si are si avantajele unei comunicari scrise, fiind inregistrata intr-un dosar.
Sunt folosite pentru transmiterea informatiilor urgente, intrebarilor,
instrucţiunilor; sau, intr-o forma mai lunga, pot servi ca raport. In acest tip de
corespondenta nu se folosesc formule de politete la inceput si sfirsit, politetea fiind
subinteleasa. Mesajul notei interne trebuie sa fie cit mai scurt, fiind format de
obicei dintr-o singura idee.

4. Corespondenta neoficiala

17
 Corespondenta neoficiala (scrisorile informale) - sunt de obicei scrise
prietenilor, persoanelor cunoscute, iar modul de redactare nu este atit de pretentios
ca in cazul corespondentei oficiale. Totusi, stilul informal trebuie pastrat pe tot
parcursul scrisorii. Motivul emiterii unei astfel de scrisori este de a transmite ceva
interesant (o experienta placuta, o invitatie, explicarea unor sentimente sau pareri
personale etc.). Stilul informal include limbaj colocvial, expresii familiale, ton
personal, adresare directa, emotivitate, folosirea frecventa a diatezei active,
prescurtari, constructii gramaticale simple, cuvinte de legatura obisnuite, vocabular
mai putin avansat. Scrisoare informala incepe si se termina cu precizarea
prenumelui destinatarului si expeditorului. De asemenea, scrisoarea informala
poate incepe „brusc” cu motivul trimiterii sale, iar incheierea poate fi la fel.

Bibliografie

1. Colesca S. E. (2007) – Managementul documentelor.

http://www.management.ase.ro/reveconomia/2007-1/

2. Dictionarul Explicativ al Limbii Romane (1998). Ed. Univers

Enciclopedic.

3. Luca M. R. (2006) – Comunicarea organizationala. Brasov: Ed.

Infomarket.

4. Palii A. (2011) - Cultura comunicarii. Chisinau: Ed. Epigraf.

5. Rotariu I., Muntean M., Danciu L. A. (2010) – Comunicare si

relatii publice de afaceri. Sibiu: Ed. Universitatii «Lucian Blaga».
http://webspace.ulbsibiu.ro/ilie.rotariu/

6. Tehnica corespondentei. www.caa.ro/pdf/

18
Anexe

Anexa 1.

19
Anexa 2.

20
Anexa 3.

21
Anexa 4.

22
Anexa 5.

23
Anexa 6.

24
Anexa 7.

25
26