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Empresa. Elaboracin de manuales de mtodos y procedimientos

Autor: Victor Manuel Gonzalez Pelaez

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Presentacin del curso

Empresa. Elaboracin de manuales de mtodos y procedimientos, aprenders a definir y especificar la forma correcta de elaborar manuales de mtodos y procedimientos en la empresa. En este curso se destaca la importancia que tienen en la productividad y sistematizacin de la empresa, as como, la base para la valuacin correcta de los puestos contra el mercado a fin de hacer competitiva a la empresa dentro del mbito laboral y comercial.

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1. Objetivo de los manuales de mtodos y procedimientos

Los Manuales tienen como objetivo principal: 1.- Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Empresa para la consecucin de los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren implementar, modificar o desechar tomando como base de anlisis las actividades de los puestos creados para la consecucin de dicho objetivo 2.- Definir si es que no existe la estructura organizacional de la empresa de acuerdo a los puestos existentes y/o en su caso validar la importancia estructural del puesto para definir de manera eficiente la reestructura organizacional pertinente a fin de mejorar la productividad y reducir cargas financieras para la Empresa. 3.- Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto justifica su existencia dentro de la estructura organizacional, si esta correctamente definido en cuanto a cargas de trabajo (nmero de plazas), especializacin y responsabilidad. 4.- Mejorar la productividad de la Empresa mediante el anlisis de la forma en que se realizan las operaciones (tareas o autorizaciones), tiempos y movimientos, necesidades de capacitacin o desarrollo de habilidades, buscando en todo momento eficientar o modificar las actividades del puesto para la consecucin de mejorar la productividad. 5.- Tener una gua para la induccin de nuevo personal al puesto en cuanto a las obligaciones y actividades a realizar. As como permitir que se pueda evaluar la productividad y efectividad del empleado en el puesto (Valuacin de Desempeo (Presupuesto de Sueldos) y facilitar las Auditoras Operativas para detectar desviaciones en cuanto al desarrollo de las actividades de manera fcil y expedita. 6.- Poder definir el perfil de personal (descripcin de puesto y necesidades de capacitacin o desarrollo de habilidades) que se requiere para el desarrollo de las actividades del puesto y facilitar la bsqueda de candidatos internos y/o externos para ocupar el puesto (reclutamiento y seleccin de personal). 7.- Poder evaluar el valor (salario) de las actividades realizadas (no por nombre del puesto) en el mercado abierto y mantener dentro de parmetros competitivos a la Empresa (estabilidad laboral del personal y posicionamiento laboral de la Empresa). Cabe resaltar por ltimo una cuestin de suma importancia en el Mundo Empresarial globalizado actual y que est de moda que es la consecucin de los ISOS 9000 y dems ISOS que dan seguridad, adems de renombre a las Empresas que los tienen, a los consumidores o clientes involucrados con la Empresa, en general no son ms que certificaciones de procesos de actividades generales para la generacin de un bien o producto de la Empresa desde el inicio del proceso hasta la terminacin del producto final en todos y cada uno de los procedimientos que intervienen, por lo que tener actualizados los mtodos y procedimientos de manera eficiente minimiza el proceso, tramite y otorgamientos de estos reconocimientos de calidad de producto y reconocimiento empresarial.

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2. Estructura del manual de mtodos y procedimientos

Los Manuales de Mtodos y Procedimientos forman la base del Manual de Organizacin que se conforma de varios elementos que son motivo de otro curso, lo importante aqu es que la base de dicho Manual son los Manuales de Mtodos y Procedimientos por lo que es vital que estos se elaboren de manera correcta ya que son de suma importancia para las decisionesDirectivas de la Empresa (reestructuras organizacionales), las Auditoras Operativas y la operacin efectiva del rea de Recursos Humanos y Administracin de Personal, cimiente importante de las mejoras productivas como se pudo apreciar en los objetivo de los Mtodos y Procedimientos (capitulo anterior). Dicho lo cual estos deben tener una estructura definida a fin de poder ser evaluados o consultados por todos aquellos que tengan injerencia desde un nivel micro (Empleado) hasta los niveles de evaluacin macro (Directivos) de una manera uniforme y consistente a fin de evitar confusiones en cuanto su interpretacin. Un Manual de Mtodos y Procedimientos debe contener de manera capitular lo siguiente: 1.- Nombre del Puesto 2.- Referencia organizacional 3.- Listado de Mtodos y/o Procedimientos 4.- Marco Jurdico 5.- Objetivos 6.- Polticas y Normas * 7.- Investigacin Bsica para documentar Mtodos y Procedimientos 7.1.- Recopilacin de Informacin 7.2.- Integracin de la Informacin 7.3.- Anlisis de la Informacin 8.- Descripcin de los Mtodos y Procedimientos 9.- Diagramacin. 10.- Formas e Instructivos 11.- Informacin General 12.- Glosario de Trminos * NOTA: EL PUNTO 7 ES METODOLOGICO, NO FORMA PARTE DEL MANUAL DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS PERO ES LA REFERENCIA PRINCIPAL DE RESPALDO PARA LA GENERACION DE LOS MISMOS.

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3. Nombre del puesto de trabajo

En este rubro parece ser muy sencillo de poner y nada esta ms lejano de ser ya que se requiere tener claramente determinado el objetivo del puesto, desarrollo de actividades y responsabilidades del mismo para poder definir de manera clara cual es realmente la descripcin que corresponda de manera correcta al nombre del puesto. Cuantas veces no hemos visto como titulo de un puesto por ejemplo mesero el cual significa en el ms puro y estricto uso de la definicin de diccionario a aquella persona que es especialista en la atencin, servicio y suministro de alimentos preparados a los clientes, cuando realizando un levantamiento de informacin se detecta que tambin hace actividades de cantinero ya que realiza otras actividades que no estn estrictamente enfocadas nada mas a la atencin, servicio y proveedura de alimentos como son la elaboracin de bebidas preparadas y despacho de vinos y licores lo que cambia de manera radical las actividades y alcance del puesto ya que requiere de mayores conocimientos y habilidades para realizar este trabajo que el inicialmente mencionado y el valor (salario) del mismo es diferente en el mercado que el que seala de manera tacita el nombre del puesto. Como se ve es necesario determinar claramente las necesidades a cubrir, alcance y responsabilidad de dichas actividades para determinar el nombre del puesto que refiera de la manera ms clara posible en el nombre del puesto en base a todos estos factores.

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4. Referencia organizacional
En esta parte solo contempla la insercin de la rama de la estructura organizacional donde est ubicado el puesto en cuestin. Esto sirve para dar una referencia clara de la ubicacin del puesto dentro de la Organizacin y cules son sus dependencias y sus dependientes dentro de las funciones que tiene asignadas. NOTA: Generalmente esta parte se incluye una vez que el puesto ha sido analizado, valuado dentro de la organizacin de acuerdo a sus funciones (nivel ej. gerencia, subdireccin, direccin etc.) y autorizado por la Autoridades Organizacionales pertinentes para el inicio de sus operaciones y reclutamiento o recomposicin de asignaciones del personal.

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5. Listado de mtodos y/o procedimientos

En este captulo se establecern de manera consecutiva todos los mtodos y/o procedimientos de los que consta el manual y que son realizados dentro de las funciones del puesto. Cada uno de los Mtodos y/o Procedimientos que se requieran debern estar identificados con nmero consecutivo y descripcin nica De aqu en adelante las referencias en cuanto al marco jurdico, objetivos, polticas y normas, descripcin de los mtodos y/o procedimientos se definirn para cada uno de los mismos de requerir el procedimiento las leyes, normas jurdicas, reglamentos u ordenamientos legales que se deben cubrir o contemplar al momento de la realizacin de la actividad, de tal manera que se cumplan las normatividades de ley vigentes y as evitar caer en omisiones que puedan generar retrasos o cargas financieras para la Empresa. Se debe nombrar la Autoridad que genera la norma, la fuente donde se establece (ej., reglamento, manual, articulo) y la descripcin total de dicha norma.

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6. Marco jurdico
De as requerirse y de estar establecido por ley en este rubro se hara referencia a las leyes, normas, y/o reglamentos que se deberan tener presentes o cubrirse dentro de la realizacion del metodo y/o procedimiento. Se debe establecer de manera clara y precisa la Autoridad Generadora, la Regulatoria y la referencia espcifica de la ley o reglamento el articulo o articulos y las sanciones de ley a las omisiones de las mismas a fin de tener clara la responsabilidad legal y evitar sanciones o cargas impositivas o financieras a la Empresa. NOTA: En caso de normatividades de fluctuacion o modificacion diaria se debera marcar la fuente a consultar y la forma o medio para hacerlo.

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7. Objetivos del mtodo y/o procedimiento

En esta parte se deben de establecer el objetivo general de la realizacin del mtodo y/o procedimiento (establecer el propsito a alcanzar). As mismo se debe establecer el objetivo u objetivos especficos del mismo, se debe tomar en cuenta el sealar los propsitos particulares (que cubre el general) especificando el qu y el para qu del (los) objetivo(s) especifico(s)

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8. Empresa. Polticas y normas

En este rubro se deben contemplar todas las Polticas y/o Normas imperativas de accin generadas por las Autoridades de la Empresa encargadas de ello y que regulen u orienten la operacin de los procedimientos, de tal manera que se disponga de criterios y lineamientos generales y especficos que persigan un fin determinado POLITICAS Lineamientos generales que orienten las actividades que habrn de realizar los trabajadores involucrados en sus areas de trabajo. Precisando de antemano la mayor parte de las situaciones que pudieran presentarse o que propicien la toma de decisiones de las autoridades superiores. NORMAS Lineamientos imperativos y especficos de accin que persiguen un fin determinado con mayor obligatoriedad en sus interpretaciones y aplicacin. Redactar explcitamente para evitar la continua consulta con los niveles jerrquicos superiores y prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones normales, sus consecuencias o responsabilidades, ya sea que no se den las condiciones previstas o que se violen o alteren deliberadamente. Las Polticas y normas debern de elaborarse clara y concisamente a fin de que sean comprendidas incluso por aquellas personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con le procedimiento mismo

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9. Investigacin para documentar mtodos y procedimientos

Es necesario que la descripcin de los mtodos y/o procedimientos responda a la realidad operativa y estn de acuerdo con las normas y polticas jurdico-administrativas establecidas al efecto. RECOPILACIN DE INFORMACIN Se deben recabar documentos y datos en general, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan disear los procedimientos tal y como operan en el momento, para que posteriormente se propongan los ajustes que se consideren pertinentes. Es recomendable que previamente a la recopilacin se realice un anlisis de los siguientes aspectos: - ESTUDIO PRELIMINAR DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Conocer en forma global las funciones y actividades del rea sujeta a estudio, es as como se definir la estrategia genrica para la recopilacin de la informacin, identificando: - Las fuentes de informacin - Actividades por realizar - Magnitud y alcance del estudio - Instrumentos requeridos para el trabajo Y en general, prever las acciones y recursos necesarios para iniciar la recopilacin de datos de las actividades que se desarrollan. - FORMULACION DEL INVENTARIO DE METODOS Y/O PROCEDIMENTOS. Levantar un inventario general de los procedimientos de trabajo, aquellos que se inician y terminan en la propia rea y en otras reas. Este inventario puede ser la integracin de una relacin o listado que contenga nombre, el objetivo de los procedimientos y las Unidades Administrativas responsables de su ejecucin. - DETERMINACION DE LOS METODOS PARA RECOPILAR LA INFORMACION. Se refiere a que hay tres mtodos para el levantamiento de la informacin y son: - Investigacin Documental: consiste en la seleccin y anlisis de documentos que contengan datos relacionados con los procedimientos como son: diarios oficiales, registros contables, circulares, etc. - Encuesta: comprenden la realizacin de entrevistas personales con base en una gua de preguntas elaboradas previamente; este mtodo es de gran utilidad para el levantamiento de informacin como para el planteamiento de cambios o modificaciones a los mismos. Estas encuestas deben ser individuales y se realizaran todas las que sean necesarias. - Observacin directa: en este rubro tanto el responsables del rea del trabajo como el analista realicen por separado y de manera independiente la observacin de

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las actividades realizadas por el trabajador (actividades, tiempos y movimientos (otro curso), el responsable podr comentar y discutir alguno de los puntos con sus subordinados (esto permitir que la calidad de la informacin pueda ser ms completa). El resultado de las observaciones ser revisado tanto por el responsable como el analista, para definir de manera clara como es que se est realizando el trabajo. Se puede seleccionar uno o varias de estos mtodos segn convenga. - FUENTES DE INFORMACION Se hace referencia a las instituciones, reas de trabajo, documentos o personas donde se puede obtener datos para la investigacin. Las fuentes de informacin son tres dentro del mbito laboral: - Archivos de la Empresa o Institucin: es posible obtener informacin bsica sobre procedimientos de trabajo (sobre todo so el puesto o procedimiento ya tiene tiempo de realizarse y se han hecho modificaciones anteriores) tratando de obtener el mayor nmero de documentos existentes acerca de las actividades y operaciones que son efectuadas por las diferentes reas que intervienen directa o indirectamente con el mtodo y/o procedimiento. Tambin se tratara de localizar las bases jurdico-administrativas que rigen el funcionamiento y actividades de la Empresa o Institucin.

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10. Integracin de informacin

Una vez recabada la informacin de las reas involucradas, se ordenar y sistematizarn los datos agrupados, para que a su vez concatenen las operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las reas que intervienen y los formatos que se utilizan (matriz de datos, rbol distributivo, recorridos de informacin, tiempos y movimientos (otro curso)). La informacin anterior se integrara en dos rubros que son: - Antecedentes: se tomar en cuenta tanto la reglamentacin jurdico-administrativa que ha regulado la realizacin del trabajo, as como los puestos que lo han venido ejecutando y supervisando (rbol distributivo). - Situacin Actual: se trata de identificar, y en caso necesario, definir los objetivos del rea de trabajo y del o los procedimientos que se estudian, procurando que el procedimiento tenga como propsito apoyar la consecucin de los objetivos del rea. Revisar la Estructura Orgnica para ver si responde adecuadamente a las necesidades de trabajo (reingeniera organizacional). Verificar si las normas y polticas se han emitido y plasmado en documentos y si estos estn autorizados y los supervisores, jefes y trabajadores tienen conocimientos de ellos, para que como resultado del anlisis de los procedimientos se vean si estas responden a las necesidades de la Empresa o Institucin. Definir cada una de las reas que estn relacionadas con el procedimiento. Conocer los instrumentos jurdico-administrativos vigentes como son: Manuales de Organizacin (otro curso), circulares internas, reglamentaciones, acuerdos, decretos, etc..

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11. Empresa. Anlisis de informacin

En este apartado se utilizar en el manual de procedimientos slo cuando exista informacin complementaria o adicional, referente a los registros y condiciones que se observarn para la correscta operacin, comprensin y utilizacin de los procedimientos. Contendr toda la informacin que se juzgue pertiente incluir a efecto de dar mayor claridad o nfasis.

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12. Descripcin de los mtodos y procedimientos

La descripcin de los metodos y procedimientos se comprende en dos rubros que es la narracin del procedimiento y su diagrama de flujo. - NARRACIN En este capitulo se anotaran las actividades que comprende cada procedimiento en orden cronologico, precisando en qu consiste cada actividad, quien ordena ejecutarla, como, cuando, donde y para que debe ejecutarse. Cuando un procedimiento involucre a varias reas, para cada actividad se ndicara la unidad encargada de su ejecucin. Enumerar las distintas actividades en forma secuencial para que faciliten su comprension e identificacion en el diagrama de flujo (otro curso), aun en las cosas que existan varias opciones en una misma actividad. La narracin de la actividad deber comenzar con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente (ej. revisa, formula, remite, etc.). El contenido de la actividad se redactar con frases breves y sencillas de tal manera que su comprensin sea clara. Cuando una actividad implique la utilizacin de algn formato, se anotara su nombre entre comillas y enseguida su clave entre parentesis, haciendo referencia a las copias y a la distribucin de las mismas.

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13. Empresa. Diagramacin

Los diagramas de flijo representarn en forma grfica la secuencia de las actividades de un determinado procedimiento/ o el itinerario de las personas, formas y materiales incluyendo las unidades administrativas o los puestos que intervienen por cada actividad descrita y pueden indicar ademas, el equipo que se utilice en cada caso. SIMBOLOGIA: - DIBUJO La diagframacin se iniciar en la primera columna de la izquierda, de arriba hacia abajo o en progresin horizontal cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades administrativas. Para efectos de la presentacin es conveniente que los smbolos mantegan uniformidad de tamao. Las lineas de unin se representarn mediante lneas rectas, y en su caso si es necesario utilizar angulos rectos (90 grados). Cuando una actividad se origina de un documento, se diagramar en primer lugar el smbolo de la operacin y en seguida el documento. Todos los smbolos operaran conectados, ningunoquedar aislado excepto en el caso en que el procedimiento involucre un archivo o una depenencia externa. Por claridad, un smbolo no debe tener dos o mas lneas de entrada o salida en el mismo lado. El nico que puede tener hasta dos lineas de salida es el de decisin. Para este tipo de diagramacion se utiliza la simbologa standar de sealizacin. (curso aparte). - CONTENIDO La descripci de cada actividad estar contenida en el smbolo "operacin" y deber redactarse con frases breves y sencillas de tal manera que su comprencin sea clara. La redaccin de la actividad se iniciar con un verbo en presente, ejemplo: revisa, enva, recibe, etc.. El smbolo "documento" contendr el nombre original del formato y clave correspondiente. Cuando se presenten varios tantos del documento, el originalse indicar con la letra "o" y las copias mediante lo dgitos 1,2,3.... esta indicacin se anotara en el extremo superior derecho del smbolo. La grfica se seccionar en tantas columnas como reas participen en el procedimiento. La primera columna se consignar el rea en donde se iniciara el procedimiento. Las columnas siguientes consignarn las reas por orden de paracin en la

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descripcion narrativa del procedimiento. Cada smbolo representar un paso o actividad del procedimiento. El diagrama de flujo slo podr tener un smbolo de inicio y uno de terminacin. Las flechas de direccin del flujo se trazarn preferentemente de tal manera que eviten su cruce, si es invitable este, la flecha que corta se diagramara con una curva a la altura de la lnea cruzada. Es conveniente que la conexin de los smbolos por la lnea de emisin entre o salga del centro del mismo preferentemente. La identificacin del conector de simbolos sera nmerica y con el mismo nmero en ambos. La identificacin de conector de pagina sera alfabtica y progresiva. La graficacin del flujo del procedimiento deber realizarse con base en la secuencia nmerica de la descripcin narrativa del procedimiento. NOTA: Lo relacionado a la diagramacin tabulada de actividades por rea se utiliza para la diagramacion de procedimientos a niel global relacionados con todo en proceso en lo genral de produccin donde se puede visualizar y analizar a detalle por donde pasa y como interviene o afectan las diversas reas en dichos procesos para su reliazacin ( procedimientos a nivel de ISOS)

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14. Formas e instructivos

Las formas contendrn informacin relacionada con cierta actividad y se utilizarn en el desarrollo de una o varias operaciones y/o procedimientos que integran el manual. Se ordenarn las formas de acuerdo con su orden de aparacin y se incluirn en el procedimiento correspondiente. Cada una de las formas se acompaar de su respectivo instructivo de llenado con el objetivo de facilitar el usuario el asentamiento de datos (para el instructivo se deber utilizar un modelo adjunto con las notaciones correspondientes). Las formas contendrn su clave de identificacin correspondiente, o en su defecto, el nmero asignado para la identificacin en la descripcin narrativa y diagramacin del procedimiento.

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15. Informacin general

En este apartado se utilizar en el manual de procedimientos slo cuando exista informacin complementaria o adicional, referente a los registros y condiciones que se observarn para la correscta operacin, comprensin y utilizacin de los procedimientos. Contendr toda la informacin que se juzgue pertiente incluir a efecto de dar mayor claridad o nfasis.

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16. Glosario de trminos

El glosario establecer la definicin de expresiones tcnicas y administrativas que estn relacionadas con el contenido del Manual a fin de facilitar su comprensin. A continuacin se sealan los criterios que deben observarse para su formulacin. El glosario se integrar nicamente a aquellos que estn relacionados con los procedimientos y que por una especificidad requieran ser definidos - El trmino se anotar en el lado izquierdo de la hoja con maysculas compactas y al lado derecho la definicin correspondiente. - Para el nmero de trminos definidos, se sugiere, de preferencia que no sea mayor a veinte. Los trminos seguirn un orden alfabtico y para efectos de identificacin, se anotar arriba de cada grupo de letra mayscula correspondiente. La definicin de los trminos ser clara y concisa en un nmero no mayor de seis renglones. El glosario se incluir en la parte final del Manual, respetando as el ndice del mismo.

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