DISTRIBUCIÒN

DE OFICINAS
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Hasta este momento, junto con las empresas de fabricación, también se ha

hecho referencia a las de servicios. La mayoría de los conceptos y técnicas
expuestas en el presente capítulo pueden aplicarse tanto a unas como a
otras. Prueba de ello es la utilización del equilibrado de cadenas en la
distribución de las líneas de autoservicio en cafeterías y restaurantes o de las
técnicas empleadas en las distribuciones por proceso para los hospitales.
Sin embargo, también es evidente que entre unas y otras existen diferencias.
Por lo general, las empresas de servicios cuentan con un trato más directo
con el cliente (en ocasiones, la presencia de éste en las instalaciones es
indispensable para que el servicio pueda realizarse); esto hace que, con
frecuencia, el énfasis de la distribución se ponga más en la satisfacción y
comodidad del cliente que en el propio desarrollo de las operaciones del
proceso.
Es más, en estas empresas, la comodidad durante el servicio y la apariencia
atractiva de aquellas áreas en contacto directo con los clientes constituyen
objetivos a añadir para la consecución de una buena distribución en planta.
Otra de las particularidades de la distribución de servicios es el hecho de que
al ser el cliente el que, con su presencia, regula el flujo de trabajo, no puede
hacerse una previsión de la carga de trabajo y una programación de
actividades tan exacta como la que cabe esperar en una empresa de
manufactura.
Es evidente que las colas no son exclusivas de los servicios pero en ellos
adquieren especial importancia: la demanda es estacional y heterogénea,
por lo que los tiempos de ejecución pueden ser muy variables; los servicios
son, por lo general, intangibles y, por tanto, el ajuste entre demanda y
producción no puede hacerse a través de la gestión de inventarios; las colas
en los servicios las conforman personas, lo cual supone mayores
implicaciones para la distribución. A continuación vamos a detallar las
particularidades que, respecto a la distribución en planta, requieren algunos
servicios.

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DISTRIBUCIÓN EN PLANTA DE OFICINAS

En las oficinas, el material trasladado entre departamentos y puestos de
trabajo es, casi exclusivamente, la información. Dicho traslado puede
hacerse a través de:
• Conversaciones individuales cara a cara.
• Conversaciones individuales por teléfono o/y ordenador.
• Correo y otros documentos físicos.
• Correo electrónico.
• Reuniones y grupos de discusión.
• Interfonos.
En este caso, el problema de la distribución lo dicta el movimiento de
trabajadores y de documentos en soporte físico, quedando ampliamente
simplificado cuando puede recurrirse a las telecomunicaciones. La
distribución dependerá del área total existente, de su forma, del proceso que
se desarrolla y de las relaciones que han de darse entre trabajadores.
El tipo de trabajo desarrollado marcará las diferencias en cuanto a superficie,
equipamiento, espacio y privacidad necesarios en cada caso concreto para
procurar la eficiencia óptima. Mesas agrupadas en áreas abiertas frente a
despachos privados, separación de puestos de trabajo por estanterías,
plantas o archivadores, separaciones a media altura o hasta el techo, etc.,
son consideraciones fundamentales en la distribución de instalaciones,
donde aspectos como el trabajo en equipo, la autoridad, la imagen y el
estatus son, en ocasiones, prioritarios.
La distribución de oficinas es algo muy importante y que está estrechamente
relacionada con la productividad y eficiencia del trabajo que se desempeñe
en ella. Aunque en un principio, a la hora de montar o decorar una oficina
puede imperar el criterio estético frente al funcional, el caso es que es un
error que debemos evitar si no queremos vernos cada día lastrados por una
incorrecta configuración.
En este caso, al haber una amplia variedad de mobiliario de oficina y muchas
combinaciones posibles, es importante estudiar detenidamente las

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necesidades de la empresa u organización para determinar la distribución

tanto de los muebles como de la fuerza de trabajo.
Mesas de ordenador, sillas de oficina y todo lo necesario para llevar a cabo
nuestra actividad supondrán la columna vertebral del espacio de trabajo, por
lo que lo más recomendable es empezar por este tipo de elementos como
punto de partida.
DISTRIBUCIÓN PARA OFICINA QUE MAXIMICE EL ESPACIO
Como paso previo, un lugar despejado, limpio y minimalista es sinónimo de
sensación de espacio, algo clave para asegurar el bienestar ya sea en una
oficina, hogar u otro espacio. El ritmo frenético que puede haber en el día a
día puede suponer una fuente importante de estrés, por lo que apostar por
una configuración sencilla y no recargada de base para la distribución de
áreas de trabajo es fundamental.

DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS PEQUEÑAS Y EL TAMAÑO DE LOS MUEBLES

En el caso de oficinas o despachos pequeños, la limitación de espacio hace
que cobre mayor importancia la maximización del espacio. Por lo que en
este sentido apostar por puestos y mesas de trabajo compartidos puede
ayudar a conseguir un entorno de trabajo compacto pero no por ello menos
productivo.
Más importante que tener una mesa de trabajo grande y espaciosa es
tenerla bien organizada y es que cómo organizar un escritorio aumenta la
productividad ya que la eficiencia en la gestión del espacio es superior, por lo

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que obtendremos el mismo o mejor resultado evitando distracciones

innecesarias, presencia de elementos prescindibles, etc.
DISTRIBUCIÓN EN OFICINAS MODERNAS: COWORKING
El coworking o el compartir zonas de trabajo y obtener sinergias y beneficios
están plenamente en auge en el mundo empresarial. Son muchas las
empresas que apuestan por esta particular configuración que apuesta por
compartir mesas, muebles, pizarras para favorecer el flujo de ideas y
potenciar la innovación y fortalecer diversas áreas de un proyecto.

Mesas y sillas compartidas, separando ambientes de una manera sutil y sin

que supongan barreras físicas serán uno de los aspectos clave de este tipo de
distribución de espacios en oficinas. La creación de áreas comunes de
descanso, más casual favorecerán por su parte el intercambio de ideas y
conocimiento que tan interesante es a la hora de emprender un proyecto de
cualquier índole.
OFICINAS SIN BARRERAS
Hay algo muy importante y que es el alma en lo que respecta al
funcionamiento de cualquier organización: la relación entre áreas y
departamentos y el fomento de la comunicación. Esto ya no sólo incide en
una mejor productividad derivada de un ambiente de trabajo más agradable,
tal y como comentábamos al principio con el tema del espacio. La
consecución de los objetivos y metas fijados sólo se puede conseguir si los
diferentes grupos y miembros de una empresa tienen objetivos
convergentes y de crecimiento. Apostar por espacios diáfanos en el que cada

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área no esté aislada del resto servirá para ver en conjunto a la empresa y
como consecuencia actuar consecuentemente para alcanzar las metas
propuestas.

Hay algo muy importante y que es el alma en lo que respecta al

funcionamiento de cualquier organización: la relación entre áreas y
departamentos y el fomento de la comunicación. Esto ya no sólo incide en
una mejor productividad derivada de un ambiente de trabajo más agradable,
tal y como comentábamos al principio con el tema del espacio.
La consecución de los objetivos y metas fijados sólo se puede conseguir si los
diferentes grupos y miembros de una empresa tienen objetivos
convergentes y de crecimiento. Apostar por espacios diáfanos en el que cada
área no esté aislada del resto servirá para ver en conjunto a la empresa y
como consecuencia actuar consecuentemente para alcanzar las metas
propuestas.
Ejemplos de distribución de oficinas en casa
A continuación, vamos a proporcionarte una serie de ideas para
la distribución de una oficina en el hogar.
 Espacio en L. Si quieres ganar espacio y que tu oficina cuente con una
decoración moderna te aconsejamos optar por la distribución de
oficinas en una empresa. De esta forma, el escritorio ocupará todo el
espacio y tendrás espacio suficiente para todos los documentos.

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 Iluminación natural. Opta por la iluminación natural, además de la

artificial. La distribución de las oficinas modernas y su decoración se
centra mucho en la luz y los espacios amplios.
 Menos es más. Busca elementos de decoración para tu oficina que
sobrecarguen el ambiente. Puedes poner una lámpara de sal, una
planta o algún objeto de decoración simple y elegante. De esta forma,
personalizarás el ambiente, pero no parecerá que cuenta con
demasiados objetos.
 Organización esencial. Adquiere una mesa de escritorio con cajones
para organizar todo tu trabajo. Planifica en carpetas o en archivadores
todos los documentos con el objetivo de llevarlos al día. La
organización es fundamental al trabajar desde casa.
El lugar de trabajo es el espacio físico donde se reúnen personas, equipos,
herramientas y materias primas para elaborar un producto terminado.
Para poder diseñar la distribución de planta es necesario tomar en cuenta el
diagrama de flujo del proceso elaborado con anterioridad, pues a través de
él será posible detectar el orden de las actividades y, de esta forma, evaluar
cuál es la secuencia óptima del equipo y el lugar más apropiado para las
herramientas.
Otro aspecto muy importante a considerar es la distancia entre los distintos
puntos de operación, pues si el equipo está muy distante ente una operación
y otra, pueden ocasionarse altas pérdidas de productividad.
Por otro lado, si el equipo está muy cercano, puede incurrirse en problemas
de flujo de materia prima o bien en problemas de seguridad. Con base en lo
anterior, es necesario contar con conocimiento sobre las dimensiones del
equipo y la cantidad de personas que estarán trabajando con él.
En caso de que se tengan planes de expansión en el mediano o largo plazo, y
el proceso comprenda instalaciones especiales, es conveniente tomar en
cuenta cuál sería la distribución de la planta en ese caso, y los
requerimientos de una inversión, para, en un futuro, llevar a cabo los
cambios pertinentes.

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Ejemplo:
La distribución de la planta de la empresa Postres Mexicanos es la siguiente:
Distribución de planta de la empresa y flujo de producción más eficiente

MÉTODOS PARA PREPARAR EL PLAN DE DISTRIBUCIÓN.

Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo
esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir
los instrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos,
maquetas, diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta
los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente.
Revisar el arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseño en conjunto
Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos
específicos del tipo de trabajo de la organización, preparar la distribución
final indicando con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo, el
nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física,
número de identificación para el mobiliario y equipo, canceles, mostradores,
gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico, sistemas de intercomunicación
para obtener una integración completa del espacio.

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La distribución final debe estar revisada y aprobada por los responsables de

su preparación, tomando en cuenta la opinión de todos los niveles
jerárquicos de la organización y las sugerencias de clientes y proveedores.
Ambiente físico.
La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes
materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al público, no
deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a
la creación de un ambiente de trabajo favorable.
Para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores
ambientales se debe tomar en cuenta:
 La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la
iluminación directa, con ella se tienden a evitar los contrastes entre las
zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz
indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa,
pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo. Cuando
utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al
descubierto, más bien se recomienda la colocación de pantallas de
acrílico traslucido.
 Luz natural: se considera que la orientación más adecuado para
conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los
huecos que habrán de recibir la luz, esta debe llegar por el lado
izquierdo de los puestos de trabajo.
 Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en
superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos
con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes, al igual
que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y
excitación. Los colores con tendencia a verde claro o azul se
consideran psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se
recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas, los
colores con tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensación
de calor, por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al
norte o zonas donde predomina el frió.

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 Temperatura ambiente; los márgenes recomendables para el

desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22
°C. además del empleo de instalaciones capaces de mantener
la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede
contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos límites, el exceso o
defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado
totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de
extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para
conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de
hasta diez veces por hora.
 Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia
cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se
utilizan concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido
se mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a
una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano.
Un local destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso
cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles.
Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones
hasta llegar a 70 decibeles, y más cuando intervienen equipos y
maquinas. En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios
dobles, formados por láminas separadas por una cámara de aire y
montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce por
cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión
del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y
techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de
materiales amortiguadores del ruido, formación de compartimientos
mediante separaciones en locales comunes.