BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 3

Nama Mahasiswa : Muhammad Irzal

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 042894337

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4341/Teori Organisasi

Kode/Nama UPBJJ : 21/UPBJJ-UT Jakarta

Masa Ujian : 2020/21.1 (2020.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
 NASKAH TUGAS MATA KULIAH
UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER: 2020.21.1

Fakultas : FHISIP/Fakultas Hukum, Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Program Studi : Ilmu Administrasi Negara-S1
Kode/Nama MK : ADPU4341/Teori Organisasi
Tugas :3

No. Soal
1. Jelaskan dengan bagan bagaimana cara kerja organisasi dengan system terbuka!

2. Analisislah pengaruh teknologi terhadap desain organisasi? Jelaskan teknologi memberikan

pengaruh terhadap komponen organisasi yang mana dan berikan deskripsi perubahan
komponen organisasi tersebut!

3. Proses transformasi organisasi sering menimbulkan konflik. Analisislah mengapa proses

transformasi berpotensi menimbulkan konflik organisasi?
 JAWABAN TUGAS MATA KULIAH
ADPU4341/TEORI ORGANISASI

1. Cara Kerja Organisasi Dengan Sistem Terbuka

Organisasi adalah sekelompok individu yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu dalam

suatu sistem kerja yang mempunyai kejelasan dalam pembagian kerja atau peran. Organisasi memilki

subsistem yang saling berhubungan dan membutuhkan untuk menguatkan organisasi dalam mencapai

tujuan organisasi tersebut. Organisasi merupakan sekumpulan orang yang bekerja bersama dalam suatu

divisi untuk mencapai tujuan bersama (Schermerhorn, dkk., 1997:9). Tujuan ini tidak saja untuk

organisasi itu sendiri melainkan juga untuk kepentingan masyarakat.

Organisasi sebagai sistem terbuka adalah organisasi yang berinteraksi dengan lingkungan

dengan kata lain organisasi yang menerima sesuatu dari suatu sistem dan melepaskannya kepada sistem

yang lain. Organisasi merupakan suatu sistem terbuka karena selalu berinteraksi dengan lingkungannya.

Sistem terbuka adalah “sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya”.

Sistem ini bekerja dengan cara menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar

atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Lingkungan dapat
dilakukan dengan dua arah yaitu organisasi dipenuhi perubahan dan sebaliknya lingkungan dipengaruhi

oleh organisai. Adapun lingkungan organisasi terdiri atas lingkungan mikro dan makro.

Organisasi sebagai sistem terbuka membutuhkan input dari lingkungan, dan akan menjual

produk ke lingkungan sekitarnya. Dalam menganalisis lingkungan, kompleksitas lingkungan perlu

diperhatikan. Kompleksitas lingkungan merupakan estimasi besarnya problem dan kesempatan dalam

lingkungan organisasi. Kompleksitas ini dipengaruhi oleh 3 faktor, yaitu : tingkat kekayaan, tingkat

interdependensi, dan derajat ketidakpastian.

2. Pengaruh Teknologi Terhadap Komponen Organisasi

Teknologi merupakan sesuatu yang tidak dapat kita cegah. Seiring dengan berkembangnya
jaman maka teknologi juga ikut berkembang dan berubah. Perkembangan dan perubahan ini merupakan
dampak dari hadirnya teknologi di tengah masyarakat. Semakin canggih teknologi maka kita dituntut
untuk bisa mengusainya. Sebab jika saat ini anda tertinggal oleh teknologi maka anda juga pasti akan
ketinggalam zaman sebagaimana tujuan media dalam komunikasi massa. Teknologi yang semakin
berkembang juga mempengaruhi organisasi pun terhadap komponen-komponennya. Komponen penting
organisasi meliputi: Tujuan, Struktur dan Sistem.

a. Tujuan

Tujuan merupakan motivasi, misi, sasaran, maksud dan tujuan yang akan dicapai dalam
rentang waktu tertentu, Tujuan berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dalam beberapa
karakteristik antara lain : Tujuan Jangka panjang, Tujuan Jangka menengah dan Tujuan Jangka
pendek

b. Struktur
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam
organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan
bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan
 (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi
pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen dalam
rangka menciptakan sistem kerja yang efektif dan efesien. Struktur organisasi merupakan
deskripsi bagaimana organisasi membagi pekerjaan dan melaksanakan tugas atau pekerjaannya
dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi juga mengatur siapa yang
melaksanakan tugas dan pekerjaan itu. Selain membagi dan mengatur tugas dan pekerjaan yang
diemban oleh organisasi, struktur organisasi juga menggambarkan hubungan organisasi secara
internal maupun eksternal.

c. Sistem

Setiap organisasi baik formal maupun informal, akan menganut suatu sistem yang
mengatur bagaimana cara organisasi mencapai tujuannya. Untuk itulah setiap organisasi
memiliki peraturan-peraturan yang merefleksikan kepentingan-kepentingan organisasi. Sistem
pada organisasi itu dapat berupa anggaran dasar, anggaran rumah tangga, peraturan khusus,
prosesdur dan peraturan lainnya. Pada organisasi yang paling kecil, yaitu keluarga, pada
dasarnya juga memiliki peraturan-peraturan sekalipun tidak sekompleks peraturan pada
organisasi besar. Sistem yang dianut oleh organisasi inilah yang mengatur setiap gerak dan
tindak tanduk organisasi. Pada organisasi monarki, sistem itu berupa kekuasaan mutlak yang
berada di tangan raja. Raja mengatur segala aspek dan membuat peraturan-peraturan. Raja
berperan sebagai pusat (sentral) segala aspek di dalam organisasi kerajaan. Organisasi demikian
dapat disebut dengan organisasi yang diatur oleh orang (ruled by person).

Komponen organisasi yang terpengaruh terhadap adanya perkembangan teknologi adalah komponen
struktur organisasi dimana struktur disini memuat unit-unit kerja yang saling berkaitan sehingga
membuat visi dan misi untuk mencapai tujuan yang sama. Teknologi yang digunakan di suatu
perusahaan akan merubah tingkah laku, sikap dan kebiasaan yang ada di dalam organisasi. Ada beberapa
pengaruh teknologi terhadap organisasi/perusahaan diantaranya.
 a. Dalam bidang administrasi.

Dalam bidang ini, teknologi memberikan pengaruh terhadap komputerisasi sehingga

proses administrasi yang sebelumnya dilakukan secara manual berubah menjadi dan diselesaikan
secara elektronik. Misalnya dalam kegiatan surat-menyurat yang sebelumnya dilakukan melalui
pengiriman via pos dilakukan dengan menggunakan fasilitas email (electronic mail) yang
dirasakan lebih mudah dan murah.

b. Komunikasi.

Dalam hal ini, teknologi digunakan dalam bidang komunikasi baik untuk urusan internal
maupun eksternal dengan menggunakan alat-alat komunikasi mulai dari handphone ataupun
fasilitas layanan online meeting yang ada di internet. Perusahaan yang baik akan menggunakan
sarana komunikasi yang baik pula untuk melakukan komunikasi baik untuk keperluan internal
perusahaan maupun untuk melakukan ekspansi informasi ke eksternal perusahaan (publik).

c. Promosi

Hal yang dirasakan signifikan mengalami perubahan sejak hadirnya teknologi adalah
promosi produk suatu perusahaan. Pada era dimana teknologi belum sebaik sekarang, promosi
produk dilakukan melalui media cetak ataupun dengan sistem door to door. Hal ini membuat
promosi suatu produk terkesan membutuhkan tenaga dan waktu yang secara kuantitas lebih
besar. Dengan hadirnya teknologi, promosi suatu produk bisa dilakukan dengan cepat berkat
bantuan teknologi misalnya dengan promosi di platform toko online (online shop) seperti
tokopedia, lazada, shoopee. Promosi produk tetap dapat dilakukan dengan menggunakan media
televisi, bahkan di jalan-jalan tertentu kita bisa menemukan videotron yang memuat iklan suatu
produk.

Teknologi yang semakin berkembang telah membuat beberapa perubahan dalam komponen organisasi
sehingga perusahaan di zaman yang sekarang hendaknya cepat melakukan adapatasi terhadap teknologi
namun tetap menggunakan komunikasi dan pelayanan yang baik.
3. Transformasi Organisasi sering menimbulkan konflik organisasi.

Perubahan lingkungan yang disruptive membuat banyak organisasi tidak memiliki pilihan lain
kecuali bertransformasi. Bentuk perubahan yang bersifat incremental seperti perbaikan, inovasi, dan
business reengineering tidak memadai lagi sehingga organisasi perlu melakukan perubahan mendasar
dan radikal dalam bertransformasi. Setiap organisasi harus terus tumbuh dalam jangka panjang dengan
memberi nilai bagi semua pemangku kepentingan. Untuk dapat bertahan dan bertumbuh, organisasi
perlu beradaptasi dengan lingkungan.

Transformasi organisasi merupakan suatu strategi dan implementasi untuk membawa organisasi
dari bentuk dan sistem yang lama ke bentuk dan sistem yang baru dengan menyesuaikan seluruh elemen
turunannya (sistem, struktur, people, culture) dalam rangka meningkatkan efektivitas organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan selaras dengan visi dan misi organisasi/perusahaan.

Saya mengambil contoh transformasi organisasi perusahaan PT Kereta Api Indonesia (persero).
PT Kereta Api Indonesia sempat identik dengan pelayanan ala kadarnya yang bisa dibilang cukup
‘mengenaskan’. Dulu, masih bisa diingat kondisi gerbong kereta api yang kumuh, praktik percaloan
merajalela dan juga tingginya tindak kriminalitas yang seolah tak terjamah baik di dalam stasiun maupun
di atas kereta yang tengah melaju.

Perubahan terasa kencang bergaung sejak Ignasius Jonan menjabat sebagai Direktur Utama KAI.
Sejak itu, mindset SDM KAI berubah total. Seiring perubahan mentalitas, di saat bersamaan dilakukan
perbaikan perangkat dan fasilitas dan modernisasi di dalam KAI. Berbagai lini operasi pun dilengkapi
teknologi informasi dan seluruh karyawan harus melek gawai. Karena salah satu perubahan besar yang
terjadi adalah pemesanan berbasis elektronik.

Transformasi organisasi yang terjadi di tubuh PT Kereta Api Indonesia yang begitu signifikan
membuat konflik internal dan eksternal yang terjadi di perusahaan. Misalnya dengan adanya
trasnformasi di bidang SDM maka rekruitmen pegawai adalah yang diutamakan adalah pelamar yang
memiliki pendidikan minimal strata 1 (S1) sehingga perubahan ini membuat pegawai yang sudah lama
bekerja di perusahaan diharapkan bisa menyesuaikan dengan kedatangan tenaga-tenaga muda yang
kelak akan bekerja sama dengan mereka. Tidak jarang pegawai yang sudah lama mengabdi di
perusahaan menganggap pegawai baru belum berpengalaman sehingga terjadilah konflik internal
perusahaan.
 Aset adalah salah satu hal yang penting dan harus jelas pendataannya untuk kepentingan
perusahaan. Penertiban aset PT Kereta Api Indonesia mengakibatkan beberapa kejadian konflik
organisasi terhadap pihak-pihak yang merasa dirugikan baik pedagang maupun masyarakat yang
membangun tempat tinggal di atas lahan PT Kereta Api Indonesia. Hal ini kemudian dapat diselesaikan
dengan sistem ganti rugi atau solusi yang lain sehingga konflik akibat penertiban aset ini tidak
merugikan kedua belah pihak.