Contenido

Introducción....................................................................................................................1

Determine sus objetivos, audiencia y organizadores.....................................................2

Bosqueje el programa a grandes rasgos.......................................................................3

Trace el presupuesto.....................................................................................................3

Elija un lugar..................................................................................................................4

Complete el programa....................................................................................................8

Ponga a punto el presupuesto.......................................................................................8

Comercialice su encuentro.............................................................................................8

Coloque las piezas pequeñas........................................................................................9

Es el día de apertura....................................................................................................12

Mantenga el aplauso....................................................................................................12

Conclusión...................................................................................................................13
Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

INTRODUCCIÓN
Ha habido muchas reuniones memorables a través de la historia en los campos político y
corporativo que recibieron amplia publicidad. Escuchamos de las conversaciones de paz
entre países, y hay grandes acontecimientos para presentar nuevos productos a los
consumidores. Hay congresos médicos y todos han oído hablar de las Olimpíadas y de
otros eventos deportivos. Tomemos un momento y pensemos en algunas reuniones muy
importantes que presenta la Biblia.

El arca de Noé fue probablemente la primera reunión en un viaje por el mar. Podría
calificarse como un tipo de una reunión-de-familia-más-mascotas, pero no obstante fue
una reunión. Sencillamente alégrese de que su reunión no va a durar 40 días y 40
noches.

Moisés fue el campeón de los planificadores de reuniones. Tuvo que planificar la salida
de Egipto; encontrar lugares para acampar durante 40 años; alimentar a miles de
personas, y por lo demás felices; construir una iglesia, y otros detalles incontables.
Afortunadamente para él, aprendió a delegar tareas.

¿Quién planificó la Última Cena? Alguien tuvo que encontrar el espacio apropiado,
asegurarse de que la sala estaba lista, y estar seguro de que las palanganas y el agua
estuvieran preparadas. ¿Quién ordenó la comida?

Me pregunto si Marta sabía que era una planificadora de encuentros. Tenía todas las
ideas apropiadas y era muy hospitalaria. Sin embargo, tuvo un pequeño problema con el
reclutamiento voluntario.

Piense ahora en su propia experiencia. ¿Ha tenido alguna vez visitas para el almuerzo
del sábado? ¿Ha invitado alguna vez a toda la gran familia suya, todos los abuelos,
padres y madres, tías y tíos, sobrinas y sobrinos, etc., a su casa para Navidad o para una
fiesta de cumpleaños? ¿Ha estado alguna vez al cargo de la comida a la canasta o
potluck en su iglesia?

Si Ud. contestó sí, entonces Ud. planificó un evento. Todo lo que tenemos que hacer
ahora es añadir algo más de programa, un par de cientos de personas más,
audiovisuales, unas pocas habitaciones en un hotel, y ¡listo! Tenemos una reunión

Planear un encuentro es como un rompecabezas. Si alguien le pasa un rompecabezas

de 500 piezas y le pide que lo arme, pero no le da un cuadro del rompecabezas, lleva un
buen tiempo imaginar como armarlo. Ud. no sabe si las varias partes de color azul son
cielo o agua. No sabe si las piezas oscuras son el suelo, o rocas, o una montaña. Pero si
le pasan 500 piezas de un rompecabezas y le dan una perspectiva de lo que hay que
esperar, llega a ser mucho más fácil armarlo, ¿verdad?

Nuestro propósito es repasar los arreglos físicos de la planificación de su evento. La

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 1

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

programación queda a su cargo. Usted conoce sus objetivos y lo que desea que
aprendan los que asisten. Vamos a trabajar a través de otros aspectos del rompecabezas
y lo que se necesita para hacer que funcione su programa.
POR FAVOR, NOTE QUE SI NO ESTÁ USANDO UN HOTEL PARA SU RETIRO
MUCHO DE ESTE MATERIAL AUN SE APLICA A LA PLANIFICACIÓN Y A LA
IMPLEMENTACIÓN DE RETIROS y CONGRESOS.

Vamos a comenzar a trabajar sobre nuestro rompecabezas.

Definiciones. Hay muchos términos diferentes que pueden usarse para los
encuentros o reuniones:

Retiro: Un período de tiempo que usa un grupo a fin de reunirse para

orar, meditar y estudiar.
Congreso: Una asamblea formal, el acto de reunirse con un propósito
determinado.
Convención: Una reunión formal de miembros, representantes o
delegados.
Sesión: Una reunión para despachar o tramitar negocios.
Seminario: Una reunión para intercambio de ideas.
Reunión de Junta: Una reunión de un cuerpo organizado de
de administradores.

No importa como lo denominemos, las cosas esenciales de organización para todas las
reuniones son las mismas. La diferencia estriba en la programación. Para simplificar
nuestra discusión, vamos a usar el término "evento" o "encuentro". Para términos
adicionales relacionados a la planificación de un evento, véase la nota "terminología".

1. DETERMINE SUS OBJETIVOS, AUDIENCIA, Y ORGANIZADORES (TR-1)

El primer paso para armar el rompecabezas del encuentro es determinar los objetivos y
la cantidad de personas que vendrán para el acontecimiento. Este es el armazón. Ud. no
puede planificar un presupuesto hasta que sepa cuales son sus objetivos. Ud. no puede
encontrar un lugar hasta que no sepa cual es su propósito. No debiera seguir con sus
planes hasta que haya contestado estas preguntas:

1. ¿Cuál es el propósito del evento? ?Está reuniendo a la gente

para orar o para jugar?
2. ¿Cuál es la meta y el resultado final que Ud. espera? ¿Qué es lo
que quiere que lleven consigo los asistentes después de haber pasado ese
tiempo juntos?
3. ¿Quienes espera que vengan? ¿Adolescentes, personas mayores,
familias, parejas, o sólo mujeres?
4. ¿Está trabajando sola o con una comisión de organización?

Trabajando con comisiones. Si, Usted puede hacerlo sola, pero, ¿desea hacerlo así?

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 2

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

Una comisión pequeña que sea activa es mucho mejor que una comisión grande que se
junta una vez, toma unas pocas decisiones y después le deja a Ud. todo el trabajo, antes,
durante, y después del evento. Su comisión organizadora puede darle un buen aporte.
Cada miembro de la comisión debe tener un papel específico que desempeñar en la
planificación y ejecución del evento. Esté segura de que las "descripciones de trabajo"
son detalladas de manera que cada persona entienda su responsabilidad y relación
hacia los otros miembros de la comisión.

2. BOSQUEJE EL PROGRAMA A GRANDES RASGOS

Ahora que ha determinado sus objetivos y sabe quien va a ser su público, es tiempo para
bosquejar su programa a grandes rasgos.

Antes de que continúe necesitará tener las respuestas a estas preguntas:

1. ¿Qué estación del año será mejor para alcanzar los objetivos?
2. ¿En qué día debería comenzar y terminar el programa? ?Martes a
jueves, o jueves a domingo?
3. ¿Habrá sesiones plenarias? Y si las hay, ¿cuántas y en qué
momento?
4. ¿Habrá división en grupos o seminarios? ?Cuántos?
5. ¿A qué hora comenzará el programa el primer día y a que hora
terminará el último día?
6. ¿Va a tener exposiciones?

3. BOSQUEJE EL PRESUPUESTO (TR-3)

Ahora que hemos pensado acerca de las metas y los objetivos para el encuentro, y que
tenemos una idea de los que esperamos que asistan, necesitamos comenzar a pensar
en lo que costará hacer frente a esos objetivos.

Aunque a esta altura Ud. no conoce el costo de cada artículo, debe comenzar a hacer
una lista de control de cada artículo que se necesitará para hacer de su operación un
éxito. Esto le ayudará a conocer que preguntas hacer cuando comience a hacer las
negociaciones por el lugar, y cuando comience a trabajar con los proveedores. Por
ejemplo, su lista debe incluir cosas tales como el precio del hotel, el costo de los
oradores, habitaciones y transporte para los oradores y el personal (no se olvide de
incluir los impuestos si corresponde), costo de decoraciones, equipo audiovisual, regalos
a los asistentes y/o también a los oradores. propinas, comidas, refrescos para los
recreos, la renta del lugar de reuniones, y cargos de arreglo del salón, propaganda,
correo, montajes de escenificaciones, personal, etc.

Ahora comience a pensar acerca de cómo va a financiar su encuentro. Hágase estas

preguntas:

1. ¿Hay algunos fondos para comenzar?

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 3

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

2. ¿Habrá que pagar derechos de inscripción?

3. ¿Se espera que la inscripción cubra todos los costos del evento?
4. ¿Qué está incluido en los derechos de inscripción?
5. ¿Qué derechos estará dispuesto a pagar el público que espera?
6. ¿Cuántos artículos audiovisuales y de alta tecnología se necesitarán?
7. ¿Estarán incluidos en los gastos de inscripción algunas comidas?
8. ¿Pueden conseguirse patrocinadores para algunos aspectos del
programa?

4. ELIJA UN LUGAR (TR-4)

Ahora que conoce sus objetivos y tiene una intuición del programa, y tiene su lista de
control en mano, está lista para encontrar un lugar para tener su evento.

Si el propósito principal de su evento es orar y meditar y obtener una comprensión más

profunda de la voluntad de Dios para su vida, entonces busque unas instalaciones que
realcen esa experiencia para su grupo. El lugar más a propósito para este grupo tal vez
no es un hotel en el centro de una ciudad de mucho movimiento.

Si el grupo se reúne para propósitos recreativos, para nadar, esquiar, o entrenarse para
el próximo maratón, entonces busque unas instalaciones recreativas para esas
actividades en el lugar donde está Ud., o cerca. La pregunta principal que debe hacerse
es: ¿Satisface este lugar los objetivos y les dará a los asistentes la mejor experiencia
para este evento?

Si Ud. lleva a cabo el evento en su propia ciudad, probablemente Ud. tiene una buena
idea de que hotel o centro de conferencias puede acomodar el tamaño del grupo que
espera. Hable directamente con el representante de ventas. Si está pensando en otra
ciudad, examine la oficina de turismo u otra organización pertinente en su país como su
mejor socio en encontrar el lugar perfecto para su evento. (Véase en la sección notas, la
nota, "10 cosas que necesita conocer acerca de las oficinas de convenciones y turismo").

Solicitud para la propuesta

Ahora es el tiempo de comenzar a preparar esta solicitud para la propuesta. (Véase en

notas, la nota, "Solicitud para la propuesta"). La preparación de este formulario la obligará
a mirar a sus planes cuidadosamente y colocarlos en un formato listo para una oficina de
convenciones y turistas, o a un hotel para evaluar su parte del negocio. Cerciórese que
su solicitud sea clara, concisa, y completa. Sea tan específica como sea posible.

¿Qué es importante considerar?

1. ¿Qué tarifa hotelera está dispuesto a pagar el público que espera?
2. ¿Cuántas habitaciones necesita? ?Qué días?
3. ¿Cómo se harán las reservas?
4. ¿Qué clase de sala y cuanto espacio debe tener para las reuniones?
5. ¿Servirán Uds. las comidas?

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 4

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

6. ¿Cuáles son sus necesidades audiovisuales previstas?

7. ¿Cómo se pagarán los servicios?

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 5

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

Tarifas hoteleras
Conozca la región donde está considerando ir. Programe sus encuentros en
períodos fuera de estación, si es posible. Hablemos un momento acerca de tarifas
hoteleras. Temporada alta es cuando el hotel está más ocupado y la gente está
dispuesta a pagar un precio más alto. Temporada baja es justo antes y después del
período de temporada alta para un hotel. Hay menos ocupantes porque no hay tanta
nieve o por cualquier otra razón para esa parte del país. Fuera de estación es cuando
nadie desea estar allí porque las atracciones principales no están disponibles, por
ejemplo no hay nieve en la montaña o está demasiado frío para ir a la playa. Planifique
sus reuniones en las fechas fuera de estación y encontrará hoteles más dispuestos a
rebajarle el precio con tal de llenar habitaciones. La flexibilidad en las fechas le dará
flexibilidad en las tarifas. Si Ud. sabe que sus asistentes no pueden pagar, digamos $150
por noche, no haga solicite una propuesta de un hotel que no podrá satisfacer su
presupuesto de, digamos, $70 por noche.

Reservas

Una vez que eligió el hotel para su evento, determine como harán sus reservas los
huéspedes. Para grupos pequeños (hasta 50) es fácil preparar una lista de huéspedes.
Para grupos mayores, el hotel puede proporcionar una tarjeta de reserva que cada
individuo envía directamente al hotel. Si está usando varios hoteles en una ciudad, hable
a la oficina de convenciones y turismo y utilice su oficina para manejar las reservas
hoteleras. Puede haber un pequeño cargo por este servicio que será incorporado a la
tarifa de la habitación.

Espacio. Conozca y entienda el espacio que necesita. Ud. ha bosquejado su programa

así que sabe cuanto espacio necesitará para sus sesiones plenarias y para la división en
grupos pequeños. Bosqueje esto cuidadosa y exactamente para el hotel en su solicitud
para la propuesta. No se olvide de solicitar espacio para su área de inscripción y si
necesita una sala para el personal ahora es el momento de ver si está disponible. ¿Va a
necesitar espacio para exponer algo? Ahora es el momento de pedirlo. El hotel necesita
esta información para asegurarse que su encuentro estará de acuerdo con su espacio.

Arreglos de las salas. ¿Sabe Ud. que la colocación de mesas, sillas, altoparlantes y
audiovisuales puede realzar o arruinar los objetivos de su encuentro? Los asistentes
deberían estar tan cerca del presentador como sea posible. ¿Qué otras cosas debería
considerar?

1. ¿Cuál es el punto focal del salón? ¿Es el orador o la pantalla de

proyecciones? Esté seguro de proporcionar líneas claras de visión a ese
punto focal.
2. Cerciórese de que los asistentes estén cómodos. ¿Estaría cómodo si
tuviera que darse vueltas en su asiento para ver al orador?
3. Adapte el arreglo del salón al mensaje. El programa, ¿es interactivo
o es una conferencia?

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 6

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

Veamos algunos arreglos típicos de un salón:

Teatro o asientos como en auditorio (TR-5): Por razones de espacio y de costo, los
asientos de un teatro son apropiados en muchos casos y maximizan los asientos en la
sala. Son buenos para conferencias donde no se requiere tomar notas extensas. En un
teatro de estilo en V, las filas están arregladas hacia la plataforma o frente de la sala.

Aula (TR-6): Preferida para sesiones más largas y donde se necesite una superficie para
escribir. Requiere más espacio que los asientos del teatro. Un aula con estilo en V
permite que los participantes se vean y conecten unos con otros.

Círculos (TR-7): Asientos típicos para las comidas. Generalmente sientan de 8 a 10

personas.

Forma de media luna (TR-8): Mesas redondas arregladas con cuatro o cinco sillas. Es un
espacio concentrado pero es apropiado cuando se requiere una superficie para escribir y
cuando los participantes necesitan tener interacción en los períodos de discusión.
En forma de U o un rectángulo vacío (TR-9). Este es un arreglo excelente para grupos
pequeños donde cada uno necesita ver al otro, pero consume mucho espacio. Nuestra
transparencia muestra esta forma de U. Colocando mesas por la parte abierta llega a ser
un cuadrado vacío.

Sala de juntas (TR-10): Un arreglo excelente para un grupo pequeño. Permite que todos
se vean y se escuchen y proporciona un intercambio excelente entre los participantes.

Para comparar la capacidad de asientos en estos diferentes estilos de arreglo de sala,

veamos la transparencia (TR-11). Si tenemos un salón de unos 186 metros cuadrados,
podrán sentarse aproximadamente las siguientes cantidades, dependiendo de los
requisitos para audiovisuales y para un tablado:

Teatro:-----------------------------------------------200
Círculo-----------------------------------------------160
Aula--------------------------------------------------130
Media luna------------------------------------------ 80
Forma de U----------------------------------------- 50

Ahora que ha puesto sus necesidades por escrito en el formulario de solicitud para
propuesta, envíela al hotel u hoteles que Ud. cree que pueden manejar su programa. O,
envíela a la Oficina de convenciones y turismo en la ciudad en la cual esté interesada. La
enviarán a los lugares apropiados para su evento.

Cuando llegan las propuestas, evalúelas y determine cuales son más adecuadas para los
objetivos de su evento. Debe tener suficiente información para hacer arreglos para una
inspección personal al lugar para finalizar la búsqueda.

Inspección del sitio. Muchas instalaciones tienen inspecciones de sitios virtuales en sus

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 7

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

sitios en la Web. Aun un sitio en la Web bien diseñado no es sustituto para una
inspección personal in situ. Las fotografías no cuentan toda la historia adentro de las
instalaciones o de los alrededores del hotel. Prepare una hoja de control de lo que Ud.
está buscando y que no quiere olvidar después de su visita. (Ver notas, "Hoja de control
de inspección del sitio del hotel"). Al caminar por las instalaciones recuerde que ninguna
pregunta es insignificante. Pregunte lo siguiente:

1. ¿Qué otros grupos estarán usando las instalaciones durante

nuestras reuniones? (Esto la ayudará a saber si habrá una banda de rock
practicando al lado de su sala de desayuno de oración).
2. ¿Qué planes tiene este hotel (o instalaciones deportivas) para
renovación? (Ud. no deseará usar ese determinado hotel si están en la
mitad de grandes renovaciones durante su evento).
3. ¿Qué servicios son exclusivos al hotel? (Comida y bebida son casi
siempre un servicio exclusivo. Los audiovisuales pueden ser o no).

Negociación. La negociación no es ¡Ud. gana, yo pierdo! Ni tampoco es "mi manera o

ninguna". La negociación real debe ser una situación de "ganar-ganar" para ambos.
Puede llevar un tiempo hacerla; tendrá que poner sus cartas sobre la mesa. Identifique lo
que Ud. desea como resultado. Puede encontrar que sus pedidos se reciben sin ninguna
conversación posterior.

La regla básica de la negociación es: Si Ud. no pregunta, no sabe si puede tenerlo.

¿Quiere Ud una suite para su oficial de alta graduación? Pídala. ¿Necesita una o dos
habitaciones de cortesía para su personal? Pídalas. ¿Desea que haya un cesto de fruta
en aquella suite cuando llegue el ocupante? Pídalo. Si no pide, ellos probablemente no
se lo dirán. Si no le gusta el trato, váyase. Hay otros lugares que desearán su negocio.
Recuerde que los vendedores están adiestrados para contestar sólo lo que Ud. pregunta.
No proporcionan ninguna información voluntaria adicional, especialmente si les va a
costar algo.

Hágale saber a su vendedor que está inspeccionando varios lugares y que estará
haciendo una recomendación a su comisión organizadora. Sea abierto acerca de cuando
se reunirá su comisión de manera que el hotel pueda apuntar sus fechas. Pero recuerde
que debe hacer una decisión cuando dice que lo quiere usted no tiene un contrato
firmado, así que el hotel puede disponer de ese espacio para otro grupo mientras usted
va y viene con su comisión durante los próximos 6 meses.

Contratos. Revise su contrato con cuidado. Lea cada palabra. Entienda lo que dice y lo
que significa. Después de que se firmó el contrato, Usted tiene que aguantarlo.
Cerciórese de que refleja exactamente lo que usted desea y necesita para su evento.
Consiga por escrito cada cosa que negoció.

¿Quién firma el contrato? ¿Está usted autorizada para firmar contratos para su iglesia o
su asociación? Si usted firma como el jefe, es responsable personalmente por su
ejecución. Si usted lo firma como un agente, sus actos son la responsabilidad del jefe con

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 8

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

tal que esté autorizada para firmar. Si firmó como un agente pero no estaba autorizada,
usted llega a ser la directora. Muy posiblemente el contrato debe ser firmado por alguien
que represente a la corporación legal. Si su organización no avala el contrató que usted
firma, usted personalmente será la responsable cuando las cosas no marchen bien.

5. COMPLETE EL PROGRAMA (TR-12)

Ahora es el momento para comenzar a completar el programa y la multitud de detalles.

Establezca el horario de cada día. Elija los oradores para las sesiones plenarias y
devocionales. Determine los tópicos del seminario y quién los va a presentar. Asegúrese
que los oradores saben que equipo audiovisual se proporcionará. Pregúnteles si
requieren algo adicional. Concédales un fecha tope para que le devuelvan la información,
pues Ud. la necesita para terminar el presupuesto.

Con esta información en mano, Ud puede colocar los gastos del orador y los detalles de
las partes audiovisuales en su lista de control del presupuesto.

6. PONGA A PUNTO EL PRESUPUESTO (TR-13)

Ahora que usted conoce los gastos de hotel y los gastos del programa, incluyendo lo que
cuesten realmente los audiovisuales, puede completar su presupuesto.

Prepárese antes de comenzar a hacer la propaganda. Asegúrese que usted cubre los
gastos del presupuesto con los derechos de inscripción y/o subsidios o patrocinios. Con
toda probabilidad no va a haber un tío generoso que esté listo para sacarla de apuros si
no tiene suficiente dinero para pagar las facturas al fin de su evento.

Después que usted crea que ha incluido todos los últimos ítems en su lista de control del
presupuesto, añada de un 10 a un 15% más para contingencias. Invariablemente, algo
quedó afuera. Mientras usted hace pedidos adicionales al personal del hotel o complejo,
durante el evento, sin duda le responderán con un "no hay problema". Recuerde que esta
respuesta "no hay problema" a su pedido no significa que "no le van a cobrar".

8. COMERCIALICE SU ENCUENTRO

Planifique su propaganda usted tiene los objetivos, ha planeado el programa, y sabe

donde se reunirá y cuanto costará. Ahora es el momento de invitar a la gente para que
asista a su evento. Asegúrese que su volante de publicidad es atractivo y tiene toda la
información que se necesita para que el que va a asistir haga una decisión. Esté seguro
que la fecha tope para inscribirse y la información en cuanto al reintegro es clara. Mire el
diseño de su folleto cuidadosamente. Cuide de que la información importante no esté en
la página de atrás de la parte que le retornarán.

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 9

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

8. COLOQUE LOS TROZOS PEQUEÑOS (TR-15)

Detalles, detalles. Ahora es el momento de colocar todas las pequeñas piezas del
rompecabezas juntas para su evento. Trabaje con el hotel o con el complejo sobre los
menús. Determine que seminarios se llevarán a cabo en las diferentes salas disponibles
para que usted planifique los detalles de cada programa diario, minuto por minuto. Defina
que sistema usará para controlar la asistencia a los seminarios en el espacio disponible.
Instruya a sus ayudantes en sus responsabilidades. Esté segura que conocen todo el
programa de manera que puedan contestar inteligentemente cualquier pregunta.

Los cambios de último momento y los pedidos, pueden volver locos a los planificadores
de encuentros y levantar los niveles de estrés. Haga lo posible para evitar las sorpresas a
último momento. Si sus oradores no le devolvieron la información y las necesidades de
audiovisuales, hábleles personalmente. Los pedidos de último momento de equipo
audiovisual no planificado, pueden arruinar su presupuesto planeado con tanto cuidado.

Echémosle un vistazo a algunas de las otras pequeñas piezas del rompecabezas.

Alimento y bebida. Cuanto más coman, más feliz estará el hotel. Cuanto mejor coman,
los felices serán los asistentes. ¿Es posible mantener los dos grupos felices?
Probablemente no el 100% pero vamos a echar un vistazo a algunos consejos prácticos
que pueden se de ayuda.

El alimento para el encuentro necesita llenar 3 requisitos:

1. Satisfacer el hambre de los asistentes.

2. Proporcionar los nutrientes correctos que la gente necesita para estar ágil.
3. Cumplir el papel de hospitalidad de servir con eficiencia a sus
invitados.

En el área de alimento y bebidas, es extremadamente importante "conocer su grupo". Si

tiene un grupo internacional, tenga en cuenta que la mitad del mundo prefiere arroz a
papas. Un grupo de adolescentes preferirá un menú diferente del que le puede servir a
un grupo de damas.

Antes de que usted comience a insistir en su menú hogareño favorito, hable con el
administrador del alimento y la bebida. En algún momento, insista en hablarle al jefe de
cocina para estar segura que entiende sus necesidades. usted puede sorprenderse de
que él (o ella) es entendido acerca de la cocina vegetariana. Puede aparecer con algo de
lo que usted nunca oyó pero que parece fascinante, tiene una gran presentación, y tiene
un sabor maravilloso. Los vegetales a la plancha en masa aplanada acomodada sobre
un fondo de arroz con una base de salsa de tomate, ¿no saben mejor que aquellos
sándwiches de manteca de maní y jalea que usted le iba a pedir? Tal vez aun tenga que
explicarle la diferencia entre el régimen lacto-ovo (huevos, leche y queso son aceptables)
y vegetales (alimento sólo de plantas), pero hay mucha más aceptación de una dieta
vegetariana de lo que había varios años atrás. (Ver la nota "20 preguntas para los

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 10

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

administradores de alimentos para recepciones").

¿Qué tipo de servicio de comidas se adapta a las necesidades de su programa

Comida completa. Si sólo tiene un corto recreo para el almuerzo, sirva una comida
completa que ya ha sido arreglada sobre el plato de comer y que es presentable y
apetitosa. La ensalada, el postre y el refresco ya pueden estar en la mesa cuando Ud.
despide la reunión de la mañana. Los camareros necesitan servir sólo ese plato ya
preparado. Otra ventaja de este tipo de plato es que Ud. tiene el control total sobre el
consumo de la comida.

Buffet. ¿Desea proporcionar preferencias y tiene tiempo en el horario? Sirva buffet. No

espere que sea menos costoso que el palto de comida completa. Recuerde que el jefe de
cocina tiene que preparar aproximadamente una mitad más que lo que se espera para
los asistentes debido al desperdicio. La gente tiene una tendencia a probar todo lo que
está sobre la mesa del buffet. Ud. puede controlar el costo limitando la cantidad de platos
que sirve.

Puestos de alimentos tipo buffet. Esto funciona bien cuando Ud. esta tratando de
conseguir que los asistentes se mezclen y se contacten. Limite el número de mesas y
sillas de manera que cada uno pueda sentarse al mismo tiempo. Los puestos de
comidas-preparadas-a-la-orden, son una forma divertida de encontrarse, saludarse y
comer. Este tipo de servicio de comida puede necesitar personal adicional para mantener
las líneas en movimiento en los puestos populares. La idea de conseguir sus vegetales
fritos en poco aceite y revolviendo, al estilo chino, preparados a la orden, es apetecible y
causa mucha diversión. Este tipo de servicio requerirá tiempo adicional en su horario.

Recepción. En vez de una comida a la tarde, todos sentados, trate una recepción. Si
reemplaza a la comida, necesitará de 15 a 10 aperitivos (tapas) por persona , pero es
una gran forma de conseguir que la gente se mezcle ya que hay mesitas y sillas
limitadas.

Pida propuestas, no menús. Sea abierto con el encargado de comida y bebida o con el
proveedor de su servicio de comida. Dígales cual es su presupuesto. Pida tres
propuestas en esa gama de su presupuesto. Una vez que vea lo que se le propone,
pregunte, "¿Cómo puedo ajustar esta comida en mi presupuesto? El jefe de cocina le
dará una contribución valiosa.

Garantías. Nadie desea que se le acabe el alimento. Como planificador de las reuniones,
Ud. quedará en aprietos si no se puede servir a todos. Los proveedores de servicios de
alimentos generalmente preparan alimento para un 5% más de personas de las que Ud.
asegura que vendrán. Su garantía puede estar un 5% más bajo de la cantidad real de
comidas que se esperan. Si la comida o comidas están incluidas en el precio de su
inscripción, sus garantías son sencillas.

Si se está reuniendo en una localidad aislada y no hay ningún lugar para ir a comer,
puede estar probablemente seguro que el 99% de sus asistentes van a comer al único

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 11

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

servicio de comida que hay a su alrededor, el suyo. Si se está reuniendo en un área

donde hay otros restaurantes, despachos de comidas, y otras opciones para comer,
muchos de sus asistentes desearán probar otras opciones de comidas después del
primer día. Si el recreo para el almuerzo es muy corto, tal vez no tengan tiempo de ir a
otros restaurantes. Piense acerca de los que van a ir a comer cuando calcula el monto de
la garantía para comer. ¿Tomarán el desayuno con el grupo o lo tomarán en el hogar?
¿Se quedarán para la función de la noche o irán a casa a cenar? ¿Qué otros eventos hay
durante el recreo para comer? ¿Cómo afectarán el cálculo de sus comidas?

Si necesita un abono exacto para un programa de comida tal como un banquete formal,
use un billete de intercambio. Las visitas cambian su invitación por un billete real al
inscribirse. La fecha tope para el intercambio del billete para el hotel, puede establecerse
con anterioridad a la fecha tope para su depósito para el banquete.

Encuentro pre-convención. Varios días antes de que comience el programa, haga

planes para una reunión antes de la convención con todo el personal del hotel o complejo
deportivo. El administrador de los servicios de su convención llamará a los jefes de los
diferentes departamentos en el complejo para que vean sus planes con usted. Esta es
una oportunidad excelente de resolver cualquier asunto de última hora con respecto a su
programa antes de que lleguen los asistentes, usted debe desarrollar un programa de
cosas que desea estar segura que conocen los diferentes departamentos acerca de su
programa. El hotel probablemente también vendrá con su propia agenda de preguntas
para que usted las conteste. (Ver la nota, "Agenda de la reunión pre-convención").

Resumen del encuentro. ¿Cómo puede usted garantizar que el administrador de los
servicios de su convención ha comprendido todo lo que usted habló con él relacionado
con su encuentro? Trate de hacer un resumen detallado del encuentro. Un detalle de día
por día y de hora por hora de lo que usted desea, cuando y donde usted necesita escribir
instrucciones claras y concisas más o menos un mes antes del evento (dependiendo de
la magnitud del encuentro). El hotel o el complejo deportivo pondrá las instrucciones que
usted le dé en su formato para su personal. Un mes les da tiempo para instruir a su
personal en cuanto al evento, que equipo adicional puede necesitarse, y termine
preguntando qué miembros del personal estarán asignados a su programa. (Véase la
nota, "Sumario del evento: muestra de resumen del encuentro").

Seguro. Esté segura de que su grupo y los asistentes están cubiertos por un seguro.
Hable con el tesorero de su iglesia y/o con el tesorero de la asociación para ver que
cobertura se requiere. No dé nada por sentado.

Inscripción. Manténgala sencilla, libre de problemas, rápida y fácil. Idealmente, sus

asistentes se habrán pre inscrito de manera que Ud. sabe quienes vienen. Dependiendo
del tamaño de su grupo, coloque varias mesas de inscripción divididas alfabéticamente
para manejar la multitud con eficiencia; no trate de inscribir 500 personas a las 3 de la
tarde en una sola mesa. Tenga paquetes de inscripción hechos y listos para entregar. Si
s necesario, haga planes para que haya una mesa de trabajo para los que se inscriben in
situ, y para problemas tales como correcciones en los distintivos con los nombres de los

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 12

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

asistentes.

Cuidado infantil. ¿Está proveyendo un jardín de infantes para los niños de los que
asisten? Conozca y sepa las leyes de su estado con respecto a proveedores de jardín de
infantes. ¿Cómo va a identificar a los niños? ¿Cobrará por este servicio? ¿Qué cobertura
de seguro se requerirá? ¿Tiene espacio apropiado para esta actividad?

Sitios en la Web. No se olvide acerca de Interne al planificar su evento. Hay una multitud
de sitios donde puede investigar las preguntas que pueda tener (Véase la nota, "Sitios en
la Web provechosos para los que planean encuentros").

9. ES EL DÍA DE APERTURA (TR-16)

¡Ud. está lista! Sus ayudantes están en su lugar y sus invitados están llegando. Haga
planes para encontrarse con el coordinador del complejo u hotel diariamente. Esté alerta
a las decisiones de último minuto o cambios que pueden ser necesarios hacer in situ.

Hable con el controlador o contador que está al cargo de su cuenta sobre una base diaria
para controlar los cargos en la cuenta maestra.

10. MANTENGA EL APLAUSO (TR-17)

El encuentro pudo haberse terminado; la última persona se ha marchado del hotel. Ud.
ha arreglado su cuenta, ha salido de su habitación y está en camino a su casa. ¿Piensa
que se acabó? Bueno, la adrenalina que la mantuvo durante la preparación y el evento
real puede haberse ido, pero Ud. todavía no ha terminado.

Reunión posterior a la convención. Usted comenzó su evento con una reunión de pre
conferencia. Ahora es tiempo de finalizar su evento con una reunión pos-conferencia.
Esto en una forma excelente de hacer sus programas futuros aun más exitosos que el
recién acabado de terminar.

Como planificadora, esta reunión puede ayudarla a maximizar la utilidad de su inversión

evaluando si la reunión alcanzó sus metas y objetivos. La reunión pos-conferencia le
ayudará a hacer decisiones informadas para su próximo evento. Hay varias formas de
haces estas reuniones. Algunos planificadoras usan entrevistas; otros utilizan
cuestionarios. A menudo, lo más provechoso es una combinación de ambos.

Hay varios aspectos de su reunión pos-conferencia. Usted querrá sentarse con todos los
proveedores del lugar donde llevó a cabo las reuniones (hotel, centro de convenciones,
etc), para tener la evaluación que ellos hacen del evento. En el caso de hoteles u
agencias de alojamiento, esté seguro de conseguir estadísticas de cuantas habitaciones
se usaron, cuantas noches, y otros asuntos que Ud. hizo en aquellas instalaciones.

Consiga información pos-conferencia de los que asistieron. Desarrolle un formulario de

evaluación escrita (ver en notas, "Evaluación del seminario" y "Formulario de evaluación

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 13

Ministerios de la Mujer Curso de Liderazgo

de la conferencia XYZ") que los asistentes pueden dejar con Ud. al terminar el evento. No
caiga en la trampa de pensar que nunca podrá mejorar ese evento. Evalúe la información
que recibe en forma cuidadosa. No cambie algo sólo porque a dos personas no les gusta,
a menos por supuesto, que la crítica sea válida.

Tenga un informe con su comisión organizadora. Revise las hojas de evaluación que
llenaron los asistentes para el programa en general y para los seminarios individuales.
Haga una lista de lo que salió bien, y felicítese. Haga una lista de lo que salió mal y
aprenda de sus errores. Cada encuentro y lugar de reunión es diferente. Lo que funciona
para un evento puede que no funcione para el siguiente que Ud. programó en un lugar de
reunión diferente. Pero al menos Ud. tiene un antecedente de lo que no quiere que
suceda la próxima vez.

CONCLUSIÓN

Hemos tocado sólo los aspectos más notables de lo que ayudará a hacer su evento algo
exitoso. Cada reunión que Ud. planifique será más fácil. Mantenga sus archivos de
planificación para que la ayuden en los eventos sucesivos? Cometió errores?
Probablemente. La mayoría de nosotros cometemos errores? Se enteraron de los errores
las personas que asistieron de ellos? Si no se enteraron, considere su evento un éxito.
¡Ahora es tiempo de aplaudir su evento!.

Nivel 1 Organización de Retiros y Congresos 14