Desarrollo de la auditoría

Generalidades De La Auditoría Interna Auditoría Interna De Calidad – Ntc

Iso 9001

Instructor
Viviana Esperanza Herrera Quiñonez

Ensayo Auditorías Internas De Calidad Y La Importancia Para Las Pymes

En Colombia Que Están Certificadas En Un Sistema De Gestión De Calidad

Centro de Comercio y Servicio del SENA Regional Tolima

Ibagué - Tolima
Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNIÓN DE APERTURA:
Memorando reunión de apertura auditoria Empresa
Nit: 930.179.527-5
Para: Tomas Alberto Dueñas
Teléfono: 3162809615
Cargo: Gerente del área de producción zona ibague- Tolima
E-mail: tomas123@kcm.co
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Fecha: 20 de Noviembre de 2022
Hora: 8:00 A.M

De manera muy respetuosa, nos dirigimos a usted como responsable del proceso de administración de
recursos humanos a fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de auditorías establecido por el
área de control interno y aprobado por la alta gerencia de la empresa se debe llevar a cabo la auditoría a
dicho proceso en el siguiente mes a transcurrir, con el fin de verificar el objetivo planteado en el presente
memorando, las visitas serán ejecutadas por los miembros del area Auditoria, así mismo y por tal motivo
requerimos, de su disposición y de la de su equipo de trabajo.

En dicha reunión se le presentará el plan de auditoría a ejecutar junto con la documentación y visitas
inicialmente requeridas; Sin embargo, puede que según el criterios del auditor genere nuevas visitas.

Para finalizar, le queremos recordar que la finalidad de la auditoría no es otra que buscar una mejora
continua que aporte en el crecimiento de la compañía de la cual todos hacemos parte.
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Cordialmente,
Control interno de la compañía.

- Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la empresa el estado actual

y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de
“Administración De Recursos Humanos”, y establecer las mejoras a las que
haya lugar.

- Alcance: Se revisarán si las actividades ejercidas en el proceso de

“Administración De Recursos Humanos” van acordes con la norma y los
procedimientos actualmente establecidos y documentados junto con los
formatos empleados y políticas de la compañía que apliquen.

- Criterios de auditoría: - Sistema de Gestión de Calidad - Política de calidad -

Norma ISO 9001 de 2008 - Política anticorrupción de la empresa - Política de
contratación de la empresa - Manual de calidad - Manual de procedimientos -
Manual de funciones - Procedimientos de “Administración De Recursos
Humanos” - Formatos e instructivos de Administración De Recursos Humanos

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No Documento Revisado Observaciones del Documento

1. Política de contratación Revisión de estándares ISO, actualización y

posibles oportunidades de mejora.

2. Evaluación, conocimientos, Comprensión y conocimiento de la política de

políticas de seguridad y objetivos. calidad y objetivos.

3. Procedimiento de contratación Revisión de las hojas de vida al azar y su debida

estandarización de calidad. Evidencia: Hoja de
vida de funcionarios.

4. Procedimiento de bienestar y Estandarización de los documentos referenciados

salud ocupacional en los procedimientos. Evidencia: plan de
bienestar, soportes de reuniones brigadistas.

5. Procedimiento de formación del Estandarización de los documentos y

personal referenciados en los procedimientos.

6. Liquidación y finalización de Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al

contratos azar y su debida estandarización de calidad.
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7. Procedimiento de afiliación de Revisión de plantilla de afiliación de los últimos tres

personal meses. Evidencia: afiliaciones o plantillas de
afiliación.

c) Comunicación durante la auditoría:

La escucha activa: Es primordial la presencia del equipo auditor, debe ser de manera
amena, que no se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al
proceso auditado que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a
partir de los hallazgos evidenciados.

d) Recolección y verificación de información:

Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas:
Se debe establecer un formato a manera de lista de verificación en el que se tengan en
cuenta los puntos de la norma a revisar en el que se define si se cumple a cabalidad y
la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de auditoría. Ya sea ocular,
verbal, documental, física y escrita.

e) Generación de hallazgos de auditoría.

Fecha: 20 de Noviembre de 2022 Auditor (es): Grupo de auditores.

Proceso Auditado: Administración de Auditado (s): Tomas Alberto Dueñas

Recursos Humanos

N Evidencias de Criterios de Hallazgos de la Auditoría C N NC

o
Auditoría Auditoría C m
M

1. Procedimiento de Política de Se evidencia que la X

contratación contratación contratación de los funcionarios
se está realizando acorde.

2. Evaluación, Conocimiento y Se evidencia que un 58% de X

conocimiento, comprensión de la los funcionarios que interactúan
política de calidad política y objetivos en el proceso no cuentan con
y objetivos de la calidad. el conocimiento requerido.

3. Procedimiento de Estandarización Se evidencia la implementación X

bienestar y salud de los documentos de formatos que no se
ocupacional y referenciados en encuentran estandarizados y
los adicionalmente no son
procedimientos. referenciados en el
procesamiento de la matriz.

4. Procedimiento de Estandarización El procedimiento se ejecuta de X

formación personal de los documentos acuerdo con los impuestos y
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y referenciados en sus documentos se encuentran

los debidamente estandarizados.
procedimientos.

5. Liquidación y Revisión de Se evidencia que no existen X

finalización de formatos de retiro formatos ni entrevistas de retiro
contratos de hojas de vida al de funcionarios.
azar y su debida
estandarización de
calidad.

6. Procesamiento de Revisión de La afiliación de los funcionarios X

afiliación de plantillas de se hace a tiempo y en los
personal. afiliación de los tiempos requeridos.
últimos tres
meses.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

- Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de

actualizarlos cuando se requiera en busca de mejoras optimización del
mismo.
- Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de auditoría.
- Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda la Política de
Calidad y los objetivos.
- Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de
acuerdo con la No Conformidad Mayor (NCM) hallada.

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoría se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una
función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar
el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.
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Se debe estar atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se debe
buscar que el dueño del proceso se encuentre lo más disponible posible para entregar
toda la información, para que la auditoría pueda ser concluyente por parte del auditor