Práctica 1.

Alquiler de Automóviles

Una empresa de alquiler de vehículos precisa la preparación de una hoja de cálculo

en Excel que le permita obtener el volumen total de ingresos, gastos, beneficio obtenido y
el promedio de ingresos y gastos en un determinado mes a partir de los siguientes datos:

El parque móvil está compuesto por seis automóviles agrupados en tres categorías;
la Económica, formada por un Opel Corsa y un Ford Fiesta; la Intermedia, formada por un
Audi A3 y un BMW 1 y la Premium, formada por un Mercedes C y un Volvo S80, siendo
la tarifa diaria de cada categoría de 20 €, 35 € y 50 € respectivamente. El tipo de IVA
repercutido en los ingresos y soportado en los gastos es del 21%. Las fechas de inicio y fin
del alquiler de cada vehículo (siguiendo el orden establecido en la definición de categorías)
en el correspondiente mes, se encuentran reflejadas en el siguiente cuadro:

Mes: Octubre

Fecha Inicio Fecha Fin

15/10/2018 19/10/2018
03/10/2018 25/10/2018
10/10/2018 24/10/2018
15/10/2018 17/10/2018
01/10/2018 18/10/2018
19/10/2018 30/10/2018

En cuanto a los gastos que se han producido, están agrupados en tres partidas;
Mantenimiento, Reparación y Seguros, sabiendo que los últimos están exentos del IVA.
Dichos gastos correspondientes a cada vehículo (siguiendo el orden establecido más
arriba) en el mes correspondiente están recogidos en la tabla siguiente:

Gastos Mes: Octubre

Seguros Reparación Mantenim.

225,00 €

310,00 €
195,00€
120,00 € 240,00 €
575,00 €

Federico Cesteros Muñoz .- Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial 1

Solución

El ejercicio planteado se encuentra resuelto en la Hoja denominada “Octubre” del

libro de Excel Práctica1.1. No obstante, un resumen del procedimiento llevado a cabo
podría ser el siguiente:

Excel es una aplicación que permite realizar cálculos numéricos, de menor o mayor
complejidad, sobre los datos introducidos por el usuario. Además incorpora un glosario de
funciones predefinidas, representaciones gráficas y el tratamiento y gestión de datos, que
permiten interpretarlos de una forma más eficaz. Al arrancar el programa, Excel crea un
libro nuevo llamado Libro1, que por defecto contiene una hoja (aunque se pueden añadir
más si fuera necesario sin más que pulsar en el símbolo de sumar que aparece a la derecha
del nombre de dicha hoja) y que presenta en pantalla las siguientes zonas:

- Barra de Título: es la barra de la parte superior donde aparece el título del libro con el
que se está trabajando seguido del nombre de la aplicación. A la derecha se encuentra
el menú de control cuyos botones permiten mostrar la Cinta de Opciones bajo distintos
formatos, además de minimizar, restaurar o maximizar y cerrar el programa.

- Barra de Herramientas de acceso rápido: A la izquierda de la Barra de Título se

encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido que incluye los comandos que
permiten realizar las operaciones más habituales de Excel, como Guardar, Deshacer,
Rehacer, Vista preliminar, Impresión rápida, Abrir un documento, etc., aunque se
puede personalizar agregando otros botones que también se utilicen frecuentemente.

- Cinta de Opciones: Se introdujo en la versión de 2007, sustituyendo a la Barra de

Menús y a la Barra de Herramientas de versiones anteriores. Está compuesta por varias
etiquetas o pestañas, cada una de las cuales contiene en diferentes grupos o fichas los
distintos comandos u opciones con los que el usuario puede trabajar.

- Ficha Archivo: Desde la versión de 2010 sustituye al Botón de Office de la versión de

2007, encontrándose a la izquierda de la Cinta de Opciones. Al hacer clic sobre esta
pestaña se pueden visualizar una serie de acciones que son comunes a cualquier
aplicación incluida en el Office de Microsoft, como por ejemplo, Guardar, Imprimir,
Abrir un documento, Cerrar un archivo o Salir del programa. Por otra parte, en el
submenú de Opciones, como su propio nombre indica, se incluyen las opciones de
configuración predeterminadas del programa, pudiéndose personalizar, entre otras
alternativas, tanto la Cinta de Opciones, como la Barra de Herramientas de acceso
rápido.

- Barra de Fórmulas y Cuadro de Nombres: justo debajo de la anterior se encuentra esta

barra, donde se indica el nombre de la celda que se tiene seleccionada y el contenido
de la misma.

- Ventana de Edición: es la zona de la hoja de cálculo donde el usuario realiza su

trabajo. Como se observa está dividida en filas y columnas y la intersección de cada
una de ellas da lugar a una celda, que es el elemento básico de trabajo en Excel. Cada
celda se identifica por un nombre, que por defecto está formado por el nombre de la
columna donde se encuentra seguido del nombre de la fila al que pertenece. En esta

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 zona también se encuentran las barras de desplazamiento vertical y horizontal, que
desplazan la hoja de cálculo en dichos sentidos, ya que en pantalla sólo está visible una
mínima parte de la totalidad del área de trabajo. Tenga en cuenta que cualquier hoja de
un libro de Excel contiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

- Etiquetas de las Hojas: son las pestañas que aparecen en la parte inferior del área de
trabajo con el nombre de cada hoja del libro.

- Barra de Estado: es la barra de la parte inferior que indica la situación en que se

encuentra el documento de trabajo en un momento concreto. Normalmente, al
abrirlo indicará el estado de “Listo”, pero también puede mostrar si está activado
el bloque numérico, o el bloque mayúsculas, o el control del zoom, por ejemplo.
Para ello, se ha de personalizar haciendo clic sobre ella con el botón derecho del
ratón activando la opción correspondiente. Además, para datos numéricos se
puede visualizar su suma, promedio, cuenta, valor máximo o mínimo.
- Botones de Visualización y Control del Zoom: A la derecha de la Barra de Estado se
encuentran los Botones de Visualización, que permiten cambiar la forma en que se
muestra la hoja de cálculo con la que se está trabajando. Más a la derecha, aparece el
Control de Zoom, que aumenta o disminuye el tamaño de la Ventana de Edición.

Una vez que se ha descrito el entorno de trabajo con el que se va a encontrar el

usuario, a continuación se procede a la resolución del ejercicio planteado, comenzado con
la introducción del texto PRACTICA 1: ALQUILER DE AUTOMOVILES en la celda
B1. De la misma manera en las celdas D3, E3, G3 y H3 se escribe respectivamente,
Ingresos Mes:, Octubre, Tipo IVA: y 21%, teniendo en cuenta que este último dato tiene un
formato numérico de porcentaje (Ficha Inicio/Grupo Número/Estilo Porcentual).

En este momento, se guarda el libro de trabajo para evitar pérdidas de información

en el caso de que el equipo se apagara accidentalmente. Para ello, se puede utilizar el
comando Guardar como de la ficha Archivo, donde se selecciona la carpeta de destino
donde se va a almacenar y en el cuadro de diálogo que surge se indica como tipo el de
Libro de Excel. En el nombre del archivo se escribe Práctica1.1.

El rango B5:J5 está destinado a incluir los títulos de los respectivos datos. Así se
escribe en estas celdas: Modelo, Categoría, Fecha Inicio, Fecha Fin, Días, Precio/Día,
Ingresos, IVA Rep. y Total con IVA. Seleccionado dicho rango se elige un formato común
para todas las celdas que lo componen, a través de los botones del grupo Fuente de la ficha
Inicio situada en la Cinta de Opciones.

En el rango B6:B11 se introducen los modelos de los vehículos disponibles,

comenzando por el Opel Corsa y finalizando en el Volvo S80, tal y como se aprecia en la
hoja de cálculo. Para asegurar la validez de los datos y, por consiguiente, evitar que se
introduzcan algunos erróneos, se va a establecer una regla de validación que va a impedir
que el usuario escriba una categoría diferente a las tres asignadas: Económica, Intermedia y
Premium. Así, se selecciona el rango C6:C11 a cuyas celdas se va a aplicar esta regla. Se
elige la opción Validación de datos de la ficha Herramientas de datos de la etiqueta Datos
de la Cinta de Opciones y, en la ventana que surge, de la lista desplegable Permitir, se opta
por la opción Lista. En la casilla Origen, se escriben los valores de las tres categorías
separados por punto y coma y se dejan verificadas las casillas de Omitir blancos y Celda
con lista desplegable.

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 Para completar la validación, es conveniente cumplimentar las pestañas de Mensaje
de entrada y Mensaje de error, puesto que advierten al usuario del dato que se debe
introducir y, en su caso, del error cometido. Entonces, se hace clic en la pestaña de Mensaje
de entrada y en la fila de Título se escribe: Categorías Permitidas: y como mensaje de
entrada: Económica, Intermedia o Premium. Ahora se pasa a la ventana de configuración
para el Mensaje de error, donde se escribe el Título Categoría no Válida y como mensaje
de error: Sólo se permite: - Económica - Intermedia - Premium. Por último se elige un
icono de aviso de los que se encuentran en la lista de Estilo.

Se acepta esta ventana de validación para cerrarla y se comprueba que al seleccionar

cualquier celda del rango C6:C11 aparece la flecha de las listas desplegables, que al hacer
clic sobre ella permite seleccionar el dato correspondiente y, además, la ventana de entrada
relativa al mensaje entrante. En el caso de introducir un dato no permitido, de acuerdo a la
regla de validación impuesta, aparecerá una ventana conteniendo el mensaje de error que se
ha configurado. Se pica en el botón Cancelar de esta ventana para introducir el dato
correcto. Si se quiere eliminar la regla de validación, se selecciona la celda o el rango
correspondiente, se vuelve a hacer la misma combinación y en la ventana que surge se pica
en el botón Borrar todos de la etiqueta Configuración.

En los rangos D6:D11 y E6:E11 se escriben los datos relativos a las fechas de inicio
y fin del alquiler, teniendo en cuenta que dichas fechas se introducen con los separadores
/ ó -. Para Excel las fechas son números, por lo que se podrán efectuar operaciones con las
mismas, como por ejemplo calcular el número de días que ha permanecido un vehículo en
alquiler. Obsérvese, que los datos de las fechas de inicio y de fin tienen distintos formatos.
Cada uno de ellos se consigue dentro la etiqueta Inicio, siguiendo la combinación Grupo
Número / Fecha, eligiendo a continuación el tipo correspondiente. Previamente se ha de
seleccionar el respectivo rango.

El recuadro siguiente (rango F6:F11) se destina al cálculo de días que median entre
el inicio y el fin del contrato de alquiler. Para ello en la celda F6 se introduce la fórmula
=E6-D6, que devolverá una fecha, dado que las celdas E6 y D6 tienen ese formato. Como
las fechas para Excel son números; para que esta celda tenga un formato de número se
sigue Grupo Número/General de la etiqueta Inicio. Obsérvese, que en la fórmula
introducida se hace referencia a la celda respectiva donde se encuentra el dato y no se
escribe en ella directamente el dato. Esta es la forma habitual de introducir en una celda una
fórmula, haciendo referencia a otras celdas, de tal manera que al cambiar el contenido de
éstas, variará automáticamente el resultado de la fórmula. Concretamente, la referencia que
se acaba de crear en la celda F6 con la fórmula diseñada, se denomina referencia relativa.

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 En la celda F7, la fórmula que habría que escribir para calcular el resultado sería
ahora =E7-D7; en F8 se introduciría =E8-F8; y así sucesivamente hasta llegar a F11, donde
se escribiría =E11-F11. Pero este procedimiento no es el que se sigue en la práctica, ya que
Excel ofrece la posibilidad de llenar las respectivas celdas con las correspondientes
fórmulas mediante la opción de llenado automático. Para ello, se sitúa el cursor del ratón en
la esquina inferior derecha de la celda F6, en la que el cursor tomará el aspecto de cruz
negra y fina. Se hace clic y sin soltar el ratón se arrastra hacia abajo hasta llegar a la celda
F11.

De la misma manera que se ha extendido una fórmula verticalmente como en el caso

anterior, se puede hacer horizontalmente, bien extendiendo hacia la izquierda o hacia la
derecha de la celda que sirve de punto de partida. Puede ocurrir el caso de que al realizar
este procedimiento se vaya más allá de la celda de destino. Ante esta situación, lo más
conveniente es retroceder con el botón del ratón presionado hasta alcanzar la celda deseada.

Como el rango F6:F11 se encuentra perfectamente delimitado, la opción de llenado

automático se puede realizar de otra forma distinta a la anterior, ya que Excel detecta hasta
que celda (en este caso la F11) se debe extender la fórmula introducida en F6. Cuando se
dé esta situación, se sitúa igualmente el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la
celda F6, tomando dicho cursor el aspecto de cruz negra y fina. Ahora se hace doble clic y
automáticamente la fórmula introducida en la celda F6 se extiende por el rango F6:F11
hasta llegar a la celda F11.

El siguiente recuadro, situado en el rango G6:G11, se utiliza para introducir los

precios diarios de alquiler de cada vehículo a los cuales se les ha dado un formato de
moneda, con dos decimales y con el símbolo del euro. Para ello, una vez seleccionado
dicho rango, se debe de seguir la combinación Grupo Número/Moneda de la pestaña Inicio.
También a este rango se le va a dotar de una regla de validación que impida que el usuario
escriba números negativos. Entonces, se selecciona dicho rango, y se procede Validación
de Datos de la etiqueta Datos. En el cuadro de diálogo que surge, dentro de la pestaña de
Configuración, de la lista desplegable de Permitir se elige Número entero. En la de más
abajo (Datos) se selecciona mayor o igual que, y en la fila de Mínimo se introduce el valor
0. En la pestaña de Mensaje entrante, en la fila de Título se escribe Datos Admitidos y
como mensaje de entrada se puede introducir el de Sólo Precios Positivos. Para finalizar, en
la pestaña de Mensaje de error, en Título se puede escribir Dato no Admitido y como
mensaje de error Introduzca un Precio Positivo. Se selecciona un Estilo de Advertencia y se
hace clic en Aceptar para cerrar este cuadro de diálogo.

Se pasa así al recuadro contiguo donde se van a determinar los ingresos que
proporciona cada vehículo alquilado. En consecuencia, se ha de multiplicar el precio de
alquiler diario por el número de días que ha permanecido alquilado, con lo que la fórmula
que se ha de introducir es =F6*G6, que luego se extiende hacia abajo como referencia
relativa para llenar todo el recuadro.

En el rango I6:I11 se ha calculado el importe del IVA repercutido que corresponde a

cada ingreso, por lo que se comienza introduciendo la fórmula =H6*H3 en la celda I6, es
decir se hace una referencia relativa a la celda donde se encuentra la correspondiente base
imponible del impuesto (H6) y también se hace referencia a la celda donde se encuentra el
tipo impositivo (H3). Sin embargo, si extendemos esta celda hacia abajo para completar
este recuadro, se cometería un error (en I7 la fórmula es =H7*H4 y así sucesivamente), ya
que el dato del tipo impositivo debe ser siempre el mismo en las restantes fórmulas del

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recuadro. Entonces, se necesita fijar este dato para que al extender la celda I6, se consiga la
fórmula correcta en las demás. Para ello, en la barra de fórmulas, seleccionada la celda I6,
se sitúa el cursor justo delante del parámetro H3 y se pulsa la tecla F4 hasta conseguir que
dicha fórmula adopte la siguiente forma =H6*H$3. Cuando se trabaja así se dice que se
está utilizando una referencia absoluta. Ahora, ya se puede extender la celda I6
verticalmente para llenar todo el recuadro.

Hay que tener en cuenta que al fijar en una fórmula una o varias celdas mediante una
referencia absoluta, las posibilidades que se obtienen son las siguientes:

- =H6*$H$3, se fija la columna y la fila.

- =H6*H$3, se fija la fila y la columna se deja libre.

- =H6*$H3, se fija la columna y la fila se deja libre.

Con lo que el usuario debe elegir en cada caso concreto, la referencia absoluta
apropiada para que a partir de una celda pueda llenar las restantes de un determinado
rango.

El último recuadro de esta parte de la hoja se destina al cálculo de los ingresos

totales con el IVA incluido. Se comienza en la celda J6 introduciendo la fórmula =H6+I6
que luego se extiende verticalmente como referencia relativa por el rango J6:J11,
obteniendo para cada vehículo el dato que se buscaba.

A continuación, se selecciona la celda G12 donde se escribe el texto TOTAL,

puesto que en las celdas adyacentes H12, I12 y J12 se va a determinar el total de los
ingresos, de las cuotas de IVA repercutido y de los ingresos con el IVA ya incluido.
Entonces, se selecciona el rango H6:H12 y se hace clic en el botón Autosuma de la ficha
Modificar de la etiqueta Inicio, devolviendo en la celda H12 la cuantía de la suma de los
valores de las celdas restantes del rango. Así, en dicha celda H12 el programa ha
introducido automáticamente la función suma escrita de la siguiente manera:
=SUMA(H6:H11). Para calcular las sumas de las cuotas de IVA repercutido y de los
ingresos totales con el IVA incluido, se podría proceder análogamente a como se acaba de
hacer; pero como las funciones que incorpora Excel funcionan como referencias relativas,
para conseguir las sumas de los dos recuadros siguientes, se extiende horizontalmente
hacia la derecha la celda H12 hasta llegar a la J12, obteniendo los totales mencionados.

Otro procedimiento para conseguir todos estos totales en un solo paso, consiste en
seleccionar el rango H6:J12 y después picar en el botón Autosuma, devolviendo el
programa las respectivas sumas.

Para finalizar la parte relativa a los ingresos se va a insertar un comentario en las

celdas H12 e I12 de manera que se muestre una corta explicación del contenido de dichas
celdas. Para ello, se selecciona la celda H12 y se pica en el botón Nuevo comentario del
grupo Comentarios de la etiqueta Revisar, apareciendo un cuadro de texto en la propia
celda donde se escribe Total Base Imponible de Octubre. Como se observa, dicha celda
queda marcada en su esquina superior derecha con un minúsculo triángulo de color rojo,
para indicar que en ella se ha insertado un comentario. Cuando se posicione el cursor del
ratón en dicha celda aparecerá como un elemento emergente el comentario que se acaba de
escribir (si se quiere visualizar continuamente se pica en el botón derecho del ratón para

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que surja el menú contextual, seleccionando la opción Mostrar comentario. En caso
contrario Ocultar comentario). Lo mismo se hace para la celda I12, solo que ahora se
escribe como comentario Total IVA Repercutido de Octubre.

Si se quiere eliminar un comentario, lo primero que se ha de hacer es seleccionar la

celda que lo contiene, para seguir después la combinación Ficha Comentarios/Eliminar en
la pestaña Revisar. Se puede conseguir el mismo resultado con el menú contextual (botón
derecho del ratón) seleccionando el comando Eliminar comentario. Igualmente, se puede
modificar un comentario, o bien con el menú contextual (comando Modificar comentario),
o bien con la combinación Ficha Comentarios/Modificar comentario. También se puede
formatear un comentario a través del menú contextual seleccionando el texto de dicho
comentario y posteriormente eligiendo la opción Formato de comentario.

Por último, se ha formateado la hoja de cálculo utilizando fundamentalmente las

funcionalidades de la ficha Fuente de la pestaña Inicio. El título de la práctica, que se
encuentra en la celda B1 se ha escrito en mayúsculas con un formato de Negrita. Las
celdas D3, E3, G3 y H3 llevan el texto en Negrita y Cursiva. Los títulos de cada recuadro
van centrados en el mismo y en Negrita, disponiéndose un Borde para cada uno de ellos.
Los datos numéricos (Precio/Día, Ingresos, IVA Rep. y Total con IVA) llevan un formato
de Moneda, con dos posiciones decimales y el símbolo del euro. En cambio, el dato
numérico del recuadro Días, tiene un formato General. Los totales calculados para los
Ingresos, IVA Rep. y Total con IVA, además de tener un formato numérico de Moneda,
van en Negrita, con un determinado color de fondo y su Borde correspondiente.

Se debe observar que aquellos valores que ha calculado el usuario mediante la

introducción de fórmulas, funciones predefinidas, referencias relativas y absolutas, se han
dejado con un color de fuente automático (es el que proporciona Excel por defecto), para
que se diferencien de los datos que proporcionaba el enunciado, que son los que se han
formateado.

Todo ello se puede apreciar en la hoja de cálculo denominada Octubre del libro de
Excel Práctica 1.1, o bien, en la imagen siguiente:

Una vez que se ha finalizado la parte de la hoja de cálculo relativa a los ingresos se
destina otra zona de la misma para introducir los gastos habidos. En consecuencia, en las
celdas D13 y E13 se escribe respectivamente, Gastos Mes: y Octubre (con formato
Negrita y Cursiva). Se sigue con el rango B15:C21 correspondiente a los datos del Modelo

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y la Categoría que se copia del rango B5:C11 y se pega aquí. Ahora bien, resulta más
operativo que los datos del Modelo y de la Categoría estén vinculados, mediante una
referencia relativa, a los mismos valores que se han incluido en los ingresos, ya que una
modificación en cualquiera de ellos produciría una actualización automática en éstos. Por
tanto, en la celda B16 se introduce la referencia =B6, que luego se extiende hacia abajo
hasta llegar al final del rango, es decir, hasta B21. Lo mismo se hace en la celda C16,
donde se introduce =C6, que se extiende hasta C21.

A continuación, en el rango D15:F21 se introducen los datos que proporciona el

enunciado, relativos a los gastos habidos por cada vehículo en Seguros, Reparaciones y
Mantenimiento, siguiendo el mismo formato que el diseñado para los recuadros anteriores.

El rango G15:I15 se utiliza para incluir los títulos de cada uno de los respectivos
recuadros. Así. En G15 se calcula el total de gastos por vehículo y por ese motivo se llama
Total Vehíc. En H15 se determina el IVA soportado por los gastos habidos en cada
automóvil, a excepción de los Seguros que, como se sabe, están exentos de la base
imponible del impuesto. En I15 se hace el cálculo del importe total de los gastos de cada
vehículo con el IVA soportado ya incluido.

En la celda G16 se introduce la función =SUMA(D16:F16) que calcula para cada

automóvil el total de gastos habidos en el correspondiente mes, siguiendo el mismo
procedimiento al que se hizo anteriormente, solo que ahora el rango que se debe
seleccionar es D16:G16. Posteriormente, se extiende esta celda verticalmente como
referencia relativa hasta alcanzar el final del rango, es decir, G21.

En el rango H16:H21 se determina la cuantía del IVA soportado para cada

automóvil por los gastos ocasionados, a excepción de los considerados en la partida de
Seguros. Por consiguiente, la fórmula que se debe introducir en la celda H16 es
=(E16+F16)*H$3, que incluye una referencia absoluta al dato del tipo del IVA (21%) para
que, al extenderla hasta alcanzar la celda H21, permanezca fijo en dicha fórmula.
Obsérvese que en esta referencia absoluta es suficiente fijar la fila, puesto que al extender
hacia abajo, Excel nunca mueve el parámetro de la columna.

El recuadro de Total con IVA, correspondiente al rango de datos I16:I21, como se

ha comentado anteriormente, permite obtener el gasto total por vehículo con el IVA
incluido. Por tanto, se selecciona la celda I16, donde se introduce la fórmula =G16+H16,
que luego, como en los casos anteriores, se extiende verticalmente hasta llegar a la celda
I21, para llenar todo el rango.

Todavía falta calcular los totales por partida y el total de gastos con IVA incluido
habidos en el mes de Octubre. En las celdas C22 y J22 se escribe respectivamente, Total
Partida y TOTAL, asignándoles el formato que se puede apreciar en la figura de más
abajo. Se pasa a la celda D22 donde se determina la suma, siguiendo el mismo
procedimiento que en casos anteriores, del rango de datos D16:D21, obteniéndose la
función =SUMA(D16:D21), que luego se extiende horizontalmente hacia la derecha hasta
llegar a la celda I22, donde aparecerá la función =SUMA(I16:I21).

Como se hizo anteriormente y mediante el mismo procedimiento, se va a insertar en

la celda G22 el siguiente comentario: Total Base de IVA Soportado de Octubre, y en la
celda H22: Total IVA Soportado de Octubre.

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 Para completar esta parte de la hoja de cálculo se formatea siguiendo las mismas
directrices que en la zona de los ingresos, en cuanto a Bordes, tipo de Fuente, color de
fondo, uso de Negrita y Cursiva, formatos numéricos de Moneda y color de fuente
diferente para los datos y para las fórmulas y funciones introducidas por el usuario.

El resultado final se puede visualizar consultando la hoja Octubre del libro de Excel
Práctica01.xls, o bien a través de la siguiente imagen:

Lo único que falta para finalizar el ejercicio es calcular los beneficios que obtiene la
empresa de alquiler de automóviles. Para ello, se ha destinado el rango C26:E33, aunque
en las celdas D24 y E24 se han escrito los textos Bnfcios Mes: y Octubre a las cuales se ha
asignado el mismo formato de la celda D13 mediante el botón Copiar formato del grupo
Portapapeles de la etiqueta Inicio. Al igual que se hizo con el bloque de gastos, los
recuadros de Modelo y Categoría se toman del rango de datos B5:C11, aunque luego en
las primeras celdas C27 y D27 se introduce respectivamente una referencia relativa a las
celdas B6 y C6, que posteriormente se extiende hacia abajo hasta alcanzar las ultimas
celdas que interesan.

En el rango de datos E27:E32 se calculan los beneficios o pérdidas que genera cada
uno de los vehículos alquilados, como la diferencia entre los ingresos respectivos y los
gastos correspondientes. Así, en la celda E27 se introduce la fórmula =H6-G16,
extendiéndola verticalmente al resto del rango como una referencia relativa. Con este
rango seleccionado, en la celda E33 se inserta la función suma para que calcule el total de
beneficios o pérdidas correspondientes al mes de Octubre, es decir, =SUMA(E27:E32).

Por último, para diferenciar los automóviles que han producido beneficios de los
que han generado pérdidas, se va a utilizar la opción de Formato condicional para que
estos datos no se presenten en pantalla con el mismo aspecto.

Federico Cesteros Muñoz .- Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial 9

 Con el rango E27:E32 seleccionado, se pulsa el botón Formato condicional del
grupo Estilos de la pestaña Inicio y en el menú desplegable que aparece se selecciona el
comando Nueva regla. En la ventana que surge, como regla de formato se escoge “Aplicar
formato únicamente a las celdas que contengan”. En el dato a evaluar se elige Valor de la
celda, en el desplegable contiguo se opta por la condición “menor o igual que” y como
valor de referencia se introduce 0. Seguidamente, se pica en el botón de formato de esta
condición y en la pestaña de Fuente se selecciona el color rojo y en estilo Negrita Cursiva.

Como se quieren diferenciar los beneficios de las pérdidas, ya se tienen con

diferentes formatos las correspondientes celdas donde se presente uno u otro caso, pero
para hacer el ejercicio más completo, se va a agregar un nuevo formato. Por tanto, sin
desactivar la selección de dicho rango, entre las opciones que ofrece el comando Formato
condicional, se elige la de Administrar reglas y se pulsa sobre el botón Nueva regla de la
ventana que aparece. Ahora, se sigue el mismo procedimiento que en el caso anterior, sólo
que en el Valor de la celda se elige “mayor que” y como formato de referencia se vuelve a
introducir 0. Al picar en el botón de formato, en la pestaña Relleno se opta por el color
azul claro. Para eliminar cualquier formato realizado de esta manera, una vez seleccionado
el correspondiente rango de celdas, se pulsa en el botón Formato Condicional del grupo
Estilos de la etiqueta Inicio y, en la lista desplegable que surge se hace la combinación
Borrar reglas/ Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

En las celdas I26 e I27 se va a determinar respectivamente el promedio (media

aritmética) de los ingresos y los gastos que se han producido en el mes de Octubre.
Situados en la celda I26 se hace clic en la opción Más funciones que se encuentra en la
ficha Fórmulas dentro del grupo Biblioteca de Funciones. En la lista desplegable se
selecciona dentro de las Estadísticas la función PROMEDIO.

Para calcular el promedio de los ingresos obtenidos se pueden introducir uno a uno
en cada argumento de dicha función los datos que se encuentran en el rango H6:G11, o
bien, se puede seleccionar directamente el rango que ocupan dichos datos y cumplimentar
solo el primer argumento de la función, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Federico Cesteros Muñoz .- Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial 10

 Una vez que se pulsa en el botón Aceptar, la celda I26 mostrará el resultado
buscado, 413,33 € y en la barra de fórmulas la función:

=PROMEDIO(H61:H11)

Para determinar en la celda I27 el promedio de los gastos generados, se sigue

idéntico procedimiento al que se acaba de exponer, solo que ahora, el rango de los datos
que interesan es G16:G21. En este caso la celda I27 mostrará el resultado 277,50 € y en la
barra de fórmulas la función:

=PROMEDIO(G16:G21)

Por último, para cambiar el nombre a la hoja y en vez de llamarse Hoja1 figure
Octubre, se pica en su etiqueta y haciendo doble clic sobre ella, se escribe el nuevo
nombre. Otra posibilidad es picando en el botón derecho del ratón para obtener el
menú contextual y seleccionar la opción Cambiar nombre. Por otra parte, para eliminar
una o varias hojas del libro a la vez se pulsa sobre la etiqueta de la hoja o se seleccionan
las hojas a borrar y se sigue la combinación Pestaña Inicio/Grupo Celdas/Eliminar hoja.
Si se hace con el menú contextual pulsando el botón derecho del ratón, habría que pulsar
en la opción Eliminar.

El aspecto final de la hoja de cálculo se puede visualizar en el archivo Práctica1.1, o

bien en la siguiente imagen:

Federico Cesteros Muñoz .- Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial 11

Resumen:

En esta práctica se ha definido qué es una hoja de cálculo, presentando el

entorno de trabajo con que cuenta el programa. Se han introducido en las celdas datos
numéricos (incluidos los de fecha), de texto y funciones, tanto predefinidas, como
elaboradas por el propio usuario. Se ha trabajado con rangos únicos y también
múltiples con la finalidad de asignar un formato común a varias celdas y de
simplificar el trabajo a la hora de utilizar los comandos de copiar y pegar. Se han
definido los conceptos de referencias relativas y absolutas, que han permitido usar la
funcionalidad de llenado automático en las celdas. Se han insertado comentarios en
celdas, así como criterios de validación de los datos para evitar posibles errores en la
introducción de los mismos. Se ha dado un aspecto más personal a los rangos de
celdas o a las propias celdas utilizando formatos de color de fuente, color de fondo,
bordes en las celdas, alineación del texto, números como moneda, fuentes en cursiva o
negrita y números como fechas. Igualmente, se ha presentado el formato de celdas en
modo condicional, se han copiado formatos de una celda a otra, incluso a un rango. Se
ha configurado la función estadística PROMEDIO para determinar la media aritmética
de los ingresos y gastos generados durante el mes que se ha considerado y, por último,
se ha cambiado el nombre de la hoja.

Bibliografía recomendada

Charte Ojeda, F.: Excel 2016. Colección Guías Prácticas. Ed. Anaya Multimedia.
Madrid, 2016.

Charte Ojeda, F.: Excel 2016. Colección Manuales Avanzados. Ed. Anaya Multimedia.
Madrid, 2016.

Valdés-Miranda, C.: Excel 2016. Colección Manuales Imprescindibles. Ed. Anaya

Multimedia. Madrid, 2016.

Federico Cesteros Muñoz .- Tecnologías de la Información en Gestión Empresarial 12