Management de proiect și prezentare

generală a contabilității

Funcționalitatea de gestionare a proiectelor și contabilitate poate fi utilizată în mai

multe industrii pentru a furniza un serviciu, a produce un produs sau a obține un
rezultat.

Un proiect este un grup de activități care este conceput pentru a oferi un serviciu, a
produce un produs sau pentru a obține un rezultat. Proiectele consumă resurse și
generează rezultate financiare sub formă de venituri sau active.

Proiecte între industrii

Funcționalitatea de gestionare a proiectelor și contabilitate poate fi utilizată în mai
multe industrii, așa cum se arată în ilustrația următoare.
Într-un centru de apel, un bilet poate fi utilizat pentru a descrie setul de acțiuni
necesare pentru rezolvarea unui apel. Companiile de consultanță, cum ar fi
organizațiile de management sau consultanță tehnică sau agențiile de publicitate, se
referă la activitățile lor ca proiecte. În marketing, o campanie reprezintă un set de
comenzi care trebuie finalizate. În producția bazată pe proiecte, o comandă de
producție se referă la diferitele lucrări care trebuie făcute pentru a produce unele
produse finite. Indiferent de denumirea utilizată pentru acestea, aceste proiecte
implică resurse, planificări și costuri, iar funcționalitatea de management și
contabilitate a proiectului poate ajuta la planificarea, execuția și analiza acestor
proiecte.

Fazele proiectului
Deși următorul flux de proces este destinat proiectelor externe sau proiectelor care
sunt finalizate pentru unul sau mai mulți clienți, funcționalitatea se aplică și
proiectelor interne, numai pe bază de costuri.

După cum se arată în ilustrația precedentă, managementul proiectului și

contabilitatea pot fi împărțite în trei etape:

1. Inițiere
2. Executare
3. Analizare

Inițiază proiectul
În timpul inițierii proiectului, apar mai multe procese cheie. Puteți utiliza o ofertă de
proiect pentru a comunica clientului forța de muncă, cheltuielile și materialele
estimate. Puteți înregistra termenii, limitele și acordurile de facturare într-un contract
de proiect. Puteți utiliza o structură detaliată a proiectului (WBS) pentru a planifica și
estima lucrarea. Puteți configura prognoze și bugete pentru a ghida execuția
proiectului. Următoarea ilustrație arată structura unui proiect.

Crearea de oferte de proiect

În faza inițială de vânzare a unui proiect, o ofertă de proiect vă permite să oferiți unui
client o ofertă fără caracter obligatoriu. O ofertă poate include elemente precum
articolele și serviciile care sunt cotate, informații de contact de bază, acorduri
comerciale speciale și reduceri, precum și posibile taxe și suprataxe.

De asemenea, puteți emite o scrisoare de garanție pentru o tranzacție de ofertă de

proiect între organizația dvs. și client. După crearea cotației de proiect, puteți crea
cererea de scrisoare de garanție pentru client și o puteți trimite băncii. După ce
banca a aprobat cererea, scrisoarea de garanție este emisă clientului.

Crearea de contracte de proiect

Când încheiați un contract cu un client sau cu o altă sursă de finanțare pentru a

finaliza un proiect, trebuie mai întâi să creați un contract de proiect. Apoi, atunci când
creați proiectul, trebuie să îl atribuiți contractului corespunzător. Tipul de proiect pe
care îl creați pentru un contract de proiect determină metoda utilizată pentru
facturarea clienților proiectului. Puteți modifica un contract de proiect și proiectul
aferent, dar nu puteți schimba tipul de proiect. Pentru mai multe informații despre
tipurile de proiecte, consultați secțiunea „Crearea proiectelor”.

Crearea de structuri detaliate a proiectului

Gradul de detaliu într-o WBS depinde de nivelul de acuratețe care este necesar în
estimări și de nivelul de urmărire care este necesar pentru aceste estimări. Proiectele
care au o toleranță foarte scăzută pentru derapaje în program sau cost necesită, de
obicei, o WBS mai detaliată și necesită, de asemenea, o urmărire diligentă a
progresului și costurilor lucrărilor față de WBS.

Creați prognoze și bugete de proiect

Puteți utiliza prognozele dacă organizația dvs. are o perspectivă operațională și se

concentrează pe veniturile și costurile care sunt derivate din tranzacții specifice. Cu
toate acestea, dacă organizația dvs. se concentrează mai mult pe sume financiare,
puteți utiliza bugetarea. Fiecare metodă are avantajele sale.

Crearea de proiecte

Puteți crea șase tipuri de proiecte în Finanțe. Fiecare tip de proiect este configurat
diferit pentru costuri și recunoașterea veniturilor. Tipul de proiect pe care îl alegeți
depinde de scopul proiectului. Următorul tabel descrie utilizarea tipică a fiecărui tip
de proiect.

Tip de Descriere
proiect
Timp și În proiectele de timp și materiale, clientul este facturat pentru toate costurile suportate
materiale pentru un proiect. Aceste costuri includ costurile pentru ore, cheltuieli, articole și taxe.
Preț fix În proiectele cu preț fix, facturile constau în tranzacții pe cont. Un proiect cu preț fix
este facturat conform unui program de facturare care se bazează pe un contract de
proiect. Veniturile pentru un proiect cu preț fix pot fi calculate și înregistrate pe tot
parcursul proiectului utilizând metoda procentuală finalizată. Alternativ, veniturile pot
fi calculate și înregistrate la finalizarea proiectului, utilizând metoda contractului
finalizat. Companiile pot beneficia adesea de utilizarea valorii lucrării în proces (WIP)
pentru a calcula gradul de finalizare al unui proiect sau grup de proiecte.
Investiție Proiectele de investiții sunt proiecte care nu produc câștiguri imediate. Acestea sunt
utilizate de obicei pentru proiecte interne pe termen lung în care costurile trebuie
capitalizate. Numai costurile pentru articole, ore și cheltuieli pot fi înregistrate pentru
un proiect de investiții. Costurile într-un proiect de investiții sunt urmărite și controlate
prin utilizarea funcționalității estimative. Proiectele de investiții pot fi înființate cu o
capitalizare maximă opțională. Pe măsură ce un proiect de investiții progresează,
înregistrați costurile acestuia în conturile WIP, unde costurile sunt păstrate până la
finalizarea proiectului. Când proiectul este eliminat, transferați valoarea WIP către un
activ fix, un cont de registru sau un proiect nou.

NOTĂ: Tranzacțiile pe proiecte de investiții nu sunt afișate pe Costurile de

postare, Venituri acumulate sau pe pagina Creați propuneri de facturare.
Proiect de La fel ca proiectele de investiții, proiectele de cost sunt de obicei utilizate pentru a
cost urmări proiectele interne și pot fi înregistrate numai ore, cheltuieli și articole. Cu toate
acestea, proiectele de cost sunt de obicei de o durată mai scurtă decât proiectele de
investiții. În plus, spre deosebire de proiectele de investiții, proiectele de costuri nu pot
fi valorificate în conturile de bilanț. În schimb, tranzacțiile proiectului lor sunt
înregistrate numai în conturile de profit și pierdere.
 NOTĂ: Tranzacțiile pe proiecte de cost nu sunt reflectate pe Costurile de
postare, Venituri acumulate sau pe pagina Creați propuneri de facturare.
Deoarece proiectele de cost sunt utilizate în mod obișnuit pentru a urmări proiectele
interne, de obicei nu trebuie să fie asociate unui cont de client. Cu toate acestea, în
cazul în care configurarea dvs. necesită crearea cerințelor articolelor pentru comenzile
de cumpărare, trebuie să asociați proiectul Cost cu un client. Această asociere este
necesară, deoarece cerințele articolului sunt gestionate ca linii de comandă de vânzări,
iar sistemul necesită specificarea unui client. Cu toate acestea, această configurare nu
va face ca cerințele articolului să fie create automat dintr-o comandă de cumpărare.
Pentru proiectele Cost, setarea Creați cerința articolului este ignorată. Dacă aveți
nevoie de o cerință de articol într-un proiect Cost, îl puteți crea manual, cu condiția ca
un client să fie asociat cu proiectul.
Intern Proiectele interne sunt utilizate pentru a urmări costurile unui proiect care este intern
pentru organizația dvs. Proiectele interne pot oferi un instrument de planificare pentru
gestionarea consumului de resurse.

NOTĂ: Tranzacțiile pe proiecte interne nu sunt reflectate pe Venituri

acumulate sau pe pagina Creați propuneri de facturare.
Timp Proiectele de timp sunt utilizate pentru a urmări timpul asociat cu activități
neimpozabile și neproductive, cum ar fi un proiect de urmărire a timpului de concediu
medical pentru lucrători. Proiectele Tranzacții în timp nu sunt înregistrate în registru.
În schimb, acestea sunt incluse în rapoartele de utilizare ale lucrătorilor. Numai
tranzacțiile de oră pot fi înregistrate în proiectele Timp. Folosiți un jurnal orar sau o
foaie de pontaj pentru a înregistra aceste ore la proiect. După înregistrarea orelor,
acestea apar ca tranzacții de proiect, dar nu au tranzacții cu voucher corespunzătoare.

NOTĂ: Tranzacțiile pe proiecte de timp nu sunt reflectate pe Costurile de

postare, Venituri acumulate sau pe pagina Creați propuneri de facturare.

Atribuiți lucrători, categorii și resurse

Puteți programa resursele lucrătorilor fie în funcție de cerințele și programul unui

proiect, fie de abilitățile și disponibilitatea lucrătorilor. Utilizând capacitățile de
planificare a resurselor, puteți să vă deplasați lucrătorii organizației în mod eficient și
eficient. Puteți găsi rapid cei mai calificați lucrători care sunt disponibili să lucreze la
proiectul dvs. De asemenea, puteți vedea cu ușurință cum acei lucrători ar putea fi
utilizați mai eficient pe parcursul derulării proiectului.

Iată câteva dintre modalitățile prin care puteți utiliza funcționalitatea de planificare a
resurselor:

 Folosiți informații despre atributele unui lucrător, cum ar fi educația, abilitățile,

certificările și experiența proiectului, pentru a le potrivi lucrătorului cu cerințele
unui proiect.
 Folosiți informații despre calendarul și disponibilitatea unui lucrător pentru a
potrivi programul lucrătorului cu calendarul proiectului.
  Revizuiți capacitatea fiecărui lucrător și determinați cum este utilizată această
capacitate. De exemplu, dacă un lucrător este subutilizat, acesta poate fi atribuit
unui proiect care se potrivește cu disponibilitatea și atributele sale.
 Verificați disponibilitatea unui lucrător pentru a vă asigura că nu există conflicte
de calendar cu sarcinile lucrătorului.
 Consultați informații despre utilizarea lucrătorilor fie într-o vizualizare sumară
(de exemplu, pe departament sau de către lucrător), fie într-o vizualizare
detaliată (de exemplu, de către lucrătorii dintr-un departament sau prin detalii
săptămânale pentru fiecare lucrător).
 Modificați alocările de resurse pentru diferite unități de timp, cum ar fi ziua,
săptămâna sau luna, pentru a optimiza modul de utilizare a lucrătorilor.

Executați proiectul
În timpul execuției proiectului, membrii echipei sau managerii înregistrează munca și
cheltuielile suportate, utilizând fișe de pontaj, rapoarte de cheltuieli și alte
documente comerciale. Managerii de proiect au instrumente care le permit să
monitorizeze consumul sumelor bugetate pentru proiect. Managerii de proiect pot,
de asemenea, să comande, să aleagă sau să procure materiale pentru proiecte
utilizând comenzi de cumpărare și alte documente comerciale. Facturile sunt
pregătite și aprobate, astfel încât clienții să poată fi facturați pentru munca în curs. În
cele din urmă, veniturile sunt recunoscute în timpul acestui proces pentru a afecta
situația financiară a organizației.

Gestionați structuri detaliate ale proiectului

Un WBS este o descriere a lucrărilor care vor fi finalizate pentru un proiect. Un WBS
este o ierarhie a sarcinilor. Reprezintă nu numai munca pentru fiecare sarcină, ci și
dimensiunea, costul și durata sarcinii.

Gestionați prognoze și bugete de proiect

Există două modalități de a vă gestiona și controla proiectele: prognozele proiectului

și bugetele proiectului. Puteți utiliza prognozele dacă organizația dvs. are o
perspectivă operațională și se concentrează pe veniturile și costurile care sunt
derivate din tranzacții specifice. Cu toate acestea, dacă organizația dvs. se
concentrează mai mult pe sume financiare, puteți utiliza bugetarea.

Creați comenzi de producție

O comandă de producție legată de proiect poate fi legată de o comandă de vânzare

sau de o cerință de articol utilizând fie metoda articolului finit, fie metoda articolului
consumat. În plus, dacă comanda de producție a fost creată manual, nu există nicio
legătură între comanda de producție și comanda de vânzare sau cerința articolului
(nu există nicio legătură cu comanda). Cu toate acestea, dacă comanda de producție
a fost creată automat pentru a îndeplini o comandă de vânzare sau o cerință de
articol, există o legătură între comanda de producție și comanda de vânzare sau
cerința articolului (link către comandă).

Pe baza combinațiilor acestor factori, utilizați una dintre următoarele metode:

 Articol finalizat/legătură către comandă - Conectați proiectul la o comandă

de vânzare sau la o cerință de articol. Când utilizați această metodă, costurile
efective ale proiectului sunt înregistrate atunci când comanda de vânzare este
facturată sau când bonul de ambalare este actualizat pentru cerința articolului.
Costul este înregistrat ca articol finit.
 Articol finalizat/fără legătură către comandă - Costurile efective nu pot fi
înregistrate până când ciclul de producție pentru un articol are statutul
de Încheiat. Costul articolului finit este înregistrat ca o singură tranzacție.
 Articol consumat/legătură către comandă - Conectați proiectul la o cerință
de articol. Utilizând această metodă, puteți vizualiza costurile reale ale
proiectului atunci când producția are un statut de Început sau este raportat ca
fiind terminat. Costurile sunt înregistrate ca tranzacții multiple cu elemente de
proiect pentru materii prime și ore consumate pentru producție. Când bonul de
ambalare este actualizat pentru cerința articolului, nu sunt înregistrate costurile
proiectului. De asemenea, puteți defini nivelul din ierarhia facturii de materiale
(BOM) la care sunt urmărite proiectele din producție.
 Articol consumat/fără legătură către comandă - Conectați proiectul la o
cerință de articol. Utilizând această metodă, puteți vizualiza costurile reale ale
proiectului atunci când producția are un statut de Început sau este raportat ca
fiind terminat. Costurile sunt înregistrate ca tranzacții multiple cu elemente de
proiect pentru materii prime și ore consumate pentru producție. De asemenea,
puteți defini nivelul din ierarhia BOM la care sunt urmărite proiectele din
producție.

Obțineți produse și servicii

Cumpărarea și vânzarea de articole sunt activități predominante în multe afaceri

axate pe proiecte.

Comenzi de achiziție pentru proiecte

Scopul comenzii de cumpărare determină când este consumată comanda de achiziție

și, prin urmare, când sunt taxate articolele într-un proiect.

Metodă Scop Consumul de articole

Creați direct o Achiziționați articole de la un furnizor extern Articolele sunt consumate
Metodă Scop Consumul de articole
comandă de achiziție. pentru consum în cadrul unui proiect. Puteți atunci când factura
crea comanda de cumpărare în următoarele furnizorului este actualizată.
moduri:
 Din proiectul în sine. În acest caz,
proiectul este deja definit pentru
comanda de cumpărare.
 Navigând la comanda de achiziție a
proiectului. Trebuie să selectați atât
furnizorul, cât și proiectul pentru a crea
comanda de achiziție.
Creați o comandă de Achiziționați articole atunci când creați o Articolele sunt consumate
cumpărare dintr-o comandă de vânzare dintr-un proiect. atunci când comanda de
comandă de vânzare. vânzare este facturată către
client.
Creați o comandă de Achiziționați articole atunci când creați o Articolele sunt consumate la
cumpărare dintr-o cerință de articol dintr-un proiect. actualizarea bonului de
cerință de articol. ambalare pentru cerința
articolului.

Comenzi de vânzare pentru proiecte

În Managementul proiectelor și contabilitate, puteți înregistra consumul de articole în

mai multe moduri. Puteți vinde articole sau achiziționa articole dintr-un proiect sau
puteți rezerva articole pentru un proiect.

Puteți comanda articole din inventarul companiei pentru consum pe un proiect.

Alternativ, sau puteți cumpăra articole de la un furnizor extern. Articolele pot fi
consumate pentru toate tipurile de proiecte, cu excepția proiectelor Timp.

Modul în care comandați articole depinde de unde le comandați:

 Pentru a comanda articole din inventarul companiei, trebuie să introduceți

comanda ca cerință de articol. Dacă utilizați pagina Cerințele articolului, puteți
configura cerința, astfel încât să primiți articole ca livrări parțiale. Prin urmare,
puteți amâna consumul unei cantități de articole până când articolele sunt
necesare.
 Pentru a comanda articole de la un furnizor extern, trebuie să creați comanda ca
comandă de cumpărare pe pagina Comandă de achiziție.
 Notă

Bonul de ambalare pentru o comandă de vânzare legată de proiect nu poate fi anulat

dacă articolele au fost deja marcate pentru ambalare.

Următorul tabel prezintă metodele de comandare ale articolelor și descrie modul în

care acestea sunt consumate.
Metodă Scop Consumul de tranzacții cu articole
Comandă de Introduceți o tranzacție direct pe un Tranzacțiile cu articole sunt consumate
vânzare proiect de timp și materiale. atunci când este înregistrată factura
clientului.
Jurnal de Introduceți și mențineți rapid înregistrările Tranzacțiile cu articole sunt consumate
inventar articolelor. Dacă, de exemplu, doriți să atunci când este înregistrat jurnalul.
introduceți o cerință de articol pe baza
unei liste tipărite, se poate aplica jurnalul
de inventar.
Cerința Introduceți articole care nu vor fi Tranzacțiile cu articole sunt consumate
articolului consumate imediat. Această metodă vă la actualizarea bonului de ambalare. Cu
permite să urmăriți numărul de articole alte cuvinte, cerința articolului este
care au fost consumate într-o singură creată atunci când se înregistrează
înregistrare de cerință de articol. bonul de ambalare.
Comenzi de Introduceți tranzacții într-una din cele trei Tranzacțiile articolelor sunt consumate
achiziționare locații, în funcție de metoda de achiziție. atunci când bonul de ambalare este
actualizat sau când clientul sau
furnizorul este facturat.

Procesați facturile proiectului

Tipul proiectului determină procedura de facturare care trebuie aplicată. Doar cele
două tipuri de proiecte externe (Timp și material și Preț fix) pot fi facturate. Proiectele
de timp și materiale și proiectele cu preț fix sunt întotdeauna atașate unui contract
de proiect.

Înainte de a crea o factură de client pentru un proiect, puteți crea o factură

preliminară sau o propunere de factură. Într-o propunere de factură, puteți selecta
tranzacțiile de proiect pentru a le include într-o factură de proiect. Apoi puteți revizui
detaliile facturii înainte de a posta factura proiectului și de a o trimite clientului sau
altei surse de finanțare.

Calculați costul pentru finalizarea unui proiect

Când creați o estimare, puteți alege metoda care este utilizată pentru a calcula costul
pentru finalizarea proiectului. Selectați o metodă în câmpul Metoda costului de
finalizare pe pagina Creați o estimare. Metoda pe care o alegeți se aplică separat
fiecărei linii de cost din estimarea costurilor. În timp ce o linie are un statut
de Creată, puteți schimba metoda care i se aplică pe pagina Cost estimat.

Tabelul următor descrie metodele de calcul ale costului pentru finalizarea unui
proiect.

Metodă Descriere
Cost total - Costurile estimate trebuie introduse manual. După coloana Cost
real total sau Cantitatea totală de pe pagina Cost estimat este finalizată, costurile
Metodă Descriere
reale sunt scăzute din totalurile introduse de utilizator. Rezultatul este costul
finalizării proiectului. De obicei, progresul costurilor nu este urmărit pe baza, de
exemplu, a numărului de sejururi la hotel și a meselor înregistrate în fiecare
perioadă. În schimb. Urmărirea se bazează de obicei pe o comparație cu cantitatea
totală de ore estimate. Această abordare nu necesită un model de prognoză, iar
costul total sau cantitatea totală pot fi modificate manual. Când se introduce o
valoare în coloana Cost total sau Cantitatea totală, Finanțe compară această
valoare cu tranzacțiile efective înregistrate în perioada respectivă, apoi scade
valoarea din coloana Cantitatea de finalizat sau Cost de finalizare.
Buget total - Costurile reale sunt comparate cu modelul de prognoză pe care îl selectați pentru a
real determina costul. Această metodă utilizează un model de buget total care include
tranzacțiile prognozate. Pentru a obține o vizualizare mai precisă a proiectului,
puteți ajusta modelul de buget atunci când proiectul este în desfășurare. Dacă
trebuie să ajustați prognoza, urmați acest proces general:
1. Copiați tranzacțiile prognozate într-un alt model de prognoză.
2. Comparați tranzacțiile prognozate cu tranzacțiile reale.
3. Mențineți, reduceți sau măriți estimările pentru perioada următoare.
Finanțele nu scad automat estimările prognozate. Prin urmare, este o idee bună să
mențineți un model de prognoză original pe proiectul cu preț fix, pentru a stabili o
linie de bază pentru comparație la finalizarea proiectului.

NOTĂ: Când selectați această metodă, utilizați cel puțin două modele de prognoză.
Un model ar trebui să conțină prognoza inițială. Pentru celălalt model, ar trebui să
copiați tranzacțiile prognozate dintr-un alt model. Această metodă este valabilă
numai pentru proiecte cu preț fix și investiții.
Buget rămas Această metodă folosește un model de buget rămas pentru a calcula costul pentru
finalizarea proiectului. Când utilizați această metodă, sunt adăugate costurile reale
și sumele prognozate în modelul de buget rămas. Rezultatul este un cost total.
Înainte de a utiliza această metodă, trebuie configurat un model de buget rămas
pentru a deduce tranzacțiile pe baza tranzacțiilor efective înregistrate în sistem. Pe
pagina Modele de prognoză, asigurați-vă că câmpurile sunt marcate în
grupul Reducerea automată a prognozei. De obicei, un buget rămas este copiat
dintr-un buget original. Pe măsură ce tranzacțiile sunt introduse, tranzacțiile din
bugetul rămas sunt reduse. Pe măsură ce proiectul progresează, dacă determinați că
bugetul rămas trebuie ajustat, încărcați tranzacțiile prognozate în bugetul rămas.

NOTĂ: Această metodă poate fi aplicată numai dacă la estimare este atașat un

model de prognoză.
Ca estimare Se aplică aceeași metodă de estimare care a fost utilizată în perioada anterioară.
anterioară Această metodă necesită un model de prognoză dacă perioada anterioară necesită
un model de prognoză.
Setați costul De obicei, această metodă este utilizată înainte ca proiectul estimativ să fie
de finalizare eliminat. Această metodă corespunde estimărilor totale cu tranzacțiile reale care au
la zero fost înregistrate și anulează coloana Cost de finalizare. Procentul de finalizare
rezultat este întotdeauna de 100%. Câmpul Prognoza nu este selectat pentru fiecare
linie de cost pe care o creați, iar estimarea totală este copiată din estimarea de cost
anterioară. Consumul real pentru perioada estimată este dedus din costul finalizării
proiectului. Această metodă nu necesită un model de prognoză.
Metodă Descriere
Din șablonul Se aplică metoda de cost pentru finalizare care este setată în șablonul de costuri
de cost asociat proiectului de estimare selectat.

Analizați proiectul
La cel mai de bază nivel, un proiect este utilizat pentru a grupa tranzacțiile care
înregistrează costurile și apoi pentru a înregistra aceste costuri în registrul general.

În general, aceste tranzacții sunt rezultatul documentelor comerciale, cum ar fi fișele

de timp, rapoartele de cheltuieli, facturile furnizorului sau tranzacțiile de inventar.
Ciclul de viață al unui proiect începe de obicei cu estimări, prognoze și bugete care
ajută la planificarea și anticiparea muncii și a impactului financiar al proiectului. Pe
măsură ce analizați un proiect, puteți evalua nu numai tranzacțiile care au avut loc în
timpul proiectului, ci și acuratețea estimărilor și previziunilor dvs., ratele de utilizare
ale membrilor echipei de proiect și succesul general al proiectului.

Analizați fluxul de numerar

Utilizați monitorizarea fluxurilor de numerar pentru a revizui atât fluxurile de numerar

prognozate, cât și fluxurile de numerar efective pentru un proiect. Puteți revizui
fluxurile de numerar în timp ce un proiect este în desfășurare sau puteți vizualiza
fluxurile de numerar ale unui proiect finalizat.

Prin monitorizarea fluxurilor de numerar, puteți evalua un singur proiect, puteți utiliza
rapoartele pentru a vizualiza mai multe proiecte și puteți transfera fluxurile de
numerar ale proiectului în previziunile fluxurilor de numerar din registrul general.

Prognoza fluxului de numerar

Pe baza configurării dvs., puteți prognoza intrările de numerar pentru un proiect

selectat. De exemplu, dacă data proiectului este 5 martie 2012 și facturați la 31 martie
2012, iată cum puteți prognoza data scadentă și data de plată a vânzărilor așteptată:

 Data proiectului: 5 martie 2012.

 Data facturii: 31 martie 2012. Această dată este stabilită pe baza frecvenței
facturii. Pentru acest exemplu, setați frecvența facturii la luna curentă. Prin
urmare, toate tranzacțiile înregistrate în luna martie sunt facturate în ultima zi a
lunii.
 Data scadentă: 14 aprilie 2012. Această dată este stabilită pe baza condițiilor
de plată stabilite pentru proiect. Pentru acest exemplu, ați selectat condiții de
plată de 14 zile. Prin urmare, se adaugă 14 zile la data facturii pentru a ajunge la
o dată scadentă din 14 aprilie 2012.
  Data estimată a plății pentru vânzări: 27 aprilie 2012. Această dată se
calculează prin adăugarea numărului de zile în câmpul Zile de amortizare
generale pe pagina Managementul proiectului și parametrii contabili cu
numărul de zile din câmpul Zile de amortizare individuale pe
pagina Contracte de proiect, apoi adăugând totalul la numărul de zile din
câmpul Data scadentă. Pentru acest exemplu, ați introdus 3 în câmpul Zile de
amortizare generale și 10 în câmpul Zile de amortizare individuale. Prin
urmare, se adaugă 13 zile la data scadenței pentru a ajunge la o dată așteptată
de plată a vânzărilor din 27 aprilie 2012.

Zilele de amortizare generale pot fie să înlocuiască zilele de amortizare individuale,

fie să fie adăugate zilelor de amortizare individuale:

 Pentru a utiliza zilele de amortizare generale ca înlocuitor pentru zilele de

amortizare individuale, introduceți numărul mediu de zile dintre data scadenței
și data efectivă de plată pentru clienți.
 Pentru a adăuga zilele de amortizare generale la zilele de amortizare
individuale, în câmpul Zile de amortizare generale, introduceți estimarea
pentru numărul de zile dintre ziua în care clientul trimite plata și ziua în care
organizația dvs. primește plata.

Configurați zile de amortizare individuale în contractul proiectului. Zilele sunt

calculate atât pe baza scadenței facturii de vânzare, cât și a experienței organizației
dvs. cu modelul de plată al unui client.

Intrarea efectivă de numerar

Fluxul de numerar real seamănă cu prognozele, dar puteți începe calculele de la

prima dată a facturii. Iată un exemplu:

 Data facturii: 2 martie 2012.

 Data scadentă: 16 martie 2012. Termenii de plată sunt stabiliți la 14 zile.
 Data estimată a plății pentru vânzări: 29 martie 2012. Calculul include trei zile
de amortizare generale și 10 zile de amortizare individuale.

Previziunea costurilor

Pe baza zilelor definite, data plății costurilor poate diferi de data proiectului. În acest
caz, data plății costurilor este calculată prin adăugarea numărului de zile de la data
proiectului la numărul de zile din termenii de plată.

De exemplu, data proiectului tranzacției este 5 martie 2012 și sunt stabilite

următoarele condiții de plată:
  Ore: Luna curentă (M)
 Cheltuieli: 14 zile (D14)
 Articole: 30 de zile (D30)

Pe baza acestor setări, iată data plății costurilor pentru fiecare tip de tranzacție:

 Ore: 31 martie 2012, care este ultima zi a lunii selectate.

 Cheltuieli: 19 martie 2012, care este la 14 zile de la data tranzacției.
 Articole: 4 articole 2012, care este la 30 zile de la data tranzacției.
 Notă

Data scadenței comenzii de cumpărare se bazează pe tranzacția furnizorului la

momentul creării comenzii de achiziție a proiectului. Data scadenței nu este
determinată de nicio setare implicită.

Data plății costurilor nu este calculată în zilele de amortizare. După finalizarea unui
proiect, când toate costurile și facturarea sunt finalizate, atât costul, cât și vânzările
sunt înregistrate în conturile de profit și pierdere.

După finalizarea tuturor facturilor de vânzare și ale furnizorului, puteți vizualiza relația
dintre câmpurile din pagina Fluxul de numerar și câmpurile de pe pagina Declarații
de proiect.

Pagina fluxurilor de numerar

 Intrări de numerar
 Ieșiri de numerar
 Fluxuri de numerar nete

Pagina cu rapoarte ale proiectului

 Venit
 Cost total
 Marjă brută

Revizuirea costurilor

Puteți monitoriza costurile pe care le suportă organizația dvs. în timpul unui proiect
pe pagina Controlul costurilor. Comparând costurile inițiale bugetate pentru proiect
cu costurile actuale curente și costurile asumate, puteți stabili dacă proiectul este pe
drumul cel bun, peste buget sau sub buget.

 Notă
Când utilizați pagina Controlul costurilor pentru a vizualiza starea actuală a
costurilor proiectului, utilizați modelele de prognoză care au fost selectate pentru
bugetul original și restant. Dacă selectați alte modele de prognoză atunci când
calculați costurile, rezultatele calculului nu vor fi exacte.

Vizualizarea sumelor bugetate rămase

Dacă Buget rămas este selectat ca metodă de control al costurilor pe

pagina Managementul proiectului și parametrii contabili, pagina Controlul
costurilor calculează costurile care nu au fost înregistrate ca reale sau marcate ca
asumate. Mai exact, sumele de pe fila General din panoul inferior al
paginii Controlul costurilor sunt calculate în următoarele moduri:

 Costul actual - Suma totală care a fost cheltuită pentru proiect pentru linia de
cost selectată. Valoarea costului real este calculată pe pagina Actualizări
majore.
 Cost asumat - Suma suplimentară a cheltuielilor pe care persoana juridică s-a
angajat să le plătească. Sumele specifice ale costurilor angajate sunt calculate
pe pagina Costuri asumate.
 Buget rămas - Valoarea sumei bugetate inițiale care este încă disponibilă
pentru linia de cost selectată. Suma bugetară rămasă este calculată pe
pagina Previzualizare registru general.
 Cost total - Suma costului real, a costului asumat și a sumelor bugetare rămase.

Pe pagina Controlul costurilor, pe fila Deviere, puteți vizualiza o comparație a

costului total așteptat cu bugetul inițial. Această comparație arată orice diferență
între aceste sume. Prin urmare, puteți vedea unde datele nu se potrivesc. Sumele
abaterii sunt calculate în următoarele moduri:

 Bugetul original - Suma care a fost inițial bugetată pentru linia de cost
selectată. Suma bugetară originală este calculată pe pagina Previzualizare
registru general.
 Cost total - Suma costului real, a costului asumat și a bugetului rămas, după
cum este raportat în fila General.
 Deviere - Diferența dintre costul total și bugetul inițial.
 Variația bazată pe cantitate - Diferența totală dintre prognoza inițială și
prognoza totală. Această diferență poate fi exprimată matematic ca (Cantitate
totală prognozată) × (Preț mediu original - Preț mediu total). Acest calcul se
aplică numai orelor proiectului.
 Variația bazată pe preț - Diferența totală dintre prognoza inițială și prognoza
totală. Această diferență poate fi exprimată matematic ca (Prețul prognozat
original) × (Cantitate prognozată original - Cantitate totală prognozată). Acest
calcul se aplică numai orelor proiectului.
Vizualizarea sumelor bugetate totale

Dacă Buget total este selectat ca metodă de control al costurilor pe

pagina Managementul proiectului și parametrii contabili, pagina Controlul
costurilor calculează costurile reale și costurile totale ale proiectului pentru a vă
ajuta să detectați orice diferență între cele două. Mai exact, pe pagina Controlul
costurilor sumele din coloanele din panoul inferior din fila General sunt calculate în
următoarele moduri:

 Costul total bugetat - Suma totală bugetată pentru linia de cost selectată.
 Costul actual - Suma totală a costurilor suportate până în prezent pentru
proiect pentru liniile de cost selectate.
 Costul asumat - Suma totală care a fost asumată pentru linia de cost selectată.
 Variația - Diferența dintre suma costurilor reale și cele asumate și costul total.
Variația arată dacă trebuie specificate costuri suplimentare pentru bugetul total.

Pe pagina Controlul costurilor, pe fila Deviere, puteți vedea diferența dintre

bugetul total și bugetul inițial, urmărind următoarele câmpuri:

 Bugetul original - Suma care a fost inițial bugetată pentru linia de cost.
Bugetul original este calculat pe pagina Previzualizare registru general.
 Costul total bugetat - Costul total care a fost inițial bugetat pentru linia de
cost. Costul total bugetat este calculat pe pagina Previzualizare registru
general.
 Deviere - Abaterea pentru linia de cost. Această sumă se calculează scăzând
costul total din bugetul inițial.
 Variația bazată pe cantitate - Diferența totală dintre bugetul inițial și bugetul
total. Această sumă se calculează scăzând totalul orelor bugetare din orele
bugetare inițiale și apoi înmulțind diferența cu prețul de cost bugetat inițial.
Această diferență poate fi exprimată matematic ca (Prețul de cost bugetat
inițial) × (Ore bugetare inițiale - Total ore bugetare). Acest calcul se aplică
numai orelor proiectului.
 Variația bazată pe preț - Această sumă se calculează scăzând totalul orelor
bugetare din orele bugetare inițiale și apoi înmulțind diferența cu numărul total
de ore consumate. Această diferență poate fi exprimată matematic ca (Total ore
consumate) × (Ore bugetare inițiale - Total ore bugetare). Acest calcul se aplică
numai orelor proiectului.

Analizați utilizarea
Rata de utilizare este procentul de timp în care un lucrător efectuează o muncă
facturabilă sau productivă într-o anumită perioadă de lucru. Orele facturate sunt
orele lucrătorului care pot fi taxate unui anumit client.

Rata de utilizare a unui lucrător este calculată prin împărțirea numărului de ore
facturate la numărul de ore de lucru dintr-o anumită perioadă. De exemplu, dacă un
lucrător are 30 de ore facturate într-o perioadă, iar numărul de ore de lucru în
aceeași perioadă este de 40, rata de utilizare a lucrătorului este de 75 la sută.

Când calculați rata de utilizare pentru un lucrător, puteți calcula fie rata facturabilă,
fie rata de eficiență:

 Rata facturabilă - Diferența dintre orele facturabile și cele non facturabile sau
orele normale.
 Rata de eficiență - Diferența dintre orele productive și cele non productive sau
orele normale. Orele productive sunt orele pe care lucrătorul le petrece
contribuind la un anumit proiect. Orele de producție sunt de obicei facturate
clienților, cu excepția proiectelor interne. Orele neproductive nu sunt niciodată
facturate unui client.

Calculați ratele de utilizare pe pagina Utilizarea orelor. Calculele se bazează pe

preferințele implicite. Aceste preferințe specifică, de asemenea, modul în care sunt
calculate orele prin atribuire Utilizare sau Inconveniente la fiecare tip de proiect.
Acest lucru se aplică calculelor ratei facturabile și calculelor ratei de eficiență.

 Utilizare - Orele raportate pentru tipul de proiect selectat sunt întotdeauna

luate în considerare pentru utilizarea facturabilă sau eficiență.
 Inconveniente - Orele raportate pentru tipul de proiect selectat sunt
întotdeauna luate în considerare pentru utilizarea ne-facturabilă sau ne-
eficiență.
 Conform proprietății de linie - Proprietățile liniei unei anumite tranzacții orare
determină dacă orele sunt luate în considerare pentru utilizarea facturabilă sau
eficiență.
 Nu este inclus - Orele nu sunt luate în considerare în calculul facturării sau al
utilizării eficienței.

Pe pagina Utilizarea orelor, pe lângă procentul global al ratei de utilizare pentru un

lucrător sau un proiect, puteți vizualiza numărul de ore care au fost utilizate pentru
calculele ratei de utilizare pentru fiecare dintre următoarele tipuri de ore:

 Ore neincluse - Aceste ore nu sunt incluse în rata de utilizare a orelor.

 Orele incluse - Aceste ore sunt calculate prin adăugarea orelor de utilizare și a
orelor cu inconveniente. Aceste ore sunt incluse în rata de utilizare.
  Orele de sarcină - Dacă calculați o rată facturabilă, aceste ore sunt aceleași cu
orele neimpozabile. Dacă calculați o rată de eficiență, aceste ore sunt aceleași
ca orele ne-productive.
 Orele de utilizare - Dacă calculați o rată facturabilă, aceste ore sunt aceleași cu
orele impozabile. Dacă calculați o rată de eficiență, aceste ore sunt aceleași ca
orele productive.

Când calculați rata de utilizare pentru un lucrător, puteți utiliza orele normale sau
orele incluse. Dacă utilizați orele incluse, trebuie să vă asigurați că lucrătorii își
înregistrează tot timpul de lucru pentru perioadele de foaie de pontaj, deoarece
calculul este exprimat ca procent de ore introduse. Când calculați rata de utilizare a
orelor pentru un proiect, contract de proiect, înregistrare client sau categorie, trebuie
să utilizați orele incluse pentru calcul.

Examinați declarațiile proiectului

Puteți crea o declarație de proiect pentru a vizualiza un instantaneu rapid al

progresului unui proiect. Când rulați un raport de proiect, puteți specifica criteriile
care sunt utilizate pentru a calcula raportul făcând selecții pe fila General de pe
pagina Rapoarte de proiect. Puteți selecta să includeți sau să excludeți următoarele
informații:

 Tipuri de proiect
 Tipuri de tranzacții
 Data proiectului/data registrului
 Date

După calcularea raportului, puteți vizualiza următoarele informații pe diferitele file de

pe pagina Declarații de proiect:

 General - Informații generale despre profitul de bază și structura de pierderi a

proiectului.
 Profit și pierdere - Informații despre veniturile acumulate.
 WIP - Informații despre soldurile contului WIP.
 Consum - Informații despre consumul de ore, articole, cheltuieli și tranzacții de
salarizare.
 Factura - Informații despre facturi și facturare pe cont.
 Rata pe oră - Tarifele orare pentru orele care sunt înregistrate în conturile de
venituri și costuri.