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C2 - 001 Introducción A Computación 2
C2 - 001 Introducción A Computación 2
Introducción a
Tecnológico Olavarría
ITecO
la Tecnología
de la
Información
Instituto
Introducción a la Tecnología de
la Información
Los administradores y la tecnología
Administrar una organización es disponer adecuadamente los recursos de la misma,
armonizando los intereses de los distintos sectores que la integran, para que se pueda
alcanzar con eficiencia las metas de la organización.
El trabajo de la administración es darle sentido a las diversas situaciones que enfrentan las
organizaciones, tomar decisiones y formular planes de acción para resolver problemas de la
organización. Los gerentes detectan los retos de negocios en el entorno, determinan la
estrategia de la organización para responder a esos retos, y asignan los recursos humanos
y financieros para coordinar el trabajo y alcanzar el éxito. Deben ejercer un liderazgo
responsable en todo momento.
Sin embargo, los gerentes deben hacer algo más que sólo administrar lo que ya existe.
También deben crear nuevos productos y servicios, e incluso volver a crear la organización
de vez en cuando. Una parte esencial de la responsabilidad de la administración es el trabajo
creativo impulsado por el nuevo conocimiento y la nueva información. La tecnología de
información puede desempeñar un rol preponderante para ayudar a los gerentes a diseñar
y ofrecer nuevos productos y servicios, y para rediseñar y cambiar el rumbo de las
organizaciones
Ejecutar la gestión implica tener un sistema, que se denomina sistema administrativo. Uno
de los componentes del sistema administrativo es el sistema de información.
Organización
Sistema administrativo
Sistema
informático
Durante las tres últimas décadas han ocurrido cambios significativos en la forma en que las
empresas organizan y realizan el trabajo. Este cambio no es uniforme y por la dinámica de
los mismos aparentemente se pueden diferenciar muchas formas de organizarse y producir
algún bien o servicio. Por ejemplo pensemos dos empresas tan diferentes como una fábrica
de ladrillos en el Chaco o Corrientes que los cocina con leña con los mismos sistemas de
hace un milenio o y las aplicaciones de Pagomiscuentas o MercadoLibre.
Destacaremos tres elementos que son relevantes al uso de métodos racionales actuales:
1. Un interés renovado en el cliente / consumidor
2. Cambios requeridos en el comportamiento de los administradores / gerentes; y
3. En el nivel operativo, una continua evaluación de los medios por los cuales se
proveen productos y servicios
Estas categorías de cambios no son independientes, y por otro lado las características o
parámetros que interesan a los clientes son las que dan las medidas para realizar una
evaluación de los procesos.
La administración del nivel superior de la empresa decide la misión, su visión, la estrategia,
y a partir de allí lo que se proveerá al cliente, cómo se proveerá, en qué volumen y en qué
tiempos. Estas decisiones determinan las medidas internas contra las cuales se mide la
eficacia del proceso. Para proveer más eficientemente productos y servicios se debe
mejorar los procesos contínuamente.
Estos cambios han llevado a que una responsabilidad primaria de gerentes y
administradores de línea sea la gestión de los procesos. Y los administradores han
buscado que la tecnología los ayude a realizar sus negocios de una mejor manera y a ganar
una ventaja competitiva frente a la competencia.
La idea es que la tecnología ayude a
1. alinear la estrategia y la ejecución a través de toda la organización
2. ganar ventajas competitivas
3. aumentar la eficiencia operacional
4. bajar los costos de los procesos.
Organización
Tecnología Administración
Tecnología
La tecnología de información es una de las muchas herramientas que los gerentes utilizan
para enfrentarse al cambio. El hardware es el equipo físico utilizado para realizar las
actividades de entrada, procesamiento y salida de un sistema de información. Consta de lo
siguiente: dispositivos de entrada, salida y almacenamiento, así como dispositivos de
telecomunicaciones que enlazan estos dispositivos. El software consiste en instrucciones
detalladas, programadas por anticipado, que controlan y coordinan los componentes del
hardware de un sistema de información.
La tecnología de administración de datos consiste en el software que controla la
organización de los datos en medios de almacenamiento físico.
La tecnología de conectividad de redes y telecomunicaciones consta tanto de los
dispositivos físicos como del hardware, enlaza las diversas piezas de hardware y transfiere
los datos de un punto físico a otro. Los equipos de cómputo y comunicaciones se pueden
conectar en redes para compartir voz, datos, imágenes, sonido y video. Una red enlaza dos
o más computadoras para compartir datos o recursos, por ejemplo: una impresora.
Internet es la red más grande y utilizada del mundo. Es una “red de redes” global que emplea
estándares universales para conectar millones de redes diferentes con millones de
computadoras en todos los países de todo el mundo.
Internet ha dado lugar a una nueva plataforma de tecnología “universal” sobre la cual se
pueden crear nuevos productos, servicios, estrategias y modelos de negocios. Esta misma
plataforma de tecnología tiene usos internos, pues proporciona la conectividad necesaria
para enlazar diferentes sistemas y redes dentro de la empresa. Las redes corporativas
internas que se basan en la tecnología de Internet se denominan intranets. Las redes
privadas que se extienden a usuarios autorizados externos a la organización se llaman
extranets, y las empresas emplean estas redes para coordinar sus actividades con otras
empresas para realizar compras, colaborar en el diseño y otras labores entre organizaciones.
Para la mayoría de las empresas actuales, el uso de la tecnología de Internet es tanto una
necesidad empresarial como una ventaja competitiva.
La World Wide Web es un servicio ofrecido por Internet que utiliza estándares universales
para almacenar, recuperar, dar formato y mostrar información en un formato de página en
Internet. Las páginas Web contienen texto, gráficos (imágenes), animaciones, sonido y video
y están enlazadas con otras páginas Web. Al hacer clic en las palabras o botones resaltados
de una página Web, se puede vincular con otras páginas relacionadas para encontrar
información adicional y enlaces a otras partes de la Web.
Todas estas tecnologías, en conjunto con las personas necesarias para implementarlas y
operarlas, representan recursos que se pueden compartir en toda la organización y
constituyen la infraestructura de tecnología de información (TI) de la empresa. La TI
proporciona la base, o plataforma, sobre la cual la empresa puede construir sus sistemas de
información específicos. Cada organización debe diseñar y operar cuidadosamente su
infraestructura de tecnología de información de tal manera que cuente con el conjunto de
servicios tecnológicos que necesite para el trabajo que desee cumplir con los sistemas de
información
Un breve ejemplo que contrasta la información y los datos ilustra la diferencia entre ambos.
Las cajas de los supermercados registran millones de piezas de datos, como los códigos de
barras que describen el producto. Dichos datos se pueden totalizar y analizar para dar una
información significativa como el total de botellas de detergente vendidas en un negocio en
particular, qué marcas de detergente para se vendieron más rápidamente en esa tienda o
área de ventas, o la cantidad total de esa marca de detergente vendida en esa tienda o
región. Hay tres actividades en un sistema de información que producen la información que
esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar
problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son entrada,
procesamiento y salida. La entrada captura o recolecta datos
Las computadoras, los diferentes programas, internet, módems, los smartphones, las
tablets, etc. son algunos de los múltiples recursos utilizados por el administrador.
Para el administrador estos elementos son considerados como herramientas, a través de las
cuales puede obtener, por ejemplo acceso inmediato a diversos bancos de datos de
información de cualquier tipo, lo cual lo posiciona en una situación privilegiada para efectuar
acciones preventivas y correctivas en el momento oportuno. Gracias a estos avances
tecnológicos, el administrador moderno puede efectuar su trabajo de manera más eficaz y
mediante ella disminuir costos y optimizar el uso de recursos disponibles dentro de una
empresa.
¿Que aspectos se deben tener en cuenta en el papel que tiene la información dentro de la
administración?
La información debe ser almacenada y procesada por computadora
Debe ser confidencial para algunas personas
Puede ser mal utilizada o divulgada
Puede ser saboteada o afectada por fraude o virus informáticos
La administración es el proceso de crear diseñar y mantener un ambiente en el que el
personal pueda trabajar de tal forma que pueda alcanzar las metas seleccionadas. Existe
una relación muy estrecha, en la que la informática se encarga de automatizar los flujos de
información para que esta se mueva con extrema dinamicidad. Se trata que la toma de
decisiones se de con mayor facilidad y precisamente esto es lo que usa el administrador
para continuar con su trabajo de desarrollar la empresa.
Ventaja competitiva
Cuando las empresas logran uno o más de los siguientes objetivos de negocios —excelencia
operativa; nuevos productos, servicios y modelos de negocios; buenas relaciones con
clientes y proveedores, y toma de decisiones mejorada— es muy probable que hayan
conseguido una ventaja competitiva. Hacer las cosas mejor que sus competidores, cobrar
menos por mejores productos y responder a clientes y proveedores en tiempo real,
constituyen situaciones que se conjuntan para que consiga ventas y utilidades más altas que
sus competidores no podrán igualar.
Cómo profesional de la administración es importante conocer cuál es la importancia de la
informática en las empresas, para poder determinar la justificación de su contribución con el
logro de los objetivos de la empresa.
La informática se ha vuelto parte integral en la forma de hacer negocios y también de
nuestras vidas. Sería impensable hoy en día concebir una organización que pretendiera
funcionar sin emplear infraestructura y recursos tecnológicos.
Vivimos en una época en que los sistemas informáticos han dejado de ser algo que es bueno
tener y para hacerse indispensables. Actualmente, es más difícil para una empresa tener
ventaja competitiva simplemente por tener un sistema que le brinda mayor eficacia operativa.
Es vital que las compañías busquen diferenciarse, no sólo siendo más eficientes, sino
también desplegando nuevas capacidades a sus clientes. Los sistemas web, las
aplicaciones móviles, los sistemas de atención al cliente (CRM) y los agentes virtuales
(Chatbots) pueden ayudarla a diferenciarse por medio de la excelencia en el servicio.
Toda empresa, por muy robusta o bien posicionada, está a una innovación de distancia de
algún competidor de quedar fuera del negocio. Esto representa un reto pero también una
oportunidad. La informática en las empresas continuará siendo un factor vital para que estas
puedan innovar en los productos y servicios que ofrecen al cliente.
Análisis de la información
Actualmente existen distintos niveles de aplicación de sistemas informáticos que cumplen
partes de estos objetivos, pero en la realidad actual de las empresas argentinas es común
la necesidad de que los administradores sepan explotar personalmente los masivos
volúmenes de datos capturados por estos sistemas y que tengan la posibilidad de
analizarlos y realizar informes concisos que resuman la información, con herramientas
simples. En el curso se desarrollará una metodología que permita utilizar las aplicaciones
informáticas (las comunes de escritorio existentes en cualquier PC de las empresas) para
analizar la información clave de los negocios.
Rueda de la administración
Cada organización tiene su ciclo de administración, aún cuando no lo tenga formalmente
reconocido. A través de la empresa se realizan planes, presupuestos, se ejecutan
operaciones, se realizan informes, se analizan resultados y luego se miden indicadores clave
de resultados, se parametrizan y hasta se automatiza todo o en partes, de una u otra manera.
En la periferia de la empresa aparecen dos grandes capas concéntricas:
Plantear
Objetivos
Planificar
Analizar
Ejecutar
CICLO DE LA
DIRECCION
Informar
Controlar
Crean un puente, integrando los silos de información creados por los distintos sistemas
operacionales (por ejemplo: SAP, Oracle, Siebel, PeopleSoft) y las fuentes de los datos (por
ejemplo SQL, distintas bases de datos relacionales, data warehouse, Excel).
Estas soluciones de BI (por ejemplo las de empresas como ORACLE, o COGNOS), tienen
la dificultad que son muy caras a la hora de implementarlas a fondo, y directamente por su
precio no son aplicables a pymes argentinas. Esto se debe a la necesidad de realizar una
reingeniería de muchos procesos, obligando al empleo de consultores especializados y
utilizando una estructura informatica bastante compleja, que no puede ser mantenida sin
personal muy especializado.
Sin embargo las empresas pymes utilizan programas que permiten la administración, pero
realizando la integración de los subsistemas de manera manual. Es decir por ejemplo un
subsistema de contabilidad por un lado, otro de producción, de carga de máquinas y control
de stock de insumos, otro de mantenimiento de equipos de producción, otro de logistica y
así un largo etc. Estos programas pueden no ser softwares adquiridos específicamente para
estos fines, sino que muchas veces la necesidad de los operadores de la gestión de los
procesos, de ser más eficientes en su tarea, los lleva a desarrollar las bases de datos de su
parte del negocio, sin un plan maestro. La consecuencia es que ante un cambio en la
operativa, sea de personal o de método, no es fácil para el administrador general entender
y aceptar que la eficiencia en ese puesto no se pueda mantener.
Plan de
Ventas
Análisis e
Informes
Orden de
Compra
Ventas/
Cobranzas
CICLO Compras
OPERACIONAL
Producción
Recepción
MMPP
Pagos
Recepción
de
facturas
Como prácticos pretendemos que los alumnos analicen como controlar las ventas, calcular
margenes por producto, promedio de ventas por vendedor, administrar cuentas corrientes,
conciliar cuentas, calcular pagos de préstamos, controlar y valorizar inventarios, etc
P+C Gestión de la
Planificación y el Control P+C
RRHH Gestión de los RRH
GC Gestión de la Calidad GC RRHH
SI Gestión Informática
SISTEMAS DE
F+C Gestión de Finanzas y GESTION
Contables
SI F+C
HSMA Gestión del riesgo en general
(Higiene, Seguridad Y Medio Ambiente)
XG Otros Sistemas de Gestión Parciales, HSMA
Tales como Producción, Logistica, Innovación y
Mantenimiento.
Estas son alguna de las cuestiones sobre las que pretendemos que debatan en clase e
investiguen. Practicando con herramientas de acceso en una PC común, por ejemplo con el
paquete Office de Microsoft o con las aplicaciones online de Google, deberán resolver
problemas administrativos.