Ecole des Sciences de l’Information

GESTION ELECTRONIQUE
DES DOCUMENTS (GED)
2021/2022

Anass MAMOUNY
anass.mamouny@gmail.com
 Présentation du cours
Cours: Gestion électronique des documents (GED)

Objectifs généraux:

• Comprendre les avantages de la gestion électronique des

documents et ses particularités.
• Comprendre les enjeux de la gestion électronique des
documents
• Découvrir et comprendre le rôle et les composants d’un système
GED.
• Acquérir la méthodologie de sa mise en œuvre et de se doter
des outils qui permettent son évaluation.
 Présentation du cours
Cours: Gestion électronique des documents (GED)

Objectifs spécifiques:

• Connaître les caractéristiques GED.

• Développer une démarche méthodologique pour concevoir et
mettre en place un GED
• Assurer le contrôle d’un GED.
 Les modes d’évaluations
Modes d’évaluation adoptés:

• TD / TP : 30%

• Examen partiel : 30%

o Séance 6

• Examen de fin d’éléments de module : 40 %

o Dernière séance
 Présentation du cours
I. Quelques notions de base

1. Les documents électroniques

2.Les fichiers bureautiques (formats, taille, normes, pérennité,
compression/décompression, conversion, sécurisation)
3.Les images numériques (formats, taille, normes, pérennité, résolution,
définition, compression/décompression, conversion, sécurisation)
4. Origine des documents dans l’entreprise
5. Propriétés de l’objet document
6. Classement des documents en mémoire
7. Rôle des documents dans l’entreprise
8. Le cycle de vie des documents dans l’entreprise
 Présentation du cours
II. La gestion électronique des documents

1. Définition
2. Historique et évolution de la GED
3. Composantes matérielles de la GED
4. Composantes logicielles de la GED
5. Cycle de vie des documents dans la GED
6. Le workflow
7. Types de GED
8. Les enjeux de la GED
9. Les risques de la GED
10. Etapes de mise en place d’un système GED
Notions de base
Les documents numériques
 Les documents numériques
Un document = un support + une information
• Le support désigne l'aspect matériel du document
• L'information est une partie de la connaissance destinée
à être conservée, traitée ou communiquée
Cinq éléments sont indispensables pour définir un
document :
• Il contient des informations
• Les informations sont structurées de manières lisible
• Il repose sur un support
• Il a une finalité
• Il est fini en terme de contenu
 Les documents numériques
Typologie des documents :
La nature de l'information
• Les documents textuels
• Les documents non-textuels
Le support matériel
• Le support papier
• Le support magnétique
• Le support optique
• Le support numérique
Le mode de consultation
• Direct
• Indirect
 Les documents numériques
• Le document numérique est un "ensemble formé par un
support et une information, généralement enregistrée de
façon permanente, et tel qu’il puisse être lu par l’homme
ou la machine« (ISO)
▪ Support d’information: un disque dur magnétique, un
stockage mémoire (SSD), un disque optique, une bande
magnétique, ou une molécule d'ADN…
▪ Données ou information: composée d’une série de bits (de
zéro et de un) organisés selon une structure définie par les
spécifications d'un format pour permettre de représenter le
contenu.
Les documents numériques
 Propriétés de l’objetdocument
➢ Reproductibilité

➢ Transmissibilité

➢ Séparation du contenu et de la forme

➢ Traitement automatique

➢ Copies identiques à coût nul

➢ Adaptabilité en termes d’apparence

➢ Interactivité
Propriétés de l’objetdocument
Propriétés de l’objetdocument
 Propriétés de l’objetdocument
Encodage :
Association d’un code numérique à chaque caractère
d’un alphabet (pour l’encodage du texte)
Encodages numériques usuels :
➢ ASCII (pour le caractères non accentués de l’alphabet)
➢ ISO8859-1(ISO latin-1) pour l’alphabet occidentales
➢ UTF-8 (Unicode) permet de décrire toute l’alphabet
 Origine des documents dansl’entreprise
Un document numérique est produit principalement selon 3
actions:
➢ La numérisation: ce sont des originaux papiers, le plus souvent
reçus, qui sont numérisés (par un scanner ou par un cliché
photographique d'un terminal mobile)

➢Dématérialisation: dématérialisation des échanges, des

processus pour lesquels le papier est totalement exclu.

➢ Les activités nativement numériques.

Rôles du document dansl’entreprise
 Rôles du document dansl’entreprise
▪ Porteur d’information et de données.
▪ Capitaliser les données, le savoir-faire, l’historique de
l’entreprise.
▪ Facilitateur et Accélérateur d’échange, de gestion et de partage
d’informations.
▪ Moyen de preuve, de traçabilité et de suivi en temps réel.

Améliorer la compétitivité des entreprises en réduisant les

coûts de production et en diminuant les délais de mise sur le
marché des produits et des services
 20

Classement des documents

▪ Consiste à structurer et organiser les documents.
▪ Permet de faciliter la gestion: rechercher et attribuer des droits
à un ensemble de documents.
▪ Le classement s’effectue en deux temps :
➢Créer un cadre général de classement sous forme de
catégories structurées
➢Placer dans chacune des catégories définies dans un
classement les documents qui sont créés
▪ Le classement est basé sur :
➢ Normalisation du nommage des fichiers
➢ Définition d’un plan de classement
 21

Cycle de vie du document numérique

1. La création ou la réception des documents

2. L’enregistrement

3. Le classement

4. La diffusion ou la consultation

5. La conservation

6. L’archivage (document validé et figé)

7. Destruction
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DES DOCUMENTS (GED)
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Anass MAMOUNY
anass.mamouny@gmail.com
 22

Cycle de vie du document numérique

▪ L’enregistrement : consiste à stocker l'information sur la mémoire de masse.
▪ La sauvegarde : duplique l'information (par exemple sur un disque dur
externe) afin de pouvoir la restaurer en cas de problème technique.

▪ Conservation : action de conserver. Il s’agit de maintenir intacts les

documents et de les préserver de toute altération, modification ou
destruction (conserver l’intégrité du document).

▪ Pérennité : aptitude que doit avoir l’information à traverser le temps durant

tout son cycle de vie en préservant son intégrité.
Les fichiers bureautiques
 Les images numériques
Format Norme Avantages Inconvénients
JPEG ISO/CEI 10918-1 très répandu sur ne gère pas la
le web transparence

PNG ISO 15948. gérer la Pas adapté à la

transparence photographie
d'une image.

GIF gérer la Le format GIF se

transparence limite à 256
d'une image couleurs.

TIFF et TIF aucune altération Format lourd (par

de l'image. définition)

BMP aucune altération Format lourd (par

de l'image. définition)
 25

Exercice
▪ Un document numérique est-il directement accessible
à un utilisateur humain?
▪ Quels sont les éléments constituants un document
numérique?
▪ Quels sont les métadonnées des fichiers musicaux?
▪ Quels sont les formats pérennes des fichiers
bureautiques?
▪ Quelles sont les facteurs influençant la pérennité d’un
document numérique?
▪ Est-ce que la conservation signifie l’archivage?
La gestion électronique
des documents
 Définitions
• La Gestion Électronique des Documents ( GED ) :

• Il désigne le processus de gestion de l’ensemble du cycle de

vie d’un document électronique.

• Il désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer

des informations et des documents électroniques au sein
d'une organisation.

• Le terme GED désigne également les logiciels permettant la

gestion de ces contenus documentaires.

• Le terme GED apparaît au milieu des années 80, avec une volonté de
transformer les documents papier en données numériques
 Définitions
▪ GEIDE : Gestion Électronique d’Informations et de
Documents Existants.

▪ La GEIDE couvre donc un domaine plus large que la GED et

s’apparente à l’ECM.

▪ La première apparition du mot GEIDE remonte à 1994. Elle a

été approuvée par l’association APROGED.
 Définitions
▪ GEIDE : Gestion Électronique d’Informations et de
Documents Existants.

▪ La GEIDE couvre donc un domaine plus large que la GED et

s’apparente à l’ECM.

▪ La première apparition du mot GEIDE remonte à 1994. Elle a

été approuvée par l’association APROGED.
 Définitions
• Enterprise Content Management : ECM
• La gestion de contenu d'entreprise vise à gérer
l'ensemble des contenus d'une organisation.
• Il s'agit de prendre en compte sous forme électronique les
informations qui ne sont pas structurées, comme les
documents électroniques, par opposition à celles déjà
structurées dans les bases de données.
• Elle comprend les phases de création/capture, stockage,
indexation, gestion, nettoyage, distribution, publication,
recherche et archivage, en faisant le lien du contenu avec
les processus métier.
Historique
 32

Document : Révisions
 33

Document : Responsabilités
 34

Document : Partage
 Les Objectifs
• Réduire les VOLUMES et les COÛTS de stockage
1

• STRUCTURER et HARMONISER l’organisation des informations

2

• Permettre une RECHERCHE simple pour avoir un accès à l’information

RAPIDE
3

• GAGNER DU TEMPS qui est souvent perdu dans la recherche des

documents mal classés
4
 Les Objectifs
• Faciliter le TRANSFERT DE CONNAISSANCES au sein de l’entreprise
5

• Permettre l’INTÉGRATION des informations financières,

administratives, techniques dans des SYSTÈMES cohérents
6

• TRANSMETTRE facilement les bonnes informations aux bonnes

personnes
7

• CENSERVER et SÉCURISER les documents

8
 Les Principaux Avantages
Accès rapide et à distance aux documents

• Le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet l’accès à la base de

GED et rend possible une consultation immédiate des documents.

Base unique pour l’ensemble des documents de

l’entreprise
• Les documents produits dans l’entreprise sont tous stockés dans
une même base, prévenant ainsi le risque d’une dispersion des
documents.

Conservation des documents

• Le système de GED garantit la conservation des documents

produits dans l’entreprise, et assure la pérennité dans l’accès aux
documents.
 Les Principaux Avantages
Amélioration du service à la clientèle

• Disposer de l’information pertinente est important dans la qualité du

service rendu à la clientèle. En offrant un accès aux données du client,
le système de GED permet d’offrir un service personnalisé pour le
client dans un objectif de fidélisation.

Réduction des risques d’erreur et augmentation du

niveau d’expertise
• Un système de GED par la gestion, le partage et la diffusion de l’actif
documentaire permet de capitaliser sur la connaissance et le savoir
faire de l’entreprise et participe activement à l’augmentation globale de
la performance.

Amélioration de la qualité

• Le système GED s’intègre dans le processus de gestion de la qualité.

Les Problématiques des entreprises
L’ESPACE

• L’information devient de plus en plus

croissante sur tous les supports, en
particulier le support papier qui pose
problème aux entreprises.
• Les entreprises cherchent à libérer leur
espace physique qui devient de plus en
plus encombré par la paperasse. Cette
contrainte conduit à la perte des documents
qui ne sont pas stockés et classés comme
ils devraient l’être.
Les Problématiques des entreprises
L’ORGANISATION

• Toute entreprise dispose d’un nombre

non négligeable de documents ce qui
est généralement problématique par
rapport à leur gestion.
• La solution GED va permettre la mise en
place d’un système de classement
normé et efficace accompagné d’un
certain nombre de fonctionnalités pour
une meilleure gestion en interne.
Les Problématiques des entreprises
LA REGLEMENTATION

• Cette problématique à laquelle font face les

entreprises concerne beaucoup plus l’aspect
réglementaire de la gestion de la qualité et des
documents qui lui sont relatifs.
• Actuellement, beaucoup d’entreprises entreprennent
des démarches de certification, ISO 9001 notamment.
• Une fois certifiée, l’entreprise est tenue de répondre
aux exigences des normes qualité qui demandent une
certaine traçabilité de tous les processus d’une
organisation. Ce qui engendre bien évidemment une
multitude de documents relatifs qui devraient être
disponibles à tous.
Les Problématiques des entreprises
LAREGLEMENTATION

• Ici encore la GED peut s’avérer précieuse face

à cet enjeu. Elle permet donc de :
• Répondre aux exigences des normesqualité
• Créer et gérer des documents qualité
• Classer rigoureusement des documents
du processus qualité
• Mettre à disposition des collaborateurs
la documentation nécessaire
• Assurer la traçabilité des documentsqualité
• Améliorer le processus qualité
 Les Réponses de laGED
Maîtrise des flux de documents papiers
et électroniques
• Historique, suivi et traçabilité des flux
documentaires
• Echanges documentaires sécurisés etinstantanés

Traitement de l’information

• Automatisation du traitement grâce auxworkflows

Recherche des documents

• Accès instantané et efficace à l’information.

 Les Réponses de laGED
Rationalisation et réduction des espaces de
stockages
• Classement normé et gestion cohérente

Réponses aux exigences règlementaires

• Protection des documents

• Droits d’accès paramétrables
• Sauvegardes

Amélioration de la qualité

• Facilite la conformité avec les exigences ISO 9001 et

14001
 45

Types de GED
❑ La GED administrative

Consiste à numériser puis classer les divers documents

administratifs (factures, fiches techniques, bons de commande,
formulaire, devis…). Ces fichiers numérisés pourront être
classés et conservées sur différents supports numériques

(éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise).

 46

Types de GED
❑ La GED bureautique
Permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format
d’origine (notamment à partir des logiciels de suites
bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables
voire modifiables par tout le personnel depuis n’importe quel
poste de travail
 47

Types de GED
❑ La GED documentaire
Consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types
(texte, image, son..) selon des critères définis par et pour
l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de
puissants moteurs de recherche. La GED Documentaire permet
l’accès efficace et à l’information et aux fichiers pour tous les
salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires…).
 48

GED : Fonctionnalités
▪ Intégration des documents nativement électroniques dans le
système de GED.
▪ Acquisition des documents dans n'importe quel format.
▪ Organiser, indexer et relier l'information.
▪ Stocker les documents.
▪ Fournir un accès rapide à tout moment, n'importe où.
▪ Gérer le processus de modification du document, en veillant à
l’intégrité de l'information.
▪ Communiquer les modifications à toutes les parties concernées.
▪ Réguler l'accès en fonction des autorisations.
 49

Acquisition des documents

Intégration des documents dans
le système GED
 Acquisition des documents
Acquérir des documents :

• par numérisation des documents sur format papier

•en intégrant des formats électroniques existants (format
bureautique, PDF...)
•par production de documents électroniques (intégration
avec une application tierce : bureautique)
•par échange de documents électroniques avec des
organismes extérieurs
 Acquisition des documents
• La lecture automatique de documents (LAD) est un
ensemble de technologies qui permet de segmenter et
d'extraire des informations textuelles sur des documents
numérisés de type formulaires structurés ou semi-
structurés.

• La reconnaissance automatique de documents (RAD) est

une technique permettant de distinguer un type de
document d'un autre à partir de l'image numérique du
document.
 Acquisition des documents
• La reconnaissance optique de caractères (ROC), en
anglais optical character recognition (OCR), ou
océrisation, désigne les procédés informatiques pour la
traduction d'images de textes imprimés ou
dactylographiés en fichiers de texte.

• La reconnaissance intelligente de caractères (abrégée

ICR pour Intelligent Character Recognition) est une
technique avancée de reconnaissance optique de
caractères (dit OCR). Comme l'OCR, l'ICR part d'une
image contenant du texte pour en extraire le contenu
textuel.
 Traitement des documents
Classer les documents :

• L'indexation par type de document : les métadonnées

servent À indexer les documents (type, auteur, titre,
source, date, etc.) Pour que ceux-ci puissent être
recherchés.

•L'indexation manuelle : l'ajout de mots-clés permettent de

faciliter les opérations de recherches.

• Versionning
 54

Traitement des documents

L'indexation par type de document
1.une fois le document numérisé, un composant logiciel réalise le nommage des
fichiers selon une norme unique, classement dans un plan, préparation pour le
stockage dans une base de données de la GED.
2.Récupération d’informations : informations issues du système de gestion de
fichiers. Certaines peuvent être pertinentes comme des métadonnées : le nom du
fichier, les dates de création et de modification, sa taille, son emplacement.
3.Extraction de données structurées : lorsque ces structures sont connues et
documentées, il est possible d’utiliser des automates pour extraire les
informations pertinentes directement depuis le fichier et les utiliser pour
alimenter une fiche d’indexation.
4.Induction de métadonnées : certaines solutions, les plus avancées, permettent
de déterminer automatiquement des métadonnées pertinentes pour indexer un
document.
 55

Traitement des documents

Techniques (souvent combinées) :

❖Des outils de reconnaissance : permettent de retrouver dans un document les

chaînes de caractères présentes dans un référentiel pouvant être ajoutées à la
fiche d’indexation.

❖Des outils statistiques :analysent les chaînes de caractères les plus présentes
et donc potentiellement les plus représentatives.

❖Des outils sémantiques : capables d’extraire automatiquement les mots et

expressions les plus pertinents, voire de reconnaître s’il s’agit de mot-clé, de
date, du titre…
 56

Traitement des documents

Fichier
Propriétés

Définir les propriétés

des documents
bureautiques pour
faciliter
leur recherche
 57

Stockage des documents

• Mettre en place une solution de stockage adaptée à ses besoins
pour le bon fonctionnement des outils de gestion de documents.
• Pour le choix du support de stockage, Il faut tenir compte des
éléments suivants :
➢ volume de stockage.
➢ la fréquence de consultation.
➢ l’importance des données.
➢ l’organisation du stockage.
➢ la durée de conservation.
 Stockage des documents
Stocker des documents :

•en fonction du contenu des documents, de leurs

provenances, états, types, etc.

• archivage des documents anciens

• sauvegarde et restauration en cas de destruction

• destruction programmée
 Diffusion des documents
Diffuser des documents :
via internet, un intranet, un client léger
▪ On distingue les deux modes suivant :
➢Le mode pull : la mise à disposition des documents selon les
droits des utilisateurs qui consultent le référentiel de documents
après connexion. Les documents sont visualisables après
recherche et sélection.
➢ Le mode push: la distribution et l'envoi des documents à des
destinataires désignés préalablement.
 Quels sont les composants
matériels et logiciels nécessaires
pour mettre en place un système
GED ?
Composants matériels
▪ Les Scanners de Production
▪ Les supports de stockage
▪ Les imprimantes
 62

Composants matériels
Les Scanners deProduction
▪ Sont des périphériques d'acquisition de documents en vue de
leur transformation sous forme d'images numérisées.
▪ Les critères principaux
➢ Le format de numérisation des documents : A4, A3, A2, …
➢ La problématique des volumes et des flux;
➢ Vitesse de numérisation en nombre de pages/minute;
➢La qualité de l’image : résolution mesurée en dpi –
L’entraînement du papier
➢ La facilité d’exploitation et d’entretien
➢ Le coût d’achat et d’entretien
 63

Composants matériels
Les Scanners deProduction
▪ Les principaux constructeurs de scanners de production :
CANON, FUJITSU, KODAK, BELL & HOWELL, etc.
▪ Les principaux protocoles d’interface logicielle ou norme de
communication entre les applications et les scanners : TWAIN,
WIA, ISIS, Interface vidéo propriétaire.
▪ Les Copieurs Numériques Multifonctions : connectés dans
les entreprises pouvant être utilisés comme imprimante et/ou
comme scanner en réseau. Des exemples de marque :
TOSHIBA, CANON, XEROX, RICOH, KYOCERA,
KONICA.
 64

Composants matériels
Les supports destockage
▪ Un(des)serveur(s) de données.
▪ Un serveur d’applications, où le système sera installé.
▪ Des stations de travail.
▪ une passerelle liant le système aux logiciels métier de
l’entreprise.
 65

Composants logiciels
▪ Logiciel de Numérisation
▪ Logiciel de reconnaissance : OCR, LAD, RAD, …
▪ Logiciel de Gestion Électronique de Documents
▪ Antivirus pour la protection des menaces extérieures ou
intérieures (virus, mauvaises manipulations, ...)
 66

Composants logiciels
Logiciel de Numérisation
▪ Permet de numériser les documents page par page, par lot, en
choisissant la résolution (ex 300 dpi) et le format de fichier (ex
PDF, TIFF, JPEG, …).
▪ Il peut être fourni avec le scanner ou acheté séparément.
 67

Composants logiciels
Logiciel de reconnaissance
▪ Les principaux moteurs OCR sur le marché :
FineReader (Abbyy)
OmniPage Pro (ScanSoft)
ReadIRIS Pro (IRIS)
▪ Certains logiciels de reconnaissance de caractères comme
ReadIris Pro génèrent un texte éditable tout en conservant la
mise en page. Il recrée par exemple les tableaux et colonnes du
document original dans Word.
▪ Préalable requis : qualité de l’image;
 68

Les solutions de GED

▪ Pour les Administrations, Collectivités, Grands Groupes :

Docubase, Gedox, DocuShare, CanonFile, ZeDOC, ZyLabs, etc.
▪ Pour les PME-PMI, TPE : Docubase, Gedox, Novaxel,
ArchiDoc,
AutoIndexIt, Documind Pro, Documentum,
 69

Les solutions de GED