MUNICIPIO DE MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1601-P-ASG-01-V1

VILLAVICENCIO

SALUD PUBLICA Y SEGURIDAD SOCIAL Vigencia:

Subproceso Aseguramiento 05/11/2013
ELABORACIÓN BASE DE DATOS DE POBLACIÓN Documento
ELEGIBLE controlado
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CONTENIDO

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1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES 2
4. MARCO NORMATIVO 2
5. RECURSOS 3
6. GENERALIDADES 3
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4
8. REGISTROS DE CALIDAD 7
9. CONTROL DE CAMBIOS 7
10. ANEXOS 7

Elaborado Revisado Aprobado

ORIGINAL FIRMADO

NUBIA ESPERANZA TORRES YANED SIERRA CASTRILLÓN JUAN GUILLERMO ZULUAGA C

Directora de Aseguramiento Secretaria Local de Salud Alcalde
Fecha: 22/10/12 Fecha: 22/10/12 Fecha Vigencia: 05/11/2013

1. OBJETIVO

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El objetivo del presente procedimiento es establecer los requisitos que deben reunir las
personas pobres y vulnerables para recibir los beneficios de la afiliación al Régimen Subsidiado
de salud y accedan a los servicios del Plan Obligatorio de Salud Subsidiado (POS-S

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Este procedimiento inicia con la integración, depuración y elaboración de la base de datos de

potenciales beneficiarios, seguido de la adopción y publicación del listado de población elegible
y culmina con la remisión a las EPS-S autorizadas en el municipio y demás instancias donde
podrá ser consultado por pantalla.

El Técnico de Sistemas de la Dirección de Seguridad Social, asignado para esa labor, es

responsable de la elaboración del listado de población elegible, así mismo responderá por las
acciones de actualización y depuración periódica del mismo.

El Director Técnico de Seguridad Social tendrá la responsabilidad de coordinar la adopción del

listado de población elegible mediante acto administrativo, al igual que la remisión a las EPS-S
y demás instancias donde podrá ser consultado por pantalla.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

Base de Datos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados

sistemáticamente para su posterior uso.

Población Vulnerable: son las personas que por diferencias socioeconómicas, económicas,
culturales y biológicas, se encuentran en mayor medida expuestas a la exclusión, la pobreza y
los efectos de la inequidad y la violencia.

Población beneficiaria del Régimen Subsidiado: toda la población pobre y vulnerable, sin
capacidad de pago,clasificada en los niveles I y II del SISBEN o del instrumento que lo
sustituya, que no estén afiliados en el Régimen Contributivo o en otros regímenes especiales y
de excepción y que tiene acceso a los servicios de salud a través de un subsidio que ofrece el
Estado .También son beneficiarios del Régimen Subsidiado las poblaciones especiales
registradas en los listados censales y las prioritarias que defina el Gobierno Nacional.

FTP: protocolo de trasferencia de archivos

SISBEN
El Sistema de Identificación de Potenciales beneficiarios de Programas Sociales (SISBEN) es
una herramienta que clasifica a los individuos de acuerdo con su estándar de vida y permite la
selección técnica, objetiva, uniforme y equitativa de beneficiarios de los programas sociales que
maneja el Estado, de acuerdo con su condición socioeconómica particular

Listados Censales Es el mecanismo para identificar la población con características

especiales, tales como; indígenas, desplazados, desmovilizados, población infantil abandonada,
población indigente, personas de la tercera edad en protección de ancianitos, entre otras.

Población elegible: Son elegibles para la asignación de subsidios en salud la

población a la que se le ha verificado las condiciones de beneficiario señalados

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por la Ley mediante los instrumentos y mecanismos establecidos

Régimen Subsidiado: En este régimen el Estado subsidia la afiliación a la población sin

empleo, contrato de trabajo o ingresos económicos, es decir considerada pobre y vulnerable,
quien no tiene capacidad de pago que le permita cotizar al sistema (ingreso menor a dos
salarios mínimos legales vigentes) .

EPS-S: Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado, su función es organizar y

garantizar, la prestación de los servicios de salud que se encuentran en el POS (Plan
Obligatorio de Salud) y son las responsables de la gestión de riesgos derivados de la
enfermedad. Las EPS subsidiada son las responsables de la afiliación, el registro de los
afiliados y el recaudo de sus aportes y de contratar la prestación de los servicios de salud con
las IPS (hospitales, clínicas, laboratorios, etc).

Plan Obligatorio de Salud (POS): comprende servicios de beneficio personal e individual que
incluyen intervenciones, actividades, procedimientos e insumos (incluyendo medicamentos) en
todas las fases de la relación salud-enfermedad (promoción, prevención, tratamiento y
rehabilitación) y en todos los niveles de complejidad

4. MARCO NORMATIVO

LEY 100 DE 1993, Crea el Sistema de Seguridad Social Integral.

LEY 1122 DE 2007, hace algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social
en Salud.
RESOLUCIÓN 5078 DE 2006 Y 812 DE 2007, dictan disposiciones sobre la información de
afiliación al SGSSS y al sector salud.
ACUERDO NO. 244 DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
(CNSSS), define la forma y las condiciones de operación del Régimen Subsidiado del SGSSS y
dicta otras disposiciones.
ACUERDO 331 DEL CNSSS, modifica parcialmente los artículos 7, 14, 63 y 65 del Acuerdo
244 del CNSSS.
ACUERDO 415 DE 2009

5. RECURSOS

5.1 Talento Humano. Director Técnico de Seguridad Social y Técnico de Sistemas.

5.2 Maquinaria y Tecnología. Equipos de cómputo, Hardware y software, teléfono, internet,
5.3 Materiales o Logísticos. Papelería,
5.4 Metodológicos. Instructivo integración y depuración de la base de datos de
potenciales beneficiarios
5.5 Medio Ambiente. Oficina con adecuada iluminación y ventilación y mobiliario.

6. GENERALIDADES

El procedimiento de elaboración base de datos de población elegible debe contar con la

información del SISBEN y la información recibida de parte de las instituciones responsables, de
los listados de personas identificadas con criterios “no SISBEN” o listados censales,
(Departamento para la Prosperidad Social, ICBF, Alta Consejería, entre otros) los cuales se
integran y depuran para elaborar la base de priorizados que debe ser actualizada

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periódicamente con las novedades de potenciales beneficiarios reportadas por las entidades
encargadas.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJO GRAMA DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN BASE DE DATOS

DE POBLACIÓN ELEGIBLE

Nº ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE

1 Inicia con la organización de la Técnico de
Inicia base de datos de potenciales X Sistemas
beneficiarios según puntaje
SISBEN y fecha de aplicación
de la encuesta. Se ordena la
Prioriza base de datos en forma
beneficiarios ascendente ,del menor puntaje
SISBEN 1 y 2 al mayor puntaje. Para que los
miembros del mismo núcleo
familiar se conserven juntos se
debe añadir el criterio Ficha
Sisben.
El núcleo familiar es el definido
en el artículo 8, Acuerdo 244 de
2003.El puntaje de priorización s
e define de acuerdo a la
Resolución 3778 de 2011.
2 Aplica los criterios adicionales: Técnico de
Identificación de beneficiarios Sistemas
mediante instrumentos
diferentes de la encuesta X
Prioriza
Sisbén:
beneficiarios
aplicando criterios Población infantil abandonada a
adicionales cargo del Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar. El listado
censal de beneficiarios será
elaborado por el Instituto
Colombiano de Bienestar
Familiar (ICBF).
Menores desvinculados del
conflicto armado. El listado
censal será elaborado por el
Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar, ICBF.
Población en condiciones de
1 desplazamiento forzado. Su
identificación se efectuará a
través del listado censal
presentado por el Departamento
para la Prosperidad Social
Comunidades Indígenas. La
identificación y elaboración de

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los listados censales Se

efectuará de conformidad con lo
previsto en el artículo 5° de la
1 Ley 691 de 2001 y las normas
que la modifiquen adicionen o
sustituyan.
Población desmovilizada. El
listado censal de las personas
desmovilizadas y su núcleo
familiar deberá ser elaborado
por la Alta Consejería para la
Reinserción, o quien haga sus
veces.
Personas mayores en centros
de protección. Las personas
mayores de escasos recursos y
en condición de abandono que
se encuentren en centros de
protección, se identificarán
mediante listado de
beneficiarios elaborado por las
alcaldías municipales o
distritales.
Población rural migratoria. El
listado de beneficiarios será
elaborado por los gremios
agrícolas o las organizaciones
campesinas de usuarios
correspondientes.

Población ROM. El listado

censal es elaborado por la
autoridad legítimamente
constituida (Shero Rom o
portavoz de cada Kumpania) y
reconocida ante la Dirección de
Etnias del Ministerio del Interior
y de Justicia. El listado deberá
ser registrado y verificado por la
alcaldía del municipio o distrito
en donde se encuentren las
Kumpania. No obstante, cuando
las autoridades legítimas del
2 pueblo ROM lo soliciten, podrá
aplicarse la encuesta Sisbén.
Personas incluidas en el
programa de protección a
testigos: El listado censal será
elaborado por la Fiscalía
General de la Nación

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3 Una vez consolidado el ítem 1 y el X Técnico de

2 2 se procede hacer verificación si Sistemas
esta población ya se encuentra
afiliada al sistema de seguridad
social en salud , si es así son
excluidos de la base de datos de
Cruce elegibles
base de
datos SI

NO
4

4 Asigna un consecutivo desde 1 Técnico de

hasta el último registro, de los X Sistemas
Asigna consecutivo beneficiarios que accederán al
y protege el archivo régimen subsidiado en salud. Una
vez aplicadas las tres fases de
priorización y habiéndose marcado
los registros de personas
vulnerables según las normas
vigentes, se procede a crear el
archivo que deberá protegerse
contra escritura y contra cualquier
modificación asignándole una
contraseña que maneje una sola
persona.
5 Técnico de
Dispone de la base de datos Sistemas
actualizada de priorizados,
identifica e inhabilita a quienes
están ya afiliados al régimen
Consolida la base
subsidiado, duplicados con otros
de datos de
municipios, duplicados con el
priorizados para
régimen contributivo y fallecidos.
subsidios de salud
Organiza la Base de Datos, de
forma que permita identificar
claramente a los beneficiarios que
tienen derecho. Diligencia el
3 formato conformación base de
datos priorizados.

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6 Adopta el listado de potenciales Director de

3 beneficiarios del régimen Aseguramiento
subsidiado en salud priorizados
según criterios legales, se publica
y se remite copia de dicha
Adopta listado resolución a las diferentes EPS-S y
oficialmente y se demás instancias que estén
divulga el acto autorizadas en el municipio.
administrativo

Fin

8. REGISTROS DE CALIDAD

DESTINO
NOMBRE DEL RESPONSABLE TIEMPO DE
CODIGO CARPETA FINAL
FORMATO ALMACENAMIENTO RETENCIÓN
N.A
Archivos Base sisben Bases de
Técnico de Sistemas Permanente
Planos Villavicencio datos sisben

Bases de N.A
Archivos datos
Grupos censales Técnico de Sistemas Permanente
Planos Listados
censales
N.A
Base de afiliados
Archivos
régimen FTP Técnico de Sistemas Permanente
Planos
contributivo
N.A
Base de datos TOTAL
Archivos
afiliados régimen DESCARGUE Técnico de Sistemas Permanente
Planos
subsidiado FTP

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9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN NO. FECHA DESCRIPCIÓN MODIFICACIONES

05/11/2013
V1 Primera versión del procedimiento nueva Codificación
con cambio en el nombre del procedimiento antes
(Procedimiento elaboración base de datos de
Priorizados) y el punto 4. Marco normativo, 7. Desarrollo
del procedimiento
Codificación anterior PR-1610-01-V1 29/11/2088

10. ANEXOS

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