Ordenamiento de

datos

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Tabla de contenido
1 Concepto .................................................................................................................................................................................................................3
2 Tipos de Ordenamiento ...........................................................................................................................................................................................4
2.1 Ordenamiento básico ......................................................................................................................................................................................4
2.1.1 Opciones de ordenamiento ....................................................................................................................................................................7
2.2 Ordenamiento personalizado........................................................................................................................................................................10
2.2.1 Procedimiento para aplicar ordenamiento personalizado....................................................................................................................12
3 Formato condicional .............................................................................................................................................................................................15
4 Vídeos Explicativos ................................................................................................................................................................................................21
4.1 Ordenamiento Básico de datos .....................................................................................................................................................................21
4.2 Ordenamiento Personalizado de datos .........................................................................................................................................................22

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1 Concepto

El ordenamiento es una herramienta que permite organizar los datos en

una tabla utilizando valores, color de celda, color de fuente e ícono de celda.

7 6 5

3 4
2

3
No. Nombre
1 Agregar nivel
2 Columna Ordenar por
3 Ordenar según
4 Criterio de ordenación
5 Opciones de ordenación
6 Copiar nivel
7 Eliminar nivel
8 Agregar nivel
Descripción
Permite crear un nuevo nivel de ordenamiento.
Es el campo de referencia para hacer el ordenamiento.
Para establecer el tipo de ordenamiento: Valores, color de celda e ícono de celda.
Ascendente o descendente.
Orientación del ordenamiento y manejo de mayúsculas y minúsculas.
Permite duplicar un nivel de ordenamiento.
Borrar el nivel de ordenamiento.
Adiciona un nivel para establecer múltiples ordenamientos a los datos.

2 Tipos de Ordenamiento

2.1 Ordenamiento básico

Este proceso permite organizar los datos usando el criterio valores. Es decir;
no se toman en cuenta características de formato de los datos.

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Para usar la herramienta se debe ejecutar el siguiente procedimiento:
• Ubicar la celda activa dentro de los datos de la tabla
• Clic en la ficha datos, seleccionar el botón ordenar.

• En el desplegable ordenar por, escoger el campo que va a servir de

referencia para hacer el ordenamiento.
• En el desplegable ordenar según, dar clic en el criterio valores.

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• En el desplegable Criterio de ordenación, escoger la forma deseada:
Ascendente(A a Z) o descendente(Z a A).

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2.1.1 Opciones de ordenamiento

Agregar nivel: El usuario puede adicionar distintos campos para un ordenamiento más
detallado de los datos.

7
Eliminar un nivel: Se puede quitar uno o varios niveles para personalizar el ordenamiento
de la información.

8
Copiar un nivel: Consiste en duplicar un campo de referencia varias veces, por si es
necesario realizar ordenamientos por valores y por algunas características de formato.

9
Subir y bajar los campos de ordenamiento: Con este procedimiento el usuario le asigna
jerarquía al ordenamiento de los datos.

2.2 Ordenamiento personalizado

A través de éste procedimiento el Excel ordena las tablas teniendo en

cuenta las siguientes características de formato de los datos: Color de celda,
color de fuente e ícono de celda.

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11
Para usar este ordenamiento, es preciso asignarle formato condicional a
los datos.
2.2.1 Procedimiento para aplicar ordenamiento personalizado

• Celda activa dentro de la tabla de datos

• Clic en la Ficha datos
• Clic en el botón Ordenar

12
• Seleccionar el campo de referencia para hacer el ordenamiento. Por ej: Zona

• En la sección Ordenar según, escoger la opción Color de celda.

• Luego seleccionar la ubicación. Por ej: En la parte superior.

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• Clic en el botón Agregar nivel.
• Seleccionar el nuevo campo de referencia para hacer el ordenamiento.
Por ej: Valor unitario.
• En la sección Ordenar según, escoger la opción ícono de formato condicional.
• Luego seleccionar el color del ícono correspondiente.

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 • Seleccionar la ubicación. Por ej: En la parte superior.
• Repetir el proceso anterior con los demás colores de íconos.
• Clic en Aceptar.

3 Formato condicional

Esta herramienta permite aplicar distintas opciones de formato a rangos

definidos por el usuario. Para ello se utilizan reglas:
1. Regla es igual a

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Es una regla que permite colocar color a las celdas de un rango tipo texto, de acuerdo a un conjunto
de caracteres:
• Seleccionar el rango donde se va a
aplicar el formato.
• Ficha inicio.
• Formato condicional.
• Resaltar reglas de celdas.
• Escoger el parámetro es igual a.

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• Escribir el texto descriptivo en la sección aplicar formato a celdas que son iguales que
• Clic en el desplegable de formato.
• Seleccionar formato personalizado.

• Aplicar rellenos, bordes y fuentes.

• Aceptar.
• Observar el resultado.

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2. Regla es mayor que

Es una regla que permite colocar color a las celdas de un rango que contenga números, de
acuerdo a un parámetro numérico.

El procedimiento para aplicarlo es el siguiente:

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• Seleccionar el rango.
• Ficha inicio.
• Formato condicional.
• Resaltar reglas de celdas.
• Escoger el parámetro es mayor que.
• Seleccionar formato personalizado.
• Aplicar rellenos,
bordes y fuentes.
• Aceptar.
• Observar el resultado

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3. Regla conjunto de íconos

Es una regla que permite colocar símbolos

tipo semáforo a las celdas de un rango de
datos que cumplan determinados
parámetros (< , >=).

El procedimiento para aplicarlo es el

siguiente:

• Seleccionar el rango
• Ficha inicio
• Formato condicional
• Conjuntos de íconos
• Seleccionar la forma 3 semáforos (con
marco).

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4 Vídeos Explicativos
4.1 Ordenamiento Básico de datos

21
4.2 Ordenamiento Personalizado de datos

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 Excel Básico-Intermedio

Autor de contenidos: Guillermo León Valencia Zapata.

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