ADMNISTRASI

KEPEGAWAIAAN

Adam Rasid
 PENGANTAR
Istilah administrasi kepegawaian atau personel
administration di Amerika Serikat dipergunakan dalam
bidang pemerintahan, sedangkan personnel
Management dipergunakan untuk bidang bisnis.

Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan

manajemen kepegawaian (personnel management) baik
dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang
bisnis.
 Pengertian administrasi
kepegawaian-Administrasi
kepegawaian adalah seluruh aktivitas
atau kegiatan yang berkaitan dengan
masalah penggunaan pegawai
(tenaga kerja) untuk mencapai tujuan.
 Sedangkan administrator bertujuan
untuk menyusun dan mengendalikan
seluruh aktivitas untuk memelihara,
mengembangkan, mendapatkan maupun
menggunakan para pegawai sesuai
dengan beban kerja untuk mencapai
tujuan organisasi atau perusahaan yang
telah di tentukan sebelumnya.
Administrasi personal / pegawai adalah
segenap proses penataan yang
bersangkut paut dengan masalah
memperoleh dan menggunakan tenaga
kerja secara efisien untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
 Proses yang dimaksud adalah :
1. Cara memperoleh tenaga yang tepat.
2. Cara penempatan dan penugasan.
3. Cara pemeliharaannya.
4. Cara pembinaannya.
5. Cara mengevaluasi dan menilainya.
6. Cara pemutusan hubungan kerja.
 Sistem Administrasi
Kepegawaian
Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian
dari administrasi negara yang kebijaksanaannya
ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola
kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang
dianut suatu negara, apakah federal ataukah kesatuan.
 BEBERAPA PENGERTIAN :
 Felix A. Nigro mengatakan bahwa Personel
administration (administrasi kepegawaian) adalah seni
memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan
pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari
pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil
yang maksimum).
Kegiatan manajemen kepegawaian
menurut Felix A. Nigro, meliputi :
 Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan
program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan
tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan
dengan jelas dan tegas.
 Penggolongan jabatan yang sistematis dan
perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan
adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
 Penarikan tenaga kerja yang baik.
 Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan
calon pegawai yang cakap dan penempatanya dalam
jabatan-jabatan yang sesuai.
 Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk
menambah keterampilan pegawai, memotivasi
semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk
kenaikan pangkat.
 Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur
dengan tujuan meningkatkan hasil kinerja dan
menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
 Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar
manusia.
Glen O. Stahl merumuskan adalah
keseluruhan kegiatan yang
berhubungan dengan sumber daya
manusia dari suatu instansi atau
organisasi
 MELIPUTI :
 Penentuan yurisdiksi
 Pengusahaan tenaga kerja
 Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan
daftar-daftar dari calon-calon yang lulus ujian.
 Penyelenggaraan riset kepegawaian
 Penyelenggaraan latihan jabatan
 Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
 Pemeliharaan rencana yang membangun hubungan
masyrakat.
Arifin Abdulrachman ”Administarsi
kepegawaian adalah salah satu
cabang dari administrasi Negara yang
berkaitan dengan segala persoalan-
persoalan mengenai pegawai-
pegawai Negara.
 Kegiatannya Meliputi :
 analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan
evaluasi jabatan
 rekrutmen, ujian dan penempatan
 training
 penggajian
 employee counseling
 personnel relation
 disiplin dan moral
 catatan kepegawaian
Burhannudin A.Tayibnapis
(1994,26) Administrasi kepegawaian
upaya memperoleh pegawai negeri sipil
yang setia dan loyal pada pancasila,
Undang – Undang Dasar 1945, cakap
dan terampil serta jujur dan berdisiplin
dalam melaksanakan pokok pemerintahan
dan pembangunan
Paul Pigos dan Charles A
Myers Administrasi kepegawaian sebagai
seni memperoleh, memajukan, dan
memilihara kecakapan kekuatan kerja
sedemikian rupa bagi pegawai untuk
menyelesaikan fungsi-fungsi dan tujuan
organisasi dengan efisiensi dan ekonomis
yang maksimum.
 Lawrence A. Appley, manajemen administrasi
kepegawaian adalah satu, tidak dapat
dibedakan satu sama lain. Administrasi
kepegawaian mula-mula menjadi bagian dari
manajemen ilmiah terutama dalam
hubungannya dengan employment, ujian,
penempatan, penentuan upah, dan penilaian
hasil kerja. Pada sisi lain manajemen yang baik
berarti memperoleh hasil yang efektif melalui
orang-orang.
Aktifitas administrasi
kepegawaian terutama
berkisar pada penerimaan,
pengembangan pemberian
balas jasa dan
pemberhentian.
William E. Monser dan J. Donald
Kingsley Administrasi kepegawaian
meliputi:
 klasifikasi- yurisdiksi
 klasifikasi – kewajiban
 penarikan tenaga kerja
 seleksi dan sertifikasi
 percobaan
 penilaian kecakapan pegawai
 pemindahan
kenaikan pangkat
latihan dan pendidikan
kehadiran absensi
pengeluaran pegawai
disliplin
pengajuan keberatan
kompensasi, imbalan jasa
kesehatan, rekreasi, dan kesejateraan
lingkungan kerja
kerjasama pegawai
kerja sama pegawai-atasan
peraturan dan ketentuan
 Kalau ditelaah lebih lanjut, pendapat para
ahli atau penulis tersebut diatas, pada
dasarnya tujuan mereka adalah sama,
walaupun dalam menyajikannya berbeda-
beda bahasanya, namun yang ditentukan
adalah masalah kepegawaian. Jika anda
cermati dalam
pandangan French, administrasi
kepegawaian melakukan aktifitas merekrut
pegawai setelah itu perlu diseleksi dan
dikembangkan untuk keperluan
organisasi.
 Etington berpendapat bahwa untuk
menghadapi individu-individu yang
berbeda perlu multi disiplin dan para ahli
sesuatu sesuai dengan disiplin mereka.
Lebih lanjut Edwin B.Flippo mengatakan
bahwa administrasi kepegawaian adalah
untuk merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, dan
mengendalikan pegawai untuk berbagai
tujuan.
 FUNGSI ADM. KEPEGAWAIAN
 Administrasi kepegawaian mempunyai 2 fungsi
yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif (yang
bersifat teknis).Fungsi manejerial administrasi
kepegawaian meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Sedangkan fungsi operatif kepegawaian meliputi
pengadaan, pengembangan, kompensasi,
integrasi, pemeliharaan dan pemensiunan.
 Fungsi Teknis Administrasi
Kepegawaian
 Administrasi kepegawaian pada hakikatnya
melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial,
dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial
berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau
menggunakan pikiran (mental) meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi
operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-
kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi
pengadaan, pengembangan, kompensasi,
integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan
pegawai.
FUNGSI UMUM ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
Perencanaan Pegawai
PengorganisasianKepegawaian
Pengarahan Pegawai
 Perencanaan Pegawai
 Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai
proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa
yang akan datang berdasarkan perubahan-
perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja
yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian
penting dari dan sebagai kontributor pada proses
perencanaan strategis karena membantu organisasi
dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan
dan membantu menentukan apa yang benar-benar
dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.
 Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki
pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan
kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan
efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi
informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan
kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan
dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga
dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan
transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan
organisasi.
 Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan
faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu
pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh
sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan Maryann.
 Pengorganisasian
Kepegawaian
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk
menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur
berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu,
penetapan tugas dan wewenang seseorang,
pendelegasian wewenang dalam rangka untuk
mencapai tujuan.
Pengorganisasian mengantarkan semua sumber
dasar (manusia dan non manusia) ke dalam suatu
pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang
yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara
berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
 Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah
terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur
organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara
satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur
organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi
wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan
pengendalian, serta arus perintah dan pertanggung
jawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur
organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan
berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan.
 Pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa
yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak
ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu,
sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada
kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan
semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan
skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang
apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak
praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat
diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi
pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu
sebagai berikut.
 Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja
efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan
dari mereka;
 Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan
penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu
dikomunikasikan kepada para pegawai;
 Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan
penilaian tentang kinerja adalah objektif;
 Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang
berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya
(dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;
 Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja
dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu
diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
 Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya
tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;
 Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti
kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara
pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber
ketidakpuasan
 Pengendalian Pegawai
 Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian
merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas
kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja
dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan
organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok
ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam
bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar
pekerjaan.
 Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan
diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar
yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-
kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian
kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan butir-butir
pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan
penyimpangan
 PENGADAAN PEGAWAI

1. Perencanaan dan Rekrutmen

2. Seleksi, Orientasi, dan
Pengangkatan
TERIMA
KASIH