Makalah

Menjadi Sekretaris Profesional

Disusun oleh

Ratna Ramasari

20.03.006

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN

POLITEKNIK MUHAMMADIYAH MAGELANG

2021/2022
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum wr.wb

Alhamdulillah.Puji syukur kehadirat Allah SWT senantiasa kita ucapkan.Atas rahmat dan

karunia-Nya yang berupa iman dan kesehatan akhirnya penulis dapat menyelesaikan makalah

ini.Shalawat serta salam tercurahkan kepada Rasulullah SAW.Semoga syafaatnya mengalir

pada kita kelak.

Makalah dengan judul “Menjadi Sekretaris Profesional”dibuat untuk melengkapi tugas mata

kuliah komunikasi bisnis.Pada isi makalah disampaikan pengertian sekretaris,tugas

sekretaris,menjadi sekretaris profesional.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah mendukung serta membantu

penyelesaian makalah Etika Profesi.Besar harapan penulis agar makalah ini dapat bermanfaat

bagi pembaca.

Dengan kerendahan hati,penulis memohon maaf apabila ada kesalahan penulisan.Demikian

kata pengantar ini penulis sampaikan.Penulis berharap terbuka pada kritik dan saran sebagai

bagian revisi makalah ini.

Wassalamualaikum wr.wr

Magelang, 24 Mret 2021

Ratna Ramasari
 BAB I
PENDAHULUAN

Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung
pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para
pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba
bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris
yang lebih handal dan profesional.
Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang
yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar
wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga
terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan
didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di
Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer.
Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya
yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya.
Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.
Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali
mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui
kompetensinya, melalui kompetensinya dengan cara :
a. Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris.
b. Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya.
c. Terampil dalam memakai alat kantor.
d. Terampil dalam mengelola kantor.
e. Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain.
f. Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional.
 BAB II
PEMBAHASAN
Pengertian Sekretaris
seorang yang bekerja untuk seorang pemimpin atau badan pimpinan pada suatu perusahaan,
terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial
seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris juga bisa diartikan
sebagai seorang pegawai atau karyawan yang pekerjaannya berhubungan dengan masalah
rahasia suatu negara atau suatu perusahaan.
1. Flower
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam hal
korespondensi, tujuan administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia yang
berkaitan dengan kepentingan perusahaan.
2. The Liang Gie
Sekretaris adalah seorang yang bertugas untuk menyelenggarakan urusan surat menyurat
termasuk juga menyiapkan bagi pejabat penting pada suatu organisasi atau perusahaan.
3. Wursanto
Sekretaris merupakan seorang pegawai yang bertugas untuk membatu pimpinan kantor dalam
menyelesaikan pekerjaannya.
Tugas Sekretaris
1. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu
instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan
yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:
a. Membuka surat masuk untuk pimpinan.
b. Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
c. Menerima dan melayani telepon serta menelpon.
d. Menata arsip/surat.
e. Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
f. Mengurus dan mengendalikan surat.
g. Menyiapkan pembuatan laporan.
h. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
2. Tugas-tugas khusus
Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan
bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan
penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini meliputi:
a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen.
b. Membuat surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
 c. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun
agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )
d. Menyusun acara pertemuan bisnis.
e. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
f. Mengurus masalah dengan bank.
3. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang
diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
c. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan
lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan
sebagai dana kesejahteraan.
Sekretaris Profesional
Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-
benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris
melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan keterampilan di luar tugas-tugas
kesekretarisan.
Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efisien dari perusahaan,
khususnya dalam organisasi dengan staf bergaji kecil atau anggota staf yang tidak tetap.
Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan, dan pengetahuan yang harus ditunjukkan
oleh sekretaris profesional dalam menjalankan tugasnya.
1. Knowledge (Pengetahuan)
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. General Knowledge (pengetahuan umum).
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas yang dapat mengangkat nama dari
perusahaan. Juga Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan
perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai
beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan
personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan. Memiliki pengatahuan tentang tata
naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran
b. Special knowledge ( pengetahuan khusus)
Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya pengetahuan khusus ini,
maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris
itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha
perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan
itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu
keapartemenan, dan sebagainya.
2. Skill and technic (Keterampilan)
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan.
b. Mampu mengetik surat dan berkorespondensi.
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing.
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran.
e. Teknik tata penyimpanan arsip.
f. Teknik berkomunikasi dengan telepon.
3. Personality (Kepribadian)
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian
bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita
punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
a. Memiliki kepribadian, penampilan diri yang menarik dan baik.
b. Loyalitas disiplin dan dedikasi yang tinggi
c. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia.
d. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, memiliki ingatan yang baik
e. keterbukaan, kesabaran, keramah tamahan serta tanggung.
f. Simpatik,harus bersikap mawas diri dan pandai bergaul pandai berbicara, sopan
g. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya tidak cepat menyerah.
4. Practice
kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu,
menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan.
Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional harus memiliki kemampuan dan
keterampilan seperti :
a. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang
sekretaris seperti computer, bahasa inggris,pengarsipan dokumen.
b. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi, oleh karena tugas sekretaris adalah
berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar
belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka
sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya
c. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin
fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Selain hal terebut diatas sekretaris yang Profesional secara teknik harus menguasai pekerjaan
dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi dalam:
 a. Pengambilan keputusan
b. Kepemimpinan
c. Kepuasan pelanggan
d. Kerjasama dan saling percaya
Dalam Fungsinya sebagai sekretaris yang professional, sekretaris dituntut mampu bekerja
mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas .Tugas
dan tanggung jawab seorang sekretaris profesional tidak hanya terbatas pada kelancaran kerja
administrasi perusahaan. Lebih dari itu, seorang sekretaris profesional harus mampu
mengkoordinasikan kegiatan kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang
berhubungan dengan komunikasi dan hubungan dengan relasi para eksekutif merupakan
kewajiban dari seorang sekretaris dan menuntut kemampuan yang memadai. Seorang
sekretaris yang profesional sangat berperan dalam pencapaian sasaran perusahaan, sesuai
dengan target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia harus juga mengembangkan diri dalam
kemampuan manajerial yang jauh lebih luas daripada keterampilan operasional.
 BAB III
KESIMPULAN
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang
rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung
pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan
seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak
dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan
berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan
peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan
yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif
memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris
menjadi semakin penting.
SARAN
Menjadi seorang sekretaris yang profesional tidaklah mudah, tetapi menjadi seorang
sekretaris yang profesional dizaman global ini, seorang sekretaris harus mampu bersikap
yang baik,ramah,bijaksana serta betanggungjawab dalam tugas dan tanggungjawab yang
diberikan.
 DAFTAR PUSTAKA

Barnes, Carolyn and Manning, Marilyn. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional, Batam
Centre: Bina rupa Aksara.
Daniels, Diane and Barron, Ann. 1995. Sekretaris Profesional Pengakuan dan Keberhasilan,
Jakarta: Erlangga.
Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan, Yogyakarta: Graha Ilmu
Hendarto, M.G. Hartiti dan Tulusharyono, F.X. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional,
Jakarta: Lembaga Manajemen PPM dan Penerbit PPM.
La Rose, 2003. Top Secretary membangun kepribadian dan keterampilan menjadi sekretaris
profesional, Jakarta : Erlangga.
Nuraeni, Nani. 2008. Panduan menjadi sekretaris profesional. Jakarta : Trans Media Pustaka
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
https://blog.ub.ac.id/putriarifatuz/aplikom/cara-menjadi-sekretaris-professional/