Universidad de Panamá

Extensión Universitaria de Soná

Resumen de Módulo 1

Concepto Básico de Computadoras

Y de Sistema de Información Gerencial

Profesora: Carmen Iris Tejada}

Estudiantes: Edwin Abrego

Vicente Hernández

Primer año Logística

II Semestre

2022

      Un sistema de información automatizado o basado en computadoras, es la

integración de hardware, software, personas, procedimientos y datos. Todos estos
elementos se conjugan, trabajando juntos, para proporcionar información básica
para la conducción de la empresa.

    Los sistemas de información computarizados, además de llevar un seguimiento

de las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al
flujo de información interno de la organización.

. Puesto que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la
organización, los analistas de sistemas tienen que estudiar primero el sistema
organizacional como un todo y así entonces, poder precisar cuáles son y cómo
funcionan los sistemas de información de la organización.

Componentes de un sistema de información

Personas: Un sistema de cómputo involucra una variada gama de personas
relacionadas con el mismo, puesto que su construcción, mantenimiento y uso
representan una labor con cierto grado de complejidad. Se pueden dividir en dos
grandes grupos: Los usuarios finales y los especialistas o profesionales.
 Los usuarios finales son aquellos que operan o interaccionan directamente
con el sistema a través de una estación de trabajo o incluso, quienes
reciben reportes e información generada por el sistema.
 Entre los profesionales se encuentran: Los analistas de los sistemas de
información, encargados de idear soluciones cuando se requiere un nuevo
sistema, actualizarlo, modificarlo o reconstruirlo; los programadores, que
crean los programas de cómputo que forman parte de los sistemas de
información; los administradores del sistema, encargados de mantener el
sistema en buenas condiciones; los capacitadores, que instruyen y
preparan a los usuarios para la utilización del sistema.

 Hardware: Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que

constituyen la plataforma física mediante la cual, el sistema de
informaciónpuede funcionar. Se incluyen aquí, por supuesto, los que
permiten las comunicaciones y los enlaces de red. Estos recursos son, por
ejemplo, computadoras, monitores, impresoras, disquetes o componentes
de almacenamiento de información externos, disco óptico, papel de
impresión, cableado de red, y otros.

 Software o programas: Son el componente lógico, es decir, los

programas, las rutinas e instrucciones que conforman el sistema de
información. Se les suele denominar aplicación de sistema de información.
Es así como los sistemas de información pueden tener aplicaciones
particulares, por ejemplo, para el área de ventas, de contabilidad, de
personal o de compras. La aplicación que conforma un sistema de
información completo contiene subconjuntos de programas que se
encargan de apoyar las distintas actividades propias de la organización.

Ventajas de la Utilización de los Sistemas de Información Computarizados

 Control más efectivo de las actividades de la organización
 Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.
 Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
 Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
  Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
 Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo
real.
 Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en
puntos distantes.
 Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.
 Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados,
con fines de evaluación y control.

Desventajas de los sistemas de Información Computarizados

 El tiempo que pueda tomar su implementación
 La resistencia al cambio de los usuarios.
 Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de
hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para
apoyar ciertas actividades de la organización.

Modelo General de Sistemas

     Es un diagrama gráfico acompañado de su descripción que representa a todas
las organizaciones de manera general, empleando un marco de referencias de
sistemas.

      Comprende el sistema físico y el sistema conceptual

El Sistema Físico
      Es un sistema abierto donde se transforman los insumos o entradas en
productos o salidas. Los insumos provienen del ambiente de la organización,
donde ocurre una transformación o proceso y los productos se devuelven al
mismo ambiente. Este sistema comprende la transformación de todos los recursos
mismo ambiente. Este sistema comprende la transformación de todos los recursos
físicos, que son materiales, maquinas, dinero y recursos humanos.

Flujo de Materiales
    Los materiales de entrada se reciben de los proveedores de materias primas,
piezas y componentes ensamblados.

Flujo de personal
     Las entradas del personal se originan del ambiente. Los aspirantes a
empleados llegan de la comunidad global, de los sindicatos laborales y los
competidores.

Flujo de Maquinarias
     Las máquinas se obtienen de proveedores y por lo regular permanecen en la
organización por largos períodos de tres a veinte años aproximadamente. Tarde o
temprano regresan al ambiente cuando ya han cumplido su vida útil y son
sustituidos por modelos nuevos.

Flujo de Dinero
     El dinero se obtiene de los dueños que proporcionan capital de inversión y de
los clientes que proporcionan ingresos por ventas.
El Sistema Conceptual
      Algunos sistemas abiertos pueden controlar sus propias operaciones; otros no.
El control se logra por medio de un ciclo que se incorpora al sistema.

Sistema de Control
     Un sistema de control está definido como un conjunto de componentes que
pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un
funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de
fallos y se obtengan los resultados buscados.

Sistema de ciclo abierto

       Es un sistema que no utiliza retroalimentación para efectuar los cambios
necesarios en el mismo.

Sistema de ciclo cerrado

     Estos cuentan con un ciclo de retroalimentación y un mecanismo de control, lo
que le permite controlar las salidas haciendo ajustes en sus entradas.

El procesador de Información
    Es el mecanismo productor de información, que se supone sea una
computadora, aunque no necesariamente sea así es el encargado de transformar
los datos en información.

Características de la Información

 Importancia (relativa al receptor): La importancia de la información para un

receptor, se referirá a en qué grado cambia la actitud o la conducta de los
individuos.
 Vigencia (en la dimensión espacio-tiempo): ¿Es actual o desfasada? En la
práctica la vigencia de una información es difícil de evaluar, ya que en
general acceder a una información no permite conocer de inmediato si
dicha información tiene o no vigencia. Esto tiene que ver con la
sincronización en el tiempo de los indicios que permiten revaluar las
expectativas con las expectativas en un momento dado.
 Validez (relativa al emisor): ¿El emisor es fiable o puede proporcionar
información no válida (falsa)? Esto tiene que ver si los indicios deben
sercosiderados en la revaluación de expectativas o deben ser ignorados por
no ser indicios fiables.
 Valor (activo intangible volátil): ¿Cómo de útil resulta para el destinatario?
 Procesamiento de Datos: Son las técnicas eléctricas, electrónicas o mecánicas
usadas para manipular datos para el empleo humano o de máquinas.
Dimensiones de la Información
Cuando los gerentes definen las salidas que el procesador de información debe
proporcionar, consideran cuatro dimensiones, que contribuyen al valor de la
información
1. Pertinente: Cuando atañe específicamente al problema que se enfrenta
2. Exacta. La información exacta suele ser costosa, por lo que los gerentes se ven
obligados a conformarse con aproximaciones. Deben ser exacta las informaciones
donde interviene el dinero, tal como nómina, facturación y cuentas por cobrar, pero
se admiten algunos errores en como los pronósticos económicos a largo plazo.
3. Oportuna La información debe estar disponible para resolver los problemas
antes de que se creen situaciones de crisis o se pierdan oportunidades: El gerente
debe poder obtener información que describa lo que está sucediendo en el
momento, además de lo que sucedió en el pasado
4. Completa. El gerente debe poder obtener información que presente una
imagen total de un problema o de una solución.
Usos de la Información
 Aumentar/mejorar el conocimiento del usuario, o dicho de otra manera
reducir la incertidumbre existente sobre un conjunto de alternativas
lógicamente posibles.
 Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el
desarrollo de soluciones y la elección.
 Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para
fines de control.
     En relación con el tercer punto, la información como vía para llegar al
conocimiento, debe ser elaborada para hacerla utilizable o disponible (este
proceso empírico se llama Documentación y tiene métodos y herramientas
propios), pero también es imposible que la información por sí sola dote al individuo
de más conocimiento, es él quien valora lo significativo de la información, la
organiza y la convierte en conocimiento.

Estándares
      Los estándares son aquellas normas usuales, los propósitos, los objetivos, a
alcanzar, las metas a alcanzar y aquellos índices que integran los planes, y todo
dato o cifra que pueda emplearse como medida para cumplirlas, son considerados
como estándares.
       Estas medidas son indispensables para el control, ya que indican la manera
en que deseas que se ejecute una actividad. En la práctica, son los objetivos
declarados y definidos de la organización y por esa razón los estándares deben
abarcar las funciones básicas y áreas clave de los resultados logrados.
      Para que el gerente ejerza el control sobre su área de responsabilidad, se
necesitan dos requisitos: Primero debe haber información que describa lo que el
área está logrando. Segundo debe haber estándares de desempeño que reflejen
lo que el área debe lograr.
      Un estándar es una medida del desempeño aceptable, que idealmente se
plantea en términos específicos
Ejemplos:
 Lograr un volumen anual de ventas superior a 100.000 Bs.
 Lograr una utilidad después del impuesto superior al 15%
 Mantener el récord de días sin accidentes

Administración por Excepción

Es un estilo que el gerente adopta al intervenir en las actividades sólo cuando se
salen del rango de desempeño aceptable. Por ejemplo, cuando un gerente decide
que la producción de zapatos debe mantenerse entre 1000 y 1500 pares
semanales, el gerente sólo intervendrá si se sale de ese intervalo.
    La Administración por Excepción se basa en dedicar recursos de la
organización para la detección oportuna de transacciones que se encuentran fuera
de los parámetros establecidos como permisibles para una operación específica.
Por ejemplo, detectar a tiempo un despacho de mercancía que no se encuentra
cumplido en un 100%, lo cual puede generar insatisfacción en el cliente. No
debería asignar recursos a revisar el estado de todos los despachos, debería tener
los mecanismos para poder identificar solamente aquellos que están fuera de los
parámetros permitidos.
       La Administración por Excepción exige tener los mecanismos necesarios para
poder identificar oportunamente estas situaciones y alertar a los funcionarios
adecuados sobre el hecho en particular. No debo asignar recursos para revisar e
inspeccionar todo, debe tener los elementos para poder, de manera automática,
identificar situaciones fuera de los estándares permitidos. Cada día cobra mayor
vigencia la necesidad de lograr una mayor productividad y eficiencia en las
operaciones empresariales.

Características:
 Exige tener los mecanismos necesarios para poder identificar
oportunamente estas situaciones y alertar a los funcionarios adecuados
sobre el hecho en particular.
 Trabaja en busca de una producción máxima en vez de una producción
restringida.
 Los directivos tienen más tiempo para poder realizar las actividades más
importantes de la empresa cediéndole las actividades más rutinarias a los
subordinados.
Ventajas:
1. No se pierde tiempo monitoreando actividades que se están haciendo
normalmente
2. Se puede atender los problemas más minuciosamente, ya que se toman menos
decisiones.
3. La atención se concentra en las oportunidades y en lo que no está funcionando.
4. Evita generar molestia a los clientes.
5. Permite a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de
información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente.
    6. Se ahorra tiempo de gestión al personal.
   7. Mejora el rendimiento a través del sistema adecuado.
   8. Ayuda a identificar a la persona responsable.
Desventajas
1. Algunos desempeños no son fáciles de cuantificar al momento de establecer
estándares
2. Es indispensable contar con un sistema de información que vigile la exactitud
del desempeño
3. Deben estudiarse continuamente los estándares para mantenerlos en el nivel
correcto.
 ¿Cómo se hace la administración por excepción?
      Para establecer una iniciativa de Administración por Excepción, es necesario
definir un modelo de procesos con sus correspondientes indicadores, los cuales
permitan identificar que transacciones ejecutadas a través del modelo de procesos
están por fuera de los rangos permisibles en los indicadores. Por ejemplo,
volviendo el tema de los despachos de mercancía, se puede establecer que por
política de la empresa no se puede hacer un despacho que no cumpla por lo
menos con un 80% del pedido en cantidades. Todo despacho que cumpla este
parámetro no es necesario verificarlo, pero todo despacho que esté por debajo de
este parámetro es necesario revisarlo.

Factores críticos para el éxito

     Los Factores Críticos de Éxito (FCE) Son aquellas capacidades, características
o aspectos que posee la empresa u organización, que se deben tomar en cuenta
antes y durante la realización de un proyecto, estas características o aspectos
deben tener un soporte sólido, administradas y controlables por la empresa, estas
son claves y constituyen un impacto de gran importancia en el éxito de una
organización en un mercado tan competitivo como en el de hoy en día. Para
determinar que es o no un FCE generalmente se basa de un juicio subjetivo,
debido a que no existe una fórmula o patrón para determinar los FCE con claridad.
       Es similar a la administración por excepción en cuanto a que concentra la
atención en una parte de las operaciones. Un factor crítico es una actividad de la
organización que influye mucho en su capacidad para alcanzar los objetivos. Se
diferencia de la administración por excepción en que los elementos de esta,
pueden variar de un periodo a otro y los factores críticos son más estables en el
tiempo.
Cómo identificar los Factores Críticos para el Éxito
 Los FCE son temporales y subjetivos.
 Están relacionados íntimamente con la supervivencia exitosa o
competitividad de la entidad que se refieren.
 Son específicos para cada negocio, organización, entidad o individuo.
 Un plan o un proceso se consideran estratégicos para una organización
cuando afectan a sus FCE.
 Son influenciados por el contexto o entorno económico, socio – político,
cultural, geográfico, y por el acceso y disponibilidad de recursos.
o Están directamente relacionados con el reconocimiento de las
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que la
organización posee.
o
Flujo de Decisiones
El procesador de información transforma los datos en información y el gerente
transforma la información en decisiones.