SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DPE-SIG-P-007

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EN CASO DE REVISIÓN: OBSERVACIONES Y SÍNTESIS DE LA REVISIÓN

REVISIÓN FECHA ALCANCE MODIFICACIONES

01 12/01/2018 Se actualiza cuadro de información a comunicar a partes interesadas. Se mejora descripción
de responsabilidad de HSE. Se define e identifica comunicación interna y externa. Se adiciona
comunicación con subcontratistas.
02 23/07/2018 Se adiciona requisitos de norma ISO 45001:2018 Participación y consulta. Se mejora
metodología de tratamiento de sugerencias y comunicaciones. Se mejora cuadro de
documentos a comunicar.
03 21/07/2020 Se actualiza las responsabilidades y adiciona comunicación de accidentes e incidentes en
matriz de comunicación.

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1. OBJETIVO

Establecer el proceso de Comunicación Interna y externa de DOMINION entre los diversos

niveles y funciones de la empresa, así como el modo en el que se reciben, documentan y
responden las comunicaciones relevantes de la empresa en relación a los peligros de Seguridad
y Salud en el trabajo, Aspectos e Impactos Ambientales, y temas relacionados a calidad.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica las comunicaciones internas y externas relacionado con el Sistema
Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad, de
DOMINION en Perú.

3. RESPONSABLES
 Alta Dirección: Es responsable de asegurar el cumplimiento del presente procedimiento.
 Gerente Corporativo de SST: Es responsable de la comunicación interna y externamente
de la información corporativa relativa a la Seguridad y salud en el trabajo de DOMINION y
asegurar la participación y consulta de los trabajadores.
 Gerentes/Jefes/Responsables de áreas: Son responsables de implementar la participación
y consulta de los trabajadores y de tomar acciones ante las comunicaciones del personal en
temas referidos a prevención de riesgos de laborales.
 Responsables SSOMAC: Son responsables de comunicar en sus proyectos la información
relativa al Sistema de Gestión de Dominion y apoyar en la participación y consulta de los
trabajadores.
 Comité SST: Son responsables de aprobar los mecanismos de participación y consulta de
los trabajadores en el SGSST y apoyar en la ejecución de los mismos.
 Trabajadores: Son responsables de participar y consultar los temas referidos al SGSST.
 SIG: Es responsable de verificar cumplimiento del presente procedimiento.

4. DEFINICIONES

a. Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes

canales.
b. Organización: persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con
responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.

c. Parte interesada: persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse
como afectada por decisión o actividad.

d. Trabajador: persona que realiza trabajo o actividades relacionadas con el trabajo que están
bajo el control de la organización.

e. Participación: Acción y efecto de involucrar en la toma de decisiones.

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Nota: La participación incluye el comprometer a los comités de seguridad y salud y a los

representantes de los trabajadores, cuando existan.

f. Consulta: Búsqueda de opiniones antes de tomar una decisión.

Nota: La consulta incluye el comprometer a los comités de seguridad y salud y a los
representantes de los trabajadores, cuando existan.

g. Comunicación Interna: Es la comunicación realizada entre los miembros internos de la

organización.

h. Comunicación Externa: Es la comunicación realizada entre la organización y las partes

interesadas externas.

i. SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. REFERENCIAS
 Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad.
 ISO 9000: 2015 Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabularios.
 Norma ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo”.
 Norma ISO 14001:2015 “Sistema de Gestión Ambiental”.
 Ley 29783 Ley Salud y Seguridad en el Trabajo y Modificatoria Ley 30222.DS 005-2012-
TR Reglamento Ley 29783 Ley Salud y Seguridad en el Trabajo y sus modificatorias D.S
Nº 006-2014-TR y D.S Nº 016-2016-TR.

6. DESPLIEGUE

6.1. PROPÓSITOS
La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de DOMINIONPERU garantiza
que todos los mandos y colaboradores conozcan, comprendan y cumplan:
- La Política y Objetivos de Calidad, Seguridad, Salud en el trabajo y Medio Ambiente.
- Los requisitos legales y otros requisitos del Sistema Integrado de Gestión.
- La importancia de no desviarse de lo establecido para lograr la lograr la eficacia del
Sistema Integrado de Gestión
- Los riesgos asociados a sus actividades.
- Los aspectos ambientales significativos de DOMINIONPERU.
- Otros requisitos del SIG.
El fin de todo ello es asegurar la mejora continua del Sistema integrado de gestión.

6.2. CANALES DE COMUNICACIÓN

La comunicación en DOMINIONPERU se realiza a través diversos canales según las
facilidades presentadas en cada oportunidad:
a. Comunicación verbal directa con el personal.
b. Vía telefónica,
c. Correos electrónicos corporativos del personal.
d. Memorandus.
e. Publicaciones, boletines, afiches
f. Periódicos murales.
g. Formato de Sugerencia y Comunicación interna
h. Reuniones de Comité

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6.3. COMUNICACIÓN INTERNA

6.3.1. Consulta de los trabajadores

Antes de tomar decisiones en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

trabajo se realiza la consulta de la opinión del trabajador no directivo o sus
representantes del CSST en los siguientes temas:
a. La determinación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
b. El establecimiento de la Política de SST.
c. La asignación de roles, responsabilidades y autoridades de la organización, según
sea aplicable.
d. La determinación de cumplir los requisitos legales y otros requisitos.
e. el establecimiento de los objetivos de la SST y la planificación para lograrlos.
f. La determinación de los controles aplicables para la contratación externa, compras
y los contratistas.
g. La determinación de que necesita seguimiento, medición y evaluación.
h. la planificación, el establecimiento, la implementación y el mantenimiento de
programas de auditorías.
i. El aseguramiento de la mejora continua.

6.3.2. Participación de los trabajadores

Los trabajadores no directivos y/o sus representantes del CSST son involucrados en la
toma de decisiones en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en los siguientes
temas:
a. La determinación de los mecanismos para la consulta y la participación.
b. La identificación de los peligros y la evaluación de los riesgos y oportunidades.
c. La determinación de acciones para eliminar los peligros y reducir los riesgos para la
SST.
d. La determinación de los requisitos de competencia, las necesidades de formación,
la formación y la evaluación de la formación.
e. La determinación de que información se necesita comunicar y cómo hacerlo.
f. La determinación de medidas de control y su implementación y uso eficaces.
g. La investigación de los incidentes y no conformidades y la determinación de las
acciones correctivas.

NOTA: La consulta y participación del trabajador será registrada en el formato DPE-SIG-F-

019 “Acta de Reunión”, DPE-GS-F-015 “Registro de Inducción, Capacitación, Entrenamiento
y Simulacros de Emergencia o mediante firma en casilla de aprobación de los documentos
respectivos.

6.3.3. Comunicación de la empresa al trabajador

a. Las comunicaciones relevantes del SIG se realizan a través de reuniones convocadas por
la Alta Dirección o Gerentes/Jefes de área. Estas se registran en el DPE-GS-F-015
“Registro de Inducción, Capacitación, Entrenamiento y Simulacros de Emergencia.
b. Otra forma es a través de comunicados en el mural colocado de manera visible al personal
y/o por correo electrónico o por vía telefónica.

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c. La empresa comunica al personal las recomendaciones por los riesgos asociados a sus
labores en DPE-SO-D-001, DPE-SO-D-002 DPE-SO-D-003 Recomendaciones de SST
al momento de su contratación o el primer día de sus labores.
d. En caso de las investigaciones, la empresa comunica los resultados de los informes
cuando entrañen situaciones de grave riesgo efectivo o potencial.

En el cuadro 1: Matriz de Comunicación se describe la información a Comunicar.

CUADRO 1: MATRIZ DE COMUNICACIÒN

INFORMACIÓN A PERSONAL MEDIOS DE
FRECUENCIA RESPONSABLE
COMUNICAR CONVOCADO COMUNICACIÓN
Corporativo/
Al ingreso de nuevo
Responsable Personal nuevo Inducción General
personal
SSOMAC
Corporativo/ Correo electrónico
Cada vez que se haga Todo el
Responsable corporativo/
cambios al documento personal
SST Reuniones SSOMAC
DPE-SIG-PO-001 Nuevo
Política del Al ingreso de nuevo Corporativo/ Inducción
personal
Sistema de subcontratista o Responsable Subcontratistas/
Subcontratistas
Gestión SSOMAC personal tercero SST Correo electrónico
o tercero
Comercial/
Homologaciones, inicio Correo corporativo de
Jefe del Cliente
de negocio documentos Dominion.
proyecto
Responsables Página web
Al inicio de negocio Proveedores
de compras corporativo
Corporativo/
Ingreso de nuevo
Responsable Personal nuevo Inducción General
DPE-SIG-D-001 personal
SSOMAC
Plan de Objetivos
SG SSOMAC Cada vez que se Corporativo/ Todo el Correo electrónico
gerenere o actualice el Responsable personal de corporativo/
documento SSOMAC DOMINION. Reuniones SSOMAC
Corporativo/
Al ingreso de nuevo
Responsable Personal nuevo Inducción General
DPE-GS-R-001 personal
SSOMAC
Reglamento
Interno de SST Todo el Correo electrónico
Cada vez que se
Corporativo SST personal de corporativo/
actualice el documento
DOMINION. Reuniones SSOMAC
DPE-SO-D-001,
DPE-SO-D-002,
Contratación de nuevo Recursos Anexo al contrato de
DPE-SO-D-003 Personal nuevo
personal humanos SECO trabajo.
Recomendaciones
de SST
DPE-RH-R-001
Al ingreso de nuevo Recursos Anexo al contrato de
Funciones y Perfil Personal nuevo
personal humanos SECO trabajo.
del Puesto

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Ingreso de nuevo SSOMAC del

DPE-GS-F-023/ Personal nuevo Inducción Especifica
personal proyecto
DPE-GS-F-001
Matriz IPERC de
SST Cada vez que se A todo el
SSOMAC del
genere o actualice el personal de Reunión con el
proyecto
documento DOMINION. personal.
Ley de Seguridad
y Salud en el
Correo electrónico
trabajo Corporativo/
Cada vez que se Responsables corporativo o
DPE-SIG-F-012 Responsable
actualice el documento de procesos Reunión con el
Listado de SSOMAC
personal.
Requisitos legales
aplicables
DPE-GS-R-001 Nuevo
Al ingreso de nuevo Corporativo/
Directrices de personal Inducción de
subcontratista o Responsable
SST, MA y Subcontratistas Subcontratista
personal tercero SSOMAC
Calidad de EECC. o tercero

SIG/ Nuevo
Al ingreso de nuevo
Responsable responsable de Inducción Especifica
responsable de proceso
Procedimientos SSOMAC proceso
del Sistema
integrado de Correo electrónico
Gestión Cada vez que se
Responsables corporativo o
actualice los SIG
de procesos. Reunión con el
procedimientos
personal.

Inmediatamente de
Responsable Llamada telefónica/
ocurrido el hecho
SSOMAC del Cliente correo electrónico
Reporte preliminar
proyecto corporativo
después de 24 horas
Accidente/
incidente Reporte Flash DPE-GS-F-037 y DPE-
(Dentro 3 h. del hecho) Responsable GS-F-011 en Correo
Corporativo
Investigación SSOMAC del electrónico y/o
SST
(Dentro 3 días del proyecto Reunión con el
hecho) personal.
Página web del
Notificacion de Antes de las 24 horas
Gerente Ministerio de Sistema de Accidente
Accidente mortal o de ocurrido el accidente
Corporativo SST trabajo de trabajo( SAT) de
Incidente peligroso fatal
SUNAT

6.3.4. Comunicación del trabajador a la empresa

a. Los trabajadores de DOMINIONPERU realizan comunicaciones o sugerencias en

materia de prevención de riesgos /medio ambiente/calidad mediante el formato DPE-
SIG-F-018 “Sugerencia o Comunicación Interna”. El formato podrá solicitarlo al área
de SSOMAC, SIG, Comité SST o responsables de obra. También puede comunicar o

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sugerir de manera directa, telefónicamente o vía correo electrónico, el receptor deberá

pasar la información al formato DPE-SIG-F-018 “Sugerencia o Comunicación Interna”.

b. Una vez registrada la comunicación o sugerencia debe ser entregada al corporativo

SST, SIG o comité SST para su revisión y resolución. Si es necesario la información
se revisará con los responsables de las áreas implicadas.

c. El corporativa SST o SIG emitirá una respuesta en el mismo formato DPE-SIG-F-018

Sugerencia o Comunicación Interna. La respuesta se dará en un plazo máximo de 30
días de entregado lo comunicado. Esta respuesta es bien para el colaborador que
emitió la comunicación o para ser difundida públicamente.

d. El área SIG archiva los registros de DPE-SIG-F-018 Sugerencia o Comunicación

Interna y sus respuestas.

6.3.5. Reuniones de Comités

h. En las Reuniones de comité se SST, comité paritario, se tratan temas referidos a la

gestión de riesgos laborales de DOMINION. La reunión es registrada en el Libro de
actas.
i. En las reuniones del SIG, se tratan temas relacionados a la evaluación de la eficacia
de la implementación y mantenimiento de Sistema de gestión de Calidad, Seguridad,
Salud y Medio Ambiente, las cuales serán registrada en DPE-SIG-F-019 “Acta de
Reunión”.

6.4. COMUNICACIÓN EXTERNA

6.4.1. Comunicación de la empresa al Cliente, proveedores y SubContratistas

a. DOMINIONPERU se comunica con sus clientes, proveedores y subcontratistas a

través de vía telefónica, correo electrónico, cartas corporativas u otros.
b. Para la atención de quejas o reclamos del cliente se tiene el procedimiento DPE-
GQ-P-001.También se mantienen canales de comunicación fluidos a través de
reuniones directas concertadas según sus necesidades, tanto en las instalaciones
del cliente como en las de DOMINION.

- Cuando se realizarán reuniones con clientes y subcontratistas, a través de las

cuales se comunican asuntos referidos a peligros y riesgos, aspectos e impactos
ambientales de las empresas de los clientes o subcontratistas son registradas en
DPE-SIG-F-019 “Acta de Reunión” DPE-GS-F-015 “Registro de Inducción,
Capacitación, Entrenamiento y Simulacros de Emergencia u otro documento,
asignándose acciones y responsables para su solución. Los responsables de
asistir a estas reuniones es la jefatura SSOMA del proyecto.

6.4.2. Comunicaciones con instituciones externas

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a. Las comunicaciones referentes a SST y MA de las instituciones fiscalizadoras a

DOMINION serán resueltas por la gerencia corporativa de SST y representante legal.
Los documentos serán archivados por el corporativo de SST.
b. Las comunicaciones referentes a la certificación de los Sistemas integrados de Gestión
son archivadas por la coordinadora SIG.

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

- DPE-GS-F-015 “Registro de Inducción, Capacitación, Entrenamiento y Simulacros de

Emergencia
- DPE-SIG-F-018 “Sugerencia o Comunicación Interna”.
- DPE-SIG-F-019 “Acta de Reunión”.

8. ANEXOS
- Formato DPE-SIG-F-018 “Sugerencia o Comunicación Interna

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