US TABUCION Val spAelo SN LAS ABSAS D4 TRANS AIO Aportar los mejores elementos de juicio para distribuir correctamente las areas de trabajo en una organizacién. Entender que la productividad de una organizacién reside en gran medida en la interaccién de sus instalaciones y sus aspectos organizacionales. Hacer recomendaciones congruentes para aprovechar racionalmente el espacio que se destina a las instalaciones de trabajo. Explicar el uso de las técnicas auxiliares y gulas fundamentales para planear e implantar un estudio de distribucién del espacio. Describir los componentes del ambiente fisico de una organizacién. Presentar los conceptos necesarios para construir edificios inteligentes desde una perspectiva organizacional.124 carro 4 ? ea eae gavin la practica administrativa, la distribuci6n del espacio para areas de trabajo de \se= cualquier organizaci6n es un aspecto relevante del estudio de las condiciones en ees que éste se realiza. La estrecha relacién que existe entre la productividad y las condiciones fisicas del medio donde el personal realiza sus tareas permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no bastan estructuras de organizacién arméni- cas ni sistemas y procedimientos de trabajo idéneos: también es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo con el fin de convertirlo en un factor de productividad. Por lo mismo, no se propone agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un. estudio de esta naturaleza, sino destacar los que han de considerarse al buscar un uso adecuado del espacio en las oficinas y, por tanto, mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las areas laborales y de atenci6n a usuarios o clientes. Es necesario aclarar que las condiciones fisicas de algunas instalaciones que se ocu- pan como oficinas 0 areas de trabajo, aunque se construyeron con otro propésito, no podrdn observar todos los criterios que se plantean aqui; sin embargo, tienen la posibi- lidad de aplicar en la medida de sus necesidades las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento y conservacin de los bienes muebles ¢ inmuebles de que disponen, La expresi6n distribucién del espacio se refiere a la disposicién fisica tanto de los puestos de trabajo como de sus componentes materiales y a la ubicacién de las instalaciones para atender y servir al personal y a los clientes. * Incrementar la eficiencia de las unidades que conforman una organizacién. * Proporcionar a directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para que desarrollen éptimamente sus funciones y, al mismo tiempo, permitir que los clien- tes de la organizacién obtengan los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad. * Arreglar el espacio de modo que facilite la circulacién de las personas; la realiza~ cién, supervision y flujo racional del trabajo, asi como el uso de sus elementos materiales para reducir el tiempo y costo necesarios para Hlevarlo a cabo. GENERALES PARA REALIZAR @ 2 2)Na)euinlee (e]N ge) amped~ ~ DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE’ 125 a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. ») Reformas en la estructura de la organizacion. ©) Modificacién de los sistemas y procedimientos de trabajo. d) Implantaci6n de una dindmica de trabajo basada en procesos. 2) Como respuesta a las propuestas del personal. fi Incremento del volumen de trabajo. @ Aumento o disminucién de personal. 1) Reubicacién o remodelacién de las instalaciones de trabajo. i) Renovacién de mobiliario y equipo. J) Atenci6n de las necesidades de servicios al cliente. 1) Aprovechamiento éptimo de recursos. D. Reformas al marco legal ambiental. m) Cumplimiento de acuerdos de operacién. n) Observancia de normas de calidad ambiental. 9) Cambios en disposiciones oficiales en materia econémica. Aspectos organizacionales a En funcién de la estructura organizacional, la distribuci6n del espacio debe tener en cuenta los factores siguientes: * Las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. * Los sistemas de informacién y procesos de comunicacién establecidos. Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. Permitir una adecuada supervision del trabajo y comodidad en su realizacién. Posibles cambios en la estructura orgénica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal que facilite la introduccién de modificaciones. * Ubicacion de las areas de atencién a clientes en los lugares més accesibles. Cuando el estudio sobre la distribucién del espacio se origina por cambio de domicilio, apertura de nuevas instalaciones 0 remodelacién de las actuales, conviene tener en cuenta los aspectos siguiente * Considerar que los programas de asignacién de espacio deberdn relacionarse con la planéacién urbana y ecolégica y con las actividades que se desarrollaran en el Ambito donde se desea ubicar la oficina.126 captruLo 4 * Prever zonas de estacionamiento para los vehiculos del personal de la organiza- cion y de sus clientes. © Respetar las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. * Considerar la posibilidad de crecimiento. La disposici6n efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de una orga- nizacion se efectiian por medio de: * Unidades de mejoramiento administrativo. + Areas de apoyo responsables del mantenimiento. * Consultores externos. ‘ * Equipo de trabajo integrado con ese propésito. eae Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la disposicién del espacio requiere criterios rectores como los siguientes: Integracién total Distribucién que integra y coordina a personas, equipos, mquinas y materiales para que funcionen como una unidad total. ide Distribucién de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas transitan para realizar una acti- vidad, contactar con otras personas 0 utilizar servicios 0 equipos. Circulacién Distribucién de las areas y unidades en el mismo orden 0 secuencia que en el proceso de trabajo. rcibilidac Distribucién que permite llevar a cabo ajustes y readaptaciones con un costo y una molestia minimos.DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 127 La experiencia y el estudio en materia de distribucién por parte de especialistas han permitido el desarrollo de una serie de guias para obtener una distribucion eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. Sobresalen las siguientes: * Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores 0 sin ellas, una buena iluminacién, ventilacién, comunicacién y adaptabilidad al cambio. * Evitar superficies donde trabaje un ntimero excesivo de personas, pues ello se tra- duce en fuente de desorden, ruido y distraccién que atentan contra el bienestar y la eficiencia. * Cuando se necesita aistar algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local comin, suelen utilizarse separaciones méviles e intercambia- bles (médulos), que ocupan una superficie minima y permiten tratar facilmente los problemas de asignacién de espacio (figuras 4.1, 4.2, 4.3 y 4.4). MEDIDAS DE ACUERDO A DISENO. RA 4.4, Distihucidn modular sitDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 129 > El trabajo tiene que fluir siempre hacia delante, formando en lo posible una linea recta, por lo que han de evitarse las idas y vueltas, los cruces y el movimiento inne- cesario de papeles. Asimismo, debe darse preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juegos de documentos, alrededor de los cuales giran las operaciones de un procedimiento o las fases de un proceso.130 capitulo 4 «© Lacolocacién del escritorio con o sin maquina de escribir 0 calculadora, asi como Ia illa o sillén para un puesto de trabajo, debe hacerse tomando en cuenta el movimiento de la persona, aun si ésta permanece de pie (figura 4.5). 0.80 m 1.904 1.50m DE PIE CON MESA DE TRABAJO 0.60 m Sméquina (0,60 m Simsquina 0.70 m Simaquina 0.70 m Siméquina 1.00 m) (0.80 a 0.85 m (0.60 2 0.65 m TRABAJO DE PIE (PARA CONSULTA, RECEPCION Y/O LLENADO DE DOCUMENTOS) 1.00.2 1.20 m FIGURA 4.5. Movimiento en rea de trabajoDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 131 * Las unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre si deben colo- carse préximas o adyacentes. * Los escritorios deben tener un estilo uniforme y dimensiones acordes con las necesidades del trabajo. Esto da flexibilidad a los cambios, mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal (figuras 4.6, 4.7 y 4.8). MESA SIMPLE DE TRABAJO poe + Ts 0.60 2 0.75 m J. MESA DE TRABAJO CON UN CUERPO DE CAJONERIA poet = 0.60 .80.75 m baa MESA DE TRABAJO CON DOS CUERPOS DE CAJONERIA pm ~T 0.75.20.90m FIGURA 4.6, Mesas de trabejo tipo para una organizacion132 carro 4 MANDO MEDIO ae SECRETARIAL i tone pam—ap FIGURA 4.7. Mesa secretarial y para mando meio~DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 133 ESCRITORIO DOS PEDESTALES UNO CON TRES GAVETAS PAPELERAS Y OTRO CON GAVETA PAPELERA Y GAVETA ARCHIVO, MEDIDAS: Rango 2.00 x 0.90 1.80 x 0.90 1.65 x0.75 1.50x0.75 ESCRITORIO UN PEDESTAL (CON GAVETA PAPELERA Y GAVETA ARCHIVO MEDIDAS Rango 2,00 x 0.90 1.80 x 0.90 1,50 x 0.75 1,90 x 0.60 1,20 x 0.75 1.65 x0.75 MEDIAS: Lateral sin gaveta 0.80 x 0.45 Lateral 2 gavetas papeleras 1.10x 0.45 Lateral 2 gavetas papeleras 1.50 x 0.45 ‘©con puertas MEDIDAS Credenza 2 puertas 1.00 x 0.45 Credenza 3 puertas 1.50 x 0.45 Credenza 4 puertas 1.80 x 0.45 Credenza 4 puertas 2.00 x 0.45 Credenza 5 puertas 9.40 x 0.45 FIGURA 4.8. Escritorios de trabajo134 cairo 4 il * La ubicacién de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hom- bro izquierdo de cada persona, con el fin de evitar las perjudiciales fuentes fron- tales de luz. * Los archiveros y otros gabinetes que se encuentren en la zona de trabajo deben tener una altura uniforme para mejorar la apariencia general. Asimismo, hay que considerar las necesidades para usarlos adecuadamente (figura 4.9). ARCHIVERO FIJO- t LIBRERO ‘Tomando en cuenta la apertura de las gavetas, los archiveros deben disponer de un érea minima de 1.90m para que pueda maniobrar la persona que trabeja en ellos. FIGURA 4.9. Gabinetes de oficinaDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 135 * Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas maximas de trabajo para afrontar el incremento en el volumen de las operaciones, teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. * Las unidades centrales de servicio como el archivo, pool secretarial y fotocopiado, entre otras, deben ubicarse cerca de las unidades que requieran sus servicios (figura 4.10). C\ g FIGURA 4.10, Distribucién para unidades de servicio136 cariruLo 4 © Deben colocarse en areas a prueba de sonidos las unidades que utilizan maquinas y equipo ruidosos (figura 4.11). DOS MECANOGRAFAS INMEDIATAS 4——__—— 420 ——_t Koro 1.150.504 1.45 tent i 0 FI 1.80 A=736 7 DOS MECANOGRAFAS FRENTE A FRENTE -}——— 4.90 1.40 —¥ 0.70-0.10-# 0.70-¥ 1.45 MECANOGRAFA. MECANOGRAFA CON UN ARMARIO: 4— 235 —_/ 935 —— 119 paso 070-4 145 potent 1 of "Pao fl “4 Circulacién: A= 3.99 A=4ae ‘Aldeterminar el érea minima necesaria para los puestos més usuales en cualquier oficina se debe tomar en cuenta: “Espacio ocupado por los muebies indispensables para el desarrollo de las actividades. = Accesos al puesto de trabajo, evitando molestar al vecino, eas minimas a prueba de sonido FIGURA 4.11. Puestos de trabajo en aDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 137 Las unidades que tienen mucho contacto con clientes deben ubicarse cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepcidn, para que sean accesibles y no distrai- gan a otras unidades (figura 4.12). Al personal cuyo trabajo requiere maxima concentracién se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas (figura 4.13). Para efectuar modificaciones deben usarse preferentemente paneles o divisiones como paredes, por su facilidad de instalacién, movilidad y bajos costos. Las parcia- les con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilaci6n (figuras 4.14 y 4.15). Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y oficinas, con el fin de evitar tropiezos con cordones que cuelguen del techo 0 insertos en las paredes. AREAS DE ACCESO: ENTRE DOS MESAS DE TRABAJO PARA TRANSITAR UNA © DOS PERSONAS a et 140m DE ESCRITORIO AL FRENTE DE UNO CUANDO SOLO HAY UNA HILERA FIGURA 4.12, Areas de acceso y transito138 capitulo 4 ~— 2102.30 ——y 1.300150 —4- 080-1 : aa Z4-cretscén —! |°2° | A= 3.360368 Un funcionario Dos funcionarios frente a frente -— 1.90 ——y 1.10 —¥-0.80-4 @q |: @ it os funcionarios irculacién —p> A= 6.08.27.92 Funcionario con un archivador << Girculacisn —> A= 4.2024.60 FIGURA 4.13. Espacios para tral ue requiere concentracién K 3.40 — 1.00 —Foso— 0.80 080-4 q _ I. a 230 Cireulaci6n 020 tl Recepcionista A= 7468782 a 2.90 ———y ¥0.40—0.80—4 0.70 -— 1.00 —/ 1 1.50 D \* HA ccs A667 +—— 2.50 ——f Foaok 0.60-+ 0.70 -F 0.704 | wa A=552 Secretaria con mesa en “L" ‘y mueble clasificadorDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 139 FIGURA 4.15, Miodulo para aprovecahamiento y optimizecién de espacios‘140 carituto 4 - 3 - - | # Los archiveros y el equipo utilizado frecuentemente deben ponerse cerca del per- sonal que los usa. * El mobiliario que puede ensamblarse de acuerdo con la funcién y el espacio asig- nados debe colocarse segtin las necesidades del servicio (figuras 4.16, 4.17 y 4.18). l yy, Q y, \\ ; : FIGURA 4.16. Mobiliario para trabajo en equipoDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 141 MEDIDAS VARIABLES FIGURA 4.18. Mobliario para equipos de soporte142 carituLo 4 « Es necesario proporcionar al personal y a los visitantes servicios adecuados de a) sanitarios; J) espacios para los periodos de descanso o espera, donde se pueda hablar de manera informal o tomar un refrigerio, y ¢) suficientes tomas de agua. * Debe disponerse de un lugar destinado a bodega 0 almacén de utensilios para el aseo, papeleria y suministros, o para mobiliario y equipos. + Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos para permitir el libre trénsito y evitar molestias o interferencias en las labores (figuras 4.19 y 4.20). * La organizacién debe transmitir una imagen de orden y confianza. CORREDOR PRINCIPAL TRANSITO EN UNO Y OTRO SENTIDO ‘CON ESPACIO PARA DOS PERSONAS Y Y 7 245A 250m PASILLOS Y A TRAVES DE DEPARTAMENTOS PRINCIPALES Y PARA MAS DE DOS PERSONAS EN DOBLE DIRECCION LE 130m Z SECUNDARIOS Gy | Zz boouiwan URA 4.49, stouiin del espacio para deas de _FIGURA 4.20, Distbucn el espacio para trnsto circuEI despacho privado Las oficinas deben mantener aislados algunos despachos por razones del nivel jerar- quico, trabajo confidencial, necesidad de concentracién o todo ello simultaneamente. Al eyaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o un grupo de empleados, es necesario tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: * Estar protegidos de distracciones visuales, como el transito normal de la oficina. * Prevenir distracciones causadas por el sonido, como las conversaciones de la oficina. * Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales personalmente 0 por teléfono. * Disponer de mobiliario que ofrezca una imagen seria ¢ institucional (figuras 4.21, 4.22 y 4.93), ‘ * Contar con una atmésfera tranquila, propicia para el estudio y la reflexién que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. FIGURA 4.21, Mobiliario usado en areas de alta direcciénDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 145 © despachus geranies’y priven El 4rea o superficie de la organizacién tiene que analizarse previamente a la distribucién o redistribuci6n del espacio, ademés de hacerse algunas consideraciones acerca de los ht gares que ocuparan los despachos generales y los privados; en estos casos es aconsejable: * Asignar el mayor espacio abierto para el despacho general, usando hileras de archiveros 0 panéles con el fin de dividir secciones de personal o unidades admi- nistrativas que desarrollen funciones comunes (figura 4.24). Entre unidades Es recomendable utlzar dhvslones mévles yo archiveros, dvidiendo las unidades, el espacio para el ‘acceso esti en relacion con la comunicackén; cuando ésta sea minima se debe utter un acceso a 1.00, | 1.20 m de ancho, y cuando sea maximo serdn necesarios pasos de 1.20 1.50Mm, procurando ne tizar puertas batientes que utilzan un espacio mayor. MUCHA COMUNICACION eum? MINIMA COMUNICACION 1.008 1.20 MEDIDAS VARIABLES ‘Archivero 2 govetas ‘Archiver 3 gvetas ‘Archiver & gavetas COMODA LIBRERO CON PUERTAS DE CRISTAL © PUERTAS DEL MISMO MATERIAL 5 - f VA FAP oes ees FIGURA 4.24, Mobiiario para AVA tere delinitarespacios146 cariTuL0 4 + Proporcionar por lo menos una extensién lateral con ventanas a cada oficina general y, si es necesario, ubicar los despachos privados en Ia pared interior para dejar la posicién exterior al érea de la oficina general. * Agrupar los despachos privades y da neados. a todos el mismo fondo pata que estén ali- © Localizar el lugar donde el supervisor pueda ver al personal y verificar que la dis- tancia entre éste y su oficina sea minima; cuando tenga que atender visitas con fre- cuencia, su escritorio deberd colocarse cerca de la entrada del area a su cargo para que el ingreso de los visitantes cause el minimo de distraccién. Disposicién de mobi io y equipo Una vez definida la distribucién del espacio, debe planearse la disposicién del mobilia- rio y equipo tomando en cuenta lo siguiente: « Los escritorios deben estar orientados, en la medida de lo posible, con el frente en la misma direccién; a menos que una actividad especifica lo requiera, hay que evitar que estén uno frente a otro. « Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar asf disturbios y distracciones del personal. Si el espacio es insuficiente, colbquense como méximo cuatro escritorios por hilera. * No deben ordenarse los escritorios con el frente hacia las ventanas, para. evitar el res- plandor de la luz exterior, ni frente a una pared sélida o transhicida (figura 4.25). « Es conveniente colocar lejos de las areas de trabajo el mobiliario y equipo utiliza- do por el personal cuyas fanciones hacen indispensable una fuerte interaccién 0 labor de equipo. * Dispéngase los depésitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distraccién (figura 4.26). Puertas « Debe procurarse que abran hacia dentro de las habitaciones y no hacia los luga- res de paso; hacia el centro del local y no hacia las paredes. + Las puertas de comunicaci6n entre dos recintos deben situarse, de preferencia, en Ia pared opuesta a las ventanas, Modelos Se llama asi a las reproducciones o patrones hechos a escala de equipos, maquinaria © mobiliario. Se les conoce también como plantillas 0 moldes. El uso de modelos constituye el procedimiento mas sencillo para conocer la distribut actual y desarrollar una nueva, En su preparacién deben considerarse estos elementos: inJUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO. 147 SI HAY MAS DE UN ESCRITORIO EN UNA HILERA Y EL ACCESO A UN PASILLO ES SOLO POR UNO DE ELLOS rere) t r ' 1 fl 1 1 1 1 1 cS t [041,20 m in 40 om 1.20m EL ANCHO MINIMO DE ESTE ACCESO DEBERA SER DE 1.20m Y 1.60m. DE ACUERDO CON LA COLOCACION DE LOS ESCRITORIOS Acceso imp o---vow o---waw FIGURA 4.25. Disposicidn y orientacion de! mobiliario148 capiruLo 4 \ MESA MOVIL PARA MAQUINA Medidas 0.70 x 0.45 _— MESA PARA TELEFONO r t Medidas. 0.60 x 0.40 CESTO PAPELERO PERCHERO TUBULAR CROMADO, CHAROLA PAPELERA 2 NIVELES HGRA 4.26, Recursos de apoyo para el persona Escala. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se coloca- ran (la escala 1:50, es decir, 2 cm = 1 m, es la mas adecuada). Respecto al tamafio de los modelos, la Organizaci6n Internacional del Trabajo recomienda: “...al hacer plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exac- tas con arreglo a la escala empleada o, en todo caso, ligeramente superiores. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo escasas, pues con ello se crea una idea falsaDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO 149 de espacio disponible para salidas y pasadizos.” Los modelos deben tener las dimensio- nes de los muebles en su posicién de maximo volumen, ¢s decir, con cajones y puertas abiertos. Material. Los modelos pueden hacerse de cart6n, papel, plastico o madera. Colores. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles, maquinas y equipos nuevos o viejos, asi como para distinguir las unidades administrativas, En un plano definitivo se utilizan las lamadas pantallas sobre los dibu- jos de los distintos elementos materiales. Son muy titiles para las dreas de circulacién, Nombres. Gon fines de identificacién, cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y, en algunos casos, para precisar qué es. Modelos magnéticos. También pueden emplearse modelos magnéticos, que se usan sobre una pieza de triplay cubierta de acero que sirve como base. Los modelos magné- ticos se adhieren fuertemente a la base de acero-triplay; sin embargo, es posible mover- los para mostrar diferentes arreglos. La base podria adherirse a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del area de trabajo, mobiliario, equipo, etc., con el fin de examinar la distribuci6n existente y pro- poner otra mejor. Son dimensionalmente exactas y muestran en conjunto el arreglo de las unidades fisicas en su area respectiva, Las maquetas poseen ventajas sobre los mode- los bidimensionales porque ofrecen facilidades para comprender mejor la distribucién a través de una presentacién tridimensional y reflejan a escala la altura, longitnd y ancho de las unidades fisicas. Elementos para construir maquetas Elaboracin. No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y cos- tosos: basta que estén hechos a escala con precisién. La misma advertencia que se hizo sobre la exactitud de las plantillas es valida respecto de la madera, a semejanza del equi- po que representan, siempre que las dimensiones generales sean correctas. Colores. Es factible utilizar una clave de colores, pintando los modelos de acuerdo con ella para facilitar su identificacion. Uso de imanes. Si se pega el plano a una lamina de metal pueden colocarse imanes debajo de los modelos tridimensionales; asf se moverén con toda facilidad, aunque seguiran adheridos de modo firme al plano, que también puede colocarse verticalmen- te contra la pared, Hilos. Es posible usar hilos para indicar la trayectoria de materiales y documentos. Fluxograma arquitecténico Conocido también como gréfica de distribucién de la oficina 0 grifica de trabajo en relacién con la ubicacién del equipo, este diagrama combina el fluxograma de proceso y el plano que muestra la distribuci6n de los elementos materiales (mobiliario, equipo, etc.) en el rea de trabajo de una unidad administrativa, Presenta la forma en que el espacio y la150 castro 4 distribucién de la oficina se constituyen en un auxiliar para desahogar el trabajo mediante la eliminaci6n del desplazamiento innecesario. Disefio asistido por computadora (cap) La utilizacién de equipos de cémputo simplifica y agiliza enormemente la distribucién del espacio en las areas de trabajo, ya que permite manejar el ambiente laboral por medio de pantallas graficas en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo, edicion 0 definicion de la base de informacion se efecttia mediante iconos (representacion gra- fica de las entidades descritas por los datos de una computadora, que se emplean comtinmente en las interfaces para representar documentos, archivos, dispositivos, etcétera). Esta herramienta se consigue en forma de paquete para facilitar su uso. Puede ins- talarse en cualquier tipo de computadora y por su lenguaje de programacién permite definir enlaces con bases de datos externos. : El contenido estandar de este paquete incluye los componentes siguientes: * Conceptos fundamentales. * Requerimientos de hardware. * Definicin general del ambiente de trabajo. © Utilerias basicas. * Instrumentos de dibujo y edicién. * Manejo de pantallas y vistas. * Bloques y multilineas. * Organizacién del dibujo por niveles (hasta tercera dimensién) * Elaboracién de texto y edicién. * Acotamiento e impresién del dibujo. « Importaci6n y exportacién. WSIS ZISN La distribuci6n racional del espacio debe sistematizar las acciones provenientes de un andlisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, clegir entre opciones y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan falcanzarlas con base en la correcta asignacién de recursos, coordinacién de esfuerzos y delegacién precisa de responsabilidades. Diagnéstico de la situacién actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribucién requerida para desarrollar el trabajo, con el fin de derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo,DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 151 Andlisis de la organizacién El estudio de la organizacién es un elemento fundamental para determinar las funcio- nes que ésta desempeiia y las actividades de cada empleado; para ello, él responsable del estudio debe auxiliarse de instrumentos técnicos como los siguientes: * Organigramas. * Cuadros de distribuci6n del trabajo. * Estadisticas de trabajo. * Sociogramas. Arboles de decision. * Redes para el andlisis légico de problemas. * Tablas de decisiones. Este andlisis permite que el plan de acondicionamiento respete la estructura organi- zacional y atienda el tipo de trabajo necesario para complementar las funciones esta- blecidas. Revisién de los procedimientos Elarreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un analisis de flujo correspondien- te a la realizacién de las funciones. Esta informacién puede representarse en forma de fluxograma, donde se muestran los pasos relativos a las operaciones de las unidades organicas. Estas técnicas, asociadas por lo general con los programas de simplificacién, reorganizaci6n y reingenierfa del trabajo, pueden ser herramientas efectivas y relativa- mente sencillas para analizar los datos. Entre los diagramas més titiles para este propésito estd el fluxograma arquitecténico, ya que en él puede percibirse el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un rea, asi como el movimiento de los documentos en funcién de ese arreglo. Este dia- grama de recorrido proporciona el mejor medio para analizar la distribucién actual y el flujo del trabajo, a la vez que visualiza la relacién de distancias presentes en el mo- vimiento entre uno y otro puesto de trabajo. Obviamente, pueden precisarse las inefi- ciencias de la distribuci6n actual para eliminar el desplazamiento innecesario. Distribucién actual del espacio El estudio de la distribucién debe delimitar las areas de conflicto con el fin de sumi- nistrar informacién preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y el equi- po utilizados, y una base para comparar la distribucién actual con Ia nueva. Para representar con fidelidad la distribucién actual sera necesario contar con un plano 0 dibujo del espacio disponible en una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 1:25 en planos de detalle). Es muy importante verificar que la informacién del plano sea exacta y completa. En el plano se representan la ubicacién precisa y el tamafio de elementos como pare- des, ventanas, puertas, escaleras, columnas, divisiones permanentes; tuberias, contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefénico, lineas para redes de equipos152 capiru.o 4 de cémputo, entradas y salidas salientes del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. También debe elaborarse una lista que incluya toda la informacién necesaria para iden- tificar el mobiliario y equipo ubicado en. el area que se estudia; son datos relevantes la cantidad, dimensiones, clase, modelo, material y antigiiedad, asf como otras observa- ones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad administrativa y por puesto, Cada unidad fisica debe numerarse durante esta etapa con el fin de utilizarla en Ja distribuci6n final. Plantilla de personal El nuimero de empleados de uno y otro sexo debe, registrarse por unidad especffica, identificando puestos y nimero de plazas. Esta infotmacién es esencial para proyectar instalaciones como los casilleros, lavabos, sanitarios, comedor, etcétera. Previsién de necesidades futuras La prevision constituye la segunda etapa del plan de distribucién del espacio. Los aspec- tos que debe cubrir son los siguientes: Organizacién Proyectar, en lo posible, la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirdn sobre la distribucién en un futuro proximo, para determinar si se estén considerando estos cambios en la organizacién: © Ampliar o reducir la estructura organica. Descentralizar o desconcentrar funciones o unidades. Incluir nuevas funciones. Reorientar funciones. Variar las cargas de trabajo. Implantar nuevos sistemas. “ Desincorporar dreas, servicios 0 ambos. Modificar el objeto de la organizacién. Invertir recursos de capital. Diversificar los productos y servicios en el mercado. Reorientar los productos y servicios al mercado. Fortalecer los canales de distribucién. Estas medidas influirdn en el volumen de trabajo, ya que determinan el nimero de empleados y el espacio requerido para realizarlo.DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 153 Procedimientos En esta etapa es indispensable considerar qué planes y propésitos repercutiran en los sistemas de trabajo, toda vez que cambiardn el flujo de las operaciones. Entre los meca- nismos que se emplean estan los siguientes: # Diagramas de flujo. * Diagramas de programacién de computadoras. * Diagramas de distribucién de espacio. * Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio. Mobiliario Deben tomarse en consideraci6n las necesidades de nuevo mobiliario y equipo para Ie- gar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y caracteristicas. De la misma manera, hay que seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las areas de trabajo. Personal Es necesario prever los cambios en el niimero de personal, pues en muchos casos un rea de trabajo para cierta cantidad de empleados resulta insuficiente en el corto plazo sino se consideran posibles variaciones. Esta informacién es indispensable al proyectar la instalacién de servicios para el personal (sanitarios, guardarropa, salas de descanso, comedor, etcétera) Estimacién de la superficie requerida Esta superficie se obtiene al multiplicar el ntimero de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. Este calculo debe repetirse en las areas requeri- das para todos los puestos. Inventario del personal actual y necesidades de espacio El inventario puede hacerse anotando los datos relativos a los puestos para cada unidad: lista de puestos; nimero total de personas actualmente en servicio y el aprobado para suiarse a él; categorfa y ntimero de puestos por categoria; ntimero de puestos a los que se asignaran despachos privados, y mtimero total de puestos previsto. La asignacién de espacios debe efectuarse en funcion de: © Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo (figuras 4.27 y 4.28). © Una descripcién de cada articulo del mobiliario y equipo, aparte del incluido por cada individuo. Esto mostrard el tamaiio y tipo de articulo (archiveros, libreros, gabinetes para papeleria, etc.) (figuras 4.29, 4.30 y 4.31). * Requerimientos departamentales para servicios especiales, como almacén, salén de conferencias, etc. (figuras 4.82 y 4.33).154 cavruio 4 ‘SE INCLUYEN RANGOS DE MEDIDAS GENERALES 1.50x0.45 1.65x0.75 1.30045, 1.50x0.70 1.00 x0.45, 130x070 2.40 1.00 2.90 1.00 2.00%090 1.80x0.90 240x045 1.65x0.75 2.90 x0.45 2.00 x 0.45 1.800.485 f 240x110 2.90x1.00 2.40045 2.00090 290x045 1.80090 200x045 1.80045 FIGURA 4.27. Tipos de escritorio * Resumen por departamento de los datos mencionados en seguida: personal actual y categorias; superficie neta requerida para despachos individuales segtin categorias; superficie neta requerida para despachos colectivos; superficie reque- rida para equipo especial y servicio, y superficie neta total requerida para ¢l per sonal actual y el equipo. La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida, a la cual debe aiadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las opera- ciones.DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 155 ‘Mampara de 0.45 x 1.50.04 m Mampara de 0.75 x1.50.04 90x 1.50 x.04 m foment Loociaoe abn i ‘Mesa escrtorio lateral de 1.50 x 0.60.x.75 m Mesa escritorio lateral de 1.80 x 0.60.x.75 m FIGURA 4.28. Escritorios de estructura mévil156 caruo 4 cy 1.80 x 0.90 1.60 x0.70 2.35 x 0.30 2.45 x0.30 1.95 x 0.30 1.75 x0.30 FIGURA 4.29. Mobiliario de oficina complementarioDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 157 10.90, 1.20 1.50 my FIGURA 4.30. Mobilaio para diseioy resguardo de informacién158 carTuo 4 _| CON CAJON PAPELERO- Y GAVETA ARCHIVO FIGURA 4.31. Mobiliario y equipo movil Medidas 4 1.50x0.75 2 1 2 1.80x0.90 Medidas. Rango 1.20x0.75 1.50 x 0.75 1.80 x 0.75 Medidas 0.60 x0.60 FIGURA 4.32. Mobiliario para respaldo de eventosDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 159 2.40 x 0.90 2.00 x 0.90 1.80 x 0.90 1.50x 0.90 1.50x0.75 3.60 1.97 3.00 x 1.97 2.40 x 1.97 2.00 1.10 1.50x0.90 4.30075 1.90x0.75 1.00x 0.75 FIGURA 4.33, Mobilario para trabajo en equipo Transformacién de superficie neta en superficie bruta En la estimacién de las areas de trabajo —superficie neta— expuestas, no se incluyeron algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie, como los espa- cios destinados a servicios (porteria, instalacién para equipo de aire acondicionado, escaleras, tiro de elevadores, corredores, etc.); los destinados a equipo electrénico, cale- faccién y transportaci6n dentro del edificio, asi como las areas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. Sia la superficie neta (4reas de trabajo) se le suman los espacios sefialados, se obten- dré la superficie bruta requerida. Plan basico La tercera etapa de la planeacién comprende los aspectos siguientes: Ubicacién de unidades Antes de decidir respecto a la ubicacién de departamentos y servicios generales, debe tomarse en cuenta lo siguiente:160 cariruo 4 El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales, su naturaleza, volumen y secuenc Requerimientos de un tipo especifico de espacio por tipo de unidad. Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansidn. Asignacién de personal y equipo por unidad Una vez que cada unidad tiene un espacio particular, debe planearse el arreglo de escri- torios, mobi io y equipo para cada persona y drea de la organizaci6n, buscando: Facilitar el trabajo. Respetar su flujo. Integrar una oficina funcional y atractiva. Una oficina bien arreglada en cuanto a mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva y permite al personal desempefiar con mayor eficiencia su trabajo. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental y sin respetar areas de circulaci6n causan mala impresion y pueden propiciar bajo rendimiento laboral. Método para preparar el plan de distribucién Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribucién del espacio. Para ello se necesita: Reunitr los instruments para distribuir el espacio (planos, disquetes, etcétera). Configurar los modelos por area, tomando en cuenta los principios y guias fun- damentales para una distribucién eficiente. El disefio sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones hasta llegar a una disposi- cién satisfactoria. Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera, el paso siguiente es revisar el diseiio en su conjunto para asegurarse de que satisface los retos especificos del tipo de tra- bajo de la organizacién. Preparar la distribucién final. Aqué es preciso sefialar las especificaciones necesa- rias, como indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo; el not bre de las personas que habran de ubicarse en cada unidad fisica; identificacion de mobiliario y equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telef6nico y eléctrico, sistemas de intercomunicaci6n, etc. Esta informacién es necesaria para obtener una integracién completa del espacio. Aprobacién. La distribucién final debe estar revisada y aprobada por los respon- sables de su preparacién, tomando en cuenta la opinién de todos los niveles jerar- quicos de la organizacién. También es de gran utilidad recabar sugerencias de clientes y proveedores.DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 161 AMBIENTE FISICO ¢ La disposicién fisica de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, asi como la ubicacién de servicios al personal y al piiblico, no deben omitir los factores fisicos que contribuyen a crear un ambiente de trabajo favorable. Bien reconocido es que la pro- ductividad se reduce debido, entre otras cosas, a una iluminacion incorrecta, coloracién inapropiada, ruidos excesivos, temperatura inadecuada, etc. Por lo anterior, se presen- tan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir los efectos nega- tivos provocados por factores ambientales. Huminaci6n Experimentalmente se han demostrado variaciones en el rendimiento al modificar, den- tro de ciertos limites, la intensidad luminosa. Sin embargo, seria erréneo pensar que los problemas de iluminacién se resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz, pues su exceso puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. En principio se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminacién directa, para evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas con intensidad. Los sistemas de Tuz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminacién difusa, aunque resultan mucho més costosos que el alumbrado directo. Al respecto no se aconseja la instalacién de tubos fluorescentes al descubierto, sino de pantallas de acrilico transhicido. Para conseguir una iluminacion difusa con luz natural, ésta debe llegar, de ser posi- ble, por el lado izquierdo de los puestos de trabajo, especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo, escri- tura manual, contabilidad). No se aconseja la colocacién de frente 0 de espaldas a la luz natural. Color de las areas Son conocidos de sobra los efectos psicolégicos que produce el color, por lo que es necesario hacer algunas recomendaciones: ‘* No debe emplearse el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa; por el contrario, conviene emplearlo en techos para obtener una ilu- minacién difusa. * Los tonos que tienden al violeta o al gris intenso se consideran deprimentes, por lo que no son recomendables. * Los tonos que tienden al rojo intenso producen irritabilidad y excitacién, por lo cual tampoco son aconsejables. * Los colores que tienden al verde claro o azul se consideran psicolégicamente frios y sedantes, por lo que se recomienda usarlos en locales orientados al sur 0 en zonas calurosas.162 capiruLo 4 * Los colores que tienden al ocre claro, crema y beige producen sensaci6n de calor, por lo cual son preferibles en locales orientados al norte o en zonas donde predo- mina el clima frio. Temperatura ambiente Los margenes mas recomendables para desarrollar actividades administrativas suelen establecerse entre 18 y 22°C. ‘Ademis de instalaciones capaces de mantener una temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes puede contrarrestar psicolgicamente el exceso o defecto de la temperatura dominante. ‘A juicio de los especialistas, el aire debe ser renovado por completo unas tres veces por hora. Mediante el empleo de aparatos de extraccién del aire o instalaciones de acondicio- namiento puede conseguirse una velocidad de regovacién considerablemente superior (hasta diez veces por hora). Insonorizacion Aparte de los efectos psicoldgicos que causa la permanencia-continua en un local rui- doso (fatiga, irritabilidad, etc.), se ha demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control de este factor, en especial cuando se trata de actividades que requieren concentracién o estudio. E] problema del ruido adquiere mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, y se agrava si se utilizan concentraciones de equipos, como es el caso de grupos secretariales u otros servicios semejantes. En estos supuestos, las venta- jas que se atribuyen normalmente a los locales comunes pueden quedar anuladas si no se tratan de manera adecuada los problemas de ruido. El volumen del ruido se mide en decibeles, unidad que corresponde a la minima variaci6n de intensidad perceptible por el ofdo humano. Un local destinado a activida- des administrativas se considera ruidoso cuando en él se alcanzan intensidades de 55 a 58 decibeles; esta cifra se rebasa ampliamente en muchas ocasiones, hasta Hegar a 70 decibeles y atin més cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir los ruidos es posible incluir la sustitucion y las adaptaciones 0 modificaciones del equipo ruidoso (por ejemplo, insta- lacién de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos; rodamientos silenciosos y topes de amortiguacién en ficheros y archivadores; aparatos para evitar el ruido al abrir y cerrar puertas; topes y tacos de goma en las patas de los muebles, etcétera). Entre las medidas que evitan la propagacién del ruido pueden destacarse también las relativas a la construccién (tabique doble y camara aislante para situar aparatos que producen vibraciones, como los compresores de aire acondicionado, imprentas, etc.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios ruidosos (separacién respecto del edificio principal) para impedir la penetracién de ruidos procedentes del exterior. En lugares de tréfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles (léminas separadas por una cdmara de aire y montadas sobre juntas elisticas). La difusién del ruido se redu-DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 163 ce ademas por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexién del sonido, como son: * Paneles de fieltro y cartén perforado en muros y techos, * Revestimientos de escayola 0 materiales porosos. * Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. * Formacién de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. Mol La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovacién con- tinua de modelos obligan a destacar sélo disefios de uso generalizado. rio de trabajo * Supresién del cajén central en las mesas de trabajo, ya que su ubicacién impide utilizarlo normalmente. * Disminucién del nimero total de cajones o compartimientos, que con frecuencia quedan reducidos a un solo cajén y un archivador incorporado para suspender en forma vertical carpetas con indices o indicadores visibles. * Manejo de conjuntos modulares, formados por elementos que adoptan posicio- nes miiltiples y que resultan especialmente titiles en determinados procesos y cla- ses de trabajo. * Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables, que per- miten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las caracteristicas de las ac vidades asignadas a cada funcionario (superficie, equipo, volumen de documen- tacién, etc.). Dichos elementos intercambiables pueden elevar el ntimero de combinaciones. * Utilizacién de separadores méviles adheridos a las mesas de trabajo con el fin de aislar al personal, ademas de facilitar la flexibilidad de la distribucién. * Los asientos deben ser giratorios, de altura regulable y respaldo basculante, para facilitar los cambios de posicin requeridos por la ejecucién del trabajo. * El mobiliario y equipo de uso comin o general deben ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organizaci6n. Para tal efecto, las adquisiciones deben centralizarseen un servicio ~ que determine las necesidades y seleccione los diferentes modelos y tipos de mobiliario. Tears (; Concepto Este tipo de edificio tiene una infraestructura fisica con varios sistemas de informacion basados en tecnologia microeléctrica para regular la ambientaci6n de las organizaciones.164 cariTuLo 4 Objetivos Opciones de servi Gonocer lo que sucede dentro y en el perimetro inmediato de una organizacién, Dar una respuesta rapida a los requerimientos de sus ocupantes. Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. Establecer un clima personal y las condiciones tecnolégicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones desarrollen al maximo sus capacidades, produc. tividad y satisfacci6n personales. Ampliar la vida util de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su des- gaste. Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo. < Reducir costos de operacién al controlar los consumos de energfa y material. La instalacién inteligente consta de diferentes sistemas de informacién que pueden alternarse segiin su alcance e interaccién; por tanto, el ntimero y la calidad de los servi- cios que operan y controlan variara segiin la inversién que se destine a su diseiio, el cual puede incluir, entre otras opciones: Trabajo Energia. Clima. Mantenimiento y soporte. Seguridad. Telecomunicaciones. Bases de datos. ; Servicios de reproduccién. Fax. Correo electrénico. ‘Temperatura. Resguardo de informacién. Sonido. teligente En una construcci6n inteligente la productividad puede incrementarse en forma sus- tancial, ya que todos los sistemas de la organizacin funcionan unificados y permitenDISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO 165 identificar tendencias (positivas 0 negativas), aprender de la experiencia, generar reco- mendaciones, exponer conclusiones, producir reportes y reconocer limitaciones. Esta integracion de tareas se hace posible por medio de programas computacionales que resuelven problemas expresados en términos simbélicos, mas que numéricos, con base en sistemas de inteligencia artificial; éstos se clasifican en: a)Sistemas expertos (hasacos en el conocimiento). Sistemas automatizados para captar ¢ imitar el conocimiento de un experto humano. 8) Sistemas en lenguaje natural, Procesamiento de lenguaje natural que abre una puerta para el didlogo directo entre el hombre y la computadora, lo que evita la programacién normal y el protocolo del sistema operativo. @) Sistema de percepci6n de visin, habla y tacto. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan informacién y la traducen admisiblemente al resto del sistema, o de éste al usuario en forma comprensible. Aspecto humano La ambientacion de trabajo inteligente repercute de modo directo en las relaciones fun- cionales y de comportamiento en los grupos de trabajo, ya que incide en sus necesida- des personales de la manera siguiente: * Fisioldgicas. Apoyan el bienestar fisico y la seguridad de sus usuarios al proteger funciones corporales como la vista, el ofdo, la respiracién y Ia libertad de movi: miento ante circunstancias como incendios, aire contaminado, temperaturas bajas o altas, falta de luz, exceso de ruido o problemas en la estructura de las cons- trucciones. * Psicolégicas. Fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condi- ciones de privacidad, sentido de apreciacio, reconocimiento, tranquilidad, como- didad y estabilidad. * Sociolégicas. También reconocidas como socioculturales, estas necesidades se satisfacen en parte mediante una mejor comunicacidn, interrelacién personal, disminuci6n de la irritabilidad, flexibilidad, sentido de integracién e imagen per- sonal. + Econémicas. Permiten ahorrar energia, conservar la planta productiva, preservar el espacio y emplear adecuadamente el tiempo y la inversién econdmica rentable.166 carro 4 BORO ae i I: distribucién del espacio requiere juna base de informacién que rela- | cione de manera clara y efectiva las con- | diciones fisicas y la forma de operar una | organizacidn, Para ello es necesario con- tar con criterios y lineas de accién fun- damentales que permitan aprovechar racionalmente la superficie, de modo que las tareas que realiza el personal favorezcan un desempeiio productivo. Para implantar un estudio encamina- do al uso adecuado del espacio conviene tomar en cuenta que la disposicién fisi ca de los puestos, suis componentes ma- teriales y la ubicacidn de las instalacio- nes deben permitir tanto al personal como a sus clientes un ambiente propi- cio, que facilite su desplazamiento en forma natural y fluida. En principio se recomienda definir objetivos especificos, precisando sus causas y los aspectos organizacionales, procedimentales y humanos implicitos. Esto permite planear t6picos como las necesidades actuales y tener una expec- tativa de crecimiento’ légica para asig- nar personal y equipo por unidad en relacién con la superficie requerida, | con el fin de lograr un funcionamiento organizacional apropiado. PREGUNTAS ¥ TEMAS DE ANALISIS 1 Qué ventaja representa para la organi- zacion la adecuada distribucién del espacio de sus areas de trabajo? 9, aGuerelacien exits entee eLambien: te fisico y la operacién de una organi- zacion? 2Qué factores deben tomarse en cuenta como consideraciones generales al rea- lizar un estudio de distribucién del espacio? Como parte de esta dindmica, a par- tir de un método es factible determinar las técnicas auxiliares para analizar to- das las variables que influyen en la eje- cuci6n de un estudio de estas caracteris- ticas, como son principios, guias fundamentales, especificaciones por tipo de area, relacin de ubicacin de despachos, mobiliario, equipo y aplica- ciones técnicas y computacionales dise- adas con este propésito. Para definir el marco de estudio se relacionaron condiciones, disponibili- dad y estructura, en tanto que la crea- cién de un medio propicio para el tra- bajo eficiente debe contemplar el ambiente fisico en términos de ilumina- cién, color de las 4reas, temperatura insonorizaci6n. Integrados y desarrollados todos los elementos, existe la alternativa de con- siderar los edificios inteligentes, que ofrecen una perspectiva complementa- ria en atencién a objetivos y opciones de servicio orientados a un trabajo inte- ligente, en tanto que valoran el aspecto humano en relacién con necesidades fisiolégicas, psicolégicas, sociolégicas y econémicas. eCudles son las principales técnicas av liares que deben formar parte de mn ¢s dio de distribucién del espacio? 2Cuales son los componentes fun mentales que deben tomarse en cuet al planear la distribucién del espacic {Qué metodo debe emplearse para parar un plan de distribucién? 2Qué elementos integran el ambier fisico? 2Qné son los edificios inteligentes?DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DETRABAJO Accesorios para Investigacion, S.A. de C.V.x Espacio insuficiente | Cuando el arquitecto Miguel Ramirez Pérez estable- i6 su negocio de venta de material de construc- | cién, acondicioné una casa antigua en un punto cén- | trico, bien comunicado, con muchas vias de acceso. | Larazén era evidente: por el objeto de su empresa, necesitaba facilitar tanto el desplazamiento de su | gente como el contacto de sus clientes con la empresa. Desde que constituyé la sociedad, en octubre de 2000, hasta la fecha, las ventas se habfan incrementa- | do en un promedio de 5% mensual, esto es, 60% anual. En principio las instalaciones cumplieron su propésito, pero el almacén y algunas areas de traba- jo empezaron a ser insuficientes. Aunado a esto, las autoridades de la jurisdiccién realizaron una inspec- cin de la empresa y dictaminaron que, de acuerdo con la licencia de uso de suelo, los lugares destinados al estacionamiento eran insuficientes. Por fortuna, durante el periodo de operacién de la empresa, Ramirez adquirié el predio contiguo, lo que hizo posible contar con mayor espacio para remodelar y ampliar as instalaciones, Para asegurar la obtencién de buenos resultados contraté a un especialista en la materia, el ingeniero Eduardo Villafuerte Garcia, profesional independien- te, con muchos afios de experiencia en el campo de trabajo. Después de varias reuniones en que afinaron detalles de los requerimientos, Ramirez solicité a Villafuerte un plan para distribuir el espacio. El inge- niiero desarrollé un documento con los apartados | siguientes: + Diagnéstico de la situacién actual + Distribucién actual del espacio, + Estimacién de fa superficie requerida. + Necesidades de espacio para modificar las ins- talaciones. El ingeniero Villafuerte presenté el plan al arquitec- z, a quien, en principio, le parecié bastante sin embargo, para tener la certeza de que cubria todos los elementos necesarios, lo sometié a consideracién de su departamento administrativo para que lo revisara y comentara. Una vez revisado el plan, el LA. Lynn, jefe: del departamento, comenté con Ramirez que desde una perspectiva técnica, netamente de obra, el plan era adecuado, pero que desde un punto de vista organi- zacional presentaba algunas carencias. De acuerdo con la opinién de Lynn, Ramirez ordené que complementara el plan y se formularan las observaciones pertinentes de manera especifica. Atendiendo a esta instruccién, el departamento administrativo presenté los puntos siguientes: + Es necesario efectuar un andlisis de la organiza- én, * Se requiere revisar los procedimientos de tra- bajo. * Es indispensable contar con una lista actualiza- da del personal * Se precisa un inventario del mobiliario y equipo. A partir de las propuestas del ingeniero Villafuerte y del L.A. Lynn, proponga un bosquejo de plan de dis- tribucién del espacio que incluya todos los aspectos que estime que deben cubrirse y on el que se men- cione brevemente el contenido de cada uno de sus componentes. 167168 carro 4 Conner, Daryl, Managing At The Speed Of Change, Random House, Nueva York, 1992. Halstead Press, A Division of John Wiley and Sons, Inc., Intelligent Building, 2a. ed., Brian Atkin, Nueva York, 1993. Intergraph and Bentley Systems, Microstation AutoCAD Review, 2a. ed., IBS Press, Califor- nia, 193. Johnson Controls, Inc., John A. Bernaden y Richard E. Neubauer, Editors, The Intelligent Building Sourcebook, The Fairmont Press, EVA, 1988. Presidencia de la Republica-Coordinacién General de Estudios Administrativos, Distribu- cién del espacio en las oficinas pablicas: guia técnica, Coleccion Gulas Técnicas, Serie Orga- nizacién y Métodos, nim. 6, México, 1979.