Gestão de estoques – estudo de caso em uma metalúrgica usando o sistema

ERP

Wesley Barbosa de Oliveira - Faculdade Carlos Drummond de Andrade -

wesley.oliveira@drummond.com.br
Cesar Augusto Della Piazza - Faculdade Carlos Drummond de Andrade –
della_piazza@yahoo.com.br
Luis Fernando Quintino - Faculdade Carlos Drummond de Andrade – luis.quintino@drummond.com.br

Resumo: Este trabalho visa analisar a gestão de estoques em uma metalúrgica, com o intuito
de diagnosticar as atuais condições de gestão de estoque de matéria-prima. Na metalúrgica
em questão, foi analisada a gestão de estoques enfocando o estoque da matéria prima,
apresentando alguns pontos positivos e negativo diagnosticado no referido estudo. A gestão
de estoques é utilizada pelas empresas para controlar os custos e melhorar a qualidade dos
produtos. Feita de forma eficiente, ela permite obter menores custos de manutenção e pedido
de insumos, bem como minimiza as chances de falta de produtos para seus clientes. Onde
planejar é essencial para a sobrevivência de qualquer empresa, principalmente devido ao
caráter inconstante e competitivo que o mercado apresenta.
Palavras Chave: Gestão de Estoques, Sistema ERP, Custos de Implementação

1. Introdução
No atual cenário empresarial mundial, as empresas buscam cada vez mais aumentar a
sua competitividade, seja pela redução de custos, pela melhoria do produto, agregando mais
valor ao produto e se diferenciando da concorrência ou se especializando em algum
segmento ou nicho de mercado. Desta forma, as empresas buscam cada vez mais técnicas e
ferramentas que a auxiliem no processo de gerenciamento de suas operações, como por
exemplo, a gestão de estoques (PIMENTEL 2004).
É importante que para que se haja uma gestão de estoques eficiente, as organizações
desenvolvam estratégias que contribuam com a harmonia e trabalho em conjunto dos colaboradores, além de
meios nos quais evitem conflitos entre quatro áreas internas sendo elas: compras, produção,
vendas e finanças (CHASE, 2006; FRANCISCHINI; GURGEL, 2004).
Para Chase (2006), a média do custo dos estoques nas empresas gira em torno de
30% a 35% de seu valor. Em consonância, Heizer e Render (2001) afirmam que este valor
opera em torno de 40% do capital das empresas. Se por um lado, estoque disponível em
excesso reduz a rentabilidade, por outro, uma quantidade de estoque disponível muito
pequena diminui a confiança do cliente. Sendo assim, analisar e escolher a melhor política
de estoques para uma empresa é de vital importância para manter-se competitiva no mercado
(GAITHER; FRAZIER, 2002).
Apresentando custos com aquisição de materiais em torno de 49% do faturamento
mensal, bem como sua gestão ser uma das áreas do planejamento e controle da produção
mais negligenciada em pequenas e médias empresas devido a sua falta de estrutura
organizacional (CHASE, 2006; FRANCISCHINI; GURGEL, 2004; HEIZER; RENDER,
2001).
Este artigo procurou detectar alguns pontos críticos referentes à gestão de estoques de
matérias-primas em uma metalúrgica. Neste sentido foram ressaltados alguns aspectos
positivos e negativo, bem como, foram apresentadas algumas soluções alternativas. Neste
sentido, o presente artigo objetiva analisar e selecionar uma política de controle de estoques,
utilizando à medida que estas apresentam inegáveis contribuições para o bom desempenho
da empresa, dentre estas destaca a Gestão de Estoques.
A programação dos estoques é imprescindível em termos financeiros, Lucena & Filho
(2002) enfatizam que “existe um custo dos estoques que aumenta os custos operacionais e
diminui os lucros, razão por que a boa administração dos mesmos é essencial”. Neste
contexto, pretende-se analisar como a metalúrgica em foco, trabalha com as questões
referentes ao planejamento e a gestão de estoques de matérias-primas, para operar de forma
eficiente.
2. Metodologia do trabalho
O presente artigo utiliza pesquisa embasada em um estudo de caso, onde este se
caracteriza como um estudo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir o seu
conhecimento amplo e detalhado. Em se tratando da pesquisa, ela é baseada nos mesmos
princípios da pesquisa bibliográfica e é desenvolvida com base em material já elaborado,
constituindo-se principalmente de livros e artigos, bem como relatórios e registros gerais de
empresas e organizações (GIL, 2007; ALVES, 2007).
Os dados aplicados na pesquisa são coletados dos registros das áreas de compras,
almoxarifado e produção da empresa. E estes são analisados sob um ponto de vista
quantitativo, que considera que tudo pode ser quantificado, significando assim a tradução de
opiniões e informações (SILVA e MENEZES, 2001).
Em se tratando de desenvolvimento de artigo, inicialmente busca-se levantar e
identificar os insumos da empresa, bem como suas respectivas demandas e unidades, aplicando
o Sistema ERP para a solução dos problemas que a empresa enfrenta.
3. Gestão de estoques
A meta principal de uma empresa é, sem dúvida, maximizar o lucro sobre o capital
investido (DIAS, 1993). Os estoques são um bom exemplo de capital investido pelas
organizações, os quais, segundo Moreira (2009), podem ser considerados como quaisquer
quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum
intervalo de tempo; constituindo tantos produtos, como matérias-primas e componentes que
aguardam utilização na produção.
No entanto, Dias (1993) afirma que sem estoques é improvável uma empresa
trabalhar, pois funcionam como amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda
final do produto. São indispensáveis, ao tempo que proporcionam vantagens competitivas.
No intuito de se justificar a existência de estoques, Heizer e Render (2001) afirmam
que os estoques podem proteger a empresa da incerteza, dar suporte a um plano estratégico,
obter vantagem de economia de escala e aproveitar descontos por quantidades.
As empresas estão buscando cada vez mais garantir uma determinada disponibilidade
de produto com o menor nível de estoque possível. Por outro lado, algumas transformações
têm influenciado a gestão de estoques através do aumento da eficiência nas operações de
produção e de distribuição. Este aumento de eficiência significa muitas vezes reduzir os
tempos de resposta e “variabilizar” os custos fixos, permitindo operar com tamanhos de lotes
menores sem afetar a disponibilidade de produto ou incorrer em aumentos nos custos totais.
3.1 Custos de estoques
Segundo Gonçalves (2007), em estudos realizados em diversas empresas industriais,
tanto no Brasil como no exterior, os custos de materiais representam um grande impacto nos
custos globais. Assim, deve-se dar uma atenção especial aos materiais armazenados, dentre
estes, podem ser citados os de pedido, manuseio e manutenção, material e falta ou escassez.
Estabelecer os níveis de estoque e sua localização segundo Hong (2006) é apenas
uma parte do problema do controle de estoque. Considerando esse objetivo mais amplo, uma
questão crítica e balancear os custos de manter e de pedir estoque, porque esses custos têm
comportamentos conflitantes. Quanto maiores as quantidades estocadas, maiores serão os
custos de manutenção.
Quanto maior for a quantidade do pedido, maior será o estoque médio e mais alto
será o custo de mantê-lo. No entanto, se maiores quantidades forem solicitadas, menos pedidos
serão feitos e, por consequência, menores custos de pedir serão incorridos. Deve-se obter o
maior equilíbrio possível entre a produção e o custo de estoque, de um lado, e o nível de
serviço prestado aos clientes, de outro lado.
Os custos de pedidos são custos relacionados à colocação de um novo pedido ou o
preparo de um pedido de compra para um fornecedor ou uma ordem de produção para a
oficina (RITZMAN; KRAJEWISK, 2004). Ele é a soma de todos os custos incorridos desde
o momento em que o pedido é feito até o momento em que a mercadoria é estocada
(MOREIRA, 2009).
Custos de manutenção e manuseio são os gastos pertinentes ao armazenamento de
uma unidade de um produto por um determinado período de tempo. O custo de material,
também chamado de custo ou preço unitário; é o custo de comprar ou fabricar internamente
uma unidade do item (MOREIRA, 2009).
4. Sistema ERP
A sigla ERP – Enterprise Resource Planning traduzida literalmente, significa
“Planejamento dos Recursos da Empresa”, o que pode não refletir a realidade de seus
objetivos. Koch, Slater e Baatz (1999) citam: “…esqueça a parte do planejamento – ele não o
faz, e esqueça os recursos, é apenas um termo de ligação. Mas lembre-se da parte da
empresa. Esta é a real ambição dos sistemas ERP”. Na figura 1, temos a estrutura conceitual
dos sistemas ERPs.
 Figura 1: Estrutura conceitual dos sistemas ERP e sua evolução desde o MRP. Fonte:
Padilha; Marins (2005)
Os sistemas ERP fornecem rastreamento e visibilidade global da informação de
qualquer parte da empresa e de sua cadeia de suprimento, o que possibilita decisões
inteligentes (CHOPRA e MEINDL, 2003).
Estes Sistemas, também chamados no Brasil de Sistemas Integrados de Gestão
Empresarial, controlam e fornecem suporte a todos os processos operacionais, produtivos,
administrativos e comerciais da empresa. Todas as transações realizadas pela empresa devem
ser registradas para que as consultas extraídas do sistema possam refletir o máximo possível a
realidade.
Pode-se dizer que o ERP é um sistema integrado, que possibilita um fluxo de
informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, sob uma única base de dados.
É um instrumento para a melhoria de processos de negócios, como a produção, compras ou
distribuição, com informações on-line e em tempo real. Em suma, o sistema permite
visualizar por completo as transações efetuadas pela empresa, desenhando um amplo cenário
de seus negócios (CHOPRA e MEINDL, 2003).
Os sistemas de informação estão em evolução contínua desde que os processos
produtivos e a cadeia produtiva começaram a despertar o interesse da alta administração. Em
pouco tempo, houve uma evolução que consistiu no surgimento do MRP – Material
Requirements Planning, passando pelo MRPII – Manufacturing Resources Planning e
chegando ao Enterprise Resource Planning – ERP (STAIR, 1999).
A introdução de um ERP em uma empresa tem um impacto enorme em todas as
operações que são realizadas diariamente em suas instalações. Os sistemas ERP são atraentes
porque unificam a informação, pois surgiram com a promessa de resolver problemas de
integração, disponibilidade e confiabilidade de informações ao incorporar em um único
sistema as funcionalidades que suportam diversos processos de negócios em uma empresa
(OLIVEIRA & RAMOS, 2002).
Muitas empresas estão adotando Sistemas ERP devido a várias razões, tais como:
decepção com sistemas incompatíveis, incapacidade do Departamento de Tecnologia de
Informação em realizar a integração entre os sistemas existentes atualmente na empresa e
outros motivos que influenciam diretamente a competitividade da empresa.
4.1 Fatores importantes para a implantação
Alguns fatores podem garantir o sucesso da implementação. Nah et al. (2001)
apresentam e discutem uma lista de 11 fatores que eles consideram críticos para o sucesso
de uma implementação de ERP:
 Obter a participação ativa da alta gerência (Commitment);
 Implementar o gerenciamento de mudanças buscando reduzir o “medo” dos
usuários pouco informados;
 Identificar os Usuários-chave, que são indispensáveis em seus respectivos
departamentos;
 Escolher com segurança para Gerente do Projeto (Gerente-Usuário) um profissional
experiente e respeitado, de modo a descaracterizar o ERP como um sistema da área
de informática, e sim como um redesenho do modelo de gestão;
 Planejar e realizar treinamentos;
 Definir claramente os diversos papéis na implementação do sistema, através da
união de conhecimentos e esforços para o alcance do sucesso;
 Adaptar o sistema à empresa e vice-versa, refletindo sobre a realidade atual da
empresa ou a utilização das melhores práticas (best-practices);
 Escolher a consultoria adequada (know-how);
 Garantir a qualidade (Quality Assurance);
 Simplificar em todos os sentidos: na definição de modelos, no desenho da
solução e na própria implementação do sistema.
Pode-se verificar que alguns dos fatores aqui propostos coincidem com alguns
daqueles 11 elencados por Nah et al. (2001) e também por Akkermans e van Helden (2002).
A ideia é que as estas listas se complementem, servindo como uma referência para aqueles
que estejam se preparando para implementar uma solução de ERP.
Em um processo de implementação, o primeiro passo é determinar o escopo do
projeto e a nova arquitetura de processo. Atualmente, durante esta definição, é comum
utilizar-se o enfoque da reengenharia de Hammer e Champy (1994), ou seja, parte-se de uma
folha em branco e tenta-se adaptar o sistema ao processo da empresa.
4.2 Custos do ERP
Wagle (1998) recomenda que a decisão de implantar o ERP só deve ser tomada com
base em um fluxo de caixa positivo, pois tratam-se de projetos nos quais o período de retorno
do investimento (payback) é muito longo e o investimento muito grande.
Para calcularmos o custo total de um ERP, devemos levar em consideração fatores
como licenças, personalizações, manutenções do software e treinamentos com os
colaboradores. Nele, também são abordados os gastos com sistemas de backup, servidores e
refrigeração, que serão instalados num espaço físico na empresa.
Como exemplo podemos citar a empresa Totvs que cobra o custo das licenças por R$
100.000,00, o serviço de implementação e treinamento R$ 375.000,00, as atualizações por
12 meses R$ 36.000,00 e o fornecimento de suporte técnico em por 12 meses R$ 102.000,00.
O contrato estabelece um prazo mínimo de atendimento de 48 horas.
5. Resultados
A empresa analisada é uma metalúrgica com de cerca de 100 colaboradores, instalada
na cidade de São Paulo - SP. A mesma possui seu estoque dividido em matéria-prima,
material de embalagem, produtos químicos, materiais secundários, combustíveis e
lubrificantes onde cada um destes itens possuem um local de armazenamento específico.
A estrutura organizacional da empresa compreende nas áreas de produção, comercial,
financeira, técnica- engenharia, recursos humanos, administrativos e marketing. Atualmente
a produção é absorvida pelo mercado nacional.
5.1 Descrição da Gestão de Estoques na Metalúrgica
A empresa analisada possui setor exclusivo para estoques, o qual se encontra
estruturado da seguinte forma:
a) Conta com um almoxarifado que contém: matéria-prima, material de embalagem,
produtos químicos, materiais secundários, combustíveis e lubrificantes, e cada um desses
itens possuem um local de armazenamento específico:
b) O mesmo conta ainda com um setor de Expedição, onde ficam acomodados os
produtos acabados, advindos do setor produtivo, até serem destinados aos clientes.
O controle de estoques é realizado através de um sistema de informações denominado
Focco 3i, que faz inventários sobre determinadas famílias de itens. As informações sobre os
estoques são coletadas diariamente pelo almoxarifado, informando o PCP sobre a atualização
dos estoques do almoxarifado e expedição.
5.2 Levantamento dos pontos positivos e crítico
Verificou-se que a empresa em questão apresenta pontos positivos e negativos no que
se refere à gestão de estoques. Para analisar o processo de gestão e controle de estoques,
foram observados os seguintes aspectos:
5.2.1 Positivos
- Os itens possuem um local de armazenamento específico;
- O Planejamento da Produção é feito mensalmente envolvendo: Supervisor da Produção,
Almoxarifado, PCP e Compras;
- Possui espaço satisfatório para armazenamento, e ainda detém espaço para ampliação;
-Apresenta boas condições de carregamento, trabalham com prateleiras,
empilhadeiras e pontes rolantes.
5.2.2 Negativos
- A quantidade de estoques praticados pela empresa depende da variação da produção;
- Verificou-se que ocorrem frequentemente paradas na produção, ocasionado por atrasos no
planejamento de compra e entrega dos materiais.
6. Conclusão
As empresas buscam cada vez mais conhecer seus pontos fortes e fracos. Muitas
definem um bom gerenciamento dos estoques de produtos acabados como sendo um ponto
forte, chegando a utiliza-lo como estratégia de negócio. É através do controle dos estoques de
segurança, estoques mínimos, ponto dos pedidos, estoques máximos, custos, etc., que define o
sucesso ou até mesmo o fracasso das empresas.
Este artigo procurou detectar alguns pontos críticos referentes à gestão de estoques de
materiais em uma metalúrgica. Neste sentido foram ressaltados alguns aspectos positivos e
negativos como relatados anteriormente.
Todas as soluções sugeridas têm como objetivo investir em uma melhoria incremental
nos processos, em conjunto com o gerenciamento rotina dia-a-dia. Como a empresa não
possui nenhuma política de controle de estoque e seu sistema de controle de estoques, é
realizado através de um sistema de informações denominado Focco 3i e não está sendo eficaz
em resultados, sugerimos implantar o Sistema de ERP pela empresa Totvs, onde será possível
uma consultoria eficaz que irá implantar as licenças, personalizações, manutenções do
software e treinamentos com os colaboradores.
Uma gestão de estoques adequada à política empregada pela empresa pode trazer
resultados muito interessantes para o processo de controle de materiais como um todo,
principalmente nas áreas diretamente relacionadas à administração de materiais, como: PCP,
Compras, Almoxarifado, Recebimento, Controle de Qualidade e o próprio Controle dos
Estoques. Por fim, o presente artigo buscou outras soluções além das apresentadas como:
- Realizar as reuniões de planejamento não mensalmente e sim semanalmente, pois no ramo
de metalúrgica o cenário muda constantemente;
- Serão indicadas algumas mudanças, tais como a adoção de um dimensionamento nos
níveis de estoque, para equacionar a problemática apresentada no sistema, para evitar atrasos
na movimentação de estoque.
Deixa-se como sugestão futura a continuação do estudo de mobilidade do
almoxarifado para evitar atrasos, e de desenvolvimento e atualização do Sistema ERP, pois
dessa maneira pode-se validar as ferramentas com relação à sua eficiência na elaboração de
metas e desdobramento de problemas, bem como verificar o alcance dos objetivos do
processo de produção.
Espera-se que a empresa, baseada no estudo realizado, possa avaliar a possibilidade de
implementação e obter sucesso no gerenciamento dos estoques de matérias-primas, matérias
de consumos e produtos acabados.
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