KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA Kompleks Kementerian Kewangan No. 5, Persiaran Perdana, Presint 2 Tel : 03-8000 8000 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Faks : 03-8882 3893, 62592 PUTRAJAYA 03-8882 3804 MALAYSIA Laman Web: ww..mof.gov.my Ruj. Kami: MOF.BPK 600-22/10/6 (30) Tarikh : — \TNovember 2022 SENARAI EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN YBhg. Datuk Seri/Dato’ Sri/Datuk /Dato’/Dr./Tuan/Puan, GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PROSES AKHIR TAHUN MELALUI SISTEM ePEROLEHAN (eP) BAG] TAHUN KEWANGAN 2022 Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa, Kementerian Kewangan Malaysia (MoF) melalui surat no. rujukan MOF.NBO(S)600-9/15/19 JLD. 2 (4) bertarikh 4 November 2022 bertajuk Tarikh Akhir Bayaran Tahun 2022 dan Penutupan Akaun Kerajaan Persekutuan Tahun 2022 serta Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 5 Tahun 2022 bertarikh 10 November 2022 bertajuk Tarikh Akhir Proses Dokumen Kewangan Bagi Tahun Kewangan 2022 telah ‘menjelaskan mengenai tarikh akhir bayaran bagi perbelanjaan tahun 2022 serta langkah yang perlu diambil oleh Kementerian/Pusat Tanggungjawab (PTJ). 3. Selaras dengan surat/surat pekeliling tersebut, MOF telah menyediakan Garis Panduan untuk perolehan yang dilaksanakan melalui Sistem ePerolehan (eP). Garis panduan ini merupakan rujukan kepaa Kementerian/PTJ untuk merancang perolehan masing-masing bagi memastikan semua transaksi dalam Sistem eP dapat diselesalkan selewat-lewatnya pada 15 Disember 2022. 4, Sehubungan itu, bersama-sama ini disertakan Garis Panduan Pelaksanaan Proses Akhir Tahun Melalui Sistem eP Bagi Tahun Kewangan 2022 seperti di LAMPIRAN 1. Garis panduan ini boleh juga dimuat turun melalui portal rasmi Sistem eP (www-eperolehan.gov.my). 5. Kerjasama pihak YBhg. Datuk Seri/Dato’ Sri/Datuk/Dato’/Dr./Tuan/Puan adalah dipohon untuk memanjangkan surat ini kepada semua PT] di bawah seliaan masing-masing dan mengambil tindakan segera agar semua bayaran dapat diselesaikan dalam tempoh masa yang ditetapkan.MOF.BPK 600-22/10/6 (20) VT November 2022 6. Perhatian pihak YBhg. Datuk Seri/Dato’Sti/Datuk/Dato’/Datin/Dr./Tuan/Puan dalam perkara ini amatlah dihargai. Sekian, terima kasih. “WAWASAN KEMAKMURAN BERSAMA 2030” “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, arisen am axa) Bahagian Perolehan Kerajaan b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Kementerian Kewangan Malaysia sik YBhg. Datuk Seri KSP YBhg. Datin TKSP (M) YBhg. Dato’ TKSP (1) YBhg. Datuk TKSP (D) Encik Abdul Halim bin Mohamad Ketua Pegawal Operasi Commerce Dot Com Sdn. Bhd. Aras Bawah, Wisma Commerce Dot Com No.15, Jalan Tandang 46050 Petaling Jaya SELANGOR halim@commercedc.com.my 2/3SENARAI EDARAN, YBhg. Dato’ Sri Mohd Shafiq bin Abdullah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Aras 13, Blok C1, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 PUTRAJAYA YBhg. Tan Sri Idrus bin Harun Peguam Negara Jabatan Peguam Negara No. 45, Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 PUTRAJAYA YBhg. Dato’ Seri Ketua Setiausaha Kementerian Alam Sekitar dan Air Aras 10, Blok F11, Kompleks F Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62000 PUTRAJAYA Dr. Zaini bin Ujang YBhg. Datuk Seri Nik Azman bin Nik Abdul M: Ketua Audit Negara Pejabat Ketua Audit Negara No. 9, Blok F2, Kompleks F Lebuh Perdana Timur, Presint 1 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62000 PUTRAJAYA YBhg. Dato’ Sri Haji Mohammad bin Mentek Ketua Setiausaha Kementerian Komunikasi dan Multimedia Aras 35, Lot 4G9, Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 PUTRAJAYA YBhg. Datuk Lokman Hakim bin Ali Ketua Setiausaha Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri ‘Tingkat 28, Menara MIT No.7, Jalan Sultan Haji Ahmad Shah 50480 KUALA LUMPUR YBhg. Datuk Isham bin Ishak Ketua Setiausaha Kementerian Pengangkutan Aras 9, No.26, Jalan Tun Hussein, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 PUTRAJAYA10. 12. 13. YBhg. Dato’ Sri Muez bin Abd. Ariz Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan Tingkat 5, Wisma Pertahanan Jalan Padang Tembak 50634 KUALA LUMPUR YBhg. Dato’ Suriani binei Dato” Ahmad Ketua Setiausaha Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi Aras 5, Blok E4/5, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62668 PUTRAJAYA YBhg. Datuk Azman bin Mohd Yusof Ketua Setiausaha Kementerian Perdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna Aras 11 (Menara) No. 13, Persiaran Perdana, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62623 PUTRAJAYA YBhg. Datuk Harjeet Singh a/! Hardev Singh Ketua Setiausaha Kementerian Kesthatan Malaysia ‘Aras 12, Blok E7, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62590 PUTRAJAYA YBhg. Dato’ Indera Noridah binti Abdul Rahim Ketua Setiausaha Kementerian Perpaduan Negara ‘Aras 9, Blok E2, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62502 PUTRAJAYA YBhg. Dato’ Seri Abdul Razak bin Jaafar Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi ‘Aras 17, No. 2, Menara 2, Jalan P5/6 Presint 5, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62200 PUTRAJAYA ‘YBhg. Dato’ Amran bin Mohamed Zin Ketua Setiausaha Kementerian Luar Negeri Aras 3, Wisma Putra No. 1, Jalan Wisma Putra, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62602 PUTRAJAYA15. 16. 19, 20. 21 YBhg. Dato’ Sri Wan Ahmad Dahlan bin Haji Abdul Aziz Ketua Setiausaha Kementerian Dalam Negeri Aras 12, Blok D1, Kompleks D Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62546 PUTRAJAYA YBhg. Datuk Dr. Hajah Maziah bintl Che Yusoff Ketua Setiausaha Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat Aras 36, No. 55, Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 PUTRAJAYA YBhg. Datuk Ravi Muthayah Ketua Setiausaha Kementerian Perusahaan Perladangan dan Komoditi No. 15, Aras 10, Persiaran Perdana, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62654 PUTRAJAYA YBhg. Datuk Yusran Shah bin Mohd Yusof Kewua Setiausaha Kementerian Pendidikan Aras 8, Blok E8, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62204 PUTRAJAYA. YBhg. Dato’ Ramlan bin Harun Ketua Setiausaha Kementerian Pembangunan Luar Bandar ‘Aras 30, No. 47, Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 PUTRAJAYA ‘YBhg. Datuk Seri Hajah Rosida binti Jaafar Ketua Setiausaha Kementerian Wilayah Persekutuan Aras 7, Blok 2 Menara Seri Wilayah, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 PUTRAJAYA YBhg. Datuk M Noor Arman bin Taib Ketua Setiausaha Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan Aras 18, No. 51 Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62100 PUTRAJAYA22. 23. 24, 25. 26, 27. 28. YBhg. Datuk Wira Wan Ahmad Uzir bin Haji Wan Sulaiman Ketua Setiausaha Kementerian Kerja Raya Tingkat 5, Blok A Kompleks Kerja Raya Jalan Sultan Salahuddin 50580 KUALA LUMPUR YBhg. Dato’ Haji Rosli bin Isa Ketua Setiausaha Kementerian Tenaga dan Sumber Asli Aras 17, Wisma Sumber Asi No. 25, Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62574 PUTRAJAYA YBhg. Dato’ Sollehuddin Alyubi bin Zakaria Timbalan Ketua Setiausaha Kanan Jabatan Perdana Menteri ‘Axas 4, Setia Perdana 8 Kompleks Setia Perdana Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62502 PUTRAJAYA YBhg. Datuk Hajah Saraya binti Arbi Ketua Setiausaha Kementerian Pelancongan, Seni dan Budaya Aras 17, No. 2, Menara 1 Jalan P5/6, Presint 5 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62200 PUTRAJAYA YBhg. Dato’ Haslina binti Abdul Hamid Kewua Setiausaha Kementerian Pertanian dan Industri Makanan Aras 15, Menara 4G1, Wisma Tani No. 28, Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62624 PUTRAJAYA YBhg. Dato’ Jana Santhiran a/I Muniayan Ketua Setiausaha Kementerian Belia dan Sukan Aras 15, Menara KBS No. 27, Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62570 PUTRAJAYA YBhg. Datuk Ts. Dr. Haji Aminuddin bin Hassim Ketua Setiausaha Kementerian Sains, Teknologi dan Inovast ‘Aras 6, Blok C5, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutwan 62662 PUTRAJAYA29. 30. YBhg. Dato’ Nor Azmie bin Diron Ketua Pengarah Unit Perancang Ekonomi (EPU) Jabatan Perdana Menteri ‘Aras 8, Menara Prisma No. 26, Persiaran Perdana, Presint 2 62675 PUTRAJAYA Ketua Setiausaha Kementerian Sumber Manusia Aras 9, Blok D3, Kompleks D Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62530 PUTRAJAYA (up. : Datuk Muhd Khair Razman bin Mohamed Annuar Timbalan Ketua Setiausaha (Operasi))SENARAI EDARAN DALAMAN ‘YBhg. Datuk Dr. Yacob bin Mustafa Akauntan Negara Malaysia YBrs. Sr. Abdul Razak bin Yusak Ketua Pengarah Penilaian dan Perkhidmatan Harta Puan Rafidah binti Datu Derin Pegawai Kewangan Persekutuan Sabah Encik Leonard Wilfred Yussin Pegawai Kewangan Persekutuan Sarawak Ketua Pengarah Kastam Diraja Malaysia Pengarah PBN Pengerusi PKCP KE BFE SSID SBSKK SBA SBSPK ‘SBPK SBC SBB SBPA ‘SBDSP pcp Pengerusi TRK SBTM Kul KUADPAPK TSK (O) TSK (D) TSK (K) KSK (SP) KSK (ePP) S (Kew), BDSP S (PP), BDSP Semua Ketua Unit Sektor SLAMPIRAN | GARIS PANDUAN PROSES AKHIR TAHUN MELALUI SISTEM ePEROLEHAN BAGI TAHUN KEWANGAN 2022 1. PENDAHULUAN 1.1. Garis panduan ini bertujuan menjelaskan mengenai tindakan yang perlu diambil oleh Kementerian/Pusat Tanggungjawab (PTJ) dalam memastikan pelaksanaan proses akhir tahun melalui Sistem ePerolehan (eP) Bagi Tahun Kewangan 2022 berjalan dengan lancar dan teratur. 1.2. Garis panduan ini dikeluarkan selaras dengan surat Kementerian Kewangan no. rujukan MOF.NBO(S)600-9/15/19 JLD. 2 (4) bertarikh 4 November 2022 bertajuk Tarikh Akhir Bayaran Tahun 2022 dan Penutupan Akaun Kerajaan Persekutuan ‘Tahun 2022 serta Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bilangan 5 Tahun 2022 bertarikh 10 November 2022 bertajuk Tarikh Akhir Proses Dokumen Kewangan Bagi Tahun Kewangan 2022. Kementerian/PTJ dipohon mengambil maklum bahawa tarikh yang ditetapkan di dalam garis panduan ini adalah berpandukan kepada tarikh akhir bayaran yang ditetapkan oleh Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan (MoF) dan Jabatan Akauntan Negara Malaysia 1.3 Tarikh akhir bayaran bagi Belanja Mengurus (OE)/Belanja Pembangunan (DE) tahun 2022 adalah pada 15 Disember 2022 atau tarikh akhir yang dimaklumkan oleh Kementerian Kewangan dari semasa ke semasa, yang mana terdahulu. Manakala semua pembayaran selain daripada OE/DE termasuk Kumpulan Wang COVID-19 boleh diteruskan oleh Kementerian/PTJ sehingga 30 Disember 2022 1.4 Kementerian/PTJ dikehendaki merancang perolehan masin: garis panduan ini supaya bayaran kepada pembekal dapat kewangan semasa. -masing berdasarkan laskan pada tahun 1.5. Bagi proses akhir tahun (Year End Process - YEP) 2022, Sistem eP menyediakan Menu Tindakan Akhir Tahun untuk membantu Kementerian/PTJ mengemaski status pembayaran bagi transaksi akhir tahun. 4n22. SENARAI TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL OLEH KEMENTERIAN/PTJ PADA AKHIR TAHUN 2022 2.1 Modul Pembelian Terus a. Kementerian/PTJ hendaklah memastikan semua Nota Minta bagi perolehan yang perlu dibuat dan dibayar dengan menggunakan peruntukan tahun 2022 diluluskan selewat-lewatnya pada 14 Disember 2022 (Rabu). b. Sekiranya Nota Minta telah disediakan bagi perolehan tahun 2022 yang mengguna pakai peruntukan tahun 2022 tetapi tidak dapat diselesaikan, proses kelulusan Nota Minta boleh dibuat pada tahun kewangan 2023 sekiranya masih terdapat keperluan untuk melaksanakan perolehan tersebut. ©. Sekiranya Nota Minta disediakan untuk perolehan yang mengguna pakai peruntukan tahun 2023, Nota Minta berkenaan boleh disediakan pada tahun 2022 tetapi proses kelulusan Nota Minta hanya boleh dibuat pada tahun kewangan 2023. d. Sekiranya Kementerian/PTJ mengenal pasti perolehan berkaitan tidak boleh! tidak peru diteruskan pada tahun 2023, Peminta hendaklah membatalkan Nota Minta yang belum diserahkan kepada Pelulus Nota Minta atau Pelulus Nota Minta hendakiah menolak Nota Minta berkenaan sekiranya telah berada di dalam Senarai Tugasan. 2.2 Modul Pemenuhan Kementerian/PTJ hendakiah memastikan semua dokumen Sistem eP diambil tindakan berdasarkan Fasa Proses Akhir Tahun-Year End Process (YEP) seperti yang dinyatakan di bawaly Pease RPLCe Fasa 1 YEP Tindakan Yang Perlu Diambil Oleh Kementerian/PTJ Ke Atas | Kementerian/ Transaksi Sistem eP Sehingga 15 Disember 2022 PTS Semua transaksi hendaklah diambil tindakan sehingga selesai proses Padanan = Bayaran_—sslewatlewatnya pada 45 Disombor 2022. 212ease RGU Fasa 2 YEP (16 Disember 2022) Sistem akan membatalkan secara automatik semua transaksi| Sistem eP Permintaan Pembelian-Purchase Request (PR)/Permintaan Kontrak- Contract Request (CR) yang belum berjaya diluluskan (Pesanan Kerajaan belum dijana), Fasa 3 YEP (16 Disember 2022) Sistem akan memindahkan secara automatik semua transaksi yang Sistem eP BELUM mempunyai Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan- Fulfilment Received Note (FRN)* ke Menu Tindakan Akhir Tahun Pelulus Pemenuhan. * FRN belum wujud di Integrated Government Financial Management Accounting System (iGFMAS) Fasa 4 YEP (Mutai 16 Disember 2022 sehingga 23 Disember 2022) 4. Bagi transaksi yang BELUM mempunyai Nota Penerimaan | Kementerian/ Bekalan/Perkhidmatan (FRN), Pelulus Pemenuhan hanya Pty ‘mempunyai dua (2) pilihan di Menu Tindakan Akhir Tahun iaitu: a. Membatalkan transaksi; atau b. Memilih "Bawa Ke Hadapan’ 2. Bagi transaksi yang telah menerima bekalan/perkhidmatan secara fizikal tetapi FRN belum sempat disahkan oleh Pegawai Pengesah selewatlewatnya 15 Disember 2022, Kementerian/PTJ perlu memiin membatalkan transaksi Pembayaran hendakiah dibuat berpandukan kepada SPANM Bil, 5/2022 Lampiran A Perkara 2.1 (Bil. 2-24 - FRN Belum Berstatus 80 (2P)) 3, Bagi transaksi yang mengguna pakai Kumpulan Wang COVID- 19, Kementerian/PTJ perlu membatalkan transaksi dan membuat pilihan seperti berikut ‘a. Sekiranya bekelan/perkhidmatan TELAH diterima secara fizikal, Kementerian/PTJ hendaklah membuat pembayaran berpandukan kepada SPANM Bil, 5/2022 Lampiran A Perkara 2.1 (Bil. 2-2.4 - FRN Belum Berstatus 80 (eP)); atau 32arse b. Sekiranya bekalaniperkhidmatan BELUM diterima secara fizikal, Kementerian/PTJ boleh mengeluarkan Pesanan Kerajaan yang baharu dan diteruskan sehingga selesai Padanan Bayaran selewat-lewatnya 30 Disember 2022 Bagi transaksi dengan PEMBEKALAN SEPARA (sebahagian FRN telah wujud di iGFMAS), Pengguna mempunyai dua (2) pilihan iaitu: a. Mencipta Arahan Pemberhentian Bekalan/Perkhidmatan dan meneruskan transaksi sehingga selesal proses Padanan Bayaran selewat-ewatnya 23 Disember 2022; atau b, Meneruskan transaksi sehingga selesai proses Padanan Bayaran selewatlewatnya 23 Disember 2022. Bag) transaksi dengan PEMBEKALAN PENUH (kesemua FRN telah wujud di iGFMAS), Kementerian/PTY boleh meneruskan transaksi sehingga selesai Padanan Bayaran melalui Senarai Tugasan pengguna selewat-lewatnya 23 Disember 2022, C0) Fasa 5 YEP (24 Disember 2022) 4 Sistem akan membatalkan secara automatik semua transaksi PRICR yang belum berjaya diluluskan (Pesanan Kerajaan belum diana}, Bagi transaksi yang BELUM mempunyai FRN, sistem akan mengambil indakan seperti ber Transaksi di Menu Tindakan Akhir Tahun Sistem akan menetapkan transaksi secara_automatik kepada "Bawa Ke Hadapan’ dan hanya boleh diteruskan dalam tempoh Penutupan Akhir Tahun (PAT) di tahun kewangan baharu b. Transaksi di Senarai Tugasan pengguna Sistem akan membatalkan secara automatik bagi semua transaksi. Bagi transaksi dengan PEMBEKALAN SEPARA (sebahagian FRN telah wujud di iGFMAS), sistem akan membatalkan transaksi secara automatik Sistem eP 4aii2KETERANGAN Bn) 4. Bagi transaksi dengan PEMBEKALAN PENUH (kesemua FRN telah wujud di IGFMAS), Sistem akan memindahkan secara automatik semua transaksi ke Menu Tindakan Akhir Tahun untuk tindakan Pelulus Pemenuhan, a. Bagi transaksi dengan Vot B dan T, sistem akan menetapkan transaksi kepada Arahan Perbendaharaan (AP 58(a)) secara automatik, Transaksi ini hanya boleh diteruskan pada tahun kewangan baharu tertakluk kepada kelulusan khas = MoF dan Kementerian/PTJ hendaklah memuat naik kelulusan khas tersebut sebelum diteruskan dengan proses pembayaran. b. Menakala bagi transaksi Vot S dan Dana Amanah, transaksi boleh diteruskan pada tahun kewangan semasa atau tahun kewangan baharu. TEMPOH PERALIHAN SEBELUM PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BERMULA. (Mulai 24 Disember 2022 sehingga 30 Disember 2022) 1. Bagi transaksi dengan PEMBEKALAN PENUH (Vot B dan T), Kementerian/PTJ Pelulus Pemenuhan mempunyai dua (2) pilihan iaitu a. Memiih menu "Teruskan dengan AP58(a)" untuk pembayaran di tahun kewangan baharu; atau b. Memilin menu *Ditutup/Pembayaran secara manual” untuk membuat pembayaran di luar Sistem eP sehingga 30 Disember 2022, 2, Bagi transaksi dengan PEMBEKALAN PENUH (Vot S dan Dana Amanah), Pelulus Pemenuhan mempunyai dua (2) pilthan iaitu: a. Memilin menu “Teruskan’ untuk meneruskan transaksi sehingga selesal proses bayaran; atau b. Memilin menu “Ditutup/Pembayaran secara manual” untuk membuat pembayaran di luar Sistem eP sehingga 30 Disember 2022 Nota: Kementerian/PTJ tidak dibenarkan untuk memilih "Ditutup/Pembayaran secara manual” SELEPAS 34 Disember 2022 (bagi Vot B, T, S dan Dana Amanah). 52KETERANGAN DLP Fasa 6 YEP (Dalam Tempoh PAT) (Mulai 1 Januari 2023 sehingga jam 18:00 pada 9 Januari 2023) Kementerian/ PTY 1. Bagi transaksi yang BELUM mempunyal FRN dan telah ditetapkan kepada "Dibawa ke Hadapan’, Pelulus Pemenunan boleh mengambil tindakan seperti berikut: a. Meneruskan transaksi sehingga selesal proses bayaran; atau b, Membatalkan transaksi Sistem eP akan membatalkan secara automatik semua transaksi yang masih belum selesai di Senarai Tugasan termasuk transaksi Vot P dan Vot B99 (Pembekalan Penuh) pada 34 Disember 2022. Nota: Bagi tindakan meneruskan transaksi sehingga selesai proses bayaran, Kementerian/PTJ dikehendaki merujuk Lampiran A: Perincian Tindakan Proses Akhir Tahun untuk tindakan selanjutnya, PENUTUP 3.1. Kementerian/PTJ hendaklah memastikan garis panduan ini dipatuhi sepenuhnya supaya bayaran kepada pembekal dapat dijelaskan dalam tahun kewangan semasa dan bagi mengelakkan pembayaran di bawah AP 58(a). 3.2 Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab memastikan bahawa bekalan dan perkhidmatan bukan perunding yang dipertanggungkan di bawah Vot Mengurus serta telah diterima/dilaksana dalam tahun 2022 tetapi tidak dibayar pada tarikh yang telah ditetapkan, periu menggunakan peruntukan Vot Mengurus tahun 2023 di bawah AP 58(a) tertakluk kepada kelulusan khas MOF. 3.3 Bagi pengurusan bayaran di perenggan 3.2 dan selaras dengan SPANM Bil. 7 Tahun 2018 Tatacara Pengurusan Bayaran, kelulusan khas MoF bagi pembayaran di bawah APS8(a) yang dikeluarkan kepada Kementerian/PTJ hendaklah dimuat naik oleh Pelulus Pemenuhan sebelum meneruskan proses sehingga pembayaran Gi dalam Sistem eP. 623.4 Kementerian/PTJ diberikan pengecualian daripada memohon kelulusan khas melalui Sistem Electronic Government Procurement Application (eGPA) dan melaksanakan transaksi pembayaran secara Arahan Pembayaran Tanpa Pesanan Kerajaan di dalam Sistem iGFMAS. Arahan pembayaran ini adalah selaras dengan ‘SPANM Bil. 5 Tahun 2022, Pengecualian ini hanya diberi ke atas transaksi yang terlibat dengan YEP 2022 sahaja 3.5 Sekiranya Kementerian/PTJ menghadapi sebarang masalah untuk meneruskan transaksi melalui Sistem eP, Kementerian/PTJ boleh merujuk Pegawai Penyelaras Kementerian CDCSB atau menghubungi Bantuan Pelanggan (Contact Centre) CDCSB. Pertanyaan juga boleh dibuat melalui eAduan Sistem eP. Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia November 2022 72PERINCIAN TINDAKAN PROSES AKHIR TAHUN Lampiran A (Pesanan Kerajaan b ijana) Pembelian-Purchase Request (PR)iPermintaan Kontrak-Contract Request (CR) bagi Dokumen Kewangan Tahun 2022 yang belum berjaya diluluskan ‘Menunggu Penciptaan Permintaan Pembelian/ Permintaan Kontrak Menunggu Kelulusan Menunggu Kaji semula Pelulus Pemenuhan Peminta | Menunggu Kelulusan (Kaji semuta) Menunggu Semakan Peminta Kuiri |[Pelulus Pemenuhan| membatalkan secara automatik semua transaksi PRICR yang belum berjaya diluluskan (Pesanan Kerajaan belum dijana). Sila rujuk di menu ‘Audit > Carian Pemenuhan untuk menyemak status terkin ssecara automatik semua transaksi PRICR yang belum berjaya diluluskan (Pesanan Kerajaan belum dijana) Sila rujuk di menu Audit > Carian Pemenuhan untuk menyemak status terkini Status di Senarai_ |Peranan Pengguna Fasa2 Fasa 3 Fasa 4 Fasa 5 Fasa6 Tugasan sehingga | Mengikut Status 45 Disember 2022 ‘Ganiasd Pada 16 Disember | Pada 16 Disember 46 hingga 23 Pada 24 Disember 2022 | Pada 1 hingga 9 2022 2022 Disember 2022 Januari 2023 (Tindakan oleh Sistem) (Tindakan oleh |(Tindakan oleh Sistem) (Tindakan oleh (Tindakan oleh Sistem) Kementerian/PTJ! Kementerian/PTu! Pembekal) Pembekal) Peminta Sistem akan - | - Sistem akan membatalkan - Bii2Lampiran A | Transaksi yang BELUM mempunyai Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan-Fulfiliment Received Note (FRN) (FRN belum wujud di iGFMAS) Status di Senarai Peranan Fasa2 Fasa3 Fasa4 Fasa 5 Fasa6 Tugasan sehingga| Pengguna 45 Disember 2022 | Mengikut Status Pada 16 Pada 16 Disember | 16 hingga 23 Disember | Pada 24 Disember | Pada 1 hingga 9 Januari 2023 Semase Disember 2022 2022 2022 2022 (Tindakan oleh Kementerian/PTU! (Tindakan oleh | (Tindakan oleh (Tindakan oleh (Tindakan oleh Pembekal) Sistem) Sistem) Kementerian/PTJ/ Sistem) Pembekal) ‘Menunggu Pembekal > Sistem akan Pelulus Pemenuhan a. Menu Tindakan |i, Menu Tindakan Akhir Tahun Pengesahan memindahkan secara| memilh Akhir Tahun Pembexal utomatik semua Pelulus Pemenuhan memilih tre ksi ke Menu a. Batal i © Sistem akan | ; Lele slagtrrt isansak | menetapkan a. Meneruskan transaksi Menunggu | Pembekal - ia teal ielararolieiacee atau Pemenuhan b. ‘Bawa Ke Hadapan’’ | Hadapan . Membatalken transaksi bb Senarai Tugasan | ji, Senarai Tugasan pengguna pengguna Sekiranya pengguna memilih © Sistem untuk meneruskan transaksi membatalkan dan transaksi berjaya untuk | semua transaksi diteruskan, Sistem = akan memindankan _transaksi fersebut ke Senarai Tugasan pengguna mengikut status asal transaksi 92Lampiran A ee dongan PEMBEKALAN SEPARA (sebahaglan FRN telah wujud di iGFMAS) bagi Dokumen Kewangan Tahun 2022 ‘Status di Senarai _|Peranan Penggunal __Fasa2 Fasa3 Fasa4 Fasa5 Fasa 6 Tugasan sehingga 15 | Mengikut Status "Disember 2022 Semasa \Pada 16 Disember, Pada 16 Disember | 16 hingga 23 Disember | Pada 24 Disember | Pada 1 hingga 9 Januari 2022 2022 2022 2022 2023 (Tindakan oleh | (Tindakan oleh (Tindakan oleh —_|Tindakan oleh Sistem))__(Tindakan olen Sistem) Sistem) Kementorian/PTI! Kementerian/PTII Pembekal) Pembekal) | Menunggu Pemenuhan Pelulus Pemenuhani| 5 | > Mencipta Arahan | Sistem membatalkan - Separa Pembekal | | Pemberhentian | secara automatik | | | bekala/Perknimatan dan | | meneruskan sehingga | selesai proses Padanan | | | Bayeran, | | ATAU | Pagawal Penerima : | 7 MenerusKan Wansakei | Sistem membatalkan : | Bekalary | | sehingga selesai proses | _secara automatik | Perkhiamatan’ | Padanan Bayaren |Pegawai Pengesat| | Pembekal | 10/12Lampiran A ‘Transaksi dengan PEMBEKALAN PENUH (kesemua FRN telah wujud di iGFMAS) bagi Dokumen Kewangan Tahun 2022 Status diSenarai [Peranan Pengguna| asa 2 Fasa3 Fasa4 FasaS Fasa 6 Tugasan sehingga 15 | Mengikut Status | Disember 2022 ‘Somasa_ |Pada 16 Disember| Pada 16 Disember 16 hingga 23 Disember) Pada 24 Disember 2022 | Pada 1 hingga 9 Januari 2022 2022 2022 2023 (Tindakan oleh Sistem) (Tindakan oleh | (Tindakan oleh (Tindakan oleh (Tindakan oleh Sistem) Sistem) Kementerian/PTJ! Kementerian/PTJ! Pembekal) Pembekal) [~ Menunggu Invois Pembekal Kementerian/PTu/Pembekal boleh meneruskan tansaksi sehingga| Sistem akan memindahkan | Bagi Vot B dan T, Pelulus selesai Padanan Bayaran melalui Senarai Tugasan pengguna. | secara autormatik semua __| Pemenuhan mempunyai Menunggu Kelulusan | Peluus Pemenuhan wansal ke Menu Alair —/ dua @) phan ay; | ‘abun. Nota Debit a. Meneruskan dengan a. Bagi transaksi dengan | —AP58(a) | | | Vot B dan T, sistem Menunggu Padanan | Pegawal Padanan Bayaran Bayaran akan menetapkan atau | transaksi kepada | Menunggu Semakan | Pegawai Padanan APS8(a) secara |b. Ditutup /Pembayaran | Kuri Arahan Bayaran automatik secara manual (boleh Pembayaran dllaksanaken sehingga | b, Manakala bagi transaksi| 30 Disember 2022 | Vot S dan Dana sahaja), | ‘Amanah, _ transaksi | boleh diteruskan pada tahun kewangan semasa atau tahun kewangan baharu. Bagi Vot $ dan Dana 142Menunggu Kaji Semula (Pembatalan Invois) Pembekal | Amanah, Pelulus Pemenuhan mempunyai dua (2) pilihan iaitu; a. Meneruskan transaksi sehingga selesai prose: bayaran; atau b. Ditutup / Pembayaran secara manual (boleh cilaksanakan sehingga 30 Disember 2022 sahaja), Senarai Tugasan pengguna (semua Vot) Sekirarya _pengguna memili untuk meneruskan transaksi dan transaksi betjaya_untuk diteruskan, Sistem akan memindahkan transaksi tersebut ke Senarai Tugasan pengguna mengikut status asal transaksi Menunggu Penyerahan Pembatalan Pelulus Pemenuhan Kementerian/PTJ boleh meneruskan pembatalan transaksi melalui ‘Senarai Tugasan pengguna. Sistem akan membatalkan secara automatik, 12112