ISSN 2252-7354 Jurnal Rekayasa Informasi, Vol. 8, No.

1, April 2019

PERANCANGAN SISTEM INVENTARIS BARANG PADA

PT.MAKARA MAS UI DEPOK

Mahaeni, Yayang Debby T.I

Program Studi Sistem Informasi, FSTI ISTN Jakarta
marhaeni@istn.ac.id

Naskah diterima tanggal 7 Maret 2019

ABSTRACT

Over time the development of technology has developed very rapidly, one of the
developments in storing digital data is computerization. Because data is stored and
requires more extensive data storage, computerization is needed for storing and
searching the data needed by users other than computerized storage by using it more
efficiently in several ways starting from the cost of storage space does not require a large
space. Based on these problems, a software that is reliable and able to work optimally is
needed. The design of the design has been made to simplify the inventory data processing
tool at PT.Makara Mas UI Depok. In the Design of a Goods Inventory System at
PT.Makara Mas UI Depok the authors use software applications, namely Microsoft
Visual Studio.Net, MySQL Server and Adobe Photoshop.
Keywords: System Design, Designing Inventory Data, Inventory

ABSTRAK

Seiring waktu perkembangan teknologi berkembang sangat pesat, salah satu

perkembangan dalam penyimpanan data digital adalah dengan komputerisasi. Karena
data disimpan dan membutuhkan penyimpanan data yang lebih luas karena itu
komputerisasi diperlukan untuk penyimpanan dan pencarian data yang dibutuhkan oleh
pengguna selain penyimpanan komputerisasi dengan menggunakan lebih efisien dalam
beberapa hal mulai dari biaya untuk ruang penyimpanan tidak membutuhkan tempat yang
luas. Berdasarkan permasalahan tersebut dibutuhkan suatu perangkat lunak yang handal
dan mampu bekerja secara optimal. Rancangan desain telah dibuat untuk
menyederhanakan alat pengolahan data barang inventaris di PT.Makara Mas UI Depok.
Dalam Perancangan Sistem Inventaris Barang pada PT.Makara Mas UI Depok penulis
menggunakan aplikasi perangkat lunak,yaitu Microsoft Visual Studio.Net, MySQL
Server dan Adobe Photoshop.
Kata Kunci :Perancangan Sistem, Perancangan Data Inventaris, Inventarisasi

Perancangan Sistem Pada Inventaris Barang ……. (Marhaeni, Yayang D.T.I) 70

ISSN 2252-7354 Jurnal Rekayasa Informasi, Vol. 8, No.1, April 2019

PENDAHULUAN TINJAUAN PUSTAKA

Diketahui bahwa Inventaris barang pada Analisis Sistem

PT.MAKARA MAS UI DEPOK pada saat ini 1. Prosedur Sistem Yang Dirancang
masih belum ada penanganan khusus dari Prosedur yang dirancang dalam
penangung jawab Pendataan Jumlah Barang sistem ini adalah sebagai berikut :
yang ada dalam PT tersebut. Sistem Data  Prosedur pengolahan data inventaris
Inventaris barang yang diusulkan adalah barang, karyawan, dan user
berbasis data base yang bertujuan (menyimpan, menambah, mengubah,
menatausahakan Inventaris Barang dan menghapus). Petugas bertugas
milik/Kekayan negara di lingkungan dan di sebagai administrator yang
lembaga Ilmu Pengetahuan dengan Sistem melakukan memasukkan data alat,
Data Inventaris barang ini lebih memudahkan kategori alat, memasukkan data
dalam mencapai tujuan dan fungsi dari anggota melekukan seting denda
penatausahakan Barang memungkinkan pengembalian, melakukan pencatatan
pengecekan dan pengawasan secara langsung pengembalian dan peminjaman
melalui organisasi penata usahan paling atas barang inventaris, dan mengolah
ke yang paling bawah menyediakan semua data mengenai barang,
bermacam-macam fasilitas untuk Proses petugas, dan karyawan. Untuk
Inventaris pembuatan buku Inventaris melakukan peminjaman barang,
pencarian Barang dan pembuatan laporan karyawan datang ke bagian
dengan mempunyai program atau aplikasi peminjaman barang inventaris,
yang mengelola data Inventaris Barang mendaftar untuk menjadi
dimana kegiatan yang selama ini berlangsung member/peminjam, kemudian
hanya ditangani secara lisan dan pencatatan petugas mencatat biodata karyawan
yang tidak berkala atau rutin, mencari data dan mencetak kartu karyawan yang
dengan cara membuka arsip laporan dari digunakan sebagai kartu tanda
setiap Inventaris Barang yang ada atau stok peminjam barang inventaris.
Barang yang masuk dan dari pihak bagian Kemudian petugas melakukan
Informasi Data Inventaris barang pada pencarian dan pencatatan barang
PT.Makara Mas selalu mendapat kesulitan yang dipinjam oleh karyawan.
dalam melakukan pengidentitasan data Apabila karyawan terlambat
inventaris tersebut serta pencatatan yang lebih mengembalikan barang yang
menjadi permasalahan dalam memperediksi dipinjamnya dari jatuh tempo, maka
jumlah Barang serta letak dan keadaan data karyawan tersebut dikenakan denda
yang memakan tempat atau ruangan yang yang berlaku dengan membayar
sangat luas dan tidak beraturan sehingga pada sejumlah uang yang ditentukan.
sewaktu-waktu data tersebut mengalami  Prosedur pencarian barang inventaris.
kehilangan maka datanya harus di buat lagi Prosedur pencarian barang ini
dan dicari sehingga memakan waktu beberapa ditujukan untuk memudahkan
hari proses pencarian datanya. Melihat uraian petugas mencari barang inventaris
di atas penulis tertarik untuk melakukan yang hendak dipinjam oleh
analisa dan perancangan sistem lebih lanjut karyawan. Karyawan datang ke
tentang Sistem Data Inventaris barang pada bagian peminjaman barang hendak
PT.Makara Mas UI Depok semoga dengan meminjam barang inventaris,
adanya sistem baru tersebut akan memberi kemudian petugas melakukan login
kemudahan dan menjamin keamanan. ke aplikasi program inventory
system. Petugas langsung menuju
menu pencarian, sub menu pencarian
alat kemudian di olahlah semua
aktifitas tersebut oleh petugas.

Perancangan Sistem Pada Inventaris Barang ……. (Marhaeni, Yayang D.T.I) 71

ISSN 2252-7354 Jurnal Rekayasa Informasi, Vol. 8, No.1, April 2019
 Prosedur pembuatan laporan data
barang inventaris. Pembuatan laporan
ini ditujukan untuk memberikan
laporan seputar data barang inventaris
yang diolah oleh petugas kepada
pimpinan. Laporan ini diberikan
berdasarkan tempo yang ditentukan.
Dalam pembuatan laporan, tidaklah
rumit dan repot, dikarenakan dalam
system yang dirancang ini sudah
disediakan menu untuk pebuatan G a m ba r .2. Diagr am Konteks
laporan. Petugas hanya perlu login
untuk masuk kedalam
program,kemudian ke menu laporan,
sub menu laporan alat, cetak. Dengan
begitu laporan data alat sudah
tercetak rapi dan tinggal diberikan
kepada pimpinan.

Design Sistem

2. Perancangan Proses
a) Sistem Flowchart
Untuk meningkatkan efisiensi dan Gambar .3 Diagram Level 0 Proses
efektifitas pada sistem sirkulasi data 1,3,6,7,8,9,10,11
barang inventaris PT. Makara Mas Ui
Depok. maka dirancang sistem baru
dengan flowchart sebagai berikut:

Gambar .1 Flowchart sistem yang dirancang

b) Data Flow Diagram (DFD)

Gambar dibawah ini adalah gambar Diagram
Konteks dan data flow diagram level 0
sistem informasi data barang inventaris PT.
Makara Mas Ui Depok yang menunjukkan
atau menggambarkan bagaimana sistem
berhubungan atau berinteraksi dengan
aktifitas dengan aktifitas luar atau pemakai Gambar 4 Diagram Detail Proses 2
yang berkepentingan atau membutuhkan
informasi yang dihasilkan oleh sistem.
Perancangan Sistem Pada Inventaris Barang ……. (Marhaeni, Yayang D.T.I) 72
ISSN 2252-7354 Jurnal Rekayasa Informasi, Vol. 8, No.1, April 2019

Gamba r.7. D F D Leve l 0

c) Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD pada Sistem Data Barang Inventaris pada
PT. Makara Mas UI Depok akan digambarkan
seperti dibawah ini :

Gambar .5 diagram detail proses 4

G a m ba r.8. Entity Relationship Diagram (ERD)

METODOLOGI PENELITIAN

Adapun langkah-langkah Penelitian ini

sebagai berikut :

Perencanaan Analisis Design Testing

Perencanaan
Merencanakan kebutuhan-kebutuhan dalam
merancang sistem. Menginvestigasi
kebutuhan akan perancangan sistem.
Analisis
Gambar.6 diagram detail proses 5 Menganalisis prosedur sistem berjalan dan
sistem usulan yang akan dirancang
Design
Merancang sistem infofrmasi dengan
pendekatan terstruktur
Testing

Perancangan Sistem Pada Inventaris Barang ……. (Marhaeni, Yayang D.T.I) 73

 ISSN 2252-7354 Jurnal Rekayasa Informasi, Vol. 8, No.1, April 2019
Menguji sistem setelah dirancang berdasarkan
analisa dan design sistem yang telah
ditetapkan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

3. Perancangan Basis Data

Rancangan basis data atau database secara
rinci dimaksudkan untuk mendefinisikan isi
atau struktur dari tiap-tiap file telah
didefinisikan pada tahap rancangan secara
umum. Agar diperoleh basis data yang tepat
dan efisien dalam penggunaan ruang
penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan
mudah dalam manipulasi data, maka dalam Keterangan: * Primary key
tahap ini perlu dilakukan: Gambar 11 Bentuk Normal Kedua (2NF)

a) Penerapan Normalisasi
3. Bentuk Normal ketiga (3NF)

Gambar .9. Bentuk Tidak Normal

(Unnormalized Form)

1. Bentuk Normalisasi Pertama (INF)

Keterangan: *Primary Key

**Foreigen Key
Gambar.12 Bentuk Normal Ketiga (3NF)

b) Relasi Antar Tabel

Gambar .10. Bentuk Normal Pertama (1NF)

2. Bentuk Normal Kedua (2NF)

G a m ba r. 1 3 R e la si An ta r T ab el

Perancangan Sistem Pada Inventaris Barang ……. (Marhaeni, Yayang D.T.I) 74

ISSN 2252-7354 Jurnal Rekayasa Informasi, Vol. 8, No.1, April 2019
c) Spesifikasi File Nama Tipe
No. Size Keterangan
Spesifikasi file merupakan penjelasan Field Field
1. No Varchar 5 Nomor
mengenai bentuk – bentuk file database yang 2.
digunakan untuk pengolahan proses sistem Tempo Varchar 30 Tempo
yang dibuat. 3.
Denda Varchar 20 Denda
a. Spesifikasi file Data Alat :

Tabel 1. Spesifikasi File Data Alat f. Spesifikasi file Data Kategori :

Nama Tipe Tabel 4.6. Spesifikasi File Data Kategori
No Size Keterangan
Field Field
1. KdAlat Varchar 10 Kode Alat Nama Tipe
No. Size Keterangan
Field Field
2. Model Varchar 20 Model Alat
1. Kode Kode
Varchar 10
Kode Kategori Kategori Kategori alat
3. KdKategori Varchar 10
Alat 2.
Kategori Varchar 30 Kategori
4. Merk Varchar 30 Merk Alat
5. KdPembuat Varchar 10 Kode Pembuat
6. ThnBuat Varchar 5 Tahun Pembuat

g. Spesifikasi file Data Pembuat :

b. Spesifikasi file Data Karyawan : Tabel 7. Spesifikasi File Data Pembuat
Tabel .2. Spesifikasi File Data Karyawan
Tipe
No. Nama Field Size Keterangan
Field
No Nama Tipe 1. Kode
Size Keterangan
. Field Field KdPembuat Varchar 10
Pembuat
Kode
1. KdKry Varchar 10 2. Nama
Karyawan NamaPembuat Varchar 30
Status Pembuat
2. Status Varchar 15 3.
Karyawan Kota
KotaPembuat Varchar 30
Nama Pembuat
3. NamaKry Varchar 30
Karyawan
Ruang
4. Ruang Varchar 10
Karyawan h. Spesifikasi file Data Pinjam Barang
5. TglDaftar Varchar 15 Tanggal Daftar Inventaris :
6. JenKelKry Varchar 10 Jenis Kelamin Tabel .8. Spesifikasi File Data Pinjam
Alamat
7. AlamatKry Varchar 50
Karyawan Barang Inventaris
Telpon
8. TlpKry Varchar 15
Karyawan Tipe
No. Nama Field Size Keterangan
Field
c. Spesifikasi file Data Petugas : 1.
KdInventaris Varchar 10
Kode
Inventaris
Tabel .3. Spesifikasi File Data Petugas 2. Kode
KdKry Varchar 10
Karyawan
Tipe
No. Nama Field Size Keterangan 3.
Field KdPetugas Varchar 10 Kode Petugas
1. KdPetugas Varchar 10 Kode Petugas
2. Nama 4. Tanggal
NamaKry Varchar 30 TglPinjam Varchar 15
Karyawan Peminjaman
3. JenKelPetugas Varchar 10 Jenis Kelamin 5. Status
4.
Status Varchar 15
AlamatPetugas Varchar 50 Alamat Petugas Karyawan
5. No.Tlpn
TlpPetugas Decimal 15
Petugas
6. Username Varchar 50 Nama Pengguna i. Spesifikasi file Data Pengembalian
7. Password Varchar 15 Kata Sandi Tabel .9. Spesifikasi File Data Pengembalian
8. HakAkses Varchar 15 Hak Akses
Tipe
No. Nama Field Size Keterangan
d. Spesifikasi file Data Denda : Field
1. Kode
Tabel 4. Spesifikasi File Data Denda KdInventaris Varchar 10
Inventaris
2. Tanggal
TglKembali Varchar 15
No. Nama Field Tipe Field Size Keterangan Kembali
1. Kode 3.
KdInventaris Varchar 10
Inventaris
No Varchar 10 Nomor Urut
2. Keterangan
KeteranganDenda Varchar 30
Denda

e. Spesifikasi file Data seting Denda :

Tabel.5. Spesifikasi File Data Setting Denda
Perancangan Sistem Pada Inventaris Barang ……. (Marhaeni, Yayang D.T.I) 75
ISSN 2252-7354 Jurnal Rekayasa Informasi, Vol. 8, No.1, April 2019
d) Struktur Kode
Didalalam penulisan Kerja Praktek ini,penulis
menggunakan lima macam kode,yaitu sebagai
berikut :
 Kode Alat

 Kode Kategori Alat

Gambar 14. HIPO (Hierarchy Plus Input

Procces Output)
 Kode Pembuat 4. Tampilan Program
Kumpulan form - form dari perancangan
aplikasi penggajian yang telah dibuat
diantaranya :

Form Loading

 Kode Petugas

Form Login

 Kode Karyawan

Form Menu Utama Admin

e) Hierarchy Plus Input Procces Output

(HIPO)
Berikut ini adalah gambaran menu utama
aplikasi Sistem Data Barang Inventaris
PT.Makara Mas UI Depok yang akan dibuat
program dalam bentuk HIPO (Hierarchy
Plus Input Procces Output)

Perancangan Sistem Pada Inventaris Barang ……. (Marhaeni, Yayang D.T.I) 76

ISSN 2252-7354 Jurnal Rekayasa Informasi, Vol. 8, No.1, April 2019
Form Menu Utama Petugas

Form Data Alat

Form Data Label Alat

Form Data Kategori Alat

Form Tansaksi Peminjaman

Form Data Karyawan

Form Transaksi Pengembalian

Form Data Pembuat

Form Data Pencarian Karyawan

Form data petugas

Form Data Pencarian Alat

Perancangan Sistem Pada Inventaris Barang ……. (Marhaeni, Yayang D.T.I) 77

ISSN 2252-7354 Jurnal Rekayasa Informasi, Vol. 8, No.1, April 2019

Form Back Up Kartu Karyawan

Form Pengaturan Denda

Laporan Data Karyawan

Form Tentang

Lampiran C-2 Laporan Data Alat

Lampiran A-18 Form Manual Program

Laporan Data Peminjaman

Form Cetak Kartu karyawan

Perancangan Sistem Pada Inventaris Barang ……. (Marhaeni, Yayang D.T.I) 78

ISSN 2252-7354 Jurnal Rekayasa Informasi, Vol. 8, No.1, April 2019
5. Perlu adanya penyempurnaan terhadap
prancangan sistem dan program yang telah
dirancang,karena disamping terdapat
kelebihan prancangan yang ada,penulis merasa
masih terdapat kekurangan didalam
perancangan sistem barang inventaris pada PT.
Makara Mas UI Depok ini.

DAFTAR PUSTAKA

PENUTUP Yudi, Hendra. 2014. VB 2008 untuk

Berbagai Keperluan Pemrograman.
Kesimpulan Jakarta Elex Media Komputindo
Berdasarkan selesainya seluruh kegiatan
penelitian, analisis sistem, hingga perancangan Arief, M.Rudyanto. 2011. Pemrograman
sistem data barang inventaris pada “PT. Makara Basis Data Menggunakan Transact-
Mas UI Depok”. maka secara garis besar penulis SQL dengan Microsoft SQL Server
dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 2000, Yogyakarta : Andi
1. Dengan sistem yang baru ini, petugas
inventaris kantor lebih mudah dalam Jogiyanto, HM. 2015. Analisis dan Desain
melakukan peminjaman dan pengembalian alat Sistem Informasi : Pendekatan
yang dipinjam karena sistem ini sudah Terstruktur, Teori dan Praktek
dirancang dengan database yang menyimpan Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset.
data peminjaman tanpa perlu mengetik nama
peminjam ataupun nama alat dari awal lagi. Utami , Ema. 2008. RDBMS Menggunakan
2. Proses pencarian data alat dan karyawan Ms SQL Server 2000, Yogyakarta :
inventaris dapat dilakukan dengan cepat dan Graha Ilmu.
jelas karena semuanya data alat dan karyawan
sudah ada dalam database yang sudah dibuat
diawal, petugas tinggal mengetik nama alat Davis, William S. 1983. Systems Analysis
atau karyawan dan data yang diinginkan akan And Design : A Structured
muncul secara otomatis. Approach, Addison-Wesley
3. Laporan yang dibuat menjadi akurat, tepat Publishing Company.
waktu dan relevan
Lucas JR, Henry C. 1987. Analisis, Desain,
Saran Dan Implementasi Sistem Informasi,
Dari beberapa kesimpulan yang diambil Jakarta : Erlangga, Edisi Tiga.
diatas, dapat dikemukakan saran-saran yang
berguna untuk perbaikan dari aplikasi yang kami
bangun dalam proyek akhir ini :
1. Diharapkan dapat mengembangkan database
yang lebih lengkap agar pengguna bisa lebih
tertarik untuk mempelajari perancangan sistem
ini.
2. Perlunya studi literature yang lebih banyak lagi
tentang inventarisasi gudang.
3. Perlunya lebih mendalami lagi coding
pemrograman yang ada pada Microsoft Visual
Studio terutama untuk pengolahan data dengan
database Mysql, agar aplikasi bisa berjalan
dengan maksimal.
4. Adanya suatu dukungan sarana atau peralatan
yang dibutuhkan dalam melakukan proses
entry database yang sangat banyak.

Perancangan Sistem Pada Inventaris Barang ……. (Marhaeni, Yayang D.T.I) 79