Archivo General del

Estado Anzoátegui

PROPUESTA
DE
ORGANIGRA
MA DE LA
DIRECCIÓN
DEL
ARCHIVO
GENERAL
DEL ESTADO
ANZOÁTEGU
I Barcelona, Marzo de 2022
 Archivo General del
Estado Anzoátegui

INTRODUCCIÓN

En el contexto actual de cambios, transformaciones e innovaciones que se

vienen generando en el estado Anzoátegui, producto de la nueva gestión de
gobierno liderada por el Gobernador del Estado Luis José Marcano, se requiere
de instituciones adecuadas a las políticas gerenciales y dinamismo que se
impulsan desde los diferentes gabinetes que conforman la estructura
organizativa del ejecutivo Regional.

La modernización de las organizaciones constituye un elemento necesario

para adaptarse a los cambios sociales. Modernizar es adaptar, cambiar o
ajustar, y su dinámica resulta elemental en los tiempos actuales, en los que
se dejan atrás modelos tradicionales y se construyen nuevos. En el caso de las
instituciones públicas y, en particular, el Archivo General del Estado como
unidad primaria de atención a los ciudadanos; se hace necesario renovar y
adaptar dicha institución a las nuevas realidades, para ser un hecho necesario
y propio en la coyuntura que atraviesa Venezuela, todo ello, a fin de dar
respuesta a los ciudadanos de manera eficiente, eficaz y transparente.

En este sentido la Dirección del Archivo General del Estado Anzoátegui,

institución responsable de la preservación y resguardo del patrimonio histórico
documental, pretende romper con viejos esquemas y paradigmas que de una u
otra manera han mantenido de manera estacionada las funciones de los
servidores públicos que laboran en este ente, donde los proyectos
contemplados en los Planes Operativos Anuales Institucionales de los últimos
años no se encuentran en sintonía con la realidad cambiante que se genera en
nuestra entidad.

En la actualidad la Dirección de Archivo General del Estado Anzoátegui,

presenta una estructura organizativa (Organigrama) que no responde a las
exigencias del nuevo Gobierno Revolucionario y a los cambios científicos y
tecnológicos que se generan en la realidad cambiante del día a día, donde la
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era digital se ha introducido en todos los ámbitos en el cual el hombre realiza

una actividad productiva, y a la que no escapa el Servicio de Archivo, aunado a
la existencia de los procesos de control de gestión eficiente que pretende
caracterizar el plan de gobierno de nuestro Gobernador del Estado. Además de
procurar transversalizar los proyectos de esta institución con el Poder Popular y
trabajar en sinergia para lograr un mayor acercamiento a las comunidades
organizadas.

En este sentido se presenta una propuesta de estructura organizacional,

como un documento normativo que guíe a todo el personal del Archivo General
del Estado Anzoátegui, sobre sus funciones y ubicación en la estructura
orgánica de la institución y las interrelaciones entre los niveles jerárquicos
internos y los respectivos canales de comunicación y autoridad. Definiendo y
estableciendo la estructura orgánica y funcional, así como el control y
responsabilidades acorde al quehacer diario, definidas en el objetivo y
funciones de cada unidad administrativa.

El cumplimiento de estas funciones contribuye a lograr los objetivos

planteados en el Plan Estratégico presentado por nuestro Gobernador del
Estado, el Plan Operativo Anual Institucional, así como los objetivos
funcionales de las unidades organizativas de cada dependencia. La estructura
organizativa que se presenta a continuación fue producto de un debate y
análisis por parte de los trabajadores del Archivo General del Estado, así como
de consultas con profesionales expertos, quienes aportaron ideas y
sugerencias, para el logro final de la propuesta.Resulta fundamental mencionar
que la estructura propuesta está acompañada de las funciones de cada puesto
de trabajo, con la finalidad de tener una visión clara hacia dónde va el accionar
de nuestra institución.La descripción es un resumen de las principales
responsabilidades, funciones y/o actividades del puesto; es un proceso que
consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un determinado
cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en la institución.
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Fundamentación Legal

En atención a los principios éticos y morales que caracterizan nuestra

administración, y al ordenamiento jurídico que rige la Gestión Pública, y
teniendo la convicción que es deber del Estado promover una Administración,
Publica accesible, moderna, eficiente, de calidad, profesional, eficaz, la
propuesta de estructura organizacional (Organigrama), sienta sus bases
legales en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999), la
cual establece en el artículo 99 “Los valores de la cultura constituyen un bien
irrenunciable del pueblo venezolano y un derecho fundamental que el Estado
fomentará y garantizará, procurando las condiciones, instrumentos legales,
medios y presupuestos necesarios. Se reconoce la autonomía de la
administración cultural pública en los términos que establezca la ley. El Estado
garantizará la protección y preservación, enriquecimiento, conservación y
restauración del patrimonio cultural, tangible e intangible, y la memoria histórica
de la Nación. Los bienes que constituyen el patrimonio cultural de la Nación
son inalienables, imprescriptibles e inembargables. La Ley establecerá las
penas y sanciones para los daños causados a estos bienes.” De igual manera
prevé como principio de la administración pública lo que establece su artículo
141 que señala: “La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos
y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación,
celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y
responsabilidad enel ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a
la ley y al derecho”

Misión y Visión Institucional

Funciones Específicas

Director de Archivo

1. Definir, representar, verificar, coordinar y planear la función Archivística

del Archivo General del Estado Anzoátegui, relacionado con el
patrimonio documental histórico nacional y regional; velando por su
preservación, organización, clasificación y difusión, de manera eficiente,
utilizando las mejores prácticas archivísticas; con base a las normas
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técnicas vigentes y lineamientos emanados por el Gobernador del
Estado; con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del Estado
Anzoátegui y ponerlo al servicio de la comunidad que consulta,
apoyando de esta forma la investigación documental.
2. Definir la elaboración del Plan Operativo Anual Institucional del Archivo
General del Estado Anzoátegui concerniente a cada año; realizando
reuniones de trabajo con los técnicos del Archivo General del Estado
Anzoátegui, con el fin de establecer objetivos y/o metas de trabajo
durante todo el año fiscal; para el mejor desempeño de las funciones a
desarrollarse en el Archivo General del Estado.
3. Representar a la institución en eventos Locales; Nacionales, e
Internacionales atendiendo invitaciones escritas o por medios
electrónicos; para el cumplimiento de las estrategias trazadas o cada
vez que el Archivo General del Estado Anzoátegui lo considere
necesario.
4. Verificar y Elaborar informes cualitativos y estadísticos del desempeño
institucional; mediante la revisión de una base anual de datos; para
mantener controles estadísticos actualizados.
5. Coordinar el funcionamiento y calidad de los servicios ofrecidos al
público; por medio de constantes supervisiones en las áreas
involucradas con atención al público; para garantizar que la institución
brinde servicios de calidad a la población que nos visita.
6. Planear y dirigir la elaboración de proyectos de mejora institucional;
presentándolos por escrito al Gabinete Interno y al Despacho de
Secretaria General de Gobierno; para potenciar mejor la cultura de
nuestro país.
7. Coordinar la revisión anual del inventario de los fondos bibliográficos y
documentales, mobiliario y equipo del Archivo General del Estado
Anzoátegui; realizando reuniones con el personal técnico; para mantener
el inventario actualizado para mayor agilidad de consultas.
8. Verificar las actividades realizadas por el personal del Archivo General
del Estado Anzoátegui; revisando una base de datos trimestralmente;
con el fin de evaluar el trabajo y responsabilidad de cada empleado.
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9. Formar parte del Equipo del Patrimonio Histórico del estado Anzoátegui,
asistiendo a reuniones ordinarias y extraordinarias, participando en los
eventos que en esta instancia se planifiquen.
10. Mantener una estrecha coordinación la Dirección de Comunas y
Organización Ciudadana para articular acciones en las comunidades
organizadas
11. Establecer acuerdos con Instituciones Educativas para la fomentar la
formación e investigación en materia archivística en Estudiantes y
Docentes.
12. Certificar copias de documentos solicitados, previa revisión.
13. Mantener Informado de las actividades planificadas y realizadas al Jefe
de Gabinete Interno.
14. Asistir a las reuniones y actividades que convoque el jefe de Gabinete
Interno.

Asistente de Director

1. Elaborar notas, oficios y memorandos de la Dirección; recibiendo

instrucciones verbales o escritas del Director; para mayor agilidad en el
quehacer diario de la institución.
2. Mantener informado al Director de la Agenda semanal del Gobernador y
del Secretario General.
3. Mantener Informado al Director de la Agenda semanal del Archivo
General del Estado
4. Archivar la correspondencia enviada y recibida de la Dirección;
siguiendo las instrucciones dadas por la Coordinación de Procesos
Técnicos e Investigación Documental para mantener un mejor control de
la correspondencia institucional.
5. Elaborar actas de las reuniones generales que se realizan con el
personal; siguiendo instrucciones del Director; con el fin de dejar
constancia de lo que se ha dicho en la misma
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6. Solicitar a los técnicos los informes mensuales y/o trimestrales; de
manera verbal o escrita; para consolidar dicha información y entregarla
a la Coordinación de Planificación y Control de la Gestión.
7. Facilitar la comunicación oportuna entre los trabajadores del Archivo
General del Estado proporcionándoles los mensajes, información y
otros de carácter laboral; para contribuir a mantener una fluida relación
laboral con otras dependencias de la Gobernación del estado.
8. Colaborar con la distribución de correspondencia interna;
distribuyendo la misma de manera personal a las diferentes áreas de
trabajo del Archivo General del Estado; con el objeto de darle el trámite
respectivo con agilidad.
9. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado.

Asesor Jurídico

1. Asesorar a los trabajadores del Archivo General del Estado en cualquier

autoridad en los trámites jurisdiccionales.
2. Establecer las acciones que en materia jurídica lleva a cabo el Archivo
General del Estado, a fin de prevenir y atender posibles conflictos
administrativos.
3. Otorgar opinión en las áreas del Archivo General del Estado en materia
jurídica, así como en el establecimiento de convenios y contratos.
4. Supervisar la instrumentación y dictaminar las actas administrativas en
materia laboral.
5. Solicitar a los servidores públicos del Archivo General del Estado la
documentación e información que requiera para el cumplimiento de sus
funciones.
6. Instruir y resolver los recursos administrativos que le corresponda
conocer al Archivo General del Estado.
7. Brindar asesoría legal a los usuarios y usuarias del Archivo General del
Estado, en materia de archivística y documentación legal.
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8. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado.

Subdirector de Archivo

1. Planear, organizar, coordinar, integrar, dirigir, y controlar las labores de

la oficina, así como velar por el buen funcionamiento de la misma.
2. Coordinar la Ejecución del Plan Operativo Anual Institucional
3. Recibir las planificaciones semanales de las Coordinaciones
4. Recibir y evaluar Informe de actividades semanales de las
coordinaciones.
5. Representar al Archivo General del Estado ante Instituciones Públicas,
Privadas y Comunales mediante autorización del Director
6. Supervisar al personal a su cargo y asignar las labores diarias o
periódicas que se realicen.
7. Organizar y mantener, mediante procedimientos técnicos, el sistema
del Archivo General del Estado
8. Coadyuvar en la Elaboración del Plan Operativo Anual Institucional
9. Coadyuvar en la Elaboración los informes de gestion mensual, trimestral
y anual
10. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado

Coordinador de Planificación y Control de la Gestión

1. Elaborar el proyecto de Plan Operativo Anual Institucional del Archivo

General del Estado

2. Evaluar de manera mensual y trimestral la ejecución del plan operativo

anual Institucional (físico y financiero) y velar que los resultados de la
gestión de cada una de las coordinaciones del Archivo General del
Estado se cumplan.

3. Establecer y evaluar los indicadores de gestión para el Archivo General

del Estado, aplicando las normas y criterios establecidos por las leyes
respectivas.
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4. Elaborar el informe de Gestión, mensual, trimestral y anual, de acuerdo
a las normativas vigentes.
5. Definir, implantar y dar seguimiento a los indicadores de gestión
apropiados con la finalidad de generar una visión clara acerca de la
eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión del Archivo general del
estado, así como identificar los posibles puntos de mejora en pro del
beneficio del estado y de las comunidades.
6. Mantenerse comunicación permanente con la Dirección de Planificación
y Desarrollo
7. Elaborar y enviar el Plan de Trabajo semanal al Gabinete Interno
8. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado.

Coordinador de Talento Humano, Administración y Presupuesto

1. Administrar y controlar los recursos humanos, materiales y financieros

pertenecientes al archivo general del Estado.
2. Verificar, registrar y archivar los controles de asistencias y acciones de
personal del Archivo General del Estado; tomando como base las leyes
vigentes; para sustentar faltas de asistencia de los empleados.
3. Implementar las herramientas en materia administrativa que emitan las
autoridades competentes.
4. Elaborar el presupuesto anual de la unidad; tomando en cuenta los
proyectos acordados; para garantizar el buen funcionamiento de la
unidad.
5. Administrar el ejercicio del Presupuesto Anual
6. Asegurar el cumplimiento del Control Presupuestario
7. Informar a la Dirección de Presupuesto sobre el Control Presupuestario
Anual.
8. Tramitar el suministro de insumos que provee la institución; por medio
de requerimientos, con base a las necesidades encontradas en la
unidad; con el objetivo de contar con los materiales y la logística
necesaria para el funcionamiento de la unidad.
9. Coadyuvar en la Elaboración del Plan Operativo Anual Institucional
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10. Controlar el inventario de activo fijo; registrando en un archivo los bienes
asignados al personal del Archivo General del Estado; para mantener el
control del movimiento, traslado, préstamo o descargo de éstos.
11. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo General del Estado.

Coordinador de Procesos Técnicos e Investigación Documental

1. -Supervisar la aplicación de los criterios, reglamentos y procedimientos

en el Archivo General del Estado, en materia de clasificación y
conservación de la documentación, así como la organización de los
archivos.
2. Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta
y asesorar técnicamente al personal de las instituciones que laboren en
los archivos de gestión.

3. Recibir la documentación perteneciente a los archivos de gestión de

cada oficina que forme el Ejecutivo Regional según la tabla de retención
documental, de conformidad con las leyes vigentes.
4. Obtener copias o reproducciones de documentos editados por algunos
5. departamentos o dependencias del GADPE con el fin de completar las
series de documentales.
6. Coordinar con las Direcciones, la selección de los documentos sin valor
científico – cultural - histórico, para su posterior eliminación. (Comité
institucional de selección y eliminación documental (expurgue).
7. Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y
conservación de los archivos de gestión de la institución.
8. Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los
fondos documentales en el archivo, en conjunto con la coordinación de
tecnología e informática..
9. Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento
del archivo central e histórico y de los archivos de gestión de la entidad.
10. Supervisar la gestión en la atención de Usuarios en el Archivo General
del Estado.
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11. Supervisar los proyectos de formación planificados según el Plan
Operativo Anual Institucional.
12. Supervisar y Controlar la promoción de las actividades que desarrolla el
Archivo General del Estado,
13. Mantener un registro actualizado de los bienes y documentos
patrimoniales que están en resguardo en el Archivo General del Estado.
14. Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo de la
Nación, cuando sea necesario.
15. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado

Coordinador de Tecnología e Informática

1. Planear y coordinar los sistemas automatizados para la gestión

documental, de acuerdo a los requerimientos que a los efectos soliciten
la Dirección, áreas y coordinaciones del Archivo general del Estado
2. Determinar las características técnicas necesarias para la adquisición,
desarrollo e instalación de equipos de computación, software, periféricos,
equipos de comunicaciones, sistemas de información, servicios
informáticos y accesorios acordes con los servicios del Archivo general
del Estado.
3. Supervisar la digitalización de documentos históricos, mediante el uso de
equipo informático, aplicando las normas o directrices internacionales
para la digitalización y microfilmación de colecciones externas y
fondos documentales; para su conservación.
4. Informar del estado físico de los documentos a digitalizar; enviando
notas al área solicitante; para dar a conocer el diagnóstico del material a
trabajar.
5. Asesorar al personal sobre el manejo de equipos y programas
tecnológicos.
6. Procesar digitalmente los documentos; utilizando software especializado
en edición de imágenes; para evitar la manipulación de los originales por
los usuarios.
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7. Investigar sobre nuevas tecnologías y criterios relacionados con la
digitalización de Fondos documentales; mediante el uso de internet,
fuentes bibliográficas y apoyo interinstitucional; para actualizar
conocimientos.
8. 5. Velar por la seguridad y custodia de los archivos digitales; mediante el
control de los medios informáticos internos y externos; para preservar los
archivos en su estado original.
9. Colaborar en proporcionar capacitaciones en el uso de medios
tecnológicos para la digitalización de documentos; a través de solicitudes
de los interesados; para ser agente multiplicador de conocimientos.
10. Crear Redes Sociales para dar a conocer información, actividades y
proyectos que desarrolla el Archivo General del Estado.
11. Mantener Informado al subdirector de los procesos tecnológicos que se
realizan en la coordinación.
12. Elaborar Informe de gestión mensual, trimestral y anual de la
coordinación de tecnología e informática.
13. Elaborar plan de mantenimiento de equipos tecnológicos
14. Coadyuvar en la Elaboración del Plan Operativo Anual Institucional
15. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado.
16. Incorporar a la base de datos los expedientes del personal administrativo
17. Digitalizar gacetas estadales
18. Diseñar formatos para registros de documentos
19. Mantenimiento de las computadoras en el software hardware
20. Mantenimiento de impresoras y equipos electrónicos de la institución.

Atención al Ciudadano

1. Recibir y atender solicitudes de ciudadanos y ciudadanas acerca de

copias certificadas de documentos que resguarda el Archivo General del
Estado.
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2. Verificar la información Procesar diligentemente las solicitudes
realizadas por los usuarios con el objetivo de recabar la información
contenida en los expedientes para la elaboración de las certificaciones o
relación de sueldo.
3. Atender con puntualidad las solicitudes hechas por la Gobernación del
Estado en cualquiera de sus dependencias.
4. Revisar las certificaciones y relación de sueldo, para constatar que, las
mismas estén bien elaboradas para su respectiva entrega.
5. Canalizar la entrega de los documentos (gacetas y expedientes)
exigidos por las diferentes dependencias.
6. Atención al público
7. Investigar gacetas oficiales
8. Elaborar certificaciones de trabajo

Formación e Investigación

1. Selecciona el material de apoyo para el desarrollo de los cursos, talleres

y charlas.
2. Promueve los cursos para dar a conocer sobre la materia archivística.
3. Adiestra y forma al personal adscrito al Archivo General del Estado y a
las Direcciones y dependencias de la Gobernación del Estado.
4. Planifica, coordina y supervisa conjuntamente con la Unidad de
Procesos Técnicos los cursos impartidos.
5. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado.

Promotores Comunitarios

1. Elaborar planes de trabajo en consonancia con el POAI del Archivo

General del Estado
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2. Elaborar planificación semanal y entregarla a coordinación de
procesos técnicos.
3. Promocionar en Comunas, Consejos Comunales, Organizaciones
ciudadanas, Instituciones públicas y privadas las actividades y
proyectos que desarrolla el Archivo General del Estado.
4. Organizar jornadas de formación en Comunas, Consejos
Comunales, Organizaciones ciudadanas, Instituciones públicas y
privadas sobre la preservación de documentos y organización de
archivos.
5. Dictar charlas sobre la preservación de documentos y organización
de archivos.
6. Impulsar la elección o designación del Cronista Comunal en
Comunas, Consejos Comunales, Organizaciones ciudadanas.
7. Impulsar la elaboración de la historia e las comunidades
8. Promocionar y organizar exposiciones de historias comunitarias e
institucionales
9. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado.

Asistente Administrativo

1. Archiva las carpetas contentivas de documentos, correspondencias u

otro material en sus respectivos archivadores.
2. Moviliza el material archivado de acuerdo a instrucciones recibidas con
el fin de prestarlos para revisiones, consultas y referencias.
3. Transcribe oficios, actas, informes y correspondencia en general.
4. Mantiene archivos confidenciales de la unidad.
5. Lleva control de audiencias de su coordinador.
6. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado.
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Analista de Personal

1. Participa en la elaboración del Registro de Asignación de Cargos para

cada ejercicio fiscal del Archivo General del Estado.
2. Toma información a través del formulario Registro de Información del
Cargo.
3. Analiza, clasifica cargos y normaliza sueldos.
4. Detecta necesidades del adiestramiento y organiza curso para ser
dictado al personal.
5. Evalúa requisitos mínimos a los aspirantes a ingresar al Archivo general
del Estado y administra y corrige pruebas sencillas para la selección del
personal.
6. Verifica que se realicen las acciones pertinentes para el proceso de
evaluación continua del personal.
7. Ejecuta programas o actividades relacionadas con el cumplimiento de
las políticas existentes en la institución en materia de bienestar social:
asistenciales, recreativas, deportivas, culturales y educativas.
8. Vela por la aplicación de las normas y procedimientos inherentes a las
funciones del personal.

9. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le

atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado.

Registrador de Bienes

1. Lleva los libros de contabilidad de bienes y materias y las planillas de

control para las incorporaciones o desincorporaciones de bienes de la
institución.
2. Codifica y clasifica los inventarios físicos de bienes de acuerdo a la
estructura organizativa.
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3. Envía trimestralmente a la Dirección de Bienes de la Gobernación del
Estado el movimiento de entrada y salida de bienes públicos y el
inventario general de los mismos.
4. Lleva relación del sitio donde se encuentran ubicados los bienes de la
unidad.
5. Revisa y firma en conjunto con el administrador los traspasos o
transferencia interna de los bienes.
6. Aplica leyes y normas referente a los bienes públicos referentes al
Archivo General del Estado.
7. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado.

Analista Administrativo

1. Distribuye el trabajo de un grupo de empleados, que realizan tareas de

carácter administrativo.
2. Implanta métodos y procedimientos de trabajo.
3. Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la
unidad.
4. Redacta correspondencia, informes, circulares y documentos diversos.
5. Presenta informes técnicos.
6. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias que le
atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquellas que le
confiera el Director del Archivo general del Estado.

Mantenimiento y Vigilancia