GOBERNACION DEL ESTADO ANZOÁTEGUI

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

MANUAL Nº 1 DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS ARCHIVISTICOS

Instrucciones y modelos archivisticos para los diferentes entes adscritos a

la Gobernación del Estado Anzoátegui
 INDICE

1. Características físicas que debe poseer un archivo

2. Manejo, Almacenamiento y Conservación

3. Secciones

3.1. Sección Central

3.2. Sección Histórica
3.3. Normas para transferir documentos de la Sección Central a la
Sección Histórica

4. Archivos de Gestión

4.1. Normas de transferencia de documentos desde los Archivos de

Gestión al Archivo General del Estado Anzoátegui.

5. Temporalidad en el manejo de los documentos archivados

6. Préstamo y devolución de documentos en la Sección Central

7. Normas para la consulta de documentos de la Sección Histórica

8. Transferencia de documentos desde la Sección Central a la

Sección Histórica

9. Acceso a los Fondos Documentales

9.1. Certificaciones
9.2. Reproducción de documentos

10. Consejo Consultivo Asesor

11. Junta Evaluadora de Documentos

11.1. Conformación

12. Tipología Documental

 13.Anexos y modelos
1. Características físicas que debe poseer un archivo

Los parámetros mundialmente aceptados de carácter archivistico, con

respecto al aspecto físico para la conservación de los fondos documentales se
han estipulado en, 15ºC de temperatura y 25% de humedad relativa. Estos
factores evitaran el craquelado y oxidación prematura del papel además de
evitar la formación de ciertos tipos de moho e insectos perjudiciales.

Para lograr los parámetros anteriormente señalados es necesario y

obligatorio en la medida de lo posible, la utilización de aires acondicionados,
deshumificadores, filtros de aires, iluminación no incandescente y la
utilización de higrómetros para controlar dichas variables.

Aunado al punto anterior, para evitar contaminación por agentes externos es

necesaria la restricción de entrada de personal ajeno al archivo y evitar la
ingesta de cualquier tipo de alimentos dentro de estas áreas.

2. Manejo, Almacenamiento y Conservación

Todas las autoridades jerárquicas de cada una de las dependencias de la

Gobernación del Estado Anzoátegui donde existan archivos de gestión. Serán
responsables, Por la correcta conservación y 2respaldo de los 3fondos
Documentales que originen y reciban. Asimismo resguardaran los originales
de cada 4documento en tramite y verificaran la formación de los expedientes.
Nota: El articulo numero 19 de la ley de Administración del Estado
Anzoátegui determina cuales son las dependencias a las cuales hacemos
referencias supra, a saber: “La Administración Pública Estadal, esta
constituida por:
1. Despacho del gobernador.
2. Secretaria General de Gobierno.
3. Las Direcciones, divisiones, departamentos y oficinas del Poder
Ejecutivo Estadal.
4. Los 5 entes descentralizados.
5. Las demás dependencias y servicios que sean necesarios crear para el
cumplimiento de los fines del estado en orden a la satisfacción del interés
general.
51
Es aquel que se forma en las diferentes dependencias del Ejecutivo del Estado Anzoátegui con los documentos que allí se reciben y se
producen. 2 No es mas que la protección adecuada que se le de a cualquier documento mediante copias en físico (copias fotostáticas) o
con sustento electrónico (Disco Compacto) 3 Conjunto de series documentales de una misma procedencia, es decir, cada ente produce sus
fondos documentales 4 Es toda información registrada, cualquiera sea su forma que se gestione o este de paso enviado por un ente a otro
5 Son todos los entes que por ley de creación quedan administrativamente soberanos en las decisiones sobre los asuntos que le
conciernen, o parte de ellos, es decir, que el grado de autonomía presupuestaria, administrativa, financiera y de gestión que se le acuerde
 Las divisiones, los departamentos y las oficinas estadales podrán estar
adscritas a determinadas direcciones del Poder Ejecutivo Estadal”. Subrayado
nuestro.

Los fondos documentales que reposan en los archivos de gestión recibirán

obligatoriamente procesamiento técnico archivístico, después de lo cual serán
archivados en caja de cartón (oslo box, archí-oficce, clover file o similares),
libre de acido, identificada con una signatura topográfica 6.

Todos los fondos documentales que se encuentren tanto en los archivos de

gestión como en la sección central e histórica del Archivo General del Estado
Anzoátegui serán objeto de inventario, revisión y verificación permanente por
los funcionarios designados al respecto.

Tanto los archivos de gestión como las sección central e histórica del Archivo
General del Estado Anzoátegui contaran con un sistema de aire
acondicionado y detección de incendios, medidores de temperatura y
humedad relativa, deshumificadores, extintores de incendio y cualquier otro
equipo de seguridad. Todos ellos verificados periódicamente.

Las instalaciones y los fondos documentales que reposan en los distintos

archivos deben recibir aseo diario y un servicio anual de fumigación selectiva
especializada.

Por órdenes directas de José Canache La Rosa jefe del Archivo General del
Estado Anzoátegui, a partir de la presente fecha se restringe la entrada al
área de Catalogación y Clasificación (sección I). De la siguiente forma:

a) Solo se accederá al espacio arriba descrito por orden directa del jefe
de la sección o quien cumplan sus funciones al faltar este, previa
autorización del Jefe de AGEA.

b) Ningún personal debe permanecer dentro de dicha área, es decir debe

permanecer cerrada, con la luz apagada, el deshunificador y el filtro de
aire encendido.

c) Solo se podrá acceder por el tiempo necesario para retirar algún

expediente que sea pedido por el Departamento de Investigación.

6
Codificación correlativa con la cual se identifican las unidades de conservación de un deposito
 d) Cualquier investigación que deba realizar el Departamento de
Catalogación y Clasificación deberá realizarse fuera del espacio
arriba descrito.

e) Una vez realizada cualquier investigación, la documentación debe ser

devuelta y colocada bajo resguardo el mismo día.

f) La puerta de acceso debe estar bajo llave. Las llaves reposaran en

manos del jefe del Archivo, el jefe de Catalogación y Clasificación y el
agente de seguridad de turno

Ya que la persona o personas autorizadas manejan fondos documentales del

estado es necesario que tengan autorización por escrito emanado por el jefe
de archivo correspondiente y el superior jerárquico del ente (anexo_)

3. Secciones

Subdivisión de los fondos documentales, integrados por un conjunto de

documentos generales en razón de un criterio orgánico funcional.

El Archivo General del Estado Anzoátegui esta conformado por dos

secciones: La sección Central, que funcionara como archivo central de la
Administración Pública del estado Anzoátegui. Entre sus funciones esta la de
planificar, organizar y coordinar el sistema de archivos de la Gobernación
del Estado Anzoátegui además de conservar, organizar y custodiar los fondos
documentales en su poder, cualquiera que sea su fecha, forma o soporte
material, recibidos o emanados de los archivos de gestión.

3.1 Sección Central

La sección central clasificará los fondos documentales tomando como base un
criterio orgánico funcional, con respecto de la estructura orgánica de cada
unidad y del principio de procedencia7.
Asimismo, organizara e identificara los fondos y secciones en serie.

3.2 Sección Histórica

7
Principio que establece que los documento producidos por una institución, organismo o dependencia no deben mezclarse con los de otra
8 Tal declaratoria será realizada por una junta de valoración designada al efecto para salvaguardar los documentos públicos basados en la
importancia informativa, administrativa, cultural, social, económica, política, histórica, religiosa y legal 9 Conjunto de documentos
producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento, los elementos que
constituyen una serie documental son la tipología documental y el organismo productor
Se encargara de custodiar y conservar los documentos públicos declarados
con valor histórico8, además de organizar y difundir los fondos documentales
transferidos desde la sección central, una vez cumplida su revisión por parte
de la junta evaluadora de documentos y determinado que dichos fondos
documentales deben conservarse permanentemente por el valor que
representan para la investigación, ciencia, cultura o la conservación de la
memoria histórica del país.

3.3 Normas para transferir documentos de la Sección Central a la Sección

Histórica.

Por dictamen de la Junta Evaluadora de Documentos, a la Sección Histórica

serán transferidos los documentos que deban conservarse permanentemente,
este envió lo debe realizar la Sección Central, de la manera siguiente:
1- La sección central debe enviar a los miembros de la Junta Evaluadora
un registro de los documentos a evaluar.
2- Este registro será organizado por series documentales9.
3- Deberá contener las siguientes datas:
a- Fecha en que se produjo el documento
b- Fecha de envió del archivo de gestión a la sección central
c- Fecha de envió de la sección central a la sección histórica
4- Asunto
5- Descripción del contenido

Realizada por la junta evaluadora de documentos la selección del material a

ser transferido a la sección histórica, el resultado será sentado en acta y
enviado al jefe del Archivo General del Estado Anzoátegui, mediante cuenta
especial, una vez revisada por este dará su conformidad con la firma y el sello
respectivo

4. Archivos de gestión

Los archivos de gestión tienen por objeto la conservación de los documentos

que se producen o reciben en las diferentes dependencia de la Gobernación
del estado Anzoátegui mientras dure el trámite a que estos se refieren o
mientras su utilización sea frecuente hasta su posterior transferencia a la
sección central del Archivo general del Estado.

El articulo 108 de la Ley de administración del Estado Anzoátegui preceptúa:

“En la Gobernación del Estado habrá un archivo general en donde se
conservaran los expedientes que tengan mas de tres (03) años de concluidos o
paralizados en los archivos de cada una de las dependencias del poder
ejecutivo estadal…” subrayado nuestro.

Todos y cada uno de los archivos de gestión de todas las dependencias de la

gobernación del Estado Anzoátegui deberán ser supervisados por un
profesional universitario preferiblemente Archivólogo, Bibliotecólogo o
profesional en carrera a fin, nombrado y dedicado exclusivamente a la
organización y control de los mismos y este será supervisado a su vez por un
responsable del Archivo General del Estado Anzoátegui.

El control de correspondencia de cada unidad productora de documentos9 se

hará mediante asientos en registros de entrada y salida, sin tachaduras ni
enmendaduras. Ambos registros (entrada y salida) se deberán conservar
perfectamente diferenciados. Para organizar la correspondencia, cada
respuesta debe ir unida al documento que la origino y sucesivamente se le
debe ir agregando todos los documentos que se produzcan, relativos al mismo
asunto, en una carpeta, lo cual conducirá a la formación de los expedientes.

A final de cada periodo de gobierno los archivos de gestión, bajo la

supervisión del Archivo General del Estado Anzoátegui, iniciaran un proceso
de desincorporación, total o parcial, de los fondos documentales
correspondientes al periodo concluido iniciando un nuevo ciclo de archivo del
nuevo gobierno estadal electo. Los fondos documentales desincorporados,
total o parcialmente serán enviados a la sección central del Archivo General
del Estado Anzoátegui.

4.1 Normas de transferencia de documentos desde los archivos de gestión al

Archivo General del Estado Anzoátegui.

La transferencia de documentos se deberá realizar según lo estipulado en el

articulo 108 de la Ley de Administración del Estado Anzoátegui (transcrito
supra) a tal efecto los responsables de cada archivo de gestión deberán llevar
un registro donde se estipulara la fecha de entrada, la fecha de conclusión o
paralización del expediente y la fecha de envió a la sección central del
Archivo General del Estado Anzoátegui, la fecha de envió se contará pasado
tres (03) años desde la fecha de conclusión o paralización.

La transferencia de documentos se debe registrar en una lista de remisión de

documentos (anexo 01) elaborada por el Archivo General del Estado
Anzoátegui y distribuida a las diferentes dependencias de la Gobernación del
Estado.

Dicha lista de remisión tendrá los siguientes datos:

a- Fecha de remisión
b- Dirección o dependencia
c- Unidad remitente
d- Teléfono de la unidad remitente
e- Unidad receptora (Sección Central del Archivo General del Estado
Anzoátegui)
f- Numero de cajas y de carpetas
g- Fechas extremas (fecha de entrada y fecha de conclusión o
paralización)
h- Titulo del registro
i- Tradición documental
j- Descripción de signatura
k- Responsable del ente emisor (jefe del archivo de gestión y superior
jerárquico de la dirección o dependencia que lo envía)
l- Responsable de la unidad receptora (jefe de la sección central o el que
se nombre al efecto)
m- Responsable del cotejo (tanto del archivo de gestión como de la sección
central del Archivo General del Estado Anzoátegui

Además de lo antes expuesto debe ser enviado en disco compacto (CD

ROOM) utilizando la herramienta Microsoft Office Excel una relación
organizada de los expedientes administrativos enviados, con las siguientes
anotaciones:
a- Numero de registro
b- Numero de carpeta
c- Código de documento
d- Fecha
e- Documentos (enviado y/o recibido)
f- Procedencia
g- Tipo de documento
h- Tradición documental (copia u original)
i- Conservación documental (malo, bueno, optimo)
j- Elaborado por (firma, Cédula de Identidad y firma )
k- Revisado por (firma, Cédula de Identidad y firma )
l- transcriptor (firma, Cédula de Identidad y firma )
Cada archivo de gestión deberá prever la cantidad necesaria de unidades de
conservación en cajas de cartón especialmente diseñadas al efecto.

Toda documentación en proceso de transferencia debe estar foliada con lápiz

de grafito e indicar el número en la esquina superior derecha así mismo debe
estar ordenado en carpetas de fibra, Manila o biblioratos. Dichas carpetas
deben colocarse debidamente numeradas y en forma correlativa. Cada caja
debe referirse preferiblemente a un solo año.

Las cajas deben ser identificadas únicamente con un número correlativo en la

parte superior derecha de la cara principal.

Una vez cumplidos los pasos anteriormente señalados, las cajas, el original,
y una copia de la lista de remisión se enviaran a la sección central del
Archivo General del Estado Anzoátegui, mediante oficio.

Una vez enviados los documentos a la sección central se verificara si el

contenido de la lista de remisión de documentos (LRD) y el de las cajas, es el
mismo. Esta revisión será hecha por los responsables del archivo de gestión y
el de la sección central del Archivo General del Estado Anzoátegui (cotejo).
Si apareciera alguna diferencia entre el contenido de las cajas y lo indicado
en el LRD, esta diferencia se sentara en la columna de observación de la
LRD, en el original y en la copia y deberán ser firmadas por los responsables
del cotejo.

5. Temporalidad en el manejo de los documentos archivados (tabla de

temporalidad)

Articulo 108 de la Ley de Administración del Estado Anzoátegui establece la

siguiente: “En la Gobernación del Estado habrá un Archivo general en
donde se conservaran los expedientes que tengan más de tres (03) años de
concluidos o paralizados en los archivos de cada una de las dependencias
del Poder Ejecutivo Estadal…”.

Esto quiere decir que la primera situación de temporalidad la vamos a

encontrar en los archivos de gestión donde la ley ordena que sean retenidos
los fondos documentales por un lapso de tres (03) años contados a partir de
su conclusión o paralización.

La segunda situación de temporalidad será desarrollada por la sección

central del Archivo General del Estado Anzoátegui a cargo y responsabilidad
de la Junta Evaluadora de documentos, la cual creara las fichas de retención
para cada fondo documental en la cual se reflejara mediante cuadros, tablas
o columnas con el número secuencial, descripción del documento, periodo de
retención, autorización, observaciones y el conocimiento en cuanto a
prescripción (anexo 2).

Para ambas situaciones de temporalidad tiene gran importancia lo siguiente:

No se podrá eliminar documento alguno mientras tenga valor probatorio de
derechos y obligaciones de las personas o entes públicos.

6. Préstamo y devolución de documentos en la sección central

La solicitud en la cual se pide en calidad de préstamo un documento debe

hacerse mediante oficio dirigido al jefe del Archivo General del Estado
Anzoátegui donde se indicará, en la medida de lo posible:
a- La fecha de transferencia
b- Número de caja
c- Número de carpeta
d- Descripción de la documentación solicitada

Autorizado como fuere por el jefe del archivo, se entregarán los documentos
junto con una planilla de solicitud préstamo de documento (anexo 3) donde
se registrarán los documentos dados en préstamo.

Devuelto como fueren los documentos, un funcionario de la sección central

del Archivo General del Estado Anzoátegui verificará que el material devuelto
coincida con los datos registrado en la planilla de solicitud de préstamo de
documentos, después de lo cual el funcionario firmará conforme el original
que le será entregado al ente que hizo la solicitud.

En la planilla de solicitud de préstamo de documentos se indicará el tiempo

máximo durante el cual el ente podrá permanecer con el documento en
calidad de préstamo que será de quince (15) días hábiles. Ese plazo podrá
prorrogarse a solicitud del interesado mediante oficio.

7. Normas para la consulta de documentos de la sección histórica

Para poder tener acceso a la documentación de la sección histórica es

necesario llenar una planilla de inscripción como usuario de la sección
histórica (anexo 4). Después de lo cual, en un lapso de cinco (05) días hábiles
se le entregará un carnet que lo acredite como tal.
La solicitud de consulta de documentos de la sección histórica del Archivo
General del Estado Anzoátegui se tramitará mediante una planilla de
solicitud de consulta de documento (anexo 5).

La solicitud de consulta de documentos de la sección histórica debe ser

autorizada por el jefe del Archivo General del Estado Anzoátegui, en la sala
de lectura de dicho archivo, el usuario recibirá, el material documental
solicitado.

En la sala de lectura del archivo se exhibirán las normas de tratamiento

documental que deberán ser acatadas estrictamente.

Finalizada la consulta el funcionario respectivo recibirá el material

documental y verificará la integridad de los mismos y si coinciden con el
material pedido en la planilla de solicitud de consulta de documentos, hecha
esta verificación y hallada conforme, el funcionario firmará conforme.

8. Transferencia de documentos desde la sección central a la sección

histórica
Por dictamen de la junta evaluadora de documentos los fondos documentales
que deban conservarse permanentemente por el valor que tienen para la
investigación, la ciencia, la cultura o la conservación de la memoria histórica
del Estado. Deberán transferirse a la sección histórica del Archivo general
del Estado Anzoátegui.

La sección central deberá entregar a los miembros de la Junta Evaluadora de

Documentos, un registro de traslado de documentos a sección histórica
(anexo 6) para su transferencia a la sección histórica. Este registro estará
organizado por fechas extremas de documentos, asunto y una descripción del
contenido.

Realizada por la Junta Evaluadora de Documentos la selección del material a

ser transferido, el resultado será sentado en acta y enviado al Secretario
General de Gobierno, mediante cuenta especial que le presentara el Jefe del
Archivo General del Estado Anzoátegui para que con su firma autorice el
traslado.

9. Acceso a los Fondos Documentales

El Archivo General del Estado Anzoátegui solo recibirá solicitudes de acceso
o consulta de documentos cuando provenga de Funcionarios Públicos del
Ejecutivo del Estado Anzoátegui.

Los fondos documentales que se encuentran en la Sección Central del Archivo

General del Estado Anzoátegui solo podrán ser consultados o solicitados en
préstamo por aquellos funcionarios del Poder Ejecutivo de la Gobernación
del Estado Anzoátegui que, en el ejercicio de sus funciones, los requieran en
consulta, para lo cual la máxima autoridad jerárquica a la que pertenezca
hará la solicitud respectiva por escrito al Director del Archivo General del
Estado Anzoátegui.

Los fondos documentales serán consultados en la Sala de Lectura existente en

el Archivo General del Estado Anzoátegui, sin que pueda sacarse del mismo
ningún expediente o documento.

La consulta de documentos en la Sala de Lectura se regirá por las Normas

para tales efectos. Se designará el personal de Atención al Público quienes
podrán hacer a los Usuarios cualquier observación que consideren necesario
todo esto a favor del manejo y conservación de los documentos.
Solo el Director del Archivo General del Estado Anzoátegui podrá autorizar
la salida temporal de material documental de las instalaciones de dicho
Archivo, solo para fines legales, de exposición o proceso técnico especial.

Cualquier documento en calidad de préstamo para los fines de exposición

deberá ser protegido por una Póliza de Seguro costeada por el solicitante.

Quedan excluidos del servicio de préstamo los documentos que, por

naturaleza y el soporte o estado de conservación del papel, corran el riesgo
de sufrir deterioro.

9.1. Certificación de Documentos.

La Certificación de Documentos se realizará de conformidad con lo

establecido en los Artículos 114, 115, 116, 117, 118, 119 y 120 de la Ley de
Administración del Estado Anzoátegui.

9.2. Reproducción de Documentos.

Sólo podrá efectuarse la reproducción de documentos en las instalaciones del

Archivo General del Estado Anzoátegui. No se permitirá el empleo de
aparatos de reproducción o materiales ajenos al mismo. Si por razones de
fuerza mayor o ajenas al control de los funcionarios se haga necesario la
reproducción en instalaciones ajenas al Archivo, el solicitante deberá ser
acompañado por un funcionario que se hará responsable de los documentos a
reproducir.
Queda estrictamente prohibido reproducir documentos que, por naturaleza de
soporte o estado de conservación, corran el riesgo de sufrir daño o deterioro.

10. Consejo Consultivo Asesor

Determinado en los Artículos 21, 22 y 23 de la Ley de Archivo General del

Estado Anzoátegui.

11. Junta Evaluadora de Documentos

La Junta Evaluadora de Documentos es la dependencia encargada de

estudiar el valor secundario de los fondos documentales con el propósito de
decidir su transferencia a la Sección Central o a la Sección Histórica del
Archivo General del Estado Anzoátegui, o en su defecto la eliminación de los
mismos, previa autorización del Secretario General de Gobierno o la persona
a quien éste designe en su representación.

11.1. Conformación

La Junta Evaluadora de Documentos estará integrada por el Jefe del Archivo

General del Estado Anzoátegui, el Jefe de la Sección Central, el Jefe de la
Sección Histórica, el Consultor Jurídico del Archivo General, el Consultor
Jurídico de la Secretaría General de Gobierno o la persona a quien éste
designe en su representación y un Historiador acreditado para tal fin.

Todas las decisiones de la Junta Evaluadora de Documentos serán

autorizadas por el Secretario General de Gobierno, mediante cuenta especial
que le presentará el Jefe del Archivo General del Estado Anzoátegui.

La junta evaluadora de documentos se regirá por las normas que dicte el

Archivo General del Estado Anzoátegui.

12.- Tipología Documental

Se pueden distinguir las siguientes tipologías documentales:
 a. Documentos de decisión: (acuerdos y resoluciones)
Son aquellos que contienen una declaración de voluntad de un órgano
administrativo sobre materias de su competencia. El acuerdo recoge
decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y
tramitación de un procedimiento, es el paso previo a una resolución.

b. Documento de transmisión: (notificaciones, publicaciones, nota interna

o circular y cartas)
Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o
entidades. En la notificación el órgano competente comunica al interesado
una resolución o acuerdo. Por otra parte, en la publicación la comunicación
se inserta en un medio oficial (tabla de anuncios, diario oficial, prensa, entre
otras). La nota interna o circular permite la transmisión de una información
donde el emisor y receptor forman parte de la misma unidad administrativa.

c. Documentos de constancia: (actas y certificados)

Contienen una declaración que acredita un acto, sus hechos y sus efectos. Las
actas acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdo en una actividad
administrativa. Por otra parte, el certificado acredita actos o situaciones de
carácter administrativo cuyo destinatario es una persona, órgano o entidad.

d. Documentos de juicios: (informes, dictamen, análisis, nota informativa

y estudio)
Aportan una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o
entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que
sean objeto de un procedimiento administrativo. Normalmente proporciona
información, valoración y opiniones para la adopción de resoluciones y
acuerdos.

A partir de estas tipologías documentales planteamos la elaboración de un

cuadro de clasificación que agrupe los diversos organismos y funciones,
facilitando la recuperación de la información cuando se requiera