PERANAN, FUNGSI DAN KOMPETENSI

PENGEMBANGAN SDM

OLEH:

MADE SUWANDI MSoc.Sc, Ph.D

JAKARTA
 URGENSI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Agar HRD dapat berjalan secara optimal, dibutuhkan

adanya manajemen HRD yang efektip.

Kiat:

"If an organisation's personnel is highly trained and

motivated, the organisation is able to achieve its objectives. If
its personnel lacks the required training and motivation, the
organisation will fail".

Armstrong (2014) menyatakan bahwa:

HRM is regarded by some personnel managers as just a set of
initials or old wine in new bottles. It could indeed be no more and no
less than another name for personnel management, but as usually
perceived, at least it has the virtue of emphasising the virtue of
treating people as a key resource, the management of which is the
direct concern of top management as part of the strategic planning
processes of the enterprise. Although there is nothing new in the
idea, insufficient attention has been paid to it in many organizations.

Lebih Lanjut Armstrong mengatakan bahwa tujuan yang

ingin dicapai melalui MSDM adalah:
1. support the organization in achieving its objectives by
developing and implementing human resource (HR) strategies
that are integrated with the business strategy (strategic HRM);
2. contribute to the development of a high-performance culture;
3. ensure that the organization has the talented, skilled and
engaged people it needs;
 4. create a positive employment relationship between
management and employees and a climate of mutual trust;
5. encourage the application of an ethical approach to people
management

Pentingnya Manajemen Sumber Daya Manusia.

a. Menentukan kebutuhan akan tenaga kerja dari organisasi

b. Menentukan perencanaan karir (career plan) dari pada

pegawai dalam organisasi ybs.

c. Merencanakan secara sistematik penggantian tenaga kerja

asing

d. Merencanakan suksesi pegawai untuk jabatan tinggi.

e. Penyusunan penilaian pegawai

f. Perencanaan pengembangan pegawai

g. Merumuskan imbalan gaji maupun tunjangan

APA ITU MSDM

Pengertian MSDM selalu dikaitkan dengan tanggung jawab

untuk pegembangan dan pelaksanaan kebijakan dan
prosedur yang bertalian dengan aspek-aspek:

a. Recruitment
b. Selection
c. Placement
d. Classification
e. Compensation
f. Appraisal

PERUBAHAN PARADIGMA MSDM

Ketika manajer pelaksana ditanya mengenai manajemen

personil, sering mereka mengarah kepada hal-hal yang
bersifat tradisional seperti penekanan kepada aspek prosedur
dan kebijakan, sesuatu yang sudah dapat diperkirakan
(Predictable), tidak inovatif, kaku, dan memelihara apa yang
sudah tercapai. Dari pemikiran tersebut muncul satu
kebutuhan untuk mengubah pendekatan yang tradisional
dari manajemen personil menuju ke model yang lebih
progresif. Untuk meningkatkan kinerja personil, maka
sangat diperlukan adanya unsur pengembangan sumber daya
manusia (HRD/Human Resource Development).

FUNGSI MSDM

Secara umum pemahaman MSDM adalah menyangkut

aspek-aspek sbb:

a. Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap

dari karyawan untuk mencapai tujuan perusahan.

b. MSDM bertanggung jawab atas pengembangan

karyawan untuk memenuhi kebutuhan perusahan di
masa sekarang atau masa depan.
c. MSDM menyangkut juga aktivitas pengembangan
karyawan (HRD)

d. HRD adalah segala kegiatan yang menyangkut

pengembangan karyawan dalam suatu organisasi baik
publik maupun swasta.

e. HRD berkaitan dengan perencanaan karir,

pembangunan masa depan, analisis tenaga kerja, analisis
karir, pengawasan karir dsb.

f. HRD menyangkut pelatihan, pendidikan dan

pengembangan.

g. HRD menyangkut kompensasi dan benefit

h. HRD berkaitan dengan kegiatan meng-analisis potensi

individu karyawan untuk memenuhi kebutuhan
organisasi atau perusahan.

i. HRD menyangkut juga hal-hal yang berkaitan dengan

diskripsi pekerjaan, penilaian pekerjaan, dan hubungan
antara karyawan dengan perusahan.

j. HRD adalah sama dengan perkiraan tenaga kerja

(manpower forecasting).

k. HRD juga sering disebut pengembangan organisasi.

Konsep MSDM berkembang kearah konsep HRD dan

menyangkut hal-hal yang dinamis, fleksibel, perubahan,
inovasi, integrasi, dan penerapannya dalam perusahan untuk
memenuhi kebutuhan perusahan dan karyawan.

DEFINISI PENGEMBANGAN SUMBER DAYA

MANUSIA

a. MSDM atau HRD memberikan perhatian utama tentang

pentingnya tenaga kerja dalam suatu organisasi. Orang
merupakan aset utama dari perusahan, disamping aset
lainnya seperti keuangan, gedung, mesin dan pendukung
lainnya. Melalui orang, organisasi akan mampu
melakukan tugas dan fungsinya untuk dapat survive
atau bertahan hidup.

b. MSDM atau HRD mempunyai nilai fleksibilitas.

Mengingat belum adanya aturan yang baku mengenai
HRD, maka HRD dapat dikondisikan untuk menjawab
kebutuhan organisasi. Untuk itu kita dapat mengadakan
penyesuaian organisasi dengan kondisi masa kini dan
masa yang akan datang.

c. HRD berorientasi kepada pertumbuhan. HRD berusaha

memposisikan organisasi untuk dapat menjawab
tantangan masa sekarang dan masa datang. Untuk
kondusif terhadap pertumbuhan, HRD menekankan
pada proses pembelajaran dan peningkatan dari
perusahan dan orang yang bekerja dalam organisasi.
HRD berusaha mengembangkan organisasi sebagai
"learning community".
d. HRD berusaha untuk meng-integrasikan fungsi-fungsi
dari pada mengkotak-kotakannya. HRD berusaha untuk
meneliti agar fungsi2 pelatihan, peng-organisasian,
perencanaan tenaga kerja , perkiraan tenaga kerja dll
dapat dikordinasikan serta di sinerjikan untuk
penguatan perusahan dimasa depan.

e. HRD berusaha untuk meningkatkan orang-orang

sebagai individu melalui perencanaan dan
pengembangan karir. HRD berusaha untuk
menekankan pada aspek kerjasama group (Team Work)
dalam penyelesaian pekerjaan. Penguatan team work
akan menguatkan organisasi perusahan secara
keseluruhan.

Dapat dirumuskan bahwa HRD adalah suatu pendekatan

yang berkaitan dengan orang-orang dalam organisasi dan
menekankan pada fleksibilitas, menjadikan manusia sebagai
aset utama perusahan.

KELUHAN TERHADAP MSDM/HRD

a. General Complaint

Para manajer pelaksana kurang memahami tentang

MSDM/HRD karena terbatasnya informasi yang diperoleh
tentang hal tersebut. Para manajer tersebut kurang sekali
mengetahui aktivitas dari bagian MSDM yang ada di
perusahan tersebut. Hal ini disebabkan karena bagian
MSDM kurang sekali mempublikasikan rencana kegiatan,
visi dan misi mereka kepada para manajer pelaksana.
Terbatasnya informasi dari bagian MSDM telah
menyebabkan para manajer pelaksana merasa tidak
bertanggung jawab atas HRD. Mereka menyatakan bahwa
mereka adalah manajer dari produksi, keuangan atau
lainnya dan bukan "manager of people".

Tanggung jawab dalam pengembangan pegawai (HRD) tidak

akan tercapai dengan sempurna apabila bagian MSDM tidak
mampu menerangkan akan tujuan HRD kepada para
manajer pelaksana, bahwa HRD adalah tanggung jawab dari
semua komponen dalam perusahan tersebut.

b. Behaviour Based Complaints

Para manajer pelaksana sering mengeluhkan bahwa manajer

SDM sering kurang menaruh perhatian kepada customer,
tapi hanya kepada manajemen personil semata. Para
manajer SDM tersebut tidak "client oriented". Inilah yang
menjadi satu hambatan mengapa banyak perusahan yang
bangkrut karena kurang mengertinya manajer SDM akan
kebutuhan manajer pelaksana. Kurangnya perhatian kepada
peranan konsumen merupakan salah satu penyebab utama
dari kegagalan kegiatan bisnis.

Manajer SDM sering terlalu kaku menafsirkan kebijakan

perusahan, terlalu mengikatkan diri pada prosedur, lambat
untuk merespons kebutuhan manajer pelaksana, kaku dan
birokratik. Sikap ini yang menyebabkan kenapa para
manajer pelaksana kurang merasa berkepentingan dengan
pengembangan karyawan perusahan.

Keluhan Manajer Pelaksana terhadap Manajer SDM

Bagian SDM tidak memahami unit operasional dari

perusahan. Manajer operasional mempunyai pandangan
yang sempit mengenai bagaimana perusahan tersebut ber-
operasi. Akibatnya terdapat gap yang lebar antara manajer
SDM dengan manajer pelaksana.

Para manajer SDM mempunyai latar belakang disiplin

pendidikan yang berbeda dengan manajer pelaksana. Para
manajer SDM umumnya berlatar belakang pendidikan
bisnis, psikologi, ekonomi, dan ilmu sosial lainnya. Sebaliknya
kelompok operasional mempunyai latar belakang pendidikan
tehnik dan berbagai pelatihan tehnik lainnya.

Keluhan manajer SDM terhadap Manajer Pelaksana

Menurut manajer SDM, manajer pelaksana kurang sekali

mengerti mengenai tugas dari manajer SDM. Ketidak tahuan
dari manajer pelaksana tentang MSDM telah menyebabkan
mereka tidak mau terlibat dalam kegiatan HRD.

Adalah menjadi tugas dari manajer SDM untuk meng-

informasikan kegiatan mereka terhadap line manager. Line
manager adalah client mereka. Disinilah prinsip pertama
yang harus diperhatikan yaitu ; pemasaran !!!

Menurut manajer SDM, line manager "kurang menghargai"

mereka. Sikap demikian dari line manager lebih disebabkan
oleh sikap kurang informatif dari manajer SDM sendiri.
Untuk itu maka manajer SDM harus mau mendengarkan,
mau berkomunikasi dengan line manager dan dengan
demikian line manager akan mau melibatkan dirinya dalam
MSDM/HRD seperti melakukan penilaian, merencanakan
career planning, meng-identifikasi kebutuhan pelatihan dsb.

Ketidak terlibatan line manager terhadap kegiatan HRD

adalah sebagai respons dari ketidak acuhan manajer SDM
kepada mereka. Untuk itu adalah menjadi tugas dari
manajer SDM untuk mau mendengarkan alasan utama
kenapa line manager tidak responsif terhadap kegiatan HRD.

Two Approaches of HRD

Kiat:

"Selama ini ada dua pendekatan yang dilakukan oleh HRD

yaitu "Single Fighter Model" yaitu unit HRD melakukan
segalanya dan "The Post Office Model", yaitu unit HRD
berperan sebagai mediator, namun keduanya kurang
menunjukkan hasil yang memuaskan. Bagaimana jalan
keluarnya ??

PERANAN HRD

a. Sebagai kordinator (Coodinator)

b. Sebagai pengembang sistem (Sistem Developer)
c. Sebagai analis kebijakan (Policy Analist)
d. Sebagai konsultan (Consultant)
e. Sebagai penilai (Evaluator)
f. Sebagai pemersatu (Integrator)
g. Sebagai agen perubahan (change agent)
h. Sebagai unsur penguat (empowering agent)
i. Sebagai teman (partner)

HRD sebagai Kordinator

Peran sebagai kordinator sangat penting dijalankan oleh unit

HRD, mengingat posisi strategis HRD dalam perusahan yang
bertanggung jawab secara keseluruhan mengenai human
system.

HRD harus mampu menjalankan fungsi-fungsi:

- manpower planning,
- career planning and development,
- training, personnel management,
- human resource management system

HRD harus mampu mengkordinir keseluruhan fungsi-fungsi

tersebut dan demikian kebijakan akan dikembangkan dan
diterapkan secara terpadu.

HRD sebagai System Developer

Ahli SDM harus mempunyai keahlian dalam pengembangan

SDM. Dengan keahlian tersebut mereka akan mampu
mengembangkan sistem HRD dari suatu perusahan. Ahli
HRD harus mampu mendapatkan informasi dari para
manajer pelaksana sebagai pengguna dari SDM untuk
membantu mereka dalam memperbaiki sistem penilaian yang
ada. Para manajer pelaksana hendaknya dilibatkan sebagai
bagian dari pengembangan sistem.

HRD sebagai peng-analisis Kebijakan

Kebijakan sering dibuat untuk memenuhi kebutuhan

organisasi baik dimasa sekarang atau dimasa depan. Analisis
kebijakan adalah suatu proses dalam mana masalah di-
identifikasi, di-analisis, dan rekomendasi dibuat untuk
memungkinkan organisasi mengatasi persoalan2 tersebut
secara sistematik dan fair. HRD mempunyai posisi yang unik
untuk melakukan review terhadap masalah2 yang
menyangkut SDM untuk kemudian menentukan apakah
perlu diadakan penyesesuaian, perubahan atau penghapusan
suatu kebijakan.

HRD sebagai Konsultan

Tugas pokok dari HRD adalah untuk mendukung manajer

pelaksana dan seluruh pegawai yang ada di suatu organisasi
untuk dapat bekerja secara lebih baik.

Para manajer HRD harus mau mendengarkan apa yang

menjadi kebutuhan dari para manajer pelaksana.
Berdasarkan informasi kebutuhan tersebut manajer HRD
dapat mengembangkan methoda untuk membantu manajer
pelaksana memenuhi kebutuhan mereka. Apabila unit HRD
mampu berkonsultasi dengan para manajer pelaksana maka
tidak akan muncul ketegangan diantara kedua kelompok
manajer tersebut.

HRD sebagai Evaluator

Setelah sistem dikembangkan maka sistem tersebut perlu di

monitor dan di evaluasi untuk mengetahui apakah
penyesuaian lebih lanjut diperlukan dalam sistem tersebut.
Untuk itu manajer HRD harus mampu berperan sebagai
evaluator. Beberapa keahlian yang harus dimiliki oleh
manajer HRD untuk berperan selaku evaluator:

a. Model evaluasi yang dipergunakannya

b. Bagaimana kriteria pengukuran yang dikembangkan
c. Apa yang dijadikan kriteria kinerja
d. Bagaimana sistem tersebut diuji
e. Siapa yang menganalisis data dan kapan dilakukan

HRD sebagai Integrator (Pemersatu)

Salah satu ciri utama dari HRD adalah fungsinya untuk

menyatukan dan bukan untuk meng-kotak-kotakan. HRD
menyatukan keseluruhan unit dalam organisasi kedalam satu
network yang akan memperkuat sistem secara keseluruhan.

Sebagai integrator unit HRD harus mampu meng-

kordinasikan atau menjembatani antara fungsi pelaksana
dan fungsi staf. Unit HRD harus mampu memelihara
hubungan komunikasi dengan manajer pelaksana.

HRD sebagai Agen Perubahan (Change Agent)

Manajer HRD harus mampu mengetahui dimana posisi

organisasi sekarang ini dan menentukan kemana akan
diarahkan organisasi tersebut. Manajer HRD harus mampu
berperan sebagai agen perubahan. Untuk itu mereka harus
mempunyai pengetahuan perkembangan-perkembangan
baru dalam bidang SDM dan bagaimana perkembangan
tersebut mampu bermanfaat bagi organisasinya.

HRD harus memainkan peran aktip dalam menciptakan

perubahan2 yang positip dalam organisasi untuk memenuhi
kebutuhan masa kini dan masa datang. Untuk itu
pengembangan profesionalisme di kalangan HRD harus
menjadi salah satu agenda utama dari unit HRD.

HRD sebagai Unsur Penguat (Empowering Agent)

Manajer pelaksana diperlukan untuk melakukan penilaian

kinerja, menyusun rencana bisnis, membantu bawahannya
untuk mengembangkan karirnya.

Unit HRD mempunyai tugas untuk membekali manajer

pelaksana agar mereka mampu melaksanakan tugas tersebut.
Manajer HRD bertugas untuk melatih manajer pelaksana
untuk mampu melaksanakan tugasnya dalam
memberdayakan bawahannya tersebut.

HRD sebagai Partner

Unit HRD harus melihat dirinya sebagai partner dari

manajer pelaksana dalam pencapaian tujuan organisasi.
Adalah tidak beralasan untuk menganggap unit HRD sebagai
pesaing dari manajer pelaksana. HRD unit harus membantu
manajer pelaksana tehnik dan metoda baru , mau
mendengarkan ide dan keluhan manajer pelaksana dan
bekerjasama dengan mereka untuk menerapkan sistem dan
metoda baru.

PERANAN MANAJER PELAKSANA DALAM HRD

Unit HRD tidak akan mampu mencapai tujuannya tanpa

keterlibatan langsung dan partisipasi aktip dari manajer
pelaksana. Manajer pelaksana mempunyai akses yang paling
besar mengenai informasi yang diperlukan oleh unit HRD.

Peranan yang harus dilakukan oleh manajer pelaksana

adalah;

1. Sebagai implementor
2. Sebagai pusat informasi
3. Sebagai reality tester
4. Sebagai personnel manager
5. Sebagai coach
6. Sebagai role model
7. Sebagai collaborator
8. Sebagai system supporter

Manajer Pelaksana sebagai Implementor

Manajer pelaksana berperan sebagai pelaksana

(implementor) dari kebijakan, praktek, arahan dan sistem
yang dikembangkan oleh oleh unit HRD. Untuk itu manajer
pelaksana bertanggung jawab untuk mencermati
implementasi dari hal-hal tersebut.

Agar pihak HRD mampu merancang sistem yang optimal,

maka pihak manajer pelaksana harus bersifat terbuka dan
membagi ide mereka kepada pihak HRD.

Manajer Pelaksana sebagai Sumber Informasi

Manajer pelaksana mempunyai akses yang sangat besar

terhadap informasi yang akan sangat membantu HRD dalam
merancang sistem. Mereka yang terlibat langsung dengan
aktivitas perusahan dan tahu benar tentang kemampuan
anak buahnya. Agar berfungsi optimal unit HRD
meemerlukan seluruh informasi tersebut. Apa yang
diperlukan adalah adanya kemauan dari manajer pelaksana
untuk berbagi informasi dan ide dengan unit HRD. Manajer
pelaksana sangat diperlukan keterlibatannya dalam
merancang pelatihan HRD, menghadiri seminar HRD.
Dengan demikian akan terjadi pertukaran ide dan aliran
informasi untuk meningkatkan kinerja unit HRD.
Manajer Pelaksana sebagai Reality Tester

Manajer HRD sering sangat egois dalam menilai sistem yang

dikembangkannya. Hasilnya akan menyebabkan
subyektivitas atas sistem yang dikembangkannya tersebut.
Mereka akan sulit untuk mengukur kelemahan dan kekuatan
dari sistem yang dikembangkannya tersebut.

Adalah menjadi tugas dari manajer pelaksana untuk

menerapkan sistem yang dikembangkan oleh manajer HRD.
Dengan demikian mereka akan mampu memberi tahukan
kelemahan dan kekuatan dari sistem tersebut secara
obyektip. Sebelum pengembangan sistem oleh HRD, maka
perlu sekali mereka mengkonsultasikannya dengan manajer
pelaksana sehingga berbagai masukan akan didapat untuk
mengembangkannya.

Manajer Pelaksana sebagi Personnel manager and Human

Resource Developer

Manajer pelaksana harus berperan sebagai pengembang

kemampuan dari bawahannya. Manajer pelaksana harus
mengetahui mengenai kebijakan personil, prosedur dan
arahan agar mampu menjawab pertanyaan dasar yang
ditanyakan oleh bawahan mereka. Oleh karena itu mereka
harus mengerti HRD agar mampu melakukan wawancara
kinerja personil, merencanakan perencanaan karir bagi unit
mereka, melakukan konsultasi karir dengan bawahannya
dan berpartisipasi untuk menentukan kebutuhan pelatihan.
Manajer Pelaksana sebagai Coach

Manajer pelaksana harus mampu berperan selaku pelatih

(coach) bagi bawahannya. Sebagai coach mereka
memberikan arahan dan bimbingan kepada bawahannya,
mengamati kinerja bawahan dan menerima feed back dari
bawahan untuk merumuskan bagaimana upaya
meningkatkan kinerja mereka. Dia harus mampu berperan
sebagai penasehat bawahannya. Tugasnya adalah
menciptakan team work dalam unitnya.

Manajer Pelaksana sebagai Role Model

Manajer pelaksana harus mampu berperan sebagai model

terhadap bawahannya. Untuk itu manajer pelaksana akan
menjadi patron atau contoh bagi bawahannya. Untuk itu ia
harus mampu menunjukkan kemampuannya dan menjadi
teladan bagi bawahannya. Adalah menjadi tugas HRD untuk
menolong manajer pelaksana menjadi model yang efektip
dalam unitnya dan memberikan feed back bagi manajer
pelaksana untuk meningkatkan kinerjanya dan untuk
nantinya dicontoh oleh bawahannya.

Manajer Pelaksana sebagai Collaborator

Adalah menjadi tanggung jawab dari manajer pelaksana dan

manajer HRD untuk bekerjasama untuk meningkatkan
kinerja SDM dalam organisasi tersebut. HRD tahu banyak
tentang fungsi2 pengembangan manusia, sedangkan manajer
pelaksana tahu banyak tentang operasionalisasi dari bidang
tugasnya. Kombinasi antara kedua jenis kemampuan
tersebut akan banyak membantu perkembangan organisasi.

Manajer Pelaksana sebagai Systems Support

Manajer pelaksana berbagi tanggung jawab dalam meng-

implementasikan sistem dan meningkatkan sistem tersebut.
Mereka menjalankan fungsi2 HRD dalam unit kerja mereka.
Agar hal tersebut berjalan secara efektip, mereka perlu
dilibatkan banyak dalam kegiatan HRD. Mereka harus tahu
pentingnya suatu sistem HRD dan bagaimana penerapannya.
Manajer pelaksana harus menjadi peserta aktip dan bukan
hanya menonton proses HRD. Untuk itu partisipasi aktip
mereka sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja
HRD.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

Referensi:
1. Armstrong M, Handbook of Human Resource Management Practice, London, UK
2014.
2. Armstrong, Strategic Human Resource Management, London, UK, 2006