RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS CASO “DISTRIMAY”

CARLOS HERNANDO BARBOSA TRIANA

SENA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ANA MILENA MOSQUERA SEVILLA

EQUIPO #2 FICHA 2348718

 TABLA DE CONTENIDO

1. Caso DISTRIMAY
2. Planteamiento de los problemas
3. Diseño de estrategias
4. Definición de las estrategias
5. Diseño de la planeación
6. Plan de acción
7. Evaluación de los resultados
1 CASO DISTRIMAY:
Descripción del CASO: 

Hace aproximadamente 25 años en Colombia los sistemas informáticos no estaban

contemplados como temas prioritarios para el desarrollo y la competitividad de los
empresarios o comerciantes medianos de nuestro país. Por lo tanto, no se incluían como un
rubro dentro del presupuesto anual de inversión, ya que en ese entonces los costos de
desarrollo e implementación de sistemas requerían de inversiones importantes. Solo las
grandes empresas tenían el privilegio de sistematizar los procesos administrativos, de
ventas y producción.   Esto redunda en mejoras sustanciales en los procesos con un gran
impacto en los resultados finales de la gestión. Por lo tanto, las mayores posibilidades de
acceder a nuevas tecnologías las hacía cada vez más competitivas en comparación con el
resto. Hoy, después de más de veinticinco años, el panorama ha cambiado. Es mucho más
accesible para el pequeño empresario contar con tecnología que le permita reducir la brecha
competitiva que lo separa de la gran empresa. Sistematizar la administración de una
empresa significa por ejemplo contar con herramientas que permitan gestionar inventarios,
cuentas corrientes de clientes, proveedores, registrar las compras y las ventas, llevar libros
de caja y banco, emitir reportes y listados para la liquidación de impuestos y más.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana ubicada en “Centro de Abastos” de la
ciudad de Bucaramanga, dedicada a la venta de abarrotes de primera necesidad, ella misma
comercializa los productos a nivel local y regional, buscando alcanzar la plena aceptación y
fidelización de sus clientes.
 La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana, el propietario, administra el negocio
llevando todas las operaciones financieras y administrativas, prácticamente se evidencia
una contabilidad de bolsillo y solo le basta con algunas anotaciones, de esta manera ha sido
manejada y orientada su actividad productiva por muchos años, sin desconocer que no le ha
ido nada mal con este recurso. Pero también es cierto que cuando necesita tener un reporte
de cuánto vendió en el día, se pasa buen tiempo haciéndolos cálculos, que por cierto no son
exactos, además a medida que la empresa crece ya no puede almacenar toda la información
en la cabeza, por la cantidad de productos que posee en el punto de venta y bodega, sin
embargo, trata de mantener un control sobre todas las actividades más importantes, como
son: vender, cobrar, comprar, pagar proveedores, impuestos al Estado
. muy seguramente cuenta con una base mucho más sólida de información para seguir
llevando los números en su cabeza, pero con una reducción importante del trabajo operativo
necesario para obtener dichos números. 
Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo tan
limitado y deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es por ello que la
mayoría de estos se vienen realizando en forma manual, el cual implica disponer de mayor
tiempo de llevarlo a cabo. Otro punto a tener en cuenta es que no hay un control estricto del
inventario, una presentación ante la DIAN, de la información financiera a tiempo,
provocando pérdidas y sanciones económicas a la empresa.
Todo lo mencionado conlleva a una deficiente gestión de información comercial,
disminuyendo su competitividad. Por tanto, contar con un sistema informático para mejorar
todos los procesos en la empresa “Distrimay” significa reducir las tareas de ingreso y
registro de las operaciones al mínimo necesario, reducir errores, eliminar la duplicación de
tareas, generar listados e información útil para mejorar la toma de decisiones comerciales,
económicas y financieras con relación al negocio y aumentar los controles.
El propietario está decidido a contratar a una persona o empresa idónea y capacitada en esta
área, se dispone a consultar por diferentes medios, con quién puede contratar este servicio y
de acuerdo a las recomendaciones de sus conocidos, decide llamar al Tecnólogo llamado
“Analista” y acordó una fecha y hora para una entrevista.

Nota: El empresario solo cuenta con los siguientes documentos, elementos y equipos de
cómputo:
 Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.
 Un kardex manual sobre inventario de mercancías.
 Un Escritorio, una silla.
 Talonario de Facturas de Ventas.
 Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
 Una cuenta bancaria.

2. PLANTEAMIENTO DE LOS PROBLEMAS

 El propietario, administra el negocio llevando todas las operaciones financieras y

administrativas, prácticamente se evidencia una contabilidad de bolsillo y solo le
basta con algunas anotaciones
 Cuando necesita tener un reporte de cuánto vendió en el día, se pasa buen tiempo
haciéndolos cálculos, que por cierto no son exactos, además a medida que la
empresa crece ya no puede almacenar toda la información en la cabeza, por la
cantidad de productos que posee en el punto de venta y bodega, sin embargo, trata
de mantener un control sobre todas las actividades más importantes, como son:
vender, cobrar, comprar, pagar proveedores, impuestos al Estado
 Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo
tan limitado y deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es por
ello que la mayoría de estos se vienen realizando en forma manual, el cual implica
disponer de mayor tiempo de llevarlo a cabo.
 Otro punto a tener en cuenta es que no hay un control estricto del inventario, una
presentación ante la DIAN, de la información financiera a tiempo, provocando
pérdidas y sanciones económicas a la empresa.
3. DISEÑO DE LAS ESTRATEGIAS

Objetivo General: 
Elaborar un software que permita sistematizar los procesos administrativos para
la empresa DISTRIMAY, dicho software debe almacenar la información de
clientes y proveedores, que genere informes de inventarios, ingreso y salida de
mercancías, emita facturas y genere informes financieros de ventas y gastos ,
aumente la precisión de dichos informes y reduzca el tiempo de elaboración y
entrega de los mismos

Objetivos específicos: 
1 actualizar los equipos de cómputo de la empresa DISTRIMAY de tal manera
que permitan la implementación de un software que registrará los movimientos
de ventas, ingresos y salidas de mercancías y generará informes de inventarios y
financieros
2 digitalizar los Kardex de la empresa DISTRIMAY para alimentar una base de
datos con la cual funcionará el software de la empresa
3 digitalizar las facturas manuales para alimentar la base de datos de la empresa
4 digitalizar los estados financieros de la empresa DISTRIMAY para que a
partir de ellos el software empiece a generar estados financieros de manera más
ágil, eficaz y precisa
5 elaborar una página web para que los clientes de la empresa DISTRYMAY
puedan registrarse y realizar compras y pagos a través de la misma, el botón de
pago estará enlazado a la cuenta bancaria de la empresa

4. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA

¿Cómo lo llevará a cabo?

 La actualización de los equipos de cómputo se llevará a cabo con la asesoría
de un experto en ventas de tecnología que será contactado el día 21 de marzo
del 2022 en el centro de alta tecnología por el propietario de DISTRIMAY y
el analista de sistemas. Allí adquiriremos dos equipos de cómputo que se
requieren para almacenar y trabajar el sistema informático de la empresa
DISTRIMAY y un equipo servidor que aloja las bases de datos y al cual se
conectarán los otros equipos adquiridos
 Una vez adquirido el equipo necesario el dueño de la empresa DISTRIMAY
contratará a una persona experta en digitalización y archivo quien será la
 encargada de digitalizar las facturas, Kardex y estados financieros. La
persona encargada de esta digitalización iniciará el día 25 de 2022 y tendrá
una fecha límite establecida para el día 30 de mayo de 2022
 Desde el día 25 de Marzo de 2022 el analista empezará a diseñar el software
requerido para la modernización de los sistemas de DISTRIMAY, habrá una
presentación de avances el día 15 de Abril y una entrega final del diseño el
día 25 de abril de 2022
 El 01 de mayo de 2022 se iniciará la elaboración del software para la
empresa DISTRIMAY por parte del analista y desarrollador de sistemas,
habrá una entrega de avances el día 28 de mayo, otra entrega de avances el
día 15 de abril, una nueva presentación de avances el día 15 de junio y una
entrega final el día 01 de julio de 2022
 Con cada entrega se harán pruebas de calidad y funcionamiento del software
 El día 01 de junio se iniciará a migrar la base de datos de inventarios,
facturas y reportes financieros para alimentar la base de datos del software
de DISTRIMAY
 El día 25 de julio se harán nuevamente pruebas de calidad del software
donde tres funcionarios de DISTRIMAY realizarán facturaciones, ingreso de
mercancías, generación de informes y demás
 El día 01 de Junio se iniciará la creación de sitio web y sus avances se
presentarán el día 10 de junio, 20 de junio y habrá una fecha límite de
entrega para el día 01 de julio
 Inicialmente se cuentan con 10 millones de pesos para la adquisición de
equipos de cómputo, 3 millones de pesos para la contratación del personal
que elaborará la digitalización de la información y 8 millones de pesos para
la elaboración del software

5. DISEÑO DE LA PLANEACIÓN

Debilidades *Falta de conocimiento en el manejo de nuevas tecnologías por parte del

personal de DISTRIMAY
*La gran cantidad de documentos en papel que se deben digitalizar
*Falta de equipos tecnológicos
*falta de conocimiento por parte de los programadores en la parte de
reglamentación tributaria

Oportunidades
*Al ser una empresa sin ningún tipo de digitalización en su sistema son
muchas las posibilidades de innovar
*Una marca conocida que incursionará en ventas virtuales

Fortalezas *Asesoria contable  por parte del contador de DISTRIMAY en la parte

de reglamentación tributaria para la creación dels software
 *Programadores capacitados
*Digitadores con experiencias
*Experiencia de DISTRIMAY en el mercado de abarrotes

Amenazas *Falta de capacitación por parte del personal de DISTRIMAY

 Desde el día 25 de Marzo de 2022 el analista empezará a diseñar el software

requerido para la modernización de los sistemas de DISTRIMAY, habrá una
presentación de avances el día 15 de Abril y una entrega final del diseño el
día 25 de abril de 2022
 El 01 de mayo de 2022 se iniciará la elaboración del software para la
empresa DISTRIMAY por parte del analista y desarrollador de sistemas,
habrá una entrega de avances el día 28 de mayo, otra entrega de avances el
día 15 de abril, una nueva presentación de avances el día 15 de junio y una
entrega final el día 01 de julio de 2022
 Con cada entrega se harán pruebas de calidad y funcionamiento del software
 El día 01 de junio se iniciará a migrar la base de datos de inventarios,
facturas y reportes financieros para alimentar la base de datos del software
de DISTRIMAY
 El día 25 de julio se harán nuevamente pruebas de calidad del software
donde tres funcionarios de DISTRIMAY realizarán facturaciones, ingreso de
mercancías, generación de informes y demás
 El día 01 de Junio se iniciará la creación de sitio web y sus avances se
presentarán el día 10 de junio, 20 de junio y habrá una fecha límite de
entrega para el día 01 de julio
 Inicialmente se cuentan con 10 millones de pesos para la adquisición de equipos de
cómputo, 3 millones de pesos para la contratación del personal que elaborará la
digitalización de la información y 8 millones de pesos para la elaboración del
software

6. PLAN DE ACCIÓN

 Una parte fundamental para la puesta en marcha del software para DISTRIMAY es
la información digitalizada de los clientes, balances, estados financieros, facturas,
inventarios y demás, para esto dispondremos de una persona experta en
digitalización quien será supervisada semanalmente y a quien se le establecerán
metas en cuanto al volumen de la digitalización
 En los últimos 12 días de la entrega de la digitalización se evaluará el rendimiento
llevado a cabo y si es necesario se apoyará con más personal el área de
digitalización 
 El área de programación estará soportada por parte de dos programadores con
conocimiento en bases de datos, diversos lenguajes de programación y diseño de
software

 Se desarrollará  instructivos para el personal que realizará las diferentes pruebas del
software con el fin de que las pruebas sean realizadas de manera rigurosa y así
poder confiar más en la calidad del producto final 

7. EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS

 Para certificar  la actualización de los equipos se realizarán pruebas de rendimiento

contabilizando el tiempo de encendido, apagado, navegación y conexión al servidor
 Para la medición del rendimiento del proceso de digitalización se dividirá la
cantidad de documentos en cuatro, cada una de estas representará el 25% del trabajo
que se debe realizar y cada semana se deberá terminar el 25% del trabajo total para
poder dar cumplimiento en 4 semanas
 En la etapa de diseño se definirá la efectividad del mismo teniendo en cuenta los
estándares que indican los tamaños de letras adecuados, la fácil ubicación de los
botones que realizan cada acción, los colores adecuados que no estresen la
visualidad del usuario y demás
 Las pruebas de calidad serán medidas por medio de encuestas a los sujetos que
realizarán las pruebas y posterior a su entrega se seguirán realizando estos test de
conformidad para llegar a la perfección del producto
