Método de los 7 pasos

En nuestro proyecto de investigación, si diagnosticó el problema más relevante que

ocasiona que los proyectos no sean entregados a tiempo. Esto se debe, a que los
proyectos presentados contienen diferentes problemas los cuales son la “Demora en la
aprobación de nuevos cambios”, “Cruce de información” y “Recursos no disponibles”.
Todos ellos generan que se presenten demoras en la entrega de proyectos. Por ello, se
realizará el método de los 7 pasos para darle una solución a nuestros problemas.

Paso 1: Identificar el problema

En el primer paso se identificará el problema de nuestro proyecto, la cual se evalúa

desde el año 2018 al 2022 y se pudo encontrar que existen 10 proyectos, de 26
proyectos, que son presentados tardíamente y afecta negativamente a la empresa. Esto
se detallará a continuación con una gráfica de control X-R.

Tabla #
Proyectos presentados con proyectos demorados

Figura #
Gráfica de Control X-R de los proyectos
Nota. Los proyectos tienen una tendencia negativa.

Paso 2: Cuantificar y clarificar el problema

Con el objetivo de poder determinar las principales causas que generan los retrasos, se
realizó un Pareto en función con los problemas presentados, para conocer por que se
generan los problemas.

Problema n°1: Demora en la aprobación de nuevos cambios

Tabla #
Tabla de problemas en la aprobación de cambios

Figura #
Gráfica de Pareto de los problemas en la aprobación de cambios

Del gráfico anterior, se pudo analizar que el problema más frecuente se debe a la alta
rotación del personal, lo que origina una demora en la aprobación de nuevos cambios.
Problema n°2: Cruce de información

Tabla #
Tabla de problemas en el cruce de información

Figura #
Gráfica de Pareto de los problemas en el cruce de información

Del gráfico anterior, se observa que el problema más recurrente es la incorrecta

planificación que se mantiene entre las diferentes áreas, pues esto ocasiona que se
presente un cruce de información para el desarrollo correcto del proyecto.
Problema n°3: Recursos no disponibles

Tabla #
Tabla de problemas en los recursos no disponibles

Figura #
Gráfica de Pareto de los problemas en los recursos no disponibles

Del gráfico anterior, el problema que se presenta en mayor número de veces se debe a
que no existe en el país el desarrollo de tecnología y lo cual demanda que, para una
correcta implementación, se deba de traer tecnología del extranjero.

Paso 3: Análisis de causas raíces

- Diagrama de Ishikawa o causa/efecto

Paso 4: Establecimiento de metas

Como propuesta nos hemos enfocado en el tiempo de ejecución del proyecto con el
objetivo de capacitar y optimizar la actividad de los involucrados en el desarrollo del
proyecto. Es por esto que se posee como meta optimizar el tiempo de ejecución del
proyecto: aplicativo web, el cual se desarrolle con la calidad respectiva, de forma que se
pueda ejecutar de manera clara y completa para los usuarios. Esto con el fin de gestionar
correctamente las historias clínicas, la operación resulte práctica y entendible para los
usuarios y comprendan adecuadamente la información brindada. Asimismo, como meta
se establece la optimización de recursos para que las gestión y ejecución no presente
retrasos, el cual facilite las actividades de los programadores y optimice la coordinación
interna. De esta manera, se espera disminuir el tiempo de ejecución del proyecto.

Paso 5: Diseño de soluciones

Para mejorar y optimizar el tiempo de ejecución del proyecto nos hemos planteado
varios mecanismos y programas que deberán aplicarse de manera simultánea, estos son
los siguientes:

 Capacitaciones cada 3 meses:

Al ser una empresa que tiene problemas tanto en la incorrecta
planificación y la descoordinación del personal, es fácil notar que el
personal no está capacitado como debería para trabajar en esta empresa.
Es por ello que se implementarán capacitaciones cada 3 meses para, en
una primera instancia, enseñar, complementar y perfeccionar el servicio
de atención y en una segunda instancia para actualizar la información de
los nuevos procesos y/o documentos que los trabajadores manejan en su
día a día.
 Mayor enfoque en la contratación:
El tener personal nuevo siempre es un desafío y más aún si el contratado
no maneja a la perfección los procesos del servicio que se brinda. Es por
ello que se exigirá a los de RRHH que sean más cautelosos a la hora de
las contrataciones y exijan un mínimo de 1 año de experiencia laboral en
el área a la cual se postulan, esta medida radica en que la nueva persona
que se incorpora a la empresa ya tendrá conocimientos previos y
generales de cómo se trabaja como programador.
 Reuniones de evaluación:
Las reuniones de evaluación se realizarán 3 días antes de la siguiente
capacitación. Con esto se podrá ver qué funcionó, qué no y que está en
proceso todavía. En los 2 días siguientes se preparará la presentación
para la nueva capacitación con base a los puntos a reforzar en la
capacitación pasada y los nuevos puntos a tratar. Es vital que se haga una
evaluación a conciencia para no arrastrar procesos deficientes conforme
se va avanzando en las siguientes reuniones.
 Foros de comunicación abierta:
Dentro de una empresa es importante la opinión de los expertos así como
la opinión del trabajador que recibe las capacitaciones. Crear un espacio
donde ellos puedan compartir sus dudas, inquietudes e ideas de mejoras
es vital, puesto que se sienten más involucrados con la empresa y se
 genera un sentido de aporte y lealtad para con la misma.
Implementaremos un sistema de refuerzos positivos a los trabajadores
que propongan ideas novedosas, útiles y funcionales para la resolución
de problemas dentro de la empresa. Estos foros estarán abiertos de
manera virtual todo el tiempo, pero también habrá un espacio al final de
cada mes para que los trabajadores compartan sus ideas con los jefes y
ejecutivos respectivos.

Paso 6: Implementación de soluciones y avaluaciones de resultados

El ciclo PHVA es un sistema muy sencillo de adoptar y con muchos éxitos

en su historial a la hora de su aplicación en diferentes industrias ajenas a la
producción. Asimismo, es un sistema el cual consta en probar soluciones
dependiendo del problema buscando seguir implementando la mejora
continua; este ciclo consiste en 4 pasos: Planear: Es la etapa en la cual se
piensa en distintas soluciones, el cómo llegar a ellas, las herramientas que se
utilizaran para realizar dicho plan de solución. En relación con el caso a
desarrollar, los planes de solución se encuentran en el paso 5, dichas
soluciones son: Capacitaciones cada 3 meses, monitoreo de las
capacitaciones impartidas, mayor precaución en la contratación, reuniones de
evaluación y foros de comunicación abierta

Hacer: Es el paso en el cual se lleva a cabo todo lo hecho en el paso anterior,

donde se lleva a la práctica las posibles soluciones que se hayan generado
dependiendo del problema el cual nos estemos enfrentando. En relación con
el caso a desarrollar, la solución que aplicaremos es el de capacitaciones
cada 3 meses ya que es la solución de la cual se puede tener más control.

Verificar: Luego de haber realizado el paso de hacer en el cual se llevaron a

cabo las posibles soluciones, en el paso verificar se realiza la revisión de los
resultados obtenidos y su respectiva verificación si son los solicitados del
paso de planeación, en todo caso se debe retroceder un paso y volver a
realizar el paso anterior. En relación con el caso a desarrollar, se verifica que
la propuesta de solución de capacitación cada 3 meses si cumple con los
objetivos del paso planear puesto que lo que se busca es un mejor manejo y
reducción de quejas en cada área del banco.
 Actuar: Al llegar hasta este punto, el final del ciclo PHVA se tendrá una
solución y un método adecuado de cómo aplicarla para la mejora continua de
tus productos, pero al llegar a este último paso, no es el final ya que, con la
obtención de los productos mejorados, se llevará a cabo de nuevo el mismo
ciclo y así sucesivamente ya que se trata de una mejora continua. En relación
con el caso a desarrollar, se aplica en el paso actuar la propuesta de
capacitaciones cada 3 meses puesto que ya fue verificado por lo tanto ya
puede ser ejecutado oficialmente y sucesivamente se llevará a cabo
nuevamente el ciclo de PHVA con nuevas propuestas de solución.

Paso 7: Acciones de garantía

Se plantea diseñar diferentes procedimientos para la agilización de

Normalizar
cada problema presentado.
Mantener una comunicación estable por medio de correos
electrónicos de los empleados para que tengan conocimientos de los
Comunicar nuevos cambios o modificaciones. Asimismo, organizar reuniones
paulatinas entre los jefes de todas las áreas para una comunicación
unilateral y precisa.
Se debe de realizar charlas mensuales para comunicar los cambios de
Capacitación los diferentes procedimientos y el manejo correcto de su puesto de
trabajo.
Los jefes de las distintas áreas deberán realizar un seguimiento
seguido y controlado buscando la mejora de la eficiencia de las
Seguimiento
propuestas de mejora y realizar un informe final, mostrando a detalle
los nuevos cambios realizados.