BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Secara umum salah satu tujuan organisasi adalah berkembang, agar mampu

berkembang maka organisasi sebagai suatu sistem kerja yang terbentuk dari berbagai

ragam aktivitas harus saling bekerja sama untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai.

Suatu organisasi dan lembaga apapun jenisnya baik besar maupun kecil pasti

mempunyai tujuan yang akan dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut setiap organisasi

ataupun lembaga tidak lepas dari kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi ini

dilakukan untuk memberikan pelayanan kepada unit-unit kegiatan di dalam organisasi

guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Aktivitas pelayanan dalam organisasi baik dalam bentuk struktur maupun

mekanisme kerjanya akan sangat berperan dalam rangka pencapaian mutu dan

kelancaran kegiatan pelayanan. Dalam upaya memberikan pelayanan, setiap kantor

dituntut untuk dapat bertindak cepat dan akurat. Kantor harus dapat mengelola secara

cermat, tepat dan menghasilkan informasi yang dapat digunakan dalam pengelolaan

administrasi organisasi.

Dalam pelaksanaan kegiatan administrasi, kantor diarahkan kepada pencapaian

efisiensi dan efektivitas kerja. Salah satu pendukung keberhasilan pencapaian tujuan

organisasi atau lembaga secara efektif dan efisien adalah

kelancaran dan ketertiban dalam bidang administrasi. Untuk mendukung ketertiban dan

kelancaran dalam bidang administrasi harus tersedia lingkungan kerja yang tepat yaitu

1
lingkungan kerja yang memungkinkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan nyaman.

Alokasi terhadap waktu, biaya dan tenaga dalam mekanisme kerja kantor harus

diperhitungkan.

Banyak organisasi atau lembaga yang kurang memperhatikan keberadaan

surat dalam lingkungannya. Surat-surat yang masuk sering kali menumpuk dalam

ruangan tanpa adanya pengelolaan yang baik. Surat yang menumpuk dan tidak tertata

akan mengganggu kegiatan organisasi atau lembaga. Selain itu surat yang tidak dikelola

dengan baik akan tercecer, rusak atau bahkan hilang. Masih banyak orang yang

beranggapan pengelolaan surat merupakan tugas dan tanggung jawab dari unit tata

usaha saja. Sehingga orang tidak peduli terhadap pengelolaan surat.

Suatu organisasi atau lembaga yang memiliki aktivitas yang padat sering

dihadapkan pada persoalan-persoalan administrasi khususnya dalam bidang surat

menyurat. Persoalan yang sering terjadi antara lain keamanan surat yang kurang

terjamin, banyak surat yang hilang atau rusak. Pengurusan surat memakan waktu yang

lama, prosedur pengurusan surat kurang jelas dan lain sebagainya.

Berdasarkan pengamatan pengelolaan surat di kantor Desa Bawah Layung

belum dilaksanakan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor yang

mempengaruhi pengelolaan surat di kantor tersebut, belum diperhatikan

dengan serius. Agar seluruh kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan lancar, perlu

adanya usaha pembenahan dan penyempurnaan dalam pengelolaan surat sehingga

berbagai informasi yang diperlukan dapat ditemukan dengan waktu yang singkat.

Kantor Desa Bawah Layung salah satu lembaga pemerintahan desa yang dirasa

kurang dalam pengelolaan surat, terbukti masih banyak ditemukan surat-surat yang

2
 berceceran dan tidak terawat. Hal itu sangat mengganggu baik dari segi visual ataupun

kenyamanaan bagi orang yang melihat. Selain kondisi lingkungan dalam kantor yang

tidak enak dilihat, juga mengakibatkan suasana kerja yang risih, sehingga dapat

mengakibatkan terhambatnya kinerja pegawai apalagi dalam bidang administrasi itu

sendiri. Seperti yang telah diketahui bersama bahwa pengelolaan surat yang tidak beres

dalam kegiatan administrasi dapat menimbulkan kelambanan dan bahkan menyebabkan

kegagalan dalam pencapaian tujuan organisasi.’

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat

mempengaruhi kelancaran kegiatan organisasi dan kinerja pegawai. Oleh karena itu

peneliti tertarik untuk mengadakan penelitian tentang “Pengelolaan Surat Keluar di

Kantor Desa Bawah Layung Kabupaten Tanah Laut ”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkanlatar belakang masalah yang dikemukakan di atas dapat diidentifikasi

beberapa masalah sebagai berikut:

1. Pengertian Prosedur, Pengelolaan , Surat Keluar

2. Faktor yang menyebabkan surat keluar

3. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda Pembuatan Konsep

4. Prosedur Penanganan Surat Keluar Penting Sistem Kartu kendali

5. Prosedur Penanganan Surat Keluar Biasa Sistem Kartu Kendali

6. Prosedur Penanganan Surat Keluar Rahasia

3
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Prosedur, Pengelolaan , Surat Keluar

Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang

merupakan Prosedur urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan

pekerjaan yang harus diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting

dalam tiap bagian perusahaan.

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan

tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada

pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga.

B. Faktor yang menyebabkan surat keluar

1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.

2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat,

maka dibuat surat undangan rapat.

3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat

edaran.

C. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum

menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik

4
 elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas

kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung

diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat

yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep

yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung

diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan

cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan

menggunakan komputer. Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep

sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan

pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk

suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan.

D. Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

Sentralisasi merupakan dipusatkan pada unit tertentu yang menangani

kegiatan administrasi persuratan sedangkan Desentralisasi adalah dibuat oleh

masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:

1. Atasan atau pimpinan

Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.

Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik. Konsep dibuat secara garis

besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris. Konsep didiktekan langsung

kepada sekretaris atau pembantunya.

2. Orang yang ditunjuk (Konseptor)

Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep

5
 surat. Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep

ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam

membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam

pertanggungjawabannya.

3. Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut

harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa

apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi.

Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan

memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

4. Pencatatan Surat

5. Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya

dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal

ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan

pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan

cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku

agenda. Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai

nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan

rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

6. Pemeriksaan Pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau

dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun

6
 hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti,

karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa

juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain

itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai

dengan konsep.

7. Penandatanganan Surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang

atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di

atas nama terang.

8. Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap

dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel

akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri

tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

9. Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi

menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2

disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di

laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul

berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan

ukuran sampul yang akan digunakan.

10. Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah

7
 disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.Perhatikan juga hal-hal berikut :

a. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

b. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.

c. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel

pada sampul di sebelah kiri.

d. Perangko secukupnya.

11. Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam

proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu,

dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

12. Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

a. Jenis surat;

b. Informasi yang tercantum dalam surat;

c. Tujuan/alamat surat;

d. Volume/banyaknya surat.

13. Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

a. Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung

surat kepada alamat yang dituju Saat menyerahkan suraflpada orang yang

dituju,

b. petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan

dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.

c. Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas

pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos

8
 setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke

kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku

ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat. Melalui perusahaan

jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).

d. Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4

“Mengelola dan Mengirim E-Mail”).

14. Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau

lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan

menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem

tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

Catatan:

Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan

lembar kedua untuk arsip. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya:

surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani

kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau

risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.

E. Prosedur penanganan surat keluar penting sistem kartu kendali

Langkah pengurusan surat keluar penting sistem kartu kendali dimulai dari

pengonsepan surat, pencatatan surat, pengarahan surat, pengiriman surat dan penataan

arsip.

1. Pengonsepan Surat

9
 Tahap awal pada pada penanganan surat adalah membuat konsep. Konsep surat dibuat

oleh unit pengolah/unit kerja/sekretaris, kemudian diketik dalam bentuk draft pada

lembar konsep surat. Kemudian draft diperiksa lalu disetujui/acc oleh pimpinan

dengan memberikan tanda taklik atau paraf pada draft surat. Setelah di - acc, surat

diketik rapi pada kop surat dan ditandatangani pimpinan/atasan kemudian diserahkan

ke pencatat surat. Pencatatan surat keluar penting menggunakan kartu kendali, dan

dilakukan pada unit kearsipan.

2. Pencatatan Surat

Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut

a. Menerima surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan

b. Mencatat surat pada kartu kendali rangkap 3

c. Menentukan kode surat

d. Memberikan stempel/cap dinas pada surat

e. Meneruskan kartu kedali 1, surat, dan lampiran kepada pengarah surat memberi paraf

pada kartu kendali 2, lalu diserahkan ke penata arsip menyerahkan kartu kendali 3 ke

unit pengolah/unit kerja/sekretaris Pengarah Surat

Berikut ini merupakan tugas-tugas pengarah surat

a. Menerima kartu kendali 1, surat asli, beserta lampirannya dari pencatat surat

b. Mengecek kelengkapan lampiran surat dan menggandakan surat beserta lampirannya

c. Melipat surat asli dan memasukannya kedalam amplop

d. Mencatat surat di buku ekspedisi ekstern

e. Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim

f. Menyimpan kartu kendali 1 sebagai kartu control

10
g. Menyerahkan salinan surat/tembusan berikut kartu kendali 1 ke penata arsip.

h. Apabila surat sudah selesai dikirimkan, kartu kendali 1 ditukar dengan kartu kendali

3. Pengiriman Surat

Pengiriman surat pada umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak ekspeditor. Kurir

atau ekspeditor ini akan mengirim surat sesuai dengan metode diperusahaan itu

sendiri. Penataan Arsip. Adapun tugas penataan arsip adalah sebagain berikut :

a. Menerima kartu kendali 2 dari pencatat surat dan menyimpannya, sebagai

pengganti arsip yang ada di unit tata usaha/pengarah surat.

b. Apabila surat telah dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata arsip di ganti dengan

kartu kendali 1 dan salinan/surat tembusan pada unit tata usaha/pengarah surat.

F. Prosedur Penanganan Surat Keluar Biasa Sistem Kartu Kendali

Penanganan surat biasa (rutin) menggunakan lembar pengantar surat biasa

rangkap,dengan langkah-langkah pengurusan surat sebagai berikut.

1. Unit Pengolah

Konsep surat dibuat oleh unit pengolah. Surat dibuat dengan baik, disusun secara

lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat juga lengkap bagian setiap suratnya.

Setelah draft surat di acc kemudian diketik lalu ditandatangani oleh pimpinan,

kemudian diserahkan kepada pencatat surat.

2. Unit Kearsipan

Pencatat surat di unit ini menerima surat beserta lampiran. Surat keluar biasa

kemudian diberi nomor dan diberi cap/stempel tanggal. Selanjutnya surat asli beserta

lampirannya dilipat dan dimasukan pada amplop surat kemudian dicatat dalam

11
 lembar pengantar 1 dan 2. Kemudian lembar pengantar 2 diserahkan kepada unit

pengolah,

dan lembar pengantar 1 beserta surat dan lampirannya diteruskan ke pengarah surat.

3. Unit Tata Usaha

Pengarah surat menerima surat beserta lampirannya, dan lembar pengantar surat

biasa (lembar 1). Kemudian surat beserta lampirannya diperiksa kelengkapannya,

dan dikopi untuk diarsip. Tembusan atau kopi surat dan lampiran diberi cap/stempel

tanggal. Selanjutnya, surat asli beserta lampirannya dilipat dan dimasukan pada

amplop kemudian dicatat dalam buku ekspedisi dan dikirim ke alamat tujuan. Setelah

surat dikirim, salinan surat dan lembar pengantar 1 disimpan pengarah surat/tata

usaha.

G. Prosedur Penanganan Surat Keluar Rahasia

Penanganan surat keluar rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Ada

pun Langkah-langkah penanganan surat rahasia adalah sebagai berikut.

1. Surat dibuat sendiri oleh pimpinan, kemudian dimasukkan dalam amplop

tertutup, lalu diteruskan oleh staff kantor ke pencatat surat.

2. Surat rahasia langsung dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap 2.

Lembar pengantar surat rahasia 1 diserahkan pada pengarah surat, dan lembar

pengantar surat rahasia 2 diserahkan pada unit pengolah.

3. Surat dan lembar pengatar 1 diterima oleh pengarah surat, kemudian dicatat ke

dalam buku ekspedisi ekstern untuk dikirim. Setelah surat dikirim, lembar

pengantar 1 disimpan oleh pengarah surat (TU)

12
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Surat merupakan alat atau sarana untuk mengambil pernyataan atau mengambil

informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya. Infromasi

tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pemerintah, laporan sanggahan,

pemikiran. pertanyaan dan sebagainnya. Masalah penanganan surat keluar

merupakan masalah utama dalam menjaga keutuhan informasi yang pada suatu

saat akan dibutuhkan oleh suatu perusahaan karena surat mempunyai nilai yang

sangat berharga, baik sebagai bahan pembuktian, atau bahan komunikasi yang

menunjukan kegiatan hidup (dinamika) dalam suatu perusahaan yang

bersangkutan.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan di atas, demi lebih optimalnya pengelolaan surat

masuk dan keluar di kantor Desa Bawah Layung maka dapat diberikan saran-

saran sebagai berikut:

a. Menunjuk atau merekrut pegawai khusus untuk melaksanakan pengelolaan

arsip agar pengelolaan arsip lebih baik.

b. Pegawai yang ada diberikan pelatihan khusus tentang

mengelola surat yang baik dan benar, serta diberikan

pelatihan mengenai pemakaian peralatan yang ada sehingga

peralatan yang ada dapat digunakan secara maksimal.

c. Perlu adanya perencanaan ruang khusus untuk ruang kerja dan untuk

menyimpan surat, agar pegawai yang menangani surat dapat leluasa dalam

13
 bekerja dan surat yang disimpan lebih aman, tidak hilang atau rusak.

d. Menambah peralatan yang dibutuhkan antara lain AC, alat pengukur suhu
udara, alat pemadam kebakaran dan mengganti peralatan yang sudah tidak
layak digunakan agar surat yang disimpan tidak mudah rusak. Menata surat
dengan rapi dan sesuai jenis surat sehingga memudahkan dalam menemukan
kembali surat.

14
 DAFTAR PUSTAKA

http://herlinajulianti117.blogspot.com/2016/10/penanganan-surat-keluar-dengan-
sistem.html

https://dian4nggraeni.wordpress.com/2009/05/28/prosedur-penanganan-surat- keluar/

https://www.anugerahdino.com/2014/04/penanganan-surat-keluar-sistem- kartu.html

http://ujiansma.com/prosedur-pengurusan-surat-keluar-sistem-buku-agenda

15