BAB II

ADMINISTRASI DAN ORGANISASI

2.1 Umum
Proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan
dapat dilaksanakan dalam suatu bentuk kesatuan dengan mempergunakan
sumber-sumber untuk mendapatkan hasil yang diinginkan (Gray 2002).
Pengertian proyek pada umumnya mengacu pada rangkaian aktivitas yang
mempunyai dimensi waktu, mutu, dan biaya untuk mewujudkan suatu
gagasan. Perkembangan sebuah proyek dimulai dari timbulnya gagasan
atau ide dasar hingga menjadi kenyataan secara fisik dilapangan.

Gambar 2.1Siklus Suatu Proyek

(Sumber: Gray, 2002)

Dalam melaksanakan suatu proyek, salah satu faktor yang berperan

penting adalah pengelolaan proyek yaitu bagaimana menciptakan
administrasi dan susunan organisasi yang baik. Dengan prosedur
administrasi dan susunan organisasi yang baik akan tercapai hasil
pembangunan suatu proyek seperti yang diharapkan, sehingga proyek
besar maupun proyek kecil harus menerapkan sistem tersebut agar sesuai
dengan yang diharapkan. Faktor-faktor organisasi dan administrasi
memegang peranan yang sangat penting karena:

1
1. Apabila susunan organisasinya tidak baik, akan mengakibatkan
keterlambatan dan bahkan bisa menyebabkan tidak selesainya suatu
proyek yang sedang dilaksanakan.
2. Apabila sistem administrasinya yang tidak baik, akan menimbulkan
kesukaran-kesukaran, baik itu mengenai persoalan-persoalan intern
perusahaan maupun hubungan dengan instansi/perusahaan lain.
Dengan organisasi yang sehat akan tercapainya perencanaan
proyek yang efektif dan efisien. Serta dengan administrasi yang baik dan
teratur maka akan dapat ditetapkan segala peraturan-peraturan dan
ketetapan-ketetapan yang harus dipatuhi misalnya keuangan, kepegawaian
dan sebagainya. Dalam usaha merealisasikan suatu proyek sangat mutlak
diperlukan suatu pemikiran yang matang. Mulai dari penjajakan terhadap
kemungkinan realisasi proyek, kelayakan proyek, perencanaan,
pelaksanaan hingga pada pengoperasian serta pemeliharaan proyek
tersebut.
Organisasi merupakan wadah atau bentuk kerjasama beberapa
pihak yang terlibat dalam bentuk struktur organisasi. Struktur ini akan
menggambarkan hubungan formal, tetapi tidak melukiskan hubungan
informal yang umumnya timbul bila ada interaksi sosial. Untuk mencapai
tujuan proyek yang telah ditetapkan bersama, maka akan diadakan
pembagian kerja dimana masing-masing orang mempunyai tugas dan
wewenang serta kedudukan yang saling berkaitan. Untuk menjamin
terlaksananya realisasi proyek dengan baik, kelengkapan administrasi
pihak-pihak terkait juga merupakan hal mutlak yang harus disiapkan.
Berdasarkan pendapat para ahli di bidang manajemen, terdapat hubungan
yang sangat erat antara organisasi dan administrasi. Di bawah ini
dijelaskan uraian definisi secara singkat tentang administrasi dan
organisasi.

2.1.1 Administrasi
Administrasi yang baik dan teratur, akan dapat menetapkan segala
peraturan-peraturan dan ketetapan-ketetapan yang harus dipatuhi, misalnya
dalam bidang keuangan, kepegawaian, dan sebagainya (Dipohusodo,

2
1995). Peraturan dan ketetapan tersebut mempunyai tujuan dan sasaran
sesuai dengan bidangnya masing-masing, yaitu:
a. Administrasi keuangan, bertujuan untuk menjamin keberhasilan
terlaksananya program pembangunan dengan sempurna, serta
menyusun dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran keuangan.
b. Administrasi di bidang teknik logistik bertujuan untuk mengawasi
jumlah, waktu, dan kebutuhan keluar masuknya barang dan
perlengkapan yang digunakan untuk menyelesaikan proyek
tersebut.
c. Administrasi kegawaian, bertujuan supaya tercapai penempatan
personil yang mantap sesuai dengan keahlian serta mewujudkan
struktur kepegawaian yang mantap, efektif, dan tetap.

2.1.2 Organisasi
Pengertian bentuk organisasi yang paling sederhana adalah
bersatunya kegiatan-kegiatan dari dua individu atau lebih di bawah satu
koordinasi dan berfungsi untuk mempertemukan menjadi satu tujuan.
Untuk mengoptimalkan proses mengorganisir proyek maka dilakukan
diferensiasi pekerjaan, yang terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :
1. Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan.
2. Mengelompokkan pekerjaan.
3. Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan.
4. Mengetahui wewenang dan tanggumgjawab, serta melakukan
pekerjaan.
5. Menyusun mekanisme koordinasi.
Berdasarkan proses pengembangan organisasi, secara umum
bentuk struktur organisasi adalah seperti pada Gambar 2.2, sedangkan
untuk bagan struktur pada proyek Pembangunan Pasar Mengwi Tahap 4
dapat dilihat pada Gambar 2.3.

3
 Gambar 2.2Struktur Organisasi Proyek
(Sumber : Departemen PU.1998. Manajemen Konstruksi)

4
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Kontraktor pada Proyek Pembangunan Rumah
Sakit nyitdah

2.1.3 Fungsi-Fungsi Manajemen

Organisasi tentunya memiliki sistem pengaturan yang disebut
manajemen, dimana didalamnya terdapat beberapa fungsi – fungsi penting
yang terkait erat satu dengan lainnya. Suatu organinasi akan mengalami
kemajuan yang pesat apabila fungsi-fungsi manajemennya dapat
diberdayakan secara optimal. Adapun fungsi-fungsi manajemen tersebut
antara lain:

5
1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan fungsi dasar manajemen karena dapat
digunakan sebagai pedoman untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Perencanaan perlu dirinci lebih lanjut dengan
menyusun rencana kerja dan penjadwalan (scheduling).
Perencana Pembangunan Rumah Sakit Nyitdah struktur proyek
oleh PT. Kencana Adi Karya dan arsitektur proyek PT.
Kencana Adi Karya
Dalam pembuatan suatu perencanaan struktur
dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor-faktor yang
mempengaruhi perencanaan antara lain:
a. Ketersediaan tenaga kerja dengan jumlah, keterampilan,
keahlian, mutu serta pasaran harga dan upah.
b. Ketersediaan materi bahan bangunan yang dibutuhkan
dengan memperhatikan jumlah, mutu, harga, dan
pengangkutan sampai di lokasi proyek.
c. Pengadaan modal kas dan modal kerja serta penggunaannya
secara tepat dan hemat.
d. Ketersediaan peralatan pembangunan proyek baik milik
perusahaan sendiri maupun disewa dari pihak lain.

2. Pengorganisasian (Organizing)
Kegiatan pengorganisasian merupakan kegiatan
penyusunan dan pengaturan sistem kerja antara unsur-unsur
pelaksana bangunan, dimana masing-masing memiliki tugas
dan kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan
peraturan yang ditetapkan. Setiap personil diharapkan mampu
bekerja maksimal sesuai dengan kapabilitasnya. Dalam
organisasi yang bersangkutan juga diusahakan adanya
pengaturan hubungan vertikal dan horisontal yang harmonis
sehingga betul-betul menjamin terciptanya suatu team work
yang kompak.

6
3. Penyediaan Staf (Staffing)
Dengan tersusunnya skema organisasi proyek, akan
memudahkan pemimpin/manajer proyek untuk pemilihan
orang-orang yang tepat dan cakap untuk menempati posisi
yang ada dalam organisasi tersebut sesuai dengan
keahliannya masing-masing. Hal ini penting untuk
menjamin dilaksanakannya rencana serta kegiatan yang
sudah digariskan melalui perencanaan dan struktur
organisasi yang baik. Sesuai dengan organisasi yang telah
dibentuk, PT. Kencana Adi Karya selaku kontraktor
menyediakan staf-staf dilapangan untuk menempati posisi
yang tepat berdasarkan keahliannya masing-masing.

4. Pengarahan (Directing)
Tahap pengarahan ini meliputi kegiatan pembinaan
dan kepemimpinan yang dilaksanakan oleh atasan kepada
bawahannya. Hal ini dapat dilakukan dengan cara
mengadakan komunikasi timbal balik yang lancar antara
atasan dan bawahan dan adanya unsur partisipasi dalam
memecahkan suatu masalah dan pengambilan keputusan.
Fungsi pengarahan ini bertujuan agar bawahan benar-benar
mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara
melakukannya dengan benar, sehingga pada akhirnya
diharapkan tercipta hubungan yang harmonis antara
komponen-komponen pelaksana.
Pada proyek pembangunan Rumah Sakit Nyitdah
proses pengarahan dilakukan pada penyerahan tugas dari
Pimpinan Perusahaan kepada Project Manager. Pengarahan
berisi urutan kegiatan yang akan dilakukan beserta waktu di
mulai dan batas akhir pekerjaan itu. Selanjutnya Project
Manager memberikan pengarahan kepada para pelaksana

7
 tentang urutan kegiatan yang harus dilaksanakan pada
masing-masing proyek. Pelaksana dilapangan pada proyek
pembangunan Rumah Sakit Nyitdah terbagi atas project
manager, site manager, pelaksana, drafter, quantity
surveyor, administrasi, logistik, mekanik, surveyor.
Selanjutnya para pelaksana lapangan yang sesuai dengan
bidang masing – masing memberikan pengarahan kepada
mandor dan para teknisi proyek. Selanjutnya para mandor
memberikan pengarahan kepada para pekerja dan tukang
selama pekerjaan berlangsung serta adanya pengawasan
langsung dari pihak pelaksana dan pihak pengawas.
Permasalahan-permasalahan yang ditemui oleh mandor
selama pekerjaan berlangsung dapat langsung ditanyakan
kepada pihak pelaksana.

5. Pengkoordinasian (Coordinating)
Berupa koordinasi antara unsur-unsur yang terlibat
di dalam proses realisasi proyek seperti pemilik (owner),
kontraktor, dan konsultan (baik pengawas maupun
pelaksana) yang diwujudkan dalam bentuk pertemuan
berkala (site meeting) yang akan membicarakan dan
mengatasi segala permasalahan yang timbul selama proses
pelaksanaan proyek serta merumuskan cara-cara
mengatasinya untuk mendapatkan hasil yang optimal.

6. Pengawasan (Controlling)
Merupakan suatu proses penilaian selama
pelaksanaan kegiatan dengan tujuan agar hasil pekerjaan
sesuai dengan Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan
Rencana Waktu (time schedule) yang telah ditetapkan
dengan memperkecil kesalahan yang terjadi dari segi
kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu. Pengawasan

8
dimaksudkan untuk menjamin pelaksanaan proyek sesuai
dengan ketentuan dalam Rencana Kerja dan Syarat-syarat
(RKS) dan rencana waktu (time schedulle) yang telah
ditetapkan.
Pada proyek pembangunan Rumah Sakit Nyitdah
pengawasan dilakukan dari kedua belah pihak secara
berkala yaitu oleh pihak panitia pembangunan Desa dan
pengawasan yang dilakukan oleh kontraktor itu sendiri.
Pengawasan pada proyek pembangunan Rumah sakit
Nyitdah dilakukan oleh semua pihak yaitu:
 Pemilik proyek: Pengawasan dari pemilik proyek dalam
hal ini diwakilkan oleh PT. Kencana Adhi Karma.
Pengawasan segi struktur, artsitektur, pengawasan
terhadap kualitas dan kuantitas perkerjaan, pengawasan
administrasi dan waktu pelaksanaan, ini bertujuan untuk
memperoleh keyakinan bahwa apa yang akan
diterimanya telah sesuai dengan apa yang dikehendaki
atau dengan kata lain telah sesuai dengan ketentuan
dalam rencana kerja
 Konsultan pengawas: Pengawasan terhadap
bahan/material, pengawasan terhadap waktu
pelaksanaan, pengawasan terhadap mutu pelaksanaan,
bertujuan untuk menghindari terjadinya hal-hal yang
tidak diinginkan dalam pelaksanaan proyek dan
menjaga syarat teknis perkerjaan.
 Kontraktor : Pengawasan pihak kontraktor
menitikberatkan pada pencapaian mutu sesuai
persyaratan teknis dengan penyelesaian perkerjaan tepat
waktu dengan biaya yang seekonomis mungkin.
Pengawasan oleh kontraktor diharapkan dapat
memenuhi syarat dalam kontrak dan berusaha
menghindari denda keterlambatan.

9
2.2 Proses Realisasi Proyek
Proses realisasi proyek merupakan suatu kegiatan yang berurutan
secara sistematis yang terdiri dari Survey Dengan melalui tahapan-tahapan
ini diharapkan agar proyek yang dibangun dapat berdaya guna semaksimal
mungkin. Berikut uraian mengenai tahapan-tahapan tersebut :

1. Survey ( Study Pengenalan / Preliminary Study )

Merupakan kegiatan penjajakan mengenai kemungkinan realisasi
proyek. Untuk itu perlu diadakan pengumpulan data-data yang
berhubungan dengan tujuan dan kegunaan proyek sehingga didapat
gambaran yang menyeluruh apakah suatu proyek memungkinkan untuk
dilaksanakan. Pada Proyek pembangunan Rumah Sakit Nyitdah, yang
melakukan survey adalah panitia pembangunan pemerintah kabupaten
badung.

2. Design (Perencanaan)
Design adalah kegiatan menyusun atau memformulasikan suatu
gagasan kedalam bentuk media informasi yang kemudian dilaksanakan di
lapangan. Design biasanya dilakukan oleh konsultan perencana dengan
mempertimbangkan spesifikasi atau keinginan pemberi tugas. Perencanaan
meliputi pembuatan program kerja, penyelidikan lapangan, penetapan tipe
konstruksi, serta perhitungan mekanika maupun penulangan. Pada Proyek
pembangunan Rumah Sakit Nyitdah perencanaan struktur, arsitektur dan
MEP dilakukan oleh tim perencana. Perencana struktur proyek
Pembangunan Rumah Sakit Nyitdah oleh PT. Kencana Adhi Karma.

3. Construcsion (Pelaksanaan)
Construcsion adalah pembangunan fisik proyek sesuai dengan
perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. Pada Proyek pembangunan
Rumah Sakit Nyitdah pelaksanaan pembangunan struktur konstruksi
dilakukan oleh PT. Kencana Adhi Karma.

10
 4. Operational and Maintenance (Pengoperasian dan Pemeliharaan)
Kegiatan ini dimulai sejak proyek terealisasi, atau satu hari sejak
serah terima pertama dilakukan. Pada tahap ini proyek dimanfaatkan
secara optimal untuk mencapai maksud dan tujuan yang telah ditetapkan.
Perawatan atau pemeliharaan fisik bangunan perlu dilakukan agar umur
bangunan bertahan lebih lama.

2.3 Pengelolaan Proyek

2.3.1 Organisasi Proyek
Pihak-pihak yang terlibat dalam proyek pembangunan
Rumah Sakit Nyitdah, yaitu :

a. Pemberi Tugas (Pemerintah Kabupaten Badung)

Proyek pembangunan Rumah Sakit Nyitdah proyek pemerintah,
dimana panitia pembangunan Desa proyek ini adalah :
Nama Perusahaan : PT. Satra Mas Estetika
Alamat : Jalan raya tabanan kediri
Adapun hak dan kewajiban pemberi tugas adalah sebagai berikut :
 Mempunyai hak tertinggi dalam penentuan kebijaksanaan
serta pengambilan keputusan mengenai pembangunan.
 Mengambil keputusan terakhir dalam penentuan segala
sesuatu yang terkait dengan pembangunan proyek.
 Menerima atau menolak usul-usul/saran pada tahap
perencanaan, anggaran biaya pelaksanaan dan lain-lain
yang ada hubungannya dengan proses pembangunan
proyek.
 Mengambil keputusan terakhir tentang pemilihan
kontraktor, penyalur bahan, konsultan perencana, serta
konsultan-konsultan ahli yang telah ada.
 Menandatangani semua surat perintah kerja (SPK) dengan
kontraktor, serta mengesahkan dokumen pembayaran
kepada kontraktor.

11
  Merumuskan dan menyampaikan keinginan, kebutuhan dan
sasaran yang hendak dicapai.
 Menyediakan dana dan sarana yang diperlukan, sesuai
dengan jumlah dan jadwal yang telah disepakati.
 Menunjuk atau membentuk sebuah tim atau wakil yang
diberi wewenang penuh untuk membuat keputusan yang
sah dan mengikat.
 Mengambil ketetapan, pengarahan dan keputusan
secepatnya untuk menjamin kelancaran pekerjaan
b. Tim Pengelola Proyek
Tim pengelola proyek merupakan penyelenggara kegiatan
yang bertanggung jawab kepada pemberi tugas atau panitia
pembanguan Desa.
c. Perencana
Perencana merupakan suatu badan hukum maupun
perorangan yang menerima pekerjaan dari panitia pembangunan
Desa dalam bidang perencanaan. Identitas perencana sebagai
berikut :
Arsitektur & Interior : PT. Kencana Adhi Karma
Struktur : PT. Kencana Adhi Karma
Pengawas merupakan badan hukum atau perorangan yang diangkat
atau ditunjukan oleh pelelang yang bertugas setiap harinya
mengawasi pelaksanaan pekerjaan. Pada proyek pembangunan
Rumah Sakit Nyitdah struktur dan pengawasan arsitektur
dilaksanakan oleh pengawas yang sama.
d. Pelaksana
Pelaksana adalah perusahaan perorangan maupun badan hukum
yang menerima pekerjaan dari Pemerintahan untuk melaksanakan
pekerjaan konstruksi.

12
2.3.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Masing-Masing Personil
1) Project Manager (Manager Proyek)
Manager Proyek adalah orang yang diberi wewenang dan
tanggung jawab oleh kontraktor untuk memimpin, mengatur dan
mengawasi serta membuat keputusan yang terbaik dalam
pelaksanaan proyek secara keseluruhan. tugas – tugasnya adalah:
a. Menguasai detail kontrak dan spesifikasi teknis kontrak;
b. Menyusun Rencana Mutu Proyek termasuk jadwal serta
metode kerja bersama-sama dengan Site Manager pada awal
proyek;
c. Menyusun Rencana Anggaran Pelaksana (RAP) berdasarkan
RAP awal dari EstimateManager dan mempresentasikan pada
Direksi hingga diperoleh persetujuan;
d. Mengidentifikasikan dan menyelesaikan masalah yang timbul
selama proses kegiatan konstruksi di proyek.

2) Site Manager (Manager Lapangan)

Pada proyek pembangunan Pembanguanan Rumah Sakit
Nyitdah. Tugas-tugas dari manager lapangan yang dalam
melaksanakan tugasnya selalu bertanggung jawab kepada manager
proyek untuk membantu kelancaran pekerjaan di lapangan adalah:
a. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan metode konstruksi
untuk memenuhi persyaratan mutu, waktu dan biaya yang telah
disepakati;
b. Memberikan pengarahan dan pembinaan staf yang ada di
bawahnya;
c. Membuat keputusan dalam batasan yang telah digariskan oleh
manager proyek;
d. Mengarahkan, mengkoordinasi dan mengawasi tenaga kerja
agar efisien terhadap pemakaian tenaga, alat dan material serta
target kemajuan proyek agar tercapai sesuai dengan time
schedule yang telah ditetapkan;

13
e. Memeriksa bobot pekerjaan setiap akhir bulan dan jika terjadi
kemunduran dari time schedule maka sitemanager memutuskan
untuk melaksanakan pekerjaan lembur;
f. Mempelajari kemungkinan–kemungkinan perubahan metode
konstruksi yang menguntungkan;
g. Memeriksa laporan pemakaian alat dan membuat surat
permohonan pemindahan alat dan bahan bila diperlukan;
h. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab atas segala
sesuatu yang bersangkutan dengan masalah teknis atau
pengelola proyek;
i. Bertanggung jawab atas surat masuk dan surat keluar dari
proyek tersebut;
j. Menjamin:
a) Tersedianya tenaga kerja, material dan alat yang memadai.
b) Tersedianya gambar kerja untuk dilaksanakan oleh
mandor/subkontraktor.
c) Tersedianya dana pembayaran upah (opname) Mandor.

3) Administrasi Proyek
a. Menjalankan (melaksanakan) aplikasi program-program
komputer yang ada untuk memenuhi kebutuhan pelaporan
sebagai operator komputer merangkap Administrasi
b. Meng-input data yang diterima dari Project Engineer dan
sumber lainnya, proyek, dan menyiapkan dalam bentuk
laporan untuk manajemen tepat pada waktu yang ditentukan.
c. Meng-adminstrasikan kegiatan keluar/masuknya surat dan
barang untuk proyek, menyimpannya dengan teliti dan rapi,
serta menjamin kesediaannya bila diperlukan.
d. Menyiapkan bahan laporan, presentasi dan rapat proyek.

14
4) Pelaksana Struktur
Tugas pelaksana struktur yaitu:

a. Membuat rencana dan perhitungan mengenai bahan-bahan dan

alat yang digunakan dalam suatu proyek bersama dengan
manager lapangan;
b. Membuat rencana dan perhitungan mengenai volume pekerjaan
yang akan ataupun yang telah dikerjakan dalam suatu proyek
bersama dengan manager lapangan;
c. Bertanggung jawab kepada Project Manager.

5) Pelaksana Arsitek/Drafter
Tugas pelaksana arsitek yaitu:
a. Memeriksa Gambar agar sesuai dengan Bill of Quantity;
b. Mempelajari gambar terutama gambar detail;
c. Menyiapkan perubahan-perubahan pada gambar rencana yang
diakibatkan oleh lingkungan namun tetap berdasarkan gambar
dari konsultan perencana sebagai persetujuan;
d. Melakukan pengecekan gambar.

6) Quantity Surveyor
a. Menghitung luas pekerjaan bangunan.
b. Menghitung volume pekerjaan.
c. Bekerja sama dengan logistic atau pengadaan barang untuk
memberikan informasi kebutuhan material yang harus
didatangkan ke lokasi proyek.
d. Menghitung pekerjaan bangunan yang sudah dilaksanakan dan
sisa pekerjaan untuk keperluan pembuatan opname
mandor/pemborong dan untuk keperluan engineering dalam
membuat schedule pekerjaan pelaksanaan pembangunan.
e. Menghitung kebutuhan material yang dibutuhkan dalam setiap
item pekerjaan bangunan.

15
f. Mengecek penggunaan material apakah sudah sesuai dengan
apa yang dihitung estimator.
g. Mengecek setiap gambar shop drawing baru apakah terjadi
perubahan dari apa yang sudahdihiting sebelumnya, jika terjadi
perubahan maka tugas Quantity Surveyor adalah menghitung
ulang volume pekerjaan tersebut atau menghitung pada
penambahan atau pengurangan item pekerjaan.

7) Surveyor
a. Membuat rencana dan mengusulkan kepada Site Manager
mengenai kebutuhan alat-alat ukur (Theodolit, Auto level, dan
Akcesorisnya) sesuai dengan besarnya areal dan schedule
master kerja;
b. Memastikan pengadaan alat-alat ukur yang telah disetujui Site
Manager perihal jumlah, jenis, dan kelayakan pakai;
c. Memastikan bahwa hasil survei di lapangan sesuai dengan
persyaratan teknis yang ditentukan;
d. Melaporkan dan berkomunikasi langsung dengan sitemanager,
bila terjadi ketidak sesuaikan gambar dengan keadaan di
lapangan.

8) Mekanik
a. Mengatur dan mengontrol semua peralatan yang mendukung
pelaksanaan pekerjaan;
b. Mengkoordinasikan dengan sitemanager dan supervisor untuk
penggunaan peralatan di lapangan;
c. Memastikan semua peralatan yang digunakan untuk
mendukung pelaksanaan di lapangan siap pakai.

9) Logistik
Tugas logistik antara lain:
a. Bertanggung jawab kepada Project Manager;

16
 b. Bertanggung jawab terhadap pengadaan jumlah dan mutu
material yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek tepat pada
waktunya;
c. Menjaga keamanan material dan alat-alat yang disimpan di
dalam gudang penyimpanan;
d. Mengurus dan bertanggung jawab terhadap semua surat-surat
transaksi peralatan maupun material sebagai arsip;
e. Membuat laporan keuangan, absensi pegawai dan tenaga kerja;
f. Mengawasi pengadaan, pemakaian dan penempatan material di
gudang;
g. Mengadakan pengecekan atas kebenaran barang yang datang
dari rekanan harus sesuai dengan yang diminta;
h. Menerima dan mengeluarkan barang.

2.4 Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) dan Gambar Kerja

2.4.1 Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS)
Rencana kerja dan syarat-syarat atau bisa juga disebut
dengan bestek adalah keterangan tertulis secara rinci mengenai
suatu pekerjaan yang meliputi segi teknis dan administrasi.Uraian
dalam RKS harus dibuat selengkap mungkin dengan tujuan agar
dalam pelaksanaan pekerjaan tidak timbul kesulitan.Uraian dalam
RKS yang berupa kata atau kalimat diusahakan agar disusun
sedemikian rupa sehingga cukup jelas dan rinci serta tidak
menimbulkan keragu-raguan. Rencana kerja dan syarat-syarat ini
sekurang-kurangnya memuat tentang :

1. Syarat Umum
- Keterangan mengenai pemberi tugas;
- Keterangan mengenai perencana atau pembuat desain;
- Keterangan mengenai direksi;
- Syarat peserta pelelangan;
- Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya.

17
 2. Syarat Administrasi
- Jangka waktu pelaksanaan;
- Tanggal penyerahan pekerjaan;
- Syarat pembayaran;
- Denda atas keterlambatan;
- Besarnya jaminan penawaran;
- Besarnya jaminan pelaksanaan;
- Tenaga kerja dan kesejahteraan tenaga kerja;
- Perpanjangan waktu;
- Sanksi–sanksi atas kelalaian.
3. Syarat Teknis
- Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dikerjakan;
- Jenis, dan mutu bahan;
- Syarat - syarat pelaksanaan pekerjaan;
- Gambar detail pelaksanaan;
- Cara pelaksanaan dan pengamanan pekerjaan.
Untuk lebih lengkapnya, pelaksanaan proyek
Pembanguana Rumah Sakit Nyitdah dapat dilihat pada Buku II
Spesifikasi Teknik.

2.4.2 Gambar Kerja

Gambar-gambar pelaksanaan yang dibuat oleh
pelaksana yang memberikan penjelasan visual pada tiap-
tiap bagian konstruksi dengan gambar potongan-potongan
dengan memakai skala yang memadai. Gambar ini
mempermudah pekerjaan di lapangan karena gambar ini
digunakan sebagai pedoman oleh pekerja di lapangan.
Gambar-gambar ini meliputi gambar struktur, gambar
MEP, dan juga gambar arsitektur (dapat dilihat pada
Lampiran C)

18
2.4.3 Dasar Pelaksanaan Pekerjaan
Dasar pelaksanaan pekerjaan struktur Rumah Sakit
Nyitdah , yaitu :

1. Dokumen-dokumen serta persyaratan lain yang berlaku

sah dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan
dari surat perjanjian pemborongan, yaitu :
A. Dokumen Kontrak, yang terdiri dari :
1. Surat Perjanjian Pemborongan, Spesifikasi
Teknik Struktur, Gambar-gambar, dan Daftar
Uraian Pekerjaan/BQ;
2. Rencana Kerja dan Syarat-syarat Administrasi
dan Teknik (RKS);
3. Surat Penawaran Kontraktor, beserta
lampirannya;
4. Semua surat menyurat, Risalah Rapat, dan
Risalah Perubahan-perubahan tertulis yang
diterbitkan selama Proses Tender/Pelelangan;
5. Lampiran-lampiran lain yang disepakati untuk
dilampirkan didalam dokumen kontrak.
B. Seluruh dokumen yang ada didalam Dokumen
Kontrak bersifat saling melengkapi, untuk keperluan
interpretasi dengan prioritas dokumen adalah :
1. Surat Perjanjian Pemborongan (SPP);
2. Surat Perintah Kerja (SPK);
3. Berita Acara Klarifikasi;
4. Berita Acara Rapat Penjelasan (Aanwizjing) dan
tanya jawab;
5. Gambar-gambar yang dibuat untuk melengkapi
kontrak;
6. Spesifikasi Teknik dan Schedule;
7. Bill of Quantities/BQ;

19
 8. Dokumen lainnya yang merupakan bagian
kontrak.
C. Program Kerja yang meliputi :
Jadwal waktu pelaksanaan dalam bentuk
Barchart/Time Schedule lengkap, Schedule Tenaga
Kerja, Schedule .

2. Peraturan-peraturan Teknis Profesional yang mengikat

kedua belah pihak pada Surat Perjanjian Pemborongan
antara lain :
1) Tata Cara Perencanaan Struktur Beton Bertulang
Untuk Bangunan Gedung, Standar Nasional Indonesia
(SNI) 03-2847-2002.
2) Tata Cara Perencanaan Ketahanan Gempa untuk
Bangunan Gedung (SNI 03-1726-2002).
3) Persyaratan Umum Bahan Bangunan Indonesia
(PUBI) NI-3/1982.
4) Peraturan Umum Instalasi Listrik (PUIL).

3. Peraturan Pemerintah Daerah setempat yang berlaku

dalam masa penyelenggaraan pembangunan

4. Segala petunjuk dan perintah yang diberikan oleh

pemilik proyek dan pengawas, secara tertulis pada saat
pelaksanaan pekerjaan yang mengacu pada dokumen
kontrak.

2.5 Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan Proses Pembayaran

2.5.1 Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Penyusunan Rencana Anggaran Biaya pemilik (owner
estimate) disusun oleh pemilik melalui konsultan perencana

20
 berdasarkan daftar kuantitas,harga pasar, dan upah kerja sedangkan
rencana anggaran biaya penawaran diajukan oleh kontraktor pada
saat pemasukan penawaran dengan berpedoman kepada dokumen
lelang. Ada tiga faktor penting yang berpengaruh dalam
penyusunan RAB

1. Ketentuan-ketentuan dan persyaratan yang harus dipenuhi

dalam pelaksanaan pembuatan bangunan serta gambar-gambar
konstruksi bangunan.
2. Harga bahan-bahan dan upah kerja.
3. Koefisien-koefisien yang telah ada.

2.5.2 Sistem Pembayaran

Pada masa pelaksanaan proyek terdapat perubahan
pekerjaan sehingga harga pada RAB berubah. Harga sebelum
perubahan disebut Amandemen I dan harga setelah perubahan
disebut Amandemen II. System pembayaran yang digunakan dalam
proyek Pembangunan Rumah Sakit Nyitdah ini adalah pembayaran
atas prestasi dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Jika tidak ditentukan lain dalam surat perjanjian kerja

pelaksanaan pembangunan (kontrak) antara pemilik dan
pelaksana, maka pembayaran angsuran harga borongan dapat
ditetapkan menurut prestasi pelaksanaan yang perinciannya
akan ditentukan dalam kontrak tersebut.
b. Prestasi yang diperhitungkan adalah prestasi yang telah
dilaksanakan di lapangan ditambah prestasi bahan yang dinilai
berdasarkan urutan pekerjaan yang siap dilaksanakan disebut
material on site dapat diperhitungkan sebagai claim dalam
pembayaran bila hal ini disepakati dalam proses negosiasi.

21
2.6 Tender
Pengertian tender pelaksanaan suatu bangunan dalam bidang
pemborongan jasa konstruksi, atau sering juga disebut pelelangan, adalah
salah satu sistem pengadaan bahan dan jasa. Dalam bidang jasa konstruksi,
tender pelaksanaan dilakukan oleh pemberi tugas/pemilik proyek,dengan
mengundang beberapa perusahaan kontraktor untuk mendapatkan satu
pemenang yang mampu melaksanakan pekerjaan sesuai persyaratan yang
telah ditentukan dengan harga yang sesuai. Tujuan pelelangan adalah
untuk mencari kontraktor yang dapat memenuhi syarat dalam pelaksanaan
pekerjaan fisik pembangunan sesuai dengan kriteria pelelangan tersebut.
Proses pelelangan ini dilakukan untuk mendapatkan penawaran harga
terendah namun masih dapat dipertanggungjawabkan.

2.6.1 Jenis - Jenis Tender

Berdasarkan kepemilikan dibedakan atas :
1. Tender proyek pemerintah
Berdasarkan Keputusan Presiden (Kepres) No. 18 Tahun
2000 tentang Pedoman pelaksanaan Pengadaan bahan/jasa Instansi
Pemerintah, metode pengadaan bahan dan jasa dapat dilakukan
melalui :
 Pelelangan, yaitu serangkaian kegiatan untuk
menyediakan kebutuhan bahan/jasa dengan cara
menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia
bahan/jasa yang setara dan memenuhi syarat,
berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah
ditetapkan dan telah diikuti oleh pihak-pihak yang
terkait secara taat asa sehingga terpilih penyedia
terbaik.
 Pemilihan langsung yaitu apabila pelelangan sulit
dilaksanakan.
 Penunjukan Langsung, yaitu pengadaan bahan/jasa
yang penyedia bahan/jasanya ditentukan pemimpin

22
 proyek.

Ditinjau dari pendanaannya tender dapat dilaksanakan melalui :

 International Competitive Bidding (ICB), atau

pelelangan yang melibatkan kontraktor internasional,
biasanya untuk proyek yang didanai dengan pinjaman
luar negeri (loan).
 Local Competitive Bidding (LCB), atau pelelangan
proyek-proyek yang didanai dengan loan luar negeri
tetapi hanya melibatkan kontraktor lokal.
 Pelelangan untuk proyek-proyek yang dibiayai dengan
dana dari APBN, APBD, maupun dari instansi-instansi
BUMN.
2. Tender Proyek Swasta
Ketetentuan tentang proyek milik swasta biasanya diatur
sendiri oleh masing-masing pemilik. Meskipun demikian,
ketentuan tersebut tetap mengacu kepada standard kontrak tertentu,
misalnya standard internasional seperti :
 FIDIC (Federation Internationale Des Ingenieurs
Consell).
 JCT (Joint Contract Tribunal) dari RIBA (Royal
Institute of British Architect).
 Article and Conditions of Building Contract, diterbitkan
oleh Singapore / Hongkong Institute of Architect.
Pada umumnya dilakukan dengan cara tender terbatas,
dengan mengundang beberapa kontraktor yang sudah dikenal.
Perkembangan saat ini adalah dalam memilih kontraktor yang
diundang, pemilik (owner) terlebih dahulu mengundang beberapa
calon kontraktor untuk melakukan presentasi tentang kemampuan
mereka dalam melaksanakan proyek yang akan ditenderkan.
Berdasarkan cara pembukaan dokumen penawaran, tender
dapat dibedakan menjadi :

23
 1. Tender Terbuka, yaitu pembukaan dan pembacaan dokumen
penawaran dan peserta tender dilakukan di depan seluruh
peserta, sehingga masing-masing mengetahui harga penawaran
pesaingnya.
2. Tender Tertutup, dimana dokumen penawaran yang masuk
tidak dibacakan didepan seluruh peserta tender, bahkan
kadang-kadang para peserta tidak saling mengetahui siapa
pesaingnya.
Didalam proyek Pembangunan Pasar Desa Adat Mengwi
Tahap 4, PT. Karya Bali Perkasa Hutama ditunjuk langsung oleh
pemilik proyek (owner) sebagai perencana sekaligus pelaksana
proyek tersebut.

2.7 Kontrak
Dalam dunia konstruksi, perjanjian antara pihak owner dengan
pihak kontraktor diikat dalam sebuah kontrak kerja. Pengaturan hukum
kontrak kerja proyek konstruksi diatur oleh pihak-pihak yang terlibat dan
sesuai dengan ketentuan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
(KUHP pasal 1601b). Kontrak proyek konstruksi ini berupa dokumen
tertulis dan wajib menjelaskan tentang kesepakatan keselamatan umum
dan tertib bangunan karena sebuah proyek konstruksi merupakan
pekerjaan yang mengandung resiko tinggi. Jenis-jenis kontrak proyek
konstruksi adalah :
a. Kontrak harga satuan (Unit price contract)
Dalam kontrak ini, pihak kontraktor hanya menentukan harga
satuan pekerjaan untuk biaya semua jenis pekerjaan yang mungkin
dikeluarkan termasuk biaya overhead dan keuntungan. Biasanya, kontrak
ini digunakan jika kuantitas aktual dan masing-masing item pekerjaan sulit
untuk diestimasi secara akurat sebelum proyek dimulai. Pemilik dan
kontraktor akan melakukan opname atau pengukuran bersama terhadap
jumlah bahan yang terpasang untuk menentukan kuantitas pekerjaan yang

24
sesungguhnya. Kelemahan dari jenis kontrak ini yaitu pemilik tidak dapat
mengetahui secara pasti biaya aktual proyek hingga proyek itu selesai.

b. Kontrak biaya plus jasa (Cost plus fee contract)

Dalam kontrak ini, kontraktor akan menerima pembayaran atas
pengeluarannya, ditambah dengan biaya untuk overhead dan keuntungan.
Besarnya biaya overhead dan keuntungan biasanya dihitung berdasarkan
presentase biaya yang akan dikeluarkan kontraktor. Yang menjadi
kelemahan jenis kontrak ini hampir sama dengan jenis kontrak harga
satuan dimana pemilik tidak dapat mengetahui biaya aktual proyek yang
akan dilaksanakan. Biasanya kontrak jenis ini dipakai jika proyek tersebut
harus diselesaikan dalam waktu yang singkat sementara rencana dan
spesifikasinya belum dapat diselesaikan.

c. Kontrak biaya menyeluruh (Lump sum contract)

Dalam kontrak ini menyatakan bahwa kontraktor akan
melaksanakan proyek sesuai dengan rancangan biaya tertentu. Apabila
terjadi perubahan dalam kontrak, perlu dilakukan negosiasi antara pemilik
dan kontraktor untuk menetapkan besarnya pembayaran (baik tambah
maupun kurang) yang akan diberikan kepada kontraktor terhadap
perubahan tersebut. Kontrak jenis ini hanya bisa diterapkan apabila ada
perencanaan yang telah benar-benar selesai, dimana kontraktor sudah
dapat melakukan estimasi kuantitas secara akurat. Biasanya pemilik
proyek dengan jumlah anggaran yang terbatas akan memilih jenis kontrak
ini karena merupakan satu-satunya jenis kontrak yang memberi nilai pasti
terhadap biaya yang akan dikeluarkan.
Pada proyek Pembangunan Rumah Sakit Nyitdah, jenis kontrak
yang digunakan adalah kontrak Lump Sum, dimana kontraktor
melaksanakan proyek sesuai dengan rancangan biaya tertentu. Jika terjadi
perubahan dalam kontrak, perlu dilakukan negosiasi antara pemilik dan
kontraktor untuk menetapkan besarnya pembayaran (tambah atau kurang)
yang akan diberikan kepada kontraktor terhadap perubahan tersebut.

25
Kontrak ini dapat diterapkan jika perencanaan benar-benar telah selesai,
sehingga kontraktor dapat melakukan estimasi kuantitas secara akurat.

26