| Departamento Aéminsratio | Seen ees INIT: 800,103.196-1 SOLUCIONES POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GOBERNACION DEL GUAVIARE SAN JOSE DEL GUAVIARE, GUAVIARE4, Ga) Gobemaciin del Departamento Administrative de Planeacin Guaviare ~DAPG dindel_| tu; 800,203.96: sotuciones “Guaviare one Versién 2.0 Historial de Revisiones Fecha Version Descripcion Autor 29/01/2019 10 ‘Version Inicial DAPG - TIC. 22/09/2021 2.0 ‘Version Revision y actualizacién. DAPG - TIC - OT— Departamento _ Administrative ny de Panescon Guavare DAG we Gaberacin det | nr: 00.103.196-1 sowuciones Guaviare ; 1. Privacidad Es interés de la Gobernacién del Guaviare la salvaguardia de la privacidad de la informacién personal del usuario obtenida a través de las bases de datos de la entidad, para lo cual se compromete a adoptar una politica de confidencialidad de acuerdo con lo que establece la norma. Se entiende por informacién personal aquella suministrada por el usuario para el registro, la cual incluye datos como nombre, identificacién, edad, género, direccién, correo electrénico y telefono El usuario reconoce que el ingreso de informacion personal, lo realiza de manera voluntaria y ante la solicitud de requerimientos especificos por la Gobernacién de! Guaviare para realizar un trémite, presentar una queja 0 reclamo, 0 para acceder a los mecanismos interactivos, El usuario también comprende que los datos por él consignados haran parte de un archivo ylo base de datos que podra ser usado por la Gobernacion del Guaviare para efectos de surtir determinado proceso. El usuario podré modificar o actualizar la informacion suministrada en cualquier momento, Debido a que ninguna transmisién por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce La Gobernacién del Guaviare no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservacién de datos en el sistema en cualquiera de los menus de su plataforma. Igualmente, la Gobernacién del Guaviare no podré garantizar la disponibilidad de los servicios en linea y de la informacién que los usuarios requieran en determinado momento. Tampoco incurrira en responsabilidad con el usuario o terceros, cuando su plataforma no se encuentre disponible. La Gobernacién de! Guaviare no respondera en rningn caso y bajo ninguna circunstancia, por los ataques 0 incidentes contra la seguridad de su sitio WEB o contra sus sistemas de informacion; o por cualquier exposici6n o acceso no autorizado, fraudulento o ilicito @ su plataforma y que puedan afectar la confidencialidad integridad 0 autenticidad de la informacién publicada 0 asociada con los contenidos servicios que se offecen en él La Gobernacién del Guaviare ha adoptado los niveles de seguridad de proteccién de los datos personales legalmente requeridos, instalando las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar la pérdida, mal uso, alteracién, acceso no autorizado y robo de los datos facilitados,Departamento Administrative de Planeacién Guaviare - DAPG Gobemacin del | iT: 800.103.196-1 SOLUCIONES Guaviare “Toe 2. Objeto Enmarcar los procedimientos bajo los cuales se obtienen los datos para integrar los Sistemas de Informacién incluido el Sistema de Informacion Geogréfica de la Gobernacion, y su divulgacién con fines de analisis para indicadores territoriales y otras entidades que tengan como objetivo ejecutar Planes, programas y proyectos en el departamento del Guaviare. 3. Alcance El protocolo de manejo de datos de la Gobernacién de! Guaviare, tiene como alcance garantizar a las demas entidades, instituciones u organizaciones que hacen presencia en el departamento con planes, programas y/o proyectos, asimismo a sus beneficiarios, la proteccién y el uso adecuado de sus datos personales, los cuales serén obtenidos por expresa autorizacion en el marco de diferentes actividades, resaltando las que se puedan desarrollar en el marco de la estrategia de Planificacion Predial Sostenible, la cual es orientada por el Decreto 364 de 2019 (por medio del cual se adopta la metodologia de Planificacién Predial Sostenible como instrumento para el desarrollo rural amazénico del departamento del Guaviare, de ordenacién del territorio, de conservacién ambiental y de control de la deforestaci6n en el marco de la STC 4360 de 2018’)Departamento Administrative: Ee de Planeacidn Guaviare -DAPG a Gobemacion del | WiT: 800,103.196-1 Guaviare SOLUCIONES 4. Glosario' Tratamiento de datos o de informacién: cualquier operacién o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recoleccién, almacenamiento, uso, circulacion o supresion, Responsable del tratamiento: es toda persona natural o juridica, publica o privada, que Por si misma o en asocio con otros, tenga poder de decisién sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos, entendiendo por tratamiento “Cualquier operacién 0 conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recoleccién, almacenamiento, uso, circulacién 0 supresin’. Tiene entre sus actividades las de: i) definir la finalidad y la forma en que se almacenan, recolectan y administran los datos, ii) solicitar y conservar la autorizacién en la que conste el consentimiento expreso del titular de la informacién. Encargado del tratamiento: es la persona natural o juridica, publica o privada, que por si misma 0 en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales en virtud de la delegacién o mandato por parte del responsable. Entre dichos encargos se encuentran la obtencién de autorizaciones por parte de los ciudadanos y la verificaci6n de cumplimiento de la finalidad en la recoleccién por parte de la Entidad. Autorizaciones: es el consentimiento dado por el duefio 0 titular de informacion que se pretende incluir en una base de datos, dicha autorizacion debe informarle cudles datos personales seran recolectados, asi como las finalidades para las cuales sera usado el dato Aviso de privacidad: es el instrumento a través del cual se le comunica al titular de la informacién que la entidad cuenta con las politicas de Tratamiento de informacion que le seran aplicables; éste debe ser entregado a mas tardar “al momento de la recoleccién de los datos personales’. Debe incluir minimo lo siguiente: datos del responsable del tratamiento, derechos del titular y canales dispuestos para que el titular conozca la politica de tratamiento de datos personales de la Gobernacién de! Guaviare. Base de datos o Banco de Datos: se entiende como el conjunto de datos personales pertenecientes aun mismo contexto y almacenados sistematicamente para su posterior uso. Contratos de transmisién de datos: es el acuerdo que debe suscribir el responsable y el encargado del tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, seftalando los alcances, las actividades que el encargado realizar por cuenta del responsable y las obligaciones con el titular y el responsable. Datos personales: hace referencia a cualquier informacién vinculada 0 que pueda asociarse a una 0 varias personas naturales determinadas o determinables; pueden ser clasificados en cuatro grandes categorias: piblicos, semiprivados, privados y sensibles. Datos piiblicos: son todos aquellos que no son de naturaleza semiprivada o privada, como también los contenidos en documentos piblicos, sentencias judiciales debidamente + Articulo 3 Ley 1881 de 2012+ Departamento Adminstrativo a Gobemacién del | NIT: 800.103.196-1 SOLUCIONES: Guaviare pa ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva, y los relativos al estado civil de las personas. Entre los datos de naturaleza publica a resaltar se encuentran: los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defuncién, y las cédulas de ciudadania apreciadas de manera individual y sin estar vinculadas a otro tipo de informacion. Dato semiprivado: es aquella informacion que no es de naturaleza intima, reservada ni publica y cuyo conocimiento o divulgacién puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector 0 grupo de personas 0 a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios 0 actividades comerciales, Dato privado: es la informacién de naturaleza intima o reservada que por encontrarse en un Ambito privado, s6lo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el ‘cumplimiento de sus funciones, asi como por decisi6n del titular de los mismos. Es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos privados, de las historias clinicas o de la informacion extraida a partir de la inspeccién del domicilio.Ge Gobemaciindet | i: 800.103.196-1 Guaviare Departamento Administ a de laneacion GiaviareDAPG ey SoLUctOnes 5. Usos y responsables de la informa 5.1 Finalidad de la recoleccién: cuando una dependencia de la Gobernacién del Guaviare requiera recolectar datos personales para crear una base de datos nueva, debe identificar claramente el :Por qué? necesita esa informacion. Es necesario que la finalidad esté relacionada con ias funciones atribuidas a la entidad y debe ser incluida en el formato de autorizacién, 5.2 Limite temporal del uso de la informacion: una vez definida la finalidad, se debe establecer el periodo de tiempo dentro del cual se hara uso de la informacion, esta no puede ser indefinida. 5.3 Designacién del responsable o encargado de la base de datos: es importante que se designe a un colaborador o area responsable de la administracion de la base de datos, el cual debe estar relacionado con el manejo constate de la informacion. Al responsable o encargado de la base de datos se le hard entrega de Un reglamento que contenga las responsabilidades de su rol y las consecuencias en caso del mal manejo de la informacién.Departamento Administrative de Planeacién Guaviare~DAPG et Gobemacion det | iT: 800.103,196-1 SOLUCIONES Guaviare “Te 6. Tratamiento de las Bases de Datos 6.1. Responsable de las bases de datos: es la Gobernacién del Guaviare a través de! area que administra esa informacion. El rol del responsable consiste en tomar las decisiones sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos. Define la finalidad y la forma en que se recolectan, almacenan y administran los datos. Asimismo, esta obligado a solicitar y conservar la autorizacién en la que conste el consentimiento expreso del titular de la informacion 6.2. Tratamiento datos sensibles: dada la relevancia de alguna informacién para establecer tratamientos de la misma, como puede ser la relacionada con sexo o género, nivel de estudio, nivel socioeconémico, pertenencia a grupos étnicos o indigenas, entre ‘otros que pueden ser considerados datos sensibles, la Gobernacién del Guaviare garantizara que el tratamiento de esta informacién se realizara buscando establecer ‘mecanismos que mejoren sus procesos de atencién y en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capitulo 25 del Decreto 1074 de 2015. 6.3. Autorizacion del Titular: sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, el titular de los datos personales debe dar su autorizacién previa, expresa e informada para su tratamiento, la cual deberd ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. (Ver anexo 1) En el caso de los nifios, nifias y adolescentes, la autorizacion de tratamiento la dara su representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinion que sera valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomia y capacidad para entender el asunto No sera necesaria la autorizacién para el tratamiento del titular de los datos personales en los siguientes casos: a) Informacién requerida por una entidad publica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial b) Datos de naturaleza publica: ¢) Casos de urgencia médica o sanitaria; 4) Tratamiento de informacién autorizado por la ley para fines histéricos, estadisticos © cientificos; ) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. De conformidad con lo expuesto, la Gobernacién del Guaviare como entidad publica en desarrollo de sus funciones legalmente establecidas, no requiere de autorizacién para la recoleccién y tratamiento de datos personales.f Departamento Administrative Cp de Paneacion Guaviare~ DAPG “ay Gobemacin del | rr: 800.103.196-2 SOLUCIONES Guaviare ' 7. Derechos de los Ciudadanos titulares de la Informacion La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendran los siguientes derechos: a) ») ©) 4d) e) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Ejerciendo este derecho, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, © aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, Solicitar prueba de la autorizacién otorgada, salvo cuando expresamente se exceptiie como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto al Ley 1581 de 2012 Cuando lo solicite, ser informado frente al uso que se le ha dado a sus Datos Personales, Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas relacionadas con la proteccién de datos personales. Revocar la autorizacién y/o solicitar la supresién del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantias constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresion procedera cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitucién. Acceder en forma gratuita, segtin lo establecido en el articulo 21 de! Decreto 1377 de 2013, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.' Departamento Administrativo de Planeacién Guaviare ~ APG. Gobemacion del | iT: 800.103.196-1 Guaviare 8. Atencion alas PGRSD sobre datos personales que se presenten ante la entidad 8.1. Responsable de atender las solicitudes: una vez radicada la peticién del titular relacionada con el tratamiento de los datos personales, el area administrativa encargada del tratamiento de datos debe analizarla, dar respuesta dentro de los términos legales. 8.2. Canales de Atencién de Consultas y Reclamos: Carrera 24 N° 7 ~ 81 Barrio 20 de Julio A través de la linea (8) 5840 515 : contactenos@quaviare.gov.co a) Presencialment b) Telefonicament. ©) Correo Electronic 8.3. Fecha de entrada en vigencia: el presente documento de politica de proteccion de datos personales entrara en vigencia desde la expedicién del acto administrative que asi lo disponga 10| cepanamento_Adminisatie ED | dePianeacién Guaviare- DAPG ig eS Gobemaciondel_ | iT: 800,103,196-1 SOLUCIONES Guaviare es 9. Roles de las entidades La gobernacién como entidad territorial, representada por el DAPG quién estara a cargo del funcionamiento del Sistema de Informacion, tendra como responsabilidad la gestion, captura y procesamiento de la informacion para ser incluida al sistema y garantizar su buen uso. En cuanto a las otras entidades, su rol sera el de proporcionar a la gobernacién informacién veraz y actualizada, mediante los formatos estandarizados ya preestablecidos, La gobernacién del Guaviare, y otras entidades, deberan obtener la autorizacién del tratamiento de datos personales, por medio de un documento fisico, mensaje 0 sitio web que permita su posterior consulta, garantizando asi que sin el consentimiento del titular nunca hubieran sido capturados los datos e integrados al sistema La gobernacién como administradora del sistema de informacion sera la que compile la informacién, pero la oficialidad de la informacion estara a cargo de los proveedores de la misma, que en este caso serian los diferentes programas o proyectos u operadores. ade Planenin Guaviare~DAPG ee Gobemacién del | rT: 800.103.196-1, Guaviare SOLUCIONES 10. REGISTRO DE LAS PLANIFICACIONES PREDIALES El registro oficial de las planificaciones prediales en el Sistema de Informacién Geogréfica del DAPG se enmarca en las actividades establecidas por el Decreto 364 de 2019 de Planificacién Predial Sostenible, la cual consiste en la entrega de bases de datos e informacién por parte de los proyectos/organizaciones 0 entidades a la Gobernacién que hacen presencia en el departamento con actividades de Planificacién Predial Sostenible. Esta entrega debe hacerse de acuerdo a los formatos y matrices de caracterizacién predial {anexo 2 y 3), plan predial y matriz plan de accién plan predial (anexo 4 y 5), acuerdo de conservacién y matriz (anexo 6 y 7) formato y matriz encuesta de seguimiento institucional {anexo 8 y 9), los cuales han sido realizados por la Secretaria de Desarrollo Agropecuario (SDAMA) y aprobados en la Mesa de Planificacion Predial Sostenible. Adicional a la entrega de estos formatos y/o matrices, el operador debera proporcionar informacion espacializada en formato shapefile Las instrucciones para hacer el registro es el siguiente: a) Enviar un correo electrénico a la siguiente direccién: SIG@GUAVIARE.GOV.CO como asunto debe colocar “Registro de PPS _ Nombre proyecto”. Debe adjuntar el formato diligenciado ("Ver anexo 10") y una carpeta nombrada de la siguiente manera ‘Nombre proyecto_PPS”; esta carpeta debe contar con la siguiente informacion: - Matriz de la encuesta de caracterizacién predial nombrada asi: 4 BD_caracterizacién, que corresponde al anexo 3. - Subcarpeta que contenga los planes prediales de los beneficiarios nombrada asi: 2, Planes prediales _ nombre proyecto, correspondiente al anexo 4. - Matriz plan de accién pian predial nombrada asi: 3. BD_Plan de accién plan predial, que corresponde al anexo 5. - Subcarpeta con los acuerdos de conservacién nombrada asi: 4. Acuerdos de conservacién _ nombre proyecto, corresponde al anexo 6. - Matriz acuerdo de conservacién, nombrada asi: 6. BD_Acuerdos de conservacién, corresponde al anexo 7. - Matriz de la encuesta de seguimiento institucional a las actividades propuestas en el plan de accién del plan predial, nombrada asi: 6. BD _ Seguimiento institucional, corresponde al anexo 9. Nota: esta matriz no es obligatoria para el momento del registro de la PPS, puede ser entregada a la Gobernacién cuando el proyecto ya se encuentre en una etapa de seguimiento. a‘Gobemacion de Guaviare Departamento Administratio Oy de Planeacon Guaviare ~DAPG iY wr: 800.103.196-1 eons ‘Subcarpeta con shapefile nombrada asi: 5. Shapefile _ nombre proyecto, la cual debe contar con la siguiente informacion a) Shapefile zona de intervencién: con atributos de municipio, vereda, numero de beneficiarios por vereda; b) Shapefile limites prediales: con atributos de nombre usuario, cédula, género, municipio, vereda, area del predio. c) Shapefile coberturas de bosque bajo acuerdos de conservacién: con atributos de nombre del beneficiario, cédula, area, tipo de bosque. Autorizacién por parte del proyecto a la Gobernacién para el tratamiento de datos, respaldados por la politica de tratamiento de datos de la entidad. (Ver anexo 11). 3Fieiat'{ | oepartamento._Administrativo 3) de Planeacién Guaviare - DAPG ee Gobemacén del | iT: #00.103.196-1 soLUCIONES Guaviare “a 11, OBTENCION Y DIVULGACION DE LA INFORMACION DE PLANIFICACION PREDIAL SOSTENIBLE. La informacion que sera recopilada en el ejercicio de planificacion predial sostenible, seran integrada al Sistema de Informacion Geografica Forland en el médulo de Ordenamiento Territorial, mediante las matrices solicitadas en la etapa de registro, y estara disponible para el piblico sin que esto implique la divulgacién de datos personales, privados, semiprivados © sensibles asociados al titular de la informacién, como lo estipula la Ley 1581 de 2012, y los cuales son respaldados por la Politica de Tratamiento de Datos de la Gobernacion, La visualizacion de limites prediales, zonas de intervencion de proyectos, indicadores ambientales, sociales y econémicos que surjan de la recoleccién de informacion de planificacién predial sostenible estara disponible para el piblico en general. Si en algun momento alguna entidad/organizacién requiere de informacion especifica y clasificada como la mencionada anteriormente, debe diligenciar un formato de solicitud de informacién y firma previa con el consentimiento del uso de la informacion que debe tener de acuerdo a lo estipulado por la ley (ver anexo 12). Una vez hecha la solicitud, el DAPG le dard respuesta anexando el siguiente formato (ver anexo 13) con los adjuntos requeridos, 1aew Departamento Administratio BO | de Planeacion Guaviare~ DAPG | SF | Goberacion del | wir; 800,203.196-1 soLucioNes Guaviare ts 12. CIERRE DE LAS BASES DE DATOS 12.1 A solicitud del titular de la informacién: en este punto es importante resaltar que durante el tratamiento de los datos personales los titulares de la informacion pueden solicitar la supresién de los mismos. Una vez radicada esta solicitud, se debe indicar al titular los tiempos de respuesta que existen para dar tramite a esta NOTA: mientras se resuelve la solicitud se debe escribir una leyenda sobre el dato objeto del requerimiento que diga: “peticién, queja o reclamo en trémite” de a misma manera como se harla si existe una exigencia para actualizar los datos personales. 12.2. Porque se agota la finalidad: teniendo en cuenta que para la recoleccion de la informacion se debe establecer su finalidad, es claro que cuando ésta deja de existir no es procedente seguir con el tratamiento de los datos personales; no obstante, si el término que se habia establecido inicialmente no es suficiente y se requiere prorrogarlo, es necesario contar nuevamente con la autorizacion del titular de la informacién Con el objeto de cerrar la base de datos, bien sea por que el titular de la informacion lo requirid 0 por que se agot6 su finalidad, se deben llevar a cabo la anonimizacion de la informacion. Este es un procedimiento mediante el cual se “expresa un dato relativo a entidades o personas, eliminando la referencia a su identidad’ (RAE). Para realizarlo de manera adecuada, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: a) El proceso de anonimizar informacién no sélo implica la eliminacién de las variables de identificacion directa de la unidad de observacién (por ejemplo, la cédula o el NIT de una empresa), sino que se deben realizar procedimientos adicionales para garantizar la confidencialidad de los datos. b) Se debe valorar el ‘riesgo de revelacién individual’, es decir, la probabilidad que tiene una observacién de ser descubierta a partir de caracteristicas que contiene la informacién. Por ejemplo, basado en informacién detallada de las empresas de un sector econdmico, se pueden identificar las variables que incrementan el riesgo de identificar las firmas mas grandes. Algunos casos de este tipo de variables pueden ser el numero de empleados o el valor de los activos. . ©) Esta valoracion se puede realizar de manera rigurosa mediante la programacion de algoritmos en programas estadisticos que arrojan la probabilidad exacta del riesgo de revelacién individual, 0 analizando una por una las variables e identificando aquellas que aumentan este riesgo. d) Una vez se ha establecido el “riesgo de revelacién individual’, se define un umbral de riesgo tolerable. Luego, se evaliian los distintos métodos de anonimizacion reconocidos en la literatura, tales como: i) microagregacién, i) ruido, i) data swaping, iv) supresion, v) supresién local, entre otros, con el objetivo de aplicarlos a las observaciones cuyo riesgo sobrepasa el umbral. Es importante aclarar que entre mas se reduce el riesgo de revelacién, menos util es la informacion, 15Departamento Administrativo ag de Planeaion Guavire “DAPG ey Gobemaciindel | iT: 800.103.196-1 SOLUCIONES Guaviare : 13. REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS: La Gobernacion del Guaviare debe incluir las bases de datos creadas en el Registro Nacional de Bases de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, que debe contener la siguiente informacion a) Finalidad b) Poblacién a la cual se recopilé la informacion ©). Descripcién basica de los tipos de datos solicitados d) Area encargada de la administracion de la base de datos e) Herramientas para que el titular de la informacion cancele, rectifique 0 modifique sus datos personales f) Medidas de seguridad aplicable Adicionalmente debe aportar la politica de tratamiento de datos personales de la entidad. Elaborado por el Departamento Administrativo de Planeacién Guaviare exc € Ginez ALE) ’A REYES: Directora Departamento Administrativo de Planeacién Guaviare Revied:Xiamena eines, oo Revs Wine’ Coes 97 Proyect® Maya! Toro 16i | Departamento Administrativo | de Planeacion Guaviare - DAPG | | GGobernacion del NIT, 800,103.196-1 Guaviare 14, ANEXOS ‘Anexo 1. Autorizacion tratamiento de datos det titular ‘Anexo 2. Indice de clasificacion de la informacion Anexo 3. Reglamento del responsable de la base de datos Anexo 4. Autorizacion tratamiento de datos del titular Anexo 5. Formato encuesta de caracterizacion predial Anexo 6. BD_caracterizacion Anexo 7. Estructura plan predial ‘Anexo 8. Formato acuerdo de conservacion ‘Anexo 9. Formato encuesta seguimiento institucional ‘Anexo 10. BD _ Seguimiento institucional ‘Anexo 11. Registro PPS Anexo 12. Autorizacién a la Gobernacién por parte del proyecto ‘Anexo 13, Solicitud de informacion PPS Anexo 14, Entrega informacion solicitada v7