SAP-SRM – CRIAÇÃO DE

PEDIDOS

Link de acesso: https://siltre2338.tre.intra.rs.gov.br:10443/sap/bc/nwbc/?sap-client=430&sap-

language=PT&sap-nwbc-node=root&sap-theme=sap_corbu

1. LOGIN

1.1. Alterar mandante para 430;

1.2. Inserir seu usuário (ex: matrícula);
1.3. Inserir sua senha;
1.3.1. IMPORTANTE: Sempre atualizar, a página no botão “atualizar”, pois o SRM é um
módulo totalmente WEB, e atualizar as informações irá organizar melhor as
informações existentes. (ÚTIL PARA TODAS AS FUNCIONALIDADES PRESENTES
NO SRM).

2. CRIAR PEDIDO PARA MATERIAL

2.1. SUPRIMENTOS -> COMPRAS -> EXECUTAR DETERMINAÇÃO DA FONTE DE
SUPRIMENTO

2.2. Uma nova janela se abrirá, contendo campos de filtros para busca detalhada e o
botão “Procurar” (EM LARANJA), para localizarmos qualquer requisição que esteja
disponível no SRM;
2.2.1. Nessa janela é possível utilizar alguns filtros de forma parcial, inserindo a palavra
que se deseja pesquisar entre asteriscos (ex: *CLORO*).
2.2.2. Após realizar a pesquisa, pode-se visualizar as requisições disponíveis para
atendimento no sistema, bem como algumas informações básicas de cada uma.

2.2.3. Para ver os detalhes de uma requisição, basta clicar no link em azul, que fica na
primeira coluna da grade (à esquerda).

2.2.3.1. É importante fazer essa verificação para entender o que está sendo
solicitado nessa requisição.

2.2.4. Para dar início à criação do pedido, basta selecionar a linha da requisição
desejada ou das requisições desejadas (é possível selecionar mais de uma linha)
e clicar no botão “avançar” (no canto superior esquerdo da tela);
2.2.4.1. Após, você irá utilizar o botão “criar esboço” e depois “pedido”, então
clicará em “revisar esboços selecionados” ou “processar esboços
selecionados”, e o pedido será criado.

2.2.4.2. Ao abrir o pedido (clicando no link criado, no nível 4, conforme

imagem abaixo), basta irá até a aba “Itens” e associar o contrato que será
consumido, clicando no match code ao lado do campo “contrato”, na aba
inferior “dados gerais”.
2.3. Assim que selecionado o contrato que será consumido pelo pedido, clicar no botão
“verificar” e ir para a aba Síntese. Aqui, sempre que fazemos um pedido originário de
uma requisição, as informações vêm preenchidas conforme ela. Pode-se perceber que
as informações do item da requisição também já estão preenchidas.

2.3.1. Na aba “Cabeçalho”, teremos que informar, na grade de “parceiros”, na parte

inferior da página, quem é o “ordenador de despesas” responsável por tal
demanda, o respectivo centro logístico ou “Localização” (OBS: Se o centro
logístico não estiver de acordo com o centro logístico do contrato, não será
possível realizar o pedido; Além disso, sempre que um pedido for criado de
forma direta (sem requisição), não será trazido o centro logístico do contrato), e
 outros como requisitante e fornecedor. Podemos perceber que alguns campos
dessa mesma área já foram trazidos do contrato e/ou da requisição.

2.3.2. Para preencher, basta utilizar a ajuda de pesquisa do campo a ser preenchido, e
encontrar o responsável ou a informação desejada (os filtros são alteráveis).

2.3.3. Na aba ITENS, temos que conferir se as quantidades estão de acordo com a
requisição, verificar se a aba inferior “classificação contábil” está corretamente
preenchida ou precisa de alguma complementação (ex: abertura de novo centro
de custo).

2.3.4. Assim que todas as informações gerais estiverem preenchidas, gravar o pedido e
clicar no botão “Visualização” para ter acesso ao PDF que será enviado ao
fornecedor, conforme imagem abaixo:
 2.3.5. Quando enviado este documento ao fornecedor, ele poderá iniciar os
preparativos para realizar a entrega da mercadoria e também nos enviar o
espelho da Nota Fiscal.
2.3.5.1. IMPORTANTE: Será de extrema importância que o fornecedor nos
envie a nota fiscal, emitida com base nas quantidades solicitadas no PDF do
pedido (imagem acima), pois ela servirá de auxiliar na atualização posterior
dos impostos do pedido.
2.3.6. O gestor do contrato, com o espelho da Nota Fiscal em mãos, irá retornar no
pedido, anexar a nota fiscal na aba “notas e anexos”, gravar o pedido e enviá-lo
ao DEFIN (se for contrato da regional) ou ao DECOES (se for contrato da SEDE)
para atualização das informações fiscais do pedido.
2.3.6.1. O envio deve ser realizado através da criação de tarefas do SRM
(Monitor Fluxo de trabalho).
2.3.7. Depois de atualizadas as informações fiscais, o gestor libera o pedido para
pagamento.
2.3.8. IMPORTANTE: Existe a possibilidade de ter um mesmo item de material que
atenda operação e administrativo, por exemplo e, portanto, poderá ter um
código IVA diferente para cada fim. Para atender a esse cenário, podemos
duplicar o item principal do pedido (incluir repetidamente o mesmo item do
contrato) e alterar as informações necessárias e então enviar ao DEFIN ou
DECOES.
2.3.9. IMPORTANTE: Os passos acima se aplicam também para os casos de ATA DE
REGISTRO DE PREÇOS, tanto para materiais quanto para serviços, ou seja,
sempre teremos requisição para consumir uma ATA RP.

3. CRIAR PEDIDO PARA SERVIÇO

3.1. OS PEDIDOS DE SERVIÇOS SERÃO CRIADOS COM BASE NOS BOLETINS DE MEDIÇÃO.
Assim que obtidas as informações de medição do contrato, o pedido pode ser criado
com os valores corretos de consumo.
3.2. Para criar pedidos de contratos de serviço, basta ir em SUPRIMENTOS – COMPRAS –
CLICAR NO LINK “Todos os pedidos” (que fica na parte superior da tela), e depois em
“criar pedido” e “Ordem fornec./serv.”.
 3.2.1.1. Se preferir, é possível clicar no link “Pedido”, abaixo de “Criar
documentos”, à esquerda da página.

3.2.2. Uma nova janela de pedido se abrirá. Você irá até a aba “Itens”, clicará em
“Inserir linha” e depois clicará em “adicionar do contrato”.
3.2.3. Agora, assim como nos pedidos de materiais, basta escolher qual contrato você
deseja associar ao pedido. Após isso, as informações do contrato serão utilizadas
para preenchimento de alguns campos do pedido, como por exemplo
material/serviço e informações contábeis.
3.2.4.IMPORTANTE: Há casos em que poderemos ter a necessidade de realizar
abertura em mais de um centro de custo para um único pedido, por exemplo.
Nesse contexto, basta ir em “classificação contábil” (dentro da aba “itens”) e
“inserir linha”, para acrescentar os valores e informações contábeis desejadas.
3.2.5. Assim que preenchidos todos os campos do pedido, considerando as
informações do boletim de medição (com o valor bruto), deve-se anexar o
boletim de medição na aba “notas e anexos”, gravar o pedido e enviá-lo ao
DEFIN (se for contrato de regional) ou ao DECOES (se for contrato da SEDE) para
atualização das informações fiscais do pedido.
3.2.5.1. O envio deve ser realizado através da criação de tarefas do SRM
(Monitor Fluxo de trabalho).
3.2.6. Depois de atualizadas as informações fiscais, o gestor libera o pedido para
pagamento.

3.2.7.IMPORTANTE: Este método será também utilizado para criação de pedidos de

faturas de energia elétrica;
3.2.7.1.1. No caso de pedido para fatura de energia elétrica, nenhum
contrato seria associado, e todas as informações teriam que ser
inseridas manualmente.
3.2.7.1.2. Teremos algumas informações que serão fixas na classificação
contábil (que fica dentro da aba itens), tais como: Categoria de
classificação contábil: Centro de custo (FIXO); Conta razão:
4131010311 e Item financeiro: 431311 para Luz e Força, por exemplo.
3.2.7.1.3. OBS: Centro de Custo depende do local (US), lembrando que
quando for “Luz” entram em Centros de Custos Administrativos das
 USs, e quando for “Força” entram em Centros de Custos de
Administração de Água ou Administração de Esgoto.

3.2.8.IMPORTANTE: O sistema NÃO permite criação de pedidos a partir de uma

requisição e que não tenha um contrato associado a ele.

3.2.9.IMPORTANTE: Em cenários de manutenção, por exemplo, em que as ordens de

manutenção serão criadas com valor zero e antes do pedido, ao criar o pedido
poderemos utilizar uma ou mais ordens (desde que as ordens sejam para o
mesmo contrato de manutenção); neste caso, será necessário incluir
manualmente no pedido o valor que foi medido para essas manutenções. Para
tal inclusão de valores, torna-se mais prático selecionar uma linha da grade
principal de itens do pedido e clicar no campo de valor (também dentro da
grade) de cada uma das linhas e efetuar o preenchimento, e apertar a tecla
“ENTER” somente quando preencher todos os valores.
3.2.9.1. IMPORTANTE: Os pedidos de cenários de manutenção com mais de
uma ordem e centros financeiros diferentes podem sofrer alteração na
classificação contábil;
3.2.10. IMPORTANTE: Sempre que um item for duplicado, as informações de
utilização do material e NCM, por exemplo, não serão alteradas! Para não ter
problemas futuros, sempre que fizer esse procedimento, crie um item a partir da
inserção do código dele, e não “duplicando” a linha.
3.2.11. IMPORTANTE: Sempre que for criado um pedido com cópia (botão copiar, na
parte superior da tela), deve-se gravar o novo pedido, fechar, e abrir de novo,
para que sejam minimizados os conflitos de informações. Atentar sempre para
as informações trazidas do pedido que foi copiado e alterá-las antes de liberar
o pedido criado com cópia, para evitar retrabalho.
2.4.7 IMPORTANTE: LEMBRE-SE SEMPRE de gravar suas alterações durante o
processo!! O sistema é WEB e pode ocorrer algum problema no navegador
ou até mesmo de internet!! Sempre que ao utilizar o botão verificar ou
tentar liberar um pedido houver algum erro, não há problema em estornar o
pedido e refazê-lo.
2.4.8 Para eliminar um pedido, basta clicar no botão superior “ELIMINAR”, e clicar
em ok; caso queira estornar o pedido (processo que é realizado quando o
pedido já foi liberado anteriormente), basta clicar no botão superior
“ESTORNAR” Para isso, o pedido não pode ter documentos subsequentes (ex:
MIGO).
2.4.8.1 IMPORTANTE: Após isso, deve-se encerrar o pedido para que não haja
confusão no contrato ou em relatórios.
2.4.9 Um pedido pode ter vários status, tais como: gravado, em aprovação,
encomendado, estornado, eliminado e encerrado.
2.4.9.1 Um pedido fica com status encomendado quando é liberado para
entrega/pagamento, ou seja, quando é finalizado no SRM.