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||t| 2006 oct |/

Crer une bibliographie
dans Word
lco|t||t l|tv l|tv|obso|tc| |obso|t
Allez,
je prends le risque... surtout ne pas trop
penser aux consquences... peut-tre vais-je
me mettre dos certains utilisateurs dEnd-Note ( commen-
cer par ma trs estime collgue Anne-Ccile), peut-tre que
certains lecteurs vont se moquer, mais quimporte, la vie est
faite de risques... je dcide de me lancer leau... ce qui est
trs courageux de ma part en cette saison.
Bon nombre dutilisateurs de Word ont t confronts,
un moment donn, au dlicat problme de la cration
dune bibliographie dans leurs longs documents. Cette pr-
occupation mayant t soumise plusieurs reprises lors de
cours Word, jai nalement imagin une solution qui, sans
remplacer les trs performantes fonctionnalits dEnd-Note,
peut venir au secours des utilisateurs ne possdant pas ce
dernier logiciel.
Cette solution, un peu bricole, je lavoue, permet tou-
tefois de rsoudre les 3 problmes suivants:
1. Le stockage, la rcupration et la mise jour des donnes
rcoltes sur les ouvrages ou sur les sites Internet consul-
ts.
2. La mise en forme rapide et prcise de ces donnes (auteur
en majuscule, titre en soulign, ponctuation entre cha-
cune des informations, etc.)
3. Le fait que certaines donnes ne sont pas toujours
connues ou sont facultatives (par exemple la date de mise
jour dun site ou lindication dun sous-titre pour un
ouvrage).
Il existe dans le volet Fusionetpublipostage une option
qui ma toujours un peu intrigue. Il sagit de loption R-
pertoire. Lorsquon active ce choix, Word indique sans trop
denthousiasme: crezundocumentuniquecontenantun
catalogueouunelistedadresses... Vous me voyez venir ?
Et pourquoi pas une bibliographie ?
Destine aux intrpides lecteurs du ash informatique,
voici donc, tape par tape, la cration dune bibliographie
laide de la fonction fusionetpublipostage:
CRATION DU FICHIER DE DONNES
Ce chier de donnes peut tre ralis sous forme de
tableau Word ou Excel, selon vos prfrences.
z Dans Word ou Excel, crez tout dabord un tableau
contenant autant de colonnes que vous souhaitez stocker
de donnes, par exemple: Auteur, Titre, Sous-titre, Lieu,
Editeur, Anne ddition, Nombre de pages et pour une
sitographie Date de mise jour du site, Page visite telle
date, etc.) comme dans lillustration ci-dessous.
z Compltez ce document au fur et mesure de vos re-
cherches sans vous proccuper de la mise en forme des
caractres ou de la ponctuation.
z Sauvegardez ce chier de donnes, par exemple biblio-
graphie.xls.
CRATION DU DOCUMENT PRINCIPAL DE
FUSION
Ce document Word va contenir:
w les champs de fusion (Auteur, Titre, ...)
w la mise en forme des donnes (gras, soulign, majus-
cule, etc.)
w les signes de ponctuation conditionnels
z Crez un nouveau document dans Word.
z Ouvrez le menu Outils > Lettres et publipostage >
Fusionetpublipostage, dans le mme menu demandez
dafcher la barre doutils Fusion et publipostage.
z Dans le volet ainsi obtenu, choisissez loption Rpertoire
et cliquez sur Suivante.
z Choisissez ensuite loption Utiliserledocumentactuel
et cliquez sur Suivante.
z SlectionnezUtilisationdunelisteexistante et cliquez
sur Parcourir pour indiquer o se trouve le chier de
donnes par exemple bibliographie.xls puis cliquez sur
Suivante.
z A laide du lien Autreslments, insrez tous les champs
de fusion proposs dans la bote de dialogue les uns aprs
les autres, sans vous soucier ni de la ponctuation ni des
espaces entre les mots.
z Une fois tous les champs insrs, faites un ou deux sauts
de paragraphe aprs le dernier champ (selon lespacement
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que vous souhaitez obtenir entre les enregistrements de
votre bibliographie)
MISE EN FORME DU DOCUMENT
PRINCIPAL
Il convient maintenant damliorer lapparence de notre
future bibliographie. Les tapes qui vont suivre vont garantir
que les donnes de mme nature auront la mme apparence
dans la bibliographie.
z Par exemple, pour que tous les noms dauteurs soient en
majuscule, slectionnez le champ Auteur en prenant
soin de slectionner les guillemets.
z Allez ensuite dans Format > Police et cochez loption
Majuscules.
z Slectionnez ensuite le champ Titre (toujours avec les
guillemets) et soulignez-le.
z Faites de mme pour tous les champs pour lesquels vous
souhaitez une mise en forme, par exemple:
INSRER UNE PONCTUATION
CONDITIONNELLE
Nous lavons vu plus haut, il est possible que certaines
informations de la bibliographie soient manquantes. Il ne
devrait donc pas y avoir deux virgules qui se suivent ou des
espaces blancs disgracieux entre les donnes, par exemple:
PARMENTIER CHRISTOPHE, Lessentiel de la formation, , Paris, ,2003,
An de remdier ce petit problme, nous allons insrer
une condition entre nos champs de fusion. Cette condition
SI,ALORS,SINON va nous permettre dinsrer des virgu-
les ou tout autre caractre de ponctuation uniquement si le
champ qui prcde estnonvide...
z Placez-vous juste aprs le champ Auteur; votre curseur
doit se situer entre les champs Auteur et Titre.
z Cliquez sur le bouton Insrerunmotclt et choisissez
le mot-cl Si...Alors...Sinon...
z Dans la bote de dialogue, faites les choix suivants:
z Autrement dit, si le champ Auteur nest pas vide, il faut
que Word insre une virgule suivie dun espace blanc,
sinon (si le champ est vide), Word ne doit rien insrer.
z Rptez la mme opration (laborieux, mais payant...)
pour tous les champs.
z Prvisualisez ltape 5 du volet Fusionetpublipostage
le rsultat du 1er enregistrement.
z Retournez, si ncessaire, ltape 4 pour apporter des
corrections.
z Sauvegardez videmment ce chier, car il vous sera
utile tout au long de votre travail de rdaction, puisquil
permettra de mettre jour votre bibliographie en deux
temps trois mouvements...
z A ltape 6 de la fusion (la dernire tape), choisissez de
fusionner dans un nouveau document.
z Un nouveau document souvre et votre bibliographie
apparat, il ne vous reste plus qu effectuer un copier-
coller dans le document de votre choix.
METTRE JOUR LA BIBLIOGRAPHIE
Lorsque, durant la rdaction de votre long document,
vous souhaiterez mettre jour votre bibliographie, vous
devrez simplement:
z complter le chier de donnes (le tableau Word ou
Excel);
z puis ouvrir le document principal qui contient les champs
de fusion et excuter la fusion (tape 6 du volet).
Cette mthode peut paratre assez laborieuse je vous
laccorde , mais tant donn que tous les paramtres ont
t enregistrs dans le document principal, la mise jour
(contenu et mise en forme) de votre bibliographie seffectuera
rapidement.
Si les tables des matires, les insertions de lgendes, les
index vous font des misres, nhsitez pas vous inscrire au
tout nouveau cours Word gestion des longs documents
proposs par le DIT ds le mois de mars.
A bientt. n
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