TEMA 5 GESTIÓN DE LAS EXISTENCIAS

1. Las existencias y su clasificación

Las existencias, también denominadas stocks, son el conjunto de materiales o artículos
que se almacenan tanto para la venta como para atender al proceso productivo de la
empresa.

Los tipos de existencias de la empresa serán diferentes en función de las características

de la empresa; puede haber stocks de materias primas, productos terminados,
semiterminados, recambios, envases y embalajes, residuos, etc.

1.1. Tipos de existencias

En el Plan General de Contabilidad, las existencias se clasifican tal y como muestra la
Tabla 8.1.

Clases de existencias
Mercaderías Bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación.
Las que, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte de
Materias primas
los productos fabricados.
Elementos y conjuntos Los fabricados normalmente fuera de la empresa y adquiridos por esta para
incorporables incorporarlos a la producción sin someterlos a transformación.
Piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o máquinas en
Repuestos
sustitución de otras semejantes.
Materiales diversos Otras materias de consumo que no han de incorporarse al producto fabricado.
Combustibles Materias energéticas susceptibles de almacenamiento.
Cubiertas o envolturas generalmente destinadas a resguardar productos o
Embalajes
mercancías que han de transportarse.
Recipientes o vasijas normalmente destinados a la venta junto con el producto
Envases
que contienen.
Material de oficina Es el destinado a la finalidad que indica su denominación.
Bienes o servicios que se encuentran en la fase de formación o transformación
Productos en curso
al cierre del ejercicio.
Productos Los fabricados por la empresa y no destinados normalmente a su venta hasta
semiterminados que sean objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior.
Los fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a su utilización
Productos terminados
por otras empresas.
Subproductos Los de carácter secundario o accesorio de la fabricación principal.
Los obtenidos inevitablemente al mismo tiempo que los productos o
Residuos subproductos, siempre que tengan valor intrínseco y que puedan ser utilizados
o vendidos.
Los que, por tener valor intrínseco, entran nuevamente en el almacén después
Materiales recuperables
de haber sido utilizados en el proceso productivo.
Tabla 8.1. Clasificación de las existencias según el Plan General de Contabilidad.
 
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EJEMPLO PRÁCTICO

En una empresa que se dedica a construir casas prefabricadas de madera, así

como ventanas y puertas de madera, han decidido poner en práctica una
modificación del sistema que estaban utilizando para clasificar las existencias.

Han pedido al director del departamento de contabilidad que realice un

inventario de las existencias en este momento para clasificarlas de acuerdo
con el Plan General de Contabilidad.

Solución:

Siguiendo la Tabla 8.1, las existencias se pueden clasificar de la siguiente manera: materias
primas (madera para la construcción y lamas de madera), productos terminados (refugio
prefabricado de madera y ventanas de madera), embalajes (envolturas para proteger los
productos terminados), material recuperable (palés), material de oficina (folios y bolígrafos),
residuos (virutas) y productos semielaborados (puertas sin barnizar).
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1.2. Las existencias según la actividad de la empresa

Tal y como hemos visto en el epígrafe anterior, las existencias pueden ser de muy diversa índole
según la actividad a la que se dedique la empresa, tal y como se indica en la Tabla 8.2:

Adquieren productos para

revenderlos
posteriormente sin ser Por ejemplo, la
transformados. En estas adquisición de muebles,
empresas, las existencias forjados metálicos o
Empresas
se denominan zapatos a fabricantes para
comerciales
mercaderías, que se revenderlos a minoristas,
definen como «bienes y estos los revenderán a
adquiridos por la empresa los consumidores finales.
y destinados a la venta sin
transformación».

Adquieren materias
primas y otros productos Por ejemplo, la
para ser trasformados en adquisición de madera y
el proceso productivo y hierro para transformarlos
obtener productos en muebles o forjados, el
Empresas
terminados que venderán curtido de bovino, ovino
industriales
en el mercado; también (con o sin lana), caprino,
tienen existencias de conejo, reptiles, etc., para
productos en curso, transformarlo en zapatos,
subproductos, residuos, bolsos o abrigos, etc.
etc.
Por ejemplo, los
Prestan servicios que se transportes, las
ofrecen para satisfacer las comunicaciones, las
Empresas necesidades de la finanzas, el turismo, la
de población. En este tipo de hostelería, el ocio, la
prestación empresas, no hay que cultura, los espectáculos,
de servicios controlar las existencias, la sanidad, la educación,
pero sí gestionar los la energía eléctrica, el gas
servicios que se prestan. natural, la telefonía, los
servicios de limpieza, etc.
Tabla 8.2. Existencias según la actividad de la empresa.
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2. ENVASES Y EMBALAJES
La Ley 11/1997, de 24 de abril, de Envases y Residuos de Envases los define como:
«todo producto fabricado con materiales de cualquier naturaleza y que se utilice para
contener, proteger, manipular, distribuir y presentar mercancías, desde materias primas
hasta artículos acabados, en cualquier fase de la cadena de fabricación, distribución y
consumo. Se consideran también envases todos los artículos desechables utilizados con
este mismo fin».

Comercialmente, se considera el envase como la unidad de venta y el embalaje como la

unidad de transporte. El tipo de uno y de otro irá en función del producto y del medio de
transporte utilizado.

2.1. CLASIFICACIÓN DE LOS ENVASES

El envase, además de proteger el artículo que contiene, sirve para informar a través
del etiquetado sobre las características del producto, su uso, la normativa legal, etc.
También hay que tener en cuenta que en el envase confluyen factores técnicos y
psicológicos que forman parte del producto y lo complementan.

Cuando se estudian las funciones de un envase o un embalaje hay que considerar el

producto que contiene: no es lo mismo un producto lácteo (que tiene fecha de caducidad)
que un mueble, así como el número de cajas que se pueden apilar, etc. Entre los distintos
tipos de envases, podemos señalar los de un solo uso, de cartón, plástico, vidrio, metal,
reciclable o no, etc. Las empresas utilizan el envase para conferir una imagen
determinada a un producto.
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A. Envase primario
Es la envoltura que protege, sostiene y conserva la mercancía; está en contacto directo
con el producto. Por ejemplo, un frasco de jarabe (Figura 8.1).

B. Envase secundario (packaging)

Generalmente, protegen al envase primario. Ejemplos de envases secundarios son las
cajas de cartón que protegen los envases primarios (las botellas). Informan del producto a
través del etiquetado, tanto en el frasco como en la propia caja, que es lo que se conoce
como «unidad de consumo» (Figura 8.2).
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C. Envase terciario
Puede existir un tercer tipo de envase: el palé (Figura 8.3, derecha), que es un armazón
de madera, plástico u otros materiales empleado en el movimiento de carga, ya que
facilita el levantamiento y el manejo con carretillas elevadoras. Lleva el código de
referencia del producto y el número de envases primarios que contiene cada caja.

Una carga paletizada puede llegar a pesar hasta 500 kilos y sus dimensiones pueden
variar en función de la mercancía, ya sean latas de cerveza, ladrillos de obra, briks de
leche, etc. Para su manipulación y almacenamiento, se utilizan dispositivos eléctricos.

Para las tareas agrícolas, se utiliza la caja de madera

2.2. Ecoembalajes España

Ecoembalajes España SA (Ecoembes) es una sociedad sin ánimo de lucro cuyo objetivo social es
la creación y organización de sistemas que permitan la recogida selectiva y la recuperación de
residuos de envases y embalajes para su posterior tratamiento y valorización, en cumplimiento de
las normas legislativas estatales y autonómicas sobre envases y residuos de envases.
Las empresas adheridas a Ecoembes SA identifican sus envases con el símbolo del «punto
verde», propiedad de dicha sociedad para todo el territorio nacional.
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3. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA GESTIÓN DE

EXISTENCIAS
Los procedimientos administrativos relativos a la gestión de existencias abarcan la
recepción, el almacenamiento, la distribución interna y la expedición de la mercancía.

El aprovisionamiento comprende tres importantes funciones de la gestión empresarial:

compras, almacenamiento y gestión de stocks. Es decir, todas las actividades que se
desarrollan habitualmente en las empresas para gestionar sus mercancías o stocks.

En la Tabla 8.3 puedes ver las distintas funciones del aprovisionamiento:

• Estudiar las posibilidades del mercado.

• Solicitar presupuestos y recibir ofertas de los proveedores.
• Seleccionar los proveedores más adecuados.
Compras
• Realizar los pedidos.
• Hacer el seguimiento de las ofertas y los pedidos.
• Efectuar reclamaciones, devoluciones o anulaciones de pedidos.
• Recepción de las mercancías.
• Colocación de las mercaderías en el almacén.
Almacenamiento
• Cuidados para evitar deterioros.
• Gestionar las salidas de mercaderías del almacén.
• Determinar las cantidades óptimas a pedir para la constitución y la renovación
Gestión de
de los stocks.
stocks
• Determinar la periodicidad óptima para realizar los pedidos.

3.1. EL CICLO DE APROVISIONAMIENTO

El ciclo de aprovisionamiento es el periodo de tiempo que transcurre desde la realización

de la compra a los proveedores hasta el momento en que son enviados los productos
terminados a los clientes.

Este ciclo es diferente en las empresas industriales y en las empresas comerciales.

El ciclo de aprovisionamiento en las empresas industriales

El ciclo (Figura 8.4) comienza con la compra de los materiales necesarios para la
producción, que son almacenados hasta su utilización (existencias de materias primas,
componentes...). Una vez fabricados, los productos han de ser almacenados hasta su
venta (existencias de productos terminados).

Fig. 8.4. Representación del ciclo de aprovisionamiento en una empresa industrial.

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El ciclo de aprovisionamiento en las empresas comerciales

En estas empresas, el ciclo de aprovisionamiento (Figura 8.5) se reduce a dos movimientos: las
entradas de las compras y las salidas de existencias del almacén.

Fig. 8.5. Representación del ciclo de aprovisionamiento en una empresa comercial.

3.2. EL ALMACENAMIENTO
La empresa precisa de un espacio físico donde guardar sus productos. Este lugar se
denomina almacén y se puede definir como el «espacio físico donde se reciben los
artículos comprados o fabricados, se ordenan, se conservan y se expiden, dentro de la
cadena de suministros».

A. Organización del almacén

Una vez verificada la entrada en el almacén de mercaderías, y para poder
localizarlas con facilidad, se deben codificar, es decir, asignarle un código a cada
producto. Esta codificación debe mostrar las características del producto, y el
código debe ser único para cada producto.

Existen varios sistemas de codificación. Uno de los más empleados es el conocido

como «código EAN-13», que consta de 13 dígitos, que se dividen en cuatro
apartados (Figura 8.6): los dos primeros indican el país de procedencia de la
codificación (para España es el 84), los cinco siguientes indican el nombre de la
empresa creadora del producto, los cinco que van a continuación identifican las
características del producto según los criterios de la empresa y el último dígito
corresponde al de control. En España, el organismo encargado de asignar los
códigos y dictar las normas de uso es la Asociación Española de Codificación
Comercial (AECOC).
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B. Distribución interna de los productos

Una vez comprobados y codificados los artículos, se procederá a su distribución
interna. En función del sistema de gestión elegido por la empresa, se identificarán
las diferentes zonas para localizar los productos, que puede hacerse por números,
letras, números y letras, etc.

La ubicación puede hacerse por pasillos, estanterías, armarios, etc.

C. Distribución externa de los productos

Cuando se dispone del producto fabricado (empresa industrial) o adquirido (empresa comercial),
se debe diseñar una cadena de distribución para poder llegar hasta los consumidores finales.
Las opciones van desde el proveedor hasta el fabricante y desde el fabricante al cliente
final; para cualquiera de los casos, los gerentes de la empresa deben tomar dos decisiones
al diseñar una red de distribución, teniendo en cuenta:

1. Si el producto se entregará en la dirección del cliente o será entregado en otro lugar.

2. Si el producto irá a través de un intermediario.
En función de la industria a la que pertenece la compañía y de las decisiones adoptadas
anteriormente (a o b), se realizará un diseño de distribución para llevar los productos de una
fábrica al cliente.
En los sectores en los que se trabaje con alimentos, piensos o animales destinados a la
producción de alimentos, debe existir asimismo un sistema que relacione el producto final con el
origen de este y con los procesos por los que ha atravesado.
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Además, existen disposiciones que contemplan obligaciones relativas a la trazabilidad (Figura

8.10 de la página siguiente), que afectan a los siguientes productos:

• La carne de vacuno.
• La leche y los productos lácteos.
• La pesca y los productos de la pesca.
• Los huevos.
• Los productos modificados genéticamente.

Trazabilidad. Es la capacidad de seguir un producto a lo largo de la cadena de suministros,

desde su origen hasta su estado final. El código de barras facilita la trazabilidad de las unidades a
los clientes.

Dos ejemplos de aplicación de trazabilidad: pescado (arriba) y carne (abajo).

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4. Tipos de stocks

Desde el punto de vista de la gestión y el control del almacén, las mercancías o stocks se pueden
clasificar según los criterios que se esquematizan en la Figura 8.12:
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5. EVOLUCIÓN DE LAS EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN

El nivel de stocks no siempre es el mismo, sino que va cambiando en función de las compras y
ventas de mercancías. Uno de los principales problemas que surge al gestionar los stocks es
determinar el volumen de existencias que la empresa ha de tener almacenadas para, con el
menor coste posible, hacer frente a la demanda de los clientes. Para entender mejor la gestión
de stocks, vamos a representar gráficamente varios modelos que explican cómo evoluciona el
volumen de las mercancías en el almacén.

A. Modelo de previsión perfecta

Se fundamenta en que el ritmo de la demanda de mercancías es constante y prevé el momento

en que se van a agotar las existencias y, además, supone que la reposición de las mercancías es
inmediata.

Como se puede observar en la Figura 8.13, las mercancías almacenadas oscilan entre un stock
máximo y un stock mínimo. Cuando las existencias llegan al nivel mínimo, se produce un
reaprovisionamiento. El reaprovisionamiento se representa mediante una recta vertical. A
medida que se repite el ciclo, la represtación del movimiento del stock en el almacén adquiere
forma de «dientes de sierra».
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B. Rotura de stocks

Existe rotura de stocks cuando en un almacén no hay existencias suficientes para atender los
pedidos de los clientes.

Las empresas se pueden quedar sin existencias cuando surge un pedido imprevisto superior a lo
esperado o cuando los proveedores tardan más tiempo del habitual en reponer las mercancías. En
estos casos, surge la rotura de stocks, cuya representación aparece en la Figura 8.14.

Como se puede observar en la Figura 8.14, se produce un retraso en la entrega de un pedido;

durante ese periodo, se siguen recibiendo pedidos, por lo cual se produce una rotura de stocks y
no se puede hacer frente a los pedidos de los clientes. Una conclusión que se puede obtener del
estudio de la Figura es que un factor que incide directamente en la rotura de stocks son los
plazos de entrega de los proveedores. Debido a ello, se han de conocer muy bien los plazos de
entrega de cada proveedor para saber el momento justo en que se debe hacer un pedido y evitar
que se produzcan roturas de stocks.
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C. Stock de seguridad

Se constituye para evitar las roturas de stocks. Es complementario del stock activo y sirve para
hacer frente a las demandas anómalas de los clientes, a las demoras en el plazo de entrega de
los proveedores o a circunstancias imprevistas.

Cuando existe stock de seguridad, la rotura de stocks no constituye un problema, puesto que con
el stock de seguridad se puede abastecer a los clientes de forma inmediata sin que se produzca
perjuicio ni deterioro de la imagen de la empresa. La representación del stock de seguridad
aparece en la Figura 8.15.

fig. 8.15. Representación del stock de seguridad y de la rotura de stocks.

Como se puede observar en el gráfico, se produce un retraso en la entrega del proveedor;

durante ese periodo, los clientes siguen haciendo pedidos y, por tanto, el nivel de stock
sigue descendiendo; no obstante, se puede hacer frente a los pedidos de los clientes
mediante el stock de seguridad.

Cuando los artículos llegan al almacén, el nivel de stock debe subir lo suficiente como para
alcanzar de nuevo un nivel óptimo, que debe coincidir al menos con la suma del stock de
seguridad más el stock activo.

Rotación del stock.

Es el número de veces que el artículo pasa por el proceso de ser vendido, salir del almacén
y ser cobrado en un periodo de tiempo, recuperando así la inversión realizada al adquirirlo.

Indice de rotación = ventas a precio de coste anuales/existencias medias anuales del periodo.
Un índice de rotación bajo nos indica que el producto se mueve poco.

Una rotación alta demuestra que los productos se venden rápidamente.

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1.- Ejemplo práctico (resueldo)

Calcula el índice de rotación de una empresa de fabricación de mermeladas,

sabiendo que durante un año el importe de las salidas asciende a 200.000 € y el
importe de las existencias en el ejercicio (12 meses) asciende a 450.000 €. Explica su
significado.

Solución:

Índice de rotación:

Este índice significa que esa mercancía tiene una rotación de 5,33.

Puede que quieras saber cada cuantos días rota la mercancía en mi almacén?

365 / 5,33 = 68, 48 días. Cuanto mayor sea el índice de rotación mejor será para la
empresa porque significará que se vende antes. El producto.

Suponemos que en vez de 5,33 la rotación, sea de 20 .

365/ 20 = 18,25 días. Se comprueba que cuanto mayor rotación menos días se vende el
producto.
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2.- En el almacén de materias primas de una empresa, han surgido las circunstancias que se
describen a continuación. Han solicitado al personal administrativo que realice un informe
ilustrándolo con las representaciones gráficas de lo que ha pasado. Realiza el informe gráfico de las
situaciones descritas:

1. El stock máximo son 1.200 unidades, el consumo es constante y se realizan pedidos cuando
el stock llega a cero. Los pedidos de mercancías se realizan cada 60 días y la reposición es
inmediata.
2. En el almacén, se produce un retraso de cuatro días en la reposición de mercancías. Como
consecuencia, se produce una rotura de stocks de 80 unidades.
3. Para evitar la rotura de stocks, se crea un stock de seguridad de 100 unidades. No obstante,
se produce otro retraso en la entrega, de dos días, ocasionando una rotura de stocks de
40 unidades.

Solución:

Modelo de previsión cuando las ventas son constantes.

Representación de la rotura de stocks.

Representación del stock de seguridad.

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D. Punto de pedido
Se denomina punto de pedido al número de unidades de mercaderías que nos indica cuándo se
debe realizar un nuevo pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una
rotura de stocks.

El punto de pedido avisa del momento en que se debe realizar un pedido, ya que, en caso
contrario, se pueden producir problemas en el suministro a los clientes.

También se puede definir el punto de pedido como el número de unidades necesarias para cubrir
la previsión de ventas durante el plazo de entrega del proveedor.
Cada pedido se ha de hacer con el tiempo suficiente para que el proveedor reponga antes de que
se produzca una rotura de stocks. Durante este plazo de entrega, se sigue consumiendo; este
consumo será igual al consumo medio multiplicado por los días del plazo de entrega. El punto de
pedido se calcula de la siguiente forma:
Punto de pedido = (plazo de entrega x demanda media prevista durante el plazo de entrega)
+ stock de seguridad.
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3.- EJERCICIO RESUELTO:

Roal SA es una empresa industrial en la que se trabajan 22 días al mes y se

consumen, como media, 1.100 unidades diarias, es decir, 24.200 unidades al mes. El
plazo de entrega del proveedor es de seis días. Tienen calculado un stock de
seguridad de 2.500 unidades.
Desean saber:

1. El número de unidades necesarias que se deben pedir para cubrir la previsión de

ventas durante el plazo de entrega del proveedor.

2. La representación gráfica de la evolución del stock.

Solución:

El punto de pedido es el consumo medio previsto durante el plazo de entrega más el

stock de seguridad.

• Consumo durante el plazo de entrega: 1.100 x 6 = 6.600 unidades.

• Stock de seguridad: 2.500 unidades.

• Punto de pedido: 6.600 + 2.500 = 9.100 unidades.

 

La empresa lanzará un nuevo pedido cuando el nivel de existencias en el almacén

descienda a 9.100 unidades.

Para la representación gráfica de la evolución del stock véase la Figura 8.19.